公文处理格式及常见错误概述.pptx
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公文格式与常见错误PPT课件
版 心: 156mm×225mm
下白边： 35±1mm
❖ 排版规格
一般每页22行，每行28 字 ，正文用三号仿宋
第二页，编辑于星期四：十九点 三十八分。
二、公文格式 (公文结构)
版
头
主体
版 记
份号、密级和保密期限、紧急程度、 发文机关标志、发文字号、签发人、 分隔线
标题、正文、附件说明、发文机 关署名、成文日期和印章、附注
第五页，编辑于星期四：十九点 三十八分。
三、公文格式(公文末页版式1)
单一机关行文时，成
文日期右空4字编排，以 日期为准居中编排发文 机关，印章端正居中下 压署名及日期，并使署 名、日期居印章中心偏 下位置，印章顶端上距 正文或附件1行内。
附注居左空2字 ，排在成文日期下 一行。
(联系人：××××，电话：×××) (附件径送×××办公室)
❖ 正文：为了进一步做好XX工作，经上级研究决定，成立XX(仿宋、3号、首行
空两字符）
❖ 一、一级标题（黑体、3号） ❖ （一）二级标题（楷体、3号、不加粗） ❖ 1.三级标题（仿宋、3号、“.”） ❖ (1)XXXXXX ❖ (2)XXXXXX(所有阿拉伯数字格式为Times New Roman) ❖ 落款：单位署名加时间 ❖ 附件：正文下空一行左空2字 “附件”，全角冒号后，写附件名称，附件名称后
成文日期用
阿拉伯数字
版记中的各要素均为4号 仿宋体，分隔线与版心等宽， 首线、末线用0.35mm粗线，中 间用0.25mm细线。抄送机关左右
各空1字编排，回行时对齐冒号 后的首字，最后用句号。有“主 送”的，主送在抄送前。印发机 关和日期左右各空1字，日期后 加“印发”2字。
第六页，编辑于星期四：十九点 三十八分。
下白边： 35±1mm
❖ 排版规格
一般每页22行，每行28 字 ，正文用三号仿宋
第二页，编辑于星期四：十九点 三十八分。
二、公文格式 (公文结构)
版
头
主体
版 记
份号、密级和保密期限、紧急程度、 发文机关标志、发文字号、签发人、 分隔线
标题、正文、附件说明、发文机 关署名、成文日期和印章、附注
第五页，编辑于星期四：十九点 三十八分。
三、公文格式(公文末页版式1)
单一机关行文时，成
文日期右空4字编排，以 日期为准居中编排发文 机关，印章端正居中下 压署名及日期，并使署 名、日期居印章中心偏 下位置，印章顶端上距 正文或附件1行内。
附注居左空2字 ，排在成文日期下 一行。
(联系人：××××，电话：×××) (附件径送×××办公室)
❖ 正文：为了进一步做好XX工作，经上级研究决定，成立XX(仿宋、3号、首行
空两字符）
❖ 一、一级标题（黑体、3号） ❖ （一）二级标题（楷体、3号、不加粗） ❖ 1.三级标题（仿宋、3号、“.”） ❖ (1)XXXXXX ❖ (2)XXXXXX(所有阿拉伯数字格式为Times New Roman) ❖ 落款：单位署名加时间 ❖ 附件：正文下空一行左空2字 “附件”，全角冒号后，写附件名称，附件名称后
成文日期用
阿拉伯数字
版记中的各要素均为4号 仿宋体，分隔线与版心等宽， 首线、末线用0.35mm粗线，中 间用0.25mm细线。抄送机关左右
各空1字编排，回行时对齐冒号 后的首字，最后用句号。有“主 送”的，主送在抄送前。印发机 关和日期左右各空1字，日期后 加“印发”2字。
第六页，编辑于星期四：十九点 三十八分。
公文格式规范及常见问题解析.ppt
8
正文层次格式
9
＊附件说明 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标 全角冒号和附件名称。如有多个附件，用阿拉伯数字标注附件 顺序号（如“附件：1.xxxxxx”）；附件名称后不加标点符号。 附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
附件说明格式
10
＊发文机关署名、成文日期和印章 加盖印章的公文，成文日期右空四字编排，在成文日期之上、 以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压 发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章 中心偏下位置，印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内 （10mm之内）。 成文日期用阿拉伯数字标注，例如：2013年7月24日。 印章不得盖在空白页，当公文排版后所剩空白处不能容下印章 时，应适当调整行距。
14
公文写作及公文格式 常见问题解析
15
标题拟写问题
＊要素不全 缺失“文种” ，如《关于××××的回复》；缺失“事由”关键词 ，又无“文种”，如《××××2013年工作计划》。 标题由发文单位、事由和文种三要素组成，发文单位通常可省略。 “××××工作计划” 、“××××管理办法”等不能单独行文，应选择 恰当文种予以印发。 ＊提炼不精 上行文标题中出现“上报”、“呈报”等词，属于多余用词。 标题与正文表达主旨不贴切。
公文格式规范及常见问题解析
2013年8月30日
1
公文格式标准规范
2
版面要求
＊幅面尺寸 公文用纸采用A4型纸，幅面尺寸为210mm×297mm。 ＊版心尺寸与页边 公文版心尺寸为156mm×225mm，用纸上白边37mm±1mm， 左白边28mm±1mm。 Word页面设置：将页边距默认设置更改为上3.7厘米、下3.5厘 米、左2.8厘米、右2.6厘米。
正文层次格式
9
＊附件说明 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标 全角冒号和附件名称。如有多个附件，用阿拉伯数字标注附件 顺序号（如“附件：1.xxxxxx”）；附件名称后不加标点符号。 附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
附件说明格式
10
＊发文机关署名、成文日期和印章 加盖印章的公文，成文日期右空四字编排，在成文日期之上、 以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压 发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章 中心偏下位置，印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内 （10mm之内）。 成文日期用阿拉伯数字标注，例如：2013年7月24日。 印章不得盖在空白页，当公文排版后所剩空白处不能容下印章 时，应适当调整行距。
14
公文写作及公文格式 常见问题解析
15
标题拟写问题
＊要素不全 缺失“文种” ，如《关于××××的回复》；缺失“事由”关键词 ，又无“文种”，如《××××2013年工作计划》。 标题由发文单位、事由和文种三要素组成，发文单位通常可省略。 “××××工作计划” 、“××××管理办法”等不能单独行文，应选择 恰当文种予以印发。 ＊提炼不精 上行文标题中出现“上报”、“呈报”等词，属于多余用词。 标题与正文表达主旨不贴切。
公文格式规范及常见问题解析
2013年8月30日
1
公文格式标准规范
2
版面要求
＊幅面尺寸 公文用纸采用A4型纸，幅面尺寸为210mm×297mm。 ＊版心尺寸与页边 公文版心尺寸为156mm×225mm，用纸上白边37mm±1mm， 左白边28mm±1mm。 Word页面设置：将页边距默认设置更改为上3.7厘米、下3.5厘 米、左2.8厘米、右2.6厘米。
公文格式常见错误案例剖析ppt课件
标题(3/3)
4
多层转发问题：可以省略中间层次，如《转发中国移动 集团公司转发工业和信息化部<关于进一步加强移动通信 网络共建共享工作的通知>的通知的通知》 《转发工 业和信息化部关于进一步加强移动通信网络共建共享工 作的通知》
结构层次序数(1/3)
5
正文中的结构层次序数： 第一层为“一、” 第二层为“（一）” 第三层为“1.” 第四层为“（1）” 注意其中第三层1后为Байду номын сангаас点“.”（不是
标注为“各市分公司/省公司各部门（除＊＊、＊＊ 外）”；发往12个以下的分公司、部门，应一一列出 各分公司、部门的名称（仅限于省公司发文） 规范三：请示可以抄送其他上级机关，但不得同时抄 送下级机关 规范四：标识主（抄）送机关时应标明主送机关的全 称、规范化简称或同类型机关的统称（集团公司《关 于在工作中使用公司称谓的意见》）
附件（1/4） 附件格式
8
正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒 号
附件如有多个，序号使用阿拉伯数字且上下对齐 （后用圆点，不用顿号（如：“附件： 1.××××”不写成“附件：1、××××”）
附件名称一般不加标点符号（如：“附件：中国 移动××管理办法”不写成“附件：《中国移动 ××管理办法》”）
1
发文常见错误案例剖析
标题（1/3）
2
关于（对）
的
发文机关 （作者）
内容 （事由）
文种 （名称）
（介词）
（助词）
转发
发文机关 + 批转 + 原文件标题 + 文种（的通知）
印发
标题：除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点 符号（特殊情况：引号、顿号、括号）
常见公文格式错误课件
02
按照公文的行文方向， 可分为上行文、下行文 和平行文等。
03
按照公文的紧急程度， 可分为特急公文、急公 文和普通公文等。
04
按照公文的机密程度， 可分为绝密公文、机密 公文和秘密公文等。
02
公文格式常见错误类型
标题错误
总结词
标题不准确、不完整或格式不规范。
详细描述
标题应准确反映公文的主旨，不能过于笼统或含糊不清；同时应按照规定的格 式书写，包括字体、字号、加粗等。常见的错误包括使用不规范的字体、字号 不统一、未加粗重要文字等。
正文错误
总结词
正文内容不完文应包括公文的核心内容，条理清 晰、表述准确。常见的错误包括内容 不完整、表述含糊不清、段落设置不 规范、引用格式错误等。
结尾错误
总结词
结尾部分格式不规范或结束语不 适当。
详细描述
结尾部分应按照规定的格式书写 ，包括署名、日期等。常见的错 误包括未署名、日期格式错误、 结束语使用不当等。
常见公文格式错误课件
目录
• 公文格式概述 • 公文格式常见错误类型 • 公文格式错误的纠正方法 • 公文格式错误案例分析
01
公文格式概述
公文格式的定义
公文格式是指公文文书的格式 ，包括公文的结构、内容和外 观形式等。
公文格式是公文规范化的重要 组成部分，是保证公文有效性 和规范性的基础。
公文格式的制定和实施，有助 于提高公文的效率和权威性， 促进公文的规范化和标准化。
公文格式的重要性
公文格式是公文规范化的基础， 有助于提高公文的规范性和可操
作性。
公文格式的统一和规范，有助于 提高公文的效率和权威性，促进
公文的顺利传递和执行。
公文格式的标准化和规范化，有 助于提高公文的透明度和公正性 ，促进公文的合法性和合规性。
公文处理常见问题解析(PPT 136页)
2.发文字号方面的问题。
（1）要素颠倒。《党政机关公文处理工作条例》明 确规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序 号”，实质上等于指定了“机关代字”、“年份” 、“序号”三要素排列顺序。如：“〔2011〕冀 高办35号”是错误的。规范化的用法应是“冀高 办〔2011〕35号”。
（2）搭配虚字。如：“冀高办字〔2011〕第35号 ”，这里的 “第”和“字”是没有什么实际意义 的多余字，应删去。规范化的用法是：“冀高办〔 2009〕35号”（即高管局2009年度发的第35号文 件，局主办部室是办公室）。
4、电子公文报送时间安排
目前各单位报送公文（密件除外）必须通过高 管局电子公文交换系统，报文时间为：上午8： 30—下午16：30，除了紧急重大情况，其余的 一般事项公文16：30后电子公文系统将自动关 闭报文通道。因此各单位一定要安排好每日的报 文时间。另外：除了上报局的公文，抄报局的公 文也必须通过公文交换系统报送。
（3）错用括号。如：“冀高办（2011） 35号”、“冀高办〈2011〉35号”，这里 的年份所用的括号“（）”、“〈 〉”都是 错误的。规范的用法应是六角括号“〔〕” ，如：“冀高办〔2011〕35号”。
（4）乱设虚位。发文字号中的“发文序号” 常常出现虚位，如“冀高办〔2011〕005号 ” ，这里的“005号”应改为“5号”。
2. 标题三要素
制发机关名称(作者)、 公文主题内容(事由) 文种。
正确示例：河北省高速公路管理局关于开 展2011年度执法检查工作的通知
（1）三要素中制发机关名称用单位全称 在标题中制发机关名称一般用全称。
但是发文机关标志、主送机关、抄送机关可 以使用全称或者规范化简称。例如： 全称：河北省高速公路管理局 简称：省高管局 。
《公文的处理》课件
01
避免使用歧义和含糊不清的措辞，确保信 息的准确传达。
03
02
详细描述
04
精简语言，避免冗长和重复的表述，突出 重点内容。
使用规范的语言和术语，保持公文的专业 性和正式性。
05
06
避免使用口语化和个人化的表达方式，保 持公文的结构应完整、清晰， 遵循固定的格式和顺序。
标题醒目
公文标题应简明扼要，能 够清晰地反映公文的主要 内容或目的。
结构清晰
公文应遵循一定的结构， 包括开头、正文和结尾， 其中正文部分应按照逻辑 顺序进行分段。
段落分明
每个段落应有一个明确的 主题，并保持段落之间的 连贯性和逻辑性。
公文写作的逻辑要求
逻辑严谨
公文的内容应条理清晰，逻辑严 谨，各部分之间应相互呼应和支
信息。
发文审核
对拟订的公文草稿进行 审核，检查公文内容是 否准确、规范，是否符
合行文规则。
发文签发
经审核无误后，由相关 领导对公文进行签发， 表明公文的正式性和权
威性。
发文归档
将已签发的公文进行归 档，整理保存相关资料 ，以便日后查阅和使用
。
公文的归档管理
归档整理
将已办理完毕的公文进行整理 ，按照一定的顺序和规范进行
持。
层次分明
在阐述观点或描述事项时，应按照 一定的逻辑层次进行组织，以使读 者能够更好地理解和接受。
因果关系明确
在分析问题或提出解决方案时，应 明确指出因果关系，以增强公文的 说服力。
03
公文的收发与归档
公文的收文处理
01
02
03
04
收文登记
对收到的公文进行登记，记录 公文的标题、发文单位、发文
公文格式与规范处理ppt
四、公文格式常见错误
1.没有发文机关标识（非红头文件） 2.文种错误 3.发文字号、格式不规范，联合发文编各机关号 4.上行文（请示、报告）没有签发人 5.公文标题缺要素、用词不当 6.正文错别字、层次不当、字体字号不规范 7.附件格式不规范 8.日期格式不规范 9.抄送不规范（乱抄报、抄送领导个人、内部抄 送） 10.版记要素不全、多余
文 种
新《条例》
旧《条例》
（1996年党委系列）
旧《办法》
（2000年政府系列）
适用于会议讨论 决 通过的重大决策 议 事项
用于会议讨论 通过的重要决 策事项
适用于对重要事 项作出决策和部 署、奖惩有关单 决 位和人员、变更 或者撤销下级机 定 关不适当的决定 事项
用于对重要事 项作出决策和 安排
一、公文的种类
1996年5月3日《中国共产党机关公文处理条 公文种类 例》规定党的机关文种主要有14种。（以下简称 原《条例》） 1.决议 2.决定 3.指示 4.意见 5.通知 公文格式 6.通报 7.公报 8.报告 9.请示 10.批复 11.规定 12.办法、细则 13.函 14.会议纪要
一、公文的种类
成文日期用 阿拉伯数字
附注居左空2 字，排在成文日 期下一行。
三、公文格式(公文末页版式2)
联合行文时，按发文排列顺序将机关 名称排列在相应位置，印章下压机关署名， 最后一个印章端正居中下压机关署名和成 文日期。印章排列整齐，不相交，不相切， 每排印章不超版心，首排印章顶端上距正 文或附件说明1行内。
版记中的各要素均为4 号仿宋体，分隔线与版心 等宽，首线、末线用 0.35mm粗线，中间用 0.25mm细线。抄送机关左 右各空1字编排，回行时对 齐冒号后的首字，最后用 句号。有“主送”的，主 送在抄送前。印发机关和 日期左右各空1字，日期后 加“印发”2字。
公文格式及常见错误PPT
二、公文格式
公文的组成要素
18项要素及其在页面上 的标注位置
纸张开本、规格、 印刷、装订等 文字、数字、外文字符、 计量单位、标点符号使 用规范
承载公文的介质
公文数据的 表现形式
三、公文格式各要数及编排
版 头
份号、密级 和保密期限、 紧急程度、 发文机关标 志、发文字 号和签发人
主 体
标题、主送 机关、正文、 附件说明、 发文机关署 名、成文日 期、印章、 附注和附件
5.发文字号
机常 见 错 误
括年份不用六角括号“〔〕”,而经 常用方括号“ [ ]”或圆括号“（）”
发文顺序号编虚位，或加“第”
位置标注不准确，距离红色分隔线 过远或压线，上行文发文字号没有 左空一字
6.签发人
上行文应当标注签发人姓名。由 “签发人”三字加全角冒号和签发人姓 名组成，居右空一字，编排在发文机关 标志下空二行位置。“签发人”三字用 3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。 如有多个签发人，签发人姓名按照发文 机关排列顺序从左到右、自上而下依次 均匀编排，一般每行排两个姓名，回行 时与上一行第一个签发人姓名对齐。
由发文机关名称（全称或规范化简 称）、事由和文种组成。一般用 2 号小 标宋体字或华文中宋体字加粗，编排于 红色分隔线下空二行位置，分一行或多 行居中排布；多行标题回行时做到词意 完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。 标题排列使用梯形或菱形，不适用沙漏 形或矩形。
7.标题
标题中除全文引用的法规、规 章名称应加书名号外，事由部分可 根据需要使用引号、顿号、连接号、 括号。 联合行文，发文机关名称之间 空一格。
4.发文机关标志
由发文机关全称或规范化简称加 “文件”二字组成，居中排布，上边 缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小 标宋体字，颜色为红色，字号应不大 于上级机关的发文机关标志，以醒目、 美观、庄重为原则。
公文的组成要素
18项要素及其在页面上 的标注位置
纸张开本、规格、 印刷、装订等 文字、数字、外文字符、 计量单位、标点符号使 用规范
承载公文的介质
公文数据的 表现形式
三、公文格式各要数及编排
版 头
份号、密级 和保密期限、 紧急程度、 发文机关标 志、发文字 号和签发人
主 体
标题、主送 机关、正文、 附件说明、 发文机关署 名、成文日 期、印章、 附注和附件
5.发文字号
机常 见 错 误
括年份不用六角括号“〔〕”,而经 常用方括号“ [ ]”或圆括号“（）”
发文顺序号编虚位，或加“第”
位置标注不准确，距离红色分隔线 过远或压线，上行文发文字号没有 左空一字
6.签发人
上行文应当标注签发人姓名。由 “签发人”三字加全角冒号和签发人姓 名组成，居右空一字，编排在发文机关 标志下空二行位置。“签发人”三字用 3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。 如有多个签发人，签发人姓名按照发文 机关排列顺序从左到右、自上而下依次 均匀编排，一般每行排两个姓名，回行 时与上一行第一个签发人姓名对齐。
由发文机关名称（全称或规范化简 称）、事由和文种组成。一般用 2 号小 标宋体字或华文中宋体字加粗，编排于 红色分隔线下空二行位置，分一行或多 行居中排布；多行标题回行时做到词意 完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。 标题排列使用梯形或菱形，不适用沙漏 形或矩形。
7.标题
标题中除全文引用的法规、规 章名称应加书名号外，事由部分可 根据需要使用引号、顿号、连接号、 括号。 联合行文，发文机关名称之间 空一格。
4.发文机关标志
由发文机关全称或规范化简称加 “文件”二字组成，居中排布，上边 缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小 标宋体字，颜色为红色，字号应不大 于上级机关的发文机关标志，以醒目、 美观、庄重为原则。
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发文字号。发文字号中的括号应使用六角括号“〔〕”，而不宜错用成圆
括号“（）”、方括号“[ ]”或黑方头括号“【】”。上行文的发文字号应 居左空一字标注，不宜和下行文混淆。
签发人。上行文（包括请示、报告和上行意见）应标注签发人。“签发人”
三个字用3号方正仿宋体，签发人姓名用3号方正楷体。有多个签发人时一般 每行排两个姓名，不宜单列竖排。签发人姓名右空一个字。
1. 决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项.
8. 通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告
2. 决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位
知重要情况.
和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项. 9. 报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级
3. 公报。适用于公布重要决定或者重大事项.
02 公文特点和作用
NO.1 NO.2 NO.3 NO.4 NO.5
公文的特点
权威性和政策性 针对性和指导性 规范性和约束性 程序性和严密性 对应性和定向性
NO.1 NO.2 NO.3 NO.4 NO.5
公文的作用
指导工作，传达意图（通知） 联系工作，交流情况（函）
请示工作，答复问题（请示、批复） 总结工作，推广经验（通知、决定）
7. 通知。适于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周
知或者执行的事项，批转、转发公文.
题、请求批准和答复审批事项.
13. 纪要。适用于记载会议主要情况和决定事项.
03 版面要求
版面要求
• 公文用纸天头（上白边）为37 mm± 1 mm， 公 文 用 纸 订 口（ 左白边 ） 为 28mm± 1mm
公文处理格式 及常见错误
01 公文特点及作用 04 主体部分常见错误
02 公文格式编排规则 图表
05 版记
03 公文格式注意事项 06 原因分析
目录 CONTENTS
01
公文的特点和作用
01 公文定义
公文是党和国家机关在治国理政的进程中，用以表达意志、发布号令、传递 交流重要信息的最主要载体和工具，是一种具有特定效力和规范格式的文书。
02 主体
附注。附注用于标注公文印发传达范围等需要
说明的事项，居左空两个字加圆括号编排在成文 日期下一行，不宜置于正文后、落款前或成文日 期的右下方。请示在附注处注明联系人姓名和电 话。
附件。附件应当另起一面编排，最好在版记之
前，不宜在版记之后。“附件”二字及附件顺序 号用 3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一行， 附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和 附件标题应当与附件说明表述一致。不应将被批 转、转发、印发的公文以及报送件误作附件，而 在另面编排时首页错误地标注“附件”二字。
• 版心尺寸为156 mm× 225 mm（不含 页码），每页22行，每行28个字，行 间距用固定值28.8磅，为方便印制， 每页行数可视情增加或减少1至2行。 增减行数时适当调整行间距，保持版 心高度不变。
03 版头示例
03 版头示例
03 版头示例
03 版头示例
03 版头示例
03
公文格式注意事项
01 公文定义
公文写作要求起草者懂得工作中许多微妙的关节，在具体起草中要有较好的文 字语言工夫。
公文语言总的要求是庄重、平实、概括。 公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合 明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不 同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和 描绘性词语和口语，不用方言土语。
2012年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处 理工作条例》（中办发〔2012〕14号），从2012年7月1日起施行。1996年5月3 日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000 年8 月24 日国 务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。
2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布 了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）。该标准于2012年7月1 日起密期限、紧急程度。位数和字号， “一般用6位3号阿
拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行”。党政机关公文的密级和保密期 限、紧急程度标注位置统一为版心左上角。
发文机关标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也
可以使用发文单位全称或者规范化简称。发文机关后面加括号标明文种组成 的版式已取消，不再使用。
正文。结构层次序数应执行“依次用
‘一、’‘（一）’‘1.’‘（1）’标注”的 规定，不宜无端跳级使用。字体应执行“第一层 用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用 仿宋体字标注”的规定， 不宜随意乱用。
发文机关署名、成文日期。不宜再沿用单一
行政机关行文不署名的做法。成文日期中的数字 用阿拉伯数字（年、月、日标全，年份标全称， 月、日不编虚位），不宜再沿用行政机关用汉字 标注的做法。加盖印章的公文，成文日期一般右 空四个字编排。
记载工作，积累史料 (各文种）
02
公文格式编排规则图表
01 公文要素
版头（6个要素） 份号
密级和保密期限 紧急程度
发文机关标志 发文字号
主体（9个要素） 标题
主送机关 正文
附件说明 发文机关署名
成文日期 印章 附注 附件
版记（2个要素） 抄送机关
印发机关和印发日期
版心外（1个要素） 页码
02 公文种类
单位的询问.
4. 公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项.
10. 请示。适用于向上级单位请求指示、批准.
5. 通告。适用于在一定范围内公布适当遵守或者周知的事项. 11. 批复。适用于答复下级单位请示事项.
6. 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法.
12. 函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问
02 主体
标题。结构应尽量完整，做到“三要素”齐全，
不随意省略发文机关名称，更不能没有文种。 标题回行时要词意完整，不将一个词拆开分作两 行。上下行长短要适宜，宜使用梯形或菱形，不 使用矩形和上下长中间短的沙漏形。
附件说明。在正文下空一行左空两个字编排
“附件” 二字，不应不空行或只标“附”字。 附件顺序号用阿拉伯数字，上下对齐。附件名称 不用标点符号，回行时与上一行的首字对齐。在 批转、转发、印发性公文和报送类公文中，被批 转、 转发、印发的公文和报送件不应作为附件 处理，文中不宜标注附件说明。
括号“（）”、方括号“[ ]”或黑方头括号“【】”。上行文的发文字号应 居左空一字标注，不宜和下行文混淆。
签发人。上行文（包括请示、报告和上行意见）应标注签发人。“签发人”
三个字用3号方正仿宋体，签发人姓名用3号方正楷体。有多个签发人时一般 每行排两个姓名，不宜单列竖排。签发人姓名右空一个字。
1. 决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项.
8. 通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告
2. 决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位
知重要情况.
和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项. 9. 报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级
3. 公报。适用于公布重要决定或者重大事项.
02 公文特点和作用
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公文的特点
权威性和政策性 针对性和指导性 规范性和约束性 程序性和严密性 对应性和定向性
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公文的作用
指导工作，传达意图（通知） 联系工作，交流情况（函）
请示工作，答复问题（请示、批复） 总结工作，推广经验（通知、决定）
7. 通知。适于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周
知或者执行的事项，批转、转发公文.
题、请求批准和答复审批事项.
13. 纪要。适用于记载会议主要情况和决定事项.
03 版面要求
版面要求
• 公文用纸天头（上白边）为37 mm± 1 mm， 公 文 用 纸 订 口（ 左白边 ） 为 28mm± 1mm
公文处理格式 及常见错误
01 公文特点及作用 04 主体部分常见错误
02 公文格式编排规则 图表
05 版记
03 公文格式注意事项 06 原因分析
目录 CONTENTS
01
公文的特点和作用
01 公文定义
公文是党和国家机关在治国理政的进程中，用以表达意志、发布号令、传递 交流重要信息的最主要载体和工具，是一种具有特定效力和规范格式的文书。
02 主体
附注。附注用于标注公文印发传达范围等需要
说明的事项，居左空两个字加圆括号编排在成文 日期下一行，不宜置于正文后、落款前或成文日 期的右下方。请示在附注处注明联系人姓名和电 话。
附件。附件应当另起一面编排，最好在版记之
前，不宜在版记之后。“附件”二字及附件顺序 号用 3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一行， 附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和 附件标题应当与附件说明表述一致。不应将被批 转、转发、印发的公文以及报送件误作附件，而 在另面编排时首页错误地标注“附件”二字。
• 版心尺寸为156 mm× 225 mm（不含 页码），每页22行，每行28个字，行 间距用固定值28.8磅，为方便印制， 每页行数可视情增加或减少1至2行。 增减行数时适当调整行间距，保持版 心高度不变。
03 版头示例
03 版头示例
03 版头示例
03 版头示例
03 版头示例
03
公文格式注意事项
01 公文定义
公文写作要求起草者懂得工作中许多微妙的关节，在具体起草中要有较好的文 字语言工夫。
公文语言总的要求是庄重、平实、概括。 公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合 明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不 同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和 描绘性词语和口语，不用方言土语。
2012年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处 理工作条例》（中办发〔2012〕14号），从2012年7月1日起施行。1996年5月3 日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000 年8 月24 日国 务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。
2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布 了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）。该标准于2012年7月1 日起密期限、紧急程度。位数和字号， “一般用6位3号阿
拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行”。党政机关公文的密级和保密期 限、紧急程度标注位置统一为版心左上角。
发文机关标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也
可以使用发文单位全称或者规范化简称。发文机关后面加括号标明文种组成 的版式已取消，不再使用。
正文。结构层次序数应执行“依次用
‘一、’‘（一）’‘1.’‘（1）’标注”的 规定，不宜无端跳级使用。字体应执行“第一层 用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用 仿宋体字标注”的规定， 不宜随意乱用。
发文机关署名、成文日期。不宜再沿用单一
行政机关行文不署名的做法。成文日期中的数字 用阿拉伯数字（年、月、日标全，年份标全称， 月、日不编虚位），不宜再沿用行政机关用汉字 标注的做法。加盖印章的公文，成文日期一般右 空四个字编排。
记载工作，积累史料 (各文种）
02
公文格式编排规则图表
01 公文要素
版头（6个要素） 份号
密级和保密期限 紧急程度
发文机关标志 发文字号
主体（9个要素） 标题
主送机关 正文
附件说明 发文机关署名
成文日期 印章 附注 附件
版记（2个要素） 抄送机关
印发机关和印发日期
版心外（1个要素） 页码
02 公文种类
单位的询问.
4. 公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项.
10. 请示。适用于向上级单位请求指示、批准.
5. 通告。适用于在一定范围内公布适当遵守或者周知的事项. 11. 批复。适用于答复下级单位请示事项.
6. 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法.
12. 函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问
02 主体
标题。结构应尽量完整，做到“三要素”齐全，
不随意省略发文机关名称，更不能没有文种。 标题回行时要词意完整，不将一个词拆开分作两 行。上下行长短要适宜，宜使用梯形或菱形，不 使用矩形和上下长中间短的沙漏形。
附件说明。在正文下空一行左空两个字编排
“附件” 二字，不应不空行或只标“附”字。 附件顺序号用阿拉伯数字，上下对齐。附件名称 不用标点符号，回行时与上一行的首字对齐。在 批转、转发、印发性公文和报送类公文中，被批 转、 转发、印发的公文和报送件不应作为附件 处理，文中不宜标注附件说明。