最新公司档案资料管理办法
(完整版)公司档案资料管理办法
公司档案资料管理办法（试行）一、目的为加强公司档案管理工作,规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定，特制定本办法。
二、适用范围本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料.三、机构设置及职责公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理,隶属于公司办公室。
各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。
四、档案归档1．归档要求归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。
合同要存正本,公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件.文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。
属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号.归档的文件和资料要求质量优良,图样清晰,字迹工整,装订整齐美观，禁用字迹不牢固的工具书写.对软盘、光盘、声像、照片等资料,归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改.凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归档。
因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。
归档文件和资料如有保密要求和查阅限制的，由归档部门与档案室拟定保密级别和限制查阅使用范围.2．归档时间工程、研发项目资料在项目完工后一个月内归档.各类管理文件、产品标准、技术文件每一年年末归档一次。
其余各类具有保存价值的文件和资料应及时归档.3．归档程序和手续各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。
归档时要作《档案移交（接收)登记》，属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》，经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。
对不完整、不准确或不符合存档要求的各类档案，档案室有权要求归档部门完善达到要求后再办理归档手续。
2024年公司档案资料管理制度
2024年公司档案资料管理制度1. 目的：本制度旨在规范公司档案资料的管理，保障档案的安全、完整和可靠性，提高工作效率。
2. 适用范围：适用于公司所有部门和员工。
3. 档案分类：根据档案的内容和形式，将档案分为以下几类：- 客户档案：包括客户基本信息、合同、付款记录等。
- 员工档案：包括员工个人信息、合同、薪资记录等。
- 项目档案：包括项目合同、报告、计划等。
- 财务档案：包括财务报表、发票、收据等。
- 行政档案：包括会议记录、文件传真、备忘录等。
4. 档案归档：- 由各部门负责将相关档案归档于公司档案库。
- 档案应按照一定的顺序进行编号并进行标注，以便于查找和管理。
- 归档人员应详细记录每份档案的归档时间、归档人员和归档位置。
5. 档案借阅：- 员工需要借阅档案时，需填写借阅申请表，并经相关部门负责人批准。
- 归档人员应及时将档案分类归档，并进行记录。
6. 档案保管：- 档案保管人员应确保档案的安全和完整性。
- 档案保存时间视档案的重要性而定，部分重要档案可永久保存，其他档案根据需要进行销毁。
- 档案保存时间一到，应及时进行销毁，并进行相应记录。
7. 档案备份：- 档案应定期进行备份，确保档案的安全和可靠性。
- 备份的存储介质应放置于安全的地方，防止丢失和损坏。
8. 档案查找：- 员工需要查找档案时，可向归档人员进行申请，并提供相应的档案编号和查询信息。
- 归档人员应及时提供所需档案，并进行记录。
9. 档案更新：- 档案有更新时，应及时进行记录和归档，并将旧版本进行存档或销毁。
以上是一个简单的公司档案资料管理制度，您可以根据公司的实际情况进行适当的修改和完善。
公司档案管理制度(5篇)
公司档案管理制度一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
结案后及时归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政备案。
会议文件由行政收集。
三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议____、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
四、归档要求1、档案质量总的要求是。
遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
公司档案管理办法
公司档案管理办法第一章总则第一条为了加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，为公司的发展和管理服务，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条本办法所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条档案工作是公司管理工作的重要组成部分，是提高公司工作效率和质量的必要条件，是维护公司历史真实面貌的一项重要工作。
第二章档案管理体制和职责第四条公司设立档案管理部门，负责统筹、协调、组织和管理公司的档案工作。
档案管理部门应配备专职或兼职档案管理人员，明确其职责和权限。
第五条档案管理人员的职责包括但不限于：（一）认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和公司的档案管理制度；（二）负责收集、整理、保管和提供利用公司的各类档案；（三）对公司各部门的档案工作进行指导、监督和检查；（四）组织开展档案的鉴定、销毁和移交工作；（五）积极开发档案信息资源，为公司的发展和管理提供服务。
第六条公司各部门应指定专人负责本部门档案工作，其职责包括：（一）按照公司档案管理制度的要求，做好本部门档案的收集、整理和移交工作；（二）接受档案管理部门的指导和监督，确保本部门档案工作的规范和有序。
第三章档案的分类与编号第七条公司档案分为以下几类：（一）行政管理类：包括公司的规章制度、工作计划、总结、会议纪要等；（二）经营管理类：包括公司的经营决策、合同协议、市场调研等；（三）人事管理类：包括员工的个人档案、招聘、培训、考核等；（四）财务管理类：包括财务报表、审计报告、凭证等；（五）技术研发类：包括研发项目的方案、报告、成果等；（六）声像档案类：包括照片、录音、录像等；（七）实物档案类：包括荣誉证书、奖品、纪念品等。
第八条档案编号应遵循唯一性、系统性和可扩展性的原则，便于档案的检索和利用。
第四章档案的收集第九条公司各部门应按照规定的时间和要求，将本部门产生的档案及时移交至档案管理部门。
公司档案资料管理制度（3篇）
公司档案资料管理制度是公司为了规范、科学、高效地管理和使用各类档案资料而制定的一套管理规范和流程。
其重点是对公司档案资料的收集、归档、保管、利用、借阅、销毁等各个环节进行规范和控制，确保公司档案资料的安全性、完整性和可用性。
以下是一个典型的公司档案资料管理制度的内容：1. 机构设置和职责：明确公司档案管理部门的职责和人员编制，确保有专门人员负责档案资料的管理和维护。
2. 档案分类和归档：制定档案分类标准，根据内容、形式、价值和保管期限等要素，将各类档案资料进行分类和归档。
并建立档案目录和检索系统，便于查找和利用。
3. 档案收集和整理：确定档案资料的收集渠道和时间，保证及时获取相关档案资料。
对新收集到的档案资料进行整理和编目，确保档案完整有序。
4. 档案电子化和数字化：对重要档案资料进行电子化和数字化处理，提高档案管理的效率和可靠性。
同时，制定相应的电子档案管理规范，确保电子档案的安全和可查询性。
5. 档案借阅和使用：制定档案借阅和使用的流程和规定，保证档案资料的合法、安全和高效使用。
制定借阅申请表和借阅期限，确保档案被用于正当的目的。
6. 档案保管和安全：制定档案保管的规划和原则，包括物理安全和网络安全方面的措施。
确保档案资料的完整性、机密性和防灾备份。
7. 档案销毁和归档：制定档案销毁的规定和程序，对符合销毁条件的档案资料进行销毁。
对到达保管期限的档案资料进行归档，保证档案的历史性。
8. 档案培训和考核：开展档案管理方面的培训和培训，提高员工的档案管理意识和操作技能。
建立档案管理考核机制，对档案管理工作进行评估和奖惩。
这是一个常见的公司档案资料管理制度的框架，不同公司可以根据实际需要进行调整和完善。
制度的严格执行和有效监督是确保档案管理工作顺利进行的关键。
公司档案资料管理制度（二）第一章总则第一条为加强公司档案资料的管理，规范档案资料的收集、保管、利用和销毁，维护公司档案资料的完整性、安全性和可查找性，提高档案管理的效率和科学性，制定本制度。
最新公司档案管理办法及实施细则
最新公司档案管理办法及实施细则近年来，随着信息时代的快速发展，大量的电子数据产生，企业对于公司档案的管理也面临了新的挑战。
为了更好地管理公司档案，保护企业信息安全，并提高工作效率，相继出台了一系列的公司档案管理办法及实施细则。
首先，公司档案管理办法要求企业建立完善的档案管理制度，明确档案管理的责任分工。
企业应指定专人负责档案管理，并明确其职责。
同时，要确立档案管理的工作流程，明确档案的分类、整理、归档、借阅、销毁等各个环节的具体要求，确保档案管理工作的高效进行。
其次，公司档案管理办法要求企业将纸质档案和电子档案进行合理的整合管理。
企业应根据档案的价值、形式等因素，科学地制定档案的分类标准和编制档案目录。
同时，要采取适当的技术手段，对电子档案进行安全存储和备份，确保档案信息的完整性和可用性。
此外，公司档案管理办法还要求企业加强档案的保密工作。
企业应建立健全的档案保密管理制度，明确档案保密的范围、措施和责任。
对于涉密档案，企业要加强存储和流转的控制，确保档案的安全性。
对于离职人员，要及时清理其档案，防止信息泄露。
此外，在实施细则中还明确了档案的借阅和销毁的具体要求。
对于档案的借阅，企业应建立规范的借阅手续，并记录借阅人、借阅目的等信息。
对于档案的销毁，企业要严格执行相关规定，确保档案的安全销毁，防止档案被非法获取和利用。
总之，最新的公司档案管理办法及实施细则对于企业的档案管理提出了更高的要求。
企业应积极履行档案管理的责任，建立健全的档案管理制度，加强档案的保密工作，合理整合纸质档案和电子档案，确保档案信息的安全性和完整性。
通过有效的档案管理，企业能够更好地保护企业信息安全，提高工作效率，为企业的可持续发展提供有力的支持。
公司档案管理办法及实施细则范本
公司档案管理办法及实施细则范本第一章总则第一条为了规范公司档案管理工作，确保公司档案的安全、完整和有效利用，制定本办法及实施细则。
第二条公司档案的管理工作包括档案的收集、整理、保存、利用、销毁、安全保管等方面。
第三条公司档案分为纸质档案和电子档案两类，纸质档案以文件形式保存、电子档案以电子文件形式保存。
第四条公司档案应遵循透明、公正、保密、合法的原则。
第五条公司档案管理委员会负责对公司档案管理工作进行监督和指导。
第六条公司档案管理员应具备相应的专业知识和技能，按照规定进行操作和管理。
第七条公司档案管理工作应与公司其他工作相结合，加强协作与沟通。
第八条公司档案部门应制订具体的档案管理工作计划，并及时上报公司领导。
第九条公司档案部门应定期进行档案清理和整理工作，确保档案的完整性和安全性。
第十条公司档案管理工作应进行定期的档案审核，及时发现问题并采取相应的整改措施。
第二章档案收集与整理第十一条公司各部门应按照规定，及时向档案部门提交相关的档案材料。
第十二条公司档案部门应及时对收集到的档案材料进行整理和归档。
第十三条公司档案部门应按照一定的分类标准对档案进行分类归档。
第十四条公司档案部门应制定具体的档案整理规范，保证整理工作的质量。
第三章档案保存与利用第十五条公司档案部门应建立合适的档案保存环境，保证档案的安全性和完整性。
第十六条公司档案部门应定期对档案进行备份，防止档案丢失。
第十七条公司档案部门应加强档案利用的网络平台建设，方便企业内部人员进行查阅。
第十八条公司档案部门应根据需要，定期向公司领导和相关部门提供档案利用情况报告。
第四章档案销毁与安全保管第十九条公司档案部门应按照一定的规定对档案进行定期的销毁和清理。
第二十条公司档案部门应建立完善的档案销毁程序和流程，确保档案销毁的合规性。
第二十一条公司档案部门应加强对档案的安全保管，防止档案被非法获取。
第五章档案管理的法律与责任第二十二条公司档案管理工作应符合国家相关法律法规的要求。
公司档案管理制度5篇
公司档案管理制度5篇公司档案管理制度篇1一、文书档案归档制度1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。
2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。
3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。
4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5.凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6.重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。
7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、专职档案工作人员岗位责任制1.认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。
2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。
档案质量和工作质量符合“规范”要求。
3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
4.负责档案库房各项制度的落实。
5.积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。
公司档案管理规章制度范文由精品学习网提供!三、兼职档案工作人员岗位责任制1.各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。
2.兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。
3.兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。
4.严格执行各项档案管理制度。
5.接受本公司专职档案员的监督指导。
努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。
四、部门立卷制度1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
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最新公司档案资料管理办法公司档案资料管理办法（试行）一、目的为加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及局机关有关档案管理工作的要求，特制定本办法。
二、适用范围本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料等的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造、财务管理、销售供应等涉及企业经营各方面的，反映本公司经营管理活动和历史面貌具有具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。
三、机构设置及职责健全档案工作管理体系。
公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司综合部，负责建立健全档案管理各项制度，对全公司各类档案进行收集、整理、归档和综合的管理工作。
健全档案人员网络管理体系。
各部门负责人是本单位档案收集、编制、移交工作的第一责任人，同时要明确一名专（兼）职档案人员，具体负责对本部门归档文件资料进行初级管理。
专（兼）职档案员一旦工作岗位调整，则需要重新制定专（兼）人员并报办公室备案，以保持档案工作的完整性和延续性。
1、各项日常生产、管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定专门的部门及专人负责文件材料收集、整理后归档，然后交给公司档案管理人员统一管理、分类、存档档案。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或负责人收集、整理；会议文件由综合部收集。
4、强化业务学习，各专职及兼职档案人员要认真学习档案业务知识，熟悉掌握档案管理的相关制度和收集、整理、归档的范围和标准。
四、档案归档(一）．归档要求1、必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等书写材料。
各类文件材料一般归档一式一份，重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份。
2、归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。
归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。
3、卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。
4、破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
5、文件和资料如有保密要求和查阅限制的，由归档部门与档案室拟定保密级别和限制查阅使用范围。
6、文件材料的归档必须办理移交手续。
7、管理文件和资料的归档：凡正式发文的公司文件按发文序号归档，不得缺少。
公司各职能部门负责将业务范围内的管理文件及资料按期归档，以保证借阅人员能使用更新后的有效版本。
8、技术文件和资料的归档：突出难点，抓好技术档案的管理。
技术档案是我们公司档案的重要组成部分，也是档案管理中的薄弱环节。
但技术档案（含设备档案）利用率高，实用性强，必须下大力把技术档案收集好、整理好。
技术部和车间各部门，要对过去长期积压未整理归档的技术资料和设备档案进行梳理，强化技术和设备主管部门的职责，做到技术档案一年一收集一整理一移交，杜绝将技术资料和设备档案据为己有或存放在部门等类似现象的发生。
（1）凡公司及所属各部的工程项目、研发项目、产品生产、工艺文件、各类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档范围。
（2）研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料的归档，实行项目负责人负责制，由项目（或技术）负责人主持有关文件资料的整理、归档工作。
项目（或技术）负责人和兼职档案员对归档材料的完整性、准确性和真实性负责。
各部门由部门领导和项目负责人对归档资料进行技术审查并签署意见，确定保密级别和查阅限制，经审查合格的资料送档案室归档。
9、其他资料的归档：（1）要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件。
（2）图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。
（3）光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改。
（4）SO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。
10、凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归档。
因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。
（二）、归档时间1、各归档部门每年年初，向综合部档案室移交前一年度的文书资料档案，各类管理文件、产品标准、技术文件每年年初归档一次。
其余各类具有保存价值的文件和资料应及时归档。
重要工作（创新）成果、重大事件、重要性专项工作，应予及时移交归档；年度档案的归类应予次年的三月底前整理装订移交归档；业务（专项工作）类材料应在业务审批完结后的两个月内整理装订移交归档。
2、财会档案在本单位保存一年后，于第二年六月三十日以前归档。
3、基建项目档案应在项目完成验收后三个月之内归档。
5、声像档案可根据实际情况提前归档。
6、如果有些案卷需要继续留在部门使用，应先办理档案交接手续，再办借阅手续，使用完毕，及时归还。
（三）．归档程序和手续各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。
归档时要作《档案移交登记》、《档案卷内目录》。
属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》，经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。
对不完整、不准确或不符合存档要求的各类档案，档案室有权要求归档部门完善达到要求后，再办理归档手续。
同一项目的成套资料在归档时要有资料目录，并按要求提供《图纸资料存档清单》。
（四）．归档责任部门行政文件、管理制度、公司重要会议材料、外来文件由公司办公室负责。
各职能部发的文件、管理细则由主办部门负责。
技术文件、工程文件、研发文件、生产文件、产品标准、工艺文件由相关部门负责。
（五）．归档范围（见附件一）完整移交，及时归档入库。
各类档案均要按要求及时移交综合部档案室归档。
综合部对各部门的档案整理移交情况，以季报表的形式上报领导，并利用OA办公系统进行通报，凡档案整理移交不及时、不完整不规范或造成档案缺损的，将按有关规定追究相关责任人的责任。
五、档案级别的划分:（一）档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。
等级的划分：一级为绝密文件二级为秘密文件三级为机密文件四级为普通文件1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，划分等级为四级。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
此类型文书属秘密文件，划分等级为二级.3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
属公司内部重要文件，为机密文件，划分等级为三级。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
属于人事方面的档案，为绝密文件，其划分级别为一级.6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
属于秘密文件，其等级为三级。
附表格如下：文件等级文件类型归档管理及期限调阅管理一级绝密文件①公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
②公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
在材料、合同形成确立一个月内进行归档，归档为一式一份，原件及扫描件。
原则上不可调阅，但因特殊情况要经过总经办领导的批准，并由部门领导及综合部部长签字确认二级秘密文件公司对外的正式的发文与有关单位来往的文书在材料、合同形成确立一个月内进行归档，归档为一式一份，原件及扫描件。
原则上不可调阅，但因特殊情况要经过总经办领导批准，并由部门领导及综合部部长签字确认三级机密文件①各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报②公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等形成文件的半个月内进行归档，归档为一式一份，原件及扫描件或电子文档要办理调阅手续，并由部门领导及综合部部长签字确认（二）相关规定1、各部门的档案管理必须按规定的等级分级、分类存档，其一级、二级存档的文件均为复印件及扫描件，原件交由公司档案室存档管理。
2、各部门的档案管理由各部门相应负责人进行管理，不设置专职岗位。
需各部门的档案管理自行安排。
六、制度规范（一）档案管理人员岗位职责1、热爱本职工作，全面了解和掌握档案室情况。
2、对本单位档案室保管的档案科学分类、排列、编号，要排列整齐，与存放索引相一致。
3、定期检查和核对档案内容和数量，以及存放的顺序和位置，做到心中有数。
4、搞好库房内的清洁卫生，库房内要适时投放和更换防虫药物，严禁虫、鼠害发生。
5、库房内严禁烟火和存放易燃、易爆、易腐等物品，设置防火器材，定期检查防火、防水、防盗等安全设施，使设施保持完好状态。
6、根据季节变化，及时掌握档案室温湿度，及时采取防光、防尘等措施，以减少对档案的损害，定时期抽查档案保管情况，及时掌握档案的破损、褪变程度和数量及其原因。
7、严格遵守各项保密制度，非档案室人员未经许可不准入室，进入时须由管理人员陪同。
8、严格各项规章制度，坚持档案收进、移出登记，统计制度，坚持调卷、归卷的登记、查点、注销手续。
四级 普通文件 会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录 形成文件的一个星期内进行归档，归档为一式一份，原件及扫描件或电子文档 要办理调阅手续，并由综合部部长、档案负责人两级签字确认。
9、管理人员离开库房时，应断绝电源，关锁门窗，钥匙应妥善保管。
10、忠于职守、爱岗敬业，做到热情服务、认真负责，树立良好的职业道德，尽职尽责的做好本职工作。
（二）档案利用制度1、档案室应根据工作需要，编制必要的检索工具，编辑档案文件汇编及各种参考资料，积极主动的开展利用工作，为公司各项工作服务。
2、制定借阅制度，对档案利用者态度要热忱，做到调卷及时准确。
3、档案原件一般不得外借，如确因工作需要外借时，需经有关领导批准，归还时档案人员要认真检查、核对，发现问题应及时汇报或处理。
4、根据公司工作需要，加强研究，搞好档案的开发利用，不定期编写有关课题，提高服务水平。
5、搞好档案利用工作的信息反馈，积极宣传档案信息在各项工作中所发挥的重要作用。
（三）档案借阅制度1、凡本公司有关工作人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室内查阅。
查阅利用本馆开放档案、资料者，须持部门领导批示、有效证件、借阅目的，同时填写查阅登记表，工作人员方可接待；2、查阅重要或密级档案，以及查阅本职范围外的重要档案，须经办公室领导批准，一律只准在馆内查阅，不准外借、不准复制；查阅珍贵档案或技术档案正本需经公司总经理以上领导批准，方可查阅，如确因工作需要，经领导批准后，由档案室提供复印件。
3、档案、资料原件一般不外借。
本公司有关人员确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人批准，并办理外借手续，填写《借阅档案登记表》，确保如期归还。