深圳市档案馆馆藏档案刻录光盘编号规则

深圳市档案馆馆藏档案刻录光盘编号规则

一、光盘编号目的

对馆藏档案刻录的光盘进行编号是用数字、字母等符号表示光盘刻录的档案来源、类别、排列次序及其相互关系。它能固定光盘的整理体系和分类排列顺序，是编制检索工具的必要项目。

二、光盘编号要求

1. 不重复：即光盘编号要与档案馆内档号编制有所区别：

2. 不缺号：即光盘编号要完整配套；

3. 不变动：即光盘编号一经编就，不轻易改动。

4. 不繁琐：即光盘编号要简明，字头和数字不宜过多。

三、光盘标识方法

根据馆藏档案分类及实体排架情况，馆藏档案分为按主体全宗与客体全宗( 专项) 两种分类方法。光盘标识分为两种：一是按全宗原则标识；二是按专项分类原则标识。

1. 按全宗原则标识

标识内容包括：光盘编号、套别、名称、电子文件类别代码、制作日期、软硬件背景等。

（ 1 ）光盘编号：由档案全宗号、光盘顺序号组成。其形式及填写方法如下：

档案全宗号：是档案馆对进馆单位形成档案全宗的编号。市档案馆全宗编序是根据立档单位的性质、职能及特殊情况分为几大系统，每一系统为一个全宗群。每个全宗群分别用英文字母 A 、B 、C ………作为系统代号。各全宗群内依次排列全宗单体，并依次编制流水号。如市委系统为A1 、A2 ……等。

光盘顺序号：它是同一全宗内光盘排列的顺序号，由阿拉伯数字三位组成。如光盘编号为003 ，即为某一全宗的第三张光盘。一张光盘内只能存储同一全宗的档案内容。

2. 按专项分类原则标识

专项档案是指不按主体全宗分类，而是按客体全宗( 跨全宗或按专项）分类的档案，如照片档案、土地证档案、婚姻档案等。

标识内容包括：光盘编号、套别、名称、电子文件类别代码、制作日期、软硬件背景等。

（ 1 ）光盘编号：由专项档案代码、光盘序号组成，其形式及填写方法如下：

专项档案代码：表示档案门类的代码，可用英文大写字母表示，代码按专项档案制作先后顺序标识。在同一光盘中，可存储不同全宗的档案内容。

光盘顺序号：同一专项档案光盘的排列顺序号。由阿拉伯数字三位组成。如光盘编号为003 号，即为某一专项档案的第三张光盘。

3 、光盘标识及标签填写方法

存储归档光盘盒应附有统一规格的标签，标签应填写光盘标识符号。光盘盒背上应填写光盘编号。光盘盘面上的编号打印工作，在验收时统一打印。

标签的项目及填写方法如下：

载体编号套别

名称密级

电子文件类别代码保管期限

制作日期软硬件背景

备注

说明：

（ 1 ）载体编号：保存电子文件载体顺序号。如光盘编号。

（ 2 ）套别：归档光盘套号，用大写英文字母 A 、 B 、C 表示。 A 表示查阅利用； B 表示本地备份： C 表示异地封存保管。

（ 3 ）名称：档案全宗名称或专项档案名称。

（ 4 ）电子文件类别代码：用字母表示，其中：T ——文本文件；G ——图形文件；I ——图像文件；D ——数据文件；A ——声音文件；V ——影像文件；M ——多媒体文件；P ——计算机程序文件。

（ 5 ）保管期限：对档案划定的存留年限，有永久、长期、短期三种，分别用代字Y 、 C 、D 或代码 1 、2 、 3 表示。

（ 6 ）制作日期：档案刻录到光盘上的日期。包括年月日，用阿拉伯数字八位数标识。如2002 年 5 月25 日，标识为20020525 。

（7 ）软硬件背景；包括光盘规格、电子文件格式。由于不同规格的光盘外观相似，因此应标识光盘的规格及所估总空间大小，如CD — R ，550MB 等，同时标识光盘内各种电子文件的格式全称，如doc 、Tif （G4 ）等。