档案的保管培训教材

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作业
1.课后练习 2.参观档案库房
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踏实，奋斗，坚持，专业，努力成就 未来。 20.11. 2520.1 1.25W ednes day, November 25, 2020
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弄虚作假要不得，踏实肯干第一名。 06:39: 5106:3 9:510 6:3911 /25/2 020 6:39:51 AM
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四、保持库房与装具的有序化
（一）库房的编号 1．统一编流水号 2．按方位和特征分区编号
（二）库房内楼层和房间的编号 1．楼层每一层自下而上编层号 2．房间从入口开始从坐向右编间号
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（三）装具的排放与编号
1．排放要求 （1）便于保护档案。装具应与窗户垂直排放，不得紧贴 墙壁，不得直接对着库房通道。 （2）便于利用。装具排放核实，列于列之间要留有通道。 列于列之间的宽度不少于0.8米，主通道一般在1.2米左右。 （3）整齐美观。横竖成行，排放整齐。
三分开： 库房 办公室 阅览室
二、档案装具
概念 是档案馆（室）存放并保护档 案的装置或容器，是档案馆 （室）必备的基本物质条件。
种类
档案箱、档案架、档案柜、 档案密集架等（新型、密闭、 可移动、节约空间）
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档案箱
铁质，5个一组， 叠放使用
优点：便于移动、 防尘、防火、防盗、 防光
缺点：造价高、占 地面积大
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（五）编制档案代理卡
全宗号 目录 案卷 移 号号 出 日 期
移往何处
库房管 归还 库房管理人员
理人员 日期 签字
单位 经手人 签字
（收回）
名称 姓名 （移出）
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六、定期检查、清点
（一）档案数量是否准确、有无遗失； （二） 档案受损情况和数量； （三）档案进出、存取登记是否准确； （四）库房管理的各种制度的执行情况等。
档案使用过程中的维护和保护
一、档案使用过程中的维护与保护制度
（一）档案使用的登记与交接制度
• 档案无论何因被使用，都必 须对调卷、还卷及交接实行 进行严格的登记与交接手续。
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（二）档案使用行为的管理与限制制度
• 不允许在使用的同时吸烟、喝水、吃食物及大声喧哗； • 不允许在档案上勾划、涂抹、折叠、撕剪； • 档案在库房外未被使用时不允许长时间摊放在桌子上； • 不转擅自带离规定的使用场所； • 不同的利用者未经允许不准私自交换阅览档案； • 未经允许不准私自拍照、复印、抄录； • 每次使用的档案数量不宜过多，每批档案的使用时间应
• 卷皮卷盒和其他包装纸应采用无酸纸制 作。
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四、技术设备
指一些机械、器具、仪器等技术设备。
如去湿机、加湿器、空调、通风设备、温湿度测 量设备、防盗、防火报警器、灭火器、装订机、 复印机、缩微设备、通讯及闭路电视监控设备， 消毒灭菌设备及档案进出库的运送工具等。
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档案的库房管理
一、严格进出库制度
高职文秘专业核心技能课程
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主要内容
1 认识档案保管工作 2 档案保管的物质条件 3 档案的库房管理 2 档案使用过程中的维护和保护
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学习目标
知识目标
技能目标
了解档案保管的物 质条件
熟悉档案保管制度和 工具
能够有效地开展日 常档案保管工作
能够对档案进行正 确排架
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认识档案保管工作
一、档案保管的含义及内容
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（三）利用方式及利用场所的限制
利用方式以现场阅览为主 利用场所应为大阅览室 一般不提供单间。
（四）对重要档案的保护性措施
对重要的珍贵档案严格限制利用； 如需利用则一般提供缩微品或复制件； 利用过程中要格外注意监护； 对特重要的档案复制时也应限制次数或采取保护措施。
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技能训练
案例分析:档案为什么会受损?
收集中形成的文件材料 如：档案交接凭据、立档单位 与全宗历史考证
整理中形成的文件材料
如：整理工作方案；分类方 案（分类表）
鉴定中形成的文件材料 如：档案鉴定材料分析报告、 档案销毁清册
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保管、统计中形成的文件材料 如：移进移出记录及手续（凭据）、 档案普查记录、档案受损与修复记 录
利用、编研中形成的文件材料 如：全宗介绍、机关工作 大事记、组织沿革
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重规矩，严要求，少危险。2020年1 1月25 日星期 三6时3 9分51 秒06:3 9:512 5 November 2020
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好的事情马上就会到来，一切都是最 好的安 排。上 午6时3 9分51 秒上午 6时39 分06:开启 。20.1 1.2520 .11.25 06:39 06:39: 5106: 39:51 Nov-20
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档案密集架
活动式：
节约空间、 移动方便、 防火、防水、 防光、防尘
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三、包装材料
• 1.硬卷皮 • 2.软卷皮
使用软卷皮装订的案卷，必须装人卷盒 内保存。 如采用以件为单位的整理方法，则不需 卷皮。
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软卷皮 硬卷皮
• 卷盒的外形尺寸为300mm*220mm （长*宽），厚度分别为20 mm、30 mm、40 mm。卷盒应有绳带等扣紧 装置。
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三、合理调控温湿度
（一）适宜的库房温湿度 纸质档案库房的温度在14——20℃之间； 相对湿度应在50%——65%之间。 在规定范围内，允许每昼夜波动温度为 ±2℃，湿度为±5%。
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（二）控制库房温湿度的方法 1．库房和装具密闭，然后采用空调或 恒温、恒湿设备 2．通风：采用自然方法或机械设备 3．其他
• （一）只允许工作人员在工作时间内进入。 • （二）非工作人员如需进入则须由工作人员始终
陪同。 • （三）不允许在库房内从事与库房管理工作无关
的活动，更不允许吸烟喝水。 • （四）库房无人时须关灯、关（锁）好门窗。
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二、落实“八防”措施
• （一）防火。 • （二）防盗。 • （三）防水。 • （四）防潮。 • （五）防霉。 • （六）防虫。 • （七）防尘。 • （八）防光。
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2．装具的编号 • 在靠近主通道一端的柜（架）侧板上，贴（插）上标签，在
标签上填写全宗名称、类项名称、案卷起止号等。 • 装具编号的方法： • 按照保管机构或库房房间为单元进行，自门口起从左至右编
列号；每列从左至右编柜（架）号；每个柜（架）自下而上 编格（层）号。
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五、注意档案存放秩序的维护与管理
（四） 立足长远，保证当前
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思考
怎样做好档案的保管工作？
具备 物质条件
健全 有关制度
严格 库房管理
注意 流动中的保护
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档案保管的物质条件
一、档案库房 库房建筑 要求
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（一）建筑所在地交通便利 （二）尽量不要设在楼房的底层和顶层 （三）开间大小适当 （四）屋顶要防水、隔热，地面应具有 坚固性和耐用性 （五）墙壁应坚固耐久，并有隔热、防 潮、防光等要求。 （六）门窗紧密、牢固、防火，窗户应 防光、防尘 （七）库房必须专用，不能与办公室合 用，也不能同时存放其他用品。
有限制等。
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二、档案使用过程中的维护与保护方法
（一）量与顺序的控制
（二）对利用行为的 现场监督与检查
每次使用的档案数量应有控制， 如需数量较大可分批定量提供； 使用者再归还档案时要保持其 实体秩序的排列顺序。
凡外部利用，在利用现场均应有工 作人员进行监督，并随时检查利用 者的利用行为。如有条件，可配备 闭路电视监控系统。
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工作人员的疏忽、
失误
原件利用频繁、 利用者不爱护
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保护条件差
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三、档案保管的任务
（一） 建立和维护维护档案的存放秩序
（二）
防止档案的损毁
（三）
延长档案的寿命
（四）
维护档案的安全
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四、档案保管工作的要求
（一） 以防为主，防治结合 （二） 加强重点，照顾一般
也是保 管原则
（三） 立足原件，保证信息
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安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20. 11.25 06:39: 5106: 39Nov -2025-Nov-2 0
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重于泰山，轻于鸿毛。06:39:5106:3 9:510 6:39W ednes day, November 25, 2020
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不可麻痹大意，要防微杜渐。20.11. 2520.1 1.250 6:39:5 106:39 :51No vember 25, 2020
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七、建立全宗卷
（一）全宗卷的含义
全宗卷是由在全宗管理过程 中所形成的管理记录性材料 构成的专门案卷，档案保管 工作的一个重要管理工具和 手段。
（二）全宗卷的作用
1.可以加强对全宗的连续管理； 2.有助于工作人员尽快熟悉全 宗和立档单位情况； 3.可以澄清事实，明确责任。
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（三）全宗卷的内容
（一）档案的整体存放
（二）档案在架柜上的排列
按全宗存放， 全宗内保持 文件间的联 系。
从左向右， 先上后下。 起始卷在左 上角，终止 卷在右下角。
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（三）档案在装具中的存放方式 竖放（常用）、平放（不超过40厘米）
（四）设置档案存放位置索引 档案存放位置索引的形式： 1．以全宗为单位编制的 2．以库房及装具为单位编制的
• 华宁公司意识到档案需要保密,就把库房设在办公楼顶层最里面的几 个房间里。这些房间光线很好，每天有6个小时直接接触到阳光， 环境也很清静。库房没有空调、恒湿设备。可是过了一段时间，所 藏纸质档案开始发黄变脆。
• 问题： • 华宁公司的档案为什么会受损？ • 应当采取怎样的措施才能有效保护档案？