合同档案管理
合同档案管理及档案利用管理制度有哪些
合同档案管理及档案利用管理制度有哪些第一章总则第一条为了加强合同档案的管理和利用，维护企业合法权益，提高管理水平，根据《档案法》及有关法规，结合企业实际情况，制定本制度。
第二条合同档案是企业重要的经济档案，包括合同文本、附属材料和有关文件。
合同档案管理应遵循真实性、完整性、及时性和安全性的原则。
第三条企业应设立专门的合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。
第二章合同档案的收集与整理第四条合同档案的收集范围包括：1. 合同文本及附属材料；2. 合同签订、履行过程中的相关文件；3. 合同履行完毕后的相关资料；4. 合同纠纷处理过程中的相关文件。
第五条合同档案的整理应遵循以下要求：1. 按照合同的类别、签订时间、履行情况等分类；2. 确保档案材料的真实性、完整性；3. 便于检索和利用；4. 符合档案保管的要求。
第六条合同档案的整理应由专人负责，确保档案材料的准确性和完整性。
第三章合同档案的归档与保管第七条合同档案的归档应按照规定的程序进行，确保档案的及时归档。
第八条合同档案应按照规定的格式进行编号，便于检索和管理。
第九条合同档案的保管应遵循以下要求：1. 确保档案的安全性，防止丢失、损坏、泄露；2. 档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等措施；3. 定期对档案进行检查、清理、消毒；4. 建立合同档案的查阅制度，限制查阅范围和次数。
第四章合同档案的利用与保管第十条合同档案的利用应遵循以下规定：1. 查阅合同档案应填写查阅申请表，经部门负责人批准；2. 查阅合同档案时，应遵守档案室的规章制度，不得污损、涂改档案；3. 查阅合同档案应限于内部使用，不得泄露给外部单位或个人；4. 合同档案的借阅应严格控制，仅限于内部使用，不得外借。
第十一条合同档案的保管期限应根据国家规定和企业实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。
第十二条合同档案的销毁应按照规定的程序进行，确保档案的安全、及时、彻底销毁。
合同档案的管理(集合9篇)
合同档案的管理（集合9篇）合同档案的管理第1篇为进一步加强档案资料管理工作，提高档案资料管理水平，逐步实现公司档案资料管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。
一、本制度所指的档案资料是公司在业务经营中形成的以工程项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件(含招标答疑、工程量清单)、投标文件、中标通知书、合同文本、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、消防验收意见书、竣工资料等。
二、档案资料管理原则1、档案资料实行专人专管，以确保档案的完整、完全和有效利用。
①招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)、消防验收意见书、物业设备移交清单等原件归材料部肖瑜管理；②投标文件、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、竣工资料原件等归成本部张艳芝管理，招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)等影印件留存备查。
2、原则上所有原件只作存档，不予外借；3、专管员负责统筹整理、保管公司档案资料，同时履行本职的责任和义务。
4、各项目部应及时移交档案资料，并以影印件的形式保存。
三、档案资料的移交1、工程项目在中标后其招标文件(含招标答疑、工程量清单)由技术部负责整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜归档，成本部留存影印件备查；投标文件由成本部存档备查。
2、工程项目在正式下发中标通知书、签署合同资料及文件后，由项目部或相关经手人将其所有原件移交材料部肖瑜存档；项目部及成本部分别留存影印件备查。
3、工程项目过程资料，如工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单等原件交由成本部张艳芝归档，项目部留存影印件备查。
4、竣工报告、消防验收意见书、物业设备移交清单及完整的竣工资料由项目部将原件交由材料部肖瑜存档；项目部留存影印件备查。
5、档案资料移交时，必须注明文件名称和概要，移交双方签字确认后方为完成交接手续。
6、移交的档案资料由专管员整理保存，必须注明资料类型并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
合同档案管理及档案利用制度
合同档案管理及档案利用制度1. 合同档案管理啊，那可太重要了，就像守护宝藏一样！咱先说说这合同档案管理。
你想啊，假如你是个小老板，和供应商签了合同，结果合同找不着了，就像你把钥匙丢了进不去家门似的，多闹心呐。
所以呢，咱们得把合同档案整理得井井有条。
比如说，按照日期、合作方或者合同类型来分类，这样找起来就像在超市找自己喜欢的零食一样方便。
2. 档案利用制度呢？这就像是图书馆的借书规则。
你不能乱拿乱放吧。
在公司里，要是谁都能随便翻合同档案，那不乱套了？就像一群小孩在没人管的玩具屋里，到处乱丢东西。
咱们得规定好谁能看，什么时候能看。
比如说销售部门要查和客户的合同，得先和档案管理员打个招呼，就像你去邻居家借东西得先敲敲门问问人家同不同意。
3. 合同档案就像一个公司的记忆库。
每一份合同都记录着一段故事。
咱们得好好保存这些记忆。
要是不重视合同档案管理，就好比一个人老是丢三落四，时间长了，连自己干过啥都不知道了。
有一次，我们公司有个同事要找一份老合同，结果找了半天没找到，他那脸啊，急得像个熟透的红苹果，后来才知道是没按照制度好好归档。
4. 再说说档案利用制度。
这就像是交通规则，大家都得遵守。
如果有人违反了，就像在马路上乱闯红灯一样危险。
比如说，有人未经授权就把合同档案拿出去了，这可能会泄露公司机密呢。
这就好比你把自己家的存折密码告诉了陌生人，多可怕呀。
所以我们一定要严格执行档案利用制度。
5. 合同档案管理还得注意保密。
这保密啊，就像保护自己的小秘密一样。
我有个朋友在别的公司，他们公司的合同档案管理不保密，结果竞争对手知道了他们的底价，就像你打牌的时候别人偷看了你的牌，你说这还怎么玩？所以咱们的合同档案管理必须把保密工作做到位。
6. 档案利用制度里的审批流程也很关键。
这审批啊，就像过关卡一样。
你想啊，要是没有审批流程，随便一个人都能拿合同档案去干坏事，就像没有门禁的大楼，什么人都能进。
比如说财务部门要看和银行的贷款合同，得经过部门领导审批，然后再由档案管理员同意，这就像你要进一个高级场所，得先有邀请函，再经过保安检查一样。
合同档案管理岗位职责
合同档案管理岗位职责一、岗位背景及职责概述合同档案管理岗位是负责企业合同档案的管理和维护工作，确保合同档案的完整、准确和安全。
合同档案是公司紧要的法律文件和商务资料，合同档案管理岗位负责监督合同的签订、备案、归档、检索和销毁等工作，保障公司的合法权益。
二、岗位职责及工作内容1.负责订立、完善和执行合同档案管理制度，确保合同档案管理工作规范化、制度化；2.负责合同档案的登记、备案、归档和销毁等工作，确保合同档案的完整性和安全性；3.负责对合同进行分类、归类和编号，建立合同档案库，保障合同档案的组织性和便捷性；4.跟踪监督合同的履约情况，定期进行合同档案的检查和核对，确保合同的有效性和合规性；5.帮助相关部门进行合同签订工作，审核合同的合法性和风险性，提出修改看法并跟踪执行；6.帮助公司各部门和项目组进行合同谈判，供应合同档案管理的法律支持和建议；7.负责合同档案的电子化管理，建立合同档案管理系统，确保档案的数字化储存和检索；8.组织开展合同档案管理培训，提高员工对合同档案管理的意识和本领；9.乐观参加公司相关制度和流程的优化和改进，提高合同档案管理的效率和质量。
三、专业要求及本领素养1.具备较强的法律法规意识，熟识合同管理相关法律法规；2.具备较强的合同档案管理知识和经验，熟识合同管理的流程和要求；3.具备较强的组织协调本领和团队合作精神，能够有效协调各部门之间的合作；4.具备较强的沟通本领和解决问题的本领，能够与各级管理人员进行有效的沟通与协调；5.具备较强的计划和执行本领，能够合理布置工作并定期完成；6.具备较强的保密意识，能够妥当保管合同档案，确保公司信息的安全。
四、绩效考核标准1.合同档案管理制度的订立和完善情况；2.合同档案管理工作的规范化和制度化程度；3.合同档案登记、备案、归档和销毁工作的准确性和及时性；4.合同档案分类、归类和编号工作的组织性和便捷性；5.对合同履约情况的监督和检查的及时性和准确性；6.在合同签订工作中对合法性和风险性的审核情况；7.合同档案电子化管理系统的建立和运营情况；8.合同档案管理培训的组织和效果情况；9.参加相关制度和流程优化改进的贡献和效果情况。
合同档案管理办法(物业管理合同)
合同档案管理办法（物业管理合同）1. 引言2. 合同档案管理流程2.1 合同签订阶段1. 验证合同的真实性和合法性，并将合同纸质原件归档2. 在合同档案管理系统中创建合同档案，包括合同基本信息（如合同编号、签订日期、期限等）和相关附件（如合同副本、附加协议等）3. 将纸质合同归档件和电子合同档案进行关联，确保档案的一致性。
2.2 合同履行阶段1. 对于各类合同变更、续签、解除等情况，及时更新合同档案信息，并保存相关的变更、续签、解除协议等文件2. 定期对合同档案进行巡查和整理，确保档案的完整性和准确性3. 在档案管理系统中标注合同的履行情况，包括付款情况、服务质量等。
2.3 合同归档阶段1. 根据合同期限或履行完毕的情况，对合同档案进行归档2. 将合同档案按照一定的分类标准进行整理和封存，确保档案的安全性和易于查询3. 在档案封存后，对档案进行登记和盘点，并存放在专门的档案存储区域4. 在档案管理系统中更新合同档案的状态为“已归档”。
3. 合同档案管理原则3.1 安全性原则物业公司应确保合同档案的安全性，采取必要的措施保护合同档案的完整性和机密性，防止遗失、损毁或泄露。
3.2 完整性原则物业公司应确保合同档案的完整性，包括合同纸质原件和电子档案的一致性。
任何变更、续签、解除等操作都应在档案中得到记录和反映。
3.3 可查询性原则物业公司应建立合同档案管理系统，并设定合理的查询权限，以便合同相关人员能够方便、快速地查询合同档案信息。
3.4 保密性原则物业公司应确保合同档案的保密性，未经合同相关人员的授权，不得随意查阅或披露合同档案内容。
4. 绩效考核与追责机制为了保证合同档案管理工作的有效执行，物业公司应建立绩效考核与追责机制，对违反合同档案管理办法的人员进行相应的惩罚和追责。
5. 总结通过制定本合同档案管理办法，物业公司能够规范合同档案管理工作，确保档案的安全、完整和易于查询。
合同档案的有效管理不仅对物业公司的日常运营至关重要，也为公司未来的发展提供了重要的支持。
合同档案管理
合同档案管理什么是合同档案？合同档案是指企业与外部单位或个人签订的、涉及到经济往来和权益交换的书面文件。
其主要作用是记录双方权益和义务的约定、明确交易期限和支付方式、规定违约责任等。
企业的合同档案往往是由法务部门或者合同管理部门进行管理和维护的。
合同档案管理的重要性合同档案的管理对企业至关重要。
一方面，好的合同档案管理可以为企业提供参考规范，保证商业交易的安全和合法性；另一方面，合同档案管理也可以为企业提供重要的证据，确保企业合法权益的维护。
合同档案管理的好坏将直接反映在企业日常运作中对企业内部流程、客户关系、法律风险的管控等方面，对企业业务发展意义重大。
合同档案管理应具备的要素合同档案管理应该具备以下要素：1. 规范的管理流程企业需要建立规范的合同档案管理流程，包括合同的存储、检索、传递、审批等环节的管理。
不同类型和重要程度的合同，需要进行不同的管理流程和存档级别。
2. 完善的分类归档制度企业需要根据合同的类型、业务流程、存储方式等因素，建立完善的合同档案分类归档制度，并且要保证制度能够与企业实际业务需求相符。
3. 保密性企业需要采取有效措施保护合同档案的保密性，防止未经允许的人员或机构获取。
对于特定级别的合同档案，需要进行加密和更高级别的存储。
4. 安全性企业需要保证合同档案在存储、传输和使用等过程中的安全性。
对于因不可抗力造成的数据安全风险，需要建立健全的应急预案，以应对可能出现的突发状况。
5. 审计性企业需要注重合同档案管理的审计效果，建立定期审计机制，以评估合同档案管理制度和实际操作的合规性和有效性。
合同档案管理的执行路径企业进行合同档案管理时，最好遵循以下方案：1. 建立合同档案管理制度根据企业实际业务情况，制定并完善合同档案管理制度，明确合同档案的管理流程、分类归档制度、保密政策、安全保障措施、审计评估机制等要素。
2. 录入合同信息将企业已经形成和正在形成的合同，进行归档、录入、入库。
合同档案管理方法(最新13篇)
合同档案管理方法（最新13篇）合同档案管理制度篇一为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。
二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。
三、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。
2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。
以双方签字认可后方为完成交接手续。
四、合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。
3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
合同档案管理制度篇二为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。
特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。
合同档案管理制度（精选12篇）
合同档案管理制度合同档案管理制度（精选12篇）随着人们法律意识的加强，合同的使用频率呈上升趋势，合同协调着人与人，人与事之间的关系。
那么相关的合同到底怎么写呢？下面是小编帮大家整理的合同档案管理制度，希望对大家有所帮助。
合同档案管理制度篇11.目的：加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。
2.适用范围：适用于采购部对内部文件及档案的控制。
3.职责：3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。
3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。
4.档案管理办法：4.1归档内容分类：4.1.1采购内部文件的归档。
采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。
4.1.2公司其他部门提供的文件归档。
公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。
4.1.3外来或外放文件的归档。
供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。
4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。
采购部的台账、电子档的文件记录。
4.2档案保存期限：4.2.1公司内部往来文件需保存3年。
4.2.2公司外部往来文件需保存5年。
4.2归档要求：4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。
4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。
4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。
4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。
4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。
4.3档案调阅：4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。
4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。
4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。
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合同档案管理
公司对合同进行分类、分档管理。
合同签定后，工程部保留副本一套，余由综合部进行归档管理。
综合部应核对合同份数，建立收、发文登记，正本存档，副本（或复印件）分发财务、工程、工程监理等职能部门或配合单位；有须借阅的，建立借阅登记。
合同评审记录及合同洽谈纪要由经济部保管。
（二）工程材料、设备管理
1、严把材料进场验收关。
对施工单位采购的钢筋、水泥、砂、石子、砖.电气材料、装饰材料等，要抽样检查产品的质量与出场合格证、对于不符合设计或标准要求的材料及设备，要责成施工单位退货、调换或重新采购。
2、严把材料使用安装关。
抽验钢筋、水泥等施工材料能否满足施工质量要求，督查施工单位严格按施工技术规程、规范进行施工；对于电气、装饰等材料，督查施工单位严格按照设计和有关规程、规范要求进行施工安装。
3、对于电梯、通风、消防等关键设备，要按照我公司有关规定组织监理人员验收。
（三）工程进度和计划管理
1、依据施工图设计和有关规范要求，及时审查批准施工单位提交的施工组织设计（或施工方案）和工程进度计划方案。
由施工单位每月起草工程的月进度计划报甲方一份和监理一份，同时审查施工单位的月进度计划是否与目标责任书中的进度相符，如不一致时退回重新调整。
2、检查监督施工单位是否按确认的进度计划组织施工，若工程实际
进度与经确认的进度计划不符，要责令施工单位提出改进措施，赶回施工工期。
如连续两个月实际进度比计划进度滞后时，扣除当月进度款的5%—10%。
工程竣工实际进度比计划进度滞后时每拖延一天扣总价的2‰。
3、认真核定施工单位每月所报工程进度款是否与工程形象同步，同时审核施工单位所报的现场签证及变更。
4、如遇设计变更、工程量增减或其它可能延误施工工期的情况，要及时通知施工单位，以免造成重大损失和延误工期。
（四）工程质量和安全管理
1、审核监理单位的质量检查体系和施工单位的质量保证体系是否健全，设备和人员能否满足施工要求。
对监理单位和施工单位质量体系不健全的，要责令其定期整改，直到满足施工要求为止。
2、在不影响施工正常进行的情况下，随时检查检验施工单位是否认真按照标准、规范和设计图纸要求以及监理工程师发出的指令进行施工。
对于工程质量达不到约定标准的部分，要责成施工单位拆除和重新施工，直到符合约定标准。
3、监督检查施工质量的内容主要有：
（1）施工单位质量检测人员及设备是否到位，质量自检系统是否完备。
（2）监理单位旁站监理是否到位。
（3）各道工序的施工质量是否符合标准、规范和设计要求。
（4）施工过程中现场取样（建设单位必须在场）
（5）及时处理质量缺陷，避免出现重大质量事故。
（6）进行分部工程和隐蔽工程的中间质量检验。
（7）及时督促消防、人防、节能等专项验收。
（8）组织竣工验收。
4、监督施工单位遵守工程建设安全生产有关规定，严格按安全标准组织施工。
检查施工单位施工过程中的各项安全防护措施，消除安全事故隐患。
5、随时检查施工单位是否按照太原市绿色文明工地施工。
6、严格执行标准、规范，认真负责，公平、公正开展质量监督和安全监督管理工作。
在处理工程质量问题和安全事故中，对被监督方要一视同仁，不偏袒、不刁难，秉公办事。
（五）工程资料管理
1、在工程管理和施工过程中，对监理单位和施工单位提交的报告要按约定时间做出书面答复。
2、随时抽查监理单位、施工单位的施工原始资料和与工程有关的其它资料。
3、按合同要求，责成监理单位提交监理工作月报及监理业务范围内的专项报告;责成施工单位提交施工组织设计、施工方案、工程进度和工程量报告以及其它有关方案或报告。
4、及时做好建设单位自身工程资料的收集、整编工作，要使整编资料真实准确的反映出施工进度完成情况，以及施工管理过程中发生的关键问题和处理结果。
5、监督监理单位和施工单位按照诚实信用的原则，真实准确地做好施工过程记录和有关报告。
决不允许有隐瞒事实真相、出具假报告等违规违法事情的发生。
（六）施工图管理制度
1 目的
施工图纸的管理是房地产企业技术管理中的重要环节，为正常的
工程施工管理、良好的物业管理所必需，并为最终的竣工结算打下基础。
2 施工图纸管理内容：
2.1 接到设计单位送来的图纸应立即整理，编号和分发。
2.2 完整的施工图应包括总配图及总说明、总目录、建筑图、结构图、设备图（给排水、采暖、通风、空调、设备安装等）、电气图（配电、照明、综合布线、自动报警、安防等）、室内装饰图、标准图、通用图、设计说明书等。
2.3 施工图纸的数量应在20套，包括精装本4套，平装16套。
3 施工图纸的管理程序:
3.1 图纸的整理。
收到图纸后，核对其套数、页数、种类，并按用途进行分类、编号、登记。
3.2 图纸的分发。
3.2.1 项目公司申报开工证及进行工程招标、消防报审、设计审查各一套。
3.2.2 公司存档2套，总工1套，工程部、核算部各1套。
3.2.3 工地现场2套。
3.2.4 施工单位4套（为其保留4套作为绘制竣工图使用），监理公司1套。
3.2.5 分发登记：分发时间、领取人单位、姓名、数量。
3.3 图纸的保管，由驻项目公司工程技术人员保管。
3.4 图纸的收回、作废，对因设计变更而作废的图纸应及时收回、登记，并加盖作废章。
4 竣工图纸的管理细则:
4.1 工程竣工验收后一般在30天内应完成竣工图，由施工单位负责绘制。
4.2 一般少量的局部变更可在原图上更改。
4.3 对局部更改（变更量大于4.2条者）可在图上增画大样图或部分更改图。
4.4 对改动较大的部分要重新绘制。
4.5 竣工图一般应绘制4套，绘制完成后由监理公司审核。
4.6 监理公司审核后加盖审核章上交驻项目公司技术人员。