(完整版)公司档案管理制度及公司文件合同管理规定
（完整版）公司档案管理办法及实施细则.doc
（完整版）公司档案管理办法及实施细则.doc档案管理办法及实施细则为了加强和规范公司内部档案管理⼯作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项⼯作，结合公司实际，特制定本办法。
⼀、档案管理1、主要内容1.1档案是公司在施⼯⽣产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。
包括保密制度、⾏政、经营、⽣产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和⼈事档案等，其构成以项⽬、设备和会计、经营档案为主体。
1.2公司档案⼯作是企业管理基础⼯作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实⾯貌的⼀项⼯作。
1.3公司档案管理⼯作要坚持集中统⼀的管理原则。
2、⽂件的收集与归档2.1 各部门形成的⽂件材料，由各部门专职或兼职档案管理⼈员负责收集管理，并于每年 12 ⽉ 31 ⽇之前向公司办公室办理移交。
2.2⼀项⼯作由⼏个部门参与办理的，在⼯作中形成的⽂件材料，由主办部门或⼈员收集，交⾏政部备案。
会议⽂件由⾏政部收集。
2.3 ⾏政部在接收移交的档案后，应对移交档案进⾏检查、汇总、并编制档案总⽬录。
2.4⾏政部对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专⽤的档案装具，档案排列⽅法要科学，以便查找。
2.5 定期进⾏对库房档案的清理核对⼯作，做到账务相符，对破损、载体变质的档案要及时进⾏修补或复制。
2.6收进的档案要及时⼊库，借阅档案归还后，及时放回原处。
3、公司⽂件材料归档的基本要求3.1 归档的⽂件材料必须完整。
3.2 归档的⽂件材料必须准确地反映公司⽣产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
3.3归档的⽂件材料必须层次分明，符合其形成规律。
4、公司⽂件材料的归档范围4.1保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；⼯作计划、总结等。
4.2⾏政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性⽂件；组织变⾰、变迁、⼤事记、年报等⽂件材料；发展规划、⼯作总结汇报；政府机关颁发的重要⽂件。
公司档案及文件管理制度7篇
公司档案及文件管理制度7篇公司档案及文件管理制度（篇1）第一章：总则一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情景，特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合公司实际，根据不一样的制度资料编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。
四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
第二章：职责范围一、办公室管理人员直理解行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。
四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展供给相应的服务。
五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。
七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如:名片印制、收发传真等。
第三章：工作规范一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。
二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。
第四章：办公室事务管理一、文书管理制度文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自我的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。
本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。
档案是文书基础上构成的，档案是文书的延续。
现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。
(一)文件管理制度第一条：管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
公司档案管理制度及公司文件、合同管理规定
一． 定义
公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、决定决议、通知、交流信息的重要工具。
二． 发文的范围
凡是以公司名义发出的文件、管理制度、通知、决定、决议、编写的会议纪要等，ห้องสมุดไป่ตู้属发文范围。
公司的公文主要分为以下类：
（1）管理制度
（2）
适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。
3、集团办公室设兼职档案管理人员，档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
6、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
七、档案查阅和借阅要求
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《档案借阅复印登记表》。
2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还。
3、必须爱护档案,不得抽换档案内文件，保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
4、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
7、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
五、档案管理员的职责
1、集团办公室设兼职档案管理人员，统一收集管理公司全部应归档资料。
2、具体负责工作：负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。
(完整版)公司档案资料管理办法
公司档案资料管理办法（试行）一、目的为加强公司档案管理工作,规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定，特制定本办法。
二、适用范围本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料.三、机构设置及职责公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理,隶属于公司办公室。
各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。
四、档案归档1．归档要求归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。
合同要存正本,公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件.文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。
属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号.归档的文件和资料要求质量优良,图样清晰,字迹工整,装订整齐美观，禁用字迹不牢固的工具书写.对软盘、光盘、声像、照片等资料,归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改.凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归档。
因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。
归档文件和资料如有保密要求和查阅限制的，由归档部门与档案室拟定保密级别和限制查阅使用范围.2．归档时间工程、研发项目资料在项目完工后一个月内归档.各类管理文件、产品标准、技术文件每一年年末归档一次。
其余各类具有保存价值的文件和资料应及时归档.3．归档程序和手续各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。
归档时要作《档案移交（接收)登记》，属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》，经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。
对不完整、不准确或不符合存档要求的各类档案，档案室有权要求归档部门完善达到要求后再办理归档手续。
公司档案的管理制度
公司档案的管理制度第一章总则第一条为规范和加强公司档案管理，保护公司档案的完整性、保密性和可追溯性，提高工作效率和信息化管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司范围内各类纸质档案和电子档案的管理，包括全公司内的档案管理机构、各相关部门、各级管理人员、全体员工及有关外部机构和人员。
第三条公司档案的管理遵循依法、规范、安全、高效的原则，强调档案管理的科学性、合理性、规范性和透明度，维护公司档案的价值和利益。
第四条公司档案管理按照分类、鉴定、归档、检索、传递、保管、销毁等环节进行，确保档案的准确、及时和恢复性管理。
第二章档案管理机构第五条公司设立档案管理机构，具体管理档案工作，负责全公司档案管理的组织、协调和督导，属于公司管理层次。
第六条档案管理机构负责统筹公司档案传统和数字化管理、文献档案和业务档案、档案保管和档案利用，保证公司档案工作的顺利进行。
第七条档案管理机构设立专门档案管理员，经过档案管理培训，具备一定的专业技能和管理能力，维护公司档案的权益。
第八条档案管理机构设立档案管理委员会或工作组织，进行档案管理工作的讨论、研究和决策，根据实际情况确定档案管理的具体措施和方案。
第三章档案管理职责第九条公司档案管理机构负责公司档案管理制度的设计和实施，管理档案管理工作的规章制度和技术标准。
第十条公司各级管理人员负责全公司档案管理工作的推动和落实，履行档案管理的领导责任，保障档案管理的正常运转。
第十一条公司各相关部门负责本部门档案的管理，按照公司档案管理制度和要求进行档案管理工作，维护本部门档案的完整性和安全性。
第十二条公司全体员工负责本人档案信息的准确、完整和及时更新，按照公司档案管理要求进行档案管理工作，确保公司档案的信息化管理。
第四章档案管理流程第十三条档案管理流程包括档案采集、归档、检索、传递、保管、销毁等环节，在档案管理制度规定范围内进行。
第十四条档案采集包括新建档案、收集档案、整理档案、分类档案等工作，确保公司档案的信息全面和完整。
公司档案管理规章制度范本
公司档案管理规章制度范本第一章总则第一条为规范公司档案管理工作，有效保护公司档案的完整性和安全性，提高档案利用效率，维护公司的合法权益，特制定本规章制度。
第二条公司全体员工均应遵守本规章制度，加强对公司档案的管理和保护，确保公司档案工作的顺利开展。
第三条公司档案管理工作的原则是依法、科学、规范和合理，倡导信息共享、服务企业发展的理念。
第二章档案管理的范围第四条公司档案管理范围包括：公司成立的文件、业务活动中产生的各类档案、相关报道、资料、图纸等。
第五条公司档案管理的内容主要包括：公司档案的收集、整理、保存、利用和销毁等。
第三章档案管理的基本原则第六条公司档案管理工作必须遵循以下基本原则：（一）依法原则。
公司档案管理必须遵循国家有关档案管理法律法规的规定，保障档案的安全、完整和真实。
（二）保密原则。
公司档案管理要做到保密制度健全，保护档案的机密性和安全性。
（三）保护原则。
公司档案管理要做到合理保护档案，确保档案的完整性和可追溯性。
（四）利用原则。
公司档案管理要做到合理利用档案，提高信息的传递效率和利用效益。
第四章档案管理的组织结构第七条公司设立档案部门，负责公司档案管理工作。
档案部门设置档案管理员，具体负责公司内部档案管理工作。
第八条档案管理员由公司任命，具备相关专业知识，负责制定公司档案管理制度、管理档案资料、监督执行情况等工作。
第五章档案管理的具体要求第九条档案管理的具体要求如下：（一）收集档案：公司档案部门负责收集公司各类档案，确保档案的完整性和真实性。
（二）整理档案：公司档案部门应按照规定对档案进行分类、整理，保持档案的清晰性和可检索性。
（三）保存档案：公司档案部门负责制定档案保存规定，确保档案保存环境适宜，保护档案的完整性。
（四）利用档案：公司档案部门负责提供档案的查询、借阅服务，促进档案的合理利用。
（五）销毁档案：公司档案部门应按照规定制定档案销毁流程，定期清理无用档案，并规范执行。
第六章档案管理的监督与检查第十条公司对档案管理工作进行定期检查，发现问题应及时纠正并提出整改意见。
公司文件及档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件及档案的管理，确保文件及档案的完整、准确、安全和有效利用，提高工作效率，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件及档案的管理工作。
第三条文件及档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分类存放；（三）依法归档，规范管理；（四）方便利用，确保安全。
第二章文件及档案的分类与归档第四条文件及档案分为以下类别：（一）文书档案：包括公司文件、内部通知、会议纪要、报告、请示、批复等；（二）合同档案：包括与公司业务相关的各类合同、协议、协议书等；（三）财务档案：包括会计凭证、财务报表、税务报表等；（四）人事档案：包括员工档案、劳动合同、工资表等；（五）其他档案：包括公司资质证明、设备档案、专利证书等。
第五条文件及档案归档要求：（一）归档文件应齐全、完整，不得有破损、污损、丢失等情况；（二）归档文件应按照分类、编号、编目、登记等要求进行整理；（三）归档文件应按照档案保管期限规定，及时归档。
第三章文件及档案的保管与利用第六条文件及档案的保管：（一）公司设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施；（二）档案室应保持通风、干燥、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗等；（三）档案员负责档案的日常管理工作，定期检查档案保管情况。
第七条文件及档案的利用：（一）员工需查阅文件及档案，应向档案室提出申请，经批准后方可查阅；（二）查阅文件及档案应遵守以下规定：1. 不得擅自复制、摘抄、销毁档案；2. 不得将档案带出档案室；3. 不得泄露档案内容；4. 查阅完毕后，应将档案归还原位。
第四章文件及档案的销毁第八条文件及档案的销毁应遵循以下规定：（一）文件及档案保管期满，需销毁的，应编制销毁清单，经公司领导批准后销毁；（二）销毁文件及档案时，应采取有效措施，确保信息安全；（三）销毁文件及档案后，应做好销毁记录，并存档备查。
第五章责任与奖惩第九条公司领导对本公司的文件及档案管理工作负总责，各部门负责人对本部门的文件及档案管理工作负直接责任。
公司管理档案管理制度
公司管理档案管理制度一、总则为规范公司档案管理工作，保障公司信息资源的安全和完整性，提高档案利用效率，特制定本制度。
二、管理档案的基本原则1. 真实性原则：管理档案必须真实、准确、权威，不得捏造、篡改。
2. 完整性原则：管理档案必须保持完整，不得遗漏、破坏。
3. 保密性原则：管理档案必须保密，不得泄露公司机密信息。
4. 利用性原则：管理档案应当根据需要被合理利用，不得滞留、废弃。
5. 规范性原则：管理档案应当按照规范的流程和标准进行管理。
三、档案管理体系1. 设立档案管理部门，负责公司所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作。
2. 制定档案管理规定和流程，规范档案管理工作。
3. 定期进行档案清点和整理，确保档案的完整和安全。
4. 配备专门的档案管理系统，便于档案的查找和利用。
5. 负责对外借阅档案的审批工作，严格控制档案的流转。
6. 制定档案销毁和转移规定，确保档案的合法销毁和转移。
四、档案的收集与整理1. 对公司各部门产生的档案进行分类、编目和整理，并制定档案目录，方便查找。
2. 确保档案的存档环境干燥、通风、防潮、防火，保证档案的安全。
3. 对历史档案进行鉴定和选择，确定哪些档案需要永久保存，哪些档案可以销毁。
4. 对电子档案进行备份和加密，确保电子档案的安全性和可靠性。
五、档案的利用与传递1. 公司内部部门需要使用档案时，应当提出申请，经过审批后方可查阅。
2. 对外借阅档案时，必须经过相关部门审核和签字确认，确保档案的安全性。
3. 对于有重要机密信息的档案，应当加强保密措施，避免泄露。
4. 对于有利于公司发展和经营的档案，应当积极传递和推广，促进公司的进步和成长。
六、档案的销毁与转移1. 档案销毁必须经过严格审批程序，确保档案的合法销毁。
2. 档案销毁后必须备案，确保销毁程序合规。
3. 档案转移时必须经过相关部门审核和签字确认，确保档案的安全流转。
4. 对于需要永久保存的档案，应当定期进行修整和整理，确保保存的完整性。
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公司档案管理制度及公司文件、合同管理规定第一部分公司档案管理制度一、目的为了建立健全公司档案管理制度和规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，同时使档案更有效地为公司管理、经营等各项工作服务，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围1、凡是以公司名义发出的文件、管理制度、通知、决定、决议，会议纪要等。
相关规定详见第二部分《华裕农业科技有限公司文件管理制度及规范格式标准》、第三部分《公司文件格式规范标准》。
2、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
相关规定详见第四部分《合同编号管理办法》。
三、归档制度1、凡属归档范围的文件资料，均由公司集团办公室集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
2、归档的文件资料，原则上必须是原件，各部门保存复印件。
原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的，集团办公室保存复印件，并备注原件的保留部门，以备查阅。
3、所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号，留存电子版。
4、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交集团办公室档案处。
部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
四、档案保管制度1、公司集团办公室以及各部门设专门存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、集团办公室设兼职档案管理人员，档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
6、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
7、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
五、档案管理员的职责1、集团办公室设兼职档案管理人员，统一收集管理公司全部应归档资料。
2、具体负责工作：负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
六、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行“月度归档”和“年度归档”制度，即：每月30日和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。
各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、实施细则：各生产场区开每月生产会时将需要归档的原件上交到总经办王如，其它各部门包括采购部、后勤部、营销部、财务部、孵化部、项目部、人事部、技术部、总经办、集团办等公司行政后勤部门按照归档期，需直接将归档资料提交到集团办档案管理人员韩慧敏处。
七、档案查阅和借阅要求1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《档案借阅复印登记表》。
2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还。
3、必须爱护档案,不得抽换档案内文件，保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
4、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
第二部分公司文件管理制度一．定义公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、决定决议、通知、交流信息的重要工具。
二．发文的范围凡是以公司名义发出的文件、管理制度、通知、决定、决议、编写的会议纪要等，均属发文范围。
公司的公文主要分为以下类：（一）管理制度适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。
“条例”一般应用于系统性制度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。
（二）工作通知适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项。
（三）人事通知适用于公布公司体制机构变动，干部任免，人员录用、晋升、调动、降职等事项。
（四）会议纪要适用于全公司性会议进行的记录的文件。
凡各业务部门，如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。
（五）对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。
（六）决定、决议对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。
（七）通报表彰先进，批评错误，传达重要信息。
（八）其它其它有关公司的重大事项三．发文程序公司行政文件由集团办公室或总经办起草，主管副总审核，总经理或董事长审批签发；公司各部门的文件由各部门负责起草，主管副总审批，签发。
对全公司影响较大，涉及两个以上部门分管范围文件，须由总经理审批签发。
文件审批签发后，由起草部门再次校对、打印、盖章、下发、流转。
四．文件控制程序（一）文号管理公司所有发文，一定要由集团办公室统一编号，各部门在起草文件时，先向集团办公室索要文号，并统一排版。
统一编号格式为冀华裕字〔2014〕1号、冀华裕字〔2014〕2号……按顺序编号。
（二）文件处理遵循《公司档案管理制度》的归档制度执行。
1. 公司所有发文，发文部门应有存档，经批准领导签字文件原稿连同电子版由集团办公室分别分类归档，保存备查。
集团办公室对公司发文存档后，将电子版分类编入公司文件汇编，并转发给各部门传阅。
凡传阅原件的部门或个人需按照《档案查阅和借阅要求》进行传阅手续登记，集团办公室做好传阅台账。
2. 属于保密的文件，起草部门确定报送范围。
保密文件由起草文件部门专人印制、报送，保密文件由起草部门收回归档，集团办公室对保密文件电子版亦不编入公司文件汇编。
第三部分公司文件格式规范标准一. 眉首（一）发文标识由公司全称“华裕农业科技有限公司”后面加“文件”组成。
37号宋体字，加粗，居中，用红色标识。
（二）发文字号由公司简称字、年份和序号组成，字体三号仿宋。
年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称（1995不能简写成95，2004不能写成04），用六角中括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
例：冀华裕字〔2013〕1号代表公司文件。
注意：用直角中括号“冀华裕字[2004]10号”，用小括号“冀华裕××（2004）10号”都是不规范的。
发文字号之下印一条与版心等宽的红色反线，粗细2磅。
（三）批准人批准人平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字，批准人后标全角冒号，冒号后居右空4字。
二. 主体（一）公文标题红色反线下用二号宋体字加粗，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
标题段前空1行。
（二）主送部门标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送部门名称后标全角冒号。
（三）公文正文主送部门名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。
数字、年份不能回行（一个阿拉伯数字、年份不能分成两行）。
正文内容用四号宋体字，行间距1.5倍。
（四）附件公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称，名称为四号仿宋字体。
附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1．×××××”）；附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。
（五）落款文件底部落款签名和日期使用宋体四号字，标注公司全称华裕农业科技有限公司XX部门。
时间标法：201X年11月01日，日期位于公司名称下相对于公司名称居中。
三. 文件签收表文件涉及部门负责人对文件进行签收，并由档案管理人员存档。
表格内容小四号楷体，表格内容水平、垂直对齐方式为居中。
例：文件签收表：文件签收表下空一行是版记。
四．版记（一）主题词“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号宋体字；词目之间空1字。
（二）抄送抄送指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他人或部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。
公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关内容为三号宋体回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
（三）版记中的反线版记中各要素之下均加一条红色反线，宽度同版心159mm，粗细1磅。
（四）版记的位置版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。
五. 页面设置（一）页边距页边距上下均为2.5，左2.6，右2.6左侧装订，装订距纸张左面8mm。
（二）页码用五号Times New Roman字体居中标页码数字。
第四部分合同编号管理办法一、目的为规范合同管理，便于合同登记、归档和查阅，同时适应公司档案管理制度，现对合同编号做出如下规定，请各部门遵照执行。
二、合同编号规则的说明合同编号：HY－承办部门编号/签订年月－序号三、承办部门编号的说明以各部门名称首字母大写作为部门编号，如下：1、集团办公室－JTB2、营销部－YX3、人事部－RS4、孵化部－FH5、财务部－CW6、种鸡部-ZJ7、后勤部-HQ8、技术部-JS9、采购部-CG10、生产办公室-SCB11、江西华裕-JXHY四、签订年月－序号的说明采取格式：201401－0001序号：各部门按照顺序，自行编号。
五、举例如：2014年一月采购部签订的第一份采购合同编号HY－CG/201401－0001单位编号编号承办部门编号签订年月部门合同顺序号HY - CG / 201401 - 0001六、合同归档遵循《公司档案管理制度》的归档制度执行，统一将合同原件报送集团办公室归档。
同时各相关部门负责人指派相应人员对合同进行编号、整理、部门归档。
集团办公室档案处接收到各部门提交合同原件后，按照部门、年份分类归档。
七、合同控制实行合同统一编号管理后，各部门需支付合同方款项时，应提交一份合同原件或复印件至财务部，财务部接到到正确的合同编号，才予以付款。
八、本规定自公布之日起执行。
在此之前5年内签定的合同也收录在档案中。
附件：1.公司文件标准格式范例2.公司会议纪要标准格式范例3.档案借阅/复印登记表华裕农业科技有限公司 2014年12月2日附件2：公司会议纪要标准格式范例华裕农业科技有限公司会议纪要冀华裕字〔2014〕X号会议时间：2014年11月14日15:30-16:00会议地点：公司总经理办公室会议主持：XXXX参会人员：XXX、XXX、……XXX。
会议记录：XXX会议议题：XXX会议内容：一、标题1、小标题……………………………………………………………………………………………………………………。
2、小标题……………………………………………………………………………………………………………………。