公司合同档案管理规定
合同存档收纳管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为了加强合同管理，规范合同存档收纳工作，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同管理效率，根据《中华人民共和国合同法》和国家有关档案管理的法律法规，制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有合同存档收纳工作。
第三条合同存档收纳工作应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格执行国家有关法律法规，确保合同档案的合法性、合规性。
（二）完整性原则：确保合同档案的完整性，不得遗漏、损毁、伪造。
（三）准确性原则：确保合同档案内容的准确性，不得篡改、伪造。
（四）安全性原则：确保合同档案的安全，防止丢失、泄密。
（五）保密性原则：严格保护合同档案中的商业秘密和保密信息。
第二章合同存档范围第四条合同存档范围包括以下内容：（一）公司与其他单位、个人签订的各类合同，包括但不限于购销合同、租赁合同、承揽合同、技术合同、服务合同、合作合同等。
（二）公司内部管理合同，如劳动合同、聘用合同、保密协议等。
（三）公司与其他单位、个人签订的补充协议、变更协议、解除协议等。
（四）其他需要存档的合同文件。
第三章合同存档程序第五条合同存档程序如下：（一）合同签订后，合同签订人应将合同原件及相关附件提交给合同管理部门。
（二）合同管理部门对提交的合同进行审核，确保合同内容合法、合规、完整。
（三）合同管理部门对审核通过的合同进行编号、登记，并将合同原件及相关附件存档。
（四）合同管理部门将合同电子版录入合同管理系统。
第四章合同存档管理第六条合同存档管理包括以下内容：（一）合同档案的整理、分类、编目。
（二）合同档案的保管、维护、修复。
（三）合同档案的查阅、借阅、复制。
（四）合同档案的销毁。
第七条合同档案的整理、分类、编目应遵循以下原则：（一）按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类。
（二）按照合同内容、合同签订人、合同履行期限等进行编目。
（三）确保合同档案的完整性和准确性。
第八条合同档案的保管、维护、修复应遵循以下原则：（一）确保合同档案的物理安全，防止火灾、水灾、虫蛀、霉变等。
公司合同档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有合同档案的管理，包括但不限于合同签订、履行、变更、解除、终止等过程中的各类合同档案。
第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格按照国家法律法规和公司规章制度进行合同档案管理。
（二）统一管理原则：实行集中统一管理，确保合同档案的完整性和连续性。
（三）安全保密原则：加强合同档案的保密工作，防止泄露公司商业秘密。
（四）高效利用原则：提高合同档案的检索和利用效率，为公司经营管理提供有力支持。
第二章组织机构与职责第四条公司设立合同档案管理领导小组，负责公司合同档案管理的总体规划和组织实施。
第五条合同档案管理领导小组的主要职责：（一）制定公司合同档案管理制度；（二）审批合同档案的归档、借阅、销毁等工作；（三）监督合同档案管理的执行情况；（四）组织开展合同档案管理的培训和考核。
第六条合同管理部门负责公司合同档案的具体管理工作，其主要职责：（一）建立健全合同档案管理制度；（二）负责合同档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等工作；（三）对合同档案进行鉴定、整理和数字化处理；（四）定期对合同档案进行清查、统计和分析；（五）配合审计、司法等部门的调查取证工作。
第三章合同档案的收集与整理第七条合同档案的收集应包括以下内容：（一）合同文本；（二）合同签订、履行、变更、解除、终止等相关文件；（三）合同履行过程中的相关凭证、记录；（四）合同履行过程中产生的其他有关资料。
第八条合同档案的整理应遵循以下要求：（一）分类整理：根据合同类型、合同期限、合同履行情况等进行分类；（二）编号归档：对合同档案进行统一编号，并按照编号顺序归档；（三）目录编制：编制合同档案目录，包括合同编号、合同名称、合同签订日期、合同履行期限、合同金额、归档日期等信息；（四）归档要求：合同档案的归档应完整、准确、清晰。
档案管理制度合同管理
第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同档案的管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、技术合同等。
第三条公司合同档案管理遵循以下原则：（一）依法合规：严格遵守国家法律法规，确保合同档案的合法性；（二）真实准确：保证合同档案内容真实、准确，反映合同签订和履行情况；（三）安全保密：加强合同档案的保密工作，防止信息泄露；（四）方便利用：确保合同档案的查阅、复制、借阅等便捷高效。
第二章合同档案的收集与整理第四条合同档案的收集：（一）合同签订部门在签订合同后，应及时将合同原件、相关附件、合同签订审批表等材料报送档案管理部门；（二）合同签订部门应定期对合同档案进行清查，确保档案的完整性。
第五条合同档案的整理：（一）按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类；（二）对合同档案进行编号、编目，建立档案目录；（三）合同档案的装订应符合规范，便于查阅和保管。
第三章合同档案的保管与利用第六条合同档案的保管：（一）档案管理部门应设立专门的合同档案库房，配备必要的保管设施；（二）合同档案应按照规定的温湿度要求进行保管，防止霉变、虫蛀、火灾等灾害；（三）合同档案的查阅、复制、借阅等，应办理相应的审批手续。
第七条合同档案的利用：（一）合同档案的查阅、复制、借阅等，应严格按照审批程序进行；（二）合同档案的利用应保证其保密性，不得泄露公司商业秘密；（三）合同档案的利用不得影响合同档案的保管和使用。
第四章合同档案的销毁与归档第八条合同档案的销毁：（一）合同档案的销毁应严格按照国家法律法规和公司相关规定执行；（二）合同档案的销毁需经公司领导批准，并由档案管理部门负责实施。
第九条合同档案的归档：（一）合同档案的归档应按照规定的期限和程序进行；（二）归档的合同档案应经过整理、编号、编目等环节。
第五章责任与奖惩第十条合同档案管理人员应认真履行职责，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用。
公司档案管理规定（四篇）
公司档案管理规定第一条总则为了规范公司档案管理工作，有效保护公司档案的安全和完整性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规的规定，结合公司的实际情况，制定本规定。
第二条档案管理的目标公司的档案管理目标是：做到内容科学、归档规范、案卷完整、查阅便捷、利用高效、安全可靠。
第三条档案管理的原则公司的档案管理遵循以下原则：1. 确保档案的真实性、准确性、完整性和及时性。
2. 保护档案的安全性和机密性。
3. 优化档案的利用效率和服务质量。
4. 创新档案管理模式和方法，提高管理效能。
第四条档案分类公司的档案按照不同的分类标准进行分类，主要包括以下几类：1. 行政档案：包括机构设置、人事档案、办公档案等。
2. 经营档案：包括财务档案、合同档案、购销档案等。
3. 项目档案：包括项目计划、实施过程、验收报告等。
4. 技术档案：包括研发成果、技术标准、专利证书等。
5. 其他档案：包括培训资料、会议纪要、宣传材料等。
第五条档案管理责任1. 董事会：负责档案管理的决策和监督。
2. 档案管理部门：负责公司档案的管理、整理、归档和档案利用等工作。
3. 各部门和岗位：负责本部门档案的管理、整理、移交和归档等工作。
第六条档案管理流程1. 档案的生成：公司各部门根据工作需要生成档案，并及时归档。
2. 档案的整理：档案管理部门负责对生成的档案进行分类和整理。
3. 档案的归档：档案管理部门负责对整理好的档案进行归档，并制作相应的档案目录。
4. 档案的借阅：公司员工需要借阅档案时，需填写借阅申请，经过审批后方可借阅。
5. 档案的归还：借阅结束后，应及时归还档案，并填写归还登记表。
6. 档案的销毁：档案管理部门根据规定的保管期限和销毁程序，对已过期的档案进行销毁处理。
第七条档案管理的安全措施为了保护档案的安全性和机密性，公司采取以下措施：1. 设立专门的档案保管室，并加强门禁管控。
2. 配置相应的防盗防火设施，定期进行安全检查和维护。
合同档案管理规定
合同档案管理规定第一条总则1.1为加强合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《档案法》、《合同法》等有关法律法规的规定，制定本规定。
1.2本规定适用于公司内部所有合同档案的管理工作。
第二条合同档案的收集与整理2.1合同签订后，合同承办部门应当及时将合同文本及相关附件原件送交档案管理部门进行归档。
2.2档案管理部门应当对收集到的合同档案进行整理，按照合同的类型、签订时间、履行期限等因素进行分类，确保档案的完整性和可追溯性。
第三条合同档案的保管与保密3.1档案管理部门应当采取适当措施，确保合同档案的安全、保密，防止档案的遗失、损坏或泄露。
3.2合同档案的借阅、复制、销毁等操作，必须经过档案管理部门的审批，并严格遵循相关规定。
第四条合同档案的利用与销毁4.1合同档案的利用应当遵循公正、公平、公开的原则，确保证据的真实性和合法性。
4.2合同履行完毕后，档案管理部门应当根据档案保管期限的规定，对合同档案进行鉴定，对无需继续保管的档案进行销毁，销毁前应当进行登记、审批。
第五条合同档案的电子化管理5.1档案管理部门应当逐步推进合同档案的电子化管理，提高档案管理效率。
5.2电子合同档案的管理应当符合国家有关电子档案管理的相关规定，确保电子档案的真实性、完整性和可追溯性。
第六条合同档案的监督检查6.1公司应当定期对合同档案的管理情况进行监督检查，发现问题及时整改。
6.2档案管理部门应当配合相关部门的监督检查工作，如实提供合同档案管理的相关资料。
第七条法律责任7.1违反本规定的，按照公司相关制度进行处理，涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。
7.2因违反本规定导致公司遭受损失的，应当承担相应的赔偿责任。
第八条附则8.1本规定由公司董事会负责解释。
8.2本规定自发布之日起实施。
本规定旨在规范公司合同档案的管理工作，保障公司合法权益，维护公司经营秩序，特此规定。
一、五种特殊的应用场合及注意事项1.场景一：合同借阅当需要借阅合同档案时，得先跟档案管理部门打声招呼，填写申请表，经过审批后才能拿到合同档案。
合同_资料_档案管理制度
第一章总则第一条为规范合同资料档案管理，确保合同资料的完整、准确、安全，提高合同资料的使用效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同资料的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等环节。
第三条本制度遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：公司合同资料实行集中统一管理，确保合同资料的完整性和准确性。
（二）分类管理原则：根据合同资料的性质、类别、用途等进行分类管理，便于查阅和利用。
（三）安全保密原则：对合同资料进行严格的安全保密管理，防止泄露公司商业秘密。
第二章合同资料的收集与整理第四条合同资料的收集范围：（一）公司签订的各类合同、协议、承诺书等法律文件；（二）公司内部形成的与合同相关的文件、函件、会议纪要等；（三）合同履行过程中的相关凭证、证明材料等。
第五条合同资料的整理要求：（一）对收集到的合同资料进行分类、编目、归档；（二）对合同资料进行编号，确保编号的唯一性；（三）对合同资料进行数字化处理，建立电子档案。
第三章合同资料的归档与保管第六条合同资料的归档：（一）合同资料收集完毕后，由归档人填写《合同资料归档登记表》；（二）归档人将合同资料提交给档案管理员，由档案管理员进行审核、归档；（三）档案管理员对归档的合同资料进行编号、登记，建立档案目录。
第七条合同资料的保管：（一）档案管理员负责合同资料的保管工作，确保合同资料的安全；（二）合同资料应存放在通风、干燥、防潮、防虫、防鼠的档案室；（三）档案管理员应定期检查合同资料，确保其完整、完好。
第四章合同资料的借阅与销毁第八条合同资料的借阅：（一）借阅人需填写《合同资料借阅登记表》，说明借阅目的、期限等；（二）档案管理员审核借阅申请，批准后办理借阅手续；（三）借阅人应妥善保管借阅的合同资料，按时归还。
第九条合同资料的销毁：（一）合同资料达到销毁条件时，由档案管理员提出销毁申请；（二）档案管理员将销毁申请提交给公司负责人审批；（三）经批准后，由档案管理员组织销毁合同资料，并做好销毁记录。
合同档案管理及档案利用管理制度
合同档案管理及档案利用管理制度第一章总则第一条为了加强合同档案的管理和利用，规范合同档案的收集、整理、归档和利用工作，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，结合公司的实际情况，制定本制度。
第二条合同档案是公司合同管理的重要成果，是公司经济活动的重要记录，是维护公司合法权益的重要依据。
合同档案管理应当遵循真实性、完整性、及时性、保密性的原则。
第三条本制度适用于公司所有合同档案的管理和利用工作。
第四条公司应当设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、归档和利用工作。
第二章合同档案的收集与整理第五条合同档案的收集工作应当从合同签订开始，持续到合同履行结束。
第六条合同档案收集的内容包括：合同文本及附件、合同履行过程中的重要文件、合同纠纷处理文件、合同归档申请表、合同归档清单等。
第七条合同档案的整理工作应当根据档案的内容、形式和特点，进行分类、排序、编号、装订、装盒等工作。
第八条合同档案管理部门应当建立合同档案目录，方便对合同档案的查询和利用。
第三章合同档案的归档与保管第九条合同档案的归档工作应当在合同履行结束后的一定期限内完成。
第十条合同档案应当归档到合同档案管理部门，由合同档案管理部门进行统一保管。
管制度，确保合同档案的安全、保密和完整。
第四章合同档案的利用第十二条合同档案的利用工作应当遵循保密、合法、及时、准确的原则。
第十三条合同档案管理部门应当建立合同档案查询制度，提供查询、借阅、复制等服务。
第十四条利用合同档案应当进行登记，记录利用档案的人员、时间、用途和结果等信息。
第十五条合同档案管理部门应当对利用合同档案的结果进行跟踪和反馈，及时发现和纠正利用合同档案中的问题。
第五章合同档案的销毁第十六条合同档案的销毁工作应当根据合同档案的保存期限和保密要求进行。
毁制度，对销毁合同档案的人员、时间、地点、方式等进行记录。
第六章法律责任第十八条违反本制度的，应当依法承担相应的法律责任。
第十九条合同档案管理部门有权对违反本制度的行为进行制止和处理。
公司合同档案管理制度
公司合同档案管理制度一、背景介绍为了规范公司合同档案的管理，确保公司合同的安全、完整和可追溯，提高公司的管理效率和风险防范能力，制定以下公司合同档案管理制度。
二、管理目标和原则1.目标：建立合理有效的合同档案管理体系，保证合同档案的完整性、可追溯性和安全性。
2.原则：-合同档案管理遵循法律法规和公司规章制度的要求。
-统一管理，明确责任，确保合同档案的真实、准确、安全。
-合同档案管理部门要与业务部门密切合作，共同推进合同档案管理工作。
三、档案管理流程1.合同建档-合同签订时，由签约双方归档员负责立即建档，并将合同信息录入档案管理系统。
-归档员应确保合同文件的完整性和准确性，包括合同正本、副本、附件等。
-归档员将合同案卷编号，并填写档案的基本信息，如合同名称、合同类型、签订日期等。
2.合同存档-合同归档员将合同正本存入密封的档案柜中，确保安全和防火防水。
-合同副本和其他附件可按合同案卷编号进行编号，存入档案柜或档案库中。
-合同归档员应定期检查档案柜和档案库的环境，确保合同档案的安全性和保存环境。
3.合同查询和借阅-公司内部人员可以通过档案管理系统查询合同档案的基本信息。
-需要借阅合同档案的人员需填写借阅申请单，并经过相关部门的批准。
-借阅期限原则上不超过30天，超期需重新申请并经过批准。
-归还合同档案后，档案管理员应进行目录修整和查验，确保合同的完整性。
4.合同档案归档和销毁-合同档案的归档和销毁应符合公司和法律法规的规定。
-归档员负责按照合同档案管理制度的要求进行合同档案的归档和销毁。
-合同销毁前，应经过法务部门确认，按照一定的程序进行销毁，并填写销毁记录。
四、责任和权限1.公司合同档案管理部门负责制定和执行合同档案管理制度，指导并监督各部门的合同档案管理工作。
2.业务部门负责合同档案的交付及相关信息的录入，并配合合同档案管理部门进行查询和借阅工作。
3.合同归档员负责合同档案的建档、存档、归档和销毁工作，并保证合同档案的保密性和安全性。
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公司合同档案管理规定
要点
本规定具体包括公司合同归档的保存期限、管理部门、手续等事项，旨在加强公司的合同归档管
理。
__________________ 公司合同档案管理规定
_______ 年______ 月 ______ 日发布（ _______ ）法合档案字第________ 号
第一条为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理规定（公司合字第号）的规定，制定本规定。
第二条合同档案的保存期限为五年，由公司档案处负责保管。
第三条公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。
第四条合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。
同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。
合同履行完毕后十日内，主办单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法律顾问室。
档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。
第五条根据工作情况，需要查阅档案的，应当由査阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。
借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。
确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。
第六条发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应付有诉讼或者仲裁的全部资料。
诉讼或
者仲裁文书应独立整理归档。
为诉讼或者仲裁的需要，法律顾问室借后应在十日内归还。
如果不能按期归还，应说明理由并报经领导阅知。
第七条主办单位未能按本规定办理归档手续的，对直接责任人扣发一个月的奖金。
借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣发3~12个月奖金处罚。
第八条本规定经董事会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。
第九条本规定自年月日起施行。
附件：合同管理档案
封面
起止 日日 ______________________________________ 档案室
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目录号
案卷号
公司名称 - 立卷单位名称
卷名
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续表
合同基本情况登记
合同名称
合同对名称
方当事法定代 电
人 表人 话
签订日 有效 履行截止期
期 期限 限 名称
经办人 电话
公司主 主办单
办单位 位领导 主办法律顾问
主管公司领导
财务主管标的
合同项
数量
目登记
质量。