企业合同档案管理办法
合同档案管理办法(合同管理制度)
合同档案管理办法（合同管理制度）1.引言2.适用范围本合同档案管理办法适用于公司内所有相关部门以及合同管理人员。
所有与公司业务有关的合同，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同等均适用本办法。
3.管理流程3.1 合同登记合同的登记是合同管理的第一步，合同管理人员应及时登记合同的基本信息，包括合同编号、合同名称、合同签订日期、合同期限、合同金额等。
同时，应将合同文本和相关附件归档并存储在合同档案库中。
3.2 合同审批所有合同必须经过合同审批流程才能生效。
合同管理人员应按照公司规定的程序进行合同审批，确保合同的法律性和合规性。
3.3 合同执行合同执行是合同管理的核心环节，合同管理人员应监督合同的履行情况，确保各方按照合同约定履行相应义务，并定期进行合同执行情况的检查和评估。
3.4 合同变更在合同执行过程中，如果需要对合同内容进行修改或调整，必须经过合同变更的程序。
合同管理人员应详细记录合同变更的内容，并及时更新合同档案。
3.5 合同归档合同归档是合同管理的最后一步，合同管理人员应按照合同的归档要求将合同存档，并建立合同档案的索引和检索系统，便于后续查阅和管理。
4.责任分工4.1 合同管理部门合同管理部门是合同管理的主要责任部门，负责制定和落实合同管理制度、流程和操作规范。
合同管理部门还负责合同档案的日常管理和维护工作。
4.2 合同管理人员合同管理人员是具体执行合同管理工作的责任人员，包括合同的登记、审批、执行、变更以及归档等环节。
他们应具备良好的合同管理意识和专业知识，并按照规定的流程和要求进行操作。
4.3 业务部门业务部门是合同的执行主体，应积极配合合同管理人员的工作，及时提供合同执行所需的信息和支持，并保证合同的履行。
4.4 监察部门监察部门负责对合同管理制度的执行情况进行监督和检查，并提供合同管理相关的指导和培训。
5.档案管理要求5.1 档案分类合同档案应按照合同类型、合同签订日期、合同期限等进行分类，便于后续的查阅和管理。
合同档案管理办法(合同审批流程)
合同档案管理办法（合同审批流程）1. 引言2. 合同档案管理流程2.1 合同归档流程合同起草：相关部门或人员根据需要起草合同，并填写合同起草表。
合同审批：合同起草人将合同起草表和合同正文提交给合同审批人，合同审批人对合同进行审核，并填写审批意见。
合同签订：合同审批通过后，合同签订人将合同正本签署，并将签署后的合同正本、合同起草表和审批意见归档。
合同备案：合同签订后的5个工作日内，合同备案人将合同备案表填写完整，并归档于合同档案库。
2.2 合同查询与检索流程合同查询：相关部门或人员需要查询合同时，向合同管理人员提交合同查询申请，并提供合同查询依据。
合同检索：合同管理人员根据合同查询申请，通过合同管理系统进行合同检索，并提供查询结果。
合同提取：查询申请人对查询结果进行核对确认后，合同管理人员提供合同副本。
3. 合同档案管理责任和权限3.1 合同起草责任和权限合同起草人负责根据业务需要进行合同起草，并填写合同起草表。
合同起草人需要确保合同中的条款和内容符合相关法律法规和公司政策，并妥善保存相关合同备查证明材料。
合同起草人可以向合同审批人提供辅助材料和解释说明。
3.2 合同审批责任和权限合同审批人负责对合同进行审核，确保合同的合规性和合理性。
合同审批人需要在规定时间内完成合同的审批，并填写审批意见。
合同审批人拥有合同审批的决策权，并需按照公司政策和程序进行审批。
3.3 合同签订责任和权限合同签订人需要在签署后的规定时间内将合同正本归档，并妥善保存。
3.4 合同归档责任和权限合同归档人负责对签署后的合同进行归档，包括将合同正本、合同起草表和审批意见整理并存档。
合同归档人需要妥善保存合同档案，并按照合同归档规定进行管理。
3.5 合同备案责任和权限合同备案人负责将签署后的合同备案登记表填写完整，并进行归档。
合同备案人需要妥善保存合同备案表，并按照相关规定进行管理。
3.6 合同查询与检索责任和权限合同查询申请人负责提供合同查询依据，并向合同管理人员提交合同查询申请。
合同档案管理办法
合同档案管理办法第一章总则为规范合同档案的管理、使用，确保企业合同的合法性和保密性，制定本办法。
第二章合同档案的收集和归档2.1 合同档案的收集（1）合同档案的组成：应当包括正、副本、补充协议、终止协议、解除协议等。
（2）收集时应当注明合同编号、时间、当事人、合同类型等信息。
2.2 合同档案的归档（1）合同档案应当根据行业特点和工作需要，分别进行归档，并标明目录，方便查找。
（2）合同档案的归档应当按照备案期限进行分类，并注明档案的保管期限。
（3）合同档案的归档应当有专人负责，并定期进行盘点和检查。
第三章合同档案的管理和使用3.1 合同档案的管理（1）合同档案应当统一管理，实行封存、备份、安全存储等措施，确保档案的完整性和安全。
（2）合同档案应当建立台账，记录合同归档、移交、借阅等信息，避免档案丢失或遗漏。
3.2 合同档案的使用（1）合同档案在保证机密性的前提下，可以向需要用到的人员提供借阅服务，并建立借阅手续和记录。
（2）合同档案的使用应当符合国家法律法规和企业规定，不得擅自泄露和传播。
第四章合同档案的销毁4.1 合同档案的销毁原则（1）合同档案应当根据国家法律规定和企业相关规定，确定销毁时间和方式。
（2）合同档案的销毁应当经过专人审核和批准，并按照相关程序安全、彻底地销毁。
4.2 合同档案的保管期限合同档案的保管期限根据国家和企业规定，分为永久、长期、中期、短期等不同期限，具体期限由企业负责制定。
第五章法律责任和附则5.1 法律责任违反本办法规定，泄露、损毁企业合同档案的，应当承担相应的法律责任。
5.2 附则本办法解释权归本企业法律部门所有。
总结：1. 列举本文档所涉及简要注释如下：- 合同档案：指企业办理各类合同时形成的文件和资料，其中包括正、副本、补充协议、终止协议、解除协议等。
- 目录：指对合同档案进行分类、归档的名单或清单，方便查阅和管理。
- 保管期限：指国家法律规定或企业相关规定规定的合同档案保存时间。
2024新版合同档案管理办法,标准版doc(两篇)
2024新版合同档案管理办法，标准版doc（二）2024新版合同档案管理办法，标准版doc（二）一、引言二、基本要求1. 档案管理部门合同档案管理应设立相应的档案管理部门或责任人，专职负责合同档案的收集、整理、保存和检索工作。
档案管理部门应具备相应的人员和资源保障，并制定相关管理规章制度。
2. 合同档案的建档和归档合同在签订后应及时建立档案并进行归档。
建档包括合同的编号、名称、签订日期、签约双方、合同类型等基本信息，以及合同原文的扫描或复印件。
归档应按照一定的分类和编号原则，以确保档案的有序存放和检索。
合同档案应采取电子存储和纸质存储相结合的方式，确保合同的长期保存和安全性。
3. 合同档案的保密性合同档案应严格保密，避免未授权的人员查阅和泄露。
档案管理部门应定期检查合同档案的存放情况，确保安全可靠的存储环境，并设立权限管理机制，限制档案的访问和修改权限。
4. 合同档案的备份和恢复合同档案应定期进行备份，并确保备份资料的可靠性和完整性。
如发生不可预见的灾害或档案损坏情况，应及时进行档案恢复工作，并采取相应的补救措施，以避免合同档案的丢失和毁损。
5. 合同档案的检索和利用档案管理部门应建立合同档案的检索和利用制度，提供高效便捷的检索工具和系统。
合同档案应具备可检索、可打印、可导出等功能，以满足用户对合同信息的查询和利用需求。
同时，档案管理部门应根据需要提供详尽的合同档案报告，为企业和机构的决策提供参考依据。
6. 合同档案的销毁合同档案在达到保管期限后，经过合法合规的程序可以进行销毁。
档案管理部门应制定合同档案销毁的规定和流程，并严格按照相关法律法规执行。
销毁前应进行合同档案的清查和备案工作，防止非法销毁和遗漏档案的情况发生。
三、结论2024新版合同档案管理办法，标准版doc（一）2024新版合同档案管理办法一、引言二、目的管理办法的目的是建立一个统一的合同档案管理制度，确保合同的存档、归档和检索工作得以有效实施。
合同档案管理办法(合作协议)
合同档案管理办法（合作协议）1. 引言2. 适用范围3. 档案管理流程3.1 合同签订阶段•确定合同的类型和内容；•确定合同签署方以及签约日期；3.2 合同档案存储阶段在合同签订完毕后，需要进行档案存储，具体步骤如下：1.创建合同档案存储系统，包括电子存储和实物存储。
电子存储采用云端存储，实物存储采用合适的档案柜；2.为每份合同标注唯一的编号，该编号由公司内部制定，遵循一定的规则；3.将合同相关的信息录入合同档案管理系统，包括合同编号、甲方、乙方、签约日期等，以便于查询和管理。
3.3 合同档案检索阶段1.使用合同档案管理系统进行查询，输入相应的合同编号或关键字进行检索；2.根据查询结果找到相应的合同档案；3.查看合同档案中的相关信息，并进行必要的复印或打印。
3.4 合同档案销毁阶段对于已经过期或不再使用的合同档案，需要进行销毁，具体步骤如下：1.审查合同档案的保管期限，如果超过保管期限，即可进行销毁；2.将合同档案标记为“销毁”状态，并记录销毁日期；3.按照公司的相关规定进行合同档案的销毁，可以采用彻底破坏或其他合适的销毁方式。
4. 相关责任与权利4.1 合同管理部门职责•制定合同档案管理办法，并进行监督和执行；•确定合同档案管理系统的具体操作规程；•对合同档案进行维护、整理和销毁。
4.2 各部门和员工权利与义务•遵守合同档案管理办法的相关规定；•合同档案查询和使用需提前向合同管理部门进行申请。
5. 异常处理•合同档案变损：如果合同档案在存储过程中出现损坏或变形的情况，需要进行修复或复制，保证档案的完整性。
6. 附则本合同档案管理办法根据公司实际情况进行制定，如有需要，可以进行适当的修改与补充。
合同档案管理办法
合同档案管理办法[合同档案管理办法]第一章总则第一条为规范公司合同档案的管理和利用，提高文件档案工作效率，制定本办法。
第二条公司合同档案应当实行科学分类、完整记录、便于查阅、保存安全的原则。
第三条建立公司合同档案管理制度，明确工作职责，严格管理要求，加强档案管理和文化建设，促进公司各项工作健康发展。
第四条所有涉及公司合同的文件、资料以及其他有关凭证等应当纳入合同档案管理系统。
第二章建立合同档案管理制度第五条公司应当建立健全合同档案管理制度，制定详细的档案管理规章制度，包括以下内容：1、档案管理的组织机构、人员及职责分工；2、档案管理的基本标准、政策和管理制度；3、档案管理的工作程序、流程和工作流程图；4、档案管理的技术要求及保密工作。
第六条合同管理工作应当实行人、钱、物、务、管的分管制度，确保管理工作的合理性和高效性。
第七条各级领导应当充分重视和关心档案管理工作，积极推进公司档案管理工作的各项工作。
第三章合同档案的收集、整理、归档第八条公司合同档案的收集应当实行全面、及时、精准的原则。
第九条公司应当合理设置合同档案的档案室、工作间和存储设备等，保证合同档案的安全。
第十条合同档案应当实行编研和维护，经过初审、定稿、审定、签字等程序后才能够归入档案。
第十一条公司合同档案的收集、整理、归档应当采用分级管理，资料总issuing人和档案管理员双重审批的原则，确定上报文件及档案的级别，保证档案的存储安全。
第四章合同档案的查阅和利用第十二条公司应当合理设置合同档案的查阅和利用制度，明确档案查阅和利用的权限和工作流程，规范档案查阅和利用的工作流程，保障公司的各项业务的正常运转。
第十三条公司合同档案的查阅和利用应当遵守国家法律法规和公司规章制度，并且让人员注重机密和保护相关信息。
第十四条所有查阅和利用的人员，必须在保密方面遵守相关规定，不得向外泄露公司机密。
第十五条公司内部相关工作人员可以依据工作需要、实际情况查阅和利用公司档案，同时也可以通过各种途径和渠道获取档案信息，但必须保护公司机密信息，确保档案信息不受人为伤害。
合同档案管理规定
合同档案管理规定第一条总则1.1为加强合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《档案法》、《合同法》等有关法律法规的规定，制定本规定。
1.2本规定适用于公司内部所有合同档案的管理工作。
第二条合同档案的收集与整理2.1合同签订后，合同承办部门应当及时将合同文本及相关附件原件送交档案管理部门进行归档。
2.2档案管理部门应当对收集到的合同档案进行整理，按照合同的类型、签订时间、履行期限等因素进行分类，确保档案的完整性和可追溯性。
第三条合同档案的保管与保密3.1档案管理部门应当采取适当措施，确保合同档案的安全、保密，防止档案的遗失、损坏或泄露。
3.2合同档案的借阅、复制、销毁等操作，必须经过档案管理部门的审批，并严格遵循相关规定。
第四条合同档案的利用与销毁4.1合同档案的利用应当遵循公正、公平、公开的原则，确保证据的真实性和合法性。
4.2合同履行完毕后，档案管理部门应当根据档案保管期限的规定，对合同档案进行鉴定，对无需继续保管的档案进行销毁，销毁前应当进行登记、审批。
第五条合同档案的电子化管理5.1档案管理部门应当逐步推进合同档案的电子化管理，提高档案管理效率。
5.2电子合同档案的管理应当符合国家有关电子档案管理的相关规定，确保电子档案的真实性、完整性和可追溯性。
第六条合同档案的监督检查6.1公司应当定期对合同档案的管理情况进行监督检查，发现问题及时整改。
6.2档案管理部门应当配合相关部门的监督检查工作，如实提供合同档案管理的相关资料。
第七条法律责任7.1违反本规定的，按照公司相关制度进行处理，涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。
7.2因违反本规定导致公司遭受损失的，应当承担相应的赔偿责任。
第八条附则8.1本规定由公司董事会负责解释。
8.2本规定自发布之日起实施。
本规定旨在规范公司合同档案的管理工作，保障公司合法权益，维护公司经营秩序，特此规定。
一、五种特殊的应用场合及注意事项1.场景一：合同借阅当需要借阅合同档案时，得先跟档案管理部门打声招呼，填写申请表，经过审批后才能拿到合同档案。
合同档案管理办法
合同档案管理办法合同档案管理办法一、总则为了规范公司合同档案的管理工作，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，制定本合同档案管理办法。
二、合用范围本办法合用于公司所有合同档案的管理工作，包括合同的签订、存档、检索、归档等各个环节。
三、合同档案管理职责1. 董事会：负责制定合同档案管理的政策、目标和计划，对合同档案管理工作进行监督和检查；2. 合同管理部门：负责具体的合同档案管理工作，包括合同的存档、整理、归档等；3. 各部门负责人：负责各自部门的合同档案的管理和使用，并向合同管理部门及时提供相关文件和信息；4. 员工：严格按照合同档案管理办法的要求，正确使用和保管合同档案；5. 档案管理员：负责合同档案的整理、分类、归档和检索等工作，并保持档案的完整性和安全性。
四、合同档案管理流程1. 合同签订：合同的签订必须经过法务部门审核，合同正本一式两份，同时制作副本备案；2. 合同存档：将合同正本交由合同管理部门存档，并填写合同信息登记表；3. 合同整理：合同管理部门对存档的合同进行整理，包括编号、分类、打印归档号、盖章等；4. 合同归档：按照合同的类型、时间和编号将合同归档存放，确保档案的有序性和易查性；5. 合同检索：需要查阅合同时，根据合同的相关信息进行检索，由合同管理部门提供；6. 合同销毁：合同到期或者作废后，按照公司相关规定进行销毁，并填写销毁记录表。
五、合同档案的保管1. 合同档案的存放位置必须设有防火、防水、防潮等设施，并设置安全警报系统；2. 合同档案室必须限制非工作人员的进入，对于进入的员工要进行身份确认；3. 合同档案室要定期进行防火、安全检查，发现问题及时整改；4. 合同管理人员要定期对合同档案进行检查，确保档案的完整性和准确性；5. 合同档案室要备份重要合同的电子文件，确保数据的安全性。
六、合同档案的电子化管理1. 对于大批量的合同档案，可以采用电子化管理方式，利用专门的文件管理软件进行存储和检索；2. 所有电子档案必须进行加密保护，并建立完善的权限管理制度，确保数据的安全性；3. 电子档案的备份必须定期进行，同时备份文件要保存在不同地点以防止灾害损失；4. 电子档案的存储设备要定期检查，发现问题及时更换或者修复。
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合同档案管理办法
为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不
包含劳动合同）。
二、合同档案管理原则
1、合同档案实行公司财务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和
有效利用。
2、财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同
文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部
门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总
经办允许不得作承办人。
三、合同文档的管理办法
1、;
2、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。
3、合同编号规则：承办部门名称首字母－合同签署年、月份（六位）－
顺序号（三位）。
示例：TGB－201102－001（推广部2011年2月份第
1号合同）
4、合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，承办部门
对合同订立、履行全过程负全部责任。
承办部门主管为第一责任人，
承办人为直接责任人。
总经办和审查会签部门对应当提出相关意见而
未提出的，应当承担相应的责任。
5、各相关部门和总经办依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程
进行监察、审计。
6、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签
订合同或具有履约性质的书面文件。
7、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任
制，合同履行及原始资料必须由财务部保管，承办部门只留存影印件。
8、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，
及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已
履行完毕的合同协议，由财务部甄别并予以归案。
9、财务部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合
同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。
10、'
11、各部门员工可在财务部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须
进行登记，方可在财务部办理相关借阅手续，以影印件借出。
合同原
件无特殊情况不得外借。
12、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同
文档的安全。
13、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
14、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情
节予以处罚。
15、已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催款。
四、合同文档的移交
1、各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交财务部存
档。
2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，
符合其形成规律。
倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。
3、—
4、合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。
以双方签字认
可后方可完成交接手续。
行政部
2011年3月10日后附：1、各部门合同编号
2、合同档案移交清单
（
各部门编号（名称首字母）
合同档案移交清单。