03合同与合同档案管理办法
合同档案管理办法(合同审批流程)
合同档案管理办法（合同审批流程）1. 引言2. 合同档案管理流程2.1 合同归档流程合同起草：相关部门或人员根据需要起草合同，并填写合同起草表。
合同审批：合同起草人将合同起草表和合同正文提交给合同审批人，合同审批人对合同进行审核，并填写审批意见。
合同签订：合同审批通过后，合同签订人将合同正本签署，并将签署后的合同正本、合同起草表和审批意见归档。
合同备案：合同签订后的5个工作日内，合同备案人将合同备案表填写完整，并归档于合同档案库。
2.2 合同查询与检索流程合同查询：相关部门或人员需要查询合同时，向合同管理人员提交合同查询申请，并提供合同查询依据。
合同检索：合同管理人员根据合同查询申请，通过合同管理系统进行合同检索，并提供查询结果。
合同提取：查询申请人对查询结果进行核对确认后，合同管理人员提供合同副本。
3. 合同档案管理责任和权限3.1 合同起草责任和权限合同起草人负责根据业务需要进行合同起草，并填写合同起草表。
合同起草人需要确保合同中的条款和内容符合相关法律法规和公司政策，并妥善保存相关合同备查证明材料。
合同起草人可以向合同审批人提供辅助材料和解释说明。
3.2 合同审批责任和权限合同审批人负责对合同进行审核，确保合同的合规性和合理性。
合同审批人需要在规定时间内完成合同的审批，并填写审批意见。
合同审批人拥有合同审批的决策权，并需按照公司政策和程序进行审批。
3.3 合同签订责任和权限合同签订人需要在签署后的规定时间内将合同正本归档，并妥善保存。
3.4 合同归档责任和权限合同归档人负责对签署后的合同进行归档，包括将合同正本、合同起草表和审批意见整理并存档。
合同归档人需要妥善保存合同档案，并按照合同归档规定进行管理。
3.5 合同备案责任和权限合同备案人负责将签署后的合同备案登记表填写完整，并进行归档。
合同备案人需要妥善保存合同备案表，并按照相关规定进行管理。
3.6 合同查询与检索责任和权限合同查询申请人负责提供合同查询依据，并向合同管理人员提交合同查询申请。
合同档案管理办法
合同档案管理办法第一章总则为规范合同档案的管理、使用，确保企业合同的合法性和保密性，制定本办法。
第二章合同档案的收集和归档2.1 合同档案的收集（1）合同档案的组成：应当包括正、副本、补充协议、终止协议、解除协议等。
（2）收集时应当注明合同编号、时间、当事人、合同类型等信息。
2.2 合同档案的归档（1）合同档案应当根据行业特点和工作需要，分别进行归档，并标明目录，方便查找。
（2）合同档案的归档应当按照备案期限进行分类，并注明档案的保管期限。
（3）合同档案的归档应当有专人负责，并定期进行盘点和检查。
第三章合同档案的管理和使用3.1 合同档案的管理（1）合同档案应当统一管理，实行封存、备份、安全存储等措施，确保档案的完整性和安全。
（2）合同档案应当建立台账，记录合同归档、移交、借阅等信息，避免档案丢失或遗漏。
3.2 合同档案的使用（1）合同档案在保证机密性的前提下，可以向需要用到的人员提供借阅服务，并建立借阅手续和记录。
（2）合同档案的使用应当符合国家法律法规和企业规定，不得擅自泄露和传播。
第四章合同档案的销毁4.1 合同档案的销毁原则（1）合同档案应当根据国家法律规定和企业相关规定，确定销毁时间和方式。
（2）合同档案的销毁应当经过专人审核和批准，并按照相关程序安全、彻底地销毁。
4.2 合同档案的保管期限合同档案的保管期限根据国家和企业规定，分为永久、长期、中期、短期等不同期限，具体期限由企业负责制定。
第五章法律责任和附则5.1 法律责任违反本办法规定，泄露、损毁企业合同档案的，应当承担相应的法律责任。
5.2 附则本办法解释权归本企业法律部门所有。
总结：1. 列举本文档所涉及简要注释如下：- 合同档案：指企业办理各类合同时形成的文件和资料，其中包括正、副本、补充协议、终止协议、解除协议等。
- 目录：指对合同档案进行分类、归档的名单或清单，方便查阅和管理。
- 保管期限：指国家法律规定或企业相关规定规定的合同档案保存时间。
合同档案管理办法
合同档案管理办法第一条目的和适用范围为加强合同档案的管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，特制定本办法。
本办法适用于公司所有合同档案的收集、整理、保管、利用和销毁。
第二条合同档案的定义合同档案是指在合同签订、履行、变更、解除过程中形成的文件资料，包括但不限于合同文本、补充协议、往来函件、会议记录、法律文书等。
第三条合同档案的归档1. 合同签订后，合同经办人应在合同生效之日起5个工作日内将合同文本及相关文件资料移交给合同档案管理部门。
2. 合同履行过程中产生的文件资料，合同经办人应在文件资料形成后及时移交给合同档案管理部门。
3. 合同档案管理部门应建立合同档案登记簿，详细记录合同档案的移交、保管、借阅、归还等情况。
第四条合同档案的保管1. 合同档案应按照合同编号、合同类型、合同金额等进行分类整理，存放在专用的档案柜中。
2. 合同档案应定期进行清点，确保档案的完整性和准确性。
3. 合同档案管理部门应采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保档案的安全。
第五条合同档案的利用1. 公司员工因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。
2. 合同档案的查阅应在合同档案管理部门的监督下进行，不得擅自复制、摘录或带出档案室。
3. 合同档案的利用应遵循保密原则，不得泄露合同内容。
第六条合同档案的销毁1. 合同履行完毕后，合同档案管理部门应根据合同的保管期限，对合同档案进行评估，确定是否需要销毁。
2. 需要销毁的合同档案，应填写档案销毁申请表，经公司主管领导批准后，方可进行销毁。
3. 合同档案的销毁应采取安全、环保的方式进行，确保不会造成环境污染。
第七条责任追究违反本办法规定，造成合同档案丢失、损坏或泄露的，将根据情节轻重，对相关责任人进行处理。
第八条本办法的解释权归公司所有，自发布之日起执行。
合同档案管理办法
合同档案管理办法合同档案管理办法一、总则为了规范公司合同档案的管理工作，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，制定本合同档案管理办法。
二、合用范围本办法合用于公司所有合同档案的管理工作，包括合同的签订、存档、检索、归档等各个环节。
三、合同档案管理职责1. 董事会：负责制定合同档案管理的政策、目标和计划，对合同档案管理工作进行监督和检查；2. 合同管理部门：负责具体的合同档案管理工作，包括合同的存档、整理、归档等；3. 各部门负责人：负责各自部门的合同档案的管理和使用，并向合同管理部门及时提供相关文件和信息；4. 员工：严格按照合同档案管理办法的要求，正确使用和保管合同档案；5. 档案管理员：负责合同档案的整理、分类、归档和检索等工作，并保持档案的完整性和安全性。
四、合同档案管理流程1. 合同签订：合同的签订必须经过法务部门审核，合同正本一式两份，同时制作副本备案；2. 合同存档：将合同正本交由合同管理部门存档，并填写合同信息登记表；3. 合同整理：合同管理部门对存档的合同进行整理，包括编号、分类、打印归档号、盖章等；4. 合同归档：按照合同的类型、时间和编号将合同归档存放，确保档案的有序性和易查性；5. 合同检索：需要查阅合同时，根据合同的相关信息进行检索，由合同管理部门提供；6. 合同销毁：合同到期或者作废后，按照公司相关规定进行销毁，并填写销毁记录表。
五、合同档案的保管1. 合同档案的存放位置必须设有防火、防水、防潮等设施，并设置安全警报系统；2. 合同档案室必须限制非工作人员的进入，对于进入的员工要进行身份确认；3. 合同档案室要定期进行防火、安全检查，发现问题及时整改；4. 合同管理人员要定期对合同档案进行检查，确保档案的完整性和准确性；5. 合同档案室要备份重要合同的电子文件，确保数据的安全性。
六、合同档案的电子化管理1. 对于大批量的合同档案，可以采用电子化管理方式，利用专门的文件管理软件进行存储和检索；2. 所有电子档案必须进行加密保护，并建立完善的权限管理制度，确保数据的安全性；3. 电子档案的备份必须定期进行，同时备份文件要保存在不同地点以防止灾害损失；4. 电子档案的存储设备要定期检查，发现问题及时更换或者修复。
档案和合同管理制度
档案和合同管理制度一、制度目的本制度的目的是规范公司内部档案和合同管理工作，保证档案和合同的规范化、安全化、透明化管理，确保公司内部业务运作的顺利进行，降低公司风险，提高工作效率。
二、制度适用范围本制度适用于公司所有部门、所有员工以及与公司签订合同的合作伙伴。
三、档案管理内容1、档案的归档（1）公司内部文件、资料等归档按照文件的重要程度、保密等级和使用频率进行分类归档，建立档案档案号归档，建立档案管理数据库，方便查找和管理。
（2）档案的保存期限根据文件的类型、性质、用途及管理需要确定合理的保存期限。
2、档案的借阅和利用（1）档案的借阅需经过相关部门的审批，并填写借阅申请表，在规定的借阅时间内完成借阅并归还档案。
（2）档案的利用必须符合公司规定，不得私自复制、外传档案内容，避免泄露公司机密信息。
3、档案的销毁（1）档案的销毁需经过相关部门的审批，并按照公司的文件销毁规定进行销毁操作。
（2）销毁过程需记录销毁的档案种类、数量和销毁人员等信息，确保档案销毁合规。
四、合同管理内容1、合同的签订（1）公司与合作伙伴签订合同需经过法务部门审核，确保合同的合法性和有效性。
（2）合同应明确约定双方的权利义务，不得违背法律法规和公司政策。
2、合同的履行（1）公司应严格按照合同内容执行，确保合同的履行达到双方约定的目标。
（2）如有合同争议需及时与对方协商解决，不得擅自违约。
3、合同的存档（1）公司与合作伙伴签订的合同需要归档保存，建立合同管理数据库，便于查找和管理。
（2）合同存档需要按照合同的重要程度和保密等级进行分类保存，并定期检查合同的有效性和保密性。
五、制度执行和监督1、公司制度的执行由相关部门负责监督，对违反规定的行为进行纠正和处理。
2、公司应定期对档案和合同管理制度进行评估，发现问题及时修订完善。
3、公司领导应加强对档案和合同管理工作的重视，确保制度的有效实施。
六、附则1、本制度自颁布之日起生效，如有补充和修订，由公司领导统一制定。
03合同与合同档案管理办法
03合同与合同档案管理办法合同与合同档案管理办法一、总则为规范合同与合同档案的管理，提高合同管理效率，保障合同的合法权益，制定本《合同与合同档案管理办法》（以下简称“本办法”）。
二、适用范围本办法适用于本公司所有合同的签订、履行和档案管理工作。
三、合同管理1. 合同签订1.1 合同签订应遵循合同法和公司相关规定，确保合同内容合法、合规。
1.2 合同签订应由授权人员进行，必须经过法律、财务和相关部门审核批准。
1.3 合同签订前，应对合同内容进行充分的沟通和协商，确保各方的权益得到充分保障。
1.4 合同签订后，应及时将合同存档，并在公司内部建立相应的档案管理系统。
2. 合同履行2.1 合同履行应按照合同约定的条款和条件进行，确保双方权益得到有效保障。
2.2 合同履行过程中，如有任何争议或变更，应及时与对方协商解决，并书面确认变更事项。
2.3 合同履行过程中，如发现任何违约行为，应及时采取相应的法律措施，保护公司的权益。
3. 合同档案管理3.1 合同档案应按照合同签订的先后顺序进行编号和归档，并建立相应的档案管理系统。
3.2 合同档案应妥善保管，防止遗失、损毁或泄露。
3.3 合同档案应分类存放，便于查找和管理。
3.4 合同档案应定期进行备份和归档，确保数据的安全性和完整性。
3.5 合同档案的保管期限应根据合同约定和法律规定进行管理，到期后应及时销毁或归档。
四、违约责任对于未按照本办法要求进行合同签订、履行和档案管理的，将依据公司相关规定进行相应的追责和处罚。
五、附则1. 本办法自发布之日起生效，并适用于公司所有合同的管理工作。
2. 本办法的解释权归本公司所有，如有任何争议，将依据公司相关规定进行解决。
以上为《合同与合同档案管理办法》的详细内容，旨在规范合同与合同档案的管理工作，确保合同的合法性和权益的保障。
本办法的实施将有助于提高公司合同管理的效率和规范性，为公司的发展提供保障。
同时，本办法的执行要求严格，对于未按照要求进行合同签订、履行和档案管理的，将依据公司相关规定进行相应的追责和处罚。
03合同与合同档案管理办法
03合同与合同档案管理办法合同与合同档案管理办法一、总则本协议旨在规范合同的签订、履行和档案管理的流程，确保合同的合法性、有效性和可追溯性，提高合同管理的效率和规范性。
二、合同签订1. 合同的签订应当符合相关法律法规的规定，并经过合同管理部门的审核和批准。
2. 合同的签订应当明确约定双方的权利和义务，确保合同内容的准确性和完整性。
3. 合同签订时，双方应当在合同文本上签字或盖章，并在合同签订日期处注明签署日期。
4. 对于重要合同，应当通过公证或律师等第三方机构进行证明，以确保合同的法律效力。
三、合同履行1. 合同履行期限应当明确约定，并在合同中注明履行开始日期和结束日期。
2. 合同履行过程中，双方应当按照合同约定的方式和要求履行各自的义务。
3. 合同履行过程中，如有任何争议或变更，应当及时协商解决，并书面确认变更内容。
4. 合同履行结束后，双方应当进行验收，并在合同文本上签字或盖章确认合同履行情况。
四、合同档案管理1. 合同档案应当按照合同签订的先后顺序进行编号和归档，并建立相应的档案管理系统。
2. 合同档案应当包括合同原件、合同副本以及与合同相关的其他文件和资料。
3. 合同档案应当按照合同的类别、时间等进行分类和整理，并建立档案目录和索引。
4. 合同档案应当定期进行审查和更新，确保合同的存档完整和准确性。
5. 合同档案应当妥善保存，防止丢失、损毁或泄露，并采取必要的安全措施进行保护。
五、合同备案和查询1. 合同备案应当按照相关法律法规的规定进行，确保合同的合法性和可追溯性。
2. 合同备案应当包括合同的基本信息、签订日期、履行期限等，并建立备案登记簿。
3. 合同备案后，备案部门应当及时将备案信息录入合同管理系统，并进行查询和统计分析。
4. 合同查询应当提供便捷的查询渠道，确保合同信息的及时性和准确性，并保护合同信息的安全性。
六、违约责任1. 如一方未按照合同约定的方式和要求履行义务，应当承担相应的违约责任。
合同档案管理办法(合同管理制度)
合同档案管理办法（合同管理制度）1.引言2.适用范围本合同档案管理办法适用于公司内所有相关部门以及合同管理人员。
所有与公司业务有关的合同，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同等均适用本办法。
3.管理流程3.1 合同登记合同的登记是合同管理的第一步，合同管理人员应及时登记合同的基本信息，包括合同编号、合同名称、合同签订日期、合同期限、合同金额等。
同时，应将合同文本和相关附件归档并存储在合同档案库中。
3.2 合同审批所有合同必须经过合同审批流程才能生效。
合同管理人员应按照公司规定的程序进行合同审批，确保合同的法律性和合规性。
3.3 合同执行合同执行是合同管理的核心环节，合同管理人员应监督合同的履行情况，确保各方按照合同约定履行相应义务，并定期进行合同执行情况的检查和评估。
3.4 合同变更在合同执行过程中，如果需要对合同内容进行修改或调整，必须经过合同变更的程序。
合同管理人员应详细记录合同变更的内容，并及时更新合同档案。
3.5 合同归档合同归档是合同管理的最后一步，合同管理人员应按照合同的归档要求将合同存档，并建立合同档案的索引和检索系统，便于后续查阅和管理。
4.责任分工4.1 合同管理部门合同管理部门是合同管理的主要责任部门，负责制定和落实合同管理制度、流程和操作规范。
合同管理部门还负责合同档案的日常管理和维护工作。
4.2 合同管理人员合同管理人员是具体执行合同管理工作的责任人员，包括合同的登记、审批、执行、变更以及归档等环节。
他们应具备良好的合同管理意识和专业知识，并按照规定的流程和要求进行操作。
4.3 业务部门业务部门是合同的执行主体，应积极配合合同管理人员的工作，及时提供合同执行所需的信息和支持，并保证合同的履行。
4.4 监察部门监察部门负责对合同管理制度的执行情况进行监督和检查，并提供合同管理相关的指导和培训。
5.档案管理要求5.1 档案分类合同档案应按照合同类型、合同签订日期、合同期限等进行分类，便于后续的查阅和管理。
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03合同与合同档案管理办法合同与合同档案管理办法3版号：A/1页码：第 2 页共6页文件编号：HFZD-CS-CB03重庆宏帆实业有限公司合同与合同档案管理办法（试行）编制：杨先波日期：2011年10月日审核：各相关部门日期：批准：日期：修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人合同与合同档案管理办法3版号：A/1页码：第 3 页共6页合同与合同档案管理办法3版号：A/1页码：第 4 页共6页合同与合同档案管理办法3版号：A/1页码：第 5 页共6页合同与合同档案管理办法3版号：A/1页码：第 6 页共6页其他相关部门负责的与项目开发成本相关的合同文件及合同文件的档案资料，其它如行政、融资、房屋销售等合同不在此管理范围内。
2.1合同范围（1）成本部组织招投标产生的各类工程合同（含配套工程合同）、设计、咨询合同、材料设备采购合同和其他合同（招标代理、物业管理委托协议等）。
（2）非招标产生的协议发包（含配套工程、材料设备、服务等）和其他发包产生的各类合同。
1.职责1.1成本部：为工程合同办理的主责部门，对外洽谈、合同拟订，对合同真实性、合理性、可行性负责。
1.2工程部：对合同承包内容的界面划分、工程管理、技术条款等内容进行审核，并对相关内容负责。
1.3开发设计部：对合同涉及技术要求、规范执行、建筑做法等内容进行审核，对相关内容负责，并合同与合同档案管理办法3版号：A/1页码：第7 页共6页作为公司设计及设计相关类合同的主责部门。
1.4营销策划部：对与销售相关合同的要求、数量、时间要求等进行审核，对相关内容负责，并作为公司销售类合同的主责部门。
1.5财务部：对合同收支条款的履约、收付款方式、单据开具或收取等情况监督审核。
1.6法务：对合同内容、形式、文字表述、合同法性、有效性以及所承担相应的法律责任负责。
1.7综合部：主要负责盖章过程，并应核对审核意见的执行情况。
4.管理原则：4.1合同订立原则4.1.1书面订立合同原则：订立合同，应当采用书面形式。
4.1.2格式合同原则：统一使用公司制定的合同范本；对于尚未制定合同范本的，由经办部门起草合同草稿，参照本管理办法经审批后方可签订。
合同与合同档案管理办法3版号：A/1页码：第8 页共6页4.1.3格式合同一般需由成本部根据外界环境的实际情况不定期做适当的修订和更新。
4.1.4事前签订原则：合同须先签订，然后开始履行。
严禁未签合同即先行履行。
在特殊情况有正当理由的，经办部门将事件缘由、合作方选择依据、结算方式、工作计划安排等事项进行说明，由经办部门负责人签字，经主管副总经理签字批准后实施。
并在10日内由经办部门参照本管理办法规定的流程办理报批。
4.1.5合同审查原则：所有合同的签订、修改、补充都必须按照本管理办法规定的相应审查流程进行报批。
4.1.6严禁任何部门在合同内容未经审查的情况下擅自签订。
4.2合同档案管理原则4.2.1合同档案管理由成本部专人统一管理，以确保合同档案资料的完整性和有效利用；其他相关部门的合同管理由相关部门负责管理，参照执行本管合同与合同档案管理办法3版号：A/1页码：第9 页共6页理制度。
4.2.2成本部负责公司工程合同的统筹、协调和组织管理工作，保管公司各项目部的工程合同及档案管理，并指导和监督各工程项目部的合同及档案管理工作。
4.2.3合同档案管理应实行分项目分合同类别管理的原则。
5.合同形成的程序及要点5.1合同拟稿5.1.1成本部根据招标文件、评标、询标或谈判记录、中标单位的审定意见以及公司有关规定起草合同文件。
5.1.2合同经办人与项目公司、对方单位沟通的合同条款。
5.1.3合同签订前，经办人员应认真理解合同范本，熟悉相关合同条款内容。
5.1.4合同签订中，相关经办人员应当认真填写合同项目，对于对方地址、联系方式、合同内容、签订合同与合同档案管理办法3版号：A/1页码：第 10 页共6页日期等条款应当填写明确，对于不需要填写的合同空白之处，应当明确填写“无约定”。
合同填写中如出现各种形式的涂改，合同各方当事人均须在涂改处签章确认。
5.1.5合同履行过程中对于合同需要对某些特殊情况加以约定时，或某些条款需要修改时可以另行签订补充合同，但是应当保证补充合同与主合同主体的一致性，并须按照合同审批流程进行审批。
5.1.6合同签订后，经办人员应当及时跟踪合同的履行情况，对于合同范本中不完善的地方，应当及时与合同执行部门沟通完善，可以根据合同履行情况填写《合同修订情况调查表》，及时反馈合同履行过程中的相关信息及修改意见，由合同执行部门、成本部及相关部门协商后加以调整。
5.2合同文稿流转会签5.2.1合同经办人填写合同文件审批单，经部门负责人签字后，编号流转。
编号规则如下：合同与合同档案管理办法3版号：A/1页码：第 11 页共6页（1）编号编制原则：以各项目公司独立编号，编号简洁、明了，反映出合同对应的项目、签订年份、合同类别及合同序号。
（2）合同编号内容：HFCQ-项目名称（类别）年份- 序号HFCQ—————————宏帆重庆项目部项目名称(类别) ————项目名称的简称，类别分为设计、工程、咨询（含服务）、材设等。
年份-001———————合同签订年份及顺序号。
（3）举例：HFCQ-凤凰湾（工程）12年-001HFCQ—————————宏帆重庆公司凤凰湾一期（工程）——凤凰湾一期的工程类合同12年-001———————公司在2012年签订合同第一份合同但对于由集团总部签订，服务于各项目部的合同与合同档案管理办法3版号：A/1页码：第 12 页共6页合同，其合同编号则取消子公司代码和项目名称，其成本归集则在费用支付时按服务项目归集或进行分摊。
5.2.1合同文件审批单流转附件。
（1）采用招标方式确定的合同，应附评标报告。
（2）非招标确定的合同，应附发包审批文件。
（3）其他方式确定的合同，应附会议纪要或其他审批文件。
5.2.2部门审核内容（1）成本部：全面审核合同文件的内容，包括合同价款、计价、价格调整、结算，以及文字、排版等。
（2）工程部：主要审核工作界面划分、合同工期、工艺措施、技术要求、质量约定等。
（3）开发设计部：主要审核技术参数、技术规范、建筑做法等。
（4）营销策划部：主要审核销售类合同和与销售产品有关的合同，并作为销售类合同的主办部合同与合同档案管理办法3版号：A/1页码：第 13 页共6页门，应认真把握合同标的的要求、数量及时间要求、产品变化对销售的影响等。
（5）财务部：主要审核合同的付款方式、付款时间、履约收支等。
（6）法务：主要审核合同内容、形式、文字表述合法性、有效性及所承担相应的责任等。
5.2.3合同审批流转程序（1）合同审批由经办部门的经办人填写《合同文件审批表》，并附相关文件，在经部门负责人审核签字后进行流转审批。
（2）合同文件流转在流转前，应当由成本部内业人员进行合同统一编号和登记。
（3）各级合同审核人员应认真审核合同文本并各自在《合同文件审批表》上签署意见或直接修改到合同文件的相应部位，应做到字迹清楚，观点明确，词句不得存在歧义。
如没有修改意见，要签署“同意”的字样。
（4）相关部门审核完毕后，按权责体系上报审批。
合同与合同档案管理办法3版号：A/1页码：第 14 页共6页（5）《合同文件审批表》上的审核意见，经办人员应当根据审查意见一一落实，凡提有意见的，都应当经原审核人员再次确认执行行况，然后继续审批，但部门之间可同时进行，流转到领导审核时，其前面的审批意见应当得到落实（除需领导定论的除外）。
（6）需总部审批的合同，应在项目公司审批完成后立即上报总部审批。
5.2.4合同盖章流程（1）合同审批完毕，应由合同经办部门准备正式合同文本，一般应当由合同另一方先签章，对方签章完成后，由公司综合部加盖合同章，合同文本在两页或两页以上时应加盖骑缝章。
有附件的合同，附件应与合同主体一起加盖骑缝章；如有分册的，应当注明分册顺序。
（2）按印章使用规定办理盖章手续时应对照合同会签表审查合同是否已经修改、有无签名、是否已填时间、地点、是否已按合同约定附有附件。
合同与合同档案管理办法3版号：A/1页码：第 15 页共6页5.2.5合同分发与档案管理（1）由合同经办部门完成合同分包工作，并确保成本部、财务部、综合部（公司存档）、业务部门的合同文本均为原件合同（不分正副本）。
（2）合同审批过程的《合同文件审批表》及原文件，均应当保存到成本部，经办部门应保存《合同文件审批表》复印件。
（3）合同完成分发后，合同经办部门应当对合同形成过程的全部书面文件资料整理成册，并形成文件目录，以备审查。
5.2.6合同签订部门在合同分发时，应同时向合同主要业务部门交接“合同交底表”，将合同注意事项及合同主要事项向业务部门作交接，交接须经双方签字确认。
5.3对需政府部门备案的合同（如总承包施工合同），一般需采用政府标准文本格式，该类合同在签订前必须要求合同对方出具“仅作为备案使用”的相关承诺。
合同与合同档案管理办法3版号：A/1页码：第 16 页共6页5.4公司的所有合同文档均属公司机密性文件，任何人不得擅自将合同对外公开或外传，违者视情节予以处罚。
6.合同履行的跟踪6.1合同履行过程中，成本部应及时了解合同运行中的问题，及时分析，采取措施，使合同履行得到有效控制。
6.2成本部根据各方面情况进行汇总，对合同履行中的较大问题提出处理意见报公司领导决定。
6.3较重要的合同履行完毕，应会同项目部和相关部门填写“合同履行综合情况表”，并提出合同条款的总结与改进建议。
6.4在合同履行过程中，如生生乙方代表更换的，则由业务主管部门根据合同履行的实际情况和对拟更换人员的考察情况作综合评估后报公司审批，批准后方可更换。
7.合同文档的移交7.1由成本部经办的工程合同文件，其相关过程文件合同与合同档案管理办法3版号：A/1页码：第 17 页共6页资料，由成本部经办人员负责相关资料的收集整理，并成册建档，然后移交到内业管理人员。
7.2由公司其他相关部门经办的合同文件，应当在合同签订完成后及时收集整理完善相关资料，成册后移交成本部统一管理，双方必须当面清点，并完善交接清单手续。
8.合同文档管理办法8.1合同文本的管理，应当分项目以签订年份结合合同分类进行统一编号管理，建立统一的合同管理台帐。
8.2合同文本的形成过程资料，应当分项目以合同名称和编号为目录，统一建档管理，达到既可以通过合同目录直接查阅过程资料，也可以通过过程资料的管理目录查阅合同文本。
8.3成本部应根据实际需要编制合同档案的检索工具，以有效地开展合同文档的查询、阅读和利用工作。
8.4成本部的合同内业管理人员应加强合同档案的合同与合同档案管理办法3版号：A/1页码：第 18 页共6页统计工作，应以原始记录为依据，编制合同管理清单，并在清单目录中注明缺少或遗失资料、文件是原件还是复印件。