XX合同管理系统功能介绍

一、概述 在总部的支持下， 在总部的支持下，催化剂分公司高度重视合同信息化的建设 工作： 工作： 4月成立了以总经理为组长的合同信息化领导小组和以主管 领导为组长的工作小组，总计召开了8次工作例会。 领导为组长的工作小组，总计召开了8次工作例会。 6月形成了内部一致的需求说明书（征求意见稿）。 月形成了内部一致的需求说明书（征求意见稿）。 7月18日将信息部和物装部的意见汇总整理向总部法律事务 18日将信息部和物装部的意见汇总整理向总部法律事务 部正式上报了需求说明书（初稿）。 部正式上报了需求说明书（初稿）。 11月 日进行了系统原型演示。 11月4日进行了系统原型演示。
采购申请（PR）
四、系统特点 采购类合同审批与ERP接口 采购类合同审批与ERP接口 ERP
• 业务场景描述 采购人员创建采购订单； 1、采购人员创建采购订单； 2、采购人员在ERP系统发起审批流程； 采购人员在ERP系统发起审批流程； ERP系统发起审批流程 订单置为冻结状态； 3、订单置为冻结状态； 采购人员登录合同系统， ERP抽取处于冻结状态的订单 4、采购人员登录合同系统，从ERP抽取处于冻结状态的订单 订单金额<3000元的ERP系统释放采购订单（可收货）； <3000元的ERP系统释放采购订单 (1) 订单金额<3000元的ERP系统释放采购订单（可收货）； 订单金额>3000元的开始创建合同审批单，发起合同审批流程。 >3000元的开始创建合同审批单 (2) 订单金额>3000元的开始创建合同审批单，发起合同审批流程。 5、合同管理系统完成全部审批以后，通过接口函数释放ERP系统中采购订单 合同管理系统完成全部审批以后，通过接口函数释放ERP系统中采购订单 ERP 的审批状态（可收货）。 的审批状态（可收货）。
催化剂分公司合同管理系统介绍
2009年 2009年3月
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目录
一、概述 二、建设目标 三、功能简介 四、系统特点 五、流程演示 六、试运行情况
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一、概述
催化剂公司简介： 催化剂公司简介： 催化剂分公司2004年12月29日在北京成立， 催化剂分公司2004年12月29日在北京成立，是集 2004 日在北京成立 “科研成果转化、生产组织优化、产品技术服务”为 科研成果转化、生产组织优化、产品技术服务” 一体的催化剂专业公司，目前是中国最大的炼油、化 一体的催化剂专业公司，目前是中国最大的炼油、 工催化剂生产商和供应商， 工催化剂生产商和供应商，生产基地主要分布在北京 、上海、湖南、山东、辽宁和江苏等六省市，拥有8 上海、湖南、山东、辽宁和江苏等六省市，拥有8 家全资公司和2家控股公司。 家全资公司和2家控股公司。
三、功能简介
3、合同审批
所有的合同审批全部在线上完成。 所有的合同审批全部在线上完成。审批人已经在流程 中进行了设置，合同提交后自动到下一环节审批人。审批时 中进行了设置，合同提交后自动到下一环节审批人。 间和审批意见会自动保存和显示在审批单中。 间和审批意见会自动保存和显示在审批单中。 如审批人要求起草人修改合同，审批人点击“驳回” 如审批人要求起草人修改合同，审批人点击“驳回”后 合同自动返回起草人，修改完毕后按原程序重新审批。 ，合同自动返回起草人，修改完毕后按原程序重新审批。
目录
一、概述 二、建设目标 三、功能简介 四、系统特点 五、流程演示 六、试运行情况
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二、建设目标 目标： 目标： 1、全过程合同管理
指一般合同管理业务流程所涉及的全部内容(合同 指一般合同管理业务流程所涉及的全部内容( 依据、资信调查、文本选择、会签审批、文本审核、 依据、资信调查、文本选择、会签审批、文本审核、 合同编号、合同会签、合同盖章、合同履行和合同终 合同编号、合同会签、合同盖章、 结等) 结等)。
一、概述
合同管理信息化工作一直是总部法律事务部高度 关注的工作。法律事务部分别从上、 关注的工作。法律事务部分别从上、中、下游选取了 三家作为合同管理信息化的试点单位， 三家作为合同管理信息化的试点单位，分别是江汉油 田、催化剂分公司和江苏石油，目前，三家均已上线 催化剂分公司和江苏石油，目前， 运行，效果良好。 运行，效果良好。
三、合同功能
目录
一、概述 二、建设目标 三、功能简介 四、系统特点 五、流程演示 六、试运行情况
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四、系统特点
1、支持在线填写合同； 支持在线填写合同； 2、合同号自动生成； 合同号自动生成； 3、数据相互抽取； 数据相互抽取； 4、审核清单明晰； 审核清单明晰； 5、必要审核部门固定； 必要审核部门固定； 6、合同具有防伪标志，并集中打印； 合同具有防伪标志，并集中打印； 7、与OA和ERP系统紧密衔接。 OA和ERP系统紧密衔接。 系统紧密衔接
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三、功能简介
如果需要将统计表导出到Excel，点击“导出到Excel”按钮 如果需要将统计表导出到Excel，点击“导出到Excel 按钮，系统自动将 Excel Excel 按钮， 台帐导入到Excel中 台帐导入到Excel中。 Excel
三、功能简介
7、合同档案
合同档案功能体现了合同作为企业生产经营基本档 案的作用。方便了合同档案的管理，实现了合同档案的 案的作用。方便了合同档案的管理， 电子化。 电子化。
一、概述 合同管理信息化是催化剂分公司的迫切需要： 合同管理信息化是催化剂分公司的迫切需要： 上线前： 上线前：
合同审批耗时长、效率低。 （1）合同审批耗时长、效率低。 合同靠传真来往、业务人员在领导门口排队， 合同靠传真来往、业务人员在领导门口排队，降低了合同管理效 率，无法适应企业生产经营的需要。 无法适应企业生产经营的需要。 实现有效控制和共享知识资源方面还存在缺陷。 （2）实现有效控制和共享知识资源方面还存在缺陷。 对下属企业的合同缺乏有效的控制， 对下属企业的合同缺乏有效的控制，事后批评的多事前预防的少 ，同时大量有益的知识成果，无法及时与下属企业共享。 同时大量有益的知识成果，无法及时与下属企业共享。
三、功能简介
1、合同文本
按合同统计台帐规定的的23类合同种类， 按合同统计台帐规定的的23类合同种类，建立了总部合同示范 23类合同种类 文本目录。结合催化剂分公司实际总计上传了21类合同文本。 文本目录。结合催化剂分公司实际总计上传了21类合同文本。 21类合同文本
三、功能简介
文本
三、功能简介
四、系统特点 1、支持在线填写合同
四、系统特点
2、合同号自动生成
四、系统特点
3、数据相互抽取
四、系统特点
4、审核清单明晰
四、系统特点
5、必要审核部门固定
每一个合同承办部门、 每一个合同承办部门、财务部门和合同管理 部门必须要审核。 部门必须要审核。
四、系统特点 6、合同具有防伪标志，并集中打印 合同具有防伪标志，
四、系统特点
四、系统特点 7、与OA和ERP系统紧密衔接 OA和ERP系统紧密衔接
四、系统特点
四、系统特点 采购类合同审批与ERP接口 采购类合同审批与ERP接口 ERP
开始 登录 ERP系统 提取订单数据 抽取所有冻结状态订单 采购员创建采购订单(PO) 进入审批 完成审批 审批状态冻结 采购订单 审批状态释放（可收货） 收货 订单金额>=3000 是 选择要创建合同的订单 采购员创建合同 进入审批 流程结束 合同管理系统
ERP系统紧密衔接 2、与ERP系统紧密衔接
二、建设目标 系统要求： 系统要求： 人管机器 注重细节 职责清晰 机器管人 完整流程 界面友好
目录
一、概述 二、建设目标 三、功能简介 四、系统特点 五、流程演示 六、试运行情况
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三、功能简介
1、合同文本 2、合同订立 3、合同审批 4、合同支付 5、合同销号 6、统计查询 7、合同档案
三、功能简介
三、功能简介
5、合同关闭
合同履行完毕后， 合同履行完毕后，合同起草人根据是否是示范文本分别向 专职合同管理员申请办理关闭手续， 兼、专职合同管理员申请办理关闭手续，实现合同全过程的闭环 管理。 管理。 采购合同需要把供应商的送货单、发票、我方的入库单、 采购合同需要把供应商的送货单、发票、我方的入库单、支 付凭证和验货证明作为附件上传至系统中。所有手续齐全， 付凭证和验货证明作为附件上传至系统中。所有手续齐全，合同 承办人员方可申请关闭。 承办人员方可申请关闭。
三、功能简介
系统可根据以下条件查询： 系统可根据以下条件查询： 合同编号、承办人、承办部门、合同创建日期、合同签约期、合同名称、 合同编号、承办人、承办部门、合同创建日期、合同签约期、合同名称、 办理状态、合同状态、合同金额进行查询。 办理状态、合同状态、合同金额进行查询。 查询时可以以上条件单独查询，也可以以上条件若干组合查询。 查询时可以以上条件单独查询，也可以以上条件若干组合查询。
三、功能简介
三、功能简介
6、统计查询
合同统计以合同管理办法中规定的《合同台账》 合同统计以合同管理办法中规定的《合同台账》和《合同统计 表》为基础，可以实现即时的统计，方便了用户，减轻了合同管理 为基础，可以实现即时的统计，方便了用户， 员的手工劳动。 员的手工劳动。 合同查询则以诸多条件如“合同编号、承办人、承办部门、 合同查询则以诸多条件如“合同编号、承办人、承办部门、合 同创建日期、合同签约期、合同名称、办理状态、合同状态、 同创建日期、合同签约期、合同名称、办理状态、合同状态、合同 金额”进行查询。 查询时可以以上条件单独查询， 金额”进行查询。 查询时可以以上条件单独查询，也可以以上条 件若干组合查询。 件若干组合查询。
三、功能简介
2、合同订立
如果使用示范文本，可从系统中目前的21类合同文本中选 如果使用示范文本，可从系统中目前的21类合同文本中选 21 择适用的文本，并在线起草。起草完毕后， 择适用的文本，并在线起草。起草完毕后，自动上传至服务器中 。如不能一次性起草完毕，也可以将未起草完毕的合同保存至系 如不能一次性起草完毕， 统中，下次登录后继续起草。 统中，下次登录后继续起草。 如果使用非示范文本或对方文本， 如果使用非示范文本或对方文本，则需要将文本的电子文档 或扫描件上传至系统中。 或扫描件上传至系统中。
三、功能简介
三、功能简介
4、合同支付
合同项下付款申请也在系统中完成起草和审批。 合同项下付款申请也在系统中完成起草和审批。 有二个特点。 有二个特点。一是把合同管理部门纳入到对合同的支付 审批中；二是以系统中生成的《合同履行与结算申请表》 审批中；二是以系统中生成的《合同履行与结算申请表》代 替现行的《报销单》 替现行的《报销单》和《请款单》。 请款单》
三、功能简介
用户可统计自己经办、审批或权限范围内可查询到的所有合同。 用户可统计自己经办、审批或权限范围内可查询到的所有合同。合同统计 分为合同台帐统计和合同统计表统计。 分为合同台帐统计和合同统计表统计。
三、功能简介
点击“统计”按钮，在统计选项中选择要统计的起止时间和单位， 点击“统计”按钮，在统计选项中选择要统计的起止时间和单位，点击 提交” 生成对应的统计表。 “提交”后，生成对应的统计表。
一、概述
11月21日完成了系统开发，总计开发模块7 11月21日完成了系统开发，总计开发模块7个（合同 日完成了系统开发 文本、合同审批、合同支付、合同销号、归档管理、 文本、合同审批、合同支付、合同销号、归档管理、合同查 ）、配置合同流程137个 合同审批流程116 配置合同流程137 询、统计分析 ）、配置合同流程137个（合同审批流程116 个、合同支付流程20个、合同销号流程1个）、超权限的流 合同支付流程20个 合同销号流程1 ）、超权限的流 20 程有100个 配置流程环节1000余个。 程有100个，配置流程环节1000余个。 100 1000余个 12月 日完成系统测试、12月10－16日分别完成了专 12月5日完成系统测试、12月10－16日分别完成了专 职合同管理员、催化剂机关、催化剂长岭分公司、 职合同管理员、催化剂机关、催化剂长岭分公司、催化剂 齐鲁分公司和催化剂奥达分公司的现场培训， 齐鲁分公司和催化剂奥达分公司的现场培训，总计培训人 员180余人。 180余人。 余人