02 第一部分 秘书与秘书工作
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秘书学与秘书工作
秘书学与秘书工作
《秘书学与秘书工作》
（一）秘书学概述
秘书学是一门应用性的职业学科，它将理论结合实践，在研究秘书从业者的技能、应用方面做出了深入探讨。
秘书学以促进日益增加的办公管理工作的高效完成为目的，致力于为秘书从业者提供实用的秘书技能，使其可以在办公环境中有效地完成工作任务。
秘书学主要提供了一些秘书知识，由负责管理文件、协调管理资源、安排工作日程安排、控制工作质量，编辑文书、会议等相关秘书知识，使秘书从业者能够在现代办公环境中提高技能水平、根据现代秘书学要求制定有效的工作原则，高效完成办公管理工作。
（二）秘书工作
秘书工作是一种为组织及管理者提供各种服务的专业性工作，它的基本职能是为管理者提供秘书类服务，其具体包括：安排日程；编写文件及信函；收集有关资料；协调管理资源；组织会议及会议资料；负责处理管理者的部门文件；帮助管理者完成工作；协助管理者完成有关事宜；收发邮件；为部门文件作好归档；帮助组织工作会议等等。
秘书工作采用的方法和手段多种多样，三要素：文件管理、邮件管理、会议管理。
它的特点是要求秘书从业者具备较强的文化接受能力和熟练的办公技术，能够有效地运用办公软件，提高工作效率。
- 1 -。
第章秘书工作概述第二章秘书的素养
秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或 办公室 ：机关、单位或首长名称＋秘书机构名称 例如：国务院办公厅
上海市人民政府办公厅 华夏银行总经理办公室
（2）狭义 以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、 单位或办公厅下。
*以秘书组织承担的具体职能来命名的秘书机构 。 如：信访办公室、机要科。 一般承担组织内部信访、机要等专职工作。 *注意： （1）并非所有的“办公室”都属于秘书机构。 如：外事办公室、侨务办公室、征兵办公室等就不是秘书机构，
一、教学重点 1、秘书的概念 2、秘书的职业特点 3、秘书工作的原则与作用 二、教学难点 1、秘书的来由与定义 2、秘书工作作用的技能
&1 秘书的涵义和职业特征
1.1.1 秘书的涵义 四种说法： 1.宫中秘藏之书： 秘书监—秘书令 （秘书监）/秘书丞/秘书郎
最早设置于东汉桓帝延熹二年（公元159年）
•办事：主要分信息工作、技术工作和日常 行政事务工作。
1.3.2 秘书工作的性质
1.辅助性（根本性质）——助手地位 2.综合性（全面性） 3.机密性：“守口如瓶” 4.服务性 秘书工作应对“上、中、下”三个层面服务： （1）为本机关领导和上级机关服务； （2）为本机关其他平级的职能部门服务； （3）为下级机关和人民群众服务；
1.2.1 秘书部门的涵义
秘书部门又称秘书（工作）机构，有广义和狭 义之分。
广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综 合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部 门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下 属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查 等部门。
狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅 助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘 书局、秘书处、秘书科等。
上海市人民政府办公厅 华夏银行总经理办公室
（2）狭义 以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、 单位或办公厅下。
*以秘书组织承担的具体职能来命名的秘书机构 。 如：信访办公室、机要科。 一般承担组织内部信访、机要等专职工作。 *注意： （1）并非所有的“办公室”都属于秘书机构。 如：外事办公室、侨务办公室、征兵办公室等就不是秘书机构，
一、教学重点 1、秘书的概念 2、秘书的职业特点 3、秘书工作的原则与作用 二、教学难点 1、秘书的来由与定义 2、秘书工作作用的技能
&1 秘书的涵义和职业特征
1.1.1 秘书的涵义 四种说法： 1.宫中秘藏之书： 秘书监—秘书令 （秘书监）/秘书丞/秘书郎
最早设置于东汉桓帝延熹二年（公元159年）
•办事：主要分信息工作、技术工作和日常 行政事务工作。
1.3.2 秘书工作的性质
1.辅助性（根本性质）——助手地位 2.综合性（全面性） 3.机密性：“守口如瓶” 4.服务性 秘书工作应对“上、中、下”三个层面服务： （1）为本机关领导和上级机关服务； （2）为本机关其他平级的职能部门服务； （3）为下级机关和人民群众服务；
1.2.1 秘书部门的涵义
秘书部门又称秘书（工作）机构，有广义和狭 义之分。
广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综 合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部 门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下 属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查 等部门。
狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅 助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘 书局、秘书处、秘书科等。
秘书工作的起源和发展
春秋战国时期，由于诸侯国纷纷崛起，各诸 侯国根据需要，均设置了自己的秘书机构
秘书制度：保密制度、文书制度（正副本、 归档）、用印制度。
三、封建社会时期的秘书工作
秦朝 西汉
魏晋南北朝
隋唐 宋元 明清
古代秘书图
秘书制度： 行文制度、三省制、一文一事、文书立卷制、限期 承办制、贴黄引黄制、条旨制、催办制、文书制度。
第二章 秘书工作的起源和发展
第一节 我国秘书工作的起源和早期发展历史
一、秘书与秘书工作的起源
国家说： 秘书活动起源于国家
文字说： 不依赖于国家，但先决条件是文书的出现
萌芽阶段的秘书工作
记言记行的史官活动 上传下达的纳言活动 听取意见的信访活动
二、奴隶社会时期的秘书工作
夏商周三代，史官是主要的秘书官员。我 国最早的中央秘书机构产生于商朝末年，称太 史寮（相当于目前的中央秘书处）
三、英国
（一）独具特色的秘书分类 国家秘书 高级秘书 私人秘书 （二）简明清晰的秘书等级 行政级 执行级 文书级 助理文书级
阅读 女秘书工作---典型的一日 秘书史话
行政秘书 通信秘书 （二）举行严格有序的考试
特许职业秘书 （CPS）考试 （三）具有明确的任职资格要求 （四）设有全国秘书协会
秘书周、秘书节
二、日本 （一）秘书的分类 见习秘书 初级秘书 中级秘书 高级秘书 （二）完善的教育考核体系 学校教育和社会教育 （三）秘书的资格考试 日本秘书技能检测考试 日本秘书协会组织的考试 （四）秘书的素质要求
公文文种固定 下行文：如命、诰、诏、旨。
上行文：章、表、奏政府 国民党中央政府
第二节 中国共产党和新中国的秘书工作 一、建党后、建国前的秘书工作 二、建国后的秘书工作 三、改革开放时期的秘书工作
秘书制度：保密制度、文书制度（正副本、 归档）、用印制度。
三、封建社会时期的秘书工作
秦朝 西汉
魏晋南北朝
隋唐 宋元 明清
古代秘书图
秘书制度： 行文制度、三省制、一文一事、文书立卷制、限期 承办制、贴黄引黄制、条旨制、催办制、文书制度。
第二章 秘书工作的起源和发展
第一节 我国秘书工作的起源和早期发展历史
一、秘书与秘书工作的起源
国家说： 秘书活动起源于国家
文字说： 不依赖于国家，但先决条件是文书的出现
萌芽阶段的秘书工作
记言记行的史官活动 上传下达的纳言活动 听取意见的信访活动
二、奴隶社会时期的秘书工作
夏商周三代，史官是主要的秘书官员。我 国最早的中央秘书机构产生于商朝末年，称太 史寮（相当于目前的中央秘书处）
三、英国
（一）独具特色的秘书分类 国家秘书 高级秘书 私人秘书 （二）简明清晰的秘书等级 行政级 执行级 文书级 助理文书级
阅读 女秘书工作---典型的一日 秘书史话
行政秘书 通信秘书 （二）举行严格有序的考试
特许职业秘书 （CPS）考试 （三）具有明确的任职资格要求 （四）设有全国秘书协会
秘书周、秘书节
二、日本 （一）秘书的分类 见习秘书 初级秘书 中级秘书 高级秘书 （二）完善的教育考核体系 学校教育和社会教育 （三）秘书的资格考试 日本秘书技能检测考试 日本秘书协会组织的考试 （四）秘书的素质要求
公文文种固定 下行文：如命、诰、诏、旨。
上行文：章、表、奏政府 国民党中央政府
第二节 中国共产党和新中国的秘书工作 一、建党后、建国前的秘书工作 二、建国后的秘书工作 三、改革开放时期的秘书工作
秘书工作案例-秘书与秘书之间
秘书工作案例:秘书与秘书之间秘书工作案例:秘书与秘书之间谢晓萱是一个漂亮聪明的姑娘，今年大学毕业后应聘到一家公司上班，在总经理办公室当秘书。
她同学开玩笑说：哟，小谢当官了，秘书相当于经理啊。
谢晓萱听了心理也美滋滋的。
谢晓萱从上班第一天开始，就感觉很难受。
原来，她们办公室还有一位叫韩静的秘书。
这位韩秘书比她早来两年，自觉资格比她老，对她不苟言笑，经常指使她干这干那，对她做的事情横挑鼻子，竖挑眼，交给她一堆跑腿的活，但是有一个地方不让她去，就是总经理的办公室。
谢晓萱一开始很委屈，很气愤，很想质问她凭什么这样对待她?想跟她大吵一架，辞职而去。
但谢晓萱生来是个要强的人，转念一想，这也许是个挑战，我一定把工作做得更好，让韩秘书也不得不满意。
所以，在以后的工作中，谢晓萱更努力，早来晚走，各项工作也做得有条不紊。
有一次，韩秘书又让她去跑腿，叫她过来递给她一份合同，交代道：这是一份很重要的合同书，你马上按这个地址用特快专递寄走。
谢晓萱不敢怠慢，赶紧打车到邮局。
邮局里人很多，在排队等候的过程中，她不经意地看了一下合同的内容，忽然发现合同内容中货款总额的大小写互相不符合。
货款总额的小写是280000．00元，而货款总额的大写却是贰佰捌拾万元。
谢秘书生怕数错了，仔细地数了好几遍货款小写的那几个0，结果的确比大写少了一个。
谢晓萱心想是韩秘书小写少打了一个0呢?还是大写打错了呢?现在谢晓萱内心很矛盾，把合同书就这么发了吧，合同内容有错误，可能会给公司造成不利影响，韩论文联盟秘书也会因此受到严厉批评。
不发吧，想想韩秘书那可恶的嘴脸，真想就这么发了，让她尝尝挨批评的滋味。
思想斗争了半天，最后，谢秘书还是决定不发了。
她回到公司马上去找韩秘书，韩秘书正在总经理办公室帮总经理整理文件，谢晓萱把她叫出来时她很不耐烦，说：找我什么事?合同书发走了吗?谢晓萱说：没发走，因为合同金额打印有错误。
．，，韩秘书不相信地说：不可能，我不可能打错，准是你看错了。
秘书学_第二章_秘书工作的起源和发展
商朝出现了我国最早的文书珍品——甲骨 文书。
史官是最早的秘书人员。 商朝巫史不分，一身二任（祭祀、撰拟保
管文书），成为商朝最重要的秘书人员。
二、奴隶社会时期的秘书工作
2、西周和春秋战国秘书工作
（ 公 元 前 11世纪－前 221年） 秦 齐 魏 楚 各
西周巫史分工，史官地位上升， 国 国 国 国 国
史官和纳言可以看做是最早的秘书官。 信访制度的开端：尧的进善旗；舜的诽谤木（华
表)；后来设置敢谏之鼓；后代的击鼓鸣冤源于此。
二、奴隶社会时期的秘书工作
1、夏商奴隶制时期秘书工作的真正萌生： （公元前21世纪－前16世纪——前11世 纪）
夏朝政治——第一个阶级国家，为镇压反 抗建立了军队和刑法，设置“遒人、太史 令”等官职辅助夏王管理国政事务。
监察）
东汉光武帝
（尚书台外迁）
事归台阁（尚书台，
六曹治事，后代六部
雏形），丞相府形同 虚设。
出纳帝命，为王喉舌。
曹魏 曹操秘书令、曹丕中书令、中书监——中书省取代尚书台， 出纳帝命。
晋代 设门下省，皇帝 的顾问仆从机构
北朝时，门下省最 南朝又以尚 重要，取代中书省，书省为相府 参与机要。
2、隋唐宋秘书工作（公元581年－1038年）
丞相（金印紫绶）
太尉
御史大夫（银印青绶）
（丞相府：政务，（军务） （副丞相、掌文
左右丞）
书、监史大夫（中央秘书，
（丞相府：政务，
（外朝：三公）分曹治事）
（军务） 皇帝耳目喉舌） （副丞相、掌文书、
汉武帝
尚书署成机要秘书
（重用内廷尚书）
机构，剥夺丞相权。 汉成帝设尚书台
小结——古代秘书变迁规律
纵观我国古代秘书机构的设置及职掌的发展变化，不难 看出秘书部门是国家机关的中枢机构，各朝统治者十分 重视秘书工作。尽管机构设置、官职名称频繁变动，但 中央秘书机构一直紧紧掌握在皇帝手中，成为各朝皇帝 进行统治的耳目和喉舌，参谋和助手。（重要性）
史官是最早的秘书人员。 商朝巫史不分，一身二任（祭祀、撰拟保
管文书），成为商朝最重要的秘书人员。
二、奴隶社会时期的秘书工作
2、西周和春秋战国秘书工作
（ 公 元 前 11世纪－前 221年） 秦 齐 魏 楚 各
西周巫史分工，史官地位上升， 国 国 国 国 国
史官和纳言可以看做是最早的秘书官。 信访制度的开端：尧的进善旗；舜的诽谤木（华
表)；后来设置敢谏之鼓；后代的击鼓鸣冤源于此。
二、奴隶社会时期的秘书工作
1、夏商奴隶制时期秘书工作的真正萌生： （公元前21世纪－前16世纪——前11世 纪）
夏朝政治——第一个阶级国家，为镇压反 抗建立了军队和刑法，设置“遒人、太史 令”等官职辅助夏王管理国政事务。
监察）
东汉光武帝
（尚书台外迁）
事归台阁（尚书台，
六曹治事，后代六部
雏形），丞相府形同 虚设。
出纳帝命，为王喉舌。
曹魏 曹操秘书令、曹丕中书令、中书监——中书省取代尚书台， 出纳帝命。
晋代 设门下省，皇帝 的顾问仆从机构
北朝时，门下省最 南朝又以尚 重要，取代中书省，书省为相府 参与机要。
2、隋唐宋秘书工作（公元581年－1038年）
丞相（金印紫绶）
太尉
御史大夫（银印青绶）
（丞相府：政务，（军务） （副丞相、掌文
左右丞）
书、监史大夫（中央秘书，
（丞相府：政务，
（外朝：三公）分曹治事）
（军务） 皇帝耳目喉舌） （副丞相、掌文书、
汉武帝
尚书署成机要秘书
（重用内廷尚书）
机构，剥夺丞相权。 汉成帝设尚书台
小结——古代秘书变迁规律
纵观我国古代秘书机构的设置及职掌的发展变化，不难 看出秘书部门是国家机关的中枢机构，各朝统治者十分 重视秘书工作。尽管机构设置、官职名称频繁变动，但 中央秘书机构一直紧紧掌握在皇帝手中，成为各朝皇帝 进行统治的耳目和喉舌，参谋和助手。（重要性）
秘书学第一章
室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自 己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断 能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。（见光 积昌等编译的《现代社会·秘书》） • （2）美国全国秘书协会对 “秘书”下的定义是： • 秘书 “是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职 责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作 的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作 以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企 业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作 人员，或简称为秘书”。（王千弓等编著：《秘书学 与秘书工作》）
• (5)“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息、参谋决 策、处理事务的综合职能，辅助决策者有效控制全局的工 作人员。”（张清明等：《关于秘书定义的思考》，载《 武汉大学学报（社会科学版）》1986年第六期）
• （6）“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书， 辅助决策，并处理日常事务的服务人员。”（张家仪：《 也谈“秘书”的定义》，载《秘书》1986年第二期）
• 2、中级秘书：指办公厅（室）主任以下及下属的秘书处长或秘书科长 、秘书股长、文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、收 集和整理信息资料等工作。其工作成效，对领导者的决策有重要作用。
• 3、初级秘书：指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事操作性、服务 性工作的秘书，如打字、印校、速记、接待、应对电话、文件收发保 管和其它事务工作是其主要任务。他们不一定有秘书的职称，但通常 也被称为秘书工作人员。
朋友的喜欢吗？ 9你是否在做好一件事情之前，就开始很好地考虑后
面的事情？ 10.上学时，是否考虑过骑自行车长途旅行？ 11.你的朋友如果比你出色很多，你并不嫉妒，相反，你会帮
助他做得更好？ 12.当你成功完成一件事情后，功劳却记到了别人头上，你会
• (5)“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息、参谋决 策、处理事务的综合职能，辅助决策者有效控制全局的工 作人员。”（张清明等：《关于秘书定义的思考》，载《 武汉大学学报（社会科学版）》1986年第六期）
• （6）“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书， 辅助决策，并处理日常事务的服务人员。”（张家仪：《 也谈“秘书”的定义》，载《秘书》1986年第二期）
• 2、中级秘书：指办公厅（室）主任以下及下属的秘书处长或秘书科长 、秘书股长、文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、收 集和整理信息资料等工作。其工作成效，对领导者的决策有重要作用。
• 3、初级秘书：指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事操作性、服务 性工作的秘书，如打字、印校、速记、接待、应对电话、文件收发保 管和其它事务工作是其主要任务。他们不一定有秘书的职称，但通常 也被称为秘书工作人员。
朋友的喜欢吗？ 9你是否在做好一件事情之前，就开始很好地考虑后
面的事情？ 10.上学时，是否考虑过骑自行车长途旅行？ 11.你的朋友如果比你出色很多，你并不嫉妒，相反，你会帮
助他做得更好？ 12.当你成功完成一件事情后，功劳却记到了别人头上，你会
第一讲 秘书工作认识
各类秘书的工作职责，一般包括以下内容： 1.安排上司日程；2.接待来客；3.处理文件； 4.为上司提供各类辅助性服务；5.办理其他事 务。
二、港台及国外的秘书工作的发展趋势
（一）社会化 （二）现代化 （三）专业化 （四）妇女化
6
相关链接：私人秘书
近年来，私人秘书在欧美许多国家尤为普遍，从 政府官员到企业主、演员、运动员、律师、医生几乎 都有私人秘书，而且欧美许多国家的私人秘书在日常 的管理和决策中发挥着越来越重要的作用。
秘书的层次
职能层次 初级秘书
中级秘书
工作性质
具体内容
作
用
从事操
打印文件、谈话速记、
作性服务工 迎来送往、电脑操作、文案
作
管理、接听电话等
使领导者从烦琐事务 中解脱，并避免或减少办 理具体事务过程中的漏洞
从事辅 助管理事务 和部分操作 性事务
筹办各种会议；协调机
在协助领导办文、办
关内各部门的职能活动；办 会、办事的过程中，要协
第四节 秘书学
一、秘书学及其属性 二、秘书学研究的内容 三、秘书、秘书工作与秘书学的关系
第五节 你是否适合作秘书人员
一、个人素质 二、秘书人员需要具备的能力
一、个人素质
（一）个人条件 学历 性别 年龄 外貌 体质 视力 听力
7
一、个人素质
（二）个性要求
守时 谨慎 热情 合群 服从 自信
第二节 秘书工作
一、我国秘书工作的沿革 二、秘书工作的特点 三、秘书工作的指导思想和原则 四、秘书工作的任务和作用
2
辛
亥
一、我国秘书工作的沿革
一、我国秘书工作的沿革
革 命
的
我国秘书工作的历史发展分以下几个阶段：
二、港台及国外的秘书工作的发展趋势
（一）社会化 （二）现代化 （三）专业化 （四）妇女化
6
相关链接：私人秘书
近年来，私人秘书在欧美许多国家尤为普遍，从 政府官员到企业主、演员、运动员、律师、医生几乎 都有私人秘书，而且欧美许多国家的私人秘书在日常 的管理和决策中发挥着越来越重要的作用。
秘书的层次
职能层次 初级秘书
中级秘书
工作性质
具体内容
作
用
从事操
打印文件、谈话速记、
作性服务工 迎来送往、电脑操作、文案
作
管理、接听电话等
使领导者从烦琐事务 中解脱，并避免或减少办 理具体事务过程中的漏洞
从事辅 助管理事务 和部分操作 性事务
筹办各种会议；协调机
在协助领导办文、办
关内各部门的职能活动；办 会、办事的过程中，要协
第四节 秘书学
一、秘书学及其属性 二、秘书学研究的内容 三、秘书、秘书工作与秘书学的关系
第五节 你是否适合作秘书人员
一、个人素质 二、秘书人员需要具备的能力
一、个人素质
（一）个人条件 学历 性别 年龄 外貌 体质 视力 听力
7
一、个人素质
（二）个性要求
守时 谨慎 热情 合群 服从 自信
第二节 秘书工作
一、我国秘书工作的沿革 二、秘书工作的特点 三、秘书工作的指导思想和原则 四、秘书工作的任务和作用
2
辛
亥
一、我国秘书工作的沿革
一、我国秘书工作的沿革
革 命
的
我国秘书工作的历史发展分以下几个阶段：
秘书理论与务实模块二 秘书事务工作
2.秘书工作的微观环境 又叫办公室环境，是指一定的组织机构的秘 书部门工作所处的自然环境。办公室环境的种类 包括：
11
第一，办公室的空间环境，是指房屋建筑与分 配，办公空间的大小，家具的布臵； 第二，办公室的视觉环境，包括色彩、光线； 第三，办公室的听觉环境，指办公室所处空间 的有益或无益声音； 第四，办公室的空气环境，指由生理空气因素 （温度、湿度、空气流通与净化）造成的办公室整 体气氛； 第五，办公室的健康与安全环境。
13
2.舒适整洁 不论是办公室、办公桌椅，还是抽屉等，不要放 臵与办公无关的东西。办公文具摆放要井然有序。 3.和谐统一 办公桌椅、文件柜、办公自动化设备等的大小、 格式、颜色等协调统一。这不仅能增加办公室的美观 ，而且能强化成员之间的平等观念，创造出和谐一致 的工作环境。 4.安全 布臵办公室时要留意附近的办公环境和办公室存 放财物的安全条件。信息，如纸质文件、存储在计算 机里的数据等的安全和保密能否得到保障；电器的电 源、电线，器物的摆放是否会对人员造成生理上的危 14 害等。
8
2.差异性 各国各地区各单位，其秘书工作环境都存在着 差别。这形成了各国各地区各单位的秘书工作风格 的特殊性。 3.变异性 环境不是一成不变的，随着社会的变迁，它要 经历相应的变化过程。这要求秘书工作不断地调整 ，以适应变化的环境。
9
环境与秘书工作之间是相互作用的过程： （1）环境决定、影响或制约秘书工作； （2）秘书工作必须适应环境； （3）环境的变化必然导致秘书工作发生变化
（四）办公室布臵的具体要求 （1）办公桌的排列应按照直线对称的原则和 工作程序的顺序，其线路以最接近直线为佳，防止 逆流与交叉现象。同室工作人员应朝同一个方向办 公，不可面面相对，以免相互干扰和闲谈。
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第三节 秘书机构
一、秘书机构的概念 秘书机构有狭义与广义之分。 狭义的秘书机构，是指担负文牍性工作，并直接为领导工作服务的办 事部门，如办公室的秘书、文书、机要等业务部门。
广义的秘书机构，是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查的等功 能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文 书、机要、调研、协调、督察、信访、接待和值班等业务
例3： 工学院招聘启事 因工作需要，北京大学工学院拟公开招聘教学秘书一名，负责工学院本科生、 研究生教学管理的具体事务及相关事宜。试用期6个月，试用合格后按北京大学 聘用人员有关规定办理。 工学院的情况可参见： 一． 招聘条件： 1、 本科或以上学历，贯彻执行党的路线、方针和政策； 2、 有较强的中英文口头和书面交流能力，英语达到六级水平； 3、 具有较好的沟通协调能力和应变能力； 4、 工作态度认真，责任心强，能较好地与人相处共事，并有吃苦耐劳精神； 5、 具有计算机操作基础知识，熟练掌握Office系统和相关办公网络系统； 6、 身体健康； 7、 具有北京市户口。 二． 报名办法： 1、 需提交申请人个人简历 个人简历请发送电子邮件至：liuwen@； 2、 初选合格者将通知面试，应聘材料恕不退还 面试时请带上毕业证书、学位证书及其他相关材料（培训经历、获奖证书等） 原件； 3、 报名截止日期：2005年10月9日。 北京大学工学院 2005年9月26日
二、秘书的分类
从秘书的来源与服务对象分：
公务秘书：指在国家机关，国有企事业单位工作的从事公务的秘书， 薪金由这些组织支付，服务对象为集体。
私人秘书：私营企业内部或者公职人员自己支付薪金所聘请的秘书。 目前在我国较少。
从秘书的工作性质划分： 党政秘书； 企业秘书； 商务秘书等——
如果说领导是“猪八戒”，那你 就是那个要给他找东西吃、找水 喝，表面上让他保护师傅、支持 自己除妖，心里却看不起他，老 想着调戏他的臭猴子弼马温。
“有名无实”的秘书：外交秘书、国防秘书、是有秘书、国务 秘书等。 “有实无名”的秘书：办公室、信访处、政策研究室、调研室 、督办检查室、信息处、文电室等本身属于秘书机构，但现实 中不使用“秘书”之称呼，也如我国古代的“押司”、“照磨 ”、幕僚、师爷等。
追靠线
三、秘书工作的原理
（一）追靠需求原理 需求——追靠——需求——再追靠（平衡） 某种意义上，追考线=K/需求线，K=你能控制的“变量”
（二）对立统一原理
需求线
主动与被动、综合与专一、政务与思想、机要与群众、突击与 经常。复杂、变动。
（三）间接效应原理 秘书活动的成果隐藏在服务对象的 成果中，隐藏在组织形象之中。
按秘书人员担任的职务划分：
秘书长、 办公厅主任、 秘书处处长、 科长、 股长、 科员、 办事员七个层次。
职业资格等级可分：
二级、 三级、 四级、 五级
英国把行政秘书人员定位五级： 速记打字级、书记级、文牍级、执行级、行政级。
秘书的任职资格与条件
第二节 秘书工作
一、秘书工作的主要内容
秘书工作是秘书与秘书机构以领导者和领导机关为对象，开展的一系 列辅助管理和综合服务，其目的在于减轻领导的事务负担以便其集中 精力处理决策大计，协助领导提高工作效率和优化工作效果。 也因此，“一不失职、二不越权”是秘书工作的基本要求。
国际秘书联合会给秘书一词下定义：
secretary “秘书应是主管人员的一任特殊助手，他掌管办公室工作技巧， 能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动 显示其主动性和正确的判断力，并在所给予的权力范围内做出 相关决定。”
秘书国家职业标准
1．1 职业名称：秘书 1．2 职业定义：从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常 事务并为领导决策及其实施提供服务的人员。 1．3 职业环境：室内、常温。 1．4 职业能力特征：具备较强的文字与语言表达能力、综合协调能 力与合作能力、逻辑思维与分析能力等。 1．5 基本文化程度：高中毕业。
协助上司处理各类商业性事务，并且负责起草合同，联络客户， 收发函电，参与商务考察、商务洽谈、商业谈判、商业决策， 以自己的专业知识和实际经验为上同理清头绪、分析利弊、提 供意见、落实计划、办理具体业务，等等。
方向要求
基本要求
从秘书的业务内容划分：
行政秘书：机关首长的重要助手。 专业秘书：有法律秘书、教育秘书、医学秘书等。 机要秘书：文书处理、传递工作，如中共中央办公厅机要交通局。 事务秘书：负责总务、后勤等工作。 信访秘书：辅助处理人民来信来访工作。 外文秘书：做口头及书面翻译工作。 会议秘书：负责各级各类会议的承办、组织与协调工作。
例2： 郑州逸阳服饰有限公司
高级秘书
工作经验：1-3年，学历要求：本科及以上，工作地点：郑州，月薪：面谈
工作职责：
1、配合总经理处理外部公共关系，按照总经理指示协调联系与各级各类单 位、业务往来单位有关事宜； 2、协助总经理协调内部各部门关系并督办落实领导布置的工作； 3、协助总经理起草各类公文； 4、负责总经理办公会的筹备、记录及会议纪要的整理； 6、安排协调总经理日常工作时间表，安排商务出差行程； 7、完成总经理日常交办的其他工作。
“推背图”
《推背图》相传是我国唐朝太宗皇帝时期，当时著名的天相家 李淳风和袁天罡所作，以推算大唐国运。因李淳风某日观天象 ，得知武后将夺权之事，于是一时兴起，开始推算起来，谁知 推上了瘾，一发不可收，竟推算到唐以后中国2000多年的命运 ，直到袁天罡推他的背，说道：“天机不可再泄, 还是回去休 息吧!”
秘书部门被称为综合办事部门，作为组织内部惟一的综合性部门，与 各个职能部门相比较，秘书部门的职能是辅助管理，综合服务。
1、辅助管理。
秘书部门是组织管理系统中发挥着重要作用的辅助管理部门。秘书工 作的本质，是通过“办文”、“办会”、“办事”，贯彻领导意图， 推进领导中枢的决策与管理进程。秘书工作是组织管理工作的一部分， 主要是以辅助领导实现管理目标的形式来体现职能。
三、秘书的层次 秘书的层次，指两方面的内容：一方面秘书人员所在的机关单位，其 级别的高低，可分为中央、省、市、县、基层。另一方面，同一机关、 单位秘书人员的职位也有高低不同，显现不同的层次 。 例：省市政府机关 高级秘书：指秘书长、办公厅（室）主任。 中级秘书：一般指文字秘书。 初级秘书：指从事一般日常工作的秘书。
且不论古代与国外的秘书概念，仅现代而言，我国目前大约有50种， 比较普遍认同用的是以下两种秘书的定义：
一是为领导或雇主提供辅助管理、综合服务的人员。 二是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们 以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能， 是主事者的参谋和助手。
……
2、通过具体的用人信息，得出结论 （1）用人单位对“硬件”毫不含糊。在需方人才市场上，招聘单位对 求职者的年龄、生理条件、学历、专业技术水平等硬指标要求相当严格。 对秘书比较传统的三项要求是文笔、英语和现代办公设备的使用能力， 这些要求近年已经逐步量化为硬件。 （2）软件条件绵里藏针。所谓“软件”，是由那些“良好的”“熟练 “Good””fluency“”Energetic“”effectively“等等词汇来体现的，二这可以 说是高难标准。 （3）“第二专业”不可或缺。几乎所有的招聘启事都先介绍自己的业 务范围，这是在告诉谋职的秘书本单位所需要的专业知识和技能。“有 相关专业工作经验者优先考虑”的声名，表现了招聘单位对应聘秘书的 专业工作经验越来越重视。 （4）“硬件”要求常常是用人单位提出的特性要求，所以标准比较清 晰。比如身高、学历、英语级别等。“软件”作为共性的要求反而模糊， 像人际关系、综合素质、气质人品等。 （5）近年来，招聘启事内容有从对应聘者的理想、事业心、归属感的 诉求，逐步向对物质待遇、经济实惠和机会的诉求转变的趋势。
第一部分 秘书与秘书工作
【教学内容】
第一节 秘 书 第二节 秘书机构 第三节 秘书工作 第四节 秘书学
一、秘书的涵义
秘书”在辞海中有五种涵义。
1、指职务名称之一，是领导的助手。 2、指官名。 3、特指使馆的外交人员、分一谶者诡为隐语，预决吉凶”；“纬者经之 支流，衍及旁义”】、图录
二、秘书机构的性质
秘书部门是领导的左右手，可概括为三方面： 1．秘书部门是辅助机构，而不是权力机关 2．秘书部门是综合办事部门 3．秘书部门是协调部门
三、秘书机构特点：
1、辅助功能的综合性 2、所处位置的中枢性 （上情下达、下情上达） 3、组织关系的相对封闭性
四、秘书部门的职能
例4： 宝洁公司招聘 宝洁公司时世界上著名的日用消费品制造和营销公司之一，北京 宝洁公司正在寻找自励向上的人才成为宝洁的一员。经人事部全国 人才流动中心批准，现诚聘以下人员： 研究开发部秘书3人 Main Responsibilities: Provide secretarial administrative support to the P&G Department to facilitate its development of new products and technologies. Work will include secretarial duties(travel and meeting arrangements, typing, filing ect.)acting as a key communication facilitator for regional and global P&G colleagues and may include management of independent administrative projects for the department. Requirements: 1.college graduate or vocational school graduate 2.1-2year secretarial 3.Good communication skill including fluency in English & Mandarin. 4.Have good computer skills including Word and Excel, etc.