电子档案管理系统基本功能规定
电子档案管理系统通用功能要求
电子档案管理系统通用功能要求
1、文件管理功能：支持数据的存储、管理、查找和归档，同时支持文件系统的网络
和分布在不同服务器上的管理；
2、安全性功能：多级用户权限管理、主从签名机制，支持部分归档文档的多层次加密；
3、备份功能：支持本地备份功能，可以定期、自动进行文档的备份与恢复；
4、共享功能：支持不同的系统间的文档共享，支持跨IDE网络的文档传输；
5、审核功能：支持全流程文档审核管理，允许单用户或组文档审核功能；
6、报表功能：支持电子档案管理系统所涉及的文档内容分析，支持用户查看和打印
报表；
7、系统改进功能：支持程序校验机制，及定期改进更新程序；
8、报警提示功能：支持文件有效期及文件状态的监控，可以以邮件或短信的方式发
出报警信息；
9、其它功能：支持对文档的检索、排版、编辑、打印和影像处理等功能；
10、系统性能调优和容灾功能：支持系统水平扩展，提供及时和可靠的数据恢复能力；
11、其他特色功能：可以根据特定的应用场景，通过API和其它开发框架来实现个性
化的高级功能。
公司电子文件归档与电子档案管理规定
公司电子文件归档与电子档案管理规定第一章总则第一条为加强公司电子文件归档与电子档案管理，确保电子文件真实、完整、可用和安全，根据相关制度，结合实际，制定本规定。
第二条本规定适用于公司电子文件与电子档案的管理。
第三条公司电子文件归档与电子档案管理，应遵循纳入信息化建设规划、技术与管理并重、便于利用和安全可靠的原则。
第四条基本术语(一)电子文件是指公司在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子文件由内容、结构、背景组成。
(二)电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
(三)元数据是指描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
第五条公司应对电子文件、电子档案实施全程和集中管理，加强电子文件前端控制，对有价值的文件采取相应的保护措施，确保电子文件和电子档案的真实性、完整性、可用性与安全性。
第六条相关文件GB/T18894 电子文件归档与电子档案管理规范DA/T15 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 38电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 47版式电子文件长期保存格式需求DA/T 48基于XML的电子文件封装规范DA/T 46文书类电子文件元数据方案DA/T 54照片类电子档案元数据方案DA/T 63录音录像类电子档案元数据方案DA/T1档案工作基本术语DA/T 58电子档案管理基本术语《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《公司档案工作管理办法》第二章管理机构与职责第七条公司办公室负责牵头建立电子文件及电子档案管理工作协同机制，推进电子档案标准规范建设、电子文件归档与电子档案管理工作。
第八条各单位、各部门职责各单位、各部门作为电子文件归档管理责任部门负责按照归档范围开展电子文件的收集、整理、著录和移交归档等工作，对电子文件的真实、完整、可用负责，指定兼职档案员统一管理并确保人员稳定；对于公司外工程项目的电子档案，应- 2 -由工程项目的项目经理负责电子文件归档工作，所在单位、部门负责监督、检查。
电子档案管理系统
摘要随着信息技术的迅速发展,信息资源数字化、网络化的进程进一步加快，档案管理的信息化建设已经成一个备受关注的热点。
电子档案管理系统是企事业单位信息化建设的需要,它能够极大地增强档案的处理效率，并且能够实现高效归档和检索以及借阅档案信息。
本文主要对电子档案管理系统的基本理论以及应用平台框架结构、总体设计、详细设计和相关实现技术等进行了阐述和探讨。
系统包括用户管理、部门管理、档案管理、档案库管理、档案检索和借阅管理等功能。
用户可以方便的对档案进行添加、删除、修改、查询、借阅和转存等操作。
该系统采用MyEclipse作为其前台开发工具和操作平台，后台采用SQL Server 2000数据库，并且采用JavaBean及JSP相关技术，涉及到的工具主要有JBuilder、Tomcat、Weblogic等。
关键词: Myeclipse,JSP，JavaBean，电子档案,信息化AbstractElectronic records management system is necessary for the Information Construction of Enterprises,it can greatly enhance the processing efficiency of the file,it also can process and search the information of files efficiently.Key words:目录第1章绪论 ............................................................................... 错误！未定义书签。
1.1 课题研究的意义和目的 .............................................. 错误！未定义书签。
1.2 国内外研究现状和应用前景 ...................................... 错误！未定义书签。
电子档案管理系统使用说明书
电子档案管理系统使用说明书一、安装用户不许要在案装任何软件，只需要安装默认的IE浏览器，在浏览器地址中输入http://202.192.157.21，即可进入电子档案管理系统页面。
二、使用说明业务部门必须使用管理员给定的权限登陆系统，用户须在登陆界面中输入用户名和密码，才能进入相应系统进行处理。
用户登录界面如下：图1在用户没有登陆之前，选择左边的按钮没有任何动作，在整个操作中，可以单击图标，隐藏做框架，或单击图标，取消隐藏。
用户登陆后，出现的界面如下：图2在顶端，显示有登陆者的姓名，用户可以选择的3个功能和左边框架的3个按钮功能一样，目的是增加用户的可操作性，可以选择电子著录单，签收单，和退出系统。
还可以根据不同条件，查询所需的电子著录单的详细信息。
关于图2中的查询条件的输入，输入数据的有效范围，正题名的文本框中，输入的字符长度不能超过255个字符，也就是不能超过127个汉字。
分类号文本框中的字符长度不能超过6个，不能出现汉字，只能是英文字母和数字的组合前两位必须是英文字母，后两位或四位是数字，例如：JX11或JX1113。
文件形成时间文本框中，只能输入年，月，格式为年/月，例如：2002/10，保管期限中选择索要查询的保管期限即可。
可以只选择一种查询条件进行查询，在需要查询的文本框中输入查询条件，单击“查询”按钮即可，查询结果将显示在“查询”按钮下面的表中。
图2中有两个功能按钮，分别是创建著录单和生成签收单，用户必须先创建著录单后才可以生成签收单。
创建著录单：图2创建著录单的界面如上，其中为了档案标识号唯一，标识号由系统自动生成，且标志号唯一，归档单位和归档单位代码是系统根据登陆者从据库中获得，著录单创建人是登陆者。
用户需要填写的内容有以下部分：1）立卷年度，格式要求只能填四位数字，如：2002；2）文件形成时间和结束日期，如：2003年5月2号应该填写为：2003-5-2；3）实体分类号，可以手工输入，如JX1112或JX11，也可以由系统获得，从下拉列表中选择实体所属的类别，然后点“获取”按钮即可。
电子档案管理系统基本功能规定
国家档案局办公室关于印发《电子档案管理系统基本功能规定》的通知档办发〔2017〕3号各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，中央军委办公厅保密和档案局，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国人民大学档案学院：现将《电子档案管理系统基本功能规定》印发给你们，请结合实际遵照执行。
国家档案局办公室2017年12月15日电子档案管理系统基本功能规定第一章总则第一条为推动电子档案科学管理，规范电子档案管理系统建设，明确电子档案管理系统基本功能，确保电子档案真实、完整、可用与安全，按照国家有关法律法规和标准规范，制定本规定。
第二条本规定所称电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。
第三条本规定明确了电子档案管理系统（以下简称系统）必备的功能。
系统建设应依据先进、实用、安全、发展的原则。
第四条本规定适用于国家各级各类档案馆，机关、团体、企事业单位可参照执行。
第二章系统总体要求第五条系统结构应具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。
第六条系统功能应具备可扩展性，应满足当前及可预见的时间内的业务需求，可方便地进行功能扩展。
第七条系统实现应具备灵活性，支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。
第八条系统运行应安全可靠，保存电子档案管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全，防止非授权访问。
第九条系统应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库。
第十条系统应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案。
第十一条系统应具备对实体档案进行辅助管理的功能。
第三章档案接收第十二条系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。
第十三条系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查的功能，对不合格的进行标注。
国家档案局印发《电子档案管理系统基本功能规定》
浙江 ：将“档案＂纳入公共文化服务保障地方法规
近 日 ，浙 江省十 二届 人 大常委会 第 四十五 次会议 审议 通过 了《浙江省 公 共文 化 服务保 障条例 》（以下简称《条例 》），并将 “档 案 ”纳 入公共 文化 服务保 障地 方法 规 ，这为《基本 公共 文化服 务实 施标 准》的 出台提供 了基本 依据 。有助于 改善档 案 馆 功能和 馆网布局 ，强化 基层 档案室 职能 ，为推进 档 案公共服 务标准 化 、规 范化 、 均 等化 ，推进 档案 文化建设 起到 法治 引领作 用。《条 例》规定 ，将 “历史 传承 ”纳入 基 层综 合文化 服务 中心职 能 ，为基 层档 案室在 文化 中心 平 台发挥 功能 确定 了法 律 地位 ；将综 合档 案 馆纳入 公 共文 化设 施范 畴 ，其 建设 纳入 公共 服 务标 准体 系 ， 系各级政 府应 履行 的法定 职责 ；将 数 字档 案馆 系统 纳入 数字 文化建设 范畴 。建设 力度更有 保 障 ，网络服 务能 力成 为检 测档 案馆 公共 文化服 务能 力 的重 要指 标 ；各 级 政府应 当依 托综 合档 案馆等 提供 流动 文化服 务 ，促 进优 质文化 资源 向基 层流 动 等 。
湖南 ：首批 １ ２项档 案文献入选省档 案文献 遗产名录
湖 南省 档案局 馆前 不久 召开湖 南省 档 案文献遗 产评选 工作 座谈 会。经 过专 家组评 选 ，长 沙马王堆 汉墓 帛书 、第 一次 国 内 革 命 战 争 时期 湖 南 工 农 武 装 斗 争 档 案 、长沙 走马 楼三 国吴 简等 １２项档 案文 献入选 《湖 南省档 案文献 遗产 名录》（第 一 批 ）。此 次会议介 绍 了首 届湖南省 档案 文 献遗 产评 选 工 作 的 申报 和评 审情 况 ． 向 人 选 的 档 案 文 献 保 管 单 位 颁 发 了证 书 。与会人 员还就 湖南 省档 案文献 遗产 的 评 选 宣 传 和 开 发 利 用 工 作 进 行 了 深 入 交 流 。
数字化智慧档案管理系统
通知公告：档案管理员进行 消息发布
快捷方式：快速进入到常用 的功能模块中
消息提醒：集中展示与当前 档案大数据：用显户示有当关前的全消宗息和提醒 下所有已归档档案的相关统 计信息
档案检索
跨了找库解的检不情索多况库库意索：，内，字条适需检对段件用要索案检于大：卷索对范可、，档围以文或案查指件者专布定进配题的档行置库档案任检浏案览专档布：题案列查库出看浏档已览案经：项发，按分档页案查库阅分
档案管理员 各部门人员将档案移交到档案部门，档案管理员接进行著录
（只有一人）
归档；
部门应用
档案部门
录入人员 各部门人员将纸质档案移交到档案部门，由档案人员进行整
档案管理员
理、著录、归档；档案部门内部进行审核、归档流程；
跨部门应用 (集中整理)
档案部门 其它部门
跨部门应用 (分散整理)
档案部门 其它部门
支持档案年报模板的导入和在 线填报。
提供年报相关的辅助统计，包 括当前单位下各个全宗、各个 档案类型的库存案卷、文件、 电子文件总数、电子文件总容 量等。
日志管理
日志是记录用户对档案系统的操作、数据维护和利用的情系况统，日日志志是分是为记系录统用日户志对、档档案案系维统
护日志和应用日志三种。
的操作情况，包括登录、查询、修
档案管理员 兼职档案员 录入人员
各部门兼职档案员著审核，档案管理员审核后进行接收或打回，然后
分类、整理、组卷（盒）、归档；
档案管理员 兼职档案员 录入人员
各部门兼职档案员著录本部门的档案信息，并进行分类、整 理、组卷（盒），然后移交给档案管理员进行审核，档案管
• 原文浏览/附件下载 • 按时间统计 • 按检索人统计 • 按文件统计
学生电子档案管理制度
一、总则第一条为了加强学生电子档案管理，确保电子档案的完整、准确、安全，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。
第二条学生电子档案是指以电子形式存储、管理的，反映学生在校期间学习、生活、思想、健康等方面信息的档案资料。
第三条学生电子档案管理应遵循真实性、完整性、安全性、可追溯性原则。
二、管理职责第四条学生电子档案管理实行校、院（系）两级管理。
第五条校档案馆负责全校学生电子档案的统一管理，制定学生电子档案管理制度，组织、协调、监督、检查学生电子档案管理工作。
第六条院（系）负责本学院（系）学生电子档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保电子档案的完整、准确、安全。
第七条各相关部门应积极配合校档案馆和院（系）开展学生电子档案管理工作。
三、电子档案收集与整理第八条学生电子档案收集范围：1. 学生基本信息：学籍信息、身份证号码、家庭住址、联系方式等。
2. 学生学籍信息：入学登记表、成绩单、毕业证书、学位证书等。
3. 学生奖惩信息：获奖证书、处分决定、优秀学生干部评选结果等。
4. 学生思想道德素质：入党积极分子培养考察材料、思想汇报、社会实践报告等。
5. 学生身心健康：体检报告、心理咨询记录等。
6. 学生其他重要信息：学生资助信息、学生社团活动记录等。
第九条学生电子档案整理要求：1. 按照档案分类标准，对收集到的电子档案进行分类整理。
2. 对整理后的电子档案进行编号、编目，确保档案的完整性和可追溯性。
3. 对电子档案进行备份，确保档案的安全。
四、电子档案归档与保管第十条学生电子档案归档时间：1. 学生入学时，归档其基本信息、学籍信息等。
2. 学生在校期间，根据实际情况，定期归档其奖惩信息、思想道德素质、身心健康等信息。
3. 学生毕业时，归档其毕业证书、学位证书等。
第十一条学生电子档案保管要求：1. 采用安全可靠的电子存储设备，确保档案数据的完整性和安全性。
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电子档案管理系统基本功能规定
第一章总则
第一条为推动电子档案科学管理，规范电子档案管理系统建设，明确电子档案管理系统基本功能，确保电子档案真实、完整、可用与安全，按照国家有关法律法规和标准规范，制定本规定。
第二条本规定所称电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。
第三条本规定明确了电子档案管理系统（以下简称系统）必备的功能。
系统建设应依据先进、实用、安全、发展的原则。
第四条本规定适用于国家各级各类档案馆，机关、团体、企事业单位可参照执行。
第二章系统总体要求
第五条系统结构应具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。
第六条系统功能应具备可扩展性，应满足当前及可预见的时间内的业
务需求，可方便地进行功能扩展。
第七条系统实现应具备灵活性，支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。
第八条系统运行应安全可靠，保存电子档案管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全，防止非授权访问。
第九条系统应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库。
第十条系统应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案。
第十一条系统应具备对实体档案进行辅助管理的功能。
第三章档案接收
第十二条系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。
第十三条系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进
行检查的功能，对不合格的进行标注。
第十四条系统应具备对检查合格的电子档案进行登记的功能，支持电子档案数量的清点、内容和元数据有效性的验证，赋予电子档案唯一标识。
第十五条系统应具备对征集档案进行管理的功能。
第四章档案整理
第十六条系统应具备电子档案的自动归类与排序等功能，支持分类与排序的调整处理。
第十七条系统应具备电子档案的著录、标引等功能，形成电子档案目录，并与电子档案相关联。
第十八条系统应具备电子档案批量格式转换的功能，生成符合国家、行业相关标准的用于长期保存和提供利用的电子档案。
第十九条系统应具备维护电子档案各组成部分及相关数据信息之间、电子档案与电子档案之间的关联功能。
第二十条系统应具备电子档案入库功能，并保存入库处理过程记录。
第五章档案保存
第二十一条系统应具备对电子档案及其目录数据库进行备份与恢复功能，设置备份与恢复策略，制作备份数据，对备份数据和介质进行登记、检测与管理，使用备份数据进行恢复处理，记录备份恢复过程信息。
第二十二条系统应具备对电子档案存储状况的监控和警告功能，对存储介质不稳定、存储空间不足、电子档案非授权访问和系统响应超时等情况发出警告，跟踪和记录警告事项处理过程。
第二十三条系统应具备对电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性等检查功能。
第二十四条系统应具备电子档案保护功能，保障电子档案不被非授权的修改与删除，记录长期保存过程中的变动信息。
第六章档案利用
第二十五条系统应具备依据利用需求生成电子档案利用库的功能，支
持电子档案的检索、筛选和输出，能够为利用者提供符合国家标准格式的电子档案。
第二十六条系统应具备对电子档案进行多条件的模糊检索、精确检索和全文检索等功能，支持跨全宗、跨门类和递进检索，检索结果能够进行局部浏览和有选择性地进行输出。
第二十七条系统应具备电子档案在线借阅服务功能，支持在线申请、在线审批、在线阅览、授权下载与打印等处理，并记录用户使用电子档案的意见和效果等信息。
第二十八条系统应具备档案编研功能，对档案编研成果进行管理。
第二十九条系统应具备电子档案利用登记功能，保存档案利用者信息，并采取技术手段确保利用过程中电子档案不被非法纂改。
第七章档案鉴定与处置
第三十条系统应具备对电子档案鉴定与处置的定义、配置和管理功能，按照电子档案的处置规则，建立和配置鉴定与处置条件、策略和流程，支持保管期限到期鉴定等自动提醒功能。
第三十一条系统应具备电子档案的鉴定与处置操作功能，支持密级、价值和开放等鉴定处理。
第三十二条系统应保存鉴定与处置的过程信息，记录鉴定与处置的责任人员、意见和时间等信息。
第三十三条系统应具备电子档案销毁管理功能，对实施销毁处理的电子档案进行彻底销毁，留存已销毁的电子档案的目录信息和销毁处理记录。
第八章档案统计
第三十四条系统应具备对电子档案数量与容量的统计功能，可按照档案的全宗、门类、文件格式、开放程度和年度等进行统计。
第三十五条系统应具备对一定时间期限内的电子档案的接收、整理、保存、鉴定、利用等关键业务过程工作情况进行统计的功能。
第三十六条系统应内置常用电子档案工作统计报表。
第三十七条系统应提供报表制作工具，支持用户自定义统计报表。
第九章系统管理
第三十八条系统应提供电子档案数据库及其存储结构的定义与配置功能。
第三十九条系统应具备电子档案分类方案的定义与维护功能，支持电子档案类目结构的建立与修改、锁定与解锁、导入与导出等处理；系统应内置常用的文书、科技、音像等档案门类的分类方案；系统应支持对会计、业务类等专门档案分类体系的设置。
第四十条系统应具备电子档案元数据和目录数据的定义与维护功能，内置常见种类的电子档案元数据方案。
第四十一条系统应具备用户信息管理的功能，支持系统管理员、系统安全保密员和系统安全审计员的三员分立的安全控制功能，支持电子档案管理用户的分组、分类管理，以及按照功能和数据进行授权等功能。
第四十二条系统应具备日志及其分类管理功能，记录用户访问、存取和使用电子档案的行为和信息。
第四十三条系统应具备对电子档案关键业务过程、档案管理操作行为
和系统非授权访问等事项进行审计、跟踪的功能，记录发现问题。
第十章附则
第四十四条本规定由国家档案局负责解释。
第四十五条本规定自公布之日起实施。
2001年6月5日国家档案局公布的《档案管理软件功能要求暂行规定》同时废止。
抄送：各副省级市档案局、馆，解放军档案馆、武警部队参谋部办公室。
国家档案局办公室秘书处
2017年12月29日印发。