商业管理信息系统(MIS)

商业管理信息系统（ＭＩＳ）

一、的基本概念

系统是以计算机系统为基础，辅助企业各级管理人员进行管理决策的信息系统。它支持企业的作业操作、管理控制和决策的功能。商业系统就其基本含义来说主要是通过对信息的加工处理来达到对商流、物流、资金流有效的控制和管理，至于信息如何进入系统并不是它的主要任务。但对任何一个商场来说，通过销售产生利润是它生存的基本条件，现在大多数商业企业建立ＭＩＳ系统都是以最终能扩大销量、降低成本、提高利润为目的，商品销售信息已成为系统中最基本、最活跃、流量最大、最重要的信息。因此现在往往把承担销售信息采集的机也作为整个系统的一部分来考虑。

二、的层次结构

管理信息系统可以从下到上分为作业层、管理层和决策层。

作业层的任务是高效地使用现有的设备和资源，在预算的范围内执行各项活动。它的处理包括事务处理、报表处理和查询处理；处理所需的数据主要来自企业内部，数据量大。作业层的处理是建立企业管理信息系统的基础。

管理层的任务是保证企业所需的人、财、物，综合衡量企业生产经营的执行情况，检查企业的主要技术经济指标等的完成情况，并与计划值比较，观察其发展趋势，找出偏差原因，提出解决的方案。其处理包括使用计划或预算模型来帮助管理人员编制计划与预算，定期提供企业经营情况的综合报告，使用数据方法分析执行计划的偏差，并为管理人员提供满意的行动方案。处理所需的数据来自作业层产生的信息和各种计划、标准、预算和成本指标等。

决策层的任务是确定企业的目标，制定达到该目标应使用的战略计划。它的处理包括用建立数学模型、仿真和试凑法去求解问题。这里所说的问题是指企业的目标、经营发展方向、新商品开发等。处理这些问题所需要的数据一般是经过加工、来源较广泛的概括性数据，其中包括相当数量的外部数据和历史数据。如企业当前和未来活动领域内的经济形势战略方案及其所用的资源规划等。由于其中大部分数据不能用正规的方式收集，且不能预先完全确定。事实上，管理信息系统支持的战略计划不能像管理层和作业层那样全面，它能对制定战略计划提供一些实质性的信息。例如，利用过去的数据进行市场的预测，利用过去的生产经营绩效数据，预测企业未来的效能。

商场的管理信息系统可按经理部、商品部和营业组三级进行管理。

经理部的任务是制定企业的经营目标、经营方针和经营思想。它所需的数据有

国内外目前和未来经济发展的趋势、企业在市场上的占有率和竞争对手情况、政治环境、企业内部环境(包括职工素质、下属部门的费用指标、利润等)。

商品部的任务是制定商品的进、销、存计划，给各营业组规定应完成的销售量与销售额计划，落实人、财、物的使用分配。所需的数据有商品的进、销、存的数量，各地同种商品的价格，本地对不同商品的需求量，本企业销售商品的利润；税收、费用，商品来源，运输渠道，货物存储情况及条件。

营业组的任务是完成上级计划，组织商品销售，为顾客提供服务(包括介绍服务)，为上级提供反馈信息；它所需要的数据有一定时期的商品销售额、目标利润完成额、消费者对商品的需求量等。

三、商业系统的一般功能

开发商业系统，要注意结合国内外商业领域的先进管理经验，例如集中配货仓库、商品自动订货、自动补货、商品分类法、销售分析、供应商咨询、综合财务等思想，以便通过使用计算机为商场步入科学管理奠定基础。另外，在管理方法上也要改变以前的以财务概念带动商场运作的粗框式管理方法，而应该对商场动作中最基本的物流单元——商品的单品进行全面的控制及管理。

1．商品分类法。要实现单品的管理，必须要有先进的商品分类法，能够对商品的不同特征属性按管理层的需要进行科学分类管理。可按大分类(如服装、鞋帽、电器、食品等)、小分类(如产地、品牌、规格、花色等）来归化商品，使得用户根据分类可任意提取、组合相关特性进行分析，从而克服以前的商品编码对商品描述不详的缺点，使商品信息更为准确、可靠、实用。应该保证商品分类法能够为销售分析、库存盘点、采购等部门提供良好的决策依据；并对商品有效期予以控制，降低压库风险；同时能够区分出畅销与滞销商品。

2．前台。促销手段的实施要求我们在各销售点必须采集大量有用的客户信息，改革以前的单纯收款的概念。机可以方便、准确、快速地完成每笔交易并记录交易信息。分析交易档案，就可以直观地看出各柜台组、各类商品及每个营业员在不同时间段的销售状况，帮助决策层采取适合的促销手段(如：优惠、折扣、变价处理等)。同时，分析出商场的主流客户层，为其提供最优服务。灵活的机能够在交易时接收信用卡、支票、现金、优惠券、外币等。

3．后台。后台系统功能覆盖整个商业企业的采购、物价、销售、库存、财务、统计、合同、人事和决策支持业务，能够清晰地统计商品销售、经营状况，处理各种销售财务统计报表，提供丰富的辅助决策信息，并通过系统权限设置来明确管理层次。后台的基础是商品流转业务处理。

4．商品流转业务处理。商品流转业务处理包括以下功能：购进合同业务处理、

销售结算业务处理、商品进货业务处理、库存保管业务处理、进货结算业务处理、商品物价业务处理、销售合同业务处理、商品核算业务处理、商品销售业务处理、业务基础档案管理。商品流转业务处理有以下特性：

(1)系统可定义性：商品流转系统是个可定义系统，对商品品类、商品品种、组织结构、人员构成、往来单位等企业要素，都可根据需要定义、修改和删除。

(2)商品品种核算：在整个商品流转业务处理及管理分析中，商品核算的基本单位是商品品种，核算的层次是商品基本品类和商品品种。

(3)商品每日核算：在整个商品流转业务处理及管理分析中，可以做到实时的业务处理和数据采集，可以随时启动商品流转核算程序进行每日核算处理。

(4)多种核算方式：商品流转的所有核算过程中，都是售价核算、数量核算与成本核算同时并行；而且，最大限度地精确计算成本，做到商品品种各项成本清晰可靠，使管理人员对商品的价值有一个全面的认识，使管理者从定性管理升华为定量管理。

(5)人员业绩核算：主要包括售货员、收款员、保管员、进货业务员的业绩核算。对于进货员不但对其购进业务汇总，而且对所购进的商品进行销售核算。

(6)流转交易核算：以交易为基础对整个商品流转进行业务处理及管理分析，销售交易以顾客的一次付款为标准，进货管理、库存管理、结算处理等都是以购进交易为核心，销售时商品销售数据自动分析为批次销售，实现销售对购进的信息反馈。

(7)流转多视角核算；在整个商品流转业务的管理和分析中，可以从各种角度对业务数据及核算数据进行综合处理，以利于管理人员发现问题和解决问题。

商品流转业务管理及分析功能方向：(1)企业经营目标体系管理；(2)企业商品品种管理；(3)企业库存管理；(4)企业进货业务管理；(5)企业销售管理；(6)企业利润及保本保利分析。

5．商品管理。商品是商场运作中的最基本单元。笼统的处理方法无法适应商品种类的多样化。对商品不同的特征属性(如产地、型号、规格等)，采用不同的处理方法，可有效地分析出经营人员所关心的问题。应用商品分类法，对商品按大、小分类或部门自定组合归类进行分类管理，以达到帮助管理层决定哪类商品需补 (订)货或采取促销手段。对商品库存周期的控制使经营人员在销售有效期的商品如食品、化妆品时更为放心，服装业的发展，使人们在穿着方面更注重款式和花色，所以在管理尺码及颜色的商品时更为直观。商品的代销方式使商家大大降低了投资风险。多种定价方式和商品成本控制可有效保证经营效益。

商品管理要求具备：科学的编码结构、处理有颜色尺码的商品、灵活的商品分类、自动补货、自动订货；成组低值品的管理、代销商品控制、有效期的控制、多种定价方式、成本计算标准等功能。

6．库存管理。库存状况如何，不只是关系到占用资金的多少，最主要的问题是如何有效地降低库存损耗，提高有效存货，支持前台销售。系统应及时提供库存商品种类、存量、品质、存期、价值、存放点等信息。这些信息是否准确及时，对商品合理周转关系巨大。库存管理应该能够根据所提供的相关信息及销售点的分析资料，帮助管理层决定商品的补(订)货周期量。供应商档案在订货时，加大选择余地，减小了订货风险。利用收货与质量控制系统来保证商品采购的质与量。利用到货自动分发及多库点支持和库存内部调拨来降低仓储费用，同时加快商品周转，利用库存盘点来降低前台的损失。同时利于库房盘清商品。库存分析法、商品成本计算法和库存周期控制能够帮助管理层对现有库存商品确定明确概念，以此决定促销手段，降低压库风险。库存管理要求具备：多库支持、收货与质量控制、成本计算、到货自动分发、条码与价格标签、商品库存状况、库存内部调拨、自动补货、库存调整、库存盘点、库存周期、库存分析等功能。

7．销售分析。销售分析应该能够做到：按时间段统计销售业绩、按部门统计销售业绩、按商品分类统计销售业绩、按柜组统汁销售业绩、按营业员统计销售业绩、提供主流客户层及消费趋势、提供在库／在途商品信息、提供历史资料进行比较等功能。

8．财务统计。财务统计应能够：统计销售收入、计算在库商品资金占用、处理合同订单、处理应收/应付账、控制资金周转量。