文书档案的收集整理鉴定
文书档案整理的步骤和方法
十·装盒
备考表 盒内文件情况说明： 盒内文件情况说明：
整理人 检查人 年 月 日
黔江区档案局
297mm×210m（长×宽)图F 备考表式样
说明
根据中华人民共和国档案行业标准《归档文 件整理规则》（DA/T22—2000）、《重庆市 机关归档文件整理实施细则》（渝档发 [2009]34号）和《机关文件材料归档范围和 文书档案保管期限规定》（国家档案局令第 8号）规定要求，结合全区实际拟定，仅供 参考。 二0一0年五月一日
黔江区档案局
五·划定保管期限
凡是反映本机关一般工作活动，在30年内对 本机关工作有查考利用价值的档案，列为30 年保管；凡是在10年内对本机关有参考利用 价值的档案，列为10年保管。在某一大类文 件材料中，不一定三种保管期限的文件材料 都有，大多数情况可能有30年、10年两种或 一种保管期限的文件材料。就是说，在划定 保管期限时，根据保管期限表规定，该划定 什么保管期限，就划定什么保管期限，不能 去硬凑三种保管期限。
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六·排列
对划分好大类和保管期限且装订好的文件材料要 进行排列。对同一大类、同一保管期限的文件材 料排列时，应将问题相同或相近的文件材料集中 排放在一起。在排列顺序上，一般是重要程度高 的文件、上级机关的文件排在前面；对同一问题 或同等重要或同一级别的文件材料，应按文号或 文件形成的时间先后顺序排列。在一年内按单位 内部组织机构平时的排列顺序或问题（大类：行 政类、党群类、业务类等）排列成永久、30年和 10年三大部分。将零散文件排列在相应保管期限 最后。
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五·划定保管期限
根据今后可能产生的不同作用，主要是确定 档案的“生存期”，对文件价值作进一步判 定而制定文件材料保管期限表。将每一个大 类文件材料按保管期限表规定，划定为永久、 30年、10年三种保管期限。凡是反映本机关 主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关 工作、国家建设和历史研究以及在维护国家、 集体和公民权益等方面具有长远利用价值的 档案，列为永久保管；
档案的收集和整理规范
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教学内容 : 第一讲 档案的收集与整理 第二讲 档案的鉴定与保管 第三讲 档案的检索
2
档案管理的程序
角度一：从档案工作的角度 基础工作——收集、整理、鉴定、保管、
检索、统计 利用工作——编研、提供利用
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档案管理的程、保管 信息管理——检索、统计、编研、提供利
立的机关，或某种特殊需要，都可单独构成全 宗。
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全宗划分举例：
省级机关的档案全宗的划分（档案数量较多、立档单 位重要程度高）：
中共省委、省委办公厅、各部委的档案，分别构成全 宗
中共省纪委的档案构成全宗 省直属机关党委的档案 省级政协、工会、共青团、妇联、各民主党派、工商
联的档案，分别构成全宗 省人大常委会、省人民政府、省政府办公厅的档案，
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3、档案室收集工作
归档制度——重点
归档：指各机关文书部门或业务部门，将 工作活动中形成并办理完毕的文件整理立 卷，定期移交级本机关档案室集中保存的 过程。
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3、档案室收集工作
归档制度的内容：
（1）归档范围 :参见《机关文件材料归档范围和文书档案
保管期限规定》
（2）归档时间 : 第二年上半年 （3）归档案卷质量要求 （4）归档手续：归档文件移交目录
大流水编号法：按进馆顺序自然数由小到 大顺序编号。一般档案馆常用。
体系分类编号法：按某种逻辑框架，将档 案馆所接收的全宗构造成逻辑类别体系。 如：J，指旧政权全宗。
分类流水编号法：上述两种方法的结合。 大型档案馆使用。如：旧25，指旧政权档 案第25号全宗。
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2、档案整理的程序
全宗内档案分类，主要对文书档案室而言。 核心：运用分类方法，编制分类方案。
文书档案的收集和整理
文书档案的收集和整理文书档案是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，文书档案的收集和管理是一项重要的办公室工作。
本文简述了文书档案的概念、文件的归档范围以及文书档案的保管年限，重点介绍了文书档案的收集和整理方法。
一、文书档案的概念解读文书档案是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料。
这些文件材料属于法规性文件和行政性文件，反映的是当时的政治生活和行政事务管理活动的历史记录。
所谓法规性是指具有法律性和强制性的文件，一般是由本单位制定和颁发的。
行政性的文件是单位在日常政务活动中形成的文件。
其主要的形式有决议、决定、公告、指示、布告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要等。
这些文件都要完整、齐全，包括收文、发文，编了文号的和没编文号的都要齐全，并且每份文件的正件、附件、底稿、签发单、处理签、领导批示等都要收齐。
二、文书档案的归档范围文书档案的归档范围要根据本单位的具体情况而定。
档案管理人员要对本单位的文件材料有个正确的认识，对于文件的归档处理，年限的安排等。
南宁铁路局中凡是属于本单位需要归档范围的文件材料，都要齐全规整的移交到档案部门，统一管理。
第一，上级单位的文件材料。
属于上级单位下发的材料有上级单位召开的并需要贯彻执行的会议材料；本单位在业务上需要贯彻执行的方针政策性的文件材料；本单位业务上需要执行的指示、规定等；不属于本单位业务但仍需要执行的指示、规定；有关本单位部门设置、各级领导的人事任免以及工作人员的编制等文件材料；相关领导对本单位的视察检查的讲话、指示以及题词等的材料；上级机关对本单位的批示、批复以及转发的本单位的材料。
第二，本单位的文件材料。
本单位的文件材料有本级党的代表大会、职工代表大会、工会、共青团代表大会等的文件材料；本级组织的董事会、行政会、工会、共青团召开的常委会、办公会等的会议材料，合资铁路机构的董事会、监事会等的文件材料等；本单位召开的常规工作会议、专题会议等的会议材料；本单位承办的会议材料或与其他单位联合召开的会议材料；本单位的业务材料；本单位在迎接上级单位检查时所形成的文件材料；本单位的人事管理材料；本单位所有行政事务管理的材料。
档案的管理包括收集、整理、鉴定、编目、上架、保管、统计、利用
档案管理培训资料一、档案的收集1．收集和移交。
我们原来根据档案局的要求，要求各单位实行部门立卷、部门整理制度。
也就是各部门整理好了再移交综合档案室。
现在看来不太现实，因此，我们现在的要求是各部门要清楚自己部门那些材料应当归档，及时上交档案室。
各处室哪些材料应当归档，档案管理员应当进行指导。
今天，我们发了一份《归档不归档范围和保管限期表》，大家回去后分处室列好表，交给每一个处室负责人，要求他们及时移交档案素材，移交时应逐条对照，不得遗漏。
并填写好档案交接文据（附目录），作好登记。
2．文件的处理我们学校单位比较小，一般没有专门的文件收发部门，通常是由校长和各处室主任分散保管，比较容易遗失。
我们现在的要求是，文件原件由领导签阅后交档案室保管，复印一份复印件按文件流转程序传阅。
3．现在教育局有一部分文件通知是不发纸质文件的，如果其中有关你学校的，也是要归档的。
因此，要求档案员也要时常浏览教育网，查看电子文件。
二、档案的整理鉴定编目上架1．档案期限的鉴定划分（见档案保管期限表）（逐条讨论）2．文书档案的整理2．1文书档案按卷整理2．1．1分类根据《分类排列编号规则》把归档的素材分成党群、政务、教学三类。
接着，根据《保2．1．2组卷2．1．3排序。
组成一卷的文件材料按其生成时间先后和内容关联排序。
2．1．4给每一卷卷内的文件材料在右上角写上（或用数字章、号码机印上）页码。
2．1．5填写卷内目录（附1：文书档案卷内目录样表）卷内目录放在卷首，内容有：顺序号：卷内文件依其排列先后填写顺序号，每卷均从1开始。
文号：填写文件制发机关的发文字号。
如果没有则不填责任者：填写生成文件的单位或部门。
必须要填题名：照实抄录日期：生成文件材料的日期页号：填写每份文件材料的首页号，最后一份文件填写起止页号。
备注：留空，以备文件材料发生变化时作说明用。
2．1．6填写备考表（附2：文书档案卷内备考表样表）卷内备考表放在卷末，内容有卷内情况说明：通常留空，以备卷内文件发生变化时说明用。
办公室文书档案收集与归档工作要点分析
办公室文书档案收集与归档工作要点分析办公室文书档案收集与归档工作是办公室日常管理中的重要环节，其目的是加强办公室信息管理，提高工作效率，保障办公室工作顺利进行。
下面从文书档案收集和归档两个方面分析办公室文书档案收集与归档工作的要点。
一、文书档案收集要点1. 及时收集：文书档案的收集要及时，及时收集可以避免因信息不对等而导致的工作延迟和错误。
2. 充分搜集：为了收集到完整准确的文书档案，需要在收集时充分搜集相关信息和文件。
3. 做好记录：在搜集文书档案时需要做好相关记录，包括文件内容、来源和归档位置等信息，方便以后的查阅和管理。
4. 分类摆放：对文书档案进行分类摆放，可以让相关文件分类清晰，方便以后的查阅和管理。
5. 定期整理：定期整理已经收集的文书档案，能够避免过多的文书档案并清理过期的文件，保证文书档案的整洁有序。
1. 根据不同性质进行归档：对文书档案的归档需要根据文件的不同性质，进行不同归档方式，以方便以后的查阅和管理。
2. 负责人审批：归档前都需要经过负责人的审批，检查文件的准确性，确保文件真实可靠。
3. 制定归档编号：对已经审批过的文书档案需要进行编号，以便日后查找。
可以按照一定规律来制定归档编号，使其简单易记。
4. 设置档案标记：定期检查文书档案是否有新增加的档案，需要标记新增档案，方便以后查找。
5. 定期检查：对已经归档的文书档案需要进行定期检查，确保文件的正常情况，如果文件出现异常则需要及时调整。
总之，办公室文书档案收集与归档工作的要点包括及时收集、充分搜集、做好记录、分类摆放、定期整理等方面。
在文书档案归档方面，要根据不同的文书性质进行归档、负责人审批、制定归档编号、设置档案标记、定期检查等方面。
只有按照要点进行工作，才能更好地实现文书档案的管理和顺畅完成办公室工作。
文书档案管理细则（3篇）
文书档案管理细则是指企业或机构对于文书档案管理的具体规章制度，旨在规范和管理文书档案的使用、归档、借阅、保管等工作。
下面是一份简要的文书档案管理细则范本，供参考：一、文书档案的定义和分类1. 文书档案是指机构、部门或个人行为和活动所产生的书面材料，包括各种商务文件、报表、合同、备忘录等。
2. 文书档案可根据其性质、用途、保存期限等进行分类，如行政文件、财务文件、人事文件等。
二、文书档案的使用1. 文书档案使用应符合法律法规和企业规定，遵循实事求是、准确及时的原则。
2. 使用文书档案应填写相应的使用申请表，并经过审核批准后方可使用。
3. 使用后的文书档案应及时归档，不得私自保留或外借。
三、文书档案的归档1. 归档应按照规定的分类和编号系统进行，确保档案的组织和检索便捷。
2. 归档前应对文书档案进行整理、摘要和索引等处理，有必要时应制作文件目录。
3. 归档文书档案应填写相应的归档登记表，并保留归档凭证。
4. 归档的文书档案应有定期检查和整理，确保档案的完整性和可读性。
四、文书档案的借阅1. 文书档案的借阅应填写相应的借阅申请表，并经过相关部门或负责人的审核批准后方可借阅。
2. 借阅文书档案应在规定的借阅区域内进行，并不得影响档案的完整性和安全性。
3. 借阅期限一般不超过一个月，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前申请并获得批准。
4. 归还文书档案时应填写相应的归还登记表，并保留归还凭证。
五、文书档案的保管1. 文书档案应存放在专门的档案室或档案柜中，保持干燥、通风和防火等条件。
2. 档案室或档案柜应设置相应的进出门禁和监控设施，确保档案的安全性和机密性。
3. 定期对档案进行保管检查，防止遗失、损毁和泄露。
4. 长期保存的文书档案应按照规定的保存期限和程序进行销毁或转交档案馆。
以上仅为文书档案管理细则的一些基本要点，实际应根据企业或机构的具体情况进行具体化和细化，并加入对于文书档案管理工作的监督、培训等相关内容。
文书档案整理归档流程与方法
文书档案整理归档流程与方法文书档案整理归档流程与方法1. 为何需要文书档案整理归档流程•提高工作效率：通过有序的整理和归档，可以快速准确地找到所需文书档案，节省时间和精力。
•保护信息安全：妥善的整理归档可以降低文书档案的遗失风险，并保护重要信息的安全性。
•便于知识共享：整理归档过程中的分类和标签化，有助于知识和经验的共享和传承。
2. 文书档案整理归档流程收集与筛选•收集文书档案：将需要整理归档的文书档案分门别类，包括报告、合同、备忘录等。
可以通过电子邮件、共享文件夹等方式进行收集。
•筛选并评估文书档案：根据文件的重要性和紧急程度，对收集到的文书档案进行筛选和评估，确定是否需要进行整理归档。
分类与标记•分类：按照文件的性质和用途，将文书档案进行分类，例如分为合同类、报告类、会议纪要类等，方便后续查找和归档。
•标记：为每个文书档案添加标签或关键词，便于快速查找和检索。
可以采用统一的标签规范，或者根据具体内容进行个性化的标记。
编目与整理•编目：为每个文书档案编写简要的目录或索引，包括文件名、摘要、分类等信息，方便查阅和管理。
•整理：根据分类和标记，将文书档案整理归档到相应的文件夹或数据库中，可采用数字化管理工具，或者传统的文件柜和标签方式。
存储与备份•存储：选择合适的存储介质和设备，如云存储、硬盘、U盘等，将整理归档的文书档案妥善保存。
同时，设定规范的存储路径和文件命名规则。
•备份：定期备份文书档案，以防止意外丢失或损坏。
可以设置自动备份系统，或者手动进行定期的外部备份。
3. 文书档案整理归档方法数字化管理•借助专业的文档管理软件，对文书档案进行数字化管理和归档。
可以设置权限和版本控制，方便多人协同操作和查阅。
文件柜式管理•使用传统的文件柜和文件夹，将文书档案按照分类和标记的方式整理归档，可以采用颜色标签或字母编号等方法。
分区式管理•将文书档案按照不同部门、项目或时间段进行分区管理，方便查找和归档。
可以使用专门的文件夹或标签来划定不同区域。
文书档案收集整理归档规范（最终版）
文书档案收集整理归档规范（最终版）第一篇：文书档案收集整理归档规范（最终版）文书档案收集整理归档规范范围本规范对公司文书档案的定义、归档范围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。
本规范适用于集团公司所有文书档案的管理。
2 文书档案的归档范围2.1 文件材料的归档范围反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料；其他对公司发展具有查考价值的文件资料。
2.2 文件材料的不归档范围其他单位所发的不需本公司办理的文件材料（如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等）；公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；其他与本公司无关的文件材料。
2.3 各部门档案的归档范围2.3.1综合办a)公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等；b)股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等；c)董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总裁（副）、总经理发文、批复、业务执行文件等；d)财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等；e)重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等；f)总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访接待记录等；g)其他具有保存价值的文件材料。
2.3.1.1 基本文件：人力资源战略、年度人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等；2.3.1.2 人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等；2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；营销部a)销售管理策略和规划、年度行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等；b)经销合同、客户名单、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等；c)销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；成本部a)公司年度采购策略及绩效目标、采购计划、年度采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同（设备、包装材料、食品原材料）、进货渠道文件等；b)供应商资料、询比价资料、供应商品质管理年度策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等；c)采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；工程技术部2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等；2.3.1.5 财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等； 2.3.1.6 投诉、举报方面的相关资料；2.3.1.7 审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；文书档案收集整理归档规范1/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 财务部a)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。