文件控制及管理的培训
文件控制与管理培训课件
文件控制与管理的目的是确保组织内部及外部使用的文件均为有效版本，防止使用失效或作废文件，确保文件的 更改和现行修订状态得到识别，确保在使用处可获得适用文件的有关版本，确保文件保持清晰、易于识别，确保 外来文件得到识别，并控制其分发，防止作废文件的非预期使用。
文件控制与管理的重要性
确保工作效率
文件控制与管理能够帮助员工快速找到所需文件，提高工 作效率。
文件安全保护措施
防病毒保护
安装可靠的反病毒软件，定期进 行全面系统扫描，防止病毒、木 马等恶意代码对文件进行破坏或
窃取。
备份与恢复
定期对重要文件进行备份，确保在 文件丢失或损坏时能及时恢复，保 障业务运行不受影响。
防火墙设置
配置有效的防火墙规则，阻止未经 授权的访问和数据泄露，确保文件 安全。
文件访问权限设置
文件控制与管理的基本原则
规范化管理
版本控制
制定文件管理制度，明确文件的命名规则 、存储方式、审批流程等，确保文件管理 规范化。
对文件进行版本控制，确保各使用部门使 用的是最新、有效的文件版本。
权限管理
备份与恢复
根据员工职责和工作需要，设置不同的文 件访问权限，确保员工只能访问其需要的 文件。
定期对重要文件进行备份，以防止文件丢 失或损坏。同时，建立文件恢复机制，确 保在发生意外情况时能够及时恢复文件。
避免使用特殊字符
文件名中避免使用特殊字 符，防止在传输和存储过 程中出现问题。
简洁明了
文件名应简洁明了，准确 描述文件内容，便于搜索 和识别。
文件存储路径规划
建立合理的文件夹层级结构
设定适当的文件夹层级，使文件存储结构清晰有序。
统一存储路径
确定各类文件的统一存储路径，方便管理和备份。
文件管理控制培训PPT
分管领导 管理类文件可由分管领导批准/总经理批准；体系类文件及
/
总经理
技术类文件由总经理批准；
DCC
管理类、体系类文到企业办备案；技术类文件到知识产权
/
部备案；受控文件需盖受控印章后下发；
编制部门
文件备案后，编制部门将批准后文件下发到相关联部门； 《文件分发回收记录》 有作废文件的，同时收回作废文件；
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文件管理控制培训PPT
PPT文档演模板
文件发行、修订、作废、遗失处理流程
流程图
职责权限
相关说明
工作表单
各部门
各职责部门编制文件
文件编制表格
DCC
管理类文件向企业办索取编码，技术类文件向知识产权部
/
索取编码
分管领导 管理类文件提交分管领导审核，体系类文件提交管代审核，
/
技术类文件提交技术部/知识产权部审核
/
知识产权 部
企管部
知识产权 部
企管部
企管部 编制部门
企管部 编制部门
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文件管理控制培训PPT
文件编号原则
第一、二级文件编码规则
NO. 文件类型
公司代码 文件类型
顺序号
例如/参考
1
方针、目标、 手册文件
TP
2 程序文件
TP
MA
001-999
TP-MA-001 质量手册
TP-PR-001
PR
001-999
TP-EP-014 文件控制程序
化学品管理程序
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文件管理控制培训PPT
文件编号原则
第三级文件编码规则（公司级）
NO. 文件类型
文件管理培训资料
文件管理1、术语和定义成文信息：组织需要控制和保持的信息及其载体。
文件：信息及其载体；规范：阐明要求的文件；表格：用于记录数据的文件（改自ISO/RT10013）；记录：阐明所取得的结果或提供所完成的证据的文件；受控文件：是指文件管理部门能控制，并且想控制的文件,可以按自已的想法对文件进行更改、回收、作废等；非受控文件，是指文件管理部门不能控制或不想控制、不必控制的文件;比如：经受权人批准，发放到企业外部的（如认证中心、供方、顾客、当地政府)的文件，本企业管理部门根本不可能再对其进行控制，就成为非受控文件。
或者是一些文件不重要，比如一些通知、告示、公告等,公布出后，就不必再进行控制，也成为非受控文件；对于一些重要文件，如管理文件或图纸、工艺文件等，必须是要受控的。
所谓受控是指可以受到控制,所谓控制，是指可以按管理者的想法执行，并及时接收到反馈信息，不断修正其方法、路线,使其按管理者的思路运行,是谓控制。
失效文件：文件版本更新后，不再使用的旧版文件；废止文件：由于产品、服务、工艺、技术、过程、法律法规、设备变更、组织机构变更、厂房变更、环境变更等等而废弃不用的文件；失效往往有新版文件代替了,编号不变，版本变更.废止就是不用了，也没有新的类似文件。
-—编号就空了;2、文件的特点：法规性、唯一性、适用性、见证性3、体系文件的分类：1）按类别：管理文件、技术文件；2)按来源:内部文件、外部文件;3）按储存介质分有：纸质的、电子的、光学的计算机盘片、实物的等等；4）习惯：按照用途分为记录和文件。
阐明结果或作为结果实现的证据的是记录，一般形成于事中、事后；沟通意图统一行动,起指导作用的称作文件，一般形成在事前；5）按层级分为：一阶文件(如：质量管理手册）、二阶文件(如：程序文件）、三阶文件（如、作业指导书、规范、方法等等）;6）按照密等分为:保密文件（绝密、秘密、一般）非保密文件;7）按类型可分为:阐明要求的文件（规范）、阐明推荐的方法或建议的文件（指南）、介绍类的文件（说明书)等等；4、文件的作用（文件制作的目的）?沟通意图、统一行动、保留证据、积累经验、持续改进。
文件控制及管理的培训
文件控制及管理的培训在如今这个数字时代，文件控制及管理已经成为了贯穿整个企业运营过程中不可或缺的一部分。
而随着技术的不断发展，文件控制及管理也已经不再是一项简单且单一的任务，而是需要高效、系统化的流程来确保文件的正确性、可用性和安全性。
为了帮助企业员工更好地执行这些任务，文件控制及管理培训显得尤为重要。
文件控制及管理的培训内容应该从以下几个方面展开：首先，需要从文件的基础知识开始讲起，特别是对于新手来说，它们需要了解文件的类型、格式、属性等。
同时，也需要了解各种文件的存储方式、组织方式及其分类方法。
对于资深员工来说，他们需要进一步强化对文件知识的理解，深入探讨文件中常用的控制指令，如批处理、参数、常用变量、IF条件判断等。
这些都是维护现有文件的基础知识。
其次，针对不同的文件控制需求，也需要重点讲解如何建立和执行适当的文件流程。
文件流程是指在文件的整个生命周期内，文件将经历的各种状态、审批流程、分发方式和文件控制流程，以及各种注记和监控机制等。
拥有一个完善的文件流程可以避免文件意外修改、丢失或被恶意篡改的风险，并在需要时能够迅速地找到搜索所需的文件。
再次，也需要着重介绍如何执行文件安全性控制措施。
无论您是在文件存储环节、文件数据传输中，还是在文件处理时都需要考虑文件的安全保密问题。
在文件安全性控制方面的培训主要包括筛选可信用户、设置强密码、使用加密技术、规范员工操作流程等方面的培训。
这些措施对于保护文件的私密性、完整性和可用性都起着非常重要的作用。
还有一个也是非常重要的方面，就是对于文件版本控制的培训。
文件版本控制可以全面跟踪文件的修改历史、检出、还原、记录等，避免文件历史版本的误删、并发错乱等问题。
此外，还应该重点告知如何有效地管理版本库、处理版本冲突、定期维护版本库等管理技巧。
最后，可以把文件控制及管理培训的学习作为常规工作的一部分来实现。
现代科技工作节奏加快，企业员工都需要花费时间才能学会同时处理多个任务。
文件管理控制程序培训
重要性 提高工作效率，降低工作成本； 为组织决策提供可靠依据。
文件管理的目标与原则
目标 确保文件的完整性、准确性、可用性和安全性； 促进文件的有效利用和共享；
文件管理的目标与原则
• 降低文件管理成本，提高管理效率。
文件管理的目标与原则
系统性原则
对文件进行全面、系统的管理；
文件控制程序的操作流程
01
02
03
文件创建
用户根据实际需求创建新 文件，并填写文件的基本 信息和内容。
文件修改
用户对已存在的文件进行 编辑和修改，并提交修改 申请。
文件审核
指定人员对修改后的文件 进行审核，确保文件内容 符合相关要求和标准。
文件控制程序的操作流程
将批准后的文件发布到指定位置 ，供相关人员查阅和使用。
科学性原则
采用科学的方法和手段进行文件管理；
文件管理的目标与原则
规范性原则
制定和执行统一的文件管理规范 ；
保密性原则
确保文件的保密性，防止信息泄 露。
文件管理的历史与发展
古代
文件管理主要依赖手工记录和纸质文 档；
近代
随着计算机技术的发展，电子文档逐 渐取代纸质文档；
文件管理的历史与发展
• 现代：云计算、大数据等技术的出现，推动 文件管理向智能化、自动化方向发展。
移动化文件管理
移动设备的普及将推动文件管理向移动化发展，员工可随时随地访问 和管理文件。
THANKS
感谢观看
执行修改
根据评估结果，对文件进行相 应的修改，包括内容的增删改 、格式的调整等。
提交修改结果
将修改后的文件提交给相关人 员或部门，供其审查和使用。
文件记录控制培训(PPT28张)
4.2.1 文件总要求（一）
质量方针/质量目标 质量手册 标准要求的文件（6项） 组织运作和监控要求的文件（二/三阶） 标准要求的记录（19项）
4
4.2.1 文件结构
方针 目标 品质手册
Quality Manual
宗旨，方向与目标 描述QMS结构---纲要 阐述部门间运作程序 阐述某项具体操作 QMS运作----证 据
18
案例
文件管理控制程序
1 目的
为确保文件与资料处于受控状态，特制定本程序。
2 范围
2.1 本程序规定了质量体系文件、技术文件的编制、审核、批准、标识、 发放、更改、作废以及外来技术的管理。 2.2 本程序适用于本公司质量体系文件、技术文件和外来技术文件的管 理。
3 术语 4 职责
本程序引用ISO/TS16949:2002标准中的有关定义。
C 识别文件版本 D 现场文件适用 E 文件清晰易辨 F 控制外来文件 G 控制作废文件
按4.2.4“质量记录控制”的要求进行控制
文控六字真言：编，审，批，发，修，废。
6
文件的分类
外部文件
QMS 文 件
非受控
2006/01/28
客户资料
国家标准
受控
2006/01/28
国际标准 行业标准
文件
文件
内部文件
2
4.1 总要求
建立、实施、保持和持续改进“文件化”的质 量管理体系 总体思路：
A B C D E F 识别过程及应用 确定过程 确定准则和方法 获得资源与信息 监视，测量与分析过程 采取措施，以实现并改进过程
按本标准 管理过程
外包过程：识别，控制
注：过程包括与管理活动、资源提供、产品实现及测量有关的过程
ISO文件控制和管理培训课件
6.外來文件管理：
若外來文件需要資料中心列管，申請者填寫“文件发行变更申请表 (FQ3-001-03)” 移交至資料中心；
外來文件編號延用原文件編號。 外來文件若有版次則使用原版次，若無版次，則按照《文件撰寫與編碼管理辦法》編
訂。
➢ 18
F 1 ORCECON IS NO. 五.文件管理常見問題： 1.發行前之撰寫及簽核： 文件未經過會簽就申請發行； 文件簽核級別不正確； 文件的格式、架構及流程圖不正確。 表單的編碼放置位置不正確，通常會放在右上角； 使用之表單已更新，但是未經過發行； 修訂內容及修訂章節不明確，通常都會寫“第XX葉修訂內容”，不具體。
原檔文件封面及內頁蓋作廢章，以示區別。
4.文件保存：
失效文件正本一律加盖”文件作废”章后与有效文件分开存放；一般性正本文件至少 保存三年。
➢ 17
F 1 ORCECON IS NO.
5.文件借閱：
文件若需携出ISO资料中心查阅，应以借阅之名义，填写“文件申请、借阅 单”，经主管签核，至ISO资料中心办理借阅申请(借出以3天内归还为原则)
文件类别 一阶文件
制定 管理代表
审查 副总级主管
会签 相关部门主管
核准 总经理
二阶文件 三阶文件
主办单位课 长
主办单位工 程师组长
部级主管 主办单位课长
相关部门主管 相关部门主管
管理代表 部级经理
二阶文件会签相关单位后, 呈请管理代表审核； 一阶文件,会签相关单位后, 呈请总经理审核 。
4）文件發行：
1.範圍：各體系二、三階文件；
文件控制及管理的培训
文件是一个具有符号的一组有关联元素的有序序列。
文件能够包含范围非常广泛的内容。
系统与用户都能够将具有一定独立功能的程序模块、一组数据或者一组文字命名为一个文件。
注1：媒体能够是纸张，计算机磁盘、光盘或者其他电子媒体，照片或者标准样品，或者它们的组合。
注2：一组文件，如若干个规范与记录，经常被称之“documentation”。
2.文档：厂房设计图、建厂审批文件、设备说明书、合同等1．文件：以文字或者图示描述管理内容或者业务内容、通过规定程序由有权人员签署公布、要求接收者据此作出规范反应的电子文档或者纸质文档。
体系中的文件分为三个层次。
一层次文件——质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的要紧文件，是公司全体员工进行质量管理活动的基本根据与准则，是企业质量管理与质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。
“记录”作为质量体系的第四层次，区别于“文件”。
2．记录：阐明所取得的结果或者提供所完成活动的证据的文件。
3．质量管理体系文件通常包含：a)质量方针及其目标；b)质量手册；c)书面程序；d)作业(工作)指导书；e)表单；f)质量计划；e)规范；h)外来文件；i)记录。
质量管理体系文件能够使用任何类型的媒体，如硬拷贝或者电子媒体。
注：使用电子媒体有如下一些优点：a)适合于个人在任何时间使用同一最新资料；b)使用与更换容易实现与操纵；c)通过选择打印硬拷贝，能立即分发与易于操纵；d)能够远程存取文件；e)收回作废文件简便且有效。
3.1．作业（工作）指导全面描述注1：作业(工作)指导能够形成文件也能够不形成文件。
注2：作业(工作)指导能够是，比如，全面的书面描述、流程图、模板、模型、图样结合技术注解、规范、设备使用手册、照片、录像、检查表，或者是它们的组合。
作业(工作)指导应当描述任何所使用的材料、设备与文件。
有关时，作业(工作) 指导包含接收准则。
作业(工作)指导书3.1.1 结构与格式对缺少指导书时会产生不利影响的所有工作，应当开发与保持作业(工作)指导书以描述其执行。
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1.文件：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。
文件是一个具有符号的一组相关联元素的有序序列。
文件可以包含范围非常广泛的内容。
系统和用户都可以将具有一定独立功能的程序模块、一组数据或一组文字命名为一个文件。
注1：媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。
注2：一组文件，如若干个规范和记录，经常被称为“documentation”。
注3：某些要求(如易读的要求)与所有类型的文件有关，然而对规范(如修订受控的要求)和记录(如可检索的要求)可以有不同的要求。
2.文档：厂房设计图、建厂审批文件、设备说明书、合同等1．文件：以文字或图示描述管理内容或业务内容、通过规定程序由有权人员签署发布、要求接收者据此作出规范反应的电子文档或纸质文档。
体系中的文件分为三个层次。
一层次文件——质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是公司全体员工进行质量管理活动的基本依据和准则，是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。
二层次文件——程序文件：对顾客导向过程（COP）和支持过程（SOP）及管理过程（MOP）以逻辑上独立的活动进行区分、并予以规范、以确保过程和结果符合顾客要求的文件，是质量手册的支持文件，是员工进行质量管理活动的具体依据。
三层次文件——作业文件：依据程序文件的规范，对其所指向的过程进行分解描述、以指导具体操作的文件。
比如设备操作规程、作业指导书、图纸、明细表、检查基准书、工艺流程图、行政通知公告、部门管理规范、临时作业文件、对外沟通函件等。
“记录”作为质量体系的第四层次，区别于“文件”。
2．记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
3．质量管理体系文件通常包括：a)质量方针及其目标； b)质量手册； c)书面程序；d)作业(工作)指导书； e)表单； f)质量计划；e)规范； h)外来文件； i)记录。
质量管理体系文件可以采用任何类型的媒体，如硬拷贝或电子媒体。
注：使用电子媒体有如下一些优点： a)适合于个人在任何时间使用同一最新资料； b)使用和更改容易实现和控制； c)通过选择打印硬拷贝，能立即分发和易于控制； d)可以远程存取文件；e)收回作废文件简便且有效。
3.1．作业（工作）指导详细描述注1：作业(工作)指导可以形成文件也可以不形成文件。
注2：作业(工作)指导可以是，例如，详细的书面描述、流程图、模板、模型、图样结合技术注解、规范、设备使用手册、照片、录像、检查表，或是它们的组合。
作业(工作)指导应当描述任何所使用的材料、设备和文件。
有关时，作业(工作) 指导包括接收准则。
作业(工作)指导书3.1.1 结构和格式对缺少指导书时会产生不利影响的所有工作，应当开发和保持作业(工作)指导书以描述其执行。
准备和提出指导书有多种方式。
作业(工作)指导书应当包括标题和唯一性标识。
作业(工作)指导书的结构、格式和详细程度应当适合于组织人员的需要，依据工作的复杂性、使用的方法、所接受的培训、人员的技能和素质确定。
作业(工作)指导书的结构可以与书面程序不同。
作业(工作)指导书可以包括在书面程序中，或由其引用。
3.1.2 内容作业(工作)指导书应当描述关键活动，应当给出活动的更多控制细节。
培训可以减少对详细指南的需要，以提供有关人员获得必要信息而正确地执行其工作。
3.1.3 作业(工作)指导书的类型尽管没有对作业{工作)指导书的结构或格式作规定，但它们通常应当传达工作和目标的意图和范围，并引用有关的书面程序。
无论选择什么格式或结构，作业(工作)指导书应当表达操作的顺序，正确地反映要求和有关活动。
为减少混乱或失误，应当建立和保持统一的格式或结构。
3.2．表单用于记录质量管理体系所需数据的文件。
注：登入数据，表式即成为记录。
应当包括标题、标识编号、修订程度和修订日期。
表式应当在质量手册、书面程序和/或作业(工作)指导书中引用或作为附录。
——文件管理——文件控制1．Document structure文件结构Coating工厂文件分为内部文件和外部文件。
1.1 内部文件包括一级、二级、三级、四级文件。
工厂主要负责编写与本工厂相关的三级四级文件。
三级文件包括：操作程序文件；四级文件包括：作业指导书/表单&记录。
1.2 外部文件包括三类，分别为来自Watertown的技术标准文件，来自客户的文件，以及法律法规。
2．Document Template文件格式三阶文件格式参照三阶文件模板CCG-QT-03-4.2.3-02-C；作业指导书格式参见 WI/OI 模板 CCG-QT-04-4.2.3-06-C；四阶表单格式参见四阶表单模板 CCG-QT-4-7.5.1-162-B。
Template.doc CCG-QT-4-7.5.1-162-B-四阶表单 Record3．Review and approval文件的审核与批准3.1Review and approval of documents shall be taken by the related responsible personnel.The adequacy and suitability of documents shall be assured prior to release and use.文件的审核与批准必须由相关权责人员进行，在确保其充分性、适用性后，方可发行使用。
3.2 When documents are under approval and approved, DCC can automatically send a noticeto the related ones, to make sure the related person can get the information on time.当文件在批准过程中和被批准后，DCC将会自动通知相关人员，以确保所有相关人员能及时了解文件变更信息3.3 Provided any document needs Emergency and Temporary Change, the document ownercan generate a Deviation for the temporary use.任何文件需要紧急、短期的更改的话，文件的拟定者可以提交Deviation or技术通知单，技术通知单最长有效期不得超过三个月，且必须有明确的生效及作废日期。
4．Distribute Document 文件的发行Distributing hardcopy: if hardcopy is needed, related department should submit Document Application Form with the required quantity and document type for approval.After approved by department manager, initial department manager and DCC manager, DCC will distribute the hardcopy per the request.发行hardcopy:如果需要发行hardcopy，相关部门必须提交《文件需求申请》，注明需要文件的数量，是否需要受控文件等，并得到部门经理，文件拟定部门经理和DCC批准。
申请表被批准后交由DCC按申请办理。
5．Cancellation of Document/Data作废文件/资料When the document/data become obsolete or invalid, DCC shall be responsible for:当文件/资料过期或失效时，DCC负责:5．1 HARD COPYFor controlled copy, DCC shall retrieve and destroy the obsolete or invalid documentsfrom the owners, and distribute them new documents.对于受控拷贝，DCC根据文件签收表上的发放部门将过期或失效文件收回销毁，并发放新版文件。
DCC shall not retrieve the uncontrolled document or distribute them new documents.对于非受控拷贝，DCC无需收回，也无须发放新版文件。
5．2 SOFT COPYDCC负责更新T/DCC最新版本文件，作废文件需移至作废文件夹中。
6．Form Control表单的管理6.1 When a form needs to be created, revised and canceled, it should be submitted forapproval defined approval flow..各部门如有新增、修订、作废表单，应将其按照文件审批流程进行审批。
6.2 Document Center shall establish Form Summary List to record the information, includethe form number, name, revision etc.表单更改申请被批准后，文件中心应更新表单总览表注明表单的信息，如表单编号、名称、版本等信息。
6.3 Every form shall have header A123 systems logo,Doc. name,Doc,number and DocRev. is needed每个表单都要有页眉，页眉包括文件名称，文件编号和版本号。
6.4 Every form shall have footer. In its Left fill in the Prepare by, while right-downside defines the retention peri od. In the middle, “Approved by”as needed.每个表单都要有页脚。
页脚左边为制表人，右边为保存期限。
在中间位置为审批人7.文件控制流程图三阶文件/ WI OI 控制流程图。