会议纪要(会议记录)的写作

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公文写作与处理
会 议 记 录 的 结 构 与 写 法
会议记录的结构要素
会议记录的写法
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公文写作与处理
会 议 记 录 的 结 构 要 素
标题
正文 尾部
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标 题
会议名称 + 文种 例如： “ X X 集团公司第四届董事会会议纪录” 直书文种为标题
例如
“会议记录”
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是指会议纪要主要下发给与会单位及其下 属机关，传达贯彻执行会议精神和事项，指 导工作； 也可以上呈有关领导部门，汇报会议的情 况和结果； 还可以向平行机关发出，传达会议精神， 扩大会议影响。 因此，会议纪要的行文关系比较复杂，但 主要用作下行，所以，分类时划归为下行文。
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公文写作与处理
相 近 文 种 辨 析
会议纪要与决议
会议纪要与简报
会议纪要与会议记录
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会 议 纪 要 与 决 议
相同之处
不同之处
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相 同 之 处
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都是用来记录会议成果、传达会议精神 的文种；都要求与会单位和人员共同遵守 执行。
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使用范围不同
内容不同 写法不同 形成过程不同
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会 议 记 要
一般以会议记录整理成 文，它可说是特殊的行政 公文。说它特殊，有以下 两方面的原因：
一是它一般不用其他行政 公文的格式制作，它一般只 有标题和正文组成，没有文 头，没有主送机关，也不需 标落款和成文时间。
二是它在机关内部的传递 方式与一般的行政公文有所 不同，一般说，会议纪要不 能像其他行政公文那样单独 传递，往上传送时，要写上 一报送报告，把它作为附件； 往下发送时，要有一发文通 知，也把它作为附件。
第八章 会议纪要（会议记录）的写作
会 议 纪 要 （ 会 议 记 录 ）
公文写作与处理
会议记录
会议纪要
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会议记录的概念、作用与特点
会 议 记 录
会议记录的结构与写法
会议记录的写作要求
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公文写作与处理
会 议 记 录
基本情况
是开会时当场把会议的 会议内容
记录下来的书面材料
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公文写作与处理
公文写作与处理
首部
正 文
主体 结尾
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公文写作与处理
会议名称 会议时间
首 部
会议地点
会议概况
会议主席（主持人）
会议出席、列席和缺席
会议记录人签名 上述这些内容，要在会议主持人宣布开会前写好
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公文写作与处理
会 议 出 席 、 列 席 和 缺 席 情 况
人数不多的会议，要把出席人的名字都 写上。如果是工作例会，也可以只写缺席 者的名字。 人数多的会议，不可能写与会者的名字， 可只写人数，包括应到人、实到人、缺席 人。
会 议 记 录
是重要的工作记录材料，通常情况下，是 由指定的专人负责，用专门的本子记录、保 管，每次会后，会议的主持人要签阅，以后 要归入档案保存。
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公文写作与处理
会 议 记 录 的 作 用
开会作记录，可作为传达、执行会议决议 和贯彻会议精神的依据，也可以作为会后进 一步分析、研究、总结工作的重要参考材料， 还能起到备查作用。
不 同 之 处
现实效用不同
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公文写作与处理
所 谓 简 要 性
就是要提纲挈领，将会议的主要精神 或会议经讨论，研究得出的做法或措施 事项写明，不能将与这些内容无关的东 西写入。
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公文写作与处理
所 谓 务 实 性
是指会议纪要是为当前实际工作中存在 哪种需要解决的重大或特殊问题而制发的， 一般常规运作的工作，不用会议纪要的形 式发布。
会 议 记 录 的 写 作 要 求
记录速度快
记录内容真实
要及时整理，甚至有时还要念给与会者 听，以征求大家的意见，以便将记录内容 推敲的准确
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例文分析 天地公司项目会议记录 时间：2003年1月 10日上午9时 地点：公司第一会议室 出席人：各分公司与直属部门经理 主持人：李遍聚（集团公司副总裁） 记录：钟苗（总经理室秘书） 一、主持人讲话：今天主要讨论一下“美康娱乐城”的兴建立项以及如何 开展前期工作的问题。（略） 二、发言： 第一分公司齐总：该项目的选址应定位在亚运村以北，清河以南„„（略） 第二分公司刘总：该项目应以体育健身为龙头，带动其它餐饮娱乐项目。 （略） 市场部都总：汇报市场调查与预测的结果。（略） 财务部黄总：汇报公司的资金状况（略） 技术部王总：汇报建筑项目投、招标情况。（略） 三、决议： （一）——（四）（略） 四、散会（上午12时） 主持人：李通聚（签名） 22
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公文写作与处理
会议议题。如果有多个议题，可以在议 题前分别加上序号。
主 体
发言人及发言内容。记录每人的发言时 都要另起一行，写明发言人的姓名，然后 加冒号。
会议决议。决议事项应分条列出。有表 决程序的要记录表决的方式和结果。
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结 尾
另起一行，写明“散会”并注明散会的 时间。
公文写作与处理
例文分析：（ 全文结构 3 ） 天地公司项目会议记录（标题 1 ，会议名称 + 文种 ） 时间：2003年1月 10日上午9时 地点：公司第一会议室 出席人：各分公司与直属部门经理 主持人：李遍聚（集团公司副总裁） 记录：钟苗（总经理室秘书） 一、主持人讲话：今天主要讨论一下“美康娱乐城”的兴建立项以及如何 开展前期工作的问题。（略） 二、发言： 第一分公司齐总：该项目的选址应定位在亚运村以北，清河以南„„（略） 第二分公司刘总：该项目应以体育健身为龙头，带动其它餐饮娱乐项目。 （略） 市场部都总：汇报市场调查与预测的结果。（略） 财务部黄总：汇报公司的资金状况（略） 技术部王总：汇报建筑项目投、招标情况。（略） 三、决议： （一）——（四）（略） 四、散会（上午12时）（ 正文 2 ） 24 主持人：李通聚（签名）
公文写作与处理
例文分析：（ 3 + 3 结构 ） 天地公司项目会议记录（标题 1 ，会议名称 + 文种 ） 时间：2003年1月 10日上午9时 地点：公司第一会议室 出席人：各分公司与直属部门经理 主持人：李遍聚（集团公司副总裁） 记录：钟苗（总经理室秘书）（ 首部 ） 一、主持人讲话：今天主要讨论一下“美康娱乐城”的兴建立项以及如何 开展前期工作的问题。（略） 二、发言： 第一分公司齐总：该项目的选址应定位在亚运村以北，清河以南„„（略） 第二分公司刘总：该项目应以体育健身为龙头，带动其它餐饮娱乐项目。 （略） 市场部都总：汇报市场调查与预测的结果。（略） 财务部黄总：汇报公司的资金状况（略） 技术部王总：汇报建筑项目投、招标情况。（略） 三、决议： （一）——（四）（略）（ 主体 ） 四、散会（上午12时）（正文 2 ，结尾 ） 26 主持人：李通聚（签名）
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所 谓 执 行 性
是指会议纪要具有较强的约束力，它所 传达的经会议议定的重要事项和主要精神， 要求与会单位必须共同遵守执行。 因此，会议纪要一经通过、形成文件发 出，就成为一定范围内指导工作，解决问 题的重要依据，属于指示性公文。
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所 谓 行 文 关 系 多 样 性
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公文写作与处理
会 议 记 录 的 特 点
真实性
资料性
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真 实 性
是指必须对会议情况进行客观的纪录。
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公文写作与处理
资 料 性
是指会议记录不仅是分析会议进程、研 究会议议程的依据；还是编写会议简报和 撰写会议纪要的重要资料； 此外，还可以作为原始资料编入长期档 案保存，以备需要时查阅。
公文写作与处理
例文分析：（ 3 + 3 结构 ） 天地公司项目会议记录 时间：2003年1月 10日上午9时 地点：公司第一会议室 出席人：各分公司与直属部门经理 主持人：李遍聚（集团公司副总裁） 记录：钟苗（总经理室秘书） 一、主持人讲话：今天主要讨论一下“美康娱乐城”的兴建立项以及如何 开展前期工作的问题。（略） 二、发言： 第一分公司齐总：该项目的选址应定位在亚运村以北，清河以南„„（略） 第二分公司刘总：该项目应以体育健身为龙头，带动其它餐饮娱乐项目。 （略） 市场部都总：汇报市场调查与预测的结果。（略） 财务部黄总：汇报公司的资金状况（略） 技术部王总：汇报建筑项目投、招标情况。（略） 三、决议： （一）——（四）（略） 四、散会（上午12时） 23 主持人：李通聚（签名）
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表 现 形 式 灵 活 多 变
会议纪要灵活性强，篇幅长短不拘。制 发者的意图寓于对纪要内容的取舍、结构 的安排、文字的组织之中。
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公文写作与处理
所 谓 议 定 性
是指会议纪要所传达的事项和主要精神必 须是与会单位充分讨论、比较研究、统一认 识后表决通过定下来的。 未经会议讨论或议而未决的事项以及（各 种分歧意见）不能写入纪要之中。
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公文写作与处理
尾 部
右下方写明“主持人（签字）”、“记 录人（签字）”
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会 议 记 录 的 写 法
这部分一般包括会 议主持人的发言，会 上的报告或传达了什 么事情，讨论了什么 问题，做出了什么决 议等项目。记录这些 内容常用两种方法：
简要记录法
详尽记录法
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公文写作与处理
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会 议 纪 要 的 特 点
“纪要”的“纪”，其义 同“记”。所以“纪要”就 是“记要”，它的含义就是 记录要点的文字。会议纪要 是根据会议的宗旨，有关文 件，用准确的语言，概括地 反映会议概况和要点的一种 文体。会议纪要又是一项思 想性、政策性和技术性很强 的工作，还是整个会务工作 的组成部分。须注意的是， 在使用时，常常会加会议的 主办单位或上级单位加批语 下发。
公文写作与处理
例文分析：（ 正文 3 ） 天地公司项目会议记录 时间：2003年1月 10日上午9时 地点：公司第一会议室 出席人：各分公司与直属部门经理 主持人：李遍聚（集团公司副总裁） 记录：钟苗（总经理室秘书）（ 首部 1 ） 一、主持人讲话：今天主要讨论一下“美康娱乐城”的兴建立项以及如何 开展前期工作的问题。（略） 二、发言： 第一分公司齐总：该项目的选址应定位在亚运村以北，清河以南„„（略） 第二分公司刘总：该项目应以体育健身为龙头，带动其它餐饮娱乐项目。 （略） 市场部都总：汇报市场调查与预测的结果。（略） 财务部黄总：汇报公司的资金状况（略） 技术部王总：汇报建筑项目投、招标情况。（略） 三、决议： （一）——（四）（略）（ 主体 2 ） 四、散会（上午12时）（ 结尾 3 ） 主持人：李通聚（签名） 25
纪实性 简要性 务实性 表现形式灵活多变 议定性 执行性
行文关系多样性
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公文写作与处理
所 谓 纪 实 性
就是根据会议实录整理而成，而不能有 所阐发或发挥，要保持和会议的实际情况 一致。 会议未涉及到的问题不能写。 在研究问题时，如果意见不一致，应写 多数人的意见，或把几种意见都写上。 不允许凭空杜撰。纪实性是会议纪要的 生命。
公文写作与处理
会议纪要的概念与特点
相近文种辨析 会议纪要的种类 会议纪要的结构
会 议 纪 要
会议纪要的写法
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会 议 纪 要
是把一次会议召开的概况、讨论的主要 问题和结果，整理出来形成的公文。适用 于记载和转达会议情况和一定事项，并要 求与会单位和人员共同遵守执行。
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简 要 记 录 法
一般性的会议均采用此法。此记录法采 用有详有略的简要纪录，只抓住中心要点 即可。允许采用改变原本内容性质，只记 大意的方法。
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公文写作与处理
详 尽 记 录 法
重要的会议，关键性的问题，特别是意 见有分歧，要采用详尽记录法。不仅要一 字不丢，还要保持“原汁原味”。
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公文写作与处理
公文写作与处理
会 议 记 要
主要用于比较重要的 工作会议。这种会议往 往是为了解决当前工作 中的某项实际问题而召 开的专门会议。把会上 作的情况分析、讨论研 究的问题和解决的办法 等，整理出来，写出纪 要。这有两个目的：
一是为了向上级汇报会议 情况，使上级了解，以便及 时地得到指导。 二是为了向下级传达，以 便贯彻执行。有时，上级机 关认为具有普遍意义，可以 用正式文件批转，把它下传 到有关单位，或有关地区， 让他们结合本单位、本地区 的实际情况贯彻执行。