文件管理规定格式
公文文件格式管理规定.doc
公文文件格式管理规定4公文文件格式管理规定公文文件格式管理条例第一章格式管理规定第一条公文一般由眉首、正文、文尾三部分组成。
第二条公文眉首一般包括文件名称、发文字号、签发人等内容。
1、文件名称由发文部门全称或规范化简称加“文件”二字，用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，发文字号之上，居中。
两个以上部门联合行文，主办部门应排列在前。
2、发文字号包括部门代字、年份、顺序号，置于文件名称之下、横线之上、左对齐。
几个部门联合行文，只标注主办部门发文字号。
3、签发人向上级部门报送的文件，要由主要负责人签发，主要负责人外出时，由主持工作的负责人签发。
签发人姓名置于发文号的同行右端。
第三条公文正文部分一般包括标题、主送部门、内容、附件、发文部门、发文日期、印章等。
1、标题置于眉首之下、主送部门之上、居中。
标题一般应当标明发文部门名称、事由、公文种类，要准确、简要地概括公文的主要内容，标题中除法规、规章名称和书名外，一般不用标点符号。
2、主送部门是指公文的主要受理部门，应当使用全称或规范化简称、统称。
一般置于标题之下、正文之上、左端顶格。
一般普发公文，可主送几个以上部门;向上请示，一般只写一个主送部门，不宜多头主送，以免责任不明。
如需同时送其他部门，可用抄送形式。
3、内容是公文的主体，要求情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字简炼、得体。
公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。
4、附件正文的补充说明或有关参考资料。
附件名称标于正文内容之后、发文部门之前，注明附件名称和件数。
附件与主件合订在一起，并在正文之后。
5、发文部门又称落款。
落款应当用全称或规范化简称，置于正文内容末尾的右下方。
几个部门联合发文，应将主办部门排列在前。
6、发文日期一般署会议通过日期或领导人签发日期;联合行文，署最后签发部门领导人签发日期;法规性公文，署批准日期，发文日期应当以汉字写明年、月、日，置于发文部门署名的右下方。
文件格式管理规定办法
文件格式管理规定办法引言文件格式在当今信息化时代的重要性不言而喻。
文件格式不规范、不兼容会导致信息丢失、无法正常呈现、操作不便等问题，对于个人、组织、企业等都是灾难性的。
故，本文旨在规范文件格式相关问题，加强文件格式管理，提高信息存储、共享和传递的效率。
文件格式的定义文件格式是指不同种类的文件所采用的规定规范，是数据存储方式和结构的标准。
通俗来说，就是约定俗成的一种数据组织方式。
常见的文件格式有.doc、.ppt、.pdf、.txt、.jpg、.png等。
文件格式的重要性文件格式的重要性表现在以下几个方面：格式兼容在数据交流、跨平台使用等情况下，需要各种类型不同的文件之间格式的兼容性，以便文件的原始数据在不同设备上作业仍能保持原来的规范、格式，且而不影响数据的使用。
数据保护文件格式规范能够避免不同类型文件之间的格式不兼容，从而避免文件格式损坏、数据丢失等问题。
数据呈现格式规范化的文件呈现方式较为统一，便于数据的可视化呈现，大大提高了文件信息的展示效率。
数据交流文件的格式规范化可以较好地保障数据交流时不出现乱码、格式不对等问题，使文件互相传递更加高效。
文件格式管理规定文件格式的选择首先，在文件的创建初期就要选择合适的文件格式，并进行规范化，以避免后期数据处理不便等问题。
尤其是在保密性文件的处理过程中，更应该注意选用符合安全标准的文件格式。
文件格式的转换当涉及到不同平台或不同应用需要使用的格式不同时，需进行文件格式的转换。
但是，文件格式必须要保证和原文件的数据结构保持相同。
同时，选择转换的软件也要注意，尽量避免使用一些低质量且兼容性差的软件进行转换，以免产生数据损坏。
文件格式的归档按照不同类型、用途或保密性等级进行文件归档，方便后期查找使用及管理。
文件格式的备份为了保证文件归档的数据安全，必须进行离线存储，即制定严密的备份计划并将文件存储在多个离线存储介质上，以保证数据不丢失。
结论在当今信息化敏捷的互联网时代，文件格式管理的重要性逐渐被人们所认识。
公文文件格式管理规定
公文文件格式管理规定公文格式即公文文件规格样式，是指公文文件中各个组成部分的构成方式，如何制定相关管理规定呢?下面店铺给大家介绍关于公文文件格式管理规定的相关资料，希望对您有所帮助。
公文文件格式管理条例第一章格式管理规定第一条公文一般由眉首、正文、文尾三部分组成。
第二条公文眉首一般包括文件名称、发文字号、签发人等内容。
1、文件名称由发文部门全称或规范化简称加“文件”二字，用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，发文字号之上，居中。
两个以上部门联合行文，主办部门应排列在前。
2、发文字号包括部门代字、年份、顺序号，置于文件名称之下、横线之上、左对齐。
几个部门联合行文，只标注主办部门发文字号。
3、签发人向上级部门报送的文件，要由主要负责人签发，主要负责人外出时，由主持工作的负责人签发。
签发人姓名置于发文号的同行右端。
第三条公文正文部分一般包括标题、主送部门、内容、附件、发文部门、发文日期、印章等。
1、标题置于眉首之下、主送部门之上、居中。
标题一般应当标明发文部门名称、事由、公文种类，要准确、简要地概括公文的主要内容，标题中除法规、规章名称和书名外，一般不用标点符号。
2、主送部门是指公文的主要受理部门，应当使用全称或规范化简称、统称。
一般置于标题之下、正文之上、左端顶格。
一般普发公文，可主送几个以上部门;向上请示，一般只写一个主送部门，不宜多头主送，以免责任不明。
如需同时送其他部门，可用抄送形式。
3、内容是公文的主体，要求情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字简炼、得体。
公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。
4、附件正文的补充说明或有关参考资料。
附件名称标于正文内容之后、发文部门之前，注明附件名称和件数。
附件与主件合订在一起，并在正文之后。
5、发文部门又称落款。
落款应当用全称或规范化简称，置于正文内容末尾的右下方。
几个部门联合发文，应将主办部门排列在前。
6、发文日期一般署会议通过日期或领导人签发日期;联合行文，署最后签发部门领导人签发日期;法规性公文，署批准日期，发文日期应当以汉字写明年、月、日，置于发文部门署名的右下方。
文件格式管理制度
文件格式管理制度第一章总则第一条为规范和管理单位各类文件的格式，保证文件的规范化、统一化和规格化，提高单位文件管理的效率和质量，特制定本制度。
第二条本制度适用于单位所有部门和所有工作人员的文件格式管理工作。
第三条文件格式是指文件的形式、大小、字体、排版等方面的要求。
第四条文件格式管理是指根据文件的性质、内容和用途，制定相应的格式要求，并统一执行。
第五条文件格式管理应当遵循合理、科学、规范、便利的原则。
第六条单位应当建立健全文件格式管理制度，明确文件格式的制定、修改、执行和监督的程序和责任。
第七条文件格式管理要统一组织，统一领导，实行专人管理。
第八条单位应当对文件格式管理进行定期检查和评估，及时发现和纠正问题。
第二章文件格式管理的基本要求第九条文件格式应当符合国家有关法律法规和规章的规定。
第十条文件格式应当体现简洁、明了、美观、大方的风格。
第十一条文件格式应当统一规范，避免随意变更。
第十二条文件格式要求字迹清晰，印刷或打印清晰可辨，避免混乱和错误。
第十三条文件格式应当注意格式的稳定性和一致性，不得频繁更换。
第十四条文件格式应当结构合理，信息完整，排版得体，便于查阅。
第十五条文件格式管理应当保护机密文件，避免泄露。
第十六条文件格式管理应当善待单位文化特色和传统风格。
第三章文件格式的制定和修改第十七条文件格式的制定应当遵循适用性、规范性和实用性的原则。
第十八条文件格式的制定应当考虑到不同种类文件的不同要求，具体化程度和特殊性。
第十九条文件格式的制定应当有严格的程序和规范的要求。
第二十条文件格式的修改应当根据需要和情况，进行审慎考虑和慎重决定。
第二十一条文件格式的修改应当经过相关部门和人员的审查批准，并及时通知相关人员。
第四章文件格式管理的执行和监督第二十二条文件格式的执行应当由相关单位负责人和文件管理人员直接负责，确保落实到位。
第二十三条文件格式的执行要求相关工作人员认真执行，不得擅自更改或废止。
第二十四条文件格式的执行要求相关人员能够熟练掌握和使用，确保操作规范。
公司制度文件格式的规定
公司制度文件格式的规定第一条总则1.1 本规定旨在规范公司制度文件的编写、审批、发布、修订和废止等工作，确保公司制度文件的合法性、合规性、完整性和有效性。
1.2 本规定适用于公司所有制度文件的编制和管理。
1.3 公司制度文件是指为公司内部管理、运营、业务活动等制定的具有普遍约束力的文件，包括规章制度、操作流程、工作规范等。
第二条文件格式要求2.1 文件标题文件标题应简洁明了，反映文件内容的主旨，一般采用“主题+文种”的格式，如“员工手册”、“考勤管理制度”等。
2.2 文件编号文件编号应具有一定的规律性，便于检索和管理。
编号格式为：“公司简称+年份+序号”，如“HT2021-001”。
2.3 文件目录文件目录应包含文件的各个章节和子章节，以及对应的页码，方便查阅。
2.4 文件正文文件正文应包括引言、正文内容和结语三个部分。
2.4.1 引言部分引言部分简要说明文件的制定背景、目的、依据和适用范围等。
2.4.2 正文内容正文内容是文件的核心部分，应明确、具体、条理清晰，逻辑严密。
正文内容应包括以下几个方面：（1）定义与术语：对文件中使用的专业术语和定义进行解释。
（2）适用范围：明确文件适用的部门、岗位和人员。
（3）职责与权限：明确各部门、岗位和人员的职责与权限。
（4）工作流程：详细描述相关工作流程和操作步骤。
（5）考核与奖惩：明确文件执行情况的考核指标和奖惩措施。
2.4.3 结语部分结语部分包括文件的生效日期、施行范围和废止事项等。
2.5 附件如有需要，可以在文件后附上相关附件，如表格、示意图、参考文献等。
第三条审批流程3.1 制度文件的制定应遵循一定的审批流程，确保文件的合法性和有效性。
3.2 制度文件由相关部门或人员提出起草，并进行初步审核。
3.3 制度文件提交给公司领导层进行审批，领导层审批通过后，由公司法定代表人签发。
3.4 制度文件发布前，应由公司法务部门进行合法性审查。
3.5 制度文件发布后，由公司行政部门进行宣传、培训和监督执行。
文件编号格式管理规范
财务部
CW
行政部
XZ
经营部
JY
3.1.5.4.文件类别：
行政制度
B
会议纪要
传真稿件
F
工作报告
T
一般文书
G
合作商议事录
Y
合同文本
C
通知
W
培训资料
P
申请单据
L
指导书、规范
S
其他
O
3.1.6.文件编号例：
XZ-11 S 001
文件顺序号
文件类别
年份
部门简写
意为行政部2011年规范类001号文件
3.1.4.公司内部文件由人事专员负责汇总并统一编号
注：在所需编号文件的首页右上角设“编号：”
标准名称
审批
拟稿
标准编号
版本号
发行日期
（图1）
3.1.5.编号原则：
3.1.5.1.内部文件：部门简写-年份+文件类别+文件顺序号；
对外文件：卓然简写-部门简写-年份+文件类别+文件顺序号；
3.1.5.2.卓然简写：DH
标准名称
文件编号管理规范
审批
拟稿
标准编号
XZ-11S001
版本号
A/0
发行日期
3.内容：
3.1.定义：
3.1.1.对外文件由各职能部门起草文稿(文案、报价等），由人事专员填写（图1）表格统一编号，经理批准后，分发执行；
3.1.2.公司内部各项制度、规范、程序由各职能部门起草相关标准，由人事专员填写（图1）表格统一编号，经理批准后，分发执行；
3.1.3.公司对外签订的合同各部门以公司名义签订的各类合同，由各职能部门起草合同，由人事专员填写（图1）表格统一编号，经理批准后，分发执行；
文件格式管理规范
文件格式管理规范
为进一步加强文件格式管理，规范各部门文件格式，根据公司统一要求，现对我公司文件格式统一规范如下：
一、文件编号规则：
1、各部门文件编号一律采用“公司代码+部门代码+文件代码+时间+顺序号”的格式。
二、文件字体、页面制作要求：
①标题：黑体、小二号、加粗，文本最顶端、正中。
②编号：宋体、四号，文本右上角。
③签订方：宋体、四号，文本左上角。
④正文、落款：宋体、四号，其中正文中的小标题：再加粗。
⑤段落间距：可根据文件实际情况进行适当调整，原则上不得低于18磅且必须保证美观。
⑥页面设置：根据文本需要可以适当调整页边距和段落间距，但页边距左右不得低于2.1,上下不得低于1.6。
⑦表格内文字一般用宋体五号。
⑧若有需要，各部门可根据实际情况整体扩大或缩0.5—1个字号。
三、要求：
1、各部门必须严格按以上文件格式要求重新理顺、规范各自负责的文件，限定一周内整改完成。
2、各部门要建立“合同及文件管理台帐”，信息涵盖但不限于签订时间、合编号、签约日期、签订人员、合同标的、价格、对方单位、联系电话、履行情况等信息。
3、技术协议、施工安全协议及其他类合同，参照以上格式执行。
四、责任考核：
公司合同格式的推行由XXX负责监督落实，纳入后期XX内容范畴，对执行不力的部门进行考核。
五、本规范自下发之日起试行，由综合部监督执行。
公司规章制度管理办法文件格式规定
公司规章制度管理办法文件格式规定1.文件标题文件标题应简明扼要地反映文件内容，突出重点内容。
一般以"公司名称-规章制度管理办法文件"为格式。
例如：“ABC公司规章制度管理办法文件”。
2.文件编号文件编号是为了方便管理和检索文件，应遵循一定的编号规则。
文件编号由公司名称、文件分类代码和文件序号组成。
例如“ABC-ZD-001”，其中"ABC"为公司名称缩写，“ZD”为规章制度的英文缩写，“001”为该文件的序号。
3.文件密级根据文件的保密程度，可以对文件进行密级标识。
文件密级一般包括绝密、机密和秘密。
密级标识位于文件编号之后，并采用括号表示。
例如“(机密)”或“(秘密)”。
4.文件起草单位和日期文件起草单位应包括部门名称和部门负责人的签名。
文件日期是文件起草当天的日期，遵循年、月、日的顺序。
文件起草单位和日期一般位于文件编号下方，居中显示。
5.文件内容结构文件内容应包括标题、前言、正文和附件等部分。
标题应简明扼要地反映内容，前言可以对文件的目的、背景和重要性进行说明，而正文就是规章制度的具体内容，应清晰明确地表述，使用分条或分段来组织。
附件可以用来补充文件内容，如表格、图表等。
6.规章制度的行文格式规章制度的行文应简明扼要、用词准确、结构清晰、语法通顺。
可以使用段落来划分不同的内容，段落之间使用空行进行分隔。
可以使用标题和小标题来突出重点内容。
7.文件签发完成规章制度管理办法文件后，应由文件起草单位的负责人签发。
签发人应在文件底部的右下角签署姓名和职务，以确保文件的合法性和权威性。
8.文件保存和管理以上是公司规章制度管理办法文件的格式规定，通过统一的格式规范，能够提高文件的可读性和易管理性，方便员工查阅，促进公司内部事务的顺利进行。
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文件管理规定格式 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998
文件管理制度
第一章总则
第一条：为了规范公司内的行文程序，加强对公司内文件的管理工作，根据国家对文件管理的相关规定特制定本办法。
第二条：公司文件包括收文、发文，是公司在进行经营管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是公司进行管理的重要工具。
第三条：公司总裁办是公司文件管理部门，负责处理公司的收、发文处理工作。
各部门、事业部、研究院要设兼职人员管理本单位的文书处理工作。
第二章公文种类
第四条：公司公文主要种类有：
（一）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有
关单位及人员；
（二）通知：适用于传达要求下级单位办理和需要有关单位周
知或者执行的事项，任免人员，转发上级机关公
文。
（三）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者
情况。
（四）报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级机
关的询问。
（五）请示：适用于向上级机关请示事项。
（六）批复：适用于答复下级单位请示事项。
（七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（八）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问
题，请求批准和答复审批事项。
（九）会议纪要：适用于记载、传达会议民政部和议定事项.
第三章公文格式
第五条：公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成。
（一）公文字号由公司代字、年份和序号组成，在横线上3MM 处用3号仿宋字，居中排列，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份用全称，用“〔〕”括入。
（二）公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类。
公文标题中除规章制度名称加书名号外。
一般不用标点符号。
（三）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
（四）公文除“会议记要”外，应当加盖公章。
（五）成文日期以领导签发的日期为准。
（六）公文应当标注主题词。
（七）抄送机关指主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范的简称。
第六条：公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第七条：公文用纸采用国际标准A4型，左侧装订。
第四章行文规则
第八条：行文规则是指根据发文机关与收文机关之间的关系确定下来的行文规范和准则。
国家对公文的行文规则有严格的要求，公司行文应遵照国家有关规定进行，强调以下几点：
1、行文应当确有必要，注重效用。
2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
3、要分清主送、主报和抄送、抄报单位。
主送、主报单位必须是公文的办理单位，抄送、抄报单位则是公文内容涉及的其它有关单位，主报、抄报是上行文，主送、抄送是平行文或下行文，给上级单位的请示、报告，不能同时抄送同级或下级单位。
4、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。
“报告”不得夹带请示事项。
第五章发文办理
第九条：发文程序
第十条：各部门起草公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结结构严谨，条理清楚，直达不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的种类应当根据发文单位的行文目的、职权及与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题，后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）、”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十一条：公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。
审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
第十二条以公司名义制发上行文，由主管副总裁或总裁签发。
第十三条：公文正式印制前总裁办公室应当进行复核，重点是：审核、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
收文办理
第十四条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。
裁
第十五条：承办公文要求
（一）承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。
紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明，对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
（二）公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请主管领导协调或裁定。
（三）审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见。
姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意，没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
送负责人批示或者交有关部门办理的公文，总裁办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第十六条：呈批件办理：公司内日常工作的请示、报告需要用呈批件的形式送领导审批。
呈批件的呈报及办理流程：
呈批件正文应有拟稿人或部门经理的签字。
第七章公文管理
第十七条、上级机关下发的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，需经办公室主任批准，可以翻印，翻印时应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第十八条：公司发布公文，必须经公司领导批准后才可由总裁办公室统一印发。
第十九条：公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
第二十条：公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第二十一条：公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和《公司档案管理办法》，及时整理（立卷）、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第二十二条：部门合并时全部公文应当随之合并管理。
部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第九章附则
第二十三条：本办法未尽事宜，按《国家行政机关公文处理办法》执行。
第二十四条：本办法自发布之日起施行。