公司文档分类编号办法
关于对公司文件进行统一编号管理的规定
关于对公司文件进行统一编号管理的规定为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及体系管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。
一、 编号规则：文件号由主文件号和辅文件号组成，辅文件号根据需要设置，在主文件号的基础上制定。
主文件号由五部分组成，辅合同号由三部分组成。
示例如下：□ □ □ □ □ - □ □ □1 2 3 4 5 6 7 8 说明：由1、2、3、4、5组成主文件号；6、7、8组成辅文件号。
主文件号部分1、公司代号：集团：YT牡丹：MD2、文件类别代号：用字母表示TX-公司体系管理文件HT-公司合同管理文件ZD-公司制度管理文件WJ-公司其他文档文件3、业务部门代号：子文件顺序号 子文件代号业务部门代号文件顺序号文件类别代号 公司代号流水号 文件分项代号 公历年号A-公司B-运行管理中心C-商务支持中心D-资本运营中心E-市场营销中心F-项目管理中心G-计算机事业部H-光电事业部J-系统集成部4、文件年号：指文件编发日的日历年，如2010年签定的合同，合同年号为20105、文件顺序号：数字表示，从001到999辅文件号部分6、文件分项代号：根据需要对主文件类别再分类或分项。
其中：公司体系管理文件分类Q- 质量体系H-环境体系E-职业健康体系公司合同管理文件：字母R-Z表示R-软件开发类合同S-运维服务类合同T-集成（工程）项目类合同U-商务事务类合同V-物资采购类合同X-产品销售类合同Y-合作协议类合同Z-其他类合同公司制度管理文件W-文本文件L-流程文件B-表单文件公司其他文档文件待定。
7、子文件代号：实施分项文件时需再分类拆解形成子文件，用数字1到9表示。
其中：合同分项中子文件代号规定：1-工程分包合同2-劳务分包合同3-采购合同4-订货合同5-商务合同6-服务合同7-其他合同其他分项子文件代号各部门可自行规定，报体系运行管理办公室备案。
文件排版及编号管理规定
1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。
2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。
3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。
（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。
）3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。
3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word文件，表单不限。
3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。
图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。
3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
公司文件编号规范参考
公司文件编号规范参考1. 引言公司文件编号是组织内部管理的重要环节，它规范了文件的流转和归档，提高了工作效率和信息管理水平。
本文档旨在为公司制定一套统一的文件编号规范参考，以便于文件管理的方便和统一。
2. 文件编号的重要性文件编号是为了方便文件的查找、归档和跟踪而设立的唯一标识符。
文件编号的正确使用可以带来以下几方面的好处：- 提高工作效率：通过编号可以快速定位并查找文件，减少了时间和精力的浪费。
- 统一文件管理：编号规范可以使文件管理更加统一化和有序化，方便文件的分类和归档。
- 加强信息管理：文件编号的使用可以提高信息的跟踪和管理，减少文件遗失和错乱的情况。
3. 文件编号的制定原则为了确保文件编号的有效性和可持续性，制定文件编号规范时需要遵循以下原则：- 简洁明了：文件编号应简洁明了，便于记忆和识别，避免过长和复杂的编号。
- 有序连续：文件编号应按照时间顺序和事务顺序进行编排，保持连续性，方便文件的查找和排序。
- 所见即所得：文件编号应直观反映文件的内容、类型和作用，避免模糊和混淆。
- 无重复性：文件编号应避免重复，确保每个文件都拥有唯一的编号。
4. 文件编号的构成要素一个完整的文件编号通常包含以下几个要素：- 部门代码：表示文件所属的部门或单位，便于区分不同部门的文件。
- 年份：表示文件创建或收到的年份，方便按年份进行归档管理。
- 类别代码：表示文件的类别或性质，便于按类别进行分类和检索。
- 顺序号：表示文件在同一类别中的顺序号，方便按时间和顺序进行查找。
5. 文件编号的示例以下是一些文件编号的示例，供参考：- A001-2022-01：表示A部门在2022年创建的第1份文件。
- B005-2022-02：表示B部门在2022年创建的第5份文件。
- C012-2022-01：表示C部门在2022年创建的第12份文件。
6. 其他注意事项- 文件编号应尽量避免使用重复的数字，可以使用字母来代替。
公司文件编号规范管理制度
公司文件编号管理制度
为规范公司文档管理，特制订本文件编号规范，请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。
文件命名基本各式：
XXX - XX - XX - XXXXXX - XX
发文状态/文件流水号
发文日期
文件类型
发文机构
公司代码
一、文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接
第一部分：公司代码，表明发文公司
第二部分：发文机构，表明公司内发文的部门
第三部分：文件类型，表明文件所属性质
第四部分：发文日期，表明发文时间
第五部分：发文状态/文件流水号，发布制度类表明文件版本号，发布其它类型表明文件流水号
二、各部分表示方法
1.公司代码
由公司拼音首字母组成，具体为SCT
2.发文机构
发文机构的表达符号
3.文件类型 文件类型的表达符号
4.发文日期
由年月日YYYYMMDD 表示，例如20230110 5.文件状态/文件流水号
文件状态/文件流水号表达符号的说明
三、举例：
1.人事部2023年01月10日发布的考勤管理制度第一版 文件编号：SCT-RS-ZD-20230110-1.0
2.人事部2023年01
月11日发布的中层管理人员会议纪要 文件编号：SCT-RS-HY-20230110-01 四、文件表头
制度类文件统一使用下列表头，例： 正文
五、公司行政类文件
XXX 【XXXX】 X号
顺序号，例，12号
发文年份,例【2023】
公司简称
六、编号管理
所有文件由人事部统一编制和管理。
所有文件流水号在每年1月1日自动归零。
编号规则_精品文档
编号规则一、引言在现代社会中，编号已经成为不可或缺的一部分。
无论是对于组织内部还是对于外界的沟通交流，都需要有效的编号规则来进行标识和管理。
本文将介绍一些常见的编号规则，并探讨其应用场景和注意事项，以帮助读者更好地理解和利用编号规则。
二、分类编号规则1. 顺序编号规则顺序编号规则是最常见的一种编号规则。
根据事物的发生顺序或接收顺序进行编号，便于查看和追溯历史记录。
例如，在公司内部管理中，可以使用顺序编号规则对文件、任务、项目等进行标识。
另外，顺序编号规则也常用于订单管理、账单管理等场景中。
在使用顺序编号规则时，需要注意每个编号的唯一性。
为了避免重复，可以使用时间戳或者自增的方式生成编号。
此外，对于长时间或者大量的编号，在设计时可以考虑使用分段编号，以减小编号的长度和存储的复杂性。
2. 分类编号规则分类编号规则是根据某种属性对事物进行分类，并在每个分类下进行编号。
例如，在图书馆中，图书可以按照书名、作者、出版社、分类等属性进行编号。
这种编号规则使得图书馆管理者可以通过编号来快速定位和管理资源。
在设计分类编号规则时，需要明确分类的属性，并确定编号的组成方式。
一般来说，可以选择使用字母、数字或符号等符号组合。
此外，还需要注意分类编号规则的层次性和扩展性，以便在后续的管理过程中可以灵活应对。
3. 标签编号规则标签编号规则是一种将关键信息以标签的形式进行编号的规则。
这种规则通常应用于物品管理、质量管理等场景中。
通过标签编号，可以直观地了解物品的特征和状态，方便识别和检索。
在使用标签编号规则时，需要明确标签所包含的信息，并确定编号的形式和长度。
例如，在生产线上，可以将产品的批次、规格、生产日期等信息编码到标签中。
此外，还需要关注标签的粘附性和耐久性，以保证标签在使用过程中不易损坏或丢失。
三、编号规则的应用1. 组织管理在组织内部，编号规则可以帮助管理者对各项工作进行追踪和评估。
通过为文件、任务、项目等进行编号，可以清晰地了解其状态和进展情况，从而做出及时的决策和调整。
档案分类编号规定
档案分类编号规定一、总则为了科学地管理本公司的档案，使之便于查找利用，充分发挥档案的信息作用，更好地为公司各项工作服务，特制定本规定。
二、档案分类本公司档案按照各项业务活动中形成的文件材料内容，具体特征结合分类，本着保持档案材料有机联系和便于保管利用的原则，根据本公司的具体情况，特将公司全部档案分为八大类进行保管。
三、档案编号方法本公司档案编号由企业代号，档案分类号，档案属类号、年代号及案卷顺序号五部分组成。
公司代号与档案代号用“/”隔开，各级属类代号、年代号与案卷顺序号之间用“—”隔开。
“H&H”为公司代号，即为“北京瀚海阳光物业经营管理有限公司”拼音首字母名称的缩写。
档案保管期限的代号：永久卷用“A”表示；长期卷用“B”表示（合同类）；2年卷用“C”表示（人事类），标在挡案袋的封面上。
四、公司各类档案编号模式：1、合同类：H&H /X(XX)—HX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称合同类属类号分为：F房屋租凭类；T其他类。
2、行政管理类：H&H /X(XX)—GX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称行政管理类属类号分为：Z政务综合；R人事管理以及培训计划；H会议纪要、总结汇报；D档案信息管理。
3、会计档案类：H&H /X(XX)—KX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称会计档案类属类号分为：P凭证类；Z帐簿类；B报表类；H综合类。
4、资产类：H&H /X(XX)—ZX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称资产类属类号分为：D电器类；J家具类；S设备类。
5、声像类：H&H /X(XX)—SX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称声像类属类号分为：L录像类；Z照片类；P反转片类；G光盘类。
6、荣誉证书类：H&H /R—X——XXX案卷顺序号属类号荣誉证书类属类号分为：Z证书类；B奖杯类。
企业文件编号规范
企业标准文件编号规范1目的为规范公司文档管理，特制定本文件编号规范.请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。
2范围本标准规定了XXXXXXXXX公司标准文件和流程的编码规范，本企业内控标准的编号代号缩写、分类及分项代号和发布顺序号、年代号的编排方法.本标准适用于本企业内控标准、流程的代号编制。
3文件编号格式文件序号发文部门文件分类公司代码集团代码XXXXXXXXX公司标准体系编号由集团代码、公司代码、文件分类代号、起草部门、文件序号组成。
各部分编号间用“-”间隔。
3.1各部分表示方法1)第一部分：集团代码，XXXXXXXXX，缩写：2)第二部分：公司代码,XXXXXXXXX，缩写：3)第三部分：文件分类代号流程文件—A;标准规范类文件—B;指导书说明书类文件—C；公共制度文件—D.4)第四部分：发文部门5)第五部分:文件序号采用三位流水码，记录文件顺序号，以发布先后确定，即001、002…。
.099……999等。
3.2举例：文件编号: 含义4文件编号格式4.1文件表头4.2页眉页脚5要求5.1 文件的编号由XXX负责，各部门使用时到XXX申请，不得自行编号及发行。
5。
2 以XXX公司名义发布的文件必须由XXX登记编号。
5.3 已发布的标准如需修订并重新发布，其编号不变，只需要更改表头内的版本号。
标准修订及编号的改变应在修改履历中说明。
附件《标准文件模板》特别说明：文件编码编制前，请先对公司文件进行分类规划，根据分类规划情况，进行分级，及选择有代表意义的编码。
选择编码时,可以用分类名称的拼音字母首位表达，可以用其英文单词首位编码表达等。
方案文档序号规则
方案文档序号规则在项目管理和文件管理中，为了方便管理和查找文件，我们通常会给每个文档分配一个唯一的序号。
本文将介绍一些常见的方案文档序号规则。
一、顺序编号法顺序编号法是最常用的方案文档序号规则之一。
按照文件建立或接收的时间顺序，给每个文档分配一个独立的编号，如1、2、3...。
这种序号规则简单明了，方便管理，但缺点是无法反映文件的具体内容。
二、分类编号法分类编号法是按照文件所属的不同分类来进行编号。
我们可以将文件分为不同的类别，如技术类、市场类、财务类等，然后给每个类别中的文件进行编号，如T001、T002、M001、M002、F001、F002...。
这种序号规则可以更好地反映文件的分类和归属，方便查找和管理。
三、日期+序号编号法日期+序号编号法是一种结合了时间信息的序号规则。
将文件的建立或接收日期与顺序编号相结合，给每个文档分配一个唯一编号，如20190101_001、20190102_001、20190102_002...。
这种序号规则可以更准确地反映文件建立的时间顺序，方便按日期检索文件。
四、项目编号法项目编号法是在项目管理中常用的序号规则。
每个项目都有一个唯一的项目编号，而项目中的文档可以通过在项目编号后加上顺序编号来进行编号，如P001-001、P001-002、P002-001...。
这种序号规则可以更好地反映文件与项目的关联，方便项目管理。
五、版本编号法版本编号法适用于需要对文档进行多次修改和更新的情况。
每个文档都有一个初始版本，之后的每次修改都会增加一个版本号，如V1.0、V1.1、V2.0...。
这种序号规则可以清楚地反映文档的版本历史，方便了解文档的演变过程。
六、混合编号法混合编号法是将多种序号规则相结合使用的方法。
根据实际需求和文件管理的特点，可以灵活地采用不同的序号规则。
如某公司可以将文件按照分类进行编号，同时在每个类别中再按照顺序进行编号，如T001、T002、M001、M002，同时也可以给每个文档添加一个版本号，如M001-V1.0、M001-V1.1。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
文档分类编号办法
1.目的：统一公司文档分类编号方法，实现文档分类、整理、保管、编目、检索的规
范统一，提高文档管理水平，最终对公司生产经营形成良好的信息支持与服
务。
2.适用范围：本办法适用于公司各项工作活动中形成的全部文档。
3.管理职责：
3.1 总经办负责制定公司文档分类编号办法，并协助、指导各系统/部门文档管理人员
执行。
3.2 各系统/部门文档管理员负责根据此办法对各类文档进行分类编号。
4.分类原则：依据文档内容和文档载体形态特点进行分类，便于科学管理和开发利用。
5.类别设置：
5.1 本公司文档设大类和属类，大类用大写英文字母代字，属类用阿拉伯数字代字。
5.2 公司全部文档分为十大类，即：
（1）综合管理类A ；
（2）营销管理类B ；
（3）质量管理类C ；
（4）供应链管理类D ；
（5）研发管理类E ；
（6）设备管理类F ；
（7）人事档案G ；
（7）会计类H ；
（8）特殊载体类I ；
（9）基建类J 。
6.分类编号办法：
6.1 A、B、C、D、E类文档：
6.1.1 单份、单册的文件采用单件归档方式；成套文件，即一套文件含多份文件，采用
组卷方式归档。
6.1.2 文档原则上要求以单件方式归档，用组卷方式归档须向总办申请，经审批后可采
用。
6.1.3 单件归档，档号结构模式为“大类代字”+“年度代字”+“属类代字”+“件号”。
6.1.3.1 年度代号：2002年为01，之后年度以02、03流水编制；
6.1.3.2 文档“属类”代号在类别内以01、02流水给号，详细参见附件《文档类别表》。
6.1.3.3 编号案例：
b
2002年度综合管理类下属文件管理类制度规范文件，第一份文件编号为：
A · 01 · 02 · 01 0001
件号（以0001、0002流水编
二级属类（制度规范为01）
一级属类（文件管理为02）
年度代字（2002年为01）
大类代字（综合管理类为A）
6.2 设备管理类文档（F）：
6.2.1 同一设备成套资料集中归档，归档方式视文件形式确定。
6.2.2 档号结构模式为：“大类代字”+“属类代字”+“设备代号”+“案卷号”/“件
号”。
6.2.3 一级属类为：设备资料 01；设备管理 02。
6.2.4 编号案例：
F · 01 · 0001 0001
案卷号/件号（以0001、0002流水编
制）
设备代号（以0001、0002流水编制）
属类代字（设备资料为01，设备管理
为02）
大类代字（设备类为F）
6.3 人事档案（G）:
6.3.1 同一员工的人事档案集中归档。
6.3.2 人事档案采用组卷方式归档。
6.3.3 档号结构模式为：“大类代字”+“属类代字”+“员工代号”+“案卷号”
6.3.4 下设一级属类：在职类 01；离职类 02。
6.3.5 编号案例：
G · 01 · 0001 001
案卷号（以001、002流水编制）
员工代号（以0001、0002流水编制）
属类代字（在职类为01，离职类为02）
大类代字（人事档案为G）
6.3.6 每套员工档案对应一组人事代码，代码根据姓名拼音的声韵母编制。
6.3.7 声韵母表：
6.4.1 采用组卷方式归档。
6.4.2 一份会计报表为一卷、一本会计账簿为一卷、一本会计凭证为一卷。
6.4.3 档号结构模式为：“大类代字”+“属类代字”+“目录号”+“件号”。
6.4.4 一级属类为：报表 01；账簿 02；凭证 03；其它 04。
6.4.5 编号案例：
H · 01 · 01 001
案卷号（以001、002流水编制）
目录号（以01、02流水编制）
属类代字（报表为01）
大类代字（会计类为H）
6.5 特殊载体类（I）：
6.5.1 采用单件方式归档。
6.5.2 一份实物为一件，一份声像材料为一件。
6.5.3 档号结构模式为：“大类代字”+“一级属类”+“二级属类”+“目录号”+“件
号”。
6.5.4 “目录号”视载体具体情况确定是否需要设置。
6.5.5 一级属类为：声像类 01；实物类 02 。
6.5.6 二级属类为：照片 01；底片 02；光盘、磁盘 03；录音带、录像带 04；奖杯 05；奖牌；06；奖状、证书 07；锦旗 08 。
6.5.7 编号案例：
I · 01 · 01 · 001 001
件号（以001、002流水编制）
目录号（以001、002流水编制）
二级属类（照片类为01）
一级属类（声像类为01）
大类代字（特殊载体类为I）6.6 基建类文档（J）：
6.6.1 采用组卷归档方式。
6.6.2 按照具体基建项目设置分类编号办法。
（注：专业文档是经验性极强的领域，无法思考和涵盖全面，素材和资料部分来自网络，供参考。
可复制、编制，期待你的好评与关注）。