会务管理工作指南流程图

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会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些 单位派人列席，事先都应全面考虑好。 秘书部门平时应掌握本地区或奉系统的机关和干部人 数的基本资料。 在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数 及名单。大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。
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会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、 城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得 预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。
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➢据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过 45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。 因此，每次 会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休 息。 ➢ （会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续 进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。） ➢安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：00—1l：00，下午 2：30—4：30，人们办事的效率较高。 ➢确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短 会。
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会场位置必须让领导和与会者方便前往。 一般应选择在距领导和与会者的工作地 点均较近的地方。
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一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动 空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短， 时间长的会议，场地不妨大些。
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桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备 要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租 用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像 设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。
确定与会者名 单
确定会议时间 与会期
明确会议所需 设备和工具
安排会议议程 和日程
制发会议通知
安排食住行
准备会议文件 材料
会场检查
布置会场
制定会议经费 预算方案
制作会议证件
报到及接待 工作
组织签到
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做好会议记 录
做好会议值 班保卫工作
编写会议简 报或快报
会议信息工 作
做好会议保 密工作
做好后勤保 障工作
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会议名称要拟得妥当，名实相符。 会名不宜太长，但也不能乱简化。 会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十 五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位； “第十五次全国代表大会”即会议内容。 有的会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办公厅 (单位)1997年(年度)总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会 议内容和会议类型构成。如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。 会议名称要用确切、规范的文字表达。 有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的， 应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围 等因素。如：“天地公司1998年全体员32,总结大会”。
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应尽量避开闹市区。 同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场 的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议 正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手 机。 会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安 静的环境中顺利进行。
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如： ➢国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在 首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。 ➢专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考 察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不 可理喻了。 ➢小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧 靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。
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最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部 汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。
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✓先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回 的当天尽量不安排重要会议。 ✓有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。 ✓还要考虑本单位或本公司工作或生产经营的规律，尽量避免在工作或 生产销售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。 ✓此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。
安排与会 人员离会
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撰写会议 纪要
会议总结
会议的宣 传报道
会议筹备方案就是会议计划。它包括会议主 题、议题名称、会议时间、地点、与会人员、 议程、日程及经费预算等项目。
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会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。 确定主题的主要方法： 一是要有切实的依据； 二是必须要结合本单位的实际； 三是要有明确的目的。 议题是对会议主题的细化。
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会议文书的起草 会议文书编写 会议文书印发及管理
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与会人员的食宿管理 会议的财务管理 会议的交通保障 会议的文化活动 与会人员的医疗保健
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会议的保密工作 会议的警卫工作 会场内外的安全保卫工作
会前
会中
会后
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确定会议主题 与议题
确定会议名称
确定会议规模 与规格
明确会议组织 机构
选择会议地点
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确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。 同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。

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会议时间有三种含义： 一是指会议召开的时间； 二是指整个会议所需要的时间、天数； 三是指每次会议的时间限度。
确定会议时间应考虑
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➢如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一 周就要开始，利于承上启下。 ➢一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、 生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算 等。 ➢有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。
根据网上文字材料整理制作 2010年4月13日
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组织工作 文书工作 生活管理工作 安全保卫工作
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协助领导确定会议议题； 根据议题安排议程、日程； 发会议通知，负责会议报到； 对与会人员进行编组； 布置会场，安排座次； 印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； 负责会议签到； 会中组织和协调； 会场其他组织和管理； 会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、 文体娱乐活动等方面的联系和组织)。 会议的结束收尾工作。