数码照片档案的规范整理共28页文档
数码照片归档与管理规范
1964年《中国画报》封面
有了如此多的准确情报，日本人迅速设计 出适合大庆油田开采用的石油设备。当中 国政府向世界各国征求开采大庆油田的设 备方案时，日本人一举中标。庆幸的是， 日本当时是出于经济危机，根据情报分析 结果，向我国高价推销炼油设施，而不是 用于军事战略意图。
相关管理规范性文件
GB/T 11821-2002 照片档案管理规范
光盘容量
5G 永久
光盘题名
保管期限
载体套别 起止年月
载体序号 存入时间
1 2015.1.2
数码照片档案的保管
1.光盘做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 2.光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放，避免 挤压。不得弯折，不得堆叠存放。 3.光盘的标签应粘贴在光盘的包装盒上，不得直接 在光盘上粘贴标记。 4.存放光盘要远离强磁场并与有害气体、强紫外线 隔离，环境温度应控制在17℃~20℃，相对湿度应 控制在35%~45% 5.光盘一般每满4年转存一次，原盘同时保留时间不 少于4年。
数码照片档案管理常见问题
分散保存， 收集不全，没有集中统一管理。 整理方法不一，有待规范。 照片档案保存不完整，数码照片的真实性 难以保证。
二、照片档案的收集
建立形成和收集制度
1.列入照片形成部门和人员的工作岗位职责。
2.明确责任分工，确立“谁拍摄，谁负责”
收集、整理的原则。
管理职责
处理过
未处理
照片的选择
2. 对反映同一内容的若干张数码照片，应
选择其中具有代表性和典型性的数码照片归
档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌，
且主题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场
数码照片归档与管理规范
数码照片归档与管理规范（DA/T 50—2014）发布时间： 2015-08-20 信息来源：业务处点击率：1 范围本标准规定了数码照片归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的基本要求。
本标准适用于机关、团体、企事业单位和其他社会组织数码照片的收集、归档与管理工作。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 2887-2011计算机场地通用规范GB/T 11821-2002 照片档案管理规范GB/T 17235.1-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分:要求和指南GB/T 17235.2-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分:一致性测试GB/T 18894 电子文件归档与管理规范GB/T 20163-2006 中国档案机读目录格式DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1数码照片digital photos用数字成像设备拍摄获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
3.2数码照片档案digital photographic records机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的数码照片。
3.3EXIF信息exchangeable image file information数字成像设备在拍摄过程中采集并保存在数码照片内的一组参数。
注1：主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。
照片档案归档整理规则
照片档案归档整理规则一.归档内容：1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本系统有关的重大公务活动、视察、考察本单位工作形成的照片。
2.反映本单位主要职能活动和工作成果的照片。
3.单位组织或参加重要外事活动的照片。
4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会议形成的照片。
5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。
6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作品的照片。
7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的重要照片。
8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的照片。
9.与其他载体有密切联系的照片。
10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工程主体、内部结构等形式的照片。
11.其他有保存价值的照片。
二.归档要求及归档方式：1.归档的照片材料，由形成单位负责一率由拍摄人员负责收集，整理后移交档案室统一整理归档。
2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统，具有有机联系的，反映同一工作或事件的照片材料应为一组。
3.归档的数码照片必须是可读文件。
在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。
4.归档使用照片光盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质光盘。
5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。
即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。
即拍摄时间、地点、活动名称，保证文件的完整性和准确性等。
6.归档的照片材料由照片形成部门在OA办公自动化照片档案管理模块填写照片资料移交目录，相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。
7.打印移交清单（一式二份）交档案室，交接双方清点后在移交清单上签字，各保管一份备查。
8.保留档案室集中整理方式，由专职档案人员著录案卷、卷内数据。
三.归档时间：1.照片资料每年三月——六月归档。
2. 照片制作成光盘或数码照片可根据具体活动情况随时归档。
四.整理规则1 整理原则照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。
照片档案管理规范
照片档案管理规范一、引言照片档案管理是指对照片进行系统化的分类、整理、存储和检索的过程。
合理的照片档案管理规范能够确保照片的安全性、完整性和可访问性，提高照片档案的管理效率和服务质量。
本文将介绍照片档案管理的标准格式，包括照片档案的分类、整理、存储和检索等方面的要求。
二、照片档案分类1. 照片档案应根据内容、来源和形式进行分类。
2. 内容分类：根据照片所涵盖的主题、场景或者对象进行分类，例如人物照片、风景照片、事件照片等。
3. 来源分类：根据照片的来源进行分类，例如个人拍摄照片、机构采集照片、社交媒体照片等。
4. 形式分类：根据照片的格式进行分类，例如数码照片、胶片照片、印刷照片等。
三、照片档案整理1. 照片档案应按照分类要求进行整理，确保照片的有序性和一致性。
2. 照片应按照时间顺序进行排序，确保照片的时序性。
3. 照片应配备相应的说明文字或者标签，包括拍摄日期、地点、人物、事件等信息，以便于后续的检索和使用。
4. 照片档案应定期进行检查和更新，及时清理和整理无效或者重复的照片。
四、照片档案存储1. 照片档案应选择合适的存储介质，确保照片的安全性和稳定性。
常见的存储介质包括硬盘、光盘、云存储等。
2. 照片档案应进行备份，确保照片的可靠性和防止意外丢失。
3. 照片档案应设立专门的存储区域或者设备，避免与其他档案混淆或者污损。
五、照片档案检索1. 照片档案应建立相应的索引系统，以便于快速检索和查找照片。
2. 索引系统可以按照照片的分类、时间、地点、人物等要素进行建立。
3. 索引系统应具备良好的可读性和易用性，方便用户进行检索操作。
4. 照片档案的检索结果应准确、全面和及时，能够满足用户的需求。
六、照片档案保密1. 照片档案管理人员应具备保密意识和责任心，确保照片档案的机密性和安全性。
2. 照片档案应设立权限管理机制，限制非授权人员的访问和使用。
3. 照片档案应采用加密技术，确保照片的安全传输和存储。
数码照片档案管理
二.整理
• （五）填写数码照片光盘封面
• 光盘刻制后应装入光盘专用包装盒，并在光 盘的包装盒上加贴数码照片光盘封面。封面 内容包括：全宗号、保管期限、光盘号、全 宗名称、题名、形成时间、照片张数、制作 时间、制作人、套别、审核人等。
三.存储
• （一）数码照片归档后，刻制在一次性 光盘上 。
• 光盘内容组织结构
• 数码照片档号格式为：全宗号-保管期限代 字-数码照片号。
数码照片档号格式
数码照片档号格式为：全宗号-保管期限代字-数码照片号。 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号 保管期限代字：永久、定期分别用Y、D代表标注 数码照片号：是指在同一保管期限同一年度（光盘根目录文 件夹“DATA”）内数码照片的排列顺序号，由“形成年度+ 流水号”构成。 形成年度和流水号各为4位阿拉伯数字，不足四位的在前补 “0”。使用专门的档案管理软件辅助管理时可在著录时由软 件自动生成。 例：“2019年2月1日召开的全省档案工作会议” 数码照片， 如排列为2019年归档的第16张数码照片，就将其拷贝到 “DATA”文件夹下，并重命名为20190016．jpg(数码照片)或 20190016．tif(扫描照片)。
三.存储
• （二）永久保存的数码照片档案光盘应 刻制一式三套，分别用A、B、C标注： A套封存保管，B套供查阅使用，C套异 地保管。定期保存的刻制一式二套,即A 套和B套。
• （三）光盘应分保管期限编制顺序号， 采用油性笔在光盘背面标注光盘档号 （全宗号—保管期限代号—光盘号）
四.保管
• (一)存放数码照片档案要远离磁场并与有害气 体、强紫外线隔离，存放环境温度应控制在 17-20℃，相对湿度应控制在35-45%，日温 度变化幅度不超过±2℃，日相对湿度变化幅 度不超过±5%。
数码照片档案归档管理
数码照片档案目录数据库结构及字段表
字段名称 全宗号 保管期限
年度
光盘号 文件夹号 照片号 参见号
摄影者
摄影时间 照片题名
备注
字段名 QZH BGQX ND GPH WJJH ZPH CJH SYH SYSJ ZPTM BZ
字段类型 字符 字符
字符
字符 字符 字符 字符
字符
字符 字符
字符
字段长度 6 4 4 4 4 6 40 40 8
存储和管理
❖ 存储
数码照片档案要求存储在全市统一的档案管理应 用系统当中。其中：
❖纳入文书档案统一管理的数码照片档案，依照文书档 案数据库格式要求进行管理与存储。并在“题名”项 中标注出照片档案。
❖作为独立门类单独管理的数码照片档案，应在档案管 理应用系统中建立“数码照片档案”数据库，并在该 库中进行著录与存储。
数码照片档案归档管理 基本要求
数码照片档案归档管理基本要求
❖ 适用范围
本办法适用于本市各级党政机关、人民团体、国有企业、事业单位， 其他单位参照执行
❖ 引用文件
GB/T11821－2002 照片档案管理规范 GB/T18894－2002 电子文件归档与管理规范 DA/T1－2000 档案工作基本术语 DA/T18－1999 档案著录规则 DA/T22－2000 归档文件整理规则 DA/T38－2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范
和日各2位，不足的在前补“0”。如：“20130000”。 ❖ 照片题名：本张照片所反应的内容。 ❖ 备注：其他需要说明的内容。
管理和存储
❖ 存储：
存储载体：凡归档的数码照片档案均应以只读型档案级光盘保存。 存储到档案管理系统中的照片, 备份三套。一套封存保管，一套供还原系统使用，一套异地保存。 存储数码照片档案的光盘盒正面应贴有标签，标签上应注明全宗号、年度、保管期限、套别号、
数码照片管理与归档规范
数码照片管理与归档规范范围本标准规定了数码照片归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的基本要求。
本标准适用于机关、团体、企事业单位和其他社会组织数码照片的收集、归档与管理工作。
规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
计算机场地通用规范照片档案管理规范信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第部分:要求和指南信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第部分:一致性测试电子文件归档与管理规范中国档案机读目录格式磁性载体档案管理与保护规范档案著录规则电子文件归档光盘技术要求和应用规范术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
数码照片用数字成像设备拍摄获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
数码照片档案机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的数码照片。
信息数字成像设备在拍摄过程中采集并保存在数码照片内的一组参数。
注：主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。
照片组有密切联系的若干张数码照片的集合。
注：如一次会议、一项活动、一个项目等反映同一问题或事由的若干张数码照片为一个照片组，全部存储到同一层级文件夹内。
归档归档范围记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片。
本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的数码照片；本单位重点建设项目、重点科研项目的数码照片；领导人、著名人物和国际友人参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的数码照片；本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片；本单位历届领导班子成员的数码证件照片。
高校数码照片档案的规范化管理
、
当前高校数码照片档案管理状况及问题成因
１ ． 管理制度和管理规范不健全 。数码照片本质上属于照片范 畴， 数码照片档案在载体形态 、 形成环境等方面与纸质档案有较 大 差别 。数码照片档案有关制度不健全 、 相关规定滞后的实际 ， 直接 影响着高校数码照片档案的管理 。
在实际工作中各个高校内部形成的各类文件报告和领导的重要讲话都有一些简练的习惯性的用语这些用语已为本单位定范围的人群所熟知不少人也能知道大概的意思甚至还会经常运用尤其是对一些不同层面的领导而言他们对这些用语了解得比较多把握得也比较准确但对一些初读者或者是一个长时间没有再阅读者这些简练的习惯性的用语又会显得陌生
成 了许 多 数据 文 件 的破 坏 或 丢失 。 ４检索 查 阅 、 利 用 难 。一 方 面 随着 数 字化 时 代 的 到来 和 高 ． 开发
生集体合影 ， 民族党派 、 内外校友 活动 ， 海 学生重要社 团活动等有 特殊意义和保存价值的数码照片。
（） ２ 收集归档方法。从数码照片的生成来看 ， 随着数码照相机
２ 理 不及 时 、 规 范 。数 码 照相 机 不用 底 片 、 便 易用 ， 致 ． 整 不 方 导
面： 本校历届党政领导 、 本校在国内外有影响的专家 、 教授 、 知名人 士及省市级的模 范、 先进人物数码照片。⑥其他方面 ： 如历届毕业
了数码 照片数量猛增 。拍摄 者拍摄完毕后将大量的数码照片转存 于计算机上 ， 很少及时进行分类 、 编写图片说 明等整理工作 。 ３ ． 损失 、 漏归情况严重 。数据备份工作不到位以及数码图像管 理软件不完善是 目前数码照片损坏 、 丢失情况严重 的最主要原因。 数码照片依赖计算机和各种各样的存储设备而存在 ，各种设备条 件及设备故障均影响数码照片的安全。 猖獗的计算机病毒侵害 ， 造
数码照片归档规范
“日常质量管理”分设“工程协调会”、“设计交底及施工图 会检”、“上级质量检查”等三个次级文件夹（四级）。
“工程质量验收”分设“工程中间验收”、 “工程质量监督 活动”和“工程竣工验收”三个次级文件夹（四级）；其中“工程 中间验收”和“工程质量监督活动”分别包含三个次级文件夹（五 级），反映输变电工程三个阶段中间验收情况（变电站工程为主要 建（构）筑物基础基本完成、土建交付安装前和投运前阶段；线 路工程为杆塔组立前、导地线架设前和投运前阶段）。
－7－
段”、“土建交付安装前阶段”和“投运前阶段” 等三个次级文件 夹 （四级）；
“工艺亮点”采集施工成品工艺亮点，反映施工质量水平等 照片若干。
变电工程施工项目部数码照片采集及整理要求详见附表四。 2）线路工程划分“过程质量控制”、“公司级专检”、“工艺亮 点”等三个次级文件夹（三级）。 “过程质量控制”划分“地基验槽”、“钢筋工程”、“混凝土 下料”、“基础拆模”、“塌落度检查”、“接地装置”、“护坡等防护 工程”、“铁塔组立”、“导线压接及光缆接续”等九个次级文件夹 （ 四级 ）； “公司级专检”划分为“杆塔组立前阶段”、“导地线架设前 阶段”和“投运前阶段” 等三个次级文件夹（四级）； “工艺亮点”采集施工成品工艺亮点，反映施工质量水平等 照片若干。 线路工程施工项目部数码照片采集及整理要求详见附表五。 四、数码照片资料的整管和移交 1．在工程建设过程中，业主项目部、监理项目部、施工项 目部分别按照附件要求，及时拍摄、整理工程建设数码照片。 2．工程竣工后两周内，监理项目部、施工项目部应严格按 附件要求，完成数码照片的整理，并移交业主项目部。
如何规范整理照片档案
档案室照片档案的收集一、照片的归档制度建立和健全照片归档制度非常重要，它是档案室照片档案收集工作的起点，也是为国家积累照片档案财富的重要保证。
照片的归档制度主要包括三个方面的内容，即归档范围、归档时间和归档案卷的质量要求。
（一）照片的归档范围照片的归档范围，是以本单位形成的并反映本单位工作活动的照片为重点，主要包括：1.记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
2.记录领导人和著名人物参加与本单位有关的重要公务活动的照片。
3.记录本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
4.记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他特殊情况的照片。
5.记录本单位地理概貌、基建工程、重点项目等的照片。
6.反映本单位劳动模范、先进人物的先进事迹及其典型活动的照片。
7.本单位历届领导班子成员的照片（也可收集本单位工作人员的合影、特殊人物、先进人物等的照片）。
8.本单位荣获的县级以上各种荣誉性实物，如奖状、锦旗、证书、礼品等的照片。
9.其他具有保存价值的照片。
注意，与本机关工作活动无关的上级或下级机关形成的照片，本机关形成的非公务活动照片、为参考目的而搜集的照片等，它们对本单位没有保存价值，可以不列入归档范围。
需要指出的是，一些虽然不是本机关工作活动中产生的，但是在本机关工作活动过程中被选用了的照片，也可列入归档范围。
这种情况在新闻事业单位时有出现，一些报社、画报社每天都接收到由新华社统一发稿的大量照片，这些照片大部分是作为照片资料备用参考，而那些被选用的照片，应被作为本单位的照片档案收集保存。
（二）照片的归档时间照片的归档时间有两种：一种是随时归档，另一种是年终归档。
1.随时归档传统照片经拍摄、冲洗完成之后，或数码照片经拍摄或扫描之后，由摄影者或承办部门进行初步整理并编写文字说明，及时向档案部门归档移交纸质照片，或将数字图像信息通过网络传送的方式，移交给本单位的档案室，实现数码照片的在线归档。
随时归档的优越性在于：能够防止照片材料的散失；原版、原件易于区分；文字说明易于整理，有利于保证归档照片的完整与质量。