档案管理工作规范
档案管理工作规范
档案管理工作规范引言概述：档案管理是一项重要的工作，它涉及到组织、保管和利用各类档案信息。
规范的档案管理工作对于保护和利用档案资源具有重要意义。
本文将从五个大点出发，详细阐述档案管理工作的规范要求。
正文内容：1. 档案分类与整理1.1 清晰的分类标准：档案应按照一定的分类标准进行整理，例如按照机构、部门、时间等进行分类，以便于查找和利用。
1.2 完整的档案目录：每一个档案都应有一个完整的目录，记录档案的名称、编号、存放位置等信息，以便于管理和查询。
1.3 规范的整理方法：档案应按照一定的整理方法进行整理，例如按照文件的时间顺序或者主题进行整理，以确保档案的有序性和完整性。
2. 档案保管与存储2.1 安全的存储环境：档案应存放在安全、防火、防潮、防尘的环境中，避免因环境原因导致档案的损坏或者丢失。
2.2 合理的存储设施：档案应存放在专门的档案室或者柜子中，每一个档案都应有固定的存放位置，以便于管理和查找。
2.3 定期的检查与整理：定期对档案进行检查和整理，清除过期或者无效的档案，保持档案的更新和完整。
3. 档案检索与利用3.1 完善的检索系统：建立完善的档案检索系统，包括索引、目录、检索工具等，以便于快速准确地检索档案。
3.2 便捷的档案查阅：提供便捷的档案查阅服务，包括开放档案室、提供复印或者扫描服务等，方便用户快速获取所需档案信息。
3.3 合法的档案利用：档案利用应符合法律法规的规定，保护档案的隐私和机密性，同时鼓励合法的学术和研究利用。
4. 档案传递与交流4.1 完整的档案传递记录：档案传递过程中应有详细的记录，包括传递的时间、地点、责任人等信息，以确保档案的完整性和安全性。
4.2 安全的档案传递方式：档案传递应采取安全可靠的方式，例如使用密码、加密传输等，防止档案在传递过程中的丢失或者泄露。
4.3 高效的档案交流渠道：建立高效的档案交流渠道，包括内部交流和外部交流，促进档案资源的共享和利用。
档案管理工作规范
档案管理工作规范引言概述：档案管理工作规范是指在组织内对档案的收集、整理、保存和利用过程中，制定的一系列规定和标准。
它旨在确保档案的安全、完整和可用性，提高档案管理的效率和质量。
本文将从四个方面详细阐述档案管理工作规范。
一、档案收集规范1.1 确定收集范围：明确档案收集的对象、类型和时间范围，避免收集过多或不必要的档案。
1.2 规范收集流程：建立档案收集的流程和标准，明确责任人和时间节点，确保档案的及时收集和准确性。
1.3 完善档案登记：对收集到的档案进行登记，包括档案名称、编号、来源、存放位置等信息，便于后续管理和利用。
二、档案整理规范2.1 分类整理：根据档案的性质、用途和形式等特点，进行分类整理，确保档案的有序性和易查性。
2.2 文件编目：对档案进行编目，包括文件题名、日期、责任者等要素，便于快速定位和检索。
2.3 质量检查：对整理后的档案进行质量检查，确保文件的完整性、准确性和可读性，防止遗漏或错误。
三、档案保存规范3.1 确定保存期限：根据法律法规和组织内部规定，确定不同档案的保存期限，避免过长或过短的保存时间。
3.2 选择合适的保存环境：根据档案的特性选择合适的保存环境，包括温度、湿度、光照等因素，确保档案的长期保存和安全性。
3.3 定期检查和维护：定期检查档案的保存状况，防止损坏和丢失，及时进行维护和修复，保证档案的完整性和可用性。
四、档案利用规范4.1 制定利用规则：建立档案利用的规则和程序，明确档案利用的目的、权限和流程，确保档案的合法利用和保密性。
4.2 提供便捷的检索服务：建立完善的档案检索系统，提供便捷的检索服务，满足用户的需求。
4.3 加强档案宣传和培训：加强对档案利用的宣传和培训，提高用户对档案利用规范的认知和遵守程度，促进档案的有效利用。
总结：档案管理工作规范对于组织内的档案管理至关重要。
通过规范档案收集、整理、保存和利用等环节，可以提高档案管理的效率和质量，确保档案的安全和可用性。
规范档案管理工作提高档案管理的质量和效率通用8篇
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档案管理工作规范
档案管理工作规范一、背景介绍档案管理是组织内部重要的信息资源管理工作，对于保障组织的正常运转和决策具有重要的作用。
为了提高档案管理工作的效率和规范性，制定本文档，明确档案管理的基本原则和规范要求。
二、目的本文档的目的是为了确保档案管理工作的规范性，保证档案的完整性、准确性和可靠性，提高档案管理工作的效率，便于组织内部的信息共享和利用。
三、适用范围本文档适用于组织内部所有与档案管理相关的工作人员，包括档案管理员、部门负责人和相关人员。
四、档案管理的基本原则1. 法律合规性：档案管理必须遵守国家相关法律法规和政策规定，确保档案的合法性和合规性。
2. 完整性：档案管理要求对组织内部各个环节产生的档案进行全面收集、整理和归档，确保档案的完整性。
3. 准确性：档案管理要求对档案信息进行准确记录，确保档案的真实性和准确性。
4. 保密性：档案管理要求对涉及组织机密和个人隐私的档案信息进行严格保密，确保档案的安全性。
5. 可追溯性：档案管理要求能够追溯档案的存储、访问和使用情况，确保档案的可追溯性。
五、档案管理的规范要求1. 档案收集与整理1.1 档案收集：各部门要按照规定的流程和要求，将产生的档案及时交由档案管理部门进行收集，确保档案的及时性和完整性。
1.2 档案整理：档案管理部门要对收集到的档案进行分类、整理和编目工作，确保档案的有序性和易查性。
2. 档案归档与存储2.1 档案归档：档案管理部门要将整理好的档案按照规定的分类和编目标准进行归档，确保档案的归档准确性和一致性。
2.2 档案存储：档案管理部门要制定合理的档案存储方案，确保档案的安全性和可靠性。
存储介质要选择稳定可靠的设备，并进行定期备份和维护。
3. 档案检索与利用3.1 档案检索：档案管理部门要建立完善的档案检索系统，确保档案的快速检索和准确查找。
档案检索要根据档案的分类和编目进行，提供多种检索方式，如按时间、部门、关键词等检索。
3.2 档案利用：档案管理部门要提供便捷的档案利用服务，确保合法用户可以快速获取需要的档案信息。
档案管理工作规范
档案管理工作规范引言概述：档案管理是组织和管理各种类型的档案文件的过程，它对于任何组织或机构来说都至关重要。
规范的档案管理工作能够确保档案的安全性、完整性和可访问性。
本文将详细介绍档案管理工作规范的五个方面。
一、档案存储规范：1.1 档案存储位置：档案应存放在专门的档案室或档案库中，确保存储环境符合标准，如温湿度、光照等。
1.2 档案存放方式：档案应按照文件类型、时间顺序等进行分类并标识，采用合适的存放方式，如文件夹、盒子等，以便于查找和管理。
1.3 档案存储安全性：档案室应设有专门的安全措施，如门禁系统、监控摄像等，确保档案的安全性和保密性。
二、档案整理规范：2.1 文件排序：对于每个文件夹或盒子内的文件，应按照文件编号、文件标题或其他标识进行排序，以便于查找和归档。
2.2 文件标识：每个文件应有清晰的标识，包括文件编号、文件标题、创建日期等信息，以便于追溯和管理。
2.3 文件归档：对于不再需要频繁访问的文件，应及时进行归档，并标注归档日期和归档位置，以便于管理和存储空间的合理利用。
三、档案检索规范：3.1 档案检索系统：建立完善的档案检索系统，包括档案目录、索引、数据库等，以便于快速准确地检索所需档案。
3.2 档案查询方式：提供多种查询方式，如关键词搜索、按日期范围检索等，以满足不同用户的需求。
3.3 档案借阅管理：对于需要借阅档案的人员，应建立借阅登记制度，记录借阅人、借阅日期等信息，并设定借阅期限和归还要求。
四、档案保护规范：4.1 防火措施：档案室应配备灭火设备，并进行定期检查和维护，确保档案的安全性。
4.2 防潮防虫措施：采取适当的防潮、防虫措施，如湿度控制、使用防虫剂等，保护档案免受湿气和虫害的侵害。
4.3 数据备份：对于电子档案，应定期进行数据备份，并将备份数据存储在安全可靠的地方，以防止数据丢失或损坏。
五、档案销毁规范：5.1 销毁程序：建立档案销毁程序，包括审批流程、销毁方式等，确保档案的合法性和安全性。
档案管理工作规范
档案管理工作规范引言概述：档案管理是一项重要的工作，它涉及到组织、保存和利用各类档案信息。
为了确保档案管理工作的准确性和高效性，制定一套规范是必要的。
本文将详细阐述档案管理工作规范的内容和要求。
一、档案分类与整理1.1 档案分类原则：档案应根据其性质、用途和形式进行分类，以便于查找和管理。
常见的分类原则包括按机构、按时间、按主题等。
1.2 档案整理方法：档案整理应遵循一定的方法和流程，包括收集、鉴定、登记、编目、装订等环节。
整理过程中要注意保持档案的完整性和可读性。
1.3 档案归档规定：档案归档时应按照分类原则和整理方法进行，同时要求标注清晰的档案编号、题名、日期等信息，以便于快速查找和利用。
二、档案存储与保管2.1 存储环境要求：档案应存放在干燥、通风、无尘、无虫害的环境中，避免阳光直射和高温潮湿。
同时，要做好防火和防盗措施，确保档案的安全性。
2.2 存储设备选择：选择适合档案存储的设备，如钢制文件柜、档案柜、密集架等。
设备要符合防潮、防火、防尘、防虫等要求，同时要便于档案的存取和管理。
2.3 存储管理措施：对档案进行定期检查和维护，确保其完好无损。
同时，要制定存储管理制度，明确档案的借阅、调度和销毁等程序，做到有序管理。
三、档案检索与利用3.1 检索工具的建立：建立完善的档案检索工具，如目录、索引、数据库等，以便于快速准确地查找所需档案。
检索工具要定期更新和维护，确保信息的及时性和准确性。
3.2 档案利用的权限控制：档案利用应遵循权限控制原则，确保档案信息的安全性和保密性。
对于不同级别的用户，要设定相应的权限和审批流程，避免非法使用和泄露。
3.3 档案利用的规范要求：档案利用应符合法律法规和相关规定，不得用于违法犯罪活动。
同时，要合理利用档案资源，提高工作效率和服务质量。
四、档案保管期限与销毁4.1 保管期限的确定：根据相关规定和档案的价值，确定档案的保管期限，包括永久保管、定期保管和限期保管等。
档案管理工作规范
档案管理工作规范一、背景介绍档案管理是组织和管理各类档案的工作，旨在确保档案的安全、准确、完整和可检索性。
档案管理工作规范的制定是为了规范档案管理流程，提高档案管理的效率和质量。
二、档案管理的目标1. 确保档案的安全性：采取措施保护档案免受损坏、灭失和非法篡改。
2. 确保档案的准确性：确保档案内容真实、准确，反映组织活动的实际情况。
3. 确保档案的完整性：保证档案的完整性，不得随意删除、更改或者遗失档案。
4. 提高档案的可检索性：建立有效的档案分类和索引系统，方便用户快速检索所需档案。
三、档案管理的基本原则1. 法律合规原则：遵守国家和地方有关档案管理的法律法规，确保档案管理工作符合法律规定。
2. 整理分类原则：按照档案的性质、用途和价值进行分类，建立科学合理的档案整理和分类体系。
3. 登记备案原则：对每一个档案进行详细的登记备案，包括档案的名称、编号、存放位置等信息。
4. 安全保密原则：采取措施保护档案的安全，防止档案被非法获取、篡改或者泄露。
5. 完整保存原则：对档案进行完整保存，不得删除、更改或者遗失档案。
6. 可检索原则：建立有效的档案索引和查询系统，方便用户快速检索所需档案。
7. 定期审查原则：定期对档案进行审查，及时清理无效档案，确保档案管理的及时性和有效性。
四、档案管理的具体要求1. 档案的采集与整理a. 按照档案管理流程，及时采集和整理各类档案。
b. 对档案进行分类和编目，确保档案的有序存放和易于检索。
2. 档案的登记备案a. 对每一个档案进行详细的登记备案，包括档案的名称、编号、存放位置、责任人等信息。
b. 建立档案登记簿，记录每一个档案的登记和借阅情况。
3. 档案的安全保密a. 确保档案室的安全，采取措施防止火灾、水灾等意外事件对档案的损坏。
b. 严格控制档案的借阅权限，确保档案不被非法获取或者篡改。
c. 建立档案保密制度，对涉密档案进行特殊管理和保护。
4. 档案的保存与销毁a. 档案应按照保管期限进行保存，过期档案及时进行销毁或者移交至档案馆。
档案管理工作规范
档案管理工作规范一、背景介绍档案是组织、机构或个人在工作和生活中产生的各种文件、资料的集合体。
良好的档案管理工作可以提高工作效率、保护信息安全和维护组织形象。
本文旨在规范档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和可访问性。
二、档案管理的基本原则1. 法律合规原则：档案管理工作必须遵守国家相关法律法规，如《档案法》等。
2. 完整性原则：档案管理工作要求档案的完整性，包括文件的齐全、内容的完整和顺序的正确。
3. 准确性原则：档案管理工作要求档案的准确性，包括文件的真实性、准确性和可信度。
4. 保密性原则：档案管理工作要求档案的保密性，确保档案的安全性和保密性。
5. 可访问性原则：档案管理工作要求档案的可访问性，方便相关人员查询和使用档案。
三、档案管理的具体要求1. 档案的分类与整理a. 按照文件的性质、用途和形式进行分类，建立科学合理的档案分类体系。
b. 档案应按照一定的规则进行整理，确保文件的顺序和可读性。
c. 档案应按照一定的标准进行装订，保证档案的完整性和保存性。
2. 档案的存储与保管a. 档案应存放在专门的档案室或档案库中，保证环境的安全和稳定。
b. 档案应采取适当的防火、防水、防盗措施，确保档案的安全。
c. 档案应按照一定的规则进行编号和标识，方便查找和管理。
3. 档案的借阅与归还a. 档案的借阅应按照一定的程序进行，包括填写借阅申请、审批、登记等环节。
b. 档案的借阅期限应明确规定，借阅人应按时归还档案。
c. 档案的借阅记录应详细记录，包括借阅人、借阅时间等信息。
4. 档案的销毁与归档a. 档案的销毁应按照一定的程序进行，包括审批、登记、销毁证明等环节。
b. 档案的销毁应遵守相关法律法规和规定，确保档案的安全和合规性。
c. 档案的归档应按照一定的规则进行，包括整理、装订、编号等环节。
5. 档案的电子化管理a. 档案的电子化管理应采用安全可靠的技术手段，确保档案的安全性和完整性。
b. 档案的电子化管理应建立相应的系统和流程，方便档案的检索和利用。
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档案管理工作规范第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，充分发挥档案在公司生产、科研、管理及经营中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案实施办法》，结合集团档案管理要求，特制订本管理规范。
第二条公司档案是指公司在生产、经营、建设和党、政、工、团等管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，主要包括文书档案、会计档案、基建档案、科研档案、人事档案等实物档案或电子档案。
第三条本工作规范适用于**公司的档案管理工作。
第四条档案采用集中与分散共用，兼职与专职并存的管理模式。
以“抓好基础管理“为原则，采取“分散管理，统一制度，集中检查，定期培训”的措施，逐步实现档案管理的规范化、标准化、现代化。
第二章档案管理职责及人员要求第五条各部门负责各自专业档案的立卷、整理、归档工作，并妥善保管归档档案，具体业务由办公室负责监督、检查和指导，实行归口管理。
第六条办公室负责本公司档案的管理工作，指定专人负责本公司各类文件资料的收集、整理和归档工作，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第七条各部门应配备兼职档案管理人员。
建立档案人员岗位责任制。
根据本规范制定本专业管理细则。
1.档案管理人员要求大专以上学历或同等知识水平，具有专业知识。
遵纪守法、忠于职守，有高度的责任心和奉献精神。
2.认真贯彻执行集团公司下发的档案管理的各项规定，做好本专业档案的收集、登记、整理、保管、提供利用等工作。
3.加强业务学习，提高自身业务水平，不断更新知识，接受新的档案管理技术，提高解决实际工作中出现问题的能力。
4.做好档案库房内外的清洁卫生和安全防护工作，保持库房的整洁，维护档案的完整、准确、系统和安全的工作。
第三章档案的收集归档第八条归档范围：企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料都应纳入归档范围（详见附件1：公司档案分类编号大纲）。
第九条归档文件材料的主要来源有：—本企业形成的文件材料；—本企业引进项目、外购设备等接收的文件材料；—本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；—本企业执行、办理的外来文件材料。
第十条归档时间1.党群、行政管理、经营管理和生产技术管理工作中形成的各类文书档案在办理完毕后的第二年一季度归档。
2 .科技档案在其项目鉴定前归档，工程项目竣工档案在项目交工后3个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品档案应定期或按阶段归档。
3.产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件材料应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件材料应在开箱验收或接收后即时登记归档。
4.会计档案由财务部门负责整理归档。
5.磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件材料应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。
6.应随时归档的材料：更新、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业资产与产权变动过程中形成的文件材料；其他活动中形成的文件材料等。
第十一条归档要求1.实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。
各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件材料整理后归档。
2.归档的文件材料应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)的标称质量要求。
3.归档的文件材料应为原件。
因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。
4.非纸质文件应与其文字说明一并归档。
外文（或少数民族文字）材料若有中译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。
5.文书类归档文件材料一般一式一份。
重点工程档案要求一式两份，其中原件由项目产权单位办公室收集、整理、编目后，按规范要求向集团公司设计院移交保存，副本由产权单位办公室负责归档保管。
6.两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议约定文件材料归档。
主办单位一般应保存全套文件材料，协办单位保存与所承担任务相关的正本。
7.文件材料形成部门应就归档文件材料准备详细的文件目录并填写《档案交接登记表》（见附录图1）。
重要项目文件材料归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。
第十二条档案归档流程一、基建档案的归档流程严格按照设计院下发的科技档案管理办法执行。
二、公司的档案归档流程1、文件材料形成部门应按期将上一年形成的归档文件材料进行整理随同《档案交接登记表》向本公司办公室移交。
2 、公司办公室接收时应认真核对，并检查档案质量。
双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。
3、公司办公室定期组织检查各职能处室保存的档案是否安全、完整、规范。
第四章档案的管理工作第十三条档案保管工作1、档案存放应依据档案载体选择档案柜架，纸质档案存放宜采用密集架，磁性载体应选择防磁柜，底图不宜折叠，重要档案应异地备份。
2、档案入库前一般应仔细检查。
受损的档案应及时修复或补救。
对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。
第十四条档案基础设施的管理1、档案柜架应牢固耐用，纸质档案采用密集架，一般应具有防火、防盗、防尘作用。
应根据非纸质载体档案需要选择有专用保护功能的柜架。
2、各类档案盒规格、式样和质量应符合集团统一要求。
3、档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。
4、根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、空气净化器等设备。
5、配备档案整理工作所需要的装订机、打印机、复印机等设备。
6、配备信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设备、应急电源。
7、库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物、防潮、防高温等（八防）防护功能。
8、库房温、湿度应符合JGJ 25、GB/T18894和DA/T 15对各类载体档案的保管要求，并对库房的温湿度进行定期的测量填写温湿度记录表（参见附录表2）。
9、库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。
10、库藏档案应定期清理核对,做到账物相符，库藏档案发生变化时应记录说明。
11、做好档案库房安全检查和要害部位检查登记制度。
第五章档案的鉴定与销毁第十五条档案鉴定工作1、成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定领导小组（或鉴定组），负责确定文件材料保管期限，提出保管期限到期档案鉴定意见。
2、档案保管期限应根据归档文件材料对企业现实和今后工作的查考、凭证以及历史研究的价值确定。
3、档案保管期限一般分为永久和定期两种。
会计档案的保管期限执行《会计档案管理办法》。
4、永久保管档案。
凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。
5、定期保管档案。
凡是反映本企业一般工作活动，在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。
定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。
6、各部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，一般5年组织1次。
经鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限。
第十六条档案的销毁对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册（参见附录图4），经公司领导批准后进行监督销毁，销毁清册永久保存。
第六章档案的查询利用及信息化建设第十七条档案的查询利用1、档案管理部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效提供档案利用服务。
2、应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者查询检索权限。
超越权限的利用需经有关领导审批。
3、查询利用档案应按规定进行登记（档案查询利用申请单见附录图3、5）。
4 、可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件和电子档案。
5、对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。
第十八条档案信息化建设1、档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标，主要包括电子档案的归档及信息化系统的建设。
2、电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。
企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。
音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。
3、电子档案应存储到脱机载体上，归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。
4、电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。
5、加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。
6、文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。
7、超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行。
对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。
8、档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。
第七章附则1、本规范由办公室负责起草，解释权属办公室。
2、本规范自下发之日起执行。
附件：1.档案分类编号大纲2.企业管理类档案保管期限表3.各类常用表格档案交接登记表移交时间：移交部门：移交人：接收人：图 1温湿度记录表图2档案借阅登记表批准人：编制部门：图3销毁清册编制部门负责人：编制人：销监人：档案查询利用申请单图5。