企业职工档案管理工作规定
企业职工档案管理工作规定
企业职工档案管理工作规定企业职工档案管理工作规定一、目的与范围为加强企业对职工档案的管理与使用，起到规范、规范、简化和高效化的效果，制定本规定。
本规定适用于全公司职工档案的管理。
二、档案内容1. 员工基本情况：包括员工姓名、性别、工龄、出生日期、身份证号、籍贯、联系方式等。
2. 资格证书：包括员工相关证件，例如身份证、毕业证等。
3. 培训记录：包括员工参与企业内外培训、讲座等的记录。
4. 工作记录：包括员工工作时间表、考勤记录、职务变更等。
5. 教育经历：包括员工学历、专业、毕业院校等信息。
6. 奖惩情况：包括员工获奖情况、受到行政处罚等信息。
三、档案保存1. 纸质档：公司应当采用单独的档案柜进行保管，并进行分类，每个员工的档案都应有相应的标识，档案柜应装有防火防盗等安全设施，每年应进行一次检查。
2. 电子档：公司应当建立相应的电子档案库，并分类进行保存，档案库应有相应的安全措施，由管理员进行备份和保管。
3. 丢失和遗忘：若因公司管理不当或操作不当导致档案丢失或落下等问题时，公司应当立即采取措施进行查找补全，不得怠慢。
同时，若因员工主观原因导致遗忘档案，则需员工本人提供相应的资料补齐。
四、档案查阅1. 员工本人和他人查阅：员工可以根据需要，向人事部提出申请查阅自己的档案；其他人员如关心某员工的情况，也可以由该员工提供同意后，通过人事部申请查阅。
2. 其他部门查阅：非人事部门（如审计、法务等）需要查阅档案时，应先与人事部门进行沟通，并取得相应的授权和同意，进行相应的记录和报告。
五、档案保密档案中包含员工的个人信息，对于公司的经营和人员管理具有重要的意义，因此应保密，严格控制查阅和复制，保证信息的安全。
六、其他1. 本条例由人力资源部和企业法务部负责实施和监管。
2. 本条例自发布之日起执行，过去已建档人员的档案资料也将按照本规定进行管理。
企业员工档案管理工作规定就是为了更好的管理企业员工的个人档案，规范化管理，确保档案的安全和完整性，并建立员工档案保密机制，能够提高公司的管理提升和人力资源的优化，增强竞争力，是企业持续发展的有力保障。
企业职工档案管理工作规定.doc
企业职工档案管理工作规定（1992年6月9日劳力字[1992]33号）劳动部国家档案局发布第一章总则第一条为加强企业职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，制定本规定。
第二条企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。
是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。
第三条企业职工档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
第四条企业职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度。
第二章机构和职责第五条职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。
实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。
第六条职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管。
第七条职工死亡后，其档案由原管理部门保存五年后，移交企业综合档案部门保存。
对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由企业综合档案部门按规定向有关档案馆移交。
第八条企业职工档案管理部门的职责：（一）保管职工档案；（二）收集、鉴别和整理职工档案材料；（三）办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；（四）登记职工工作变动情况；（五）为有关部门提供职工情况；（六）做好职工档案的安全、保密、保护工作；（七）定期向企业档案室（馆）移交档案；（八）办理其他有关事项。
第三章档案的内容第九条企业职工档案的内容和分类：（一）履历材料；（二）自传材料；（三）鉴定、考核、考察材料；（四）评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；（五）政审材料；（六）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；（七）奖励材料；（八）处分材料；（九）招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；（十）其他可供组织参考的材料。
企业职工档案管理工作规定
企业职工档案管理工作规定Prepared on 22 November 2020企业职工档案管理工作规定（1992年6月9日劳力字[1992]33号）劳动部国家档案局发布第一章总则第一条为加强企业职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，制定本规定。
第二条企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。
是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。
第三条企业职工档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
第四条企业职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度。
第二章机构和职责第五条职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。
实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。
第六条职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管。
第七条职工死亡后，其档案由原管理部门保存五年后，移交企业综合档案部门保存。
对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由企业综合档案部门按规定向有关档案馆移交。
第八条企业职工档案管理部门的职责：（一）保管职工档案；（二）收集、鉴别和整理职工档案材料；（三）办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；（四）登记职工工作变动情况；（五）为有关部门提供职工情况；（六）做好职工档案的安全、保密、保护工作；（七）定期向企业档案室（馆）移交档案；（八）办理其他有关事项。
第三章档案的内容第九条企业职工档案的内容和分类：（一）履历材料；（二）自传材料；（三）鉴定、考核、考察材料；（四）评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；（五）政审材料；（六）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；（七）奖励材料；（八）处分材料；（九）招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；（十）其他可供组织参考的材料。
国营企业员工档案管理制度
第一章总则第一条为加强国营企业员工档案管理，确保档案的完整、准确、及时和安全，充分发挥档案在企业人力资源管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本企业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本企业所有员工的档案管理工作。
第三条员工档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）完整、准确、及时；（三）安全、保密；（四）规范、高效。
第二章档案管理内容第四条员工档案包括以下内容：（一）员工基本情况档案：包括个人简历、身份证复印件、户口本复印件、婚姻状况、家庭住址等；（二）员工招聘档案：包括应聘登记表、面试记录、录用审批表、录用通知书等；（三）员工培训档案：包括培训记录、培训考核结果、培训证书等；（四）员工劳动合同档案：包括劳动合同、劳动合同变更、续订、解除或终止劳动合同的证明等；（五）员工工资福利档案：包括工资条、奖金、津贴、福利发放记录等；（六）员工奖惩档案：包括奖励决定、处分决定、表彰决定等；（七）员工考勤档案：包括考勤记录、加班记录、请假记录等；（八）员工离职档案：包括离职申请、离职面谈记录、离职手续办理证明等；（九）其他应归档的资料。
第三章档案管理职责第五条企业人力资源部门负责员工档案的统一管理，具体职责如下：（一）制定和实施员工档案管理制度；（二）负责员工档案的收集、整理、归档、保管和利用；（三）组织员工档案的审核、鉴定和销毁工作；（四）负责员工档案的保密工作；（五）指导各部门做好员工档案管理工作。
第六条各部门应积极配合人力资源部门做好员工档案管理工作，具体职责如下：（一）按照档案管理制度要求，及时、准确地向人力资源部门报送员工档案资料；（二）负责本部门员工档案的日常管理工作；（三）协助人力资源部门做好员工档案的审核、鉴定和销毁工作。
第四章档案管理要求第七条员工档案应当实行电子化、数字化管理，确保档案信息的准确性和可追溯性。
第八条员工档案的收集、整理、归档、保管和利用，应当严格按照档案管理制度执行。
2024年企业档案的管理制度
2024年企业档案的管理制度企业档案的管理制度1第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据(以下简称)和有关法律、法规，制定本规定。
第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。
第三条企业应遵守，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。
第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。
中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。
第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：(一)贯彻执行等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;(三)指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;(四)监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。
第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。
任何人不得拒绝归档。
第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。
文件书写和载体材料应能耐久保存。
文件材料整理符合规范。
归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。
第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。
第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。
对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。
第十二条企业做好档案统计工作。
国有大中型企业应按档案行政管理部门的.要求填写有关报表。
企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。
第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。
企业职工档案管理工作规定
企业职工档案管理工作规定近年来，随着社会竞争的日益激烈，企业正在向着国际化发展，经营管理水平和精益化管理也在不断提升。
企业经营管理的基本功就是对职工档案管理，它是企业进行精益化管理和组织职工管理活动的基础，直接影响到企业的经营和发展。
为了更好地管理企业职工档案，根据国家有关法律，部门规定和企业的实际情况，制定本规定，以保证企业职工档案的有效管理。
一、企业职工档案应包括但不限于以下内容：（一）个人信息：包括但不限于姓名、性别、出生日期、籍贯、民族、职称、学历、政治面貌等。
（二）学习和工作经历：包括但不限于学习经历、工作经历、受过的培训经历和考核结果等。
（三）家庭情况：包括但不限于家庭成员的基本信息，社会关系、财产状况等。
二、类型职工档案管理工作原则（一）符合法律法规：企业职工档案管理应符合国家有关法律、法规和政策的规定。
（二）分类管理：企业职工档案应根据类型进行分类管理，便于查找和管理。
（三）安全性：企业职工档案应妥善保管，遵守保密规定，确保档案安全性。
（四）有效性：企业职工档案应及时更新，保证其有效性，以确保企业能够及时了解员工的最新情况。
三、企业职工档案管理相关工作（一）建立企业职工档案：企业应根据职工的实际情况，建立和完善职工档案，同时建立职工档案的安全管理制度。
（二）定期检查更新：企业应定期对职工档案进行检查更新，及时更新职工档案，保持其有效性。
（三）档案内容审核：企业应按照规定，定期审核职工档案中的内容是否符合有关法律法规及企业规定。
（四）积极发掘：企业除了要对职工档案进行有效管理之外，还应立足企业实际，从职工档案中发掘企业的经营发展需求，促进企业的发展。
四、企业职工档案管理的违规处理若企业职工档案管理违反上述规定，应当及时根据相关法律法规的规定进行处理。
严重的，根据企业的规定，企业有权给予对方相应的纪律处分，比如罚款或者解雇等。
五、企业职工档案管理的未尽事宜（一）企业职工档案管理工作应符合企业发展战略，不断完善管理制度，保证职工档案的科学管理。
公司员工档案管理方法与制度（5篇）
公司员工档案管理方法与制度1、要保证有专人(专职或兼职)管理、有制度规范、有场地存放，即做到有人熟悉档案管理工作，档案保管要保密安全，档案管理工作有制度约束、规范及保障。
2、要确保所存档资料:复印件和原件相符;资料是原始且有价值的;以蓝色或蓝黑钢笔或碳素笔填写;名字、日期等内容填写规范;存档所用纸张规范工整。
3、存档资料要分类按顺序存放。
例如可分为基本情况类、合同协议类、证书证件类、培训学习类、考核考察类、岗位变动类、奖惩类、薪酬类、其它及离职类等。
顺序可以按照时间顺序或自定顺序来存放。
4、档案一人一档，用档案盒按员工编号存放，不建议用档案袋和档案夹存放，不建议按部门存放。
5、电子档案要与纸质档案同步更新，不用每次查询资料都需要翻纸质档案。
注意:电子档案并非是将纸质档案扫描，而是将纸质档案信息保存在一些软件工具中，如E-HR系统、E____CEL表格等，如果有时间和精力再进行扫描的工作。
6、其它档案与员工档案资料有重叠的，原则上员工档案保存原始资料。
员工档案的作用1、为员工晋升提供依据通过对员工档案的员工的薪酬情况、绩效情况、培训情况和技能情况等进行记录和分析，可以制定相对应的激励和培养方案，为员工晋升提供通畅的渠道，激发员工的工作积极性。
2、对人力资源进行盘点员工档案记录了员工的基本情况，进公司后的学习培训情况、岗位变动情况、薪酬情况、考核情况等。
通过对员工档案记录的情况进行人力资源状况分析，对制定人力资源计划或规划起着至关重要的作用。
3、促进人力资源配置通过对员工档案的查阅和整理，对员工的德、能、勤、绩进行全面分析，因事择人，因人治事，将人才的使用更加合理化和最大化，实现人力资源的优化配置。
4、提供历史资源查询了解员工发展情况，制订符合员工发展的培训计划和成长规划;了解员工的需求点，以便更好的关怀员工;记录员工在公司的轨迹，在做企业文化宣传或其它宣传方面，能提供一定素材，同时也给予员工自豪感;离职的员工可能再回来，档案资料可以接续使用。
《企业职工档案管理工作规定》
《企业职工档案管理工作规定》Prepared on 22 November 2020劳动部、国家档案局关于颁发《企业职工档案管理工作规定》的通知（劳力字〔１９９２〕３３号）各省、自治区、直辖市及计划单列市劳动（劳动人事）厅（局）、档案局、国务院有关部门：为了加强企业职工档案管理工作，按照档案完整、真实、精练、实用的要求，实现档案管理的科学化、规范化、制度化，使企业职工档案工作纳入全国档案工作管理体系，更好地为社会主义现代化建设服务，现颁发《企业职工档案管理工作规定》，请遵照执行。
企业中由国家任命的干部，其档案管理，仍按国家有关规定执行。
国家机关、事业单位和人民团体中的工人档案管理，参照本规定执行。
附：一、企业职工档案卷皮、档案袋样式和规格（略）二、转递企业职工档案材料通知单及存根（略）劳动部国家档案局一九九二年六月九日企业职工档案管理工作规定第一章总则第一条为加强企业职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，制定本规定。
第二条企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。
是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。
第三条企业职工档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
第四条企业职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。
第二章机构和职责第五条职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。
实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。
第六条职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管。
第七条职工死亡后，其档案由原管理部门保存五年后，移交企业综合档案部门保存。
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职工档案管理工作规定
第一章总则
第一条为加强企业职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，制定本规定。
第二条企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。
是历史地、全面地考察职工的依据，是企业档案的组成部分。
第三条企业职工档案工作，由人力资源部负责，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
第四条企业职工档案管理工作必须贯彻执行国家有关档案、保密的法规和制度。
第二章机构和职责
第五条职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。
实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。
第六条职工失踪、逃亡、死亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管。
第七条企业职工档案管理部门的职责：
（一）保管职工档案；
（二）收集、鉴别和整理职工档案材料；
（三）办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；
（四）登记职工工作变动情况；
（五）为有关部门提供职工情况；
（六）做好职工档案的安全、保密、保护工作；
（七）办理其它有关事项。
第三章档案的内容
第九条企业职工档案的内容和分类：
（一）履历材料；
（二）自传材料；
（三）鉴定、考核、考察材料；
（四）评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；
（五）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
（六）奖励材料；
（七）处分材料；
（八）招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；
（九）其他可供组织参考的材料。
（十）企业职工档案必须根据实际情况分为类： A类为国家统一档案；B类为企业自主建立的员工档案。
第四章档案的收集、保管和销毁
第十条职工所在企业的劳动（组织人事）职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。
第十一条立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。
材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。
第十二条企业职工档案材料统一使用十六开（或A4）规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
第十三条按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的领导批准。
第十四条档案目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准。
1、档案袋
■材料质量：可根据条件选用较好的牛皮纸。
■袋面项目：“企业职工档案袋”、“姓名”、“编号”（见附件一）、“制作单位”。
■字体和字的颜色与档案卷面同。
“单位”在“姓名”下边。
2、档案目录
■可直接填写在档案袋表面，也可单独制作表单粘贴在档案袋封面。
■目录内容:文件名称、页数等。
■档案袋不可涂改，必须保持完好。
第十五条严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。
对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。
对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
第十六条职工档案管理单位应建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。
第五章档案的提供利用
第十七条因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：
（一）企业外部进行查阅档案应凭盖有党政机关、企事业单位公章的介绍信。
（二）企业内部进行查阅、使用企业职工档案的部门，应派可靠人员到人力资源部查阅。
（三）档案除特殊情况外一般不借出查阅。
如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经企业或企业受权的主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。
（四）任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。
（五）查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。
查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。
对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。
（六）因工作需要从档案中取证的，须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。
第六章档案的转递
第十八条企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。
职工被劳教、劳改，原所在单位今后还准备录用的，其档案由原所在单位保管。
第十九条转递档案应遵守下列规定：
（一）A类人事档案必须通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带；B类人事档案自可由本人自带。
（二）对转出的档案，必须按规定在《企业职工档案转递记录表》（见附件二）
的项目登记，并将档案密封包装。
（三）对转出的材料，不得扣留或分批转出，并在档案封条上加盖齐缝企业人力资源部印章。
第七章附则
第二十条附件一《员工编号规则说明》
附件二《企业职工档案转递记录表》
第二十一条本规定由企业人力资源部负责解释。
第二十二条本规定自下达之日起执行。
******************公司
人力资源部
*年*月*日
附件一
员工编号规则说明
1、员工编号即员工工号，由正式入职年码、入职月码和入职序号共6位数字构
成，其排列顺序为：
入职年码入职月码入职序号
××××××
2、入职年码是公司员工入职时间的标识符，为入职年度的后两位数字。
3、入职月码是按照员工进入公司的月份编制，如5月入职，则入职月码为“05”。
4、入职序号是根据员工入职当月，员工入职顺序编制，根据入职手续办理的日
期先后顺序排序。
5、人力资源部应在新员工入职第一天为员工编制工号，编制事项当天完成。
6、员工工员是员工在企业工作身份的唯一编号，不得变更和混淆，并存入员工
档案。
7、公司各类涉及员工姓名的重要文件资料，均应当要加注员工编号，如工资表、
考勤记录、花名册等。
8、根据员工的工号，建立工号管理台账，如遇员工增减应当作出相应更新调整。
9、每月定期整理新入职员工花名册，更新和备案。
潍坊胜达科技股份有限公司
人力资源部
2015/11/10
附件二
企业职工档案转递记录表
编号卷案目录
题名所属
年度
移交（接
收）日期
移交（接
收）原因
案卷数量领取人签字备注。