档案整理及分类标准
档案整理的方法及分类
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）编写吴金林一、档案整理几个概念(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求
邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）一、档案整理几个概念(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。
档案分类整理制度
档案分类整理制度
是指为了方便管理和查找，将档案按照一定的分类标准和规则进行整理和归档的制度。
具体而言，档案分类整理制度应包括以下内容：
1. 分类标准：根据档案的性质、用途、形式等因素，制定相应的分类标准。
常见的分类标准包括机构分类、主题分类、时间分类等。
2. 档案编目：根据分类标准，对每一份档案进行编目，包括档案的题名、编码、责任者、形成日期、载体等信息。
3. 档案装订：将已编目的档案按照一定的规则装订成册或装订成卷，以便于存放和查找。
4. 档案存储：根据档案分类制度，将已装订的档案按照一定的规则存放在档案库或档案柜中，确保档案的安全和完整。
5. 档案借阅：制定档案借阅规定，明确档案的借阅条件、手续和期限，保证档案的合理利用和管理。
6. 档案销毁：制定档案销毁规定，对于已经过期或无用的档案，按照一定的程序进行销毁，确保档案的安全和保密。
通过建立档案分类整理制度，可以提高档案的管理效率，减少档案丢失和混乱的可能性，保证档案的安全和完整，方便及时查找和利用档案信息。
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人事档案整理标准及存放标准
人事档案整理标准及存放标准
1. 文件分类，根据不同的内容和用途，将人事档案分为个人基
本信息、合同协议、考核评价、奖惩记录等不同类别，以便于管理
和检索。
2. 文件命名规范，制定统一的文件命名规范，包括使用规范的
日期格式、员工姓名缩写等，以便于识别和查找。
3. 文件整理流程，建立完善的文件整理流程，包括文件的收集、整理、归档和更新，确保每份档案都得到妥善处理。
4. 文件保密措施，对于涉及个人隐私的文件，要严格控制查阅
权限，确保信息安全。
而关于人事档案的存放标准，一般需要考虑以下几点：
1. 存放位置，人事档案宜选择在防火、防水、防盗的安全地方
存放，如专门的档案室或保险柜。
2. 存放环境，保持存放环境的干燥通风，避免受潮或发霉，同
时防止阳光直射和高温。
3. 存放设备，选择合适的文件柜、文件盒等存放设备，确保文件的整齐摆放和便于管理。
4. 存档期限，根据法律法规和公司规定，制定人事档案的存档期限，及时销毁过期的档案，以节约空间和保护信息安全。
总之，人事档案整理标准及存放标准的制定和执行，对于公司的管理和员工的权益都至关重要，需要严格遵守并不断完善。
希望以上回答能够满足你的要求。
档案整理细则
档案整理细则
1. 整理目的：
- 保护和保存档案文件；
- 提高档案的查询效率；
- 便于日后的管理和使用。
2. 整理范围：
- 档案种类：列出需要整理的档案种类；
- 档案时间范围：确定整理的时间跨度。
3. 整理方法：
- 档案排序：按照一定的排序标准将档案进行排序，如按照时间、地点、主题等；
- 档案分类：将档案按照不同的分类标准进行分类，如按照部门、项目等进行分类；
- 档案编号：为每个档案文件赋予唯一的编号，便于管理和查询；
- 档案装订：将档案整理好后装订成册，便于保存和查阅。
4. 整理标准：
- 文件名称：根据文件内容确定文件的名称；
- 文件编号：按照一定的编号规则为文件赋予编号；
- 文件日期：记录文件的创建日期和最后修改日期；
- 文件归档位置：将文件放置在适当的存储位置，如文件柜、文件盒等。
5. 整理记录：
- 整理清单：记录整理的文件名称、编号和归档位置等信息；
- 整理日志：记录整理的时间、地点和人员等信息。
6. 整理保管：
- 档案存放：将整理好的档案放置在存储设备中，如文件柜、档案室等；
- 档案传递：将需要传递的档案进行登记，并记录传递的时间和接收人；
- 档案保密：对涉密档案进行限制访问和保密管理。
7. 整理评估：
- 定期评估：定期对已整理的档案进行评估，检查档案的完整性和可用性；
- 维护修复：对损坏或老化的档案进行维护修复，确保档案的保存质量。
以上是档案整理细则的一个范本，具体实施时可以根据实际情况进行调整和完善。
档案整理的方法及分类
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）编写吴金林一、档案整理几个概念(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。
档案整理的方法及分类
邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求〔文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技〕编写吴金林一、档案整理几个概念〔一〕档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行根本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程.〔二〕档案整理的根本要求：遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值, 确定档案的保管期限；便于保管和利用.〔三〕档案整理的文件范围：但凡本机关工作活动中形成的, 具有查考保存价值的文件材料,包括收发文电、内部文件、会议文件、记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等,在办理完毕后均须整理保存.〔四〕档案整理的方法：一是以“案卷〞为单位整理.二是以“件〞为单位整理.1、以“案卷〞为单位整理.1〕以“案卷〞为单位整理就是立卷,即根据文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷.2〕所谓案卷,就是一组密切联系的文件的组合体.立卷是一个分类、组合、编目的过程.分类即根据立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目.3〕以“案卷〞为单位整理的档案,其根本保管单位是案卷. 案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种,硬卷皮型号有,,2.0cm 三个规格,以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒.4〕以“案卷〞为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的?机关档案工作业务建设标准?和?文书档案案卷格式?5〕以“案卷〞为单位档案整理的适应范围1〕大局部单位短期保管〔现10年〕的文书档案,乡财政所、中央学校等二级机构文书档案一般按“卷〞整理〔2〕各单位专门业务档案一般按“卷〞或是“盒〞整理. 〔3〕科技档案按“卷〞整理,整理要求根据国家质量技术监督局公布的?科学技术档案案卷构成的一般要求?〔GB/T 11822-2000〕执行.其中科研档案还可按国家档案局颁发的科学技术研究课题档案治理标准?DA/T2-92执行.基建工程档案根据国家档案局、国家计委1988年颁发的?根本建设工程档案资料治理暂行规定?执行.〔4〕会计档案按“盒〔卷〕〞整理,整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于?会计档案治理方法?〔财会字〔1998〕32 号〕.6〕按“卷〞整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架.2、以“件〞为单位整理.1〕以“件〞为单位整理就是根据文件材料形成和处理的基本单位即“件〞来进行整理.2〕一般来讲,一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件.文书材料的正本与定稿作为一件,正文与文件处理单为一件〔处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等〕,转发件与被转发件为一件,正文与附件作为一件,原件与复制件为一件,报表、名册、图册、刊物等每册为一件,来文与复文及其他相关文件可为一件. 3〕以“件〞为单位整理的档案,其根本保管单位是件.以“件〞为单位整理的文书档案最后要装入档案盒内. 4〕以“件〞为单位文书档案整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的?归档文件整理规那么?.5〕以“件〞为单位档案整理的适应范围：(1)全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件〞整理.(2)企事业单位有关党群工作、行政治理、经营治理、生产技术治理类归档文件材料按“件〞整理,(3)声像、电子、实物档案按“件〞整理,电子档案整理要求根据国家档案局发布的?电子公文归档治理暂行方法?以及?电子文件归档与治理标准?(GB/T 18894-2002)执行.照片档案整理按国家档案局2002年发布的?照片档案治理标准?(GB/T 11821-2002)执行.6)按“件〞整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册档案排架.二、档案分类、档号编制(一)档案的分类原那么：以各单位全部档案为对象,依据其根本职能,结合档案内容、形成特点以及载体形式,保持档案之间的有机联系,实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和标准化,便于档案的科学治理与开发利用.(二)档案的分类和大类设置方法1、大类的设置原那么上每各单位设置八个大类,即文书档案、业务档案、科技档案〔含科研、基建、设备仪器等〕、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料.2、各类内档案的分类方法1、文书档案分类有4种方法1〕保管期限一-年度分类法,即先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类.我县以“件〞整理的档案多数单位采用这种方法,采用这种分类比拟便于操作,尤其对于小单位,而对于大一些的单位,虽说不用份问题,但为了查找方便,还是要遵照传统立卷方法和归档文件整理的原那么,将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系〔针对本级〕的材料组合在一起；将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起；将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一工程、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起；将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起；对于纯上级文件或下级文件,在实际操作中,如果上、下级文件不多,那么和本级合并装盒归档,如果上级文件和下级文件较多,那么将上、下级文件与本级文件分开,上级排前,本级排中,下级排后.此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下,从“1〞开始编制一个大流水号,件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内,从“1〞开始编制一个流水号.2〕保管期限一-年度―-问题分类法,即先将应归档文件材料按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类.再在年度下按问题〔如综合、政工、业务〕分类.此种分类法适合以“卷〞整理的档案和局部以“件〞整理档案数量特别多的单位,以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位〔如县农业开展银行〕.以“卷〞为整理单位的,在按问题整理档案前,先要按级别分类,上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中,除非是针对本级的文件..以“件〞为整理单位的,上、下级文件又必须分到各个问题类目中.此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下,从“1〞开始编制一个大流水号,件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中,同一个问题内从“1〞开始编制一个流水号.3〕问题一-年度----保管期限分类法,即先将归档文件按问题分类,每各问题下按年度分类,再在年度下按保管期限分类.此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位〔如自来水公司〕.此种分类法盒号编制方法是同一问题内,从“1〞开始编制一个大流水号,件号编制方法是同一年度内,同一保管期限下,从“1〞开始编制一个流水号.4〕年度一-保管期限分类法.即先将归档文件按年度分类, 每个年度下按保管期限分类,此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用,他们是根据上级业务主管机关的规定办的.此种分类法盒号编制方法是同一年度内,从“1〞开始编制一个流水号,件号编制方法是同一保管期限下,从“1〞开始编制一个流水号.2、业务档案按种类一一年度或保管期限一一年度分类法.3、科技档案采用种类或保管期限一一年度分类法.〔种类有基建、设备、科研等〕4、会计类档案采用类别一一保管期限一一年度分类法或年度一一类别一一保管期限的分类方法.类别有凭证、账薄、报表、其他.5、声像档案一般采用载体形式一一年度一一问题分类法；载体有照片和磁性2种6、实物档案一般采用年度或类别一一年度分类法, 实物类可分为荣誉类、纪念品〔礼品〕类、印信类.〔三〕档号〔全宗号、目录号、案卷号〔件号〕、页号〕的编制1、全宗号的编制全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号,如邵东一中,县档案馆确定其全宗号为“142〞,标识为“142〞.未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写.企业可填写表达单位的汉语拼音代字.2、目录号编制.填写全宗内案卷所属目录的编号,在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号,企业或参照?工业企业档案分类试行规那么?编制分类方案的单位,可填写类别特征代码.案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置.可按不同时间,不同组织结构,不同保管期限,不同专题或不同载体形态设置案卷目录号.每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜.即,案卷目录内案卷数量缺乏1000时,一般不另立案卷目录,亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时,一般应另立案卷目录,并另编案卷目录号.在一个全宗内不应有重复的案卷目录号.目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识.不同级位的类别之间可用间隔符“•〞分开.不产生误解时,省略间隔符.1〕一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写.即W代表文书档案；Y代表业务档案〔如果一个单位的业务档案门类很多, 可以分别用Y1、Y2、Y3等标识〕；J代表科技档案；K代表会计档案〔报表K1、账本K2、凭证K3〕；X代表音像档案；D代表电子档案；SW代表实物档案.2〕采用阿拉伯数字“1〞、“2〞、“3〞分别表示“永久〞、“长期〔或30年〕〞、“短期〔或10年〕〞三个不同的保管期限.3〕目录号编制例如业务档案目录号 y1代表永久类的业务档案；Y2代表长期〔或30年〕类的业务档案;y3代表短期〔或10年〕类的业务档案.3、案卷〔件〕号、页号1〕案卷号是目录内案卷的顺序编号,案卷号用三位阿拉伯数字标识.目录内的案卷按排列次序流水编号,不应有空号, 在同一个案卷目录〔或分类体系的最低一级类目〕内也不允许出现重复的案卷号,每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号.如一个目录出现两个以上〔含两个〕案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录.以“卷〞整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号,假设超过1000卷要重新编制目录号、案卷号.会计档案中的财务报表,账本,凭证、其他按“大流水〞形式编写案卷号.2〕件号即归档文件的排列顺序号,它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识.分为“室编件号、馆编件号〞.室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1〞开始编写的顺序号,每一件内编写页号.馆编件号是指归档文件移交进馆,重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号.音像、电子、实物档案按类从“1〞开始编写件号.3〕页号是填写卷内文件材料所在之页的编号.页号用阿拉伯数字标识.卷〔件〕内文书材料排列完毕后,要在文书材料中有字迹和图表的页面,一页编一个号,即页号.卷〔件〕内文件各页按排列次序流水编号,不应有空号.页码的编写都是双面有字的记2面,空白页不计数.页号的位置：整卷装订的案卷,页码应编在文件正面右上角、反面左上角编写页号；单份装订的归档文件,页码应编在每份文件的右下角、反面左下角编写页号.我县规定每一份文件都需用铅笔重新编页号.单份装订的文件,有文件阅办单的,编页号从阅办单开始.打印件已经编有页码的可不必再编,底稿页码接着正稿后面的页码数字续编.整卷装订的案卷,如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起,应在卷内文件目录右上角的小方框内填写全宗号、目录号、案卷号.［本帖最后由吴金林于2021-8-22 14:41编辑］在平凡的生活中去寻求快乐！邵东档案博客：大中小发表于2021-4-30 16:42 只看该作者三、档案整理的质量要求：〔一〕组合〔卷〕要求；以问题为主,兼顾其它特征,使文书材料之间的联系紧密,分级适当,问题单一,类型鲜明, 年度不混,保管期限准确.1、齐全完整.1〕归档的文件材料应齐全完整,一个问题的构件不能缺漏, 字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水；2〕收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集；3〕文电合一；4〕底稿随印件一起收集.假设底稿是直接在计算机上起草的打印件,那么一般只要收集发文稿纸与印件,其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力.假设计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示,应收集与印件一并归档;5〕有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档；6〕附件随正件收集归档；关于同一问题的请示和批复应一起归档.2、分类科学.全宗内档案整理采用统一的分类方案,分类层次清楚,类、项、目概念明确,并列的类别之间界限清楚,不互相交叉或重合.3、保持文件内在联系.1〕时间联系.要求区分年度,不同年度的文件不得混淆, 一份文件有多个时间特征的.分年度时.以文件签发日期〔成文日期〕为准,据以判定文件所属年度.方案、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按签发日期〔成文日期〕,电报以发出日期,判定文件所属年度.遇到某些特殊情况,按以下原那么处理:〔1〕跨年度的请示与批复、来文与复文,放在复文年度;没有复文的,放在请示年度；跨年度的规划、方案、预算,放在文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告、决算,放在文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件,放在会议结束的年度；跨年度的非诉讼案件,放在结案的年度；法规性文件放在公布或批准的年度.〔2〕专门年度,以专门年度为一年.如学校的教学档案.〔3〕没有标明落款日期的文件材料.应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期,据以按年度合理归类.〔4〕临时性机构,存在时间不长〔两年以内〕,文件材料较少.形成的文件可以不分年度.放在工作结束年度归档；如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档.存在时间长的必须按年度立卷.2〕来源联系.要求区分级别,将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷.对有密切联系的上、下级文件,如本单位的请示与上级机关的批复,下属机关的请示与本单位的批复,应与本单位的文件放在一起组卷.3〕内容联系.要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系.党政工团和业务治理活动中形成的各种治理性、业务性、标准性文件和调研材料等,一般按问题进行组合.按问题组合要注意以下几点：〔1〕同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷.〔2〕综合性文件和涉及两个以上问题的文件归入综合类.如档案局的一份年度工作总结,一份涉及档案法制、业务指导、科教问题的文件均归入综合类.〔3〕文电应合一组卷.〔4〕单一问题的文件数量少时,可将内容相近的其他问题的文件合并组卷.〔5〕不同载体的文件材料,如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等要与内容相关的文书档案统一整理编目,分别存放,并在目录中加注说明.〔6〕在按问题分类时,文件归档应按其主要内容有规律地进行,并保持连续性,某个内容的文件在去年放入哪类中, 今年亦归入同一类中,不要根据一时的需要随便更改,以免给将来的查找利用带来不便.。
四个标准_档案管理制度
随着社会的发展和科技的进步，档案作为记录历史、服务现实、传承文化的重要载体，其重要性日益凸显。
为了确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定以下四个标准档案管理制度：一、档案分类与编号标准1. 分类原则：根据档案的内容、性质、形成时间、来源等因素，按照《中华人民共和国档案法》及国家档案行政管理部门的有关规定，将档案分为文书档案、科技档案、人事档案、会计档案、声像档案、实物档案等类别。
2. 编号规则：- 文书档案编号：由年度、室号、件号、页号组成，例如：2023/01/01/001。
- 科技档案编号：由项目代号、卷号、页号组成，例如：T2023/01/001。
- 人事档案编号：由年度、室号、人员编号、页号组成，例如：2023/HR/001。
- 会计档案编号：由年度、室号、账册编号、页号组成，例如：2023/AC/001。
- 声像档案编号：由年度、室号、档案编号、页号组成，例如：2023/AV/001。
- 实物档案编号：由年度、室号、实物编号、页号组成，例如：2023/PR/001。
二、档案收集与整理标准1. 收集范围：按照档案分类原则，全面收集各类档案，确保档案的完整性。
2. 收集方法：- 定期收集：根据档案形成规律，定期对各类档案进行收集。
- 随时收集：对突发事件、重要活动等产生的档案，及时收集。
- 建立档案收集责任制，明确各部门、各岗位的档案收集职责。
3. 整理规则：- 按照档案分类和编号标准，对收集到的档案进行分类、编号。
- 档案整理应遵循“一事一档”的原则，保持档案的原始性、完整性和连续性。
- 对破损、褪色、污染的档案进行修复和保护。
三、档案保管与利用标准1. 保管条件：- 温湿度控制：档案库房温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在40%-60%。
- 安全设施：配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施。
- 库房布局：档案库房应保持清洁、整齐、有序，便于查找和利用。
2. 保管期限：- 按照国家档案行政管理部门的规定，确定各类档案的保管期限。
档案管理制度及分类
一、引言档案是组织、单位或个人在社会活动中形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等资料的集合。
档案管理是组织、单位或个人对档案进行收集、整理、保存、利用、销毁等一系列活动的总称。
为了确保档案的完整、准确、安全、有效，提高档案管理水平，特制定本档案管理制度及分类。
二、档案管理制度1. 档案收集制度（1）档案收集应遵循真实性、完整性、准确性、时效性的原则。
（2）档案收集应包括组织、单位或个人在各项活动中形成的各种档案资料。
（3）档案收集应建立档案收集目录，详细记录档案名称、来源、时间、数量等信息。
（4）档案收集应定期对已收集的档案进行清理、整理、归档。
2. 档案整理制度（1）档案整理应遵循科学性、系统性、完整性的原则。
（2）档案整理应按照档案类型、时间、内容等进行分类、编号。
（3）档案整理应建立档案目录，详细记录档案名称、类型、编号、存放位置等信息。
（4）档案整理应定期对已整理的档案进行核查、更新。
3. 档案保存制度（1）档案保存应遵循安全性、稳定性、长期性的原则。
（2）档案保存应选择合适的存放地点，确保档案的通风、防潮、防尘、防虫、防霉、防火、防盗等。
（3）档案保存应定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。
（4）档案保存应建立档案备份制度，确保档案数据的备份安全。
4. 档案利用制度（1）档案利用应遵循真实性、完整性、准确性的原则。
（2）档案利用应建立档案查阅制度，确保档案查阅的有序、高效。
（3）档案利用应建立档案借阅制度，确保档案借阅的规范、有序。
（4）档案利用应定期对档案利用情况进行统计、分析，为档案管理提供依据。
5. 档案销毁制度（1）档案销毁应遵循合法性、安全性的原则。
（2）档案销毁应建立档案销毁清单，详细记录档案名称、类型、数量、销毁时间等信息。
（3）档案销毁应采用符合国家规定的销毁方式，确保档案销毁的安全、彻底。
（4）档案销毁应定期对档案销毁情况进行统计、分析，为档案管理提供依据。
档案分类、排列、编号规则
精心整理档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000年前的文件按“卷”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久(Y)、长期（C ）、短期（D)，在每一个保管期限内，按照XX 单位的《XX 单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3(D)一个永久（XX 年（D10)件号全宗号：4位，如“0134”年度：4位，如“2013”保管期限：1或3位，如永久“Y ”，长期“C ”,短期“D ”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。
机构或问题：2位，如无该项内容，则用“ZZ ”表示。
件号：4位，如“0001”二、会计档案：按“卷”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐K1、事业帐K2……。
分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、25年、15年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。
档号构成：全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号：4位，如“0134”目录号：2位，如：“K1”年度：4位，如“2009”123案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号4、计生（再生育审批档案）：按“卷”整理，一个目录号一个流水，保管期限为长期。
案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号5、二轮土地承包档案：按“件”整理，一个年度一保管期限一流水号，保管期限为永久，机构或问题号为ELTD。
档号构成：全宗号—组织机构或问题—年度—保管期限—件号6、综治（调解案件档案）：按“件”整理，一个年度一个流水，保管期限为永久,机构或问题号TJ。
档号构成：全宗号—组织机构或问题—年度—保管期限—件号7、信访档案：XF。
1、JJ2、JJ3、2为SB。
五、特种载体档案：分为实物档案、印章档案、照片档案、光盘档案。
载体分类号分别按序设为SW、YZ、ZP、GP。
1、实物档案按卷整理，目录号为SW。
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我们公司档案分为文书档案、基建工程档案、人事档案三种类型：
1 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；
2 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；
3 财务、会计及其管理方面的文件材料；
4 劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面的文件材料；
5 经营管理方面的文件材料；
6 仪器、设备方面的文件材料；
7 基本建设、工程设计、施工方面的文件材料；
8声像制品资料。
包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。
9 本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。
10电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
11其它具有利用和保存价值的文件材料。
（一）整理单位：
件：即归档文件的整理单位。
一般以每份文为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文各为一件。
对“件”和“为一件”的确定，原则上，整理单位应为“自然件”，即单份文件，一般以每
人文件为一件。
但根据实际情况，还有以下一些原则：
1、会议文件的确定：按内容（问题）分别确定为件。
2、会议记录：以会议种类各为一件，如党组会议记录、行政会议记录等等。
3、调查处理事项：一文一件
4、信息简报：每期为一件
5、请示与批复各为一件（四川省规定）
6、文件正本与不同稿本：正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。
7、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。
8、正文与与文件处理单：应与文件作为一件。
9、原件与复制件：复制件与原件作为一件。
10、转发文与被转发文：应作为一件。
11、报表、名册、图册等：按其本来的装订方式。
一册（本）作为一件。
12、来文与复文：分别为一件。
（二）文件修整（略）
1、修裱破损文件
2、复制字迹模糊或易退变的文件
3、超大纸张折叠
4、去除易锈蚀的金属物
（三）文件装订
装订顺序：
1、正本在前，定稿在后
2、正文在前，附件在后
3、原件在前，复制件在后
4、转发文在前，被转发文在后
5、复文在前，来文在后
6、汉文本在前，少数民族文字在后
7、中文本在前，外文在后。
装前应将“件”内的各按一定方式对齐，便于将士翻阅利用采用左侧装订的，应将左、下侧对齐，三孔一线。
六、归档文件的分类（详）
（一）分类方法
三种：年度分类法、机构（问题）分类法、保管期限分类法
（二）分类方案
我市市级机关统一采用：保管期限――年度分类法
即先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下面按年度分类。
分类方案：
永久：2006年，2007，2008年……
30年：2006年，2007，2008年……
10年：2006年，2007，2008年……
七、归档文件的排列（详）
（一）事由原则：同一事由的相关文件应当排列在一起。
事由，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题或一段较紧密的工作过程等等。
（二）排列方法：在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
1、同一事由内的归档文件排列：按文件形成时间的先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的排列在后；或者按文件重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。
2、不同事由间的归档文件排列：
（1）按不同事由形成时间的先后顺序排列
（2）按事由的重要程度排列：综合在前，一般在后；法规性的在前，业务性的在后；处理问题的在前，依据性的在后；正件在前，附件在后；机构性的在前，人员任免的在后；涉及领导的在前，一般人员的在后；级别高的在前，级别低的在后。
注：来文与复文各排各时，需在归档文件目录中加注“*”，并在备考表中注明。
请示与批复也是如此处理。
八、归档文件的编号
件号：即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。
按照要求采用的分类方法即编为如：永－2007－001。
件号可按一个年度内同一保管期限下一个顺序号或拉通排满千位倒号。
归档章：填写内容
（全宗号）
（年度）
（室编件号）
*（机构或问题）
（保管期限）
（馆编件号）
２２
１９９９
１６
办公室
永久
（示例）
归档章归档文件首页上端居中的空白位置。
加*号的为选填内容。
其中“全宗号”是指由档案馆给的各单位的进馆号。
九、归档文件的编目
编目是指编制归档文件目录。
归档文件目录的项目（一式二份，一份盒内，一份装订成册）
目录格式（见资料）
件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注
解释各项目及填写要求
目录封面：见书136页
十、归档文件的装盒
装盒要求：怎样分类就怎样装
不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。
档案盒格式（以实际样板说明，按照国家的规定统一由档案局监制）
备考表式样见资料（注意：备考表右下的日期，填写该盒内形成时间最后的归档文件的日期。
）盒号：分类编号，满千位倒号。
For personal use only in study and research; not for commercial use.
Nur für den persönlichen für Studien, Forschung, zu kommerzielle n Zwecken verwendet werden. Pour l 'étude et la recherche uniquement à des fins personnelles; pas à des fins commerciales.
толькодля людей, которые используются для обучения, исследований и не должны использоваться в коммерческих целях.
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