商业信函常识介绍
商务来往信函
商务来往信函Document number【980KGB-6898YT-769T8CB-246UT-18GG08】商务写作(Business Writing)一、商务信函概述一、正确的观念1.商务信函是一种“推销”函商务信函是一种常用的商业联系媒介，实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，或是物品、或是服务等。
要写好商务信函不仅要具备相关的业务知识，掌握好法规和条款等，还应具备扎实的语言基础，熟悉信函的书写形式和行文要求。
2.商务信函的基本特点商务信函书写的重点应放在“效率”上，应易读易懂；语气真诚、友好、客气；语言简短、朴实、自然；内容清晰、准确、具体；行文正确、完整。
3.商务信函无定律好的信函并没有固定不变的写作模式，因人而异。
写信时，应充分考虑收信方的观点和看法、背景和所处环境。
二、应用原则1.“挨达”AIDA原则：在拟就一封商务信函时，应首先考虑的原则：A— Attention 注意I— Interest 兴趣D— Desire 意愿A— Action行动个“C”的行文原则明晰Clearness 具体Concreteness简洁Conciseness 诚意Conscientiousness正确Correctness 个性Character礼貌Courtesy 完整Completeness体谅Considerateness 优美Concinnity三、商务信函的构成要素1.信头（Letterhead）是指发信人所在公司的名称和地址，通常是预先印制好的，一般位于信纸的正上方。
内容包括：电话号码、电报挂号（Cable Address）、传真（Fax）和电传（Telex）号码、信件编号或索引号码以及写信日期。
例如：英国—— date/month/year27 February,2008美国—— month/date/yearFebruary 27,20082.信内地址（Inside Address）即收信人的姓名和地址，通常是在日期下面隔两行，位于书信正文的左上方。
常用商务信函的格式和范例businessletter
常用商务信函的格式和范例businessletter 商务信函是商业交流中常用的一种书信形式，它具有规范的格式和模板范例。
本文将介绍常用商务信函的格式和范例，以帮助读者准确地撰写商务信函。
一、信函格式商务信函通常包括以下几个部分：1. 信头：包括发件人的名称、地址、电话和传真等联系方式。
通常位于信纸的顶部左侧。
2. 日期：写明信函起草的日期。
位于信头的下方左侧。
3. 收件人信息：包括收件人的姓名、公司名称、地址等信息。
位于日期的下方左侧。
4. 称呼：根据收件人的职位和姓名进行称呼，如"尊敬的先生"或"尊敬的女士"。
位于收件人信息的下方。
5. 正文：信函的主要内容部分，要求语句通顺、内容准确。
6. 结尾：表达对收件人的祝福或感谢，并署上发件人的姓名。
7. 签名：发件人在结尾下方签上自己的名字。
8. 附件：如有需附加文件则在信尾注明。
二、商务信函范例1. 邀请函[您的公司名称][您的地址][您的联系方式][日期][收件人姓名][收件人公司名称][收件人地址]尊敬的先生/女士，我司将于[活动日期]在[活动地点]举办一次[活动名称]，特邀请贵公司的代表参加。
此次活动旨在[活动目的]，将有[活动内容]。
我们由衷希望贵公司能够派出专业人士参与活动，并与我们共同探讨[活动主题]。
此次活动也将给与会者提供宝贵的交流和合作机会。
请提前回复您的出席意向，以便我们做好接待准备。
您可以通过电子邮件或电话与我联系。
感谢您的慷慨支持，期待您的莅临。
此致，[您的名字]2. 感谢信[您的公司名称][您的地址][您的联系方式][日期][收件人姓名][收件人公司名称][收件人地址]尊敬的先生/女士，非常感谢贵公司在[合作事项]方面给予的大力支持和帮助。
我们非常欣赏您对我们的信任，并对贵公司的专业性和合作精神深表赞赏。
在与贵公司合作期间，我们深刻体验到了贵公司的诚信与专业素质，这为我们的合作打下了坚实的基础。
商业信函
鲁泰公司： 贵公司自2009 年9 月 1 日至2010 年9 月 1 日 止尚欠我公司货款共捌拾万 元整，根据贵我双方 所签署的合同，贵公司应在2010 年10 月1 日付清 该款。 现贵公司已逾期30 天仍未支付，严重影响了 我公司的资金周转和生产安排。请贵公司收到此 通知书后30 天内将上述逾期未付的货款汇付我公 司帐户（户名：××××；开户行：××××； 帐号：××××）。否则，本公司将循法律途径 或委托相关追收人员上门催收解决，届时可能造 成贵公司不良影响并将有损贵公司诚信形象。 故特此通知。祝：商祺！ 华雨公司 2010年11月1日
第一次联系要简明自己得到 信息的途径， 信息的途径，并介绍自己
天津轻工业品进出口公司： 通过商界朋友的介绍，得知道贵公司是天津搪 表明自己的意图、 表明自己的意图、合作的 瓷器皿的独家出口商。 意愿 我公司经销搪瓷器皿已有多年历史，在此期间 提出要求及愿望 是最大的批发兼零售商之一。我公司愿与贵公司建 立贸易关系。为此，请即将您公司经营的搪瓷器皿 目录及价格单寄来，以便我考虑试购一批作为开端。 并希望附告大概装运期。 盼复 顺致 商安 ××贸易公司 ×年×月×日
注意：在写这类信函 时要求有理和礼貌， 语言简洁、平和。
• （4）索赔函，买方在买卖过程中，因货物未 按理想要求或合同的要求，造成买方经济损失 的，买方根据自己的权利，可以向卖方提出经 济赔偿的要求。索赔函就是在这种情况下，买 方为了维护自身的权利，同时也为妥善解决问 题所写的信函。 写作要求：提出原先双方约定的条件、自己不 满的事实、为什么会不满意以及提出解决问题 的办法或赔偿条件。
x啤酒股份有限公司： 我公司于本月15日从贵公司购买200箱6000罐x x牌纯 生啤酒，等级为一级品。但到货后，我方质检人员发现该 批货中大约有6箱啤酒的质量明显低于贵公司提供的样品 标准。经四川省成都市x x质量监督局抽样检验，这6箱啤 酒中含有明显的沉淀物，而且部分抽检样品中大肠杆菌超 标，属于不合格产品。随函寄上我公司出具的质检报告。 现特向贵公司提出这6箱不符合质量标准的啤酒按照 《食品卫生法》的有关规定作销毁处理，同时贵公司需对 我公司造成的损失作全部赔偿。 特此致函，盼复。 成都市x x连锁超市有限公司 2010年9月28日
常用国际商务信函基础知识 催款函实用范文
国际商务信函作为一种传统和常用的商务沟通工具，在现代商业社会中依然发挥着巨大的作用。
其中催款函作为常见的商务信函，具有极其重要的实用性。
在这里，我们将为大家梳理一些常用的国际商务信函基础知识，并精选一些实用的催款函范文，希望能对大家有所帮助。
一、常用国际商务信函基础知识：1. 信函分类：商务信函主要分为正式信函和非正式信函两类。
正式信函包括询问信、报价信、订单、发货通知、收货通知等。
非正式信函包括感谢信、邀请信、推销信等。
2. 信函格式：商务信函的格式通常分为信头、称呼、正文、结束语和署名几个部分。
在写信的时候，应注意格式的统一和整洁。
3. 信函语言：商务信函通常使用英文作为工具语言，但在一些特定的情况下，也会使用其他语言。
二、催款函范文：如何通过催款函来催促客户尽快支付款项是每个国际商务人士需要掌握的基本技能之一，下面为大家提供几篇实用的催款函范文，供大家参考：1. Sample 1:Dear Mr./Mrs. /Ms. [客户名称],We acknowledge receipt of your order dated [订单日期] and are pleased to have been given the opportunity to serve you. We regret to inform you that we still have not received payment for the order. The total amount including shipping charges was [订单总金额].We request you to kindly provide us with an update on the status of payment for the order. If payment has already been made, please provide us with the transaction details. If it hasn’t, we would appreciate it if we could receive payment as soon as possible.We look forward to serving you again in the future and thank you for your attention to this matter.Sincerely,[署名]2. Sample 2:Dear Mr./Mrs. /Ms. [客户名称],We refer to our invoice no. [发票号码] dated [发票日期] for a total amount of [金额].Despite repeated reminders, we have yet to receive payment from you. We are therefore compelled to write to request that you pay the above mentioned amount as soon as possible or provide us with a status update on when we should expect payment.We do value your account and would be grateful if you could resolve this matter without any further delay.Best regards,[署名]3. Sample 3:Dear Mr./Mrs. /Ms. [客户名称],We wish to follow up on our recent communication regarding the payment of your outstanding balance of [欠款金额]. Unfortunately, we have yet to receive payment from you and this is causing significant challenges for our cash flow and ability to meet our obligations.We would appreciate it if you could prioritize the resolution of this issue as soon as possible and keep us informed of the status. If you require any clarification or assistance, please do not hesitate to contact us.Thank you for your attention to this matter.Best regards,[署名]结语：在国际商务活动中，商务信函是非常重要的工作工具。
简述商务信函的分类
简述商务信函的分类商务信函是商务沟通中常用的一种书面形式，用于传达商务信息、提出请求、解决问题或进行商务协商。
根据不同的目的和内容，商务信函可以分为以下几类：1. 询价信：用于向供应商询问产品或服务的价格、质量、交货期等详细信息。
这种信函通常需要提供具体的要求和规格，并要求供应商提供详尽的回答。
2. 订单信：用于向供应商下达订单，明确产品或服务的数量、规格、价格等细节。
订单信通常需要包括双方的联系方式、交货地点和时间等重要信息，以确保订单的准确执行。
3. 投诉信：用于向供应商或合作伙伴表达不满或投诉的信函。
投诉信应该清楚地描述问题的性质和具体情况，并提出合理的要求或解决方案。
这种信函需要保持客观和礼貌，以增加问题解决的可能性。
4. 道歉信：用于向客户或合作伙伴表达歉意和道歉的信函。
道歉信需要诚恳地表达对错误或失误的认识，并表示愿意承担责任和采取措施避免类似问题再次发生。
5. 感谢信：用于向客户、供应商或合作伙伴表示感谢。
感谢信应该具体表达对对方的感谢之情，并说明感谢的原因和对方的重要贡献。
这种信函通常可以增进双方的关系和合作。
6. 邀请信：用于邀请客户、合作伙伴或员工参加会议、活动或庆祝活动等。
邀请信应包含明确的时间、地点和活动内容，并要求对方确认是否能够参加。
7. 推荐信：用于向他人推荐某个人或机构。
推荐信应该详细描述被推荐人的优点、能力和相关经验，并说明推荐的原因和目的。
这种信函通常用于求职或合作伙伴的选择过程中。
商务信函的分类并不仅限于以上几种，还可以根据具体的目的和内容进行进一步细分。
无论何种类型的商务信函，都需要保持专业、礼貌和准确的语言表达，以确保有效的商务沟通和合作。
商务行业商务函电格式
商务行业商务函电格式一、引言商务函电是商务行业中常用的沟通工具，具有正式、规范的格式要求。
本文将介绍商务行业常用的商务函电格式，以便提高沟通效率和专业形象。
二、信头商务函电的信头是信函的开头部分，包括发信人和收信人的信息。
其格式如下：发信人信息：公司名称地址电话传真电子邮箱日期收信人信息：公司名称地址电话传真电子邮箱三、称呼商务函电的称呼应根据收信人的身份和职位来确定。
常见的称呼有：先生/女士：用于对个人的称呼。
尊敬的先生/女士：用于对高级职位或重要客户的称呼。
尊敬的某某公司：用于对公司的称呼。
四、正文商务函电的正文应简洁明了，内容要点突出。
正文的格式如下：1. 开头段落开头段落应简要说明写信的目的和背景，引起收信人的兴趣。
2. 主体内容主体内容是商务函电的核心部分，应包括具体的请求、建议、安排等。
可以根据需要分成多个段落，每段落只包含一个主要内容。
3. 结尾段落结尾段落应总结信函的主要内容，并提出进一步的行动或期待对方的回复。
五、落款商务函电的落款应包括发信人的姓名、职位和联系方式。
格式如下：谨启发信人姓名职位公司名称地址电话传真电子邮箱六、附件如果商务函电有附件，应在信函的末尾注明，并列出附件的名称和数量。
七、示例以下是一封商务函电的示例：发信人信息：ABC公司地址：XXX街道XXX号电话：XXX-XXXXXXX传真：XXX-XXXXXXX电子邮箱：***********日期：XXXX年XX月XX日收信人信息：XYZ公司地址：XXX街道XXX号电话：XXX-XXXXXXX传真：XXX-XXXXXXX电子邮箱：***********尊敬的XYZ公司：我公司计划举办一次商务交流会议，希望邀请贵公司参加。
该会议旨在促进商务行业的交流与合作，共同探讨行业发展的机遇和挑战。
会议时间：XXXX年XX月XX日会议地点：XXX会议中心我们诚挚邀请贵公司派出代表参加此次会议，并与各位行业专家和企业家共同分享经验和见解。
商务信函中的格式规范与商业礼仪
商务信函中的格式规范与商业礼仪在商业交流中，商务信函作为重要的沟通工具，承载着商务合作的内容与意图。
为了确保信息的准确传达并展示专业形象，商务信函的格式和商业礼仪显得尤为重要。
本文将探讨商务信函中的格式规范与商业礼仪，帮助读者更好地撰写和应对商务信函。
一、信头格式商务信函的信头格式应清晰明确，包含发件人和收件人的相关信息。
通常，信头的排列顺序是：发件人、日期、收件人、称呼、主题。
1. 发件人信息：包括公司名称、地址、电话、传真和邮件地址。
在写商务信函时，应确保发件人信息准确无误，以避免因信息不清晰而引发的沟通障碍。
2. 日期：在信头右上角标明信函的日期。
日期应以月份全称，并在日期与年份之间加上逗号。
3. 收件人信息：包括公司名称、地址、电话、传真和邮件地址。
确保收件人信息与实际接收人一致，以免造成误解或信息传达不准确。
4. 称呼：合适的称呼能够展示出商业信函的礼貌与尊重。
一般而言，“尊敬的”可用于称呼公司的高管或领导，“敬启者”可用于称呼普通员工。
5. 主题：信函的主题应清晰明确，能够准确概括信函内容。
可以使用粗体或下划线来突出主题，使其更易被读者注意到。
二、信函正文商务信函的正文需要表达清晰、简洁，通过采用恰当的段落结构和格式来确保可读性。
1. 段落结构：每一段落应仅包含一个主题，并在段首缩进一个字距。
通过适当使用空行，可以使各段之间的内容更易于区分，提高整体阅读体验。
2. 字体与字号：在商务信函中，通常使用宋体或微软雅黑字体，字号一般为12号。
确保正文字体与字号的一致性，避免过度使用斜体或粗体，以免影响阅读体验。
3. 行距与间距：商务信函的行距应保持适度，一般建议使用1.5倍行距或稍大。
行间距适宜保持与字体大小相匹配，使得整篇信函内容美观且易于阅读。
4. 标点符号：标点符号的使用应准确得体，注意避免使用过多或不必要的标点符号。
在商务信函中，应尽量使用正式的标点符号，如逗号、句号和问号等。
三、落款与签名商务信函的落款与签名部分是信函的结束和发件人身份确认的重要组成部分。
商函的名词解释
商函的名词解释商函是指商业活动中使用的书信形式，是商业往来中的一种重要沟通方式。
商函作为商务沟通的工具，起到了传递信息、约定事项、表达意见等多种功能，对于商业合作的有效推进至关重要。
下面将对商函的相关名词进行解释。
一、信头信头是商函中重要的组成部分，通常位于信纸的页眉位置。
信头一般包括发件人的名称、地址、电话号码、传真号码、电子邮件地址等。
通过信头，收信人可以准确地知道发件人的身份和联系方式，方便双方进行进一步的沟通和交流。
二、称呼商函中的称呼是指在写给收信人时使用的敬称。
称呼要根据收信人的身份和关系来确定，可以使用常见的称呼如“尊敬的先生/女士”或者具体的职位头衔如“总经理”、“销售经理”等。
正确的称呼可以展示发件人的尊重和礼貌，有助于建立良好的商业关系。
三、正文商函的正文是指信中的具体内容部分，一般包括引言、主体和结束语。
在写正文时，需要确保清晰明了，表达准确，避免使用过于模糊或含糊不清的措辞。
正文内容要根据具体情况，结合商务礼仪和沟通需求进行撰写，包括询问、邀请、约定、感谢、建议等多种语境。
四、签名商函的签名是发件人对信件的确认和认同，通常位于信末。
签名一般包括发件人的姓名、职位、日期等。
签名的方式可以是手写签名或者打印签名，视具体情况而定。
签名的目的是为了确认发件人的身份，并在法律或商业纠纷时具备一定的法律效力。
五、抄送和密件抄送商函中的抄送是指将信件抄送给其他与信件内容相关的人。
抄送可以在信件正文的末尾注明，“抄送：姓名”或者“CC:姓名”。
抄送的目的是为了让其他人了解信件的内容或者参与相关事宜的决策。
密件抄送则是将信件抄送给特定的人，但不向其他抄送人透露。
密件抄送在信件中一般使用“BCC:姓名”格式表明。
六、附件商函中的附件是指在信件中附带的相关文件、资料或者图表。
附件可以是原件的复印件、电子文件的打印版、产品样本等。
附件清单应该在信函中明确列出，并在正文中有所提及，以便收件人能够准确地找到相关信息。
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商业信函常识介绍
商业信函
商业函件业务简称商函业务，它区别于具有个人通信性质的信件，是为社会各类用户
提供迅速准确传递商用信息的业务。
商业函件是一种广告媒体，利用邮局点多面广的优势，以邮寄的方式，将广告客户要求寄发广告商品介绍、订货单、调查征函、通知单等投送到
广告客户所希望的接收人手中。
商业函件是一种新兴的广告形式，利用邮政点多面广的优势，以邮寄信件的方式，将
您要求寄发的广告、商品介绍、订货单、调查征询函、通知单等投送到指定的收件人手中。
目前商业函件的种类有信函型商函、对帐单型商函、邮送广告(印刷品形式)、货样广告型
商函、邮政广告邮资明信片(含企业拜年卡)等。
广告函件与广播电视及报刊广告相比，具有广告发布面广、针对性强、手续简便、价
格便宜、方便迅速等特点。
为方便广告客户的使用，各地邮政局可为客户提供商业函件的策划、设计、制作(可
提供企业和单位名址库)、投递等一条龙服务。
中国邮政推出混合信函
邮政混合信函业务是用户利用计算机发信，通过因特网传输，由专用设备打印、封装，按国内平常信函进行投递的信函业务，是计算机通信技术和邮政传统信函投递业务相结合
的产物，具有传递速度快、保密性强、成本低、效率高等特点。
一、业务主要服务内容
1、出售《桌面邮局》软件和邮资支付卡。
2、对混合信函自动受理、计费和转发，并利用收件人所在地的收发一体机对混合信
函进行打印、封装。
3、按照国内平常信函业务分拣封发、运输和投递混合信函。
4、对混合信函进行机上查询。
二、价格标准
1、混合信函起价2.00元，含1页B5信纸和信封，每增加1页信纸0.50元，每封信
以4页纸为限，最高资费3.50元。
2、邮资卡面值分50、100元和200元这几种。
三、邮政混合信函业务具体业务流程
用户使用计算机，用邮政提供的专用发信软件、邮资卡，采取网上纳费的形式，通过Internet向邮政信函服务器交寄信函，邮政信函服务器自动完成信函受理、计费、转发等工作，并由收件人所在地的专用信函打印封装机全自动地完成信函的打印、封装过程，最
后由邮政部门采用与平常信函混封的方式将信函投交收件人。
四、邮政混合信函的传输过程
五、混合信函的特点
1、与E-mail相比较
E-mail是计算机网络用户和计算机网络用户之间的通信工具，而混合信函可便捷实现网络用户和任意用户之间的通信。
2、与商务信函中心的业务相比较
商务信函侧重于大批量的商务信函（具有价格便宜的特点，主要是针对广告信函的账
单类信函），而混合信函则是侧重于中小批量的商务信函业务（非大宗广告类信函）
3、与网上Web信函、E-mail封装投递信函相比较在混合信函由电子信息转变成实物
信函的全过程中，没有任何人工干预，是一个完全自动化的封闭处理过程，从而大大提高
了信函的安全性的和保密性。
《桌面邮局》用户可以用Windows下的绝大多数具备打印功能的应用软件作为混合信
函的编辑器，信函内容格式灵活，满足了用户对段落编辑、字体设定和图文混排等功能的
需求。
内容更丰富、信息量更大，解决了Wed信函、E-mail封装投递信函的不足。
比较现有的网上记费方式，混合信函的收费方法可以解决用户发信时的收费凭证问题，使混合信函业务易于被广大企业用户所采用。
《桌面邮局》软件特别为企业用户设计的群
发功能，配合通讯簿用户可以方便地对同一内容的信函采用广告式多地址“群发”投递方式，特别适合企业投递中小批量的商务信函。
感谢您的阅读。
祝语：春有百花秋望月，下有晾风冬听雪。
心中若无烦恼事，便是人生好时节。
愿你：晨有清逸，暮有闲悠，梦随心动，心随梦圆，愿你天天快乐，心更甜！。