合同归档管理制度
合同归档期限管理制度
合同归档期限管理制度第一章总则第一条为规范合同归档期限管理，提高档案管理工作效率，保障合同的安全和完整性，按照国家有关档案管理法律法规及公司相关规定，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有合同的归档管理。
第三条合同归档期限管理，是指对公司内部所有合同的归档和保管工作进行有效监管，确保合同档案的完整性和可查性。
第四条公司档案室负责合同的归档工作，并应定期对合同进行归档期限的管理和审查。
第五条公司全体员工均应严格遵守本制度的规定，做好合同的归档管理工作。
第二章归档期限管理第六条合同归档期限的确定应遵照国家有关归档期限的规定，并进行合理合理设置。
第七条不同类型的合同应根据合同的性质和重要性，确定不同的归档期限。
对于重要合同，其归档期限不得少于10年；对于一般合同，其归档期限不得少于5年。
第八条三年一次的批量归档，公司档案室应对归档的合同进行审查，检查合同内容的完整性和合规性。
第九条合同归档期限应从合同签订之日开始计算，并在期限届满前完成合同的归档备案工作。
第十条对于特殊情况下的合同变更或解除，公司档案室应及时对合同进行归档备案，同时修改合同档案信息。
第三章归档管理程序第十一条公司档案室应制定合同归档管理流程，包括合同的登记、归档、备案和审查等程序。
第十二条合同归档管理程序应包括以下环节：（一）合同的登记：公司档案室应对签订的合同进行登记，包括合同的编号、名称、签订日期、归档期限等信息。
（二）合同的归档：公司档案室应按照规定的归档期限，将合同存入档案柜中，并进行标注。
（三）合同的备案：公司档案室应对合同进行备案，包括扫描归档电子档案并备份，确保归档信息的安全和完整。
（四）合同的审查：公司档案室应定期对归档的合同进行审查，检查合同内容的完整性和合规性。
第十三条公司档案室应建立合同归档管理台账，对合同的登记、归档、备案和审查等环节进行详细记录，确保合同归档管理工作的可追溯和可查性。
第四章档案安全保管第十四条公司档案室应保证合同档案的安全，定期对合同进行巡检，确保档案的完整性和安全性。
合同归档管理制度
合同归档管理制度合同归档管理制度是指企业或组织内部为了规范合同的管理，确保合同的有效性和合规性，建立的一套制度和流程。
合同是企业经营活动的一项重要工作内容，合同归档管理制度的建立能够提高合同管理的效率和水平，减少合同管理中的风险和纠纷，保护企业的利益。
下面我来详细介绍一下合同归档管理制度的内容和优势。
一、合同归档管理制度的内容1.合同管理流程：明确各个环节的责任和权限，包括合同的签订、审批、履行、变更和终止等。
2.合同登记：建立合同登记簿，包括合同的名称、编号、签订日期、合同方名称、金额等信息，便于合同的查找和管理。
3.合同归档：合同应按照一定的分类和存档方式进行归档，如可以按照合同类型、合同期限或合同金额进行分类，采用电子或纸质归档方式。
4.合同审批：明确合同审批程序和相关人员的职责，确保合同的合规性和有效性。
5.合同履行监控：建立合同履行监控机制，定期检查合同的履行情况，及时处理履行中的问题和风险。
6.合同变更和终止：规定合同的变更和终止程序，明确相关人员的职责和权限，确保变更和终止的合法性和合规性。
7.合同备份和保管：对重要合同进行备份和保管，以应对合同遗失、损毁或争议的情况。
8.合同查询和报表：建立合同查询和报表制度，方便各级管理人员和相关人员进行查询和报表的生成。
二、合同归档管理制度的优势1.规范管理：合同归档管理制度可以明确合同管理的流程和职责，规范合同的管理，避免合同管理中的混乱和疏漏。
2.提高效率：合同归档管理制度建立了合同的登记、查找和归档流程，能够快速准确地找到合同的信息，提高管理的效率。
3.降低风险：合同归档管理制度能够监控合同的履行情况，及时处理合同履行中的问题，降低合同纠纷的风险。
4.保护权益：合同归档管理制度建立了合同备份和保管制度，保护企业的合同权益，防止合同丢失或争议。
5.提升形象：合同归档管理制度能够提高合同管理的规范性和精细化，增强企业的形象和信誉度。
三、合同归档管理制度的实施步骤1.制定管理制度：公司应根据自身的需求和特点制定合同归档管理制度，包括合同归档流程、责任和权限、报表和查询等内容。
合同归档档案管理制度
第一章总则第一条为了规范公司合同归档工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有合同归档工作，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。
第三条本制度旨在确保合同档案的归档、保管、利用等环节符合国家法律法规和公司内部管理规定，提高合同管理水平和效率。
第二章归档范围及要求第四条合同归档范围：1. 所有签订并生效的合同文本；2. 合同签订过程中形成的各类文件，如洽谈记录、会议纪要、修改稿等；3. 合同履行过程中产生的各类文件，如发票、收据、付款凭证等；4. 合同变更、解除、终止等相关文件。
第五条合同归档要求：1. 合同文本必须完整、清晰，签字盖章齐全；2. 合同附件、相关文件必须与合同文本一并归档；3. 合同归档应当及时、准确、完整，不得遗漏；4. 合同归档应当按照合同类别、签订时间等进行分类、编号。
第三章归档程序第六条合同签订后，合同承办人应当及时将合同文本及相关文件报送合同管理部门。
第七条合同管理部门对报送的合同进行审核，确认无误后，按照归档范围和分类要求进行整理、归档。
第八条合同归档后，合同管理部门应当编制合同档案目录，并定期对档案进行清理、核对。
第四章合同档案的保管与利用第九条合同档案应当妥善保管，确保档案安全、完整。
1. 合同档案应当存放在防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中；2. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当遵守国家有关法律法规和公司内部管理规定；3. 合同档案的保管人员应当定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。
第十条合同档案的利用：1. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当由合同管理部门负责办理；2. 需要查阅、复制合同档案的单位和个人，应当向合同管理部门提出申请，并说明查阅、复制的原因；3. 合同管理部门应当在收到申请后，及时办理相关手续，并确保档案的完整性和安全性。
第五章责任与奖惩第十一条合同承办人、合同管理部门及其他相关部门应当严格遵守本制度，对违反本制度的行为，公司将依法依规进行处理。
公司的合同归档管理制度
第一章总则第一条为规范公司合同管理，确保合同归档工作的有序进行，提高合同档案的利用率，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同、协议、章程等法律性文件的归档管理。
第三条本制度遵循真实性、完整性、及时性、安全性原则，确保合同档案的准确、完整、安全。
第二章归档范围与分类第四条归档范围：1. 公司以法人名义签订的各类合同、协议、章程等法律性文件；2. 公司内部各部门之间，以及公司与其他单位、个人之间签订的具有法律效力的文件；3. 公司涉及合同管理的各类审批、备案、变更、解除等文件；4. 其他需要归档的与合同相关的文件。
第五条归档分类：1. 按合同类型分类：如采购合同、销售合同、租赁合同、劳务合同等；2. 按合同签订时间分类：如按年度、季度、月份等；3. 按合同业务部门分类：如采购部、销售部、法务部等；4. 按合同重要程度分类：如重要合同、一般合同等。
第三章归档程序第六条合同签订后，经办人应及时将合同文本及相关文件报送归档部门。
第七条归档部门收到合同后，进行初步审核，确认文件齐全、内容完整、符合归档要求。
第八条归档部门对合同进行分类、编号，并填写归档登记表。
第九条归档部门将合同及相关文件按照规定顺序排列，装入档案盒，并加盖档案章。
第十条归档部门对归档的合同进行安全保管，确保档案的完整、安全。
第四章查阅与利用第十一条合同档案的查阅需遵循以下规定：1. 合同查阅人需出示有效证件，填写查阅登记表；2. 查阅人需在归档部门指定地点查阅，不得擅自带走档案；3. 查阅人需爱护档案，不得损坏、涂改、乱画、乱写。
第十二条合同档案的利用需遵循以下规定：1. 利用人需向归档部门提出申请，填写利用登记表；2. 利用人需在归档部门指定地点利用档案，不得擅自复制、拍照、扫描；3. 利用人需爱护档案，不得损坏、涂改、乱画、乱写。
公司合同归档调阅管理制度
第一条为规范公司合同归档调阅工作，确保合同资料的完整、安全、有效利用，提高合同管理效率，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同资料的归档、保管、调阅及销毁工作。
第三条公司合同归档调阅工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同资料的完整性，不得遗漏任何重要信息。
2. 安全性原则：采取必要措施，确保合同资料的安全，防止丢失、损毁或泄露。
3. 有效性原则：确保合同资料能够在需要时迅速、准确地调阅。
4. 经济性原则：在保证安全和有效的前提下，尽量降低管理成本。
第二章归档第四条合同归档范围1. 公司与外部法人、自然人、其他经济组织签订的各类合同、协议、章程等；2. 公司内部各业务部门与外部签订的各类合同、协议、章程等；3. 公司内部各部门之间签订的各类合同、协议、章程等。
第五条合同归档要求1. 合同归档前，应确保合同内容完整、清晰，签字盖章齐全；2. 合同归档时，应按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类、编号；3. 合同归档资料应包括合同正本、附件、合同签订审批表、合同履行情况等相关文件。
第六条合同归档流程1. 合同签订后，签订部门应及时将合同及相关资料报送合同管理部门；2. 合同管理部门对合同资料进行审核，确保符合归档要求；3. 合同管理部门将审核通过的合同资料归档，并建立合同档案。
第七条合同调阅对象1. 公司内部各部门、子公司、分支机构；2. 公司外部合作伙伴、政府部门等。
第八条合同调阅程序1. 调阅人填写《合同调阅申请表》，明确调阅目的、合同名称、编号等信息；2. 合同管理部门对申请进行审核，确认调阅资格及合同资料是否齐全；3. 合同管理部门将审核通过的合同资料提供给调阅人；4. 调阅人应妥善保管调阅的合同资料，不得擅自复制、泄露；5. 调阅结束后，调阅人应及时将合同资料归还合同管理部门。
第九条合同调阅期限1. 一般合同资料调阅期限为30个工作日；2. 特殊情况需延长调阅期限的，调阅人应提前向合同管理部门提出申请。
合同归档管理制度
合同归档管理制度一、目的和依据二、适用范围本制度适用于公司内所有与合同管理相关的部门和人员。
三、归档责任1.合同管理员负责制定和推行合同归档管理制度，并监督执行；2.各部门负责对归档合同的准备工作，包括合同的整理、整版打印、盖章等；3.合同归档负责人负责合同的具体归档工作，包括合同的分类、编号、整理、建档等；4.公司领导对合同的归档工作进行监督和检查。
四、合同归档程序1.合同的准备合同在签订之前，负责合同管理的部门要与相关部门有关人员进行沟通和协调，确保合同的准备工作完善，包括合同正本的准备、签约人的确认、附件的完整性等。
2.合同的盖章依据公司章程和授权程度，由有权限的人员对合同进行盖章，确保合同的合法性。
3.合同的分类和编号公司可以根据合同的不同种类和内容，根据一定的分类标准对合同进行分类，然后为每个合同分配一个唯一的编号。
4.合同的整理与建档将合同按照分类和编号的要求进行整理，确保合同的完整性和可检索性。
然后将合同存放在专门的档案室或电子档案系统中，建立合同档案。
5.合同信息的登记对每份合同的基本信息进行登记，包括合同编号、签订日期、合同金额、签约人等信息，并建立合同信息的数据库，方便合同的查询和管理。
6.合同的保管与维护合同档案应妥善保管，防止遗失和损坏，并定期进行保管条件的检查和维护。
7.合同的销毁合同的销毁应按照法律法规及公司的相关规定进行，确保合同不再有效的情况下，及时销毁。
五、其他规定1.合同的查询与借阅在符合公司规定的前提下，有需要的人员可以向合同归档负责人进行查询和借阅合同，但要确保合同的完整性和安全性。
2.合同的备份对于重要的合同，应采取合适的方式进行备份，以防止合同的遗失和损坏。
3.合同风险评估偶尔对归档的合同进行风险评估，及时发现合同存在的风险，采取相应措施进行风险防范。
六、责任追究对于不按规定进行合同归档工作、造成合同遗失、损坏等行为的，将依据公司相关规定进行纪律处分。
合同档案归档管理制度范本
第一章总则第一条为规范公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案利用效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部各类合同档案的归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条合同档案归档工作应遵循以下原则：（一）统一管理，分级负责；（二）及时归档，安全保管；（三）规范整理，便于查阅；（四）确保完整，防止遗失。
第二章归档范围第四条合同档案归档范围包括：（一）公司对外签订的各类合同、协议、章程等；（二）公司内部各部门之间签订的各类合同、协议、章程等；（三）公司对外提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同；（四）公司对外投资、融资、租赁、担保等签订的合同；（五）公司对外捐赠、赞助、联营等签订的合同；（六）公司内部各部门之间发生的其他合同、协议、章程等。
第三章归档要求第五条合同档案归档应满足以下要求：（一）合同档案应齐全、完整，包括合同文本、附件、相关文件等；（二）合同档案的纸张、墨水等应符合档案保管要求；（三）合同档案的装订、装框、编号等应符合档案规范化要求；（四）合同档案的归档时间应遵循以下规定：1. 合同签订后，应立即归档；2. 合同履行过程中产生的相关文件，应在合同履行完毕后及时归档；3. 合同终止、解除或变更后，应将相关文件一并归档。
第四章归档程序第六条合同档案归档程序如下：（一）合同签订部门负责收集、整理合同档案，填写《合同档案归档登记表》；（二）合同签订部门将合同档案送交档案管理部门进行审核；（三）档案管理部门对合同档案进行审核、整理、编号、装订，并存档保管；（四）档案管理部门将合同档案信息录入档案管理系统，实现电子化管理。
第五章保管与利用第七条合同档案保管应满足以下要求：（一）档案管理部门应配备专门的档案保管设施，确保档案安全；（二）档案管理部门应定期对合同档案进行检查、整理，确保档案完整、准确；（三）档案管理部门应建立合同档案查询制度，方便相关人员查阅。
第八条合同档案利用应遵循以下规定：（一）查阅合同档案应经相关部门负责人批准；（二）查阅合同档案应填写《合同档案查阅登记表》；（三）查阅合同档案应遵守档案保密规定，不得泄露公司商业秘密。
合同如何归档管理制度
合同如何归档管理制度第一章总则为规范合同归档管理工作，确保合同文件的完整性、安全性和便捷性，提高合同管理效率，特制定本制度。
第二章合同归档管理的基本原则1. 实行集中归档管理原则，合同文件归档应统一存放在指定的合同档案室或电子归档系统中，并设立专门的管理人员负责合同文件的存储管理。
2. 实行分类管理原则，将合同文件按照涉及部门、类型、重要程度等因素进行分类、编号、归档，建立完善的档案目录结构，确保合同文件的检索和利用。
3. 实行规范操作原则，要求归档人员在进行合同归档管理时严格按照规定的程序和要求进行操作，确保合同文件的准确性和完整性。
4. 实行保密管理原则，要求归档人员在管理合同文件时要严格遵守保密法律法规，确保合同文件的安全性和隐私性。
第三章合同归档管理的责任部门和人员1. 合同归档管理的责任部门为企业档案管理部门，负责全面管理合同文件的归档工作。
2. 合同归档管理的具体负责人为企业档案管理员，负责具体落实合同文件的存储、检索、利用和销毁工作。
3. 合同归档管理的相关人员包括业务部门相关人员、财务部门相关人员和IT部门相关人员，负责协助档案管理员进行合同文件的归档工作。
第四章合同归档管理的操作流程1. 归档前准备：业务部门在签订合同后，应将合同文件按照分类要求进行整理和分类，并填写完整的合同归档登记表，确认合同的重要性和归档位置。
2. 合同归档：档案管理员按照合同文件的分类和编号要求，将合同文件按照规定的程序进行归档，确认合同文件的准确性和完整性。
3. 合同检索：业务部门需要查询合同文件时，应向档案管理员提出申请，并填写合同检索申请表，档案管理员根据要求查询相关合同文件并提供相关信息。
4. 合同利用：合同文件需要在业务中使用时，应向档案管理员提出申请，并填写合同利用申请表，档案管理员根据要求提供相关合同文件并确认使用情况。
5. 合同销毁：合同文件存档期限到期或者不需要保留时，业务部门应向档案管理员提出申请进行销毁，档案管理员根据规定程序和要求进行销毁。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
合同归档管理制度
1.目的
为进一步规范、加强集团各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。
2.适用范围
适用于集团（含集团下属各分/子公司）各类合同的管理。
3.职责
3.1 人力资源部是本制度制定的责任部门；
3.2 总裁办是本制度执行的监督部门；
3.3 各部门是本制度执行的责任部门。
4.分类管理（详见下表）
5.归档管理
5.1各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经集团领导审批签订并履
行完后，合同签订部门进行复印、扫描，原件（包括：《文件处理单》及相关附件）送至原件保管部门进行存档保管，复印件、扫描件由合同签订部门自行保管（如有多余原件，合同签订部门自行保管一份）；
5.2原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档
归档管理；
5.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录；
5.4市场运营中心（含分/子公司）的各类合同（非人事类），商务管理部
必须统一保管一份复印件及扫描件。
6.借阅管理
6.1合同查询先从部门内部进行查询，如无法查询，再到原件保管部门进行
查询（此条作为部门文件管理绩效考核的参考数据之一）；
1
6.2如需查询或使用原件，需填写《合同借阅申请单》（详见附件：《合同借阅申请单》）。
7.交接管理
7.1各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档），交接时需列《合同交接清单》；
7.2辞职或异动手续办理时，人力资源部需审核是否有附有《合同交接清单》
8.本制度由人力资源部制定，于2016年04月21日生效。
附件：《合同借阅申请单》
2
合同借阅申请单
申请部门申请人
借阅目的
借阅日期归还日期
部门负责人分管领导
注：1.此申请单由合同借出部门存档；
2.合同借阅归还后此单交还借阅人；
3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。
合同借阅申请单
申请部门申请人
借阅目的
借阅日期归还日期
部门负责人分管领导
注：1.此申请单由合同借出部门存档；
2.合同借阅归还后此单交还借阅人；
3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。
3。