如何召开专题协调会

如何召开专题协调会

1、会议目的

专题协调会是监理机构对日常施工过程中相关方的工作不衔接、存在矛盾或有摩擦，进行协调和落实，使相关方的活动步调一致，密切配合而召开的会议.

针对一些专项问题，如土建施工与设备安装的协调；消防、通信、绿化的协调；新建铁路、公路与地方交通、水系的衔接协调；技术难度较大的设计变更协调；工程延期和索赔等，总监或专业监理工程师应根据需要及时组织专题会议，协调解决。此外，各参建单位均可向监理机构书面提出召开专题协调会议的动议。动议内容包括：协调事项，与会单位、人员几召开时间。经总监理工程师与有关单位协商，取得一致意见后，由总监理工程师签发召开专题协调会的书面通知。

2、会前准备

专题协调会前，监理工程师要进行调查研究，对所要协调的问题要充分了解，做到心中有数。不开无准备的会，也不开无明确议题和议题过多的会议。

专题协调会要先发通知，让入会者会前有所准备。如果粮草未备兵马先行，临时通知开会，肯定是难以解决问题的。通知应说明开会的地点，会议开始和持续时间，需要参加会议的人员及注意事项以及需要准备的文字材料。使每一次现场会议对承包商和工程师都有所收益和帮助，

专题协调会要讲究参加对象。除当事人代表外，可邀请有关方面的专家、权威或领导参加，当事人代表人数不宜过多，人多了，七嘴八舌，观点各异，给协调带来难度。

3、召开会议

会议应在友好的气氛中进行，会上应使每个人都有发言的机会，监理工程师要认真听取每个人对问题的分析与意见或建议。要善于综和总结，集中大家的意见，取得一个大家认同的解决办法。

协调会切忌辩论不休，不然有伤和气，影响协调工作。会上应尽量避免在众多人员中争论费用问题，费用问题可留待会后小范围商谈。

会议安排要紧奏，要保持会议严肃、活泼的气氛，以增加与会者责任感和亲切感。

协调会一定要议而有决，形成会议纪要签发各单位，以遵照执行。即使不发

会议纪要，也要作好会议记录。

主持协调会议要点：

（1）要有自信，确信自己能对任何冲突产生积极的影响，用直接坦诚和适当的方式表达自己的意见、要求和愿望；

（2）消除沟通障碍，尽量了解他人感受，鼓励畅所欲言。但要限制具有威胁性和挑衅性的行为；

（3）不要立即和盘托出自己的整个方案。先提一个概要，并说明你的支持材料，寻求有益的评论和支持。

（4）认真倾听，不要随意打断他人的讲话。对不同的意见或观点表示尊重和理解；

（5）化整为零，各个击破。对于复杂的问题，可分解成若干个容易处理的小问题，循序渐进，各个击破，逐步走向问题的核心。

3、会后的监督和落实

协调会议的召开有特定的目的，但绝不是为了开会而开会，会议过后的行动才是会议的目的。会后，监理工程师必须加强对相关单位是否采取措施，积极落实会议达成的共识或纪要，措施是否得力等进行监督。收集汇总会议纪要落实情况，没有达到要求的应督促其落实，有的甚至要召开后续会议。

四、后续协调会

有些问题不是一次协调会能解决的，还必须召开后续协调会。后续协调会是在第一次协调会的基础上进行的，主要内容为：

1、略述前次会议讨论的内容

主持人首先略述前次会议对问题的讨论，包括大家同意采取的行动；简述时要清楚明确，只提出以往讨论的重点。对于没有解决好的问题，要对事不对人，针对问题，可以维护各方的自尊。可明确指出时间、地点、情况等资料，并强调事情的严重性。

2、指出不足之处

主持人指出需要协调的问题仍然存在，要求相关方作出解释。

并引用明确的资料，显示仍然需要解决的问题。并清楚的指出对协调工作的要求，说明未达到目的的地方。监理工程师应该保持客观、实事求是的态度，说明自上次协调会以来相关方所做的工作和会议的要求存在的差距，要求做出解释。要听取相关人员的解释、找出

工作没有改善的原因。最佳的方法就是采用开放式的讨论即提出“怎么样”、“为什么”、“什么人”、“什么时候”等问题，引导讨论。监理工程师应专心倾听，不要妄下判断。并以谅解的态度回应各方的解释。或许有合理的原因，可能上次讨论时，大家同意的解决方法不可行；或者某些因素没有考虑到；或者情况有变等等。心平气和的讨论，有助协商解决问题。

3、商讨可行的解决办法

对于未解决或未完全解决的问题，征询大家的意见，找出可行的解决方法，订下具体的行动。经过讨论要让大家知道问题是可以解决的。要增强大家的自信，促使各方更积极的解决问题。对于参与各方提出的意见，监理工程师要避免评论。当各方提出所有意见后，再补充你的看法，然后简要复述一次，确保各方明白所讨论的内容。然后找出各种不同的解决方法，最后认可一个可行的解决办法。

4、协定应采取的行动及跟进日期

办法确定之后，然后订下跟进的日期，显示监理工程师的认真态度，希望大家能按会议要求解决问题。监理工程师总结时应明确指出，再作讨论的目标是要解决问题，防止问题再次发生。希望大家以正确的方法做事，达到既定的目标；并要注意安全，以理智的态度处事，避免节外生枝，影响协调工作的顺利进行。

摘自刘尚温《工程建设组织协调》中国水利水电出版社、知识产权出版社2007