试论电子档案的移交与接收管理
电子档案移交与接收办法
电子档案移交与接收办法第一章总则第一条为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
第三条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。
档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。
第二章电子档案移交第五条属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。
第六条档案移交单位一般自电子档案形成之日起年内向同级国家综合档案馆移交。
对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。
涉密电子档案移交时间另行规定。
第七条电子档案移交的基本要求：（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于的封装方式组织档案数据；（二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；（五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存年。
第八条电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。
第九条电子档案的移交可采用离线或在线方式进行。
第十条离线移交电子档案应当满足下列基本要求：（一）移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求；（二）移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒；（三）移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测；（四）存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签（标签的标注方法见附件）；（五）移交载体内电子档案的存储结构见附件。
电子档案移交和接收管理办法
电子档案移交和接收管理办法
一、总则
为规范电子档案的移交和接收管理，确保电子档案的完整性和安全性，提高档案管理工作效率，特制定本办法。
二、电子档案移交的内容和方式
1. 移交单位应提供包括但不限于以下内容的电子档案：电子文件、元数据、检索工具、文件格式说明等。
2. 移交单位应将电子档案按照规定格式整理和打包，并在移交清单中详细列明档案名称、数量、大小、存放位置等信息。
3. 移交单位应将电子档案以数据传输或移动存储设备的方式进行传递，确保数据在传递过程中的安全和完整性。
三、电子档案接收的验收和管理
1. 接收单位应在接收到电子档案后，及时进行验证，确认电子档案的完整性、准确性和安全性。
2. 接收单位应将验证的结果记录在验收报告中，并及时通知移交单位，要求移交单位对存在问题的电子档案进行整改。
3. 接收单位应建立完善的档案管理系统，确保接收到的电子档案能够得到有效的管理和利用，保障档案信息的准确性和可靠性。
四、电子档案移交和接收的监督和评估
1. 相关部门应当对电子档案的移交和接收过程进行监督和检查，确保各项管理措施得到有效落实。
2. 定期对电子档案移交和接收的工作进行评估，及时发现问题并提出改进意见，推动电子档案管理工作的持续改进。
五、附则
本办法自颁布之日起正式实施，如有需要，可根据实际情况进行调整和修改。
上海市电子档案移交和接收管理办法
上海市电子档案移交和接收管理办法第一章总则第一条为了规范电子档案移交与接收工作,确保电子档案真实完整、安全可靠、长期可用,根据《上海市档案条例》和国家档案局《电子档案移交与接收办法》,制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
本办法所称电子文件，是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
第三条凡本市立档单位向国家综合档案馆移交电子档案及档案馆接收电子档案适用本办法。
第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。
档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。
第五条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
第六条国家综合档案馆接收电子档案的范围，参照国家和本市有关档案进馆范围的规定，包括记录各单位核心业务和重要工作成果的文书、科技、专业、音像等类电子档案。
第七条属于接收范围的电子档案一般自形成之日起5年内向国家综合档案馆移交。
对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。
第二章电子档案的移交第八条电子档案的移交应当符合以下基本要求：（一）电子档案的元数据和目录文件应与电子档案一并移交，并与电子档案建立关联关系，电子档案的存储结构见附件1。
（二）电子档案有纸质等异质载体的，应当在目录文件中记录相关信息，异质载体的移交时间、整理要求按照国家和本市现有的档案移交规定执行。
（三）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案一般应当解压缩后移交。
（四）移交单位应当将已移交的电子档案在本单位备份保存至少5年。
第九条电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。
第十条电子档案的移交类型和格式要求：（一）文书类。
电子档案移交与接收办法（国家档案局档发[2012]7号）
![电子档案移交与接收办法（国家档案局档发[2012]7号）](https://img.taocdn.com/s3/m/2f63aac1b9f67c1cfad6195f312b3169a451eae3.png)
电子档案移交与接收办法（国家档案局档发[2012]7号）电子档案移交与接收办法（国家档案局档发[2012]7号2012年8月29日印发）第一章总则第一条为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
第三条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。
档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。
第二章电子档案移交第五条属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。
第六条档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。
对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。
涉密电子档案移交时间另行规定。
第七条电子档案移交的基本要求:（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于的封装方式组织档案数据；（二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；（五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。
第八条电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。
第九条电子档案的移交可采用离线或在线方式进行。
第十条离线移交电子档案应当满足下列基本要求：（一）移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求；（二）移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒；（三）移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测；（四）存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签（标签的标注方法见附件1）；（五）移交载体内电子档案的存储结构见附件2。
电子文件归档与移交
件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保 存。所以，在填写归档电子文件登记表时，必须注 明文件版本，以便今后对电子文件进行读取。
电子文件归档与移交
文件格式
v 《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）中要 求：1、文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。而 我们大多采用微软办公软件WORD来处理文字，所以其格式 为DOC。而采用金山公司WPS文字处理软件的，其格式为 WPS。2、扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。我们 要求采用JPEG格式。JPEG也就是通常的JPG格式。3、视频 和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。我们要求采 用AVI格式，较清晰。4、音频电子文件以WAV、MP3为通 用格式。我们要求采用MP3格式。
电子文件归档与移交
四、注意事项
v 一是文件版本。 v 二是文件格式。 v 三是归档电子公文的鉴定和销毁。 v 四是DVD光盘的日常维护。 v 五是归档后的电子公文的保存。
电子文件归档与移交
文件版本
v 这里所讲的文件版本，通俗点讲是指移交的归档电 子文件是用什么年代，什么公司生产的处理系统形 成的。
电子文件归档与移交
DVD光盘的日常维护。
v 归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 v 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压，每隔几个月就转
动一下盘片，防止盘片变形。 v 存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 v 环境温度选定范围：17度至20度；相对湿度选定范围：百
分之三十五至百分之四十五。 v 光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于百分之
电子文件归档与移交
电子文件的归档与移交
上海电子档案移交和接收管理办法
.上海市电子档案移交和接收管理办法则总第一章确保电子档案,第一条为了规范电子档案移交与接收工作根据《上海市档案条例》和国,真实完整、安全可靠、长期可用制定本办法。
,家档案局《电子档案移交与接收办法》本办法所称电子档案，是指具有凭证、查考和保存第二条价值并归档保存的电子文件。
社会组织或个人在履本办法所称电子文件，是指国家机构、行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
凡本市立档单位向国家综合档案馆移交电子档案及第三条档案馆接收电子档案适用本办法。
各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接第四条档案移交单位和各级国家综合档案馆应收工作进行监督和指导。
当切实履行电子档案移交和接收职责。
移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和第五条涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安安全可用；全的要求。
..国家综合档案馆接收电子档案的范围，参照国家和第六条包括记录各单位核心业务和重要本市有关档案进馆范围的规定，工作成果的文书、科技、专业、音像等类电子档案。
年内5第七条属于接收范围的电子档案一般自形成之日起可以适当对于有特殊要求的电子档案，向国家综合档案馆移交。
延长移交时间。
电子档案的移交第二章电子档案的移交应当符合以下基本要求：第八条（一）电子档案的元数据和目录文件应与电子档案一并移。
1电子档案的存储结构见附件交，并与电子档案建立关联关系，应当在目录文件中记电子档案有纸质等异质载体的，（二）整理要求按照国家和本市现异质载体的移交时间、录相关信息，有的档案移交规定执行。
压缩采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，（三）的电子档案一般应当解压缩后移交。
移交单位应当将已移交的电子档案在本单位备份保存（四）年。
5至少..电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子第九条档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。
电子档案的移交类型和格式要求：第十条（一）文书类。
新时期建设工程电子档案的移交与接收工作探析
新时期建设工程电子档案的移交与接收工作探析摘要：随着信息技术的发展，档案形态发生了重大变化，原生电子档案代替纸质档案已是大势所趋，给档案移交与接收工作带来了巨大的挑战。
建设工程电子档案是指从工程项目开始至竣工结束形成的电子档案资料，涉及电子文件及元数据，采用电子媒介的形式进行传输与保存。
关键词：新时期；建设工程；电子档案引言近年来我国大力推广工程电子档案，各省档案馆也陆续开始试行电子档案接收工作。
不过，目前对于建设工程电子档案的研究较少，相关制度、系统、流程等仍不清晰，不利于档案一线深入推进相关业务，因此梳理建设工程电子档案的移交与接收方法具有重要的现实意义。
1电子文件的特点电子文件具备以下几个特点：（一）信息的非人工识读性。
电子文件采用二进制语言，不能作为物理文件直接读取和理解。
此外，在传输和存储只能通过特定计算机程序解码读取的数字信息时，可以采用加密、压缩和其他方式处理。
（二）对软件、硬件和标准系统的依赖。
当归档系统采用了不同架构的计算机系统，或者在编程时采用了不同的编程语言和系统框架，这个时候不同系统生成的文档就会存在不兼容的问题。
对于这种情况，对文档进行修改或者应用时，必须对文档进行格式转换并保存源文件，防止合并时出现乱码或者无法阅读的情况。
（三）可区分媒体内容和形式。
电子文档依附于计算机系统，因此更改便捷性较高，并非通过单一关系依附于媒体。
也就是说，电子文档可以保证其内容不改变的情况下，在多种媒体中进行阅读和更改操作。
（四）信息的可变性和不可靠性。
电子信息便捷性给归档带来了便利的同时，也让整体的信息变得容易更改，只要打开文档即可进行便捷更改，因此导致文档信息可变性比较高。
另外，电子文档的安全性虽然高于传统文档，但电子文档也存在受损的情况，一旦存储方法和操作方法不当，或原始系统出现异常，都有可能对电子文档造成影响，改变其原始信息。
这种可变性也对电子文件归档管理质量提出了新的要求，必须采取对应措施进行有效防范，保证信息的原始性。
电子档案移交与接收办法(国家档案局档发[2012]7号)
![电子档案移交与接收办法(国家档案局档发[2012]7号)](https://img.taocdn.com/s3/m/42ec0c07ddccda38366baf33.png)
电子档案移交与接收办法（国家档案局档发[2012]7号 2012年8月29日印发）第一章总则第一条为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
第三条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。
档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。
第二章电子档案移交第五条属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。
第六条档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。
对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。
涉密电子档案移交时间另行规定。
第七条电子档案移交的基本要求：（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于的封装方式组织档案数据；（二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；（五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。
第八条电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。
第九条电子档案的移交可采用离线或在线方式进行。
第十条离线移交电子档案应当满足下列基本要求：（一）移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求；（二）移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒；（三）移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测；（四）存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签（标签的标注方法见附件1）；（五）移交载体内电子档案的存储结构见附件2。
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试论电子档案的移交与接收管理
作者：韦彩凤
来源：《办公室业务》 2017年第4期
【摘要】近年来，国家在电子档案的移交和接收上出台了相应的规范，但是在电子档案的
移交和接收管理中仍然存在有一定的问题。
本文就这些问题进行了分析，并提出了改进的措施，以期可以促进电子档案的移交与接收管理工作的发展。
【关键词】电子档案；移交；接收
伴随着社会的发展进步，办公自动化软件以及各种业务软件的使用越来越广泛，因此产生
了大量的电子档案。
对于纸质档案，通过多年的发展，其移交与接收管理已经变得较为规范。
而对于电子档案来讲，因为其出现的时间并不是很长，在其移交与接收上都还有很多可以进行
改进的地方。
一、当前电子档案移交与接收管理过程中存在的问题（一）管理方式没有做到因地制宜，
同时存在权责不清的情况。
当前各个单位的电子档案基础情况并不统一，同时对于电子档案的
重视程度也存在有差别，而且在人员配置上也是存在很大的差别。
但是电子档案的移交和接收
管理工作中却没有考虑到这些情况，没有做到因地制宜，无论是什么单位在电子档案的移交和
接收管理中都采用的是相同的手段。
同时还有很多的单位，因为没有适合本单位的电子档案管
理手段，导致了在电子档案袋移交与接收工作之中出现了权责不清的情况，出现问题时相互推诿、消极怠工，很多时候不知道自己应该做什么。
（二）缺乏熟悉电子档案业务的专业人才。
从当前的档案工作来看，很多单位中档案工作
人员的年龄结构不够合理，存在较为严重的断层情况。
一方面现有的老档案工作人员，他们的
业务技能都较为单一，对于纸质档案的管理他们可以做得非常好，但是对于电子档案则很多表
现得较为消极。
在另一个方面，很多年轻的档案管理人员，虽然能够熟练地使用计算机以及网络，但是却不熟悉传统纸质档案的归档流程。
因此，短时间内复合型人才的缺乏会阻碍电子移
交和接受管理工作的有效开展。
（三）对电子档案缺乏良好的安全意识。
很多档案工作人员因为对电子档案不够了解，导
致他们很难做好电子档案在移交和接收管理中的保密工作，特别是对于那些涉密电子档案不知
道应该采取何种保密手段，也认识不到泄密的后果。
还有一些档案，没有明确电子档案信息安
全责任人，对于移交和接受过程中的信息安全检查不足，在电子信息档案的安全管理上缺少资
金以及硬件的投入。
二、做好电子档案的移交与接受管理工作的对策
（一）建立起完善的责任管理机制。
电子档案的移交和接收工作并不是某一个部门的工作，而是多个部门共同参与、协作的工作。
所以完善的责任管理机制对于改善电子档案的移交与接
收工作是相当重要的。
通过完善的电子档案移交与接收管理机制，可以有效提高电子档案移交
与接收管理工作效率。
各个单位，需要结合本单位的实际情况，通过合理的分责来实现电子档
案移交与接收管理工作的制度化、程序化。
使得电子档案移交与接收管理工作更加符合单位的
实际情况，这将有助于单位档案管理人员清楚地认识到在电子档案移交和接收的每一环节需要
做什么、需要注意什么。
同时，完善的责任管理机制还有助于在提高电子档案移交与接收管理
工作效率的同时，减轻档案工作人员的工作量，为电子档案的数据准确性和安全信息提供更好
的保护。
（二）做好宣传与培训工作。
要做好电子档案移交与接收管理工作，就需要有一支优秀队
伍的支持。
为此，需要通过良好的宣传工作来增强相关档案人员对电子档案的认识，明确电子
档案工作的实际意义。
各个单位的档案管理人员需要通过拓展工作模式，利用电话沟通，网络
解答等多种方式来获得电子档案移交与接收管理工作的各种信息，增强对电子档案移交与接收
管理的认识。
与此同时，还需要加强对单位中专职和兼职档案工作人员的培训力度，积极开发多种培训
模式，对单位中的档案工作人员采用现场上机操作、面对面讲解等多种方式，让他们尽快地掌
握电子档案移交与接收管理的具体流程。
同时还需要通过下发相关的文件、制作相应的课件和
光盘等方式来为专职和兼职档案工作人员提供自学的材料，尽可能地培养出一批能够满足电子
档案移交与接收管理工作要求的人才。
（三）做好电子档案移交与接收管理工作中的安全防控措施。
打造完善的安全防范机制。
必须要针对电子档案移交与接收管理工作的特点来建立起科学有效的安全防范机制。
形成完善
的电子档案移交与接收保密制度。
同时，还需要通过电子档案安全保密教育来改善档案工作的
安全防范意识，并让他们掌握安全防控的方法。
使得他们能够主动在电子档案移交与接收管理
工作中做好安全保密工作。
同时，还需要成立起信息安全小组，专门负责电子档案的安全管理
工作。
定期对电子档案移交与接收管理工作中的安全工作进行检查验收，并制定存储介质相关
的安全使用管理规定，通过规范的使用方法以及严格的保管制度来确保电子档案移交与接收管
理的电子档案信息安全。
三、结语
电子档案移交与接收工作并不是一个很容易完成的简单过程，而是一项系统性的工程。
想
要做好这项工作，就需要制度理念的不断更新与完善，需要各方面共同努力。
为此，我们除去
做好上述工作外，还需要继续加强对电子档案移交与接收管理工作的研究。
【参考文献】
[1]姜新.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].中国管理信息化,2015(23):167-168.
[2]陈永生,侯衡,苏焕宁,杨茜茜.电子政务系统中的档案管理:文件归档[J]. 档案学研
究,2015(03):10-20.。