电子文件归档管理办法
电子文件归档与管理暂行办法
电子文件归档与管理暂行办法为了适应我校信息化建设的需要，进一步规范电子文件归档与管理工作，依据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》（GB∕T18894∙2002）等法律法规，特修订本办法。
一、基本原则（-）凡是学校各单位在教学、科研、管理以及其它职能活动中直接产生的、并具有查考利用价值的电子文件，均应列入电子文件归档与管理范围。
（二）40个归档单位所形成的电子文件自形成之时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。
（三）各单位要严格执行“双轨制”要求，在提供电子文件归档的同时，必须提供相应的纸制文件一并归档。
二、组织管理（-）学校各单位分管档案工作的负责人对本单位的电子文件归档工作负总责，并由兼职档案员任电子文件管理员,负责本单位电子文件的收集、积累、归档与移交工作。
为了保证电子文件的真实性、完整性和有效性，各单位要建立严格的管理制度，将电子文件的整理归档工作纳入本单位兼职档案员的岗位职责。
（二）学校档案馆是学校管理电子文件的归口单位，负责归档电子文件的集中保管与利用工作，并安排专门人员对学校各单位电子文件的形成、积累、鉴定、归档工作实行监督检查和业务指导。
同时，要更新使用好现有的档案管理系统，逐步实现网上档案信息资源共享。
（三）学校各单位在开发或改造本单位信息管理系统时,应事前与学校档案馆协商，对学校档案馆出于维护电子文件真实性、完整性和有效性与提高管理效率为目的而提出的电子文件“实时捕获”接口等合理要求，应给予充分的重视和采纳。
三、电子文件类型及收集积累相关要求（一）电子文件类型电子文件稿本类型可分为草稿、定稿和正式电子文件。
其类型代码分别为：M—草稿性电子文件；U一非正式电子文件；F—正式电子文件。
电子文件格式类型可分为文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件、计算机程序文件和数据库文件。
其类型代码为：T—文本文件；I—图像文件；G一图形文件；V一影像文件；A一声音文件；O—超媒体链结文件；D—数据库文件；P—程序文件等。
电子文件归档制度
电子文件归档制度
1、电子文件是馆藏数字档案最主要的来源，档案馆实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，重要文件的电子文件与纸质文件同时保存，保证电子文件与纸质文件相符，并建立相互关联的标识；
2、电子文件一旦定稿后，要即时将电子文件集中保存在符合安全要求的电子存储器中；
3、电子文件积累工作要在日常工作中同步进行，并由专（兼）职档案人员负责收集；
4、形成和收集的电子文件每季度移交单位档案工作人员集中整理，并建立数据库，于每年12月31日前完成归档工作；
5、采取有效措施保证电子文件存储安全、可靠、防止失散；
6、保证电子文件的真实性、完整性和有效性；
7、电子文件要及时制作备份，并脱机保存，防止因各种故障丢失电子文件；
8、归档时要收集与电子文件有关的数据、软件等条件一同归档保存；
9、档案人员要定期检查电子文件管理情况，发现的问题要及时处理，避免造成档案资源的损失；
10、电子文件要经过严格检测，经过杀毒处理方能归档保存；
11、用于档案管理的电脑不能上网，并要建立防火墙，一般情况下不得使用其它磁盘，以免感染病毒。
公司电子文件归档与电子档案管理办法精选3篇
公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。
第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。
其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。
部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。
（2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。
（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。
（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。
电子文件的归档保管制度
电子文件的归档保管制度为加强电子文件的管理，保障电子文件的安全、完整、真实和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本制度。
一、电子文件归档范围本制度所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。
二、电子文件归档管理体制（一）电子文件归档实行集中统一管理。
各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。
（二）综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。
（三）各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本科室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。
三、电子文件归档要求（一）电子文件从产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。
（二）电子文件归档应保证其完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。
（三）归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。
四、电子文件归档方式（一）电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。
（二）各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。
（三）归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。
五、电子文件的移交与保管（一）各形成部门一般应在每年六月底前将上年度应归档的电子文件向档案部门移交。
公司电子文件管理制度归档
一、总则为了加强公司电子文件的管理，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有电子文件的归档、保管、利用和销毁等工作。
三、电子文件定义电子文件是指以电子形式存储、处理、传输的各类文件，包括文字、图像、音频、视频等。
四、电子文件归档1. 归档范围公司各部门产生的具有保存价值的电子文件，包括但不限于：（1）公司规章制度、发展规划、年度计划等政策性文件；（2）项目合同、协议、报告、总结等业务文件；（3）财务报表、审计报告、税务申报等财务文件；（4）会议记录、通知、纪要等行政管理文件；（5）人事档案、培训记录、考核评价等人力资源文件；（6）其他具有保存价值的电子文件。
2. 归档时间电子文件形成后，应在形成之日起30个工作日内完成归档。
3. 归档方式（1）纸质文件扫描归档：将纸质文件扫描成电子文件，按照文件类别和形成时间进行整理、归档。
（2）电子文件直接归档：对于已经以电子形式形成的文件，按照文件类别和形成时间进行整理、归档。
五、电子文件保管1. 保管地点电子文件应存储在公司指定的电子文件服务器或备份设备上，确保数据安全。
2. 保管期限电子文件的保管期限按照国家档案法律法规及公司规定执行。
3. 保管要求（1）定期检查电子文件服务器或备份设备，确保设备正常运行；（2）定期备份电子文件，防止数据丢失；（3）确保电子文件的安全性和完整性，防止未经授权的访问、修改和泄露。
六、电子文件利用1. 利用原则（1）合法合规：遵循国家法律法规及公司规定，确保电子文件利用的合法性；（2）保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密和公司内部信息的电子文件，实行保密管理；（3）方便快捷：为用户提供便捷的电子文件查询、检索和借阅服务。
2. 利用方式（1）内部查阅：公司员工在履行工作职责时，可查阅相关电子文件；（2）外部查询：根据法律法规及公司规定，允许外部单位或个人查阅相关电子文件。
电子档案管理办法
电子档案管理办法为加强电子文件和电子档案的管理，根据《XX市归档电子文件管理规范》的规定，结合实际情况，制定本制度。
一、归档范围凡是反映本机关工作，具有保存价值的电子文件均属归档范围。
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
包括数据类文件和程序类文件。
数据类文件的收集，按国家关于纸质文件归档的有关规定执行。
程序类文件包括相关支持软件，即操作系统、语言处理系统及用户程序等。
二、归档管理要求（1）电子文件的存储载体：一次写光盘。
（2）档案室要履行归档电子文件归口管理的职责，对归档电子文件定期检查，按照归档电子文件保管环境的要求，严格执行管理制度。
（3）档案室应及时对归档电子文件进行登记、建立目录和统计台帐，目录中要注明相应纸质档案的档号，同时将相应的电子文件机读目录、归档说明、电子文件登记表一同归档。
（4）应使用记录层材料耐久、反射层为金色的光盘作为归档电子文件的存储载体。
（5）档案室在接收电子文件之前应进行检验，检验不合格者，应退回形成部门，电子文件移交时应填写移交目录一式两份，双方签字（盖章）。
移交结束后，形成部门应将存有归档电子文件的载体保存至少一年。
（6）归档电子文件应保存一式三套，一套封存保管（A），一套供查阅利用（B）。
第三套异地备份保存（C）。
（7）应采用防磁柜、光盘存储柜和密集架等装具来保管归档电子文件。
三、利用与鉴定（1）归档电子文件的利用应遵守保密规定，采取稳妥的安全保密措施。
（2）参照国家有关纸质档案保管期限和密级的有关规定对归档电子文件进行鉴定，形成记录材料和鉴定报告，永久保存。
（3）在销毁过程中应对存储过机密信息的载体进行彻底销毁，对网络中传递的机密信息彻底清除。
本办法由XX市市场监督管理局办公室负责解释。
本办法自公布之日起施行，与国家有关规定发生矛盾时，以国家规定为准。
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度电子文件归档与电子档案管理制度1. 引言电子文件的快速增长和电子档案管理的复杂性使得一个健全的电子文件归档和档案管理制度成为一个组织中不可或缺的一部分。
本文将介绍一个电子文件归档与电子档案管理制度的制定和实施。
2. 目标电子文件归档与电子档案管理制度的目标是确保组织能够高效地管理其电子文件和档案，保证文件的可访问性、完整性和安全性，并满足合规要求。
3. 制度内容3.1 电子文件归档原则标准化命名规范：制定明确的文件命名规则，包括文件名格式、日期格式、部门代码等，以确保文件能够被轻松地识别和分类。
文件分类与归档规则：确定不同类型文件的分类方法，建立文件目录结构和归档规则，以便于文件的查找和管理。
文档版本控制：确保文档的版本唯一性和可追溯性，为文档修改和更新提供准确的历史记录。
3.2 电子档案管理流程文件收集与整理：明确文件的来源和格式要求，并建立文档接收流程，确保文件能够及时收集，并根据相关规定进行整理。
文件存储与备份：确定合适的电子存储介质和存储设备，定期进行备份，以防止文件的丢失和损坏。
权限管理与审计：建立权限管理机制，以确保只有授权人员能够访问和修改文件，同时开展定期的安全审计，发现并纠正潜在的安全风险。
3.3 电子档案保护与合规性数据安全措施：确保文件的机密性和完整性，采取数据加密、网络安全等措施，防止非授权人员访问和篡改文件。
合规性要求：遵守相关法律法规和标准，如隐私保护法、电子数据保存法等，确保电子文件的合规性和法律效力。
灾难恢复计划：建立灾难恢复计划，针对可能发生的系统故障、网络中断等情况，制定恰当的应急措施，尽快恢复档案系统的正常运作。
4. 制度实施4.1 培训和宣传制定电子文件归档与电子档案管理制度后，组织应组织相关培训和宣传活动，确保所有人员了解并遵守制度要求。
4.2 系统建设与运营为了支持电子文件归档与电子档案管理制度的实施，组织应购置合适的电子档案管理系统，并定期维护和更新系统，确保其正常运行。
电子文件归档与电子档案管理办法
电子文件归档与电子档案管理办法第一章总则第一条为适应紫金矿业集团股份有限公司（以下简称“集团公司”）档案信息化、数字化建设需要，规范集团公司电子文件的归档与电子档案管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文件的安全，发挥电子文件的凭据参考、便捷检索与高效利用作用，依据国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》（国标GB/T18894-2002），结合集团公司实际，特制定本办法。
第二条本办法适用于集团公司各部室、各单位从事生产、经营、管理、投资融资、项目建设、地质勘查、教育培训、科研试验、工程设计等活动中产生的电子文件的归档与电子档案管理。
第三条基本术语解释（一）电子文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
（二）电子档案，指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
（三）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
第四条集团公司已经利用计算机或计算机网络开展办公自动化或信息应用业务管理，各单位、各部室应和信息部充分合作，使各应用系统具备与数字档案管理系统归档无缝连接接口。
各单位要实现对电子文件生命周期的全部管理活动实行有效控制，实现公文和文档流程化管理，实现电子文件的逻辑归档及在线管理与利用，使用集团公司统一推广的数字档案管理系统开展电子档案管理工作。
第五条以电子文件形式记载集团公司秘密的载体在制作、收发与传递、使用、保存和销毁时，应严格按照集团公司《保密制度》的规定执行。
第六条各单位档案部门配置的计算机等数字设备和应用软件，必须能有效读取归档的电子文件。
电子文件形成单位及集团公司信息部应积极协助和支持集团公司各级档案部门开展电子文件归档管理的日常监督、指导及电子档案的保管、利用等项工作。
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电子文件归档管理办法第一章总则第一条为了加强科技大学电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。
根据人民国标准《电子文件归档与管理规》以及省市管理规，特制订本办法。
第二条本办法规定需要归档的电子文件包括各立档单位在管理、教学、科研等活动中产生的，具有保存价值的电子文件。
第三条基本术语解释（一）电子文件：以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取，并可在通信网络上传输的文件。
（二）电子档案：利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。
（三）真实性指按规定对电子文件的容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
（四）完整性指电子文件的容信息、背景信息、元数据等无缺损。
（五）有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
（六）逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
（七）物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
第二章电子文件归档的管理体制和职责第四条电子文件形成单位应加强对电子文件的归档管理工作，要将电子文件的收集、鉴定、检验、整理、归档、保管和利用等工作纳入机关文书处理和档案管理程序之中，要明确此项工作的分管领导，建立适应本单位实际的工作制度和工作网络。
第五条电子文件从形成时就要有格的管理制度和技术措施，并专人负责归档工作。
电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前由形成部门负责，归档后由档案馆负责。
第六条电子文件的管理应明确职责，责任到人。
电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，由形成部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，由档案馆负责。
第七条归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。
档案馆要配备与业务部门相互兼容的、有足够容量和处理能力及相对安全的系统设备，确保归档电子文件的有效识读。
第三章电子文件的收集第八条收集围：凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均属收集围。
按照电子文件的信息类型包括：（一）字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。
（二）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。
（三）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。
（四）影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。
（五）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。
（六）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。
（七）数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。
（八）超文本文件：主要指已组织成网（WEB）的信息文件。
（九）计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。
（十）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。
第九条收集要求：(一)归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在容及相关描述上保持一致。
（二）在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。
（三）各单位应依据本标准以及纸质文件的归档围，结合实际情况，积极配合档案馆做好电子文件的收集归档工作。
第四章电子文件的归档程序第十条归档要求（一）文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档，定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档，并按档案管理的要求进行登记。
（二）归档电子文件应按“件”进行管理。
一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理，如：正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。
（三）电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档围的电子文件，著录并填写《归档电子文件登记表》（见附录1）。
归档电子文件应逐件编目。
（四）文件形成部门应将经过检验的电子文件和《归档电子文件登记表》保存在脱机载体上。
（五）档案馆应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》（附录2）。
第十一条归档法(一) 一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中，视文件数量，跨年度电子文件也可拷入一盘载体中。
（二）本标准推荐采用只读光盘作为归档电子文件的保存载体。
禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体，但可以作为短期备份或迁移。
归档后的电子文件的载体应设置成禁止写状态。
（三）存储电子文件的装具上应贴有标签，注明电子档案号、归档年度、盘号等（见附录3）。
第十二条归档时间逻辑归档随时归档，物理归档原则上参照纸质文件归档时间进行。
第五章电子文件的归档标准第十三条电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性：（一）字处理文件1．TXT、XML、WORD、EXCEL、PDF文档可以作为电子档案直接存储。
2．WPS、RTF等文档作为电子档案存储时应转换一套XML文档或PDF、WORD文档同时存储。
3．对于其它类型的文档，如果无法转换为XML、PDF格式则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
（二）图像文件1．TIFF、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。
2．其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。
3．对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
4．由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。
（三）图形文件1．图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。
2．归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，对相关软件及各种数据信息一并存档。
（四）影像文件1．MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。
2．对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存档。
（五）声音文件1．WAV、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。
2．对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
（六）多媒体文件1．多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。
2．多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存档。
（七）数据库文件1．DBF格式数据库文件可以作为电子文件直接存储。
2．对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
（八）超文本文件1．超文本文件包含的信息较多，存储时注意数据的完整性。
2．信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。
3．超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存档。
（九）计算机程序1．计算机程序可以作为电子档案直接存储。
2．计算机程序依赖的软、硬件平台说明应一并归档。
（十）数据文件1．数据文件的类型较多，包含以上所示的多种类型，具体类型的存储办法参考以上各类型的存储办法。
2．数据文件应对数据来源进行说明并一同归档。
第十四条在符合软、硬件平台条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。
第十五条电子档案中涉及的口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并归档。
第十六条保存与纸质等档案容相同的电子档案时，要与纸质等文件之间互相建立准确、可靠的标识关系。
第十七条用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的电子档案，如果采用非标准算法，则应将相关软件一并归档。
第十八条计算机系统运行和信息处理等过程中设计的各类参数、管理数据等应与电子档案一同归档。
第六章电子档案的保管、利用和销毁第十九条电子档案应该拷贝到耐久性的载体上，至少一式两套，一套封存（C），一套供查阅利用（Y）。
必要时，复制第三套（S），异地保存。
对于加密的电子文件，则应在解密后再完成上述工作。
第二十条在相同条件下，电子档案的存储载体的选择应优先考虑可靠性和先进性。
第二十一条各单位对形成的电子档案要有可靠的安全防措施和管理制度，系统设备更新时必须制定格的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。
第二十二条电子档案的保管要求除应具备纸质档案的一般要求外，还应符合下列条件：（一）归档载体应作防写处理。
不得擦、划、触摸记录涂层。
载体应直立存放，做到防尘、防变形，防直接照射。
（二）环境温度选定围：17℃—20℃；相对湿度选定围：35%—45%。
（三）存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离，远离热源。
（四）对磁性载体每满2年，光盘每满4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。
第二十三条电子文件存档时必须检查病毒、千年问题或其他危害计算机的隐患，对于不能清除隐患的电子文件不得存档。
第二十四条存储电子档案的光盘应放入盒中存放，C、S两套电子档案应分开保管。
第二十五条电子档案的有效性保证：（一）随着计算机技术和设备的更新发展，存储载体或电子档案数据会出现兼容性问题。
1．存储载体出现兼容性问题时应更换先进、可靠的存储载体进行复制。
2．电子档案数据出现兼容性问题时应对电子档案进行升级转换并进行复制。
3．复制后旧版存储载体应至少保留4年。
（二）刻录光盘时尽量采用整盘刻录式，一般不使用多段刻录式。
使用通用的刻录软件。
（三）库存的电子档案每5年要依次进行有效性、安全性检查，对存储载体的寿命、存储载体的兼容性、电子档案数据的兼容性等问题进行抽查，抽检率不得低于30%，发现问题要及时补救。
(四）检查、拷贝、转换电子档案时要做好登记。
第二十六条电子档案在提供利用时应注意以下事项：(一）封存的电子档案不得利用和外借，利用时要使用电子档案的复制件。
(二）用来查阅电子档案的计算机的软、硬件配置应能够正确识别、运行和输出电子档案。
(三）通过网络查询和利用要有安全防措施和可靠的监管制度。
第二十七条电子档案的销毁：(一）可重复使用的载体上的电子档案的销毁应确保电子档案及相关电子信息的不可恢复性删除。
(二）一次性使用载体上的电子档案的销毁应将载体彻底销毁。
第七章附则第二十八条本办法由档案馆负责解释。
第二十九条本办法自公布之日起施行。
附录1附录2附录3光盘载体档案装具标注格式一、封面每套封面分正面和背面（含盘脊）。