受控文件管理规定
企业受控文件管理制度
企业受控文件管理制度一、总则为了规范企业文件管理工作，确保文件受控管理有效运行，提高企业文件管理工作效率，保证文件管理的合法性、规范性和安全性，特制定本制度。
二、文件管理的范围本制度适用于企业内所有的文件管理工作，包括文件的生成、存储、传递、利用、保管、销毁等全过程。
三、文件管理的原则1. 文件管理应当依法依规，合理安排工作流程，确保文件工作的顺利进行。
2. 文件管理要严格按照规定流程和程序进行，杜绝违规操作。
3. 文件管理要注重保密性，保护企业的商业秘密和个人隐私。
4. 文件管理要强调全员参与，建立起文件管理的全员责任制度。
5. 文件管理要不断提高效率，提高工作质量，提升企业形象和竞争力。
四、文件管理的主体责任1. 领导责任：企业领导要关注文件管理工作，加强对文件管理工作的指导和督促。
2. 部门责任：各部门要合理分工，做好本部门的文件管理工作。
3. 个人责任：每个员工都要认真履行自己的文件管理义务，杜绝疏漏和错误。
五、文件管理的流程1. 文件的制定和登记：文件的制定应当遵循程序，登记并编号，确保文件的完整性和真实性。
2. 文件的存储和保管：文件应当按照分类存放，有序保管，确保文件的安全和方便查找。
3. 文件的传递和利用：文件传递应当严格按照规定流程进行，利用文件要保证信息的准确性和安全性。
4. 文件的审批和归档：文件的审批要有规范程序，归档要按照分类要求，确保文件的可追溯性和可审计性。
5. 文件的销毁和报废：文件的销毁应当按照规定程序进行，避免信息泄露和数据损失。
六、文件管理的监督和检查1. 部门领导要加强对文件管理工作的监督和检查，及时发现问题并解决。
2. 定期对文件管理工作进行检查，发现问题要及时整改。
3. 提倡员工互相监督，建立起文件管理的内部检查机制。
七、文件管理的培训和考核1. 对新员工进行文件管理培训，使其了解文件管理的制度和流程。
2. 定期对员工进行文件管理知识考核，确保员工掌握文件管理的必备知识和技能。
受控文件管理规定
受控文件管理规定1. 目的通过规范公司文件的管理，确保文件使用的有效性,提高工作效率,保护公司智力资产,促进知识分享。
2. 范围本规定适用于公司集团总部及其所属分支机构的所有事业部和职能部门。
3. 定义3.1 受控文件是“非受控文件”的对称，是按照国家法律法规、国家标准、行业标准和公司规定要求予以控制的文件。
本规定所指受控文件包括但不限于质量体系文件、作业指导文件、工程图纸、标准文件、管理规定、合同等。
3.2 受控文件指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。
4. 文件分类- 政策/方针文件：是公司工作方向和宗旨的纲领性文件。
- 流程/规范文件：为完成特定任务，制定活动的顺序、输入、输出、作业、方法和操作要求的文件。
- 计划/记录文件：完成特定目标而制定的行动规划，对所完成的活动或达成的结果提供记录和见证的文件。
5. 职责5.1 责任部门：原则上各个事业部和职能部门负责本部门受控文件的归口管理。
负责编制、修订文件，提供培训，收集改进建议并定期对文件进行修订。
5.2 支持部门：暂时无法确定归口管理部门，或者属于整个公司层面的文件需要统一归口管理的受控文件，如政策/方针、流程/规范等文件，由支持部门负责归口管理。
5.3 受影响部门：与文件执行有关的各个部门，负责提供优化建议，评审和确认文件内容，文件正式发布后依据文件要求执行。
6. 文件的管理6.1 文件的编制与批准6.1.1 文件应按其使用范围和性质，经过规定流程要求的审核、批准后由归口部门负责发放。
必要时可采用会签或会议方式沟通，确保文件使用者能理解和得到相应文件。
文件审批和发放权限见附件1。
6.1.2 文件编写规范按照附件2的有关规定执行。
6.2 文件的发放6.2.1 受控文件发放前应加盖蓝色“受控”印章，并注明分发序号后发放。
文件领用人应在《文件发放控制记录》（附件3）上签收。
6.2.2 各部门应宣传贯彻或传阅受控文件的内容，及时使有关人员了解文件内容。
关于生产部受控文件管理的规定
关于生产部受控文件管理的规定一目的和适应范围为规范生产部接收的受控文件管理，确保其完整有效且能快速检索和规范使用，特制定本规定。
本规定适用于生产部受控文件的管理。
二术语和定义2.1 受控文件受控文件是指处于受控状态下的规范性资料文件，文件加盖“受控”印章和“部门代码”印章，如公司的《产品作业指导书》（见“Q/XXX JZ002”中表单）、技术文件、技术图纸等。
三权责3.1 技术部技术员负责受控文件的编制、修改、分发、补发和需要时回收受控文件。
3.2 技术部经理（副经理）负责受控文件的审批和签发。
3.3 生产部统计员负责受控文件的签收、保管、检索、分发或向技术部申请补发受控文件。
3.4 生产部线（组）长负责受控文件的保管、使用，并在需要时回收受控文件。
3.5 生产部经理（副经理）负责监督受控文件管理符合规定要求。
四规定细则4.1 技术部技术员应依据产品特点、工艺要求、客户需求等编制和修改受控文件。
受控文件应经技术部经理（副经理）审批签发方可复印分发。
受控文件应加盖“受控”印章和“部门代码”印章。
4.2 生产部统计员应签收技术部技术员分发的受控文件，交接时确认受控文件分发份数应完整、加盖印章应完好，部门代码应正确（生产部部门代码为XX），并妥善保管待用。
4.3 生产部统计员应将受控文件使用文件名在电脑中编制目录清单进行电脑存档，并同步在受控文件上进行目录标识，以便后续能被快速检索。
4.4 受控文件中的技术图纸由生产部统计员直接移交给生产部05车间线（组）长管理和使用，同时办理部门内受控文件的签收移交手续。
4.5 受控文件中的《产品作业指导书》属于生产线常用的产品型号（每月使用次数含3次及以上），由生产部线（组）长签字领用，生产部统计员移交给生产部线（组）长自行管理和使用；属于生产线不常用的产品型号（每月使用次数3次以下），由生产部统计员集中保。
受控文件的管理制度
受控文件的管理制度一、总则为规范受控文件的管理，提高文件管理的效率和质量，保障文件的安全和准确性，制定本受控文件管理制度。
二、适用范围本受控文件管理制度适用于本单位所有的受控文件的管理，包括编制、审批、发布、变更、废止等一系列流程。
三、受控文件的定义受控文件是指对于单位工作具有指导意义、约束力、负有执行要求或监督追责义务的文件，包括文件、规章制度、通知通告、备忘录等。
四、受控文件的编制1. 受控文件的编制应当遵循合法、科学、严谨的原则，内容应当真实、准确、完整。
2. 受控文件的编制应当明确文件的分类、编号、名称、起草单位、起草人、起草时间、审批单位、审批人、审批时间等内容。
3. 受控行政性法规、规章和政策文件的编制，应当按照法律法规的规定，相关文件需经相应程序的审批，并抄送相关单位。
五、受控文件的审批1. 受控文件的审批由单位主管领导或有权机构进行，应当严格按照程序进行审批。
2. 在受控文件的审批过程中，应当确保审批的合法性、适当性，审批人应当具备相应的资质和权限。
3. 审批过程中如有异议需协商解决，如无法协商解决需报请主管领导或有权机构决定。
4. 审批完成后，应当及时通知相关人员，并将审批结果记录在审批表中。
六、受控文件的发布1. 受控文件的发布应当及时传达到相关人员，可以通过文件夹、邮件、通知等形式进行。
2. 发布后应当对已发布的受控文件进行归档管理，并定期进行检查和更新。
3. 对于重要的受控文件，应当督促相关人员及时阅读并掌握内容。
七、受控文件的变更1. 受控文件在使用过程中如需进行变更，应当经过合法程序进行审批。
2. 变更要求应当明确具体，变更内容应当清晰明了，变更原因应当充分合理。
3. 变更后的受控文件应当及时通知相关人员，并对旧版本进行废弃处理。
八、受控文件的废止1. 受控文件在使用过程中如因废止、废弃、撤销等原因而不再适用，应当及时处置。
2. 废止的受控文件应当做到明确、确凿，废止原因应当清晰明了。
受控文件管理制度_受控文件管理制度规范
受控文件管理制度_受控文件管理制度规范受控文件管理制度_受控文件管理制度规范为加强受控文件的管理，提高工作效率，应制定规范的受控文件管理制度。
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受控文件管理制度篇1一、文件范围：1、设计文件(包括图纸表格)、2、工艺文件(包括作业指导书、工艺定额明细表、通用工艺和操作规程);3、质检文件(包括企业标准、检验规范);4、管理文件(包括质量手册、程序文件、管理流程、管理制度)。
二、文件发放登记与保管：受控技术类文件在交付文控中心审核后电子存档，然后打印并会签齐全(编制、审核、标准化、批准)，按需发份数复印，在封面或图表角加盖“受控”章，并保留一份同时加盖“受控”和“存档”章放置资料室存档;文件发放时必须填写《文件发放回收登记卡》，同时，核查与该文件相同或涵盖文件发放过的文件，按原登记信息将一一收回，缺少者按下述处罚条款执行，发完后可将其发放信息作电脑记录;收件人在收文时作“接收人”签名，同时，必须立即填写《文件归档登记卡》;各部门必须对上述和类文件妥善保管，每月不少于二次对相应文件核对，对遗缺文件及时查找，对无法找到的及时申请补发;离职或工作调动必须将文件保管与登记作为工作移交内容之一。
三：文件的回收与销毁：凡发放改版文件或有过时失效文件时必须对原文件立即回收并销毁，发放与接收部门在各自原填写的《登记卡》中相应栏签署回收信息及相互签名;过时与失效文件由持有部门填写《文件销毁申请单》，经批准后销毁，销毁文件各页打上“报废”章或废纸处理销毁，含有重要或机密信息的当场撕毁，《文件销毁申请单》夹放于原登记文件夹中。
四、处罚条例：对未按上述条款发放、登记、回收、销毁文件的，将对部门长和直接责任人处以10元一次处罚;对遗失文件的将对部门长和直接责任人给予一页5元但一次不少于10元不高于30元处罚，对补发文件给予一页1元处罚不高于10元处罚。
本规定由文控中心制定与修改，经主管副总批准发放之日起执行。
受控文件管理制度
受控文件管理制度第一部分：总则为了规范和规范组织内文件管理工作，提高文件管理工作效率，保证文件的完整性、安全性、可靠性，制定本制度。
第二部分：适用范围本制度适用于组织内所有部门的文件管理工作。
第三部分：文件管理原则1. 文件管理应遵循便于查找、便于使用、便于保管、便于送交、便于销毁的原则。
2. 文件管理应遵循安全、完整、保密、可靠、便捷的原则。
3. 文件管理应遵循便于追溯、便于追踪、便于监控、便于管理的原则。
第四部分：文件管理责任1. 文件管理工作由文件管理部门负责组织协调，各部门负责具体实施。
2. 文件管理部门负责制定和完善文件管理制度，并对全体员工进行文件管理培训。
3. 各部门负责具体文件的起草、编制、审批和归档工作。
4. 各部门应当设置专门的文件管理岗位，负责文件的整理、保管、送交和销毁工作。
第五部分：文件的保存和归档1. 所有文件应当进行分类和编号，并保存到电子文档管理系统中。
2. 对于重要文件，应当进行备份，留存至少两个备份副本，并分别存放在不同地点。
3. 对于纸质文件，应当按照规定的分类和编号进行归档，同时建立档案室进行保管。
4. 归档的文件应当建立档案目录，方便查找和查询。
第六部分：文件的送交和借阅1. 文件的送交应当有明确的程序和规定，送交应当在文件登记簿上进行记录。
2. 文件的借阅应当有授权人员进行，借阅应当在文件登记簿上进行记录。
3. 对于涉及机密信息的文件，借阅应当经过审批，有严格的控制和监督。
第七部分：文件的销毁和处置1. 对于已过期的文件，应当按照规定的程序和要求进行销毁。
2. 文件销毁应当进行登记，并有专门的人员进行监督和执行。
3. 对于机密信息的文件，应当进行专门的处理并进行记录。
第八部分：文件管理的监督和考核1. 文件管理部门应当定期对各部门的文件管理工作进行检查和评估。
2. 各部门应当根据评估结果进行整改和改进，同时加强文件管理工作的培训和提高。
第九部分：附则本制度自发布之日起生效。
机械厂受控文件管理制度
第一章总则第一条为了规范机械厂文件管理，确保文件的质量和安全性，提高工作效率，保障生产安全，根据国家有关法律法规，结合我厂实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我厂所有受控文件的管理，包括设计文件、工艺文件、操作规程、技术标准、合同、报告、资料等。
第三条文件管理应遵循以下原则：（一）集中管理原则：文件实行集中统一管理，明确责任，确保文件的真实性、完整性和有效性。
（二）分类管理原则：根据文件的性质、用途和重要性进行分类，实施分级管理。
（三）动态管理原则：根据生产、技术和管理需要，对文件进行动态调整。
（四）保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密和知识产权的文件，实行保密管理。
第二章文件分类与分级第四条文件分类：（一）按性质分类：分为设计文件、工艺文件、操作规程、技术标准、合同、报告、资料等。
（二）按用途分类：分为生产文件、管理文件、技术文件、行政文件等。
第五条文件分级：（一）按重要性分类：分为一级文件、二级文件、三级文件。
（二）按密级分类：分为绝密、机密、秘密、内部资料。
第三章文件管理职责第六条文件管理部门负责文件的管理工作，其主要职责如下：（一）制定文件管理制度，组织实施；（二）建立健全文件档案；（三）负责文件的收集、整理、归档、借阅、销毁等工作；（四）负责文件的保密工作；（五）负责文件的更新、修订和废止工作。
第七条各部门负责人对本部门文件管理负直接责任，其主要职责如下：（一）组织制定本部门文件管理制度；（二）对本部门文件进行分类、分级；（三）对本部门文件进行审核、审批；（四）对本部门文件进行借阅、归还管理；（五）对本部门文件进行保密管理。
第八条员工对文件管理负间接责任，其主要职责如下：（一）遵守文件管理制度；（二）正确使用文件；（三）妥善保管文件；（四）及时报告文件损坏、丢失等情况。
第四章文件管理流程第九条文件收集与整理：（一）各部门应将新产生的文件及时收集并整理；（二）文件管理部门对收集的文件进行分类、分级，并建立档案。
文件 制度受控管理制度
文件制度受控管理制度第一章总则第一条为规范和完善公司内部管理制度，提高公司管理水平和效率，保证公司的正常运转，特制定本制度。
第二条本制度所称“制度受控管理”是指公司依法设立、合法经营的基本要求，包括公司制度的建立、执行和监督等。
第三条公司所有制度必须符合国家法律法规、规章制度和公司有关规定的要求。
第四条公司全体员工必须遵守和执行公司的制度，不得违背制度规定进行行为，一经查实，将依据公司规定予以相应处理。
第五条公司制度的变更和修订，必须经公司正式程序审批。
第六条公司制度由公司管理部门负责制定和执行。
第七条公司制度受控管理制度由公司监事会执行监督。
第八条公司本着依法合规、诚实守信、互惠互利、与时俱进的原则，建设一个健康、和谐、发展的工作环境。
第二章制度制定与执行第九条公司制度的制定，应当遵循科学、合理、民主、公开、公平、公正的原则，保障公司所有员工权益。
第十条公司制度的执行，必须严格按照制度规定进行，不得存在违规行为。
第十一条公司制度执行人员必须熟悉并遵守公司的各项制度，确保公司的正常运转。
第十二条公司制度的执行人员，应当按照公司规定，及时报告和处理制度执行过程中的问题和困难。
第十三条公司制度的执行人员，不得利用职权谋取私利，一经发现，公司将予以处罚。
第十四条公司制度的执行人员，应当根据实际情况，及时调整和修改制度，以适应公司的发展需要。
第十五条公司制度的执行人员，应当认真落实公司上级的指示和要求，并按照规定履行职责。
第十六条公司制度的执行人员，应当保护公司的商业秘密，不得泄露给外部人员。
第三章监督与评价第十七条公司监督制度，主要由公司内部监察机构和公司监事会共同执行。
第十八条公司内部监察机构主要负责对公司内部各项制度的实施情况进行监督和检查。
第十九条公司监事会负责对公司内部和外部的监察和评价，对公司制度的执行情况进行定期检查。
第二十条公司监督制度，应当建立健全完善的监督机制，确保公司制度的执行和规范。
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管理文件
受控文件管理规定
1 目的
为规范受控文件的发放、使用、回收、作废等过程，防止作废文件的非预期使用，特制定本规定。
2 适用范围
适用于公司内部使用的工艺规范、操作规程、检验规程、程序文件、管理文件，以及各部门制定的内部使用的文件。
3职责
3.1 质检部负责各类工艺规范、操作规程、检验规程的归口管理；
3.2 总经理办公室负责各类管理文件及相关外来文件的归口管理；
3.3 各部门负责本部门内部使用的各类文件、合同的管理。
3.4 生产部负责原粮供方合同、运输协议、设备采购合同文件进行管理。
4管理要求
4.1受控文件的发放
4.1.1 各类受控文件在经过规定流程要求的审核、批准后由归口部门负责发放。
4.1.2受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章，填写分发号和发放日期。
每种工艺规范的第一页上加盖蓝色“生产用图”或“试制”章和发
放日期。
4.1.3 受控文件分发号应严格执行下表的规定：
4.1.4 受控文件发放时由文件归口部门填写“文件资料发放处置单”，由接收人签字接收。
接收人的签字应与文件分发号相对应。
4.2 受控文件的保管与使用
4.2.1 各部门应由专人负责管理本部门使用的各类受控文件。
其职责包括修订本部门“受控文件清单”；妥善整理、装订和保管；借阅时进行登记并及时回收；文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等。
4.2.2 受控文件应妥善使用，不应破损或丢失。
若不慎丢失，应及时向文件归口部门申请补发。
4.3 受控文件的复制
4.3.1 使用部门因工作原因需要复制受控文件时，应向文件归口部门提出申请，
由文件归口部门复制，各部门不应擅自复制。
4.3.2 所有复制的受控文件一律在首页加盖红色“受控”章。
4.3.3 复制的受控文件也应填写分发号和发放日期。
分发号的填写方式为“部门文件分发号—序号（两位）”，发放日期为复制后实际发放的日期。
4.3.4 复制的受控文件发放时由文件归口部门在该文件的“文件资料发放处置单”上进行登记，由接收人签字。
4.4 受控文件的更改与收回
4.4.1受控文件由文件归口部门根据需要进行更改。
需换页的更改文件的发放范围按原文件的“文件资料发放处置单”的登记确定，其余按4.3条款的有关规定执行。
4.4.2 受控文件更改后，换页后的原文件即为作废文件。
作废文件应由文件归口部门及时收回并加盖“作废”章。
4.4.3人员离职、部门合并或撤消的，原分发的受控文件应由文件归口部门及时收回。
4.4.4文件收回时由文件归口部门填写“文件回收处置单”，由交、收双方签字。
4.4.5 作废文件收回后由文件归口部门单独存放并标识，待积存到一定数量时申请一次性销毁。
4.5 电子版受控文件的管理
4.5.1 在公司内部局域网和网站上公布的受控文件，只供公司员工在线学习和下载记录单式。
不应擅自下载受控文件中除空白记录单式外的其他内容。
4.5.2 文件归口部门应对电子版的受控文件及时更新，避免因更新不及时而带来的混乱。
4.6提供给客户使用的文件的管理
4.6.1销售部应要求客户方建立相应的文件管理办法，对我方提供的文件严格按受控文件要求进行控制。
4.6.2销售部应以每一客户为单位建立文件发放档案，填写“文件资料发放处置单”，文件发放后应要求对方确认并登记。
4.6.3客户对我方提供的文件如需复制，应填写该单位的“发放记录”并回传至我方进行确认。
4.6.4凡我方更改的文件，应及时收回原文件并填写该单位的“回收记录”，回传至我方进行确认。
4.6.5销售部应将所填写的以每一供方为单位的“文件资料发放处置单”，以及收到的“发放记录”、“回收记录”一起建立供方档案，妥善保管。
5 相关文件
6 记录
a)文件资料发放处置单(格式见附录1)
附录1作废文件回收处置单
4。