文件受控管理规定
企业受控文件管理制度
企业受控文件管理制度一、总则为了规范企业文件管理工作，确保文件受控管理有效运行，提高企业文件管理工作效率，保证文件管理的合法性、规范性和安全性，特制定本制度。
二、文件管理的范围本制度适用于企业内所有的文件管理工作，包括文件的生成、存储、传递、利用、保管、销毁等全过程。
三、文件管理的原则1. 文件管理应当依法依规，合理安排工作流程，确保文件工作的顺利进行。
2. 文件管理要严格按照规定流程和程序进行，杜绝违规操作。
3. 文件管理要注重保密性，保护企业的商业秘密和个人隐私。
4. 文件管理要强调全员参与，建立起文件管理的全员责任制度。
5. 文件管理要不断提高效率，提高工作质量，提升企业形象和竞争力。
四、文件管理的主体责任1. 领导责任：企业领导要关注文件管理工作，加强对文件管理工作的指导和督促。
2. 部门责任：各部门要合理分工，做好本部门的文件管理工作。
3. 个人责任：每个员工都要认真履行自己的文件管理义务，杜绝疏漏和错误。
五、文件管理的流程1. 文件的制定和登记：文件的制定应当遵循程序，登记并编号，确保文件的完整性和真实性。
2. 文件的存储和保管：文件应当按照分类存放，有序保管，确保文件的安全和方便查找。
3. 文件的传递和利用：文件传递应当严格按照规定流程进行，利用文件要保证信息的准确性和安全性。
4. 文件的审批和归档：文件的审批要有规范程序，归档要按照分类要求，确保文件的可追溯性和可审计性。
5. 文件的销毁和报废：文件的销毁应当按照规定程序进行，避免信息泄露和数据损失。
六、文件管理的监督和检查1. 部门领导要加强对文件管理工作的监督和检查，及时发现问题并解决。
2. 定期对文件管理工作进行检查，发现问题要及时整改。
3. 提倡员工互相监督，建立起文件管理的内部检查机制。
七、文件管理的培训和考核1. 对新员工进行文件管理培训，使其了解文件管理的制度和流程。
2. 定期对员工进行文件管理知识考核，确保员工掌握文件管理的必备知识和技能。
文件受控流程管理规范
文件受控流程管理规范文件受控流程管理规范是指对组织内文件的创建、存储、使用、归档等环节进行规范和管理的一系列措施和步骤。
良好的文件受控流程管理规范能够提高组织的工作效率、降低风险和提高合规性。
本文将从文件创建、存储、使用和归档等方面介绍文件受控流程管理规范。
文件创建方面，为了保证文件的质量和准确性，应该采取以下措施：1.文件审查：在文件创建前，应该进行文件审查，确保文件内容准确、无误。
2.文件授权：文件的创建和修改应该由授权人员进行，以确保文件内容的合规性。
3.文件命名规范：文件的命名规范应该清晰明确，方便后续的查找和管理。
文件存储方面，应该采取以下措施：1.存储位置：文件应该统一存储在指定的存储位置，避免分散存放和不当存储。
2.版本管理：对于版本较多的文件，应该采取版本管理措施，确保能够追踪文件的修改历史和变更内容。
3.存储权限控制：文件的访问权限应该进行控制，确保只有授权人员才能够访问文件。
文件使用方面，应该采取以下措施：1.文件借阅登记：对于需要借阅的文件，应该进行借阅登记，记录借阅人员、借阅时间等信息，以便追踪文件的使用情况。
2.文件查阅规范：文件的查阅应该遵循规范，不得外传、篡改或复制文件内容。
3.文件报废处理：对于不再需要的文件，应该及时进行报废处理，包括销毁文件、归档文件等方式。
文件归档方面，应该采取以下措施：1.归档分类：文件应该按照一定的分类标准进行归档，方便文件的检索和管理。
2.归档标识：归档文件应该进行标识，包括文件名称、归档日期、归档人员等信息。
3.归档存储：归档文件应该存储在安全可靠的位置，以保证文件的完整性和可访问性。
此外，文件受控流程管理规范还应该制定相应的文件管理制度和相应的培训与指导。
文件管理制度应明确文件管理的责任和权限，并规定相应的控制措施和流程。
培训与指导可以通过培训课程、培训手册等形式对相关人员进行培训，提高其文件管理能力。
总之，文件受控流程管理规范是组织内对文件进行规范管理的一系列措施和步骤。
受控文件管理制度
受控文件管理制度受控文件管理制度是企业内部的一个重要管理手段，旨在规范和控制文件的创建、审批、发布、阅读、变更等过程，确保文件的准确性、完整性和可追溯性。
本文将阐述受控文件管理制度的目的、应用范围、基本原则以及实施步骤。
一、目的受控文件管理制度的目的是为了强化企业内部文件管理，促进工作的高效有序进行。
通过规范文件管理流程，可以减少文件丢失和错误，提高文件管理的科学性和便捷性，确保员工获取准确、及时、适用的文件信息，推动企业的各项工作顺利开展。
二、应用范围受控文件管理制度适用于企业内部所有涉及文件管理的部门和岗位。
无论是文件的创建、审批、发布、阅读还是文件内容的变更等，都需要按照受控文件管理制度进行操作和管理。
三、基本原则1. 确定责任：明确文件管理的责任主体，包括文件管理部门和相关岗位的责任，并建立责任追究机制。
2. 建立流程：制定文件管理的具体流程，包括文件的创建、审批、发布、阅读、变更等环节，并确保流程的合理、高效。
3. 设立标准：制定文件管理的标准和规范，明确文件的命名规则、版本控制规则、格式要求等，保证文件的一致性和可读性。
4. 强化审批：对重要文件的审批环节加强监督和审查，并确保审批人员具备相应的资质和权限。
5. 审查变更：对文件变更的申请进行审查和评估，并记录变更的原因、过程和结果，保证文件变更的透明性和追踪性。
6. 提供培训：定期对相关人员进行文件管理制度的培训，确保员工了解和掌握文件管理的要求和流程。
四、实施步骤1. 制定制度文件：明确受控文件管理制度的制定方和管理范围，并将制度文件上报至相应部门进行审批。
2. 流程优化：根据企业的实际情况，制定文件管理的具体流程，并确保流程的合理、简洁，避免繁琐和冗余的环节。
3. 建立档案系统：建立受控文件管理的档案系统，包括电子档案和纸质档案，便于文件的存储、检索和管理。
4. 培训与宣贯：组织相关人员进行受控文件管理制度的培训，并通过内部通知、会议等形式，宣传和推广制度要求。
公司受控文件管理制度
公司受控文件管理制度一、总则公司文件是公司日常运营中产生的各类书面资料和电子文档，是公司重要的管理和经营工具。
为了规范公司文件的管理和运用，提高工作效率和信息安全性，制定本文件管理制度。
二、文件管理职责1. 公司领导层负责制订文件管理工作目标和计划，并对文件管理工作的开展负有最终责任。
2. 各部门负责本部门文件的管理，包括文件的编制、归档、检索和销毁。
3. 公司文件管理部门负责公司文件管理系统的建设和维护，监督各部门文件管理工作的执行情况。
三、文件管理原则1. 完整性原则：确保文件的完整性，不得私自篡改、删除或销毁文件。
2. 效率原则：提高文件管理的效率，加快文件的查询和检索速度。
3. 安全性原则：加强文件的保密性和安全性，防止文件泄露和丢失。
4. 便捷性原则：使文件的管理和使用更加方便快捷，提高工作效率。
四、文件管理流程1. 文件编制：各部门根据工作需要编制文件，并在文件上注明文件编号、标题、编制日期、审核人和生效日期等信息。
2. 文件归档：完成文件编制后，按照文件管理部门规定的归档要求和流程进行归档。
3. 文件检索：需要查询文件时，可以通过文件管理系统进行检索，找到需要的文件并获取相关信息。
4. 文件销毁：对于已经过时或无需保留的文件，按照文件管理部门规定的文件销毁程序进行销毁。
五、文件管理系统公司文件管理系统是公司文件管理的核心工具，它包括文件存储、检索、备份和灾难恢复等功能。
1. 文件存储：公司文件管理系统应提供足够的存储空间，确保文件能够按时、按要求进行归档。
2. 文件检索：公司文件管理系统应具备便捷、快速的检索功能，使用户能够方便地查找到需要的文件。
3. 备份和灾难恢复：公司文件管理系统应定期进行备份，确保文件数据的安全性，同时可以进行灾难恢复操作。
六、文件管理制度的执行与监督1. 文件管理部门应定期对各部门的文件管理工作进行检查和审核，发现问题及时提出整改意见并跟踪整改情况。
2. 公司领导层应加强对文件管理工作的监督，提供必要的支持和资源，确保文件管理制度的有效执行。
受控文件的管理制度
受控文件的管理制度一、总则为规范受控文件的管理，提高文件管理的效率和质量，保障文件的安全和准确性，制定本受控文件管理制度。
二、适用范围本受控文件管理制度适用于本单位所有的受控文件的管理，包括编制、审批、发布、变更、废止等一系列流程。
三、受控文件的定义受控文件是指对于单位工作具有指导意义、约束力、负有执行要求或监督追责义务的文件，包括文件、规章制度、通知通告、备忘录等。
四、受控文件的编制1. 受控文件的编制应当遵循合法、科学、严谨的原则，内容应当真实、准确、完整。
2. 受控文件的编制应当明确文件的分类、编号、名称、起草单位、起草人、起草时间、审批单位、审批人、审批时间等内容。
3. 受控行政性法规、规章和政策文件的编制，应当按照法律法规的规定，相关文件需经相应程序的审批，并抄送相关单位。
五、受控文件的审批1. 受控文件的审批由单位主管领导或有权机构进行，应当严格按照程序进行审批。
2. 在受控文件的审批过程中，应当确保审批的合法性、适当性，审批人应当具备相应的资质和权限。
3. 审批过程中如有异议需协商解决，如无法协商解决需报请主管领导或有权机构决定。
4. 审批完成后，应当及时通知相关人员，并将审批结果记录在审批表中。
六、受控文件的发布1. 受控文件的发布应当及时传达到相关人员，可以通过文件夹、邮件、通知等形式进行。
2. 发布后应当对已发布的受控文件进行归档管理，并定期进行检查和更新。
3. 对于重要的受控文件，应当督促相关人员及时阅读并掌握内容。
七、受控文件的变更1. 受控文件在使用过程中如需进行变更，应当经过合法程序进行审批。
2. 变更要求应当明确具体，变更内容应当清晰明了，变更原因应当充分合理。
3. 变更后的受控文件应当及时通知相关人员，并对旧版本进行废弃处理。
八、受控文件的废止1. 受控文件在使用过程中如因废止、废弃、撤销等原因而不再适用，应当及时处置。
2. 废止的受控文件应当做到明确、确凿，废止原因应当清晰明了。
受控文件管理制度_受控文件管理制度规范
受控文件管理制度_受控文件管理制度规范受控文件管理制度_受控文件管理制度规范为加强受控文件的管理，提高工作效率，应制定规范的受控文件管理制度。
下面店铺为大家整理了有关受控文件管理制度的范文，希望对大家有帮助。
受控文件管理制度篇1一、文件范围：1、设计文件(包括图纸表格)、2、工艺文件(包括作业指导书、工艺定额明细表、通用工艺和操作规程);3、质检文件(包括企业标准、检验规范);4、管理文件(包括质量手册、程序文件、管理流程、管理制度)。
二、文件发放登记与保管：受控技术类文件在交付文控中心审核后电子存档，然后打印并会签齐全(编制、审核、标准化、批准)，按需发份数复印，在封面或图表角加盖“受控”章，并保留一份同时加盖“受控”和“存档”章放置资料室存档;文件发放时必须填写《文件发放回收登记卡》，同时，核查与该文件相同或涵盖文件发放过的文件，按原登记信息将一一收回，缺少者按下述处罚条款执行，发完后可将其发放信息作电脑记录;收件人在收文时作“接收人”签名，同时，必须立即填写《文件归档登记卡》;各部门必须对上述和类文件妥善保管，每月不少于二次对相应文件核对，对遗缺文件及时查找，对无法找到的及时申请补发;离职或工作调动必须将文件保管与登记作为工作移交内容之一。
三：文件的回收与销毁：凡发放改版文件或有过时失效文件时必须对原文件立即回收并销毁，发放与接收部门在各自原填写的《登记卡》中相应栏签署回收信息及相互签名;过时与失效文件由持有部门填写《文件销毁申请单》，经批准后销毁，销毁文件各页打上“报废”章或废纸处理销毁，含有重要或机密信息的当场撕毁，《文件销毁申请单》夹放于原登记文件夹中。
四、处罚条例：对未按上述条款发放、登记、回收、销毁文件的，将对部门长和直接责任人处以10元一次处罚;对遗失文件的将对部门长和直接责任人给予一页5元但一次不少于10元不高于30元处罚，对补发文件给予一页1元处罚不高于10元处罚。
本规定由文控中心制定与修改，经主管副总批准发放之日起执行。
受控文件管理制度模板
受控文件管理制度模板一、目的为确保公司文件的安全性、一致性和可追溯性，特制定本管理制度，以规范受控文件的管理流程。
二、适用范围本制度适用于公司所有受控文件的管理，包括但不限于技术文件、管理文件、操作手册、记录表格等。
三、定义受控文件：指公司内需要严格控制其版本、分发和使用的文件。
四、职责1. 文档管理部门：负责受控文件的登记、分发、存档和更新管理。
2. 各部门负责人：负责确保本部门受控文件的正确使用和保管。
3. 员工：负责正确使用和妥善保管个人受控文件。
五、文件分类受控文件分为以下几类：1. A类：公司级管理文件。
2. B类：部门级管理文件。
3. C类：操作级文件。
六、文件编号所有受控文件应有唯一的文件编号，编号规则由文档管理部门制定。
七、文件审批1. 文件起草人完成文件初稿后，需提交给直接上级或相关部门审核。
2. 审核通过后，文件提交给文档管理部门进行编号和登记。
3. 文件最终由公司授权人批准发布。
八、文件分发1. 文档管理部门负责将批准的文件分发给相关部门或个人。
2. 分发的文件应有分发记录，记录文件编号、分发日期、接收人等信息。
九、文件使用1. 使用受控文件的人员应确保文件的保密性，不得擅自复制或传播。
2. 使用过程中，如发现文件有误或需改进，应及时反馈给文档管理部门。
十、文件存档1. 文档管理部门负责将所有受控文件的原件存档。
2. 存档的文件应定期进行清点和检查。
十一、文件更新1. 任何部门或个人需更新受控文件时，应填写《文件变更申请表》。
2. 更改后的文件需重新审批、编号，并替换旧版文件。
十二、文件作废1. 作废的文件由文档管理部门负责收回，并在《文件作废记录表》上记录。
2. 作废文件的处理应符合公司文件销毁程序。
十三、监督检查1. 文档管理部门应定期对受控文件的管理情况进行监督检查。
2. 对违反本制度的行为，应按规定进行处理。
十四、附则1. 本制度由文档管理部门负责解释。
2. 本制度自发布之日起生效，原有相关制度同时废止。
受控文件管理规定
1OF3次页1.目的：为了适应公司发展，对与质量体系有关的文件和资料进行有效控制，防止作废文件的非预期使用，确保各相关场所及时得到并使用文件的现行有效版本，使受控文件的管理规范化、程序化，特制定此规定。
，2.适用范围：适用于深圳市格瑞普电池技术研发有限公司所有质量体系之受控文件及外来文件的管理。
3.定义：3.1 受控文件是“非受控文件”的对称。
它是按照ISO9001标准4.2.3 （或GB/T19001及其它体系）要求予以控制的文件。
3.2 凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件。
受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。
如：电芯工艺、设备参数等。
3.3 受控文件指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。
受控文件未经文件管理部门批准不得复制，文件封面一般加盖受控印章。
4．职责4.1 总经理负责批准发布质量环境管理手册和质量环境程序文件。
4.2 管理者代表负责审核质量环境管理手册及质量环境程序文件。
4.3研发部、品质部、客服部、设备部等部门负责组织编制电芯工艺、技术文件和各类作业指导书，并经管理者代表审核。
4.4 文控中心负责文件格式的审核、编制《受控文件目录清单》，并及时更新，负责各类体系文件的归口复制、发放、回收、销毁和归档管理。
4.5各部门负责人负责属本部门适用文件的签收和贯彻实施，编制本部门适用的《受控文件目录清单》。
5．程序5.1文件分类5.1.1质量环境管理手册；5.1.2质量环境程序文件；5.1.3作业指导书；5.1.4 技术文件：QC工程图、检验标准、工艺标准、BOM清单；5.1.5 管理规定、管理规范；5.1.6外来文件或资料（如国家或地方法律、法规和其它要求等）6.2 文件的编制与批准6.2.1文件应按其使用范围和性质，由其相应的管理者审批后生效。
审批人应就文件的充分性和适宜性进行评价，如文件的功能、便于使用、所需资源、方针和目标、与管理知识相关的当前和未来的要求、文件体系的水平纵向对比、公司与顾客、供方和它相关方的接口等等。
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中山市金哥电器实业有限公司文件名称：文件受控管理规定文件类别管理规定
编号:JG-HR-B-201301版本：A01/3页次生效日期20130621
1.目的：
确保公司文件和资料的编制、审核、标识、发放、更改、保存、回收和作废等符合规定，从而保证质量体系文件和资料得到有效的控制。
2.范围：
本程序适用于质量体系文件和资料的控制。
3.定义：
3.1 一级文件：质量手册（含程序文件）。
3.2 二级文件：管理制度或规定、外来文件（相关法律法规、国家标准、行业标准等）。
3.3三级文件：技术性文件：
3.3.1技术资料：工艺设计部制作的所有技术资料，例：产品生产图、生产责任单、作业指导书
等。
3.4四级文件：质量记录（表单记录类）。
4.职责：
4.1 文控中心：负责一、二、三、四级文件的受控发放、保存（正本）、回收和作废，以使使用场
所的文件为最新、有效的文件。
4.2 各部门：由部门文员或部门指定专人负责本部门文件的登记、使用、回收和保存。
5.程序：
5.1 文件的编写、审核及批准：
项目
文件级别编写审核批准控制部门序号
5.1.1 一级文件ISO专员管理者代表总经理文控中心/部门
5.1.2 二级文件主管、相关人员经理管理者代表文控中心/部门
5.1.3 三级文件相关人员主管、工程师经理文控中心/部门
5.1.4 四级文件相关人员主管经理文控中心/部门
5.4 文件的更改、回收及作废
5.4.1 程序文件、工作文件的更改、作废由编写部门或相关部门提出，填写《文件新制/更改/
作废申请》，交由原文件编写部门更改、审查、批准后交文控中心受控再发放。
必要时应
邀有关部门召开文件更改讨论会议，商议文件更改的相关事宜。
5.4.2 技术资料的更改，需填写设计或工程更改通知，并与更改的相关文件同时发放。
5.4.3文件编写部门更改文件后，要将更改后的文件正本交到文控中心受控，并提供更改后文件
的磁盘或电子文档。
5.4.4 旧版文件（正本旧版文件除外）由文控中心负责回收并加盖蓝色“作废文件”章统一作
废。
除文控中心外，所有部门和个人都不得复制、保留已失效或过期的文件。
5.5 文件的保密管理及正本文件的保存年限
文件的保密管理及正本文件的保存年限详见《受控文件保密管理办法》。
6.流程：见附件：文件控制程序流程图
流程图权责部门
NG
OK
各部门
各部门
总经理、管理者代表、经理、
文控中心
文控中心、相关部门
文控中心
文控中心、相关部门
制定/更改
提出申请
核准
登记
发放/回收
归档/保存/作废
6．1文件编号方法：
6．1．1制度文件：
JG HR AO [2011] 01
文件编号
年份
文件类别代号
部门代号（人力资源）
公司代号
6．1．2通知性文件：
万通字 HR [2011] 第001号
文件编号
年份
部门代号
公司名称
HR代表人力资源 CW代表财务部 SC代表生产部 YX代表营销部 GC代表工程部 JH代表PMC部 PG代表品管部
6.1.3合同文件：合同文件 JG YJ 111103 01
文件编号
年月日
合同类型
公司名
编制：审核：批准：
日期：日期：日期：。