受控文件管理规定(新)
企业受控文件管理制度
企业受控文件管理制度一、总则为了规范企业文件管理工作，确保文件受控管理有效运行，提高企业文件管理工作效率，保证文件管理的合法性、规范性和安全性，特制定本制度。
二、文件管理的范围本制度适用于企业内所有的文件管理工作，包括文件的生成、存储、传递、利用、保管、销毁等全过程。
三、文件管理的原则1. 文件管理应当依法依规，合理安排工作流程，确保文件工作的顺利进行。
2. 文件管理要严格按照规定流程和程序进行，杜绝违规操作。
3. 文件管理要注重保密性，保护企业的商业秘密和个人隐私。
4. 文件管理要强调全员参与，建立起文件管理的全员责任制度。
5. 文件管理要不断提高效率，提高工作质量，提升企业形象和竞争力。
四、文件管理的主体责任1. 领导责任：企业领导要关注文件管理工作，加强对文件管理工作的指导和督促。
2. 部门责任：各部门要合理分工，做好本部门的文件管理工作。
3. 个人责任：每个员工都要认真履行自己的文件管理义务，杜绝疏漏和错误。
五、文件管理的流程1. 文件的制定和登记：文件的制定应当遵循程序，登记并编号，确保文件的完整性和真实性。
2. 文件的存储和保管：文件应当按照分类存放，有序保管，确保文件的安全和方便查找。
3. 文件的传递和利用：文件传递应当严格按照规定流程进行，利用文件要保证信息的准确性和安全性。
4. 文件的审批和归档：文件的审批要有规范程序，归档要按照分类要求，确保文件的可追溯性和可审计性。
5. 文件的销毁和报废：文件的销毁应当按照规定程序进行，避免信息泄露和数据损失。
六、文件管理的监督和检查1. 部门领导要加强对文件管理工作的监督和检查，及时发现问题并解决。
2. 定期对文件管理工作进行检查，发现问题要及时整改。
3. 提倡员工互相监督，建立起文件管理的内部检查机制。
七、文件管理的培训和考核1. 对新员工进行文件管理培训，使其了解文件管理的制度和流程。
2. 定期对员工进行文件管理知识考核，确保员工掌握文件管理的必备知识和技能。
受控文件管理制度1
受控文件管理制度1受控文件管理制度1一、制度背景及目的：随着信息化的快速发展，文件管理在企业中变得日益重要。
为了更好地规范和管理企业的文件，确保企业的文件能够得到有效的保存和利用，提高工作效率和信息安全性，制定并实施受控文件管理制度变得迫切而必要。
本制度的目的是规范企业对文件的创建、存储、传递、利用和销毁等全过程的管理，确保文件的准确性、完整性、安全性和合法性，提高文件管理的科学性和规范性。
二、适用范围及责任主体：本制度适用于企业的所有职工，包括全职员工、兼职员工以及临时工。
所有职工必须遵守本制度的要求并承担相应的责任。
文件管理部门是本制度的主要责任主体，负责制定、解释和监督本制度的执行，保证受控文件管理制度能够得到有效的贯彻和执行。
各部门（单位）的负责人是本制度的具体责任主体，他们负责组织和实施文件管理的相关工作，保证本制度的执行情况。
三、文件的创建与编号：1.所有的文件必须按照统一的格式创建，包括文件的标题、主题、日期和编码等信息。
2.文件的编号必须规范和唯一，编号格式由文件管理部门统一制定并告知。
四、文件的保管与传递：1.文件必须存储在规定的电子存储设备中，确保文件的安全和可靠。
2.对于涉密的文件，必须进行加密和权限的控制，保证文件的机密性。
3.文件传递必须经过授权，必须填写传递记录并经过双方确认。
五、文件的利用和备份：1.所有的文件必须遵守相关的法律法规和保密制度，不得用于非法用途。
2.对于需要经常使用的文件，可以进行备份和缓存，方便日常工作的进行。
六、文件的销毁与归档：1.文件的销毁必须严格按照文件管理部门的规定进行，不得随意销毁。
2.文件的归档必须按照文件的重要性和使用频率进行分类和存储。
3.对于已归档的文件，必须定期进行检查和维护，确保文件的可读性和完整性。
七、制度执行与监督：1.文件管理部门负责对本制度的执行情况进行监督和检查，并定期向上级汇报。
2.各部门（单位）的负责人必须确保本制度的执行，并及时解决文件管理中的问题和难题。
受控文件管理制度(附表单)
1.目的为了更好控制受控文件的使用和保管，维护公司受控文件体系，特设立此制度。
2.使用范围：公司各部门所有受控文件。
3.规定3.1凡盖有红色“受控文件”印章的文件，均纳入公司受控文件的管理范畴。
3.2公司ISO中心根据文件涉及的部门，统一复印、发放受控文件。
其它部门私自复印、发放受控文件的，处以TOo元/次的罚款。
4.3需要更改的受控文件，由编制部门负责更改，更改后由公司ISO中心统一更换、回收所有旧版文件，并将旧版文件的正本作废，副本销毁。
其它部门私自更改、涂改受控文件的，对文件管理员处以-20元/处的罚款，部门负责人处以-10元/处罚款；私自销毁受控文件的，对文件管理员处以TOO元/份的罚款，部门负责人处以-50元/份罚款。
5.4各部门在收到受控文件后，须把受控文件的情况登记在《受控文件汇总表》上，并在部门内对所有相关人员进行宣贯（含隶属部门管辖的下属部门/车间），宣贯记录须附在该文件上一并存档。
若部门有新进人员时，文件管理员应在两周内将所有的受控文件对新进人员进行宣贯。
受控文件未登记到位的，对文件管理员处以TO元/份的罚款；宣贯不到位的，对文件管理员处以-10元/份的罚款。
6.5受控文件应与其它文件隔离保存，根据文件的类型，条理化、系统化地妥善保管。
7.6各部门/车间文件管理员辞职时，应办理好受控文件交接手续，未办好文件交接手续的，不得办理离职手续。
8.7若受控文件被损坏或丢失，应申请补发，损坏的的文件须交回公司ISO中心处理；丢失的文件若事后被找回，亦须交回公司ISO中心处理。
受控文件缺页的，对文件管理员处以-20元/份的罚款，部门负责人处以TO元/份的罚款；丢失受控文件的，对文件管理员处以TOO元/份的罚款，部门负责人处以-50/份元的罚款。
9.8公司ISO中心每季度对公司各部门/车间受控文件的保管、使用情况至少检查一次,包括文件的完整性、是否宣贯到位等，各部门/车间需做好配合工作。
本文件类型为：本文件于年月日生效执行本文件属于：口更改条款；口以旧换新；口新增本文件主要变动之处为:部门领导及相关人员传阅签名（含隶属部门管辖的下属部门/车间）：注：传阅、宣贯到位后方可归入受控文件中保存。
受控文件管理制度
受控文件管理制度首先，受控文件管理制度规定了文件的创建和存储流程。
在文件创建阶段，制度会要求文件创建者按照一定的格式和规范编写文件，并且记录相关属性信息，如文件名称、版本、创建日期等。
同时，系统也会要求文件创建者按照一定的权限设置进行文件存储。
这有助于确保文件的正确性和一致性，并方便后续查找和使用。
其次，受控文件管理制度规定了文件的使用和维护流程。
文件的使用规定了文件的访问权限和使用范围，确保文件只被授权的人员使用。
同时，制度会要求使用者对文件进行记录和追踪，保证文件的变更和使用情况可追溯。
文件的维护规定了文件的更新和修订流程，确保文件内容的准确性和时效性。
这些规定和流程的实施有助于避免文件错误的使用和维护，提高了文件管理的效率。
再次，受控文件管理制度规定了文件的审查和控制流程。
文件的审查包括针对文件内容的内容和准确性的审查，确保文件符合监管要求和组织的内部规定。
文件的控制包括了文件的版本控制和变更管理。
制度规定了文件的版本号和修订记录，确保文件的版本一致性和变更可追溯性。
这有助于组织对文件的有效控制和管理。
最后，受控文件管理制度规定了文件的销毁流程。
文件的销毁包括了对文件的销毁依据、销毁方式和销毁记录等方面的规定。
制度会明确规定文件的保留期限和销毁依据，并制定了具体的销毁方式，如物理销毁或电子销毁。
同时，制度要求对文件的销毁进行记录，确保文件的合规性和销毁事宜的可追溯性。
综上所述，受控文件管理制度通过对文件的创建、存储、使用、维护、审查和销毁等方面进行规定和流程管控，有助于提高文件管理的有效性和合规性。
这些规定和控制措施能够保证文件的准确性、一致性和安全性，并提高文件的可追溯性和查找效率。
因此，对于一个组织或机构来说，建立和实施受控文件管理制度是很重要的。
受控文件管理规定
深圳市格瑞普电池有限公司文件编号GRP-LD-GA-027版本 A文件名称受控文件管理规定制定日期2011.01.03页次1OF31.目的：为了适应公司发展，对与质量体系有关的文件和资料进行有效控制，防止作废文件的非预期使用，确保各相关场所及时得到并使用文件的现行有效版本，使受控文件的管理规范化、程序化，特制定此规定。
，2.适用范围：适用于深圳市格瑞普电池技术研发有限公司所有质量体系之受控文件及外来文件的管理。
3.定义：3.1 受控文件是“非受控文件”的对称。
它是按照ISO9001标准4.2.3 （或GB/T19001及其它体系）要求予以控制的文件。
3.2 凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件。
受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。
如：电芯工艺、设备参数等。
3.3 受控文件指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。
受控文件未经文件管理部门批准不得复制，文件封面一般加盖受控印章。
4．职责4.1 总经理负责批准发布质量环境管理手册和质量环境程序文件。
4.2 管理者代表负责审核质量环境管理手册及质量环境程序文件。
4.3研发部、品质部、客服部、设备部等部门负责组织编制电芯工艺、技术文件和各类作业指导书，并经管理者代表审核。
4.4 文控中心负责文件格式的审核、编制《受控文件目录清单》，并及时更新，负责各类体系文件的归口复制、发放、回收、销毁和归档管理。
4.5各部门负责人负责属本部门适用文件的签收和贯彻实施，编制本部门适用的《受控文件目录清单》。
5．程序5.1文件分类5.1.1质量环境管理手册；5.1.2质量环境程序文件；5.1.3作业指导书；5.1.4 技术文件：QC工程图、检验标准、工艺标准、BOM清单；5.1.5 管理规定、管理规范；5.1.6外来文件或资料（如国家或地方法律、法规和其它要求等）6.2 文件的编制与批准6.2.1文件应按其使用范围和性质，由其相应的管理者审批后生效。
受控文件管理制度
受控文件管理制度受控文件管理制度是企业内部的一个重要管理手段，旨在规范和控制文件的创建、审批、发布、阅读、变更等过程，确保文件的准确性、完整性和可追溯性。
本文将阐述受控文件管理制度的目的、应用范围、基本原则以及实施步骤。
一、目的受控文件管理制度的目的是为了强化企业内部文件管理，促进工作的高效有序进行。
通过规范文件管理流程，可以减少文件丢失和错误，提高文件管理的科学性和便捷性，确保员工获取准确、及时、适用的文件信息，推动企业的各项工作顺利开展。
二、应用范围受控文件管理制度适用于企业内部所有涉及文件管理的部门和岗位。
无论是文件的创建、审批、发布、阅读还是文件内容的变更等，都需要按照受控文件管理制度进行操作和管理。
三、基本原则1. 确定责任：明确文件管理的责任主体，包括文件管理部门和相关岗位的责任，并建立责任追究机制。
2. 建立流程：制定文件管理的具体流程，包括文件的创建、审批、发布、阅读、变更等环节，并确保流程的合理、高效。
3. 设立标准：制定文件管理的标准和规范，明确文件的命名规则、版本控制规则、格式要求等，保证文件的一致性和可读性。
4. 强化审批：对重要文件的审批环节加强监督和审查，并确保审批人员具备相应的资质和权限。
5. 审查变更：对文件变更的申请进行审查和评估，并记录变更的原因、过程和结果，保证文件变更的透明性和追踪性。
6. 提供培训：定期对相关人员进行文件管理制度的培训，确保员工了解和掌握文件管理的要求和流程。
四、实施步骤1. 制定制度文件：明确受控文件管理制度的制定方和管理范围，并将制度文件上报至相应部门进行审批。
2. 流程优化：根据企业的实际情况，制定文件管理的具体流程，并确保流程的合理、简洁，避免繁琐和冗余的环节。
3. 建立档案系统：建立受控文件管理的档案系统，包括电子档案和纸质档案，便于文件的存储、检索和管理。
4. 培训与宣贯：组织相关人员进行受控文件管理制度的培训，并通过内部通知、会议等形式，宣传和推广制度要求。
受控文件管理规定
管理文件受控文件管理规定1 目的为规范受控文件的发放、使用、回收、作废等过程，防止作废文件的非预期使用，特制定本规定。
2 适用范围适用于公司内部使用的工艺规范、操作规程、检验规程、程序文件、管理文件，以及各部门制定的内部使用的文件。
3职责3.1 质检部负责各类工艺规范、操作规程、检验规程的归口管理；3.2 总经理办公室负责各类管理文件及相关外来文件的归口管理；3.3 各部门负责本部门内部使用的各类文件、合同的管理。
3.4 生产部负责原粮供方合同、运输协议、设备采购合同文件进行管理。
4管理要求4.1受控文件的发放4.1.1 各类受控文件在经过规定流程要求的审核、批准后由归口部门负责发放。
4.1.2受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章，填写分发号和发放日期。
每种工艺规范的第一页上加盖蓝色“生产用图”或“试制”章和发放日期。
4.1.3 受控文件分发号应严格执行下表的规定：4.1.4 受控文件发放时由文件归口部门填写“文件资料发放处置单”，由接收人签字接收。
接收人的签字应与文件分发号相对应。
4.2 受控文件的保管与使用4.2.1 各部门应由专人负责管理本部门使用的各类受控文件。
其职责包括修订本部门“受控文件清单”；妥善整理、装订和保管；借阅时进行登记并及时回收；文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等。
4.2.2 受控文件应妥善使用，不应破损或丢失。
若不慎丢失，应及时向文件归口部门申请补发。
4.3 受控文件的复制4.3.1 使用部门因工作原因需要复制受控文件时，应向文件归口部门提出申请，由文件归口部门复制，各部门不应擅自复制。
4.3.2 所有复制的受控文件一律在首页加盖红色“受控”章。
4.3.3 复制的受控文件也应填写分发号和发放日期。
分发号的填写方式为“部门文件分发号—序号（两位）”，发放日期为复制后实际发放的日期。
4.3.4 复制的受控文件发放时由文件归口部门在该文件的“文件资料发放处置单”上进行登记，由接收人签字。
受控文件的管理制度
受控文件的管理制度一、总则为规范受控文件的管理，提高文件管理的效率和质量，保障文件的安全和准确性，制定本受控文件管理制度。
二、适用范围本受控文件管理制度适用于本单位所有的受控文件的管理，包括编制、审批、发布、变更、废止等一系列流程。
三、受控文件的定义受控文件是指对于单位工作具有指导意义、约束力、负有执行要求或监督追责义务的文件，包括文件、规章制度、通知通告、备忘录等。
四、受控文件的编制1. 受控文件的编制应当遵循合法、科学、严谨的原则，内容应当真实、准确、完整。
2. 受控文件的编制应当明确文件的分类、编号、名称、起草单位、起草人、起草时间、审批单位、审批人、审批时间等内容。
3. 受控行政性法规、规章和政策文件的编制，应当按照法律法规的规定，相关文件需经相应程序的审批，并抄送相关单位。
五、受控文件的审批1. 受控文件的审批由单位主管领导或有权机构进行，应当严格按照程序进行审批。
2. 在受控文件的审批过程中，应当确保审批的合法性、适当性，审批人应当具备相应的资质和权限。
3. 审批过程中如有异议需协商解决，如无法协商解决需报请主管领导或有权机构决定。
4. 审批完成后，应当及时通知相关人员，并将审批结果记录在审批表中。
六、受控文件的发布1. 受控文件的发布应当及时传达到相关人员，可以通过文件夹、邮件、通知等形式进行。
2. 发布后应当对已发布的受控文件进行归档管理，并定期进行检查和更新。
3. 对于重要的受控文件，应当督促相关人员及时阅读并掌握内容。
七、受控文件的变更1. 受控文件在使用过程中如需进行变更，应当经过合法程序进行审批。
2. 变更要求应当明确具体，变更内容应当清晰明了，变更原因应当充分合理。
3. 变更后的受控文件应当及时通知相关人员，并对旧版本进行废弃处理。
八、受控文件的废止1. 受控文件在使用过程中如因废止、废弃、撤销等原因而不再适用，应当及时处置。
2. 废止的受控文件应当做到明确、确凿，废止原因应当清晰明了。
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编号：技术文件管理规定版本号：2/0
1．目的进一步加强资料的管理，使技术文件得到及时、准确、有序的传递，对各部门的资料管理和资料分发范围作出相应要求；明确不同技术文件的适用范围和使用效力，防止因几类文件具体要求矛盾时延误生产或造成返工返修。
2．适用范围本规定适用于公司所有产品技术性文件，对外来文件可参照执行。
3．术语
用于指导生产的技术文件包括但不限于以下几项：
转换图纸：根据顾客图纸、样件、技术协议或其他要求并结合公司实际情况绘制的产品图
纸。
其中的顾客所有特殊要求和产品的特殊特性都已得到了充分识别或认可。
毛坯图、粗加工图：用于定制毛坯或对毛坯进行粗加工的图纸。
工装、检具图：用于制造和检验产品的工艺装备图纸的总称。
工艺规程：包括过程流程图和机械加工卡片，是用于指导加工流程和加工工序内容的技术
文件。
控制计划：在产品的先期质量策划或生产件批准中产生的对过程和产品参数控制进行明确规
范的技术文件。
作业指导书：针对特殊工序、特殊过程进行生产作业指导的文件。
更改通知单：对顾客提
出的工程更改或内部持续改进提出的更改经评审后正式下发的更改通知。
工艺指示单/ 临时工艺指示单：对产品采取带有普遍性或临时性的工艺调整做出的技术通知。
4. 文件管理的原则
4.1 谁签收谁负责的原则
文件原则上必须由兼职资料管理员签收，因故不能签收的由部门领导签收；谁签收文件，
谁就对文件的管理负责。
4.2 以旧换新的原则已经分发的文件，因破损、脏污或版本更换，必须执旧文件方可更换新文
件。
4.3 数量匹配原则文件应严格按照实际单位的使用份数分发，车间须提供详细的“工位配制
表” ，资料室按照“工位配制表”印发等数量的文件，车间不提供该表时，资料室按最低数量
发放。
车间因生产需要临时增加工位时，须填写“文件补发申请登记表”注明相关信息方可补
发。
一人操作多台机床时，可以公用一套技术文件，但质量纪录必须分别填写。
备注：文件遗失、缺页时使用部门应到原文件发放部门填写“文件补发申请登记表”，向文件发
行部门提出书面申请，并注明申请原因、需要份数、文件编号、文件类别等，由文件发行部门主管领导批准后方可补发——摘自《文件控制程序A/XL-QP-01》
4. 4文件遗失的处理
为防止商业机密外泄，治理文件管理混乱现象，节约办公成本，各部门应妥善保管技术文件，避免遗失，如有遗失则视文件的重要程度和可能带来的后果按以下规定处理：
注：1.以上塑封状态是基于文件保护和使用等方面考虑的，与处罚额度无直接关系;
2.处罚款项须建立专门台账，罚款的50%t交用于冲抵增加的管理费用和办公成本；
3.每季度评选文件管理先进单位和个人，奖金从罚款的另50%^全额支出。
5.职责
5.1技术部是技术资料的归口管理部门，负责本事业部所有产品的技术文件编制，资料室
资料员负责各职能部门、事业部技术资料的管理。
5.2各单位兼职资料管理员名单详见《配件事业部资料管理网络图》。
5.3各职能部门兼职资料管理员负责本部门技术资料的管理，对下属基层单位的技术资料
管理负有指导、监督义务，并有考核的建议权。
5.4各基层单位（车间、独立班组、外检室等）兼职资料管理员负责本单位技术资料的管理，要
求建立详细的管理。
5.5技术资料管理的职权：负责技术资料的接收、登记、传递、归档、保存，有权对管辖范围内
资料的完整性和适用性进行检查并提出整改意见，对信息传递的准确性、及时
性负责。
4.1各使用单位、个人均有权利和义务就本职能范围内技术资料的有效性和可操作性提出反馈意
见，以便持续改进。
5文件分发范围
注：
★未注明分发范围时按上述范围发放，已注明分发范围的按注明的范围发放；
★ APQP、PPAP资料根据需要按注明的范围发放；
★硫化前尺寸图纸要发放到硫化车间1份、机加车间1份；
★工装图纸发由生产配套部转发到使用车间；
★财务部只发工装材料清单，在一项产品所有的工装下发后将清单汇集到一起交财务部。
6.使用说明
6.1上报给各副总的技术资料只作为公司领导参考的依据，不能直接用于指导生产；送达各部门的技术资料可以用于指导生产，但不能作为生产用图；分发给各车间的技术资料只供本车间使用，不能用来指导其他车间生产；
6.2转换图纸供部门、质量检验、车间管理者使用。
除新品或非常规加工状态，车间操作
者不得直接使用，当产品可以正常加工时图纸由车间负责收回。
6.3临时工艺指示单应有明确有效期限，有效期过后按原有工艺执行。
7.图纸效力
因图纸管理不到位、信息传递不到位等原因，事实上存在不同状态或要求的技术文件同时在使用场所出现，这里给出使用指导目的在于区分有效与无效图纸，判定为无效的应
立即隔离并及时告知资料室或技术部。
状态判定权限按以下联结逐步增强：
操作者一车间管理者一质量工程师一项目工程师一资料管理员
（弱）------------------- 二二二二s(强)
7.1同类文件如工艺规程，当出现版本不一致时，以距离现在时间最近者为有效版本，旧版文件立即上交资料室处理。
7.2其他不同类文件按以下联结逐步增强：
1)工艺规程—.控制计划—.作业指导书―更改通知单/工艺指示单―k毛坯/粗加工图纸―
转换图纸
2)工装检具图纸一转换图纸
编制: 审核: 批准:
分发范围：
常务副总、管理者代表、生产副总。