2020 RBA验厂审核文件清单(6.0版全套)

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RBA EHS document list 6.0_UL Internal 20180601

EICC Document list / EICC 审核文件清单Please provide the below documents for review:请在审核当天提供以下资料以供审核：C-EnvironmentC1.1: EIA (Environment impact assessment) report, Approval for EIA + Acceptance report of the environment protecting + pollution discharge permit (if applicable), water extraction permit, Radiation safety permit of X-Ray equipment, other legal required environment permits, procedure to timely renew these documents to ensure they keep valid.环境影响评价报告，环境影响评价批复，环保竣工验收报告，排污许可证 , 取水许可证，X-Ray (或其他幅射仪器)机器辐射安全许可证, 文件定期审查的程序去确保这些许可证不会过期。

C1.2: legal environment reports of recent 3 years which are required to submit to local environment authorities最近3年的年度排污申报登记C2.1：Significant environment aspect form and the action plan, Environment targets, reduction plan of the material consumption重大环境因素识别清单以及控制方案，环境目标，降低资源消耗的项目方案C3.1 Chemical management procedure，chemical inventory，chemical in and out record化学品管理程序，化学品清单及库存记录，化学品进出记录C3.2: hazardous waste reduction plan, Hazardous waste dispose contract, certificate of the unit to transfer the hazardous waste, certificate of the unit to dispose the hazardous waste, hazardous waste transfer manifest (recent 3 years); Documented procedures for reception, storage, dispensing, use, return and disposal, Onsite assessment report for the hazardous waste dispose supplier危险废弃物减排计划，危险废弃物处理合同，道路运输许可证，危废处理商的危险废弃物经营许可证，危险废弃物转移联单（最近3年）, 废物接收，储存，分配，使用，回收和处置的书面程序；最近3年内对危险废弃物处理供应商的现场审查报告，C4.1: Solid waste management procedure, solid waste reduction plan, Valid contract signed with waste contractors, transfer manifest, license of the contractor to dispose the solid waste固体废弃物管理程序，固体废弃物减量计划，固体废物承包商的资质文件，处理合同及转移记录C5.1：Air emission management procedure, Air emission reduction plan, Monitoring reports for air emission (recent 3 years), Maintenance records of the waste gas treatment facilities, waste gastreatment system operator training records废气排放管理程序，废气减排记录，废气检测报告（最近3年）, 废气处理设施维护记录，废气处理人员的培训记录C5.2: Boundary noise management procedure, Monitoring reports for boundary noise (recent 3 years)厂界噪声管理程序，厂界噪声检测报告（最近3年）C6.1: Internal Hazardous substance control limit, Hazardous substance in the product management procedure, ROHS testing procedure to the incoming material and related records, statement of the supplier on ROHS compliance, the material’s ROHS report from the 3rd lab, MSDS of the material工厂有害物质内部控制限值，产品有害物质控制管理程序, 来料有害物质检测程序及检测记，原材料采购管有害物质理程序, 供应商的不含有害物质声明书，原材料第三方检测报告，原材料成分说明书。

供方RBA6.0管理体系审核表

15、有无法定福利(保险、奖金、带薪假和补贴等)?请加以说明.
16、员工是否能按时领取到工资?
17、是否有证据证明公司对员工使用体罚或以肉体伤害为胁迫段?
18、是否使用不合理的罚款处分?
19、公司是否存在歧视的情形?
20、员工是否选有员工代表?是否有指定的管理代表与员工代表进行沟通?
小计
B、健康与安全
7、公司有否制定政策，以确保制造的产品中所含的钽、锡、钨和金不会直接或间接提供资金或受益于刚果民主共和国或其周边国家/地区践踏人权的武装组织？
8、公司有否对矿物的来源和监管链实施尽职审查？
9、公司对供应商、客户、消费者和员工等所有人士的个人信息保密有否保密？保密行为是否符合相关人员的期望？
10、公司有否制定流程，从而确保员工能够提出任何问题，无需担心遭到打击报复？
21、是否对必要的生产设施提供和使用安全防护装置？
22、是否提供和使用了个人防护装备（PPE）?
23、是否对员工进行过PPE的培训?
24、是否在所有必须使用个人防护装备的区域都张贴了有关标示?
25、经授权操作叉车/电梯等特种设备的人员是否受过相关安全培训?
26、是否定期为员工提供身体检查服务，以及早发现任何职业病和工伤？
5、是否任命管理人员对建立的管理体系的运行进行管理，并定期监测运行效果？管理代表的职责与权限是否明确规定？
6、是否识别所有适用的法律法规？包括劳工、健康与安全、环境、道德，以及客户要求？
7、有无制订风险评估管理程序，对有关劳工、健康与安全、环境、道德管理风险进行识别与评估，采取措施以预防风险？
8、有无定期对目标指标进行监测管理？对不达标的情况，是否进行分析与纠正？
10、产品中有害物质有无定期进行监测？

RBA验厂文件清单(含附件全套Excel)

12 months, but date back to last 24 months) 监测报告以及符合强迫劳动政策的纠正措施计划（最近12个月，但追溯至最近24个月）
14. Policy and procedure on prohibiting forced labor 禁止强迫劳动的政策和程序
- stating no government issued identification or personal documents originals are held or stored. 声明没有政府发放的证件和个人证件的原件被扣押
4. Grievance records (last 12 months, but date back to last 24 months) 申诉记录（最近12个月，但追溯至最近24个月） 5. Contracts with labor agencies, labor brokers, labor service providers (last 12 months, but date back to last 24 months) 与劳工机构，劳工经纪人，劳工服务提供者的合同（最近12个月，追溯至最近24个月） 6. Employment letter/ agreement/ contract (Included contracts for migrant worker and labor agent workers) 雇佣信/协议/劳动合同（包括外劳和劳务派遣工的合约） 7. Documentation on fee disclosure for the workers (including fee deduction and reimbursement records if fees and penalties are deducted 给工人有关所收费用的公开文件（如果发生费用扣除和罚款记录，要包括费用扣除和退还记录）

RBA审核文件清单(2019) Document List for RBA Audit 4

紧急处理流程，控制措施年度评估，事件报告及改善记录 14. 能源/可再生能源消费记录（煤、油、气、电等），其他温室气体排放来源（如 SF6、CFCs）跟踪记录，
温室气体转换计算记录 15. 能源消费和温室气体管控程序，年度能源消费和温室气体减少目标，目标监控记录，纠正措施记录，
年度评审记录，相关人员培训记录
资和工作时间记录，工厂对学校尽职调查记录（如适用） 11. 综合计时/不定时工作制批文（如适用） 12. 12 个月的考勤记录，排班记录，生产记录，计件记录（如适用）， 13. 工作时间政策/规定，加班控制程序，工时统计，加班超限预警记录 14. 员工休假政策/规定，休假（事假、年休假、产假、病假、工伤假）记录 15. 工厂薪酬福利政策/规定，工资/奖金/绩效/津贴等计算标准 16. 当地最低工资文件 17. 12 个月的工资记录，银行转账记录（如适用） 18. 社会保险参保名单，缴费证明 19. 员工申诉、投诉管理程序，申诉投诉记录和处理记录 20. 招聘广告，岗位要求，合理宗教设施/安排政策程序及相关文件 21. 员工（非特殊岗位）入厂体检、年度体检报告（如适用） 22. 员工组织章程，员工代表名单，选举程序/记录，选举结果通告，会议记录，申诉记录/意见沟通处理
记录，集体谈判协议，和平集会政策和管理人员培训记录，工会相关文件等
2019
B. Health and Safety 健康安全
1. 企业主要负责人安全培训证书，安全主任证（安全员证，注册安全工程师证），特种设备操作工证，
特种作业人员资格证。例如：电工证、锅炉工证、叉车工证、电焊工证、辐射设备操作人员上岗证、
设施管理员培训记录等 11. 厂界噪声监测报告，厂界噪音控制设施维护记录， 12. 产品材料安全（限用物质）控制程序，工厂符合性声明，工厂内审报告/问题点跟进记录，供应商符

RBA 7.0审核资料清单

带薪休假政策（包括病假、产假、陪产假、年休假、婚假、丧假以及工伤假等）
员工休假的记录
员工加班申请记录
A4
工资和福利政策及其培训沟通的记录/材料
工资条（最近12个月），工资银行转账的记录，工资扣税缴交记录
离职政策和程序
离职员工（包含解雇和自离员工）的工资发放记录
社会保险参保名单和收据，当地社会保险参保计算方法
目标指标及其跟踪记录
审核所需文件清单
Audit Section
商业道德
D1
零容忍所有形式的贿赂、腐败、勒索和贪污的政策及其培训记录/材料
鼓励员工申报利益冲突的程序
利益冲突申报记录
D2
礼物赠送和收取政策及其培训记录
贿赂指控的调查程序
D3
信息公开政策
财务审计报告
工厂对外发布的广告，例如：招聘广告
D4
保护知识产权政策
员工奖惩政策
纪律处分记录
A5
纪律处分流程/程序
反骚扰、反虐待政策
员工投诉程序、记录和相关的纠正措施
A6
招聘政策、招聘广告/简章
入职体检报告
反歧视政策及其培训材料/记录
满足员工合理宗教需求的程序及其相关沟通培训的记录
雇佣和晋升记录
A7
自由结社的政策和程序及其培训记录/材料
和平集会的政策及其培训记录/材料
E6
针对RBA四个部分的培训程序和计划
针对RBA四个部分的培训材ห้องสมุดไป่ตู้和记录（员工/管理层）
E7
关于RBA政策、实践和绩效的内外部沟通程序/记录
E8
员工申诉和抱怨的管理流程
员工参与、反馈（鼓励员工；工厂主动收集）渠道
鼓励员工参与和反馈的渠道和流程

2018版RBA(原EICC)审核文件清单(UL)

员工花名册包括工厂内直接、间接、劳务派遣工和临时工的数目,员工的出生日期和进厂日期; 禁止招聘童工的政策，员工的个人档案包括其身份证复印件。在厂员工最小年龄:
A2.2:Identify card verification procedure, Remedy procedure for the discovery of Child labor,training/ communication records with labor agency/contractor on Child labor prohibiting policy. 员工身份证核查程序，发现童工后的补救程序，与劳务派遣/分包公司沟通或培训禁止招聘童工政策的记录。员工培训日期/记录/教材：如使用，labor agent的资质，双方协议:
A3.1: Comprehensive working hours waiver, Time records of sample workers, leave applications. 工时批文，抽样员工的工时记录，（月加班，日加班，周工时）请假记录（产假，病假，事假，年假，婚假，etc.）
A3.2: Workers receive at least one (1) day off every seven (7) days. 抽样员工的工时记录，7休
A2.3:Youngworker list, youngworker register (acknowledged by local labor department), young worker protecting procedure, entrance & annual health check reportsof juvenile workers, time records of young workers 未成年工清单，未成年工备案登记表，未成年工保护程序，未成年工定期体检报告，未成年工考勤记录

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2020 RBA验厂审核文件清单（6.0版全套)【要准备200多个文件】RBA验厂审核手册.附录8:RBA验厂审核所需文件清单：下表列出了审核人员在审核期间可能审查的记录和文件。

要知道这些是最基本的文件清单并不包括所有可能需要的文件，审核人员可以在现场审核之前或审核期间要求其他相关文件和记录进行审核。

◎关键文档清单的项目应提前准备，如果主审核员(审核组长)预先要求任何这些项目副本；◎第二张表列出了审核人员到达现场时必须提供的最低限度的文件和记录。

RBA验厂审核关键文档清单◎营业执照◎工厂布局和平面图◎生产流程图/过程描述◎工厂在过去12个月内的变化◎过去12个月的产品/服务、数量、新设备概况◎组织结构图◎集体谈判协议(现行有效的)◎员工手册◎新工人培训材料(培训教材)◎空白劳动合同◎工人登记包括尽可能多的信息(工人分类:按职位、国籍、雇用条件(直接雇用，通过劳动中介机构、学生工、实习.....所提供的住宿◎所有合法许可证、许可证、授权◎政府机构的豁免(如:综合计时批文)◎有效管理体系证书(如: ISO14001，OHSAS18001)◎最近的政府提交的报告(劳动、商业道德、健康与安全、环境)◎风险管理流程(劳动、商业道德、健康与安全、环境)◎应急响应(所有紧急情况)和业务连续性和恢复计划◎危险材料清单◎危险废物清单◎纠正行动计划(在过去12个月内完成或正在进行中)RBA验厂审核人员可在现场获得的最低限度文件和记录审核部分-审核工厂一般信息需提供的文件清单◎工厂布局和图纸◎工厂内工艺和建筑物的描述◎工厂在过去12个月内的变化◎过去12个月产品服务概述、数量、新设备、新许可证◎与工人就RBA最低要求的沟通◎与供应商就RBA行为守则符合性进行的沟通◎与供应商签署关于RBA行为守则符合性的合同要求◎验证供应商实施RBA行为守则要求的证据RBA验厂审核部分-劳动规定A1-自由选择就业◎与劳动代理、劳动中介、劳动服务商签订的服务合同◎工人(劳动)合同的例子●永久员工●领薪员工●按小时支付的员工●临时员工/工人●季节性(如使用)工人●青少年工人●学徒工●外籍工人●职业工人(如使用的话)◎雇佣记录，包括年龄证明、身份和政府颁发的工作许可证明◎招聘/雇佣的流程/程序◎工人贷款和信贷计划文件A2-避免使用童工◎公司有关青年工人保护及适当的工时/轮班的政策◎最低雇用年龄政策◎获得和验证年龄文档证明的程序.◎培训和学徒计划的记录◎学校出勤记录和公司支付的学费或书籍◎青少年工人保护程序A3-工作时间◎政府机构颁发的非传统工作时间许可证或加班豁免(例如:综合计时工作制、不定时工作制)◎向工人提供的信息，描述有关工作时间和加班的法律规定◎工作时间政策◎分配和控制加班时间的流程◎工作时间登记流程/程序(打.....◎工人考勤表或时间表(最近12个月)◎工人同意加班(超时工作的证据(例如，签字声明)◎传达加班的证据A4-工资和福利◎向工人提供的信息，描述工资、扣除、计算和福利◎处罚性的工资扣除和奖金的做法/惯例◎津贴清单，例如:食物、住宿和程序◎计件工资的确定和计算程序◎工人的缴款清单和程序◎当地最低工资的定义(标准)◎工人过去12个月的工资记录和工资条，显示了所有扣除、缴款、收入和汇款情况◎为工人购买所有适用保险的证据◎工人产假证据(母亲产假、父亲陪产假)A5-人道待遇◎关于可接受的工人惯例和处罚措施的工厂“规则和条例◎处罚流程/程序A6-非歧视◎雇佣前、入职前的体检要求◎医疗保密程序与惯例◎关于工人分布的资料(类型(永久合同)、性别、职能、民族(籍贯)、年龄、....◎目前的招聘广告和职位要求◎职能和职位描述A7-结社自由◎向工人提供的信息，描述有关结社自由和工会的地方法规◎过去12个月关于申诉机制和统计的政策和程序、采取(并向工人通报)的行动◎工人会议及/或工会管理会议的会议记录◎与员工定期沟通和反馈的证据◎有关工人投诉和采取(并传达给工人)行动的记录RBA验厂审核部分-健康与安全条款B1-职业安全◎安全程序(如:封锁/加标、密闭空间、热工许可证)◎操作机械(叉车等)的许可证/认证◎个人防护装备(PPE)计划和各种任务所需的个人防护装备(PPE)清单◎风险评估记录◎医疗人员证书，现场诊所(医务室)，.◎关于采取措施保护孕妇和哺乳期妇女的记录B2-应急准备◎消防计划、消防系统和火灾报警系统维护记录◎消防/疏散演习记录◎化学泄漏响应演习记录◎应急、业务连续性和恢复计划◎应急团队(ERT)组织B3-工伤和职业病◎事故/职业病的调查及跟进报告◎当年度伤害/疾病的日志◎"侥幸避免"日志、分析和跟踪◎旷工记录B4-工业卫生◎工业卫生监测结果(噪音，化学和物理制剂)◎对从事危险工作的工人进行医疗监测的结果◎听力保护和呼吸保护计划◎对有(职业危害)暴露风险的工人进行工业卫生数据的沟通记录B5-体力劳动◎对从事重体力劳动的工人的评估记录◎为减轻工人体力压力而对工作区或设备装置的改装纪录◎对频繁重复操作的工人工进行人体工程学风险评估/手动操作风险评估B6-机器安全防护◎预防性维护记录◎机器安全风险评估记录◎评估员工暴露在人工操作、重复工作、尴尬姿势等危险中的过程和程序B7-公共卫生、食物和住房◎食堂经营许可证与食品操作人员健康检查记录◎食品样品记录◎在宿舍进行疏散演习的纪录B8-健康与安全沟通◎H&S培训需求分析◎H&S培训计划、培训材料(教材)和培训记录◎危害沟通的程序◎工人提出的安全问题记录RBA验厂审核部分-环境条款C1-环境许可证和报告◎工厂“运作许可证及检查或传唤的记录的副本◎政府机构针对许可证要求颁发的官方豁免资料(排污许可证)◎环境许可证要求的监测、检查和维护记录◎过去2年的环境排放登记册(水、空气、废物的数量)◎污染的预防和减少计划和成果◎温室气体(GHG)计划和成果◎节水计划C2-污染防治与资源减少◎对环境方面进行的实质性评估◎重大环境影响基线◎年度减少目标C3-危险物质◎化学品和其他危险材料清单◎泄漏控制计划和程序◎现场所有危险材料的MSDS◎危险物质许可证/登记◎储罐完整性检查和测试报告◎废物供应商审核报告C4-固体废物◎现场产生的固体废物(危险和非危险)清单◎处理票据/处置记录(清单、收据、发票)◎废物供应商许可证◎废物许可证或登记和监测/检查报告C5-空气排放◎空气监测报告◎提交个哦监管机构的空气排放许可证和报告◎减少空气污染设备的维护记录◎环境噪声监测报告C6-材料限制.◎采购和制造规范，描述工厂如何满足法律和客户对产品内容限制◎向供应商传达RoHS、REACH、WEEE和其他客户产品内容限制的记录◎分析测试结果C7-水管理◎设施地图，其中包括风暴水流域的概述;附近水体的位置;雨水收集和输送系统的位置;设施不透水区域的轮廓;暴露于降水中的材料的位置◎雨水排放的监测结果◎废水处理厂的维修记录和图纸◎供水或地下水监测、井水质分析C8-能源消耗和温室气体排放◎按类别分列的下列温室气体的年度消耗使用情况(范围1和2)RBA验厂审核部分-商业道德条款D1-诚信经营◎商业行为准则/商业道德守则◎对员工的商业道德规范分配或培训流程◎公司捐赠和赞助的政策◎商业道德、反腐败和贿赂的政策◎违反商业道德的调查程序◎商业登记D2-没有不正当的优势◎有关政策，确保来自供应商和客户的礼品或向供应商和客户提供的礼品在费用、频率和好客程度、支出或承诺上不过分◎对涉嫌作出或接受不正当支付或馈赠及企图进行一-切形式贿赂行为的工人或代理人提起诉讼的有效程序◎制定和采用调查程序和后续的制裁◎处罚程序/政策◎处罚记录D3-信息披露◎保密协议(非披露协议)模板/表格◎与供应商和客户达成的保密协议(非披露协议)◎与服务供应商达成的保密协议(非披露协议)D4-知识产权◎知识产权审查和保护政策D5-公平商业广告和竞争◎由财务审计公司独立审计的年度财务报告◎公平交易/反勾结政策◎广告政策/沟通政策◎广告/招聘广告D6-保护身份和不报复◎有关秘密举报的政策/程序◎向国人/员工清晰传达杜绝打击报复的政策◎对所有涉嫌打击报复的指控进行调查的程序D7-负责性的矿物采购◎负责性的矿物采购的政策/程序◎矿物采购的风险评估不包括3TG或(如果由冶炼厂“1精炼厂地采购)是无冲突◎关于信息收集的行动计划/行动以确保负责任的矿物采购D8-隐私◎有关保护隐私的正式政策和计划.◎有关隐私保护的培训材料(培训教材)和培训记录RBA验厂审核部分-管理体系条款E0-管理体系认证◎管理体系认证(例如: SA8000. ISO14001，OHSAS18001，.....）E1-公司/工厂的政策或承诺声明◎劳工、雇佣、商业道德、健康与安全和环境的政策◎公司社会责任政策◎有关公司工厂的商业道德或商业行为准则政策或手册E2-管理问责制和责任◎组织结构图◎管理体系代表、人力资源管理、商业道德、劳工、健康与安全和环境的经理的角色和责任◎管理体系评审记录E3-法律和客户要求◎客户要求(例如: RBA)的副本◎跟踪体系以监控有关设备和环境责任(SER)的法规及执行或分发日志◎适用法律的副本E4-风险评估和风险管理◎识别、评估SER风险及其排名的程序◎重大变更发生时的风险评估记录◎列出工厂存在的已识别SER风险和风险评估审查记录◎为最高已识别SER风险制定的行动计划E5-改善目标◎当年的阶段性执行目标和总目标，包括定期审查目标的实施情况及及是否实现目标的状态◎当前的改进计划和进展情况E6-培训◎培训分析◎培训日程(培训计划)◎培训记录◎培训评价E7-沟通◎工厂SER规则(例如: 工人手册)◎向工人、供应商和客户传达沟通公司业绩和期望的流程◎向工人和管理人员沟通的公告栏、通讯稿、内部网网站E8-员工反馈、参与和不满◎向工人和外部利益相关者提供的关于如何秘密举报所关主的商业道德问题的信息◎"秘密举报”的政策/程序◎保密调查程序及对“秘密举报”的行动◎举报的数据统计◎对工人参与计划制定和实施的正式方式(例如，委员会、负责小组，...进行了描述◎工人投诉记录、纪律调查和所采取的行动(和沟通)◎管理层提供的工人调查、投诉和反馈E9-审核和评估◎审核流程和程序◎过去3年进行的审核的副本E10-纠正措施流程◎纠正措施管理程序◎过去3年进行的审核的纠正行动计划的副本和这些纠正行动计划的现状◎不符合项跟踪、关闭、状态和管理评审的记录◎守法记录，违反劳工/商业道德法律法规而导致的传唤或处罚◎守法记录，针对过去3年收到的EHS传唤或处罚E11-文件和记录◎记录保留政策和程序E12-供应商责任◎下一层主要供应商识别分析◎下一层主要供应商/劳工代理计划◎现场主要供应商准则符合性验证报告◎纠正行动计划，针对在现场主要供应商验证报告中识别的改进领域。