《光伏发电项目文件归档与档案整理规范》

光伏发电项目档案文件管理制度

光伏发电项目档案文件管理制度项目档案管理实施细则为了加强XXX光伏发电工程项目竣工档案的管理，实现项目文件从产生、运行、到归档全过程的标准化、流程化、规范化，制定此管理制度。

请各参建单位严格执行。

一、工程档案资料生成的管理1.项目文档生成要有内部编辑、审批、签字、盖章流程。

二、项目文档档案资料的运行-传阅-审批管理1.要求参建单位设专职资料员，负责项目文档的传递-运转工作。

2.需上报审批的各种项目文档、资料统一由各单位的资料员报送项目监理部，监理单位报送项目公司资料室，由监理单位负责文件资料的运转-传递-返还。

三、项目文档的质量要求项目文档的质量要体现完整性、准确性、价值性、有效性，具体要求如下：1.项目文档实行闭环管理。

文件形式上的闭环是要求表式的空白栏必须用划斜线标识，没有填满内容的地方加盖“以下空白”印章。

文件内容的闭环：是指整改通知单必须有整改回复单，设备缺陷通知单要有设备缺陷处理报验单；对设计变更和设计院同意并签署意见的设计变更联络单执行反馈单等。

XXX施工方提出的联系单形式上的闭环，其内容的含糊推诿。

施工单位发现此类文件有权退回责任单位。

要求一份通知单对应一张回复单，除要求描述回复单内容外并标明需回复单的原文编码。

2.归档文件应为原件（正本）。

热敏纸、传真件不能做为原件归档，因故无原件的，可将具有凭证作用的复印件归档，但必须注明原件的出处，并在复印件上加盖原件单位的公章。

如材料质量证明、试验报告是复印件时，要求在清晰的复印件上加盖经销商单位的公章、经办人签字；如果复印件不清晰就必须做抄件，将出厂的厂家名称、公章、经办人、产品名称、规格、数量、原件编号、制造出厂的时间、规定指标、性能等主要项目内容毫无遗漏地抄写清楚，加盖经销单位公章，经办人签名。

3.报审文件的份数应满足移交竣工档案的归档要求。

原件只有一份的应保存在负责移交竣工资料的责任单位，如：原材料质量证明文件等。

4.项目文档要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，审批手续完备；签名：要求签全名、真名，字迹工整、清晰，不能用盖章或打字代替签名，并要求是有相关资质的人签名。

(完整版)《光伏发电项目文件归档与档案整理规范》

苏州爱康能源工程技术股份有限公司 \苏州中康电力开发有限公司1附录 B（资料性附录）光伏发电项目档案分类、归档范围及保管期限划分表光伏发电项目档案分类、主要项目文件归档范围及保存单位及保管期限划分表，见表B.1。

表B.1 光伏发电项目档案分类、归档范围及保管期限划分表234567891011121314151617181920212223242526272829303132附录 C（资料性附录）档案用表档案用表见表C.1至表C.6。

表C. 1 案卷外封面式样单位：mm33表C.2 案卷脊背式样单位：mmD=10mm、20mm、30mm、40mm、50mm34表C.3 卷内目录式样35表C.4 备考表式样单位：mm36表C.5 案卷目录式样单位：mm37表C.6.1 项目档案交接签证表（封面）式样项目（工程）名称：移交单位（章）：接收单位（章）：交接日期：页边距：上25mm，下20mm，左29mm，右14 mm38表C.6.2 项目档案交接签证表（附一）式样39表C.6.3 项目档案交接签证表（附二）式样40附录 D（资料性附录）工程照片归档范围参照表工程照片归档范围参照表见表D.1。

表D.1 工程照片归档范围参照表4142434445。

光伏发电项目档案文件管理制度

目文档管理制度为加强玛丽新能源投资有限公司光伏发电工程项目竣工档案的管理，实现项目文件从产生、运行、到归档全过程的标准化、流程化、规范化，制定此管理制度，请各参建单位严格执行。

一、工程档案资料生成的管理1. 项目文档生成要有内部编辑、审批、签字、盖章流程；二、项目文档档案资料的运行-传阅-审批管理1. 要求参建单位设专职资料员，负责项目文档的传递-运转工作。

2. 需上报审批的各种项目文档、资料统一由各单位的资料员报送项目监理部，监理单位报送项目公司资料室，由监理单位负责文件资料的运转-传递-返还。

三、项目文档的质量要求项目文档的质量要体现完整性、准确性、价值性、有效性，具体要求如下：1.项目文档实行闭环管理文件形式上的闭环是要求表式的空白栏必须用划斜线标识，没有填满内容的地方加盖“以下空白”印章。

文件内容的闭环：是指整改通知单必须有整改回复单，设备缺陷通知单要有设备缺陷处理报验单；对设计变更和设计院同意并签署意见的设计变更联络单执行反馈单等。

杜绝对施工方提出的联系单形式上的闭环，其内容的含糊推诿。

施工单位发现此类文件有权退回责任单位。

要求一份通知单对应一张回复单，除要求描述回复单内容外并标明需回复单的原文编码。

2. 归档文件应为原件（正本）热敏纸、传真件不能做为原件归档，因故无原件的，可将具有凭证作用的复印件归档，但必须注明原件的出处，并在复印件上加盖原件单位的公章。

如材料质量证明、试验报告是复印件时，要求在清晰的复印件上加盖经销商单位的公章、经办人签字；如果复印件不清晰就必须做抄件，将出厂的厂家名称、公章、经办人、产品名称、规格、数量、原件编号、制造出厂的时间、规定指标、性能等主要项目内容毫无遗漏地抄写清楚，加盖经销单位公章，经办人签名。

3．报审文件的份数应满足移交竣工档案的归档要求。

原件只有一份的应保存在负责移交竣工资料的责任单位，如：原材料质量证明文件等。

4．项目文档要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，审批手续完备；签名：要求签全名、真名，字迹工整、清晰，不能用盖章或打字代替签名，并要求是有相关资质的人签名。

光伏发电项目文件归档及档案整理办法

光伏发电项目文件归档与档案整理办法（征求意见稿）解读光伏发电项目文件归档与档案整理规1 围本标准规定了光伏发电项目各单位的档案管理职责、项目文件的编制、收集、整理、归档、移交及验收。

本标准适用于光伏发电项目的文件归档和档案整理。

2 规性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 11821 照片档案管理规GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 14689 技术制图图纸幅面和规格GB/T 18894 电子文件归档与管理规DA/T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规DA/T 42 企业档案工作规DL/T 5229 电力工程竣工图文件编制规定档发[1997]20号城市建设档案归属与流向暂行办法国家档案局第10号令企业文件材料归档围和档案保管期限规定3.3 项目档案archives of project经过鉴定、整理并归档的项目文件。

3.4 电子文件electronic records以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。

3.6 分类classification根据档案的来源、形成时间、容、形式等特征对档案实体进行有层次的划分。

3.7 整理archives arrangement按照一定原则对档案实体进行系统分类、组卷、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

3.8 档号archival code以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

3.10 档案移交transfer of records企业各职能部门及有关单位将整理完毕的档案，经部门负责人及有关质量监管单位审核后，按程序交给档案部门归档保存的过程。

对项目档案管理实行统一领导、分级管理，设置专门档案管理机构，配备经培训合格的档案管理人员，确保项目档案的完整、准确、系统、安全保管和有效利用。

集中式光伏档案管理制度

第一章总则第一条为规范集中式光伏发电项目档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理水平，依据《中华人民共和国档案法》、《档案管理规范》等法律法规，结合我国集中式光伏发电项目特点，制定本制度。

第二条本制度适用于我国境内所有集中式光伏发电项目的档案管理工作。

第三条集中式光伏发电项目档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中统一，分级保管；（三）规范管理，确保安全；（四）服务生产，促进发展。

第二章档案管理范围第四条集中式光伏发电项目档案管理范围包括：（一）项目立项、可行性研究、设计、施工、验收等阶段形成的文件、图纸、照片、录音、录像等资料；（二）项目运行、维护、检修、报废等阶段形成的文件、图纸、照片、录音、录像等资料；（三）项目相关合同、协议、会议纪要、往来函件等文件；（四）项目安全生产、环境保护、节能减排等方面的文件、报告、证书等资料；（五）其他与项目相关的文件、资料。

第三章档案收集与整理第五条档案收集应遵循以下要求：（一）档案收集应全面、准确、及时；（二）档案收集应遵循档案来源和真实性原则；（三）档案收集应遵循档案完整性和系统性原则。

第六条档案整理应遵循以下要求：（一）档案整理应按照档案分类、编目、装订等规范进行；（二）档案整理应保持档案之间的有机联系；（三）档案整理应确保档案的准确性和完整性。

第四章档案保管与利用第七条档案保管应遵循以下要求：（一）档案保管应保持档案的原始状态，不得随意修改、篡改或销毁；（二）档案保管应确保档案的安全、完整和准确；（三）档案保管应按照档案的保存期限进行分类、编号、装订；（四）档案保管应定期进行检查、维护和保养。

第八条档案利用应遵循以下要求：（一）档案利用应遵循档案保密原则，不得泄露国家秘密、企业秘密和商业秘密；（二）档案利用应遵循档案真实、准确、完整原则；（三）档案利用应遵循档案保管原则，不得随意借阅、复制或传播档案；（四）档案利用应遵循档案服务原则，为项目生产、科研、管理提供便捷、高效的服务。

《光伏发电项目文件归档及档案整理规范》

苏州爱康能源工程技术股份有限公司 \苏州中康电力开发有限公司1附录 B（资料性附录）光伏发电项目档案分类、归档范围及保管期限划分表光伏发电项目档案分类、主要项目文件归档范围及保存单位及保管期限划分表，见表B.1。

表B.1 光伏发电项目档案分类、归档范围及保管期限划分表234567891011121314151617181920212223242526272829303132附录 C（资料性附录）档案用表档案用表见表C.1至表C.6。

表C. 1 案卷外封面式样单位：mm33表C.2 案卷脊背式样单位：mmD=10mm、20mm、30mm、40mm、50mm34表C.3 卷内目录式样35表C.4 备考表式样单位：mm36表C.5 案卷目录式样单位：mm37表C.6.1 项目档案交接签证表（封面）式样项目（工程）名称：移交单位（章）：接收单位（章）：交接日期：页边距：上25mm，下20mm，左29mm，右14 mm38表C.6.2 项目档案交接签证表（附一）式样39表C.6.3 项目档案交接签证表（附二）式样40附录 D（资料性附录）工程照片归档范围参照表工程照片归档范围参照表见表D.1。

表D.1 工程照片归档范围参照表4142434445。

光伏电站技术档案和资料管理规定

光伏电站技术档案和资料管理规定随着光伏产业的发展和快速普及，光伏电站建设已经成为一项重要的能源基建工程。

而相应的技术档案和资料管理规定也变得越来越重要。

以下是一个光伏电站技术档案和资料管理规定的示例，共，供参考。

一、档案管理规定1.档案的范围光伏电站技术档案是指反映光伏电站设计、建设、运行情况及相关技术资料的一系列文件、图纸、记录、资料等。

其中包含的主要内容包括质量保证手册、工程设计文件、验收记录、项目方案和实施计划、工作日志和实测数据、设备和材料采购、安装和调试记录等。

2.档案的管理(1) 档案管理实行全面、规范、科学的原则。

制定科学、合理、可行的档案管理程序和规定，认真执行。

(2) 档案管理应当指定专人负责，负责档案的保存、整理、归档和查询等工作。

(3) 档案必须在规定的时期内保管完整，整理清楚，做到防潮、防火、防盗、防鼠等。

(4) 档案保存时间应当按照法律规定执行，并经过相关部门的审批。

3.档案的整理将光伏电站技术档案按规定的文件分类整理，每个文件装訂成册，每个册应有正数号和副数号，正数号放在文件首，副数号放在文件尾，并在册后注明总卷数和页数。

4.档案的保管(1) 档案材料应当全部汇总到指定的档案库房中保存，并设有专人负责。

(2) 档案保存期间必须采用专门的保护措施，防止出现潮湿、腐朽、损坏、遗失等情况。

(3) 档案文件的发放、转移必须仔细审查，严禁随意放行或毁损。

二、资料管理规定1.资料的范围光伏电站技术资料是指反映光伏电站设计、建设、运行情况及相关技术资料的一系列数据资料。

包括各种设备的技术参数和运行数据、电压、电流、功率、发电量、运行温度和光照强度等数据。

2.资料的收集和整理(1) 光伏电站技术资料必须由专人负责收集、整理，并分类存放。

(2) 采集的数据必须准确、全面、及时，采取科学的数据分析和处理技术。

(3) 运行数据按照规定的时间周期进行分类归档，日期明确，存档完整。

3.资料的保管资料必须经过加密处理，并且在安全环境下备份。

《光伏发电项目文件归档与档案整理规范》

3.1 建设项目 ....................................................................... 6 3.2 项目文件 ....................................................................... 7 3.3 项目档案 ....................................................................... 7 3.4 电子文件 ....................................................................... 7 3.5 文件归档 ....................................................................... 7 3.6 分类............................................................................. 7 3.7 整理 ........................................................................... 7 3.8 档号 ........................................................................... 7 3.9 案卷 ........................................................................... 7 3.10 档案移交 ...................................................................... 7 4 总则 ................................................................................. 8 5 管理职责 ............................................................................ 8 5.1 通用职责 ........................................................................ 8 5.2 建设单位职责..................................................................... 8 5.3 勘测、设计单位职责.............................................................. 10 5.4 监理单位职责.................................................................... 11 5.5 施工、调试单位职责.............................................................. 12 5.6 总承包单位职责.................................................................. 13 5.7 运行单位职责.................................................................... 13 6 项目文件编制 ....................................................................... 13 6.1 基本要求 ....................................................................... 13 6.2 竣工图编制要求.................................................................. 13