档案案卷编制说明
文书档案案卷格式
文书档案案卷格式The filing forms of administrative records适用范围本标准适用于我国各级档案馆 （室）和文书处理部门。
案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。
硬卷皮格式硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用 300mn ¥ 220mm 或 280mn X 210mm 长X 宽）。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm 宽的折叠纸舌。
卷脊可根据需要分别设 10、15、20mm 三种厚度。
用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有 20mn 宽的装订纸舌。
本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。
案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归号、档号。
各项目具体位置、尺寸。
封面项目的填写方法全宗名称：全宗名称相同于立档单位的名称。
填写全宗名称必须用全称或通用简称。
如 “中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局” “简称为“河北省人事局”。
不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。
类目名称：1、 2、 2.1 2.1.1 2.1.22.1.32.1.3.12.1.3.2类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。
在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
2.133 案卷题名：案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。
案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。
文字应力求简炼、明确。
2.1.3.4 时间：卷内文件所属的起止年月。
2.1.3.5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。
2.1.3.6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。
2.1.3.7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。
2.1.3.8 档号的编制：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。
工程档案案卷编制要求及填写装订方法
工程档案檀卷编制要求及填写装订方法之答禄夫天创作1、归档的工程文件应当为原件。
如果檀卷内有复印的文件资料时，要求复印件字迹清晰，反差效果良好，必须与原件内容及形式坚持一致,在备注表中说明提供复印件的单位及原件保管地点并加盖公章。
施工单位在提交建设项目资料检测陈述资料时，如无法提交原件，施工单位需在资料检测陈述复印件上加盖施工单位公章并注明与原件一致。
2、文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符。
3、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测绘等方面的技术规范、尺度和规程。
4、工程文件应采取耐久性强的书写资料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写资料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
5、工程文件中文字资料幅面尺寸规格宜为A4（非A4幅面的资料，需粘贴成A4幅面）幅面（297×210mm），图纸宜采取国家尺度图幅。
6、工程文件的纸张应采取能够长期保管的韧力大、耐久性强的纸张。
对于破损的文件、图纸应进行托裱，不得使用胶纸带粘贴。
图纸一般采取蓝晒图，竣工图应是新蓝图，图纸内容必须清晰，应加盖竣工图章并签字完整。
交我公司存档竣工图应由我公司该项目负责人员签字并加盖相关部分章，如图纸数量较多，可只在第一页签字盖章。
7、封面填写方法：（电子文件填好后打印）填写檀卷题名（详细列出项目全称（与合同签订名称一致，有子项名称的写子项名称））、卷内各文件名称，有多卷的列出“（第*卷，共*卷）”）、立卷单位全称、起止日期（填该卷内文件的最早时间和最晚时间，年月日8位数，如“20050303”至“20051230”），并加盖立卷单位公章。
档号、档案馆号、保管期限、密级不填。
打印两份，一份用A4牛皮纸打印贴在档案盒封面，另一份用A4白纸打印装订作为卷内文件封面，两份均需盖公章。
8、背脊填写方法：（电子文件填好后打印）填写檀卷题名（同封面，若内容较多，可缩小字体），档号不填。
用牛皮纸打印贴在档案盒背脊两黑线之间。
档案编制说明
电梯服务技术研发中心民防工程档案编制说明（一）工程概况电梯服务技术研发中心地下车库民防工程位于上海市静安区昌化路649号。
工程为附建式民防工程，地下一层，地面六层。
工程于2013年1月12日开工建设，2014年7月7日竣工。
民防总建筑面积1698㎡，民防总使用面积1698㎡。
工程共分为1个防护单元，平时为地下停车库，用于停放机动车和非机动车辆，战时为二等人员掩蔽部、物资库，防护等级为核6级，常6级。
本民防工程采用框架结构，抗震等级为三级。
相对标高±0.000相对绝对标高3.900m，人防底板结构相对标高为mm，大底板厚度为mm，混凝土强度等级为C35P6。
人防临空墙厚度为mm，地下室顶板厚度为mm。
电梯服务技术研发中心地下车库民防工程由上海三菱电梯有限公司投资建设，江苏地质工程勘察院勘察，上海新华建筑设计有限公司设计，上海机电工业工程监理有限公司监理，上海建工集团股份有限公司施工总承包。
（二）工程档案编制主要依据1、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）；2、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）；3、《上海市民防工程档案管理规定》（沪民防【2009】3号）；4、《上海市民防工程竣工档案报送内容和说明》。
（三）工程档案概况电梯服务技术研发中心地下车库民防工程竣工档案编制，按照《上海市民防工程档案管理规定》、《上海市民防工程竣工档案报送内容和说明》等规定要求，共形成档案10卷。
整个竣工档案的排列，以民防工程建设为序，共分为索引目录卷和四个阶段的档案。
第一阶段为前期立项文件，共形成1卷；第二阶段为设计阶段，共形成1卷；第三阶段为施工阶段，共形成1卷；第四阶段为竣工阶段，主要为竣工文件和竣工图，共形成7卷，无照片、光盘、影像文件。
（四）案卷号的编写及代号注明案卷号按照本民防工程档案案卷数量统一编制流水号（用三位数字表示，从“001”开始编制）。
档案立卷归档情况说明
1.档案室如何编写档案立卷说明根据国家档案局印发的《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则指南》及等有关规定和要求，结合区本单位实际制定的《档案分类方案及保管期限表》进行立卷。
1、文书档案：按年度——保管期限立卷2、会计档案：按年度——保管期限——问题（类别）立卷。
3、科技档案：按性质——工程项目——保管期限立卷。
4、声像档案：按问题立卷。
5、实物档案：按类别立卷。
如：本年度的文书档案整理的方法是“年度—机构—保管期限”分类法，主要分为综合、政工、业务类、其它，按期限分永久、30年、10年三类。
四、归档范围1、凡是记述和反映本社工作活动的具有保存价值的各种载体文件、图表、声像材料。
2、上级颁发的需要贯彻执行的或参照的各种文件材料。
五、案卷数量本年度形成文书档案盒件，其中永久盒件，定期30年盒件，定期10年盒件。
六、立卷人和立卷时间立卷人：立卷时间：。
2.机关文书档案“归档说明”如何写机关文书档案“归档说明”，是机关文书档案以卷为单位的“立卷说明”的延续，是机关文书档案以“件”为单位的整理情况说明。
建议机关文书档案“归档说明”分两部分来写：第一部分是归档单位基本情况，第二部分是归档情况。
具体的讲，第一部分归档单位基本情况，主要写如下内容：一、归档单位的名称、成立时间、工作性质、职能范围、隶属关系；二、内部机构的设置、人员编制及领导人的变化情况；三、主要工作活动情况及主要工作指标任务完成情况；四、与归档单位紧密相关的重大事件，重大新闻，重大活动等。
3.档案立卷归档制度是什么一些内容是某学校的档案立卷归档制度为推行文件材料的平时立卷制度，保证各类档案齐全、完整、系统、及时地归档，特制定归档制度如下：1.我校实行文书处理部门或业务部门的平时立卷制度。
各职能部门将所形成的文件材料，按规范要求立卷后移交校档案馆。
2.归档范围：凡是针对我校工作具有指导性、指令性的上级来文；学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属归档范围。
会计档案案卷的排列、编号与案卷目录的编制
会计档案案卷的排列、编号与案卷目录的编制会计档案案卷的排列方法与会计档案的分类体系一致，会计档案案卷的排列方法主要有以下三种：(1)年度一类别一保管期限。
(2)年度一保管期限一组织机构一类别。
(3)年度一会计类型一类别。
会计档案的编号会计档案的编号是对会计档案经过分类、立卷、排列之后的最终次序给出的号码，具有标识和固定会计档案的物理顺序和位置的重要功能，并为会计档案的保管、统计和查找利用提供了便利。
会计档案的编号方法因具体对象不同而分为如下三种。
(1)会计档案号二会计档案代字(代号或代码)+大类号和属类号+案卷号。
这种方法适用于不需要向档案馆移交会计档案单位的会计档案编号。
如：会计凭证类案卷的编号为：KJ-3.1-13(2)财会档案号二年度号+财会档案分类号+案卷号。
这种方法适用于高等院校财会档案编号。
如：1999CK1.1-7(3)会计档案号二全宗号+目录号或类别号+案卷号。
这种方法适用于会计档案案卷目录的编制会计档案案卷目录记录了会计档案整理工作的成果，它既能够反映会计档案的物理位置，又能够在一定程度上揭示会计档案的信息内容，还能够为会计档案的统计工作提供基本依据。
会计档案案卷目录是以案卷为单位进行登记编制的，记录和反映案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表，它是一种传统的手工管理工具，又称为“案卷名册”。
《会计档案案卷格式》所规定的会计档案案卷目录的项目及编制方法如下：(1)案卷号：根据整理会计档案时会计凭证盒或会计档案盒上的对应项目填写。
(2)类别：填写该卷会计档案所属的类别，如：“会计凭证类”、“会计账簿类”、“财务报告类”等。
(3)题名：题名即案卷题名，主要用于揭示卷内文件的内容。
(4)起止时间：该卷档案启用和终止的年月。
(5)保管期限：案卷的保管期限一般有永久和定期两种。
根据整理会计档案时确定的会计凭证盒或会计档案盒上的保管期限填写。
(6)卷内张数：指会计凭证总数、账页总数或财务报告的总张数，根据该卷会计档案的具体张数填写。
会计档案分类方法及归档号编制说明
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会计档案分类方法及归档号编制说明
一、编制原则
会计档案归档号遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性的编制原则。
二、编制方法
每一核算单位的会计档案采用年度——类别（凭证、帐簿、报表、其他）——卷号排列，一年编一个案卷流水号，并编一本案卷目录。
三、会计档案分类
会计档案分为四大类：凭证类（A）、帐簿类（B）、报表类（C）、其他类（D）
四、会计档案归档号（案卷号）编制示例
XX─XX─XX─XX
卷号
年度
类别
代号
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档案制度管理编制说明范本
档案制度管理编制说明范本一、编制目的为了加强档案管理工作，确保档案的真实性、完整性、准确性和安全性，提高档案利用率，为公司和各部门的工作提供有力的资料保障，根据国家有关档案管理法规和标准，结合公司实际情况，制定本档案管理制度。
二、编制依据本档案管理制度依据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等国家和地方有关档案管理法规、规章和标准进行编制。
三、适用范围本档案管理制度适用于公司所有档案资料的管理，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等各种类型的档案。
四、档案管理机构与职责1. 档案管理机构公司应当建立档案管理机构，负责公司档案的管理和保管工作。
档案管理机构可以是独立的部门，也可以是办公室、档案室等形式的内设机构。
2. 档案管理职责（1）制定公司档案管理制度和规章制度。
（2）组织全公司档案工作的计划、协调和指导。
（3）监督各部门档案管理工作的实施情况。
（4）制定档案管理计划和档案分类目录。
（5）负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作。
（6）制定档案管理工作的考核办法。
五、档案管理原则1. 依法管理原则：公司档案管理应遵守国家和地方有关档案管理法规、规章和标准，维护国家档案资源的完整性和连续性。
2. 科学管理原则：公司档案管理应采用科学的方法和手段，提高档案管理工作的效率和质量。
3. 规范化管理原则：公司档案管理应遵循统一的档案分类、编目、检索和利用规范，确保档案管理的规范化。
4. 信息化管理原则：公司档案管理应充分利用现代信息技术，实现档案的电子化、数字化管理，提高档案利用的便捷性和广泛性。
六、档案管理流程1. 档案收集：各部门应按照档案管理要求，及时收集和整理本部门形成的各类档案资料，确保档案的齐全和完整性。
2. 档案整理：档案管理员应按照档案分类和编目规范，对收集到的档案进行整理、分类、编号和编目，便于保管和利用。
3. 档案保管：档案管理机构应建立健全档案保管制度，确保档案的安全、防盗、防火、防潮、防虫蛀、防霉烂、防丢失等。
文书档案案卷格式
文书档案案卷格式（国家标准）文书档案案卷格式(GB/T 9705-88)1 、适用范围本标准适用于我国各级档案馆( 室) 和文书处理部门。
2 、案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。
2.1 硬卷皮格式2.1.1硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm ( 长×宽) 。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三边( 上、下、翻口处) 要另有70mm宽的折叠纸舌。
卷脊可根据需要分别设10 、15 、20mm三种厚度。
用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。
本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。
2.1.2案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。
各项目具体位置、尺寸。
2.1.3封面项目的填写方法2.1.3 .1 全宗名称：全宗名称相同于立档单位的名称。
填写全宗名称必须用全称或通用简称。
如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。
不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。
2.1.3 .2 类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。
在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
2.1.3 .3 案卷题名：案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。
案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。
文字应力求简炼、明确。
2.1.3 .4 时间：卷内文件所属的起止年月。
2.1.3 .5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。
2.1.3 .6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。
2.1.3 .7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。
2.1.3.8 档号的编制：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。
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*******高速公路
交通安全设施第七合同段档案案卷编制说明
江西赣东路桥建设集团有限公司
******公路JA7合同段项目部
二○一六年十月
档案案卷编制说明
一、本合同段项目建设内容
本项目是高速公路网第十横最后完成的一段，建成后一方面缩短了山西南部向东部省份出行距离和时间，另一方面拟建项目可与长晋、晋候高速公路形成晋城市区域环线，对当地经济的快速发展和沁水煤田的综合开发有着巨大的促进作用。
******高速公路采用80km／h的标准设计，全线共有接长乐枢纽、高平南互通、马村互通、樊庄互通、端氏互通、郑庄互通服务区、沁水枢纽5座互通立交2处枢纽、马村服务区。
本项目为高平至沁水高速公路安全设施工程JA7标合同段，起止桩号：左线K53+750～K68+864.851、右线K53+750～K68+864.851，长约15.11km。
波形梁钢护栏内容包括：路侧护栏31986.76m，中央分隔带护栏11610.6m，护栏端头43处。
隔离栅内容包括：刺铁丝隔离栅23235.3m、焊接网隔离栅4898.1m。
防眩设施内容包括：防眩网2660m，防眩板150m。
二、档案整理执行的标准
1、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 11822-2008）
2、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）
3、照片档案管理规范（GB/T 11821-2002）
4、公路建设项目文件归档规范（DB14/T 648-2012）
5、公路工程质量检验评定标准（JTG F80/1(2)-2004）
6、山西省地方标准《重大建设项目档案验收规范》（DB14/T1278-2016）
7、关于印发公路建设项目文件材料立卷归档整理办法的通知（交办发〔2010〕382号）
8、高平至沁水高速公路工程竣工文件编制实施办法
三、项目档案整理情况及案卷数量
1、及早部署，分工负责，为档案管理工作奠定扎实基础。
在本工程的档案管理工作中，从工程施工开始，已对工程竣工档案做出了总体部署，对项目部内部形成的各类工程技术文件材料均有明确的归档责任分工，项目经理为总负责，技术员负责现场施工资料的记录整理，资料员负责材料、内业资料，安全员负责现场安全书面资料以及影像资料。
明晰的分工，有效确保了工程竣工档案的完整性，
2、明确要求，统一标准，提高档案编制质量。
施工开始后，按照建设单位下发的标准用表统计进行了单位工程的划分，深入理解和掌握工程质量验收标准，对关键档案材料、重要施工数据或记录及时保存备份。
3、及时检查，杜绝错误积累。
在单位工程中间验收会中，建设单位工程管理处会同档案室对我项目部工程档案收集、整理情况进行检查指导。
及时发现存在问题并及时加以解决。
在向建设单位正式提
交竣工档案前，按照建设单位档案室的要求对竣工档案案卷格式的规范化进行审核，审核通过后再办理归档手续。
4、基础资料齐全、真实，签字完整，无代签情况。
5、原材料、构配件、成品的出厂质量证明资料及时向供货商索取，各种试验报告均能及时返回，并妥善保管。
6、该工程档案的整理注重了按专业、分阶段归档，并保证整个工程档案的资料的有机联系，分为综合类、施工技术类、竣工图纸、声像资料。
其中文字资料 15 卷 1 套，图片1卷 2套（纸质版一套、电子版一套），竣工图 1卷，3套（纸质版2套，电子版1套）。
四、竣工图编制质量
1、竣工图编制工作是以设计院的设计施工图为基础并依据施工期间工程设计变更通知单、工程联系单、图纸会审纪要、隐蔽工程记录、竣工测量资料及施工验收记录等信息编制完成的。
2、竣工图真实记录和反映本建设项目施工结果，是建筑物的真实写照。
3、施工图未变动的，已在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；施工图纸中一般性变更及符合杠改或划改要求的变更的，已在原施工图上修改完成，并注明修改依据及加盖竣工图章。
4、所有竣工图已逐页在背面加盖竣工图章，竣工图章内容已由本单位技术负责人和监理工程师审核并亲自签字，内容齐全、清楚、真实，并为手写签名，无代签情况。
5、竣工图编制规范，图物相符、图样清晰、图表整洁。