怎样写英文邮件ppt课件
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英语作文书信写作格式与技巧PPT课件
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9
（2）抱怨：
I am writing to complain about the poor service at your dining-room./ I wish to make a complaint about…/ I am writing to draw your attention to….
（二）信纸格式： 日期：本月份的缩写 称呼（后面的标点是逗号,冒号）:Dear Sir or Madam,
To whom it may concern,
正文：空4个字节或者顶格写，段与段之间空行） 签名：sincerely yours
.
5
▪ 书信写作的五点要求： 1、开门见山说意图 2、咨询/ 建议1、2、3、 3、不同内容可分段 4、感谢客气不可少 5、期待回信成老套
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10
（3）致歉：
I am writing to you because I am unable to…./ I am terribly sorry that…./ I would like to express my apologies for not being able to….
.
11
4）询问： I would like to obtain /request/seek/inquire some information about…
forward to hearing from you.
Yours faithfully, William Jeremy Smith
26
Mail box No.23, GX university Nanning, Guangxi , China 27 Dec, 2007
Writing—Practical Writing
英文书信格式规范ppt课件
6. 谦恭 语言要有礼且谦虚，及时回信也是礼貌的表现。
7. 谅解 写信时要处处从对方的角度考虑有什么需求，而不是从自身 出发，语气上更尊重对方。例如：
原句：We won’t be able to sent you our latest catelog this month. 改为：We will sent you our latest catelog next monty.
副本转送
信件若有副本转送，应在左下角注明CC.
再启
再启部分用来补充正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式 的文件中更应避免使用。如果有可用P.S.补叙
精选ppt课件2021
12
并列式/齐头式/正排式
这种格式的要领：每个要素都从左边开始排列，每一行都不 向右缩进，因而 整封信的左边成一垂直线，右边参差不齐， 单倍行距，段与段之间要空一行。这种格式在商务英语信函 中是目前最为流行的英文书信格式。
2. 清楚
清楚是指写信者必须将所需传递的信息表达清楚，以免对方 产生误解。例如：
原句：I am writing to apply for admission to your university.
改为：I am writing to apply for admission to the graduate school
Dear Mr. Wang, Learning from Mr. Zhou, a teacher in…
Encl: Personal Resume
精选ppt课件2021
Sincerely yours, Li Wei
信头 寄信人 的地址 和日期
正文 每段开 头右缩 进约五 个字母
结束语 及签名 正文下 一、二 行处8
7. 谅解 写信时要处处从对方的角度考虑有什么需求，而不是从自身 出发，语气上更尊重对方。例如：
原句：We won’t be able to sent you our latest catelog this month. 改为：We will sent you our latest catelog next monty.
副本转送
信件若有副本转送，应在左下角注明CC.
再启
再启部分用来补充正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式 的文件中更应避免使用。如果有可用P.S.补叙
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并列式/齐头式/正排式
这种格式的要领：每个要素都从左边开始排列，每一行都不 向右缩进，因而 整封信的左边成一垂直线，右边参差不齐， 单倍行距，段与段之间要空一行。这种格式在商务英语信函 中是目前最为流行的英文书信格式。
2. 清楚
清楚是指写信者必须将所需传递的信息表达清楚，以免对方 产生误解。例如：
原句：I am writing to apply for admission to your university.
改为：I am writing to apply for admission to the graduate school
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Sincerely yours, Li Wei
信头 寄信人 的地址 和日期
正文 每段开 头右缩 进约五 个字母
结束语 及签名 正文下 一、二 行处8
《英文书信格式规范》课件
Indenting and paragraph breaks
Master the art of indenting paragraphs and effectively using breaks for better readability.
Use of capitalization and punctuation
set the appropriate
crucial for effective
tone.
communication.
II. Basic components of an English letter
Heading
Explore the purpose and placement of the heading in an English letter.
《英文书信格式规范》 PPT课件
讲解《英文书信格式规范》PPT课件，将帮助大家了解英文书信写作，并引导 你们写出规范、得体的英文书信。
I. Introduction to English letter writing
1 Purpose of
writing a letter
Understand the reasons and benefits of writing letters in English.
V. Tips for writing effective letters
1 Choosing appropriate
language and tone
Discover how to select the right words and tone to convey your message effectively.
Informal letters
大学英语四级书信类作文PPT课件
▪ Beijing, P.R. of China
▪ Dear sir,
←对收信人的称呼
▪ -----------------------------------------------------------------------------------------------
▪ ------------------------------------------信的正文-----------------------------------------
years since we graduated from our university. I
miss you very much. I even can’t wait to see you.
▪
I’ve made a plan for this holiday. As this is
the first time you come to Beijing, I think we’d
of some students of our department.
▪ Firstly, we feel we need more varieties of foods
served to the students, which means every
student can get the food that he thinks suitable
10
▪
Graduate School of Stanford University
▪
Stanford University
▪
发信人地址→
P.O. Box 616
▪
U.S.A
▪
英文书信写作PPT课件
a
21
感谢信
Many of my classmates have constantly mentioned its merits and I should say that it is the only book of its kind which suggests to the Chinese students ways to read, write and speak English to their great benefit. It is, in fact, a key to the mastery of idiomatic English.
a
3
With the progress of society and advance of science, it is unavoidable for some technologies to be made obsolete and extinct. It is a natural law. In this light, the American girl is not to blame.
a
19
感谢信----- ending
Thanks again for your courtesy / your warm hospitality / the lovely gift.
Please accept my sincere thanks and best wishes.
My love and deepest gratitude, now and always!
a
2
While many readers deplore the fact, it doesn’t necessarily mean a bad thing. Must modern youth learn how to use an abacus and how to handle dial telephone? No, the end of mental calculations and the abacus is no tragedy. They are vanishing because they can’t satisfy the demands of modern people. Why should we use abacuses when we have electronic calculators and computers, a much faster tool? Why should we write letters to each other when we havቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ telephones and Email, a more efficient substitute?
英文信写作方式介绍课件
Thank you letter
Thank you for a gift or service rendered
Thank you for hospitality shown during a visit
Thank you for an invitation to an event
Thank you for a kindness shown to you or your family
Your [specific thing] has been a great help to me.
表达感谢和感激的表达方式
I would like to express my heartfelt gratitude to [person/organization].
I cannot express how grateful I am for your [specific thing].
I apologize for [specific situation] and hope for your understanding.
Provide suggestions and opinions
01
02
03
04
05
提供建议和意见的表达 方式
I suggest/recommend [specific action/solution].
Apology Letter
Apology for an error or omission
Apology for a failure to perform a task or meet a deadline
Apology for a delay or inconvenience caused to the recipient
《英文书信写作》课件
格式：包括信头、信内、信尾三部分
结尾：根据写信的目的和收信人的关系选 择合适的结尾语
称呼：根据收信人的身份和关系选择合适 的称呼
签名：手写签名或电子签名，确保签名的 真实性和有效性
正文：内容清晰、简洁，注意段落之间的 过渡
附件：如果有附件，需要在信内注明，并 确保附件的完整性和准确性
英文书信的常见类型与写作要点
正文：包括问候 语、主题句、正 文内容和结束语
结尾：包括结束 语、签名和日期
附件：如果有附 件，需要在信中
注明
信封：包括收信 人的姓名、地址
和邮编等信息
书信的语言风格
正式：使用正式语言，如"Dear Sir/Madam"、"Yours faithfully"等 礼貌：使用礼貌用语，如"Please"、"Thank you"等 简洁：避免使用冗长复杂的句子，尽量简洁明了 清晰：表达清晰，避免歧义和误解
英文书信的礼仪文化
书信礼仪的基本原则
称呼：使用尊称，如Mr., Mr s., Miss 等
问候语：使用礼貌的问候语，如Dear, Hello等
正文：内容简洁明了，表达清晰
结尾：使用礼貌的结束语，如Sincerely, Best regards 等
签名：签名要清晰，并注明日期
信封：信封上的地址要清晰，并使用正确的邮编和地址格 式
事、客户等
写作技巧：明 确写作目的， 了解读者对象， 使用恰当的语
言和语气
注意事项：避 免使用过于正 式或过于随意 的语言，注意
礼貌和尊重
内容组织与逻辑性
开头部分：问候语、自我介绍、写信目的 正文部分：详细阐述写信内容，注意条理清晰，逻辑性强 结尾部分：感谢语、祝福语、签名 注意使用恰当的连接词和过渡句，使文章更加连贯流畅
结尾：根据写信的目的和收信人的关系选 择合适的结尾语
称呼：根据收信人的身份和关系选择合适 的称呼
签名：手写签名或电子签名，确保签名的 真实性和有效性
正文：内容清晰、简洁，注意段落之间的 过渡
附件：如果有附件，需要在信内注明，并 确保附件的完整性和准确性
英文书信的常见类型与写作要点
正文：包括问候 语、主题句、正 文内容和结束语
结尾：包括结束 语、签名和日期
附件：如果有附 件，需要在信中
注明
信封：包括收信 人的姓名、地址
和邮编等信息
书信的语言风格
正式：使用正式语言，如"Dear Sir/Madam"、"Yours faithfully"等 礼貌：使用礼貌用语，如"Please"、"Thank you"等 简洁：避免使用冗长复杂的句子，尽量简洁明了 清晰：表达清晰，避免歧义和误解
英文书信的礼仪文化
书信礼仪的基本原则
称呼：使用尊称，如Mr., Mr s., Miss 等
问候语：使用礼貌的问候语，如Dear, Hello等
正文：内容简洁明了，表达清晰
结尾：使用礼貌的结束语，如Sincerely, Best regards 等
签名：签名要清晰，并注明日期
信封：信封上的地址要清晰，并使用正确的邮编和地址格 式
事、客户等
写作技巧：明 确写作目的， 了解读者对象， 使用恰当的语
言和语气
注意事项：避 免使用过于正 式或过于随意 的语言，注意
礼貌和尊重
内容组织与逻辑性
开头部分：问候语、自我介绍、写信目的 正文部分：详细阐述写信内容，注意条理清晰，逻辑性强 结尾部分：感谢语、祝福语、签名 注意使用恰当的连接词和过渡句，使文章更加连贯流畅
英文Email书写规范.ppt
Upseuraslolyn“yDoeuaar re Presentation professor because she helped me so much.
send_i_n_g_t,h”e emaiIllook forward to your response.
“tiRoCte,lmougsaaseerydw“csoT,i”tonhocwrehrno:m”RLeeegaHradns,a
WB““AirhPdESivaermeuootfsabl’aifuasydejboibeylssomfjcostHeuatyouecototlrrta?iem”unsnetreoelimhin:ekrwegeam“ol:imHelraskiia!sl””:i.n
If yoDuoreesmitail does
I am in your Monday / Wednesday English writing class. The deadlines for the essay given in class and on the web were different. As a result, some students may have received a late penalty by mistake, if they followed the wrong deadline. According to my notes, the web deadline is 2 days after the deadline given in class. I would like you to consider removing the late penalty. There have been a number of complaints from fellow classmates who feel the same way. Please take this into consideration. I have attached my original essay with your score if you would like to review my work before making your decision. Thank you.
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2. 回复邮件
以感谢开头的开场白会让对方感到比较舒服，而且显得有礼貌； ① Thank you for contacting us. ② I must apologize for not having written to you previously. ③ Your letter on 4th July was duly received. ④ Thank you for your prompt reply. ⑤ Thanks for getting back to me. ⑥ I’m very sorry for late response/reply.
2.主题框内容含糊不清？ YES: Tomorrow’s meeting canceled NO: News about the meeting
主题要求：
简要概括e-mail内容，可以是一个单词，名词性短语，也可以是完整句。不超
过35个字母；忌空白！
还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：
实际上，国际上日常商务交往现已通用“Hi”，而不是Dear，哪怕是第一次联系。 Dear通常用在正式的通知邮件，比如银行账单、销售广告（Dear Customer，Dear Investor）
8
4.0 开场白
1. 主动写出
邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容； ① I am writing to enquire about … ② I am writing in reference to …
1. Dear Sir,：「敬启者」，用在「只知其人不知其名」的状况下。 2. Dear Madam,：「亲爱的小姐」，表示对不分已婚或未婚也不知其名女 士的称呼。 3. Dear Mr.[Mrs.] Wang,：「亲爱的王先生[王太太]」，用在知道对方的姓氏。 4. Dear Miss Jones,：「亲爱的琼斯小姐」，表示对未婚女士的称呼。 5. Dear Ms. Jones,：「亲爱的琼斯小姐」，表示无法确定对方是否已婚或未婚的女士称呼。 6. Dear Doctor Wang,：「亲爱的王博士」，用在知道对方的职称。 7. To whom it may concern,：「贵宝号钧鉴」，用在不知道收件者是谁或写给公司、部门时使用。 8. Hi Chris, ：「嗨，克里斯」，用在与对方有一定的交情的情况。
Regards!
Dear Mr. XXX,
① 语句不完整，this指什么？
I‘m s②or同ry一a个b句ou子t 中th连e续pr出o现bl2e个maobfooutu，r 重sy复st。e后m一. I个si应nc该e为reolyf，ap表o示lo从gi属ze关f系or；it and we’ll try our ③be英st文to书s信ol中ve标t点he后p面ro必b须le空m一in格a；week. （此处可加上具体的解决方案）
④ 语句表达不合理，在发信方对于出现的问题十分焦急的情况下应告知对方承诺解决的时间以及
Plea相se应c的on计t划ac等t m，e不i能f y用o责u 任ha人v不e 在an或y没qu有e时st间io来n.推脱；
⑤ 整片邮件的格式（称呼、落款等）不规范。
Best Regards，
XXX
3
1.0 Email基本构成
主题
Subject
称呼
Salutation
正文
Body
附件
Attachment
结束语与签名Complimentary Close &Signature
抄送和密送 CC & BCC
保密、免责、环保、安全提醒和其他公司文化
4
2.0 格式
称呼
正文
结束语
格式须知：
1. 齐头式结构在商务英语中比较流行，尤其普遍运用于电子邮件的交流中，其
怎样写英文邮件
仅供参考，欢迎指导！
1
商务英语电子邮件写作应遵循的5C原则：
Correctness Conciseness Completeness Clearness Courtesy
正确 简明 完整 清晰 谦恭
2
Samples of :-( Email
Hi,
① I'm sorry about this. ② Now,we have been clear about the problem about our system. ③ There is a new colleague joining our team,and he will arrange for checking the system. ④ Because he is busy with another requirement now,he will give us the optimal plan after finishing that one.
特点是所有段落的第一行都顶格写，段与段之间空一行，另外称呼、落款等也
都顶格写。
2. 段落之间应使用双倍行距。
5
3.0 主题
空白标 题.Байду номын сангаас.
标题太 长…
标题多个 主题…
标题表 意不明…
1.主题框内容太长？
YES: Supplier training NO: Professional trainees form sister company should abide by rule of local company
9
5.0正文文法
1忌主客不分
• NO: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.”
2忌句子凌碎
URGENT：Submit your report today！（适度用）
6
4.0称呼
恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人 在多个收件人的情况下可以称呼 Dear all
称呼原则： 如果对方有职务或者职称，应按职务或职称尊称，如：Doctor， Professor7等
4.0称呼
一般从第一行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号
以感谢开头的开场白会让对方感到比较舒服，而且显得有礼貌； ① Thank you for contacting us. ② I must apologize for not having written to you previously. ③ Your letter on 4th July was duly received. ④ Thank you for your prompt reply. ⑤ Thanks for getting back to me. ⑥ I’m very sorry for late response/reply.
2.主题框内容含糊不清？ YES: Tomorrow’s meeting canceled NO: News about the meeting
主题要求：
简要概括e-mail内容，可以是一个单词，名词性短语，也可以是完整句。不超
过35个字母；忌空白！
还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：
实际上，国际上日常商务交往现已通用“Hi”，而不是Dear，哪怕是第一次联系。 Dear通常用在正式的通知邮件，比如银行账单、销售广告（Dear Customer，Dear Investor）
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4.0 开场白
1. 主动写出
邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容； ① I am writing to enquire about … ② I am writing in reference to …
1. Dear Sir,：「敬启者」，用在「只知其人不知其名」的状况下。 2. Dear Madam,：「亲爱的小姐」，表示对不分已婚或未婚也不知其名女 士的称呼。 3. Dear Mr.[Mrs.] Wang,：「亲爱的王先生[王太太]」，用在知道对方的姓氏。 4. Dear Miss Jones,：「亲爱的琼斯小姐」，表示对未婚女士的称呼。 5. Dear Ms. Jones,：「亲爱的琼斯小姐」，表示无法确定对方是否已婚或未婚的女士称呼。 6. Dear Doctor Wang,：「亲爱的王博士」，用在知道对方的职称。 7. To whom it may concern,：「贵宝号钧鉴」，用在不知道收件者是谁或写给公司、部门时使用。 8. Hi Chris, ：「嗨，克里斯」，用在与对方有一定的交情的情况。
Regards!
Dear Mr. XXX,
① 语句不完整，this指什么？
I‘m s②or同ry一a个b句ou子t 中th连e续pr出o现bl2e个maobfooutu，r 重sy复st。e后m一. I个si应nc该e为reolyf，ap表o示lo从gi属ze关f系or；it and we’ll try our ③be英st文to书s信ol中ve标t点he后p面ro必b须le空m一in格a；week. （此处可加上具体的解决方案）
④ 语句表达不合理，在发信方对于出现的问题十分焦急的情况下应告知对方承诺解决的时间以及
Plea相se应c的on计t划ac等t m，e不i能f y用o责u 任ha人v不e 在an或y没qu有e时st间io来n.推脱；
⑤ 整片邮件的格式（称呼、落款等）不规范。
Best Regards，
XXX
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1.0 Email基本构成
主题
Subject
称呼
Salutation
正文
Body
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2.0 格式
称呼
正文
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格式须知：
1. 齐头式结构在商务英语中比较流行，尤其普遍运用于电子邮件的交流中，其
怎样写英文邮件
仅供参考，欢迎指导！
1
商务英语电子邮件写作应遵循的5C原则：
Correctness Conciseness Completeness Clearness Courtesy
正确 简明 完整 清晰 谦恭
2
Samples of :-( Email
Hi,
① I'm sorry about this. ② Now,we have been clear about the problem about our system. ③ There is a new colleague joining our team,and he will arrange for checking the system. ④ Because he is busy with another requirement now,he will give us the optimal plan after finishing that one.
特点是所有段落的第一行都顶格写，段与段之间空一行，另外称呼、落款等也
都顶格写。
2. 段落之间应使用双倍行距。
5
3.0 主题
空白标 题.Байду номын сангаас.
标题太 长…
标题多个 主题…
标题表 意不明…
1.主题框内容太长？
YES: Supplier training NO: Professional trainees form sister company should abide by rule of local company
9
5.0正文文法
1忌主客不分
• NO: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.”
2忌句子凌碎
URGENT：Submit your report today！（适度用）
6
4.0称呼
恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人 在多个收件人的情况下可以称呼 Dear all
称呼原则： 如果对方有职务或者职称，应按职务或职称尊称，如：Doctor， Professor7等
4.0称呼
一般从第一行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号