电子文件管理发展趋势2019
电子档案与纸质档案并存阶段的档案管理
电子档案与纸质档案并存阶段的档案管理在档案管理的过程中，我们可以理解传统的纸质档案管理和现代的电子档案管理有各自的作用和意义。
因此，在档案管理的发展阶段，应制定科学合理的方案，以促进城建纸质档案与电子档案的并行管理与发展，进而大大提高档案管理的效率。
标签：并行管理;保密安全;管理模式一、纸质档案和电子档案并行管理的必然性在21世纪，电子档案馆和纸质档案馆各有优势，两者都非常重要。
造纸技术发明后，纸质档案一直是人们广泛使用的重要信息载体。
与电子档案相比，纸质档案具有载体的依赖性。
档案的出现属于社会现象。
它通过固定的物质形态存在，形成档案信息和载体，成为一种非常重要的信息资源。
纸质档案客观地记录了过去的历史情况，并具有令人信服的凭证功能，这是电子档案无法比拟的。
长期以来，档案领域一直使用纸质档案，电子档案的使用较少。
究其原因，电子档案虽然具有信息量大、检索速度快等优点，但也存在无法克服的缺陷，对档案的稳定性和可靠性影响较大。
因此，有必要及时处理这一问题。
与电子档案相比，纸质档案在信息处理方面的优势较小，但其原始特征优于电子档案。
在我们能够控制电子记录的证据性和可持续性之前，我们仍然需要使用纸质文件进行管理。
根据纸质档案与电子档案的特点，结合城建档案管理的现状，实行纸质档案与电子档案并行管理是社会发展的必然趋势。
二、档案并存管理应当注意的事项（一）档案整理及数字化外包注意事项档案整理与数字化是一项长期而持久的工作。
单位要对这项工作的人员、财务、物资等做出合理的统筹安排。
在努力完成当年档案整理和数字化工作的同时，要用2—3年的时间，分阶段、分批对历史档案进行整理和数字化。
会议结束后，将档案管理重大项目的大事记在网站上公布，新闻、工作按公开程度同时发布，对档案进行分类、公开、保管。
如有必要，可邀请专业公司开展这项工作。
（二）档案数字化必须注意保密安全“十条禁令”。
即档案数字化处理系统必须是一个封闭的独立网络，不允许与其他网络系统互联;数字化处理所需的计算机由本单位提供，USB接口和光驱应封闭;数字化作业场所不得私自使用移动硬盘、U盘、CD等存储介质;手机集中存放，不得带入档案数字化作业现场;档案不得随身携带离开数字化作业现场;非工作人员不得进入数字化作业现场。
我国电子文件研究发展趋势分析
我国电子文件研究发展趋势分析作者：王艳丽来源：《办公室业务》2019年第01期【摘要】进入21世纪以来，电子文件大量产生在人们的工作和生活中，逐渐成为重要的社会记录形式，我国对电子文件的研究也日益成熟并呈现出了一定的特色。
本文从理论与实践两个层面对电子文件的发展趋势进行了分析，以期我国的电子文件研究在未来更成熟化和体系化。
【关键词】电子文件;发展趋势;可信性;标准化;管理技术回顾过往，可以发现，在经历了电子文件的快速发展之后，国内对于电子文件的研究更加理性化;畅想未来，国家战略的精心构建，新技术、新环境的强势介入，让学者们对于电子文件的研究又燃起了新的热情。
对于电子文件的发展方向探究并结合2010年以来的研究热点，笔者认为可以从理论和实践两个层面进行分析。
一、理论层面（一）电子文件的可信性。
电子文件在社会活动的广泛使用，使得电子文件的凭证功能和需求被无限放大，但电子文件容易被修改的特点导致了电子文件凭证功能上存在先天不足。
因此，电子文件的可信性将成为电子文件未来的一个重要的理论研究点。
目前，电子文件可信性的研究集中在了对电子文件可信性的概念、电子文件可信性的内涵、保障电子文件可信性的方法，缺乏对电子文件可信性标准方面的研究。
同时，在实践内容上，也缺少对电子政务文件的可信性研究。
（二）电子文件的鉴定。
档案本身始终存在着精练与庞杂、有用与无用的矛盾。
虽然相较于纸质档案，电子文件的存储空间问题并不突出，但是从有效发挥档案价值的角度看，矛盾始终存在。
鉴定是解决这一矛盾的有效途径，但传统的年龄鉴定论、职能鉴定论、文件双重价值论等鉴定思想在电子文件时代受到了冲击。
在传统鉴定理论的基础上，以冯惠玲为代表的学者提出了電子文件双重鉴定思想，通过文件内容鉴定和技术状况的双重鉴定，保证电子文件内容与载体状况的真实性与可靠性。
同时，结合信息技术的发展，有学者提出了基于元数据的电子文件鉴定理论。
未来，随着电子文件更加广泛的应用以及技术的进步，电子文件鉴定的需求将进一步提高，也需要更加深入与丰富的鉴定理论，从而可以更好地指导电子文件鉴定的实践工作。
浅析公证处电子档案管理
浅析公证处电子档案管理摘要：大数据在各个领域的广泛运用，极大的便利了人们的工作和生活。
在传统的数据库管理中，档案管理还有很多缺陷和不足存在，不能真正达到新时期数据管理的要求。
而电子档案管理的特点是具有较低的价值密度、多样化和高速度，由此进一步提升了数据管理质量和管理效果。
在大数据时代，电子档案管理应塑造一支优秀的人才队伍，完善档案管理流程，使档案管理工作效果有效增强，以此对于现阶段电子档案管理工作要求给予最大化满足，以真正实现预期目标。
关键词：电子档案；大数据；创新；策略引言传统电子文件归档和档案管理工作大多以纸质为媒介，通过馆藏方式进行保管，使用人员可到档案管理部门进行登记调阅。
但在现阶段信息化不断发展的背景下，电子化已经成为文件归档和档案管理的重要手段，有利于提高管理效率，保证信息资料的完整性、真实性和保存长久性。
同时有助于更便捷地利用计算机、移动终端等共享和检索查阅资料，极大地提升了档案应用效率和质量，推动单位健康、可持续发展。
1大数据时代电子档案的价值随着档案信息的爆发式增长，企业利用其现有的信息化基础，加上数字化转型，开始大力发展电子档案管理。
实施电子档案管理可以在很大程度上减轻档案人员的工作压力，同时高效地实施档案的收集、归档、查询和利用工作。
建立电子档案数据库以后，可以实现电子档案的有效管理，借助互联网，进一步实现档案信息的共享。
同时，无纸化生产节省纸张和存储空间，电子档案的存储时间远长于纸质档案，纸张会随着时间降解，但是电子档案管理系统则借助现有的信息基础设施可以实现长期存储。
随着企业数字化转型的推进，企业实施全面的电子文件归档和电子档案管理是必然趋势。
2电子档案管理存在的问题2.1对于档案管理的认知程度较低现阶段，一些单位对于档案管理工作还具有较低的认知程度，将档案视为对信息的存放和记录，对于档案所带来的经济效益和对于社会发展所发挥的推动作用，并没有充分认知。
因为没有高度重视电子档案管理，所以没有投入足够的人才、资金和设备，也未构建成熟的档案管理机制，使现阶段电子档案管理工作依然处于探索阶段。
中国档案馆数量、档案细分数量及档案馆发展趋势分析
中国档案馆数量、档案细分数量及档案馆发展趋势分析一、档案馆分类档案馆是收集、保管档案的机构。
负责接收、征集、管理档案和开展档案利用等。
中国周代的天府，汉代的石渠阁，唐代的甲库，宋元的架阁库，明清的皇史宬等，都是历代保管档案的机构。
建国后，从中央到地方都成立了档案馆。
二、档案馆现状回顾我国档案信息化的发展历程，档案信息化始于档案的计算机化管理。
早在1979年钱学森就在提出档案工作现代化的重要性时，指出计算机应用对档案的收集、存储、终端技术及检索的重要作用据国家统计局数据显示，2018年中国档案馆数量为4136个，同比下降1.8%；2019年中国档案馆数量为4234个，同比增长2.4%。
在新时代背景下，我国档案事业发展也面临着环境的变化。
如档案机构的改革、大数据事业的发展，以及电子文件管理单轨制的到来等，都对国家综合档案馆档案信息化的发展提出了新的要求。
2019年国家综合档案馆数量为3337个，同比增长0.7%；国家专门档案馆为256个，同比增长21.3%；部门档案馆数量为140个，同比下降2.1%；企业档案馆数量为181个，同比增长14.6%；事业单位档案馆数量为320个，同比增长3.6%。
《2018-2024年中国档案馆市场专项调研及投资战略研究报告》数据显示：据国家统计局数据显示，2018年中国档案馆建筑面积为1051万平方米，同比增长10.7%；2019年中国档案馆建筑面积为1165万平方米，同比增长10.8%。
其中，2019年中国档案馆藏档案数量为82851万卷、万件，同比增长10.4%；中国档案馆开放档案数量为13172万卷、万件，同比增长17.4%。
其中，2018年中国档案馆照片档案数量为2056万张，同比下降12%；2019年中国档案馆照片档案数量为2204万张，同比增长7.2%。
中国档案利用数量基本维持在2000左右万卷、万件次。
2019年中国档案馆利用档案数量为2140万卷、万件次，同比增长17.6%。
办公室文书工作中存在的问题及解决方案
办公室文书工作中存在的问题及解决方案办公室文书工作是公司运营中非常重要的一环，它涉及到日常业务创作、传递和储存。
在现代的商业运作中，文书工作已成为了企业管理中不可忽视的一环，但是这个过程中存在一些问题。
本文就探讨办公室文书工作中存在的问题及解决方案。
一、2019年至2023年五年间存在的问题1.电子文书化工作不彻底：如今，在电子商务的大势下，公司在文书处理上应用电子文书的范畴非常广泛，现在的电子文书处理软件大大提高了办公效率，但是，一些员工在电子文书处理上还是不熟练，文书如果不彻底电子化，从而增加了文书的管理难度和工作量。
2.格式统一性不强：公司的不同部门大多会涉及不同的文书格式和文件类型，这些文件在样式和格式上并不统一，给文件的归档和管理带来了许多不便。
3.文件管理手段不合理：在现代社会里，大多数公司的文书处理仍依靠手动处理，文书管理也主要依赖办公室行政人员负责，而手动归档的方式更是缺乏效率，耗时且易出错。
4.部门之间存在互通不畅：在企业的不同部门之间文件传输基本都依赖于电子的传输方式，但是不同的部门接受的文书格式不同，传输效果也不尽人意。
二、解决方案1.实现高效电子文书化处理：对于员工不够熟练的文书处理，公司需要轻松易用的电子文档处理软件，让员工快速适应处理，并做好培训，提升员工电子文档处理能力。
2.规范化文书格式：规范化文件格式、样式、大小、字体等，让员工在处理文书时更加方便，减少了工作量，又可以方便归档管理，方便后续查找。
例如，单位使用一种标准字体、字号、文档样式等来规范公司内部文档的输入。
3.文件电子化管理：对于公司的文书管理，应该通过适当的软件实现有效的电子化管理。
建立稳定好用的电子文档管理系统，避免文档管理混乱的局面，免去了手动管理过程中容易出现的乱码、错代等人为因素的干扰。
4.建立文书传输通道：通过指定公司文书处理软件，并采用互联网VPN传输文书，使得各部门之间在输入、输出文书时更为方便快捷，避免了文件传输中出现的其他问题，使得文件传输更为直接、简单、省时又高效。
浅谈电子档案管理与传统档案管理的利弊
浅谈电子档案管理与传统档案管理的利弊摘要：在我國信息技术水平全面发展的现代社会背景下，档案管理工作水平也得到了前所未有的发展，其中电子档案管理形式的出现不仅实现了对传统档案管理质量和效率的提升，同时还有效解决了传统工作中的问题。
需要注意的是，电子档案管理同样也存在很多问题，比如现代信息技术的发展迅速，使得信息安全问题的突出性越发显著。
鉴于此，本文就将对详细论述电子档案管理和传统档案管理的利弊，以期为我国档案管理水平的全面提升提供必要帮助和指导。
关键词：电子档案管理;传统档案管理;利弊受到传统档案管理方式的影响较为深远，过去档案管理和存储主要采用的方法就是纸质存档，而现代电子档案管理主要以硬盘和计算机作为主要存储形式。
和电子档案管理相比，传统纸质管理很容易发生信息遗漏或是信息被篡改等问题，并且信息调取花费的时间较长，工作效率低。
因此在现代信息技术发展过程中，人们对电子存储的关注程度不断提升，档案管理工作也逐渐加强了对电子技术的应用。
但是在实际工作中应该了解，无论是传统档案管理还是现代化电子档案管理都各有利弊，对此，本文就将展开详细论述，希望能帮助相关工作人员更准确的认识二者利弊。
一、传统档案管理和电子档案管理的共性特点虽然当前我国电子档案管理已经实现了迅速发展，但是在档案管理的本质意义上说，传统方法和电子手段仍然存在明显共通性，电子档案管理在某种程度而言只是对传统档案管理方式的优化，是现代社会发展的重要产物。
在目前社会发展水平全面提升背景下，电子档案技术和传统档案管理相比，其优势性特点更为显著，能实现档案管理质量和说平的提升，这也是传统档案管理方法难以企及的目标。
但是这并不意味着传统档案管理就一无是处，因为不论如何，电子档案管理都不能独立存在，在电子档案管理中，管理工作一旦出现安全问题，影响往往更为亚种，即便当前我国电子技术已经实现了较大发现，但是相关的档案内容仍然需要在工作中进行数据备份和存储，且最好的存储形式仍然是纸质形式，尤其是对于重要性较强的电子文件，在网络安全和计算机使用风险影响下，纸质版档案管理方式的安全性特点就更为显著。
国内数字档案馆发展现状及未来趋势
国内数字档案馆发展现状及未来趋势作者：马丽萍阮枝梅庞俊陈诗雨来源：《现代信息科技》2019年第02期摘要：近年来，深圳、青岛等城市相继建立了数字档案馆，可以说我国数字档案馆工作取得了初步成功，但今后档案事业发展的一项关键内容就是档案馆怎样深入推动数字化进程。
本文就数字档案馆的功能与作用做了简要论述，并分析了国内数字档案馆发展现状及存在的问题，试着提出了一些解决措施，希望有助于数字档案馆今后的发展建设。
关键词：数字档案馆；信息服务；大数据中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2019）02-0148-03Abstract：In recent years，cities such as Shenzhen and Qingdao have successively established digital archives. It can be said that the work of digital archives in China has achieved initial success. However，a key component of the development of archives in the future is how the archives will deeply promote the digitalization process. This paper briefly discusses the function of the digital archives，and analyzes the development status and existing problems of the domestic digital archives. It tries to put forward some solutions to help the future development of the digital archives.Keywords：digital archives；information service；big data0 引言数字档案属于较为新颖的档案形式，是在网络信息化背景下发展起来的。
国家档案局关于印发企业电子文件归档和电子档案管理试点验收企业名单（第一批）的通知
国家档案局关于印发企业电子文件归档和电子档案管理试点验收企业名单（第一批）的通知文章属性•【制定机关】国家档案局•【公布日期】2019.03.08•【文号】•【施行日期】2019.03.08•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文国家档案局关于印发企业电子文件归档和电子档案管理试点验收企业名单（第一批）的通知各省、自治区、直辖市档案局，河北省委办公厅、江苏省委办公厅，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，各中央企业档案部门：为推进企业电子文件归档和电子档案管理工作，推行电子文件单套制归档管理，2016年国家档案局联合国家发展改革委遴选了33家单位开展企业电子文件归档和电子档案管理试点工作。
2017年至2018年，共有13家企业完成了所选业务系统的电子文件归档和电子档案管理试点工作，通过了我局组织的验收，形成了典型经验，可向全国推广。
现将通过验收的企业名单下发，以方便各单位联系学习。
国家档案局2019年3月8日企业电子文件归档和电子档案管理试点验收企业名单（第一批）序号试点企业名称试点内容1 中国石油天然气集团有限公司会计核算系统形成电子文件归档全过程试点2 中国商飞上海飞机设计研究院PDM系统形成的电子文件归档和电子档案管理3 天津轨道交通集团有限公司工程建设项目CAD电子文件归档和电子档案管理4 交通银行股份有限公司营运业务电子文件管理系统（二代支付、开销户）、电子邮件系统电子文件归档和电子档案管理5 中国航天科工飞航技术研究院CAPP系统形成的电子文件归档和电子档案管理6 福建福清核电有限公司施工管理系统、生产管理系统、ECM （企业内容管理系统）形成的电子文件在线归档7 浙江省能源集团有限公司CAD、协同办公系统、合同系统形成的电子文件归档和电子档案管理8 江苏核电有限公司供应链商务合同管理系统、会计核算系统形成的电子文件在线归档9 内蒙古电力（集团）有限责任公司会计核算系统形成电子文件归档和电子档案管理10 国泰君安证券股份有限公司综合理财管理平台（非现场开户）电子文件在线归档11 无锡地铁集团有限公司无锡地铁工程管理系统形成的电子文件归档和电子档案管理12 山西潞安矿业（集团）有限责任公司安全生产指挥调度系统、煤炭营销管理信息系统电子文件在线归档13 中南电力设计院有限公司勘测设计管理系统、综合MIS系统在线归档。
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• 2018.10.《机关档案管理规定》 (国家档案局第13号令) 第三十六条，满足该规定中保管与保 护要求且不具有永久保存价值或其他重要价值的电子文件, 以及无法转换为纸质文件或缩微胶 片的电子文件可以仅以电子形式进行归档。
• 2019.4《国务院关于在线政务服务的若干规定》第十二条 政务服务机构应当对履行职责过 程中形成的电子文件进行规范管理，按照档案管理要求及时以电子形式归档并向档案部门移 交。除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交。符合档案管理要 求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。
• 2019.10国务院常务会议讨论通过《中华人民共和国档案法（修订草案）》，草案明确了电子 档案的法律效力。
11
• OAIS模型的不足
全程联动化
2019
• 电子文件管理全流程集成
文件形成
文件归档
文件保存
文件形成 文件捕获归档 文件保存
12
全程联动化
2019
• 文件形成单位电子文件管 理成为政策规范的重点
四性要求 • 真实性（authenticity） • 完整性（ completeness +
integrity) • 可用性 (usability) • 安全性（security）
7
主要内容
• 关系 – 电子文件、电子数据和电子档案 – 科学数据和科研电子文件 – 科学数据管理和科研电子文件管理
• 趋势 – 全面数字化 – 全程联动化 – 方案规范化 – 创新协作化 – 服务智能化
• 2015年, 《会计档案管理办法》,第八条规定满足一定条件的、“单位内部形成的属于归档范围 的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案”。
• 2017.1,《浙江政务服务网电子文件管理暂行办法》第九条“行政机关通过浙江政务服务网办结 归档的加盖可靠电子印章的文书类、证照类等电子文件，与纸质文书具有同等法律效力。”
2019年《向电子文件转型》（M-19-21），要求
2022年所有联邦机构文件以电子格式管理和移交
《数字化2017》政策规定，2017年4月1日之后创
加拿大 建的原生电子文件应以数字方式转移到档案馆，
数字化纸质文件也应以数字化方式进行移交
澳大利 亚
《 数 字 连 续 性 2020 战 略 》 及 其 补 充 政 策 要 求 ， 2016年起所有电子文件须以数字形式生成和移交， 不移交文件由各机构以数字形式管理
2019 8
全面数字化
2019
9
全面数字化
2019
• 全球性的文件档案管理 数字转型
– 原生性电子文件单轨运行、 单套保存
– 实体文件数字化转换
国别
文件档案管理数字转型
2012年NARA联合OMB发布《政府文件管理指令 》
（M-12-18）提出2016年电子邮件电子化管理、
美国 2019年永久电子文件电子化管理的目标 ；
• （9）NASA中心CIO和任务理事会 信息技术（IT）管理官员
• （10）总部办公室负责人，NASA 中心的主任管理官以及计划项目部 管理官员
• （11）负责采购的助理署长 • （12）NASA运行连续性（COOP）协调
员（13）NASA所有办公室的管理官员 • （14）NASA中心的历史学家和历史代表 • （15）NASA文件管理官 • （16）NASA各中心文件管理者 • （17）重要文件管理员 • （18）文件联络官（Records Liaison
2019
• “在自然科学、工程 技术科学等领域， 通过基础研究、应 用研究、试验开发 等产生的数据，以 及通过观测监测、 考察调查、检验检 测等方式取得并用 于科学研究活动的 原始数据及其衍生 数据” ——《科学数据管 理办法》
科学数据
支撑性 数据 产品性 数据
科研文件
科研过 程和成 果数据 （文件）
新西兰
2017年《授权仅以电子形式保存公共文件》全面 批准公共机构仅保留电子形式的文件
10
我国电子文件管理单轨制的系列举措
2019
• 2014年7月《中国（上海）自由贸易试验区条例》 《第四十四条 在自贸试验区推进电子政务 建设，在行政管理领域推广电子签名和具有法律效力的电子公文，实行电子文件归档和电子 档案管理。电子档案与纸质档案具有同等法律效力
国内外电子文件管理发展趋势
主要内容
• 关系 – 电子文件、电子数据和电子档案 – 科学数据和科研（电子）文件 – 科学数据管理和科研（电子）文件管理
• 趋势 – 全面数字化 – 全程联动化 – 创新协作化 – 方案规范化 – 服务智能化
2019 2
什么是电子文件？（档案视角）
2019
“电子文件是指机关、团体、企事业单 位和其他组织在处理公务过程中，通过计 算机等电子设备形成、办理、传输和存储 的文字、图表、图像、音频、视频等不同 形式的信息记录” ——《电子文件管理暂 行办法》（厅字〔2009〕39号）
电子业务信息
要点 电子文件直接产生于是电子化业务活动 电子文件是内容稳定的信息凭证 电子文件的信息表现方式是多样化的
3
电子文件与计算机文件／数据
2019
计算机文 件/数据
电子文件
4
电子文件与电子档案
2019
归档
狭义（文件）
移交 档案
广义（文件） 大文件
电子 文件文件
科研 管理 文件
“在科学技术研究 过程中形成的，具 有保存价值的文字、 图表、数据、声像 等各种形式载体的 文件材料 ” ——《科学技术研 究档案管理暂行规 定》
6
科学数据管理和科研（电子）文件管理
2019
目标一致、内容相似、理念吻合
FAIR原则 • 可发现（Findable） • 可访问(Accessable) • 可互操作(Interoperable) • 可重用 (Reusable)
• 电子文件归档全员责任制 的建立
13
2019
NASA全员文件管理责任体系
• （1）NASA局长
• （2）高级机构管理官员（SAO）
• （3）NASA首席信息官（CIO）
• （4）NASA总法律顾问办公室
• （5）中心首席律师
• （6）NASA监察长
• （7）NASA中心主任和总部运营 主任（8）NASA中心CIO