部门物资管理

第十一章部门物资管理

1. 总则

1.1 目的

规范客服中心各业务部物资管理工作，使客服中心的物资管理工作有章可循、流程清晰、制度健全。现场物资管理高效便捷、账目清晰准确。

1.2 物资管理组织结构

现场A 现

场

B

业务管理部

客服一部客服二部

现

场

A

现

场

*

客服九部

现

场

B

现

场

*

现

场

A

现

场

B

现

场

*

计划室物资室计划室物资室计划室物资室

客服分三级物资管理结构：第一级为业务管理部物资管理室，代表客户服务中心行使物资管理的职责与权限，代表客户服务中心与财务部、审计部等公司其他部门开展物资管理方面的工作；第二级为各业务部，负责为现场编制账目，对现场物资管理实施监督、检查，保证本业务部所属现场账实相符；第三级为现场，做好现场物资的保管工作，及时、准确反馈现场库存，做到按需使用，杜绝浪费。

1.3部门间物资管理工作流程

1.3.1 现场

部门间物资管理工作流程

采购部

生产管理部

业务管理部

业务部

现场

内部协调

统一外采

抄送外采

申请

可发

供应商

按装箱单清点收到物资

采购员

账务处理流程

联络单

签字审批流程

物资管理

判定

计划员

联络单

发货单

开始

签字审批流程

计划单

签字审批流程

计划单

结束

联络单

计划员

发货单

判定联络单

生产管理部库房

出库单

订单

签字审批流程

图11-1部门间物资管理工作流程图

根据实际需要申请物资，以“内部联络单”形式向所属业务部提交申请；

该“内部联络单”由现场总代表审核，以电子版形式发给所属业务部计划员； 现场提交的“内部联络单”必须写明申请物资编码、物资名称、紧急程度等内容。

1.3.2 业务部

业务部计划室接到所属现场提交的物资申请“内部联络单”后，与现场确认并进行

核对、整理； 业务部计划室将已核对、整理完“内部联络单”提交业务部主管审查、签字，然后将该“内部联络单”提交业务部经理审批、签字； 业务部计划室将完成所有签字流程“内部联络单”以传真或扫描形式提交生产管理

部，同时提交一份复印件交业务管理部备案。

1.3.3 业务管理部

业务管理部收到业务部提交备案“内部联络单”应按业务部分类存档；

必要时经业务部请求，代表业务部九物资申请、发放事宜与生产管理部进行协调；

年度物资需求计划由业务管理部负责编制，以“内部联络单”附件形式提交生产管理部；

业务管理部就客服中心集中采购事宜以“内部联络单”形式统一提交生产管理部。

1.3.4 生产管理部

生产管理部接到客服业务部提交“内部联络单”后，确认生产库房可以满足申请数量，安排生产库房向现场发放；

生产管理部接到客服业务部提交“内部联络单”后，确认生产库房无法满足申请数量，安排采购部进行采购。

1.3.5 采购部

根据生产管理部所下发“计划单”，展开采购工作，并最终根据“订单”指定供应商向现场发货。

1.4 物资管理范围

物资管理范围为客服中心在日常工作中所涉及的所有物资，具体包括：

客服中心现场工作所需工具；

客服中心现场工作所需备品备件；

客服中心现场工作所需耗材；

各级库房在物资保管中所涉及的仓储搬运设备、仓储安全设备、仓储存储设备等。

2. 实务操作规范

2.1 现场物资管理

现场备品、备件、耗材出入库应填写“出入库流水账”，具体格式及填写方法请参照“账务操作规范”。

现场工具的使用属于临时借用性质，在此不单独强调，但现场以工作小组名义领用时要填写临时领用表，存放于现场总代表处，归还时将临时领用表下面注明已归还，并签字确认即可。

2.1.1 物资申请

现场所需物资以“内部联络单”形式提交到所属业务部计划室；

业务部计划室需在接单24小时之内完成对现场所需物资的复查；

业务部计划室对现场所提“内部联络单”复核后由业务部经理签字审核；

审核完成后业务部将“内部联络单”转交生产管理部，并转业务管理部备案；

生产管理部按单发货到现场；

业务部计划室需对此申请进行实时跟踪直到确认现场到货为止，如业务部无法协调事宜及时反馈到业务管理部，由业务管理部代表客服中心与其他部门或公司进行协

调。

2.1.2 物资的接收

现场收到物资应严格履行先验收、核对数量再入库登账的原则；

物资到达现场后，现场人员按“发货单”和“装箱单”清点接收物资，现场人员对接收物资确认无误后在“发货单”上签字确认，复印一份交由承运人带回，用于运

费结算；

现场应按“发货单”和“装箱单”所列名称、规格等信息登录“现场收发货流水账”，然后由保管人员将其存档；

如发现单货不符、货物外包装破损或其他质量问题，要及时向现场总代表反映，同时书面通知所属业务部，必要时附上所拍照片；

物资到达现场但尚未收到“发货单”和“装箱单”时，现场保管人员应先询问生产管理部库房发货人员，确认无误后才可办理临时入库手续；

物资到现场后，现场相关人员需在5个工作日内完成对物资的核对工作，如因未及时清点物资而发生的物资缺失或损坏的责任全部由现场总代表承担；

各现场之间物资调拨往来，由业务管理部计划室统一调拨，接收时按正常收货办理手续。

2.1.3物资的出库和调拨

循环借用工具填写“临时领用表”，归还时签字注销；

物资的合理领用耗材、备件时填写“现场出入库流水账”；

现场如接到所属业务部调拨发货要求，根据业务部“调拨单”据实发放、调拨规定物资，并随货附上发货清单，同时更新“现场出入库流水账”；

对于一切非现场正常工作的出库事项，保管人员有权拒绝发货，并视具体情况报告现场总代表或业务部经理处理；

现场使用物资时要坚持“推陈储新、先进先出、按规定供应、节约”的原则，日常物资管理要坚持一盘底、二核对、三发货、四减数的原则；

对贪图方便，违反“物资管理”规定，造成物资变质、大料小用、优材劣用以及差错等损失，现场总代表负直接责任，由业务部相关人员根据“客服中心员工手册”

中的奖惩规定提请处罚；

现场所有损坏物资不允许私自返厂处理，对所有损坏物资按照“产品商修管理办法”

（详见附录ⅩⅦ）执行。

2.1.4 物资的保管

库存物资的保管方面主要涉及：物资的安全防护（防止受潮、被盗、人为损坏等）；合

理摆放（按照ABC分类法科学划分物资类别存放、按照库存条件及仓库实际情况合理存放

等）；修旧利废、维修维护方面。

2.1.4.1保管物资的安全防护

易燃、易爆、易腐蚀等化学危险品要单独储存，定期检查；精密、易碎物料要轻拿轻放；怕热、怕冻、怕潮、怕晒及易挥发的物料应入库或存放料棚，不同料性要合

理分类储存；

经常进行盘点，做到日清月结，按规定即时编报“出入库流水账”；

每月必须对库存物资进行实物盘点一次，并填报库存《盘点表》。发现盈余、短少、残损或变质，必须查明原因，分清责任，写出书面报告，提出处理建议，呈报业务

部，未经批准不得擅自调账；