行政档案管理规定
行政个人档案管理制度
第一章总则第一条为规范行政个人档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高行政工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体行政人员的个人档案管理。
第三条行政个人档案是指反映行政人员在公司工作期间形成的具有保存价值的各种文件、资料、数据等。
第二章档案管理内容第四条行政个人档案管理内容主要包括：1. 基本信息档案：包括个人简历、身份证复印件、学历学位证复印件、户口簿复印件、婚姻状况、家庭住址等。
2. 工作履历档案：包括入职登记表、离职证明、劳动合同、工作总结、绩效考核、奖惩记录等。
3. 培训档案：包括培训通知、培训总结报告、培训证书、培训审批表等。
4. 考核档案：包括年度考核、晋升考核、技能考核等。
5. 个人事务档案：包括请假条、出差申请、报销单等。
第三章档案管理职责第五条人力资源部负责行政个人档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。
第六条各部门负责人负责对本部门行政人员的档案进行监督和管理。
第七条行政人员应当配合人力资源部进行档案的收集和整理，确保档案的完整性和准确性。
第四章档案管理要求第八条档案收集：各部门应按时报送行政人员的档案材料，人力资源部负责收集整理。
第九条档案整理：档案材料应按照规定的顺序排列，装订整齐，封面标注档案名称、档案编号、页数等信息。
第十条档案保管：档案应存放在安全、通风、防潮、防尘、防虫、防火的专用档案柜中。
第十一条档案借阅：档案借阅需经人力资源部负责人批准，借阅人应填写借阅登记表，并在规定时间内归还。
第十二条档案销毁：档案销毁需经人力资源部负责人批准，并按照国家有关规定执行。
第五章档案利用第十三条档案利用应遵循以下原则：1. 符合法律法规和政策规定；2. 保障行政人员的合法权益；3. 提高行政工作效率。
第十四条档案利用方式：1. 内部查阅：行政人员可向人力资源部申请查阅本人档案；2. 外部查阅：需经人力资源部负责人批准，并填写查阅申请表。
第十五条档案利用不得泄露行政人员的隐私。
行政档案管理制度
行政档案管理制度第一章总则第一条为了加强行政档案管理，提高档案管理的现代化水平，根据《中华人民共和国档案法》及有关法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条行政档案是单位在行政管理活动中形成的、具有查考利用价值的文字、图表、声像等材料。
第三条行政档案管理应遵循统一领导、统一制度、统一标准、统一技术的原则，实行集中统一管理。
第四条行政档案管理应实行科学化、规范化、制度化，确保档案的完整、准确、系统和安全。
第二章档案管理机构与职责第五条单位应设立档案管理机构，负责行政档案的管理工作。
第六条档案管理机构的主要职责：（一）宣传、贯彻、执行国家有关档案管理的法律、法规和政策；（二）制定行政档案管理制度和档案保管、利用、销毁等办法；（三）负责行政档案的收集、整理、归档、保管、统计和提供利用工作；（四）监督、指导本单位的档案工作，对违反档案管理制度的行为进行处理；（五）组织档案管理人员的培训工作，提高档案管理人员的业务水平；（六）完成领导交办的其他档案管理工作。
第三章档案的收集与归档第七条行政档案的收集范围包括：（一）单位内部的规章制度、工作计划、总结、报告、会议纪要等；（二）单位与其他单位签订的合同、协议、意向书等；（三）单位获得的荣誉证书、奖状、奖品等；（四）单位职工的档案材料；（五）其他具有查考利用价值的材料。
第八条行政档案的归档要求：（一）归档材料必须真实、完整、准确、系统；（二）归档材料必须符合国家有关档案管理的标准和规定；（三）归档材料必须按照分类、编号、编目、装订等程序进行整理；（四）归档材料必须及时、完整、准确地反映单位行政管理活动的实际情况。
第九条归档时间：（一）年度归档：每年的12月31日前，完成当年形成的行政档案的收集、整理、归档工作；（二）项目归档：项目完成后，及时将项目相关的行政档案整理、归档；（三）其他归档：根据实际情况，及时完成其他行政档案的归档工作。
第四章档案的保管与利用第十条档案管理机构应做好档案的保管工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。
行政综合执法档案管理制度
第一章总则第一条为加强行政综合执法档案管理，确保档案资料完整、准确、安全，提高执法工作效能，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本地区实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本地区行政综合执法部门及其派出机构、内设机构、直属事业单位的档案管理工作。
第三条行政综合执法档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家档案法律法规，确保档案管理工作的合法性、合规性。
（二）统一领导、分级管理：明确档案管理部门职责，实行统一领导、分级管理，确保档案工作高效有序。
（三）规范管理：建立健全档案管理制度，规范档案收集、整理、保管、利用等环节，提高档案管理水平。
（四）安全保密：确保档案资料安全，防止档案丢失、损毁和泄密。
第二章档案管理职责第四条行政综合执法部门档案管理部门负责本部门档案管理工作，其主要职责如下：（一）制定档案管理制度，并组织实施。
（二）负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。
（三）负责档案数字化、信息化建设。
（四）负责档案统计、鉴定、销毁等工作。
（五）负责档案的保密工作。
第五条各执法部门应指定专人负责本部门档案管理工作，其主要职责如下：（一）负责本部门档案的收集、整理、保管、利用等工作。
（二）协助档案管理部门做好档案管理工作。
（三）负责本部门档案的保密工作。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下原则：（一）全面性：收集与执法工作相关的各类档案资料，确保档案资料的完整性。
（二）及时性：及时收集、整理、归档各类档案资料。
（三）准确性：确保档案资料的准确性，不得有误、缺漏。
第七条档案整理应遵循以下原则：（一）分类清晰：按照档案资料的性质、来源、内容等进行分类。
（二）编号有序：对档案资料进行统一编号，确保档案资料的可追溯性。
（三）装订整齐：对档案资料进行装订，确保档案资料的整洁美观。
第四章档案保管与利用第八条档案保管应遵循以下原则：（一）安全存放：确保档案资料安全存放，防止档案丢失、损毁。
《行政档案管理办法》(2023年修订)
《行政档案管理办法》(2023年修订)行政档案管理办法（2023年修订）第一章总则第一条为了规范行政档案管理行为，保障公民、法人和其他组织的合法权益，维护国家行政机关的形象和声誉，制定本办法。
第二条本办法适用于中华人民共和国境内的各级行政机关及其相关部门和人员在行政档案管理活动中的行为。
第三条行政档案管理应当遵循以下原则：1. 法律依据原则：行政档案管理应当依法进行，并与相关法律、法规、规章相一致；2. 公开公正原则：行政档案管理应当保障公民、法人和其他组织的知情权、参与权和监督权，维护其合法权益；3. 完整准确原则：行政档案应当保存完整，内容准确，保证档案信息的真实性和可信度；4. 统一管理原则：行政档案管理应当统一规范并实行集中管理；5. 便利使用原则：行政档案管理应当为相关单位和个人提供便利，保证档案的合法使用。
第二章行政档案的归档和保管第四条行政档案的归档和保管按照以下要求进行：1. 行政机关应当按照规定的分类标准对行政档案进行归档，确保档案的分类清晰；2. 归档后的行政档案应当进行密封，确保档案的安全性和保密性；3. 行政机关应当建立健全的行政档案保管制度，确保档案的长期保存；4. 行政机关对行政档案的借阅、复制和转借应当依法进行，并记录相关信息。
第三章行政档案的利用和销毁第五条行政档案的利用和销毁应当符合以下规定：1. 行政机关应当按照规定的程序和条件对行政档案进行利用，提供便利；2. 行政机关应当制定行政档案利用的有关规定，明确利用方式和权限；3. 行政机关应当依法确定行政档案的保存期限，并在保存期满后及时进行销毁；4. 行政机关对行政档案的销毁应当依法进行，并记录销毁过程和结果。
第四章法律责任第六条行政机关及其相关人员违反本办法的规定，构成违法行为的，依法给予相应的法律责任，涉嫌犯罪的，依法追究刑事责任。
第七条公民、法人和其他组织认为行政机关的行政档案管理行为侵犯了其合法权益的，有权依法请求行政机关承担相应的法律责任。
行政档案管理制度
行政档案管理制度一、总则为规范行政档案管理，保障行政档案的完整性和安全性，加强信息管理，提高工作效率，特制定本制度。
二、管理规定（一）档案管理范围1.本制度适用于公司行政部门及相关部门的档案管理工作。
2.档案管理包括电子档案和纸质档案两个方面。
（二）档案的分类与归档1.根据档案的类型、内容和用途，将档案进行分类，建立相应的档案分类代码表。
2.每份档案必须标明档案编号、题名、责任者、建档日期等基本信息，并按照档案分类代码表进行归档。
3.归档后的档案必须进行盖章、签字确认，并进行数字化备份。
（三）档案的保管与借阅1.档案管理人员应妥善保管档案，确保档案的安全可靠。
2.未经授权，任何人不得私自拆阅、复制档案。
对于需要借阅的档案，必须填写借阅申请表，并经相关部门审批后方可借阅。
3.对于涉及商业机密或涉及个人隐私的档案，应采取相应的保密措施。
（四）档案的整理与销毁1.定期对档案进行整理，清理过期、无用的档案，编制档案销毁清单。
2.对于需要销毁的档案，必须经过相关部门的审批，并填写档案销毁申请表。
销毁后的档案必须进行记录，包括销毁日期、销毁数量等信息。
3.涉及法律法规规定的档案，必须按照相关规定进行保存和销毁。
三、安全措施（一）电子档案安全措施1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、归档和备份。
2.对于重要的电子档案，应进行加密处理，限制访问权限。
3.定期进行电子档案的检查和维护，确保电子档案的完整性和可用性。
（二）纸质档案安全措施1.建立档案库房，对纸质档案进行分类和存放，确保档案的安全和整洁。
2.建立档案借阅登记制度，记录档案的借阅情况，防止档案的丢失和损坏。
3.对于涉及重要信息的纸质档案，应进行密封和加锁，限制访问权限。
四、附则本制度由公司行政部门负责解释和宣传，相关部门负责执行和监督。
对于违反本制度的行为，将依法进行处理。
行政单位工作档案管理制度
一、总则为加强行政单位工作档案的管理，确保档案资料的真实、完整、准确和系统，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
二、档案管理职责1. 单位主要领导为本单位档案工作的第一责任人，负责领导和协调档案管理工作。
2. 档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、利用和销毁等工作。
3. 各部门负责人对本部门档案管理工作负直接责任，确保本部门档案的齐全、完整、准确。
三、档案收集与整理1. 档案收集：各部门应按照档案收集范围，及时、准确地收集本部门形成的各类档案资料。
2. 档案整理：档案管理部门应根据档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类、编号、立卷、装订等整理工作。
3. 档案归档：各部门应将整理好的档案资料按照规定时间、规定程序报送档案管理部门进行归档。
四、档案保管与利用1. 档案保管：档案管理部门应按照档案保管要求，建立健全档案库房管理制度，确保档案的完整、安全和长期保存。
2. 档案利用：档案管理部门应积极提供档案查询服务，方便单位和个人查阅利用档案资料。
3. 档案复制：档案管理部门应按照规定程序，对需要复制的档案资料进行审核、登记，并办理相关手续。
五、档案鉴定与销毁1. 档案鉴定：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，对已满保管期限的档案提出销毁意见。
2. 档案销毁：销毁档案前，档案管理部门应按照规定程序进行审核、登记，并报单位领导批准后方可销毁。
六、档案信息化建设1. 档案管理部门应积极推进档案信息化建设，建立健全电子档案管理制度，提高档案管理效率。
2. 档案管理部门应定期对电子档案进行备份，确保电子档案的安全。
七、奖惩与监督1. 对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理制度的单位和个人，按照相关规定进行处罚。
3. 单位应设立档案管理监督机构，对档案管理工作进行监督检查。
八、附则1. 本制度自发布之日起施行。
局行政档案管理制度
局行政档案管理制度第一章总则第一条为加强行政档案管理工作，规范行政档案的收集、保存、利用和销毁，保障行政档案的安全、完整和准确，促进行政工作的公开、透明和便利，维护国家、组织和公民合法权益，特制定本规定。
第二条本制度适用于本局所有行政机构和工作人员的行政档案管理工作，目的在于规范行政档案管理行为，建立有效的档案管理制度，保护和利用好行政档案。
第三条行政档案管理的原则是合法、准确、完整、交换和互利，并且保护行政机构、公民和社会利益。
第四条行政档案管理的目的是明确规范运作和信息的共享与合作，提高效率。
促进各级机构之间的信息切换和资源共建，以良好的信息管理协同工作为目标。
第五条行政档案管理的范围是整个行政机构内所有部门和工作人员，涵盖各类行政档案。
第二章行政档案的收集与整理第六条行政档案的收集是指行政机构按照规定，对在办公、业务活动中形成的文件、资料进行搜集整理。
第七条行政机构应当做到：（一）按照文件标准和规定，合理收集文件和资料，严格分类存放，确保档案的真实、完整和准确；（二）建立完善的档案收集和整理制度，明确责任人和操作流程，并严格执行；（三）每年进行一次行政档案清理工作，及时清理和淘汰无用的档案，减少档案存放量；（四）对合规、合法的文件和资料进行分类存放，并做好档案整理和管理工作；（五）建立档案管理系统，便利档案的查找、调取和利用。
第三章行政档案的管理和利用第八条行政档案管理的目的是保护和利用好行政档案的信息资源。
第九条行政档案的管理是指对行政档案的整理、归档、保管和利用等工作。
第十条行政档案管理包括：（一）建立规范的档案管理制度，保证行政档案的实时查阅和利用；（二）建立档案室，对不同类别的档案进行分类存放和管理；（三）建立档案查阅制度，便利工作人员对档案进行查阅和调取；（四）建立档案借阅制度，便利工作人员对档案进行借阅和利用；（五）建立档案安全管理体系，确保档案的安全和完整。
第十一条行政档案的利用是指对行政档案的信息资源进行充分利用，为行政决策、研究和公众服务提供支持。
行政公文档案管理制度
第一章总则第一条为加强行政公文档案的管理工作，确保公文档案的完整、准确、安全，提高公文档案的利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有行政公文档案的管理工作。
第三条行政公文档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，分门别类；（三）确保安全，方便利用；（四）规范流程，提高效率。
第二章管理机构及职责第四条我单位设立档案室，负责行政公文档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第五条档案室的主要职责：（一）负责制定和实施公文档案管理制度，并组织实施；（二）负责公文档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；（三）负责公文档案的借阅、查询、复制、统计等工作；（四）负责公文档案的保密工作；（五）负责对各部门公文档案管理工作的监督、指导。
第三章公文档案的收集与整理第六条公文档案的收集范围：（一）各级政府、上级部门、下级单位、企事业单位等发出的文件；（二）我单位各部门、各科室、各分支机构形成的文件；（三）我单位与其他单位签订的协议、合同、协议书等；（四）我单位召开的各种会议、活动形成的文件材料；（五）其他具有保存价值的文件材料。
第七条公文档案的整理要求：（一）按照文件材料的形成时间、类别、内容等进行分类整理；（二）确保文件材料的完整、准确、清晰；（三）对文件材料进行编号、编制目录，方便查阅；（四）对破损、褪色的文件材料进行修复、复制。
第四章公文档案的保管与利用第八条公文档案的保管要求：（一）库房应保持干燥、通风、防潮、防火、防盗、防虫、防鼠；（二）档案柜、架应按类别、时间顺序排列，方便查找；（三）定期对档案进行清理、检查，确保档案安全。
第九条公文档案的利用要求：（一）查阅档案应填写《档案查阅登记表》，登记查阅人、查阅目的、查阅时间等信息；（二）查阅档案应遵守保密规定，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私；（三）查阅档案不得随意涂改、损坏、丢失档案；（四）档案管理人员应做好查阅档案的记录，便于日后查询。
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******有限公司
行
政
档
案
管
理
制
度
第一章总则
1、为加强公司行政档案管理，充分利用行政资源，发挥行政档案为各职能部门工作服务的作用，使公司对行政档案管理更加标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》的规定，并结合****公司的实际情况，特制定本行政档案管理制度。
第二章行政档案的范围
2、本制度适用于******有限公司。
3、本制度规定了公司行政档案的保管、借阅、移交、保管年限及销毁等管理要求。
本公司的具体行政档案包括，财务资料、人事行政档案、技术文件、质量体系文件、专利资料、认证资料、供销合同、学习培训资料、标准化文件、基建图纸、公司日常会议、收文发文等行政资料、设备说明书、图书、音像资料、照片、荣誉证书等相关档案资料。
第三章行政档案管理的职责
4、由行政档案管理员负责公司行政档案的保管、定期检查和管理工作，并
负责借阅档案的审批，保证公司行政档案的准确、安全、完整。
5、档案管理人员按照公司行政档案的整理要求，负责定期整理各种档案资
料，装订成册,统一编号，并移送档案室统一保管。
6、档案管理人员应对一些常用文件进行扫描，做为电子档保存。
7、档案管理人员要严格遵守档案保密制度，对档案的安全、完整负责。
8、综合办负责对公司行政档案的管理进行不定期的检查。
9、总经办负责对本制度的执行监督，并负责到期档案销毁的审查。
10、公司行政档案的存放应做到：防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防霉变、防高温、防强光。
不允许随便堆放，保证公司行政档案完整无损。
第四章行政档案的归档
11、归档范围：凡是本公司在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料，均应依法归档，任何人不得以任何理由扣留需要存档的文件。
12、归档时间：
（1）、文书档案：本年度各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，应于完成工作后一周内移交档案室保管。
（2）、会计档案：由财务部门立卷保管。
（3）、人事档案：由人事部门立卷保管。
（4）、技术档案：由技术部门立卷保管。
（5）、设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购置合同、固定资产验收单、说明书、维修保养手册、合格证、安装、调试、验收记录等文字材料，由设备科收集整理。
设备投入使用后及时移交档案室保管。
（6）、声像档案：在每项工作活动完毕后即时整理移交档案室保管。
（7）、实物档案：所获荣誉证书、奖品、铜牌等按时间顺序即时交档案室保管。
13、归档要求：
（1）、归档的文件材料应为已结束的工作（或项目）的所有文件材料，并做到打印件与底稿，正件与附件，不同形式和载体的文件材料齐全完整，按照文件材料的形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，使案卷能正确反映出工作活动的真实情况，便于保管和利用。
（2）、归档的文件材料一般一式一份。
重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。
（3）、凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。
禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。
（4）、各部门将文件材料和案卷向档案室移交时，应编制《行政档案移交登记表》（附录1）一式二份，经交接双方核对签字后，各留一份，以备考查。
14、档案管理员应根据本制度，及时对相关文件进行存档，建立立卷号，并保证立卷号的唯一性，填写《行政档案存档登记表》（附录2）。
第五章行政档案的借阅
15、本公司内部人员借阅公司行政档案。
经部门领导批准后，可直接到档案室借阅，档案保管人员应及时提供相关文件资料。
16、外单位人员因公需要查阅本公司行政档案时，应持有查阅人身份证件，经相关部门负责人批准，报综合办批准，方能由档案管理人员接待查阅。
同时，档案管理人员应详细登记查阅人的工作单位、查阅日期、档案名称及查阅理由等。
17、公司行政档案一般不得带出室外。
如有特殊情况，需要带出室外复制或借出本公司的行政档案，必须填写《行政档案借用申请表》（附录3），经相关部门负责人、分管副总批准，同时在《行政档案借阅登记表》（附录4）上进行登记，注明借阅用途、归还时间。
18、需要带出档案室借阅的行政档案文件复印件，由行政档案管理员复印，加盖查询章，并由借阅人填写《行政档案借阅登记表》（附录4）。
19、查阅或借阅公司行政档案的人员不得对档案文件进行涂画、抽换、污染和损坏，如需拆封档案，需要由档案管理员进行拆封。
第六章行政档案的销毁
20、公司行政档案保管期满需要销毁时，由公司行政档案管理人员提出销毁意见，编制《行政档案销毁登记表》（附录5），列明销毁行政档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
21、档案的销毁鉴定工作由综合办组织“档案销毁鉴定小组”负责，鉴定工作结束后，附上需要销毁的档案登记清册，由鉴定小组负责人签字，并报总经理批准后方可销毁。
并及时向主管档案工作的领导写档案鉴定报告和说明。
22、销毁档案时必须注意保密，并指定专人（二人以上）监销。
23、保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，档案管理人员应将《行政档案存档登记表》（附录2）及《行政档案销毁登记表》（附录5）附注在其保留文件上，并注明部分销毁之日期。
第七章处罚方法
24、私自在档案文件上涂画、拆封的罚款100元。
25、污染和损坏档案的，罚款200元。
26、抽换、遗失档案的，报请总经理处理。
第八章附则
27、本制度由综合办起草，并经总经理批准发布。
28、本制度自总经理批准之日起生效。
******有限公司
2010年6月7日
附录1
交件人签名：收件人签名：附录2
附录3
行政档案借用申请表
附录4
附录5。