重要往来函件如何投递和签收
ems函件寄送流程
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公司函件收发管理制度范本
公司函件收发管理制度范本一、目的与原则为保障公司内外部通信的顺畅、安全与保密，制定本管理制度。
所有员工应遵守以下原则：确保信息传递的真实性、准确性、及时性，并严格遵守保密规定。
二、函件接收管理1. 公司设立专门的邮件处理部门，负责统一收发所有进出公司的信件和电子邮件。
2. 收到的函件应当立即进行登记，记录包括来件时间、发件单位、主要事项等内容。
3. 对于特急或重要的函件，应立即通知相关部门或负责人，并按照紧急程度优先处理。
4. 普通函件应在收件后的一个工作日内分发至相关部门。
三、函件发送管理1. 各部门需发送的函件，应先由部门负责人审核，确认无误后交由邮件处理部门统一寄出。
2. 邮件处理部门应对发出的函件进行登记，记录包括发件时间、收件单位、主要事项等。
3. 重要或涉密的函件应由专人负责送达，并取得签收回执。
4. 所有对外发出的电子邮件必须通过公司指定的邮箱账号发送，并由信息系统管理部门监控以确保信息安全。
四、电子函件管理1. 公司内部电子函件系统应有严格的权限设置，确保不同级别的员工只能访问相应的信息。
2. 对于含有敏感信息的电子函件，应使用加密技术进行保护。
3. 定期对电子函件系统进行安全检查和维护，防止数据泄露或丢失。
五、档案归档与保密1. 所有纸质函件在处理完毕后，应由邮件处理部门负责归档，并按照公司档案管理规定保存。
2. 电子函件应备份存储于公司服务器，并定期进行数据备份，以防万一。
3. 未经授权，任何员工不得私自查看、复制或外泄公司函件内容。
六、违规处理违反上述规定的行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分。
严重者可能面临解雇，并需承担法律责任。
七、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释，并根据实际情况不定期修订更新。
一封信的投递步骤
一封信的投递步骤写信人→投递到邮筒→第一个当地的邮件收集人→送到邮局进行分派（有的地方是人为的分派,有的地方是电脑按邮编来分派）→第二个当地邮件分发员送到收件人的邮车→到达当地（第一级城市）→第一个当地收件人→送到当地邮局进行分地区（二级城市）→在按照前面的方式,一直到地址所在的等级城市→邮递员开始上面投递；工作人员按照信封上写的地址,收信人和联系人电话，送到收信人的单位或者家中→收件人。
扩展资料：注意事项：1、在信封的第一行写收信人的地址。
字迹要工整，地名要详细。
写地名要由省、市、县，一直写到区、街和门牌号码。
如果是给农村写信，还要写上乡名和村名。
信封的左上角画着六个方格，应在里面填上收信人的邮政编码。
2、在信封的第二行中间写收信人的姓名。
可以根据收信人的身份，在名字后面写“同志收”或“先生（女士）收”等，此处应避免写称谓，如，不宜写“爷爷收”。
3、在信封的第三行写上寄信人的地址和姓名。
应在信封的右下角填上寄信人的邮政编码，信件万一出现投递困难的情况，邮局可以凭借这些信息，迅速地把信退还给寄信人。
4、信封正面距右边55毫米至160毫米、距底边20毫米以下的区域是条码打印区，不要在这个区域里写字或署名，以免影响投递。
5、信封上的字不能用铅笔写，以防模糊不清；更不能用红笔写，因为这是不礼貌的行为。
6、托人转交的信，在信封上要写“面交”“烦交”等字样，在信封第三行的后半行上，写“×托”或“×拜托”就可以了。
参考资料：百度百科—书信百度百科—寄信有那位知道邮政系统在寄一封信时要经过那些过程。
分别要经过投递，当地分拣，运输，目的地分拣，投送等步骤，详细如下写信人→投递到邮筒→第一个当地的邮件收集人→送到邮局进行分派（有的地方是人为的分派，有的地方是电脑按邮编来分派）→第二个当地邮件分发员送到收件人的邮车→到达当地（第一级城市）→第一个当地收件人→送到当地邮局进行分地区（二级城市）→在按照前面的方式，一直到你所在的等级城市→邮递员开始上面投递→收件人一封信如何寄出去?写信，贴邮票，放到信筒,然后邮局工作人员开箱，销票后交封发部门，封发部门很据邮政编码进行进行分拣，再通过邮政运输部门到达邮件的寄达地邮局，寄达地邮局在进行分拣，分拣后交所在地邮局，所在地邮局再根据投递段道交投递员进行投递到收件人手中。
办公室内部函件、邮件函处理规范
办公室内部往来函件、邮件处理规范作为整个集团的行政办公机构，总裁办每天都会通过各种渠道（主要是邮件、函件等）接触到大量信息。
只有将这些信息及时、合理、高效的进行处理才能避免信息阻塞，确保办公室工作顺畅、规范、有序的进行。
一、函件处理要求（一）来函处理１．办公室的来函包括各种信件、传真、报刊、杂志、集团内部发文、集团有关领导和部门交请总裁阅示或需要本部门协调办理的文件等。
２．秘书对流入本部门的函件要及时、有效的处理，当天收到当天拆启，当天处理，最迟不得超过第二日上午１０：00。
报纸每天为总裁更换一次，刊物和内部报表、文件等即收即交总裁阅读。
３．秘书拆启信件时要在《收文登记表》中进行登记，然后根据情况将其按直接交领导阅处、请办公室主任拟办和自处三种方式进行处理。
４．对于一些宣传、推销或与集团业务关系不大的函件可由秘书自处，不必交由办公室主任审核。
５．对于一些需要办公室回复或是转给其他部门处理的一般性函件，秘书应在收文登记表中填写处理方法和处理情况，便于提醒秘书及时回复和留查备用。
６．对于一些需要请示相关领导或是需要与其他部门协同处理的重要文件，除填写收文登记表以外还要填写《收文处理专用单》转呈办公室主任出具拟办意见。
办公室主任收到文件后，应在４小时内出具拟办意见，秘书有权对办公室主任的拟办工作进行督办。
出具拟办意见后的文件，秘书应按批示内容立即向有关部门分转，最迟不得超过４小时，并在收文登记表中按规定项目做好记录。
７．对于出具拟办意见和领导批示交由有关部门或领导办理的函件，秘书应做好记录，记清要求，负责督办处理，以保证所批事项落到实处。
８．交由领导直接阅示的文件，秘书应对文件处理的时间要求、出处及相关背景资料等进行了解后再呈领导阅知。
不明出处或意图掌握不清的函件不能直送领导处理。
９．各部门报请总裁签批文件、票据时应在审批签收单上登记，秘书负责监督并将待签文件、票据进行整理、编号、贴条，统一置于“待批文件夹”内，三天向总裁呈报一次。
重要文件传达和签订流程说明
重要文件传达和签订流程说明在现代社会，正式的文件传达和签订流程对于保证企业和组织的正常运转至关重要。
本文将为您介绍重要文件传达和签订的流程说明，帮助您更好地理解和应用这一流程。
2.传达重要文件在传达重要文件时，需要遵循以下步骤：2.1准备文件准备需要传达的重要文件。
确保文件内容清晰明了，并使用易于理解的语言编写。
确认文件的完整性和准确性，以免在传达过程中出现误解或遗漏。
2.2选择传达方式根据文件的重要性和紧急程度，选择适当的传达方式。
常见的传达方式包括邮寄、电子邮件、传真、传真件、电话和会议等。
在选择传达方式时，要考虑到接收方的便利性和及时性。
2.3写明传达目的和接收方在传达文件时，需要明确传达的目的和接收方。
这样可以确保文件传达的针对性和有效性。
在传达目的中，可以简要说明文件的内容和对接方的要求。
2.4添加传达附件和确认函如果有相关的附件需要传达，确保附件的完整性和正确性，并在传达时明确指出。
另外，如果需要对文件的接收和签订进行确认，可以附上相应的确认函，并要求接收方及时回复确认。
2.5保存传达记录为了便于追溯和查证，务必在传达过程中保留相应的传达记录。
这包括传达的日期、方式、内容和接收方等信息。
保存传达的证据，如邮寄回执、传真确认等。
3.签订重要文件在签订重要文件时，需要遵循以下步骤：3.1准备签订文件准备需要签订的重要文件。
确认文件内容与之前传达的一致，并保证文件的完整性和准确性。
如果有必要，在文件中明确约定相关的条款和条件。
3.2确定签订人员根据文件内容和影响范围，确定签订人员。
签订人员应具备相应的职权和授权，并了解文件的内容和约定。
在确定签订人员时，要充分考虑其职位和职责，以保证签订的有效性。
3.3签署文件签订文件时，签订人员应认真阅读文件的内容，并在适当的位置签署姓名和职位。
如果需要，在签名的旁边注明签署日期。
可以鼓励签订人员在文件上留下个人意见或建议，以提高对文件内容的理解和共识。
对外函件管理办法
对外函件管理办法FX/QG-FW 201505-05第一章总则第一条为促进对外函件制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、规范化，确保函件的合法性，防范法律风险，维护公司的合法权益，制定本办法。
第二条本办法所称对外函件，指集团及各单位在经营管理过程中与权利义务相对方、政府机关、司法机关、社会公众等之间形成的以纸质或电子方式为载体的往来书函、公文等，包括：各种承诺、表格、数据、文字、单位证明、报告、情况说明、单位介绍等。
第三条本办法适用下列对外函件：1.政府职能部门往来文函：一类：不涉及权利义务的文函；关于免责、避责、延期履行义务等的请示、汇报、报告；二类：除一类函件外的，费用减免、政策优惠、资金扶持文函及其他文函；三类：对行政处罚的回复、答辩、申诉等；2.司法文书：一类：司法文书的签收及送达；二类：所有司法文书及相关请示报告、情况说明；3.客户往来文函：一类：按集团规定范本和内容签发的通知函、催告函、解除函、承诺函及利益主张要求的回复等；对客户利益主张及要求，按集团颁发的标准内容进行的书面回复；二类：楼书、要约（招商）书；广告推广资料；客户索赔事件。
三类：非集团规定范本的通知函、催告函、解除函、承诺函及利益主张要求的回复等。
4.合同相对方往来文函：一类：一般工作联系函，如通知、催告函、知会函、邀请函等；二类：我方律师函、解除函及对方律师函、解除函的回函；合同履行变更、异议、中止等文书（工程合同履行过程中的变更、签证按房产事业部专项制度执行）；中介机构鉴定文书等。
5.各类外部委托、授权文书。
第二章收函、发函及复函第一条职责（一）综合部：接收、登记函件，按照函件内容分发相关部门/责任人，发函，复印，存档。
（二）经办部门/责任人：上报函件内容，填写《函件处理申报表》并出具初步处理意见，草拟函件，填写《函件审批责任单》，按审批意见执行。
（三）法务中心：审查函件，出具法律意见。
（四）子公司董事长：审查、审批、指导、监督发函（按权限）。
邮件(信函)收发管理制度
台州大丰机电有限公司邮件（信函）收发管理制度为加强公司邮件（信函）的管理，规范收发流程，提高办事效率，特制定本制度。
一、邮件（信函）的收发1.公司门卫负责接收外界寄到公司的所有邮件（信函）。
有具体收件人的，门卫直接交与收件人并进行签收登记，无具体收件人的，门卫统一交到行政部，由行政部分选后再交与相关职能部门人员，接收人员也需进行签收登记;2.公司重要邮件（信函）由公司董事长、总经理亲自签收，非重要邮件（信函）注明是董事长、总经理签收的，在董事长、总经理不在公司的情况下，由公司负责人签收处理；3.当收件人不在本岗位时，可由其同事代理签收，签收人应及时与收件人取得联系并告知邮件（信函）情况，未经收件人许可，签收人不得私自拆封收件人的邮件（信函）；4.寄出邮件（信函）需经主管领导批准，涉及到公司机密邮件（信函）的需上报公司总经理批准，任何人不准寄发与工作无关的邮件(信函);5.寄出邮件（信函）后应及时与收件人联系其是否收到，如因邮件在途中遗失的，要采取补寄措施，不得因邮件（信函）遗失而耽误工作；6.公司电子邮箱（dafon@）由行政部进行管理，如有客户发送电子邮件，行政部应及时查询并向收件人报告。
二、工作责任1.收件人必须进行邮件（信函）签收登记，如因个人原因造成邮件(信函)丢失的,要等价赔偿;2.代他人签收的邮件（信函）要注意妥善保管,如造成丢失，由当事人负责赔偿；3.未经收件人许可,不准私自拆封邮件（信函）,不准泄漏公司的商业机密，违者按公司管理制度进行处罚；三、其他本制度自公布之日起实施。
台州大丰机电有限公司二00七年七月三日台州大丰机电有限公司邮件（信函）签收登记表台州大丰机电有限公司文件处理批示单。
信函收发管理制度
信函收发管理制度为了规范公司内部收发信函的管理，提高工作效率和保障信息安全，我们制定了以下收发管理制度，希望能够得到大家的认可和遵守。
一、信函的分类和编号所有公司内部和外部的信函都需要经过分类和编号。
首先根据信函的内容和用途进行分类，比如日常工作信函、重要文件传递、公司合作协议等。
然后根据分类给信函编号，方便查阅和管理。
二、信函的撰写格式和规范公司内部和外部的信函都需要遵循一定的撰写格式和规范。
比如，信函的标题要简短明了，内容要清晰准确，格式要整齐美观。
并且需要在信函上标注发件人、收件人、日期、编号等信息。
三、信函的流转和审批所有公司内部和外部的信函都需要经过流转和审批。
发件人将信函交给相关部门负责人审批后再发送出去。
对于公司外部的信函，需要经过领导审批后才能发送。
四、信函的归档和存储所有的公司内部和外部信函都需要进行归档和存储。
在公司内部，可以按照时间和类别进行归档存储。
在公司外部，需要妥善保管合作协议和重要文件，做好备份和防火防盗工作。
五、信函的保密和安全公司内部和外部的信函都需要做好保密和安全工作。
对于涉密信息，需要加密传输和存储，严格控制查阅权限。
另外，对于重要文件的传递和签收，需要做好记录和追踪。
六、信函的传输方式和工具公司内部和外部的信函传输可以通过传统的纸质方式，也可以通过电子邮件、办公通讯工具等现代化方式。
但无论采用何种方式，都需要保证快捷准确。
七、信函的审批权限和责任公司内部和外部的信函审批权限需要规范化和明确。
对于不同级别的信函，需要明确责任人和审批级别，并且建立审批记录和责任追究制度。
八、信函的监督和考核公司内部和外部的信函需要进行监督和考核。
对于发件人和审批人，需要定期进行信函管理培训，提高管理水平和工作效率。
并且建立绩效考核制度，激励优秀管理者和惩戒违规行为。
以上就是我们公司的信函收发管理制度，希望大家能够认真遵守，共同维护公司的正常运转和信息安全。
如果大家有任何意见或建议，欢迎随时向管理部门反馈。
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重要往来函件如何投递和签收
问题一：如何投递涉及重大经济利益的文件？
相关文件规定：“与合同有关的通知、批准、证明、证书、指示、要求…….等均应采用书面形式……均应在合同约定的期限内送达指定地点和接收人，并办理签收手续”。
而在实际中，利益相关方为了逃避责任，往往会拒绝签收文件，造成文件无法送达。
一旦发生诉讼，如果我方不能证明曾发送过相关文件，将可能承担诉讼时效已过等不利法律后果，因此在工作中，尤其是涉及到重大经济利益的文件，一定要注意保留投递及发送文件的证据，从而使对方拒签文件的目的无法实现。
法律支招
1、可以通过快递的方式寄送相关文件，在快递单上写清楚邮寄文件的名称和份数（务必通过邮局寄送，在快递单上保留邮戳），同时向邮局要快递的回执（即签收复印件）或者在EMS网站上打印邮件跟踪查询记录（需让邮局盖章），这样就有了发送文件原件、快递单、签收复印件或查询记录等三份证据，注意妥善保管这三份证据，公司有专门档案室的，需存至档案室，以备诉讼时使用。
2、可以通过投递挂号信并公证的方式，也就是在寄挂号信的同时办理公证。
首先挂号信有一个挂号凭证，办理了公证就有了一份公证书，把这两份证据一并留存，和上面的方式具有同样法律效力。
问题二：如何签收对我方明显不利的文件？
涉及到违约金索赔、费用支付、工期顺延、工程签证等关系重大
经济利益的文件，一字千金，所有往来文件，应严格审查，明白其意思，绝不能轻易签字。
法律支招
1、如果签收文件时，对相应内容不确定或不认可，可以签“已收到，已看到”等，绝不要仅仅签署名字，因为签字一般会被视为对内容的认可。
也可以在签收文件时，表示反对意见，如在文件上注明：“对某某部分表示认可，但在某问题上，不予认可，应该是…….”等，如果对这一问题不能轻易下结论，那么应该注明：“此文件已收到，但其中某某问题，需要进一步核实商讨”。
2、如果收到对方发来的对我方不利的文件，是快递形式的或者是需进一步反驳对方意见的，应该及时回函并保留发文凭证，明确表示自己的反对意见。
3、如果确实不慎签收了对我方不利的文件，应及时向对方提出异议，明确表示自己的反对意见，如果构成显失公平或重大误解，应及时请求人民法院或者仲裁机构撤销相应文件。