【推荐】部门级文档管理系统需求规格
电子公文系统-规格需求说明书
电⼦公⽂系统-规格需求说明书规格需求说明书1 引⾔1.1 使⽤说明 本系统以公⽂管理需求为出发点、按照《GB/T33482-2016党政机关电⼦公⽂系统建设规范》和《国家⾏政机关公⽂处理办法》、《国家⾏政机关公⽂格式》等国家标准，开发电⼦公⽂系统，本系统可实现纸质公⽂全流程全⽣命周期的电⼦化，使⽤⽤户友好的UI界⾯，满⾜公⽂流转过程中的安全性要求，通过对系统的合理设计提⾼环境是硬性，系统集成度，实现电⼦公⽂的全⽣命周期管理。
本⽂档提供给⽤户，项⽬经理，开发⼈员，系统管理员，以及对该项⽬感兴趣的其他⼈员。
1.2 背景 当前，在国家信息化体系建设中，政府信息化已成为整个信息化建设中的关键。
推动电⼦政务的发展，是⼀种世界性潮流，也是电⼦信息技术应⽤到政府管理的必然趋势。
随着计算机和⽹络技术在政府办公中的⼴泛应⽤，很多信息可通过电⼦信息通道传递。
但对于⼤量存在的机要⽂件和物件，由于其机要保密和凭证特性等要求，有很多⽆法通过⽹络直接传输，⽽必须以实物的⽅式进⾏传递、处理和保存。
长期以来，各级党、政、军、企事业单位的纸质⽂件收发、流转⼯作主要是靠⼿⼯签收、⼿⼯录⼊完成的。
⼿⼯管理⽅式受⼈为因素影响⼤，效率低，容易出错，不易分清责任，对不可避免的错误或者漏洞难以追踪和纠正，甚⾄还会出现失泄密等重⼤事故。
且由于⽂件的收发流转信息⼀般在登记本上，查询统计很不⽅便，信息资源难以共享，⽆法适应由于信息量的快速膨胀，管理部门对⼤量信息处理提出的快速、准确的要求。
另⼀⽅⾯，在传统的办公⾃动化系统中，需要分发交换的⽂件和⽂件相对应的电⼦信息是脱节的，经常出现⽂件的电⼦信息已经发到领导的电脑上⽽纸质⽂件还没有到达，或者领导已经在纸质⽂件上进⾏了批阅，秘书还要重新录⼊电⼦信息的情况，使纸质公⽂与电⼦公⽂形成“分离脱节”现象。
因此，实现以数字化技术为基础的政府机关机要⽂件流转作业的全⾯信息化管理已成为政府机关政务信息化建设⼯作的⼀个重要领域。
文件管理系统功能需求文档
文件管理系统功能需求文档1. 引言本文档旨在详细描述文件管理系统的功能需求。
文件管理系统旨在提供一个方便、高效、安全的方式来管理和存储各种类型的文件。
2. 功能需求以下是文件管理系统的主要功能需求：2.2 文件分类和标注- 系统应允许用户将文件按照特定的分类进行管理，例如根据文件类型、日期或所属部门等进行分类。
- 用户应能够为文件添加标注和关键字，以方便搜索和识别文件。
2.3 文件搜索和过滤- 用户应能够通过关键字、文件名或其他属性来搜索和查找文件。
- 系统应该提供灵活的过滤功能，允许用户根据不同条件对文件进行筛选。
2.4 文件分享和协作- 系统应允许用户将文件分享给其他用户，并设定不同的权限级别，如只读或可编辑等。
- 用户应能够在系统中协同编辑文件，同时进行实时更新和版本控制。
2.5 文件备份和恢复- 系统应提供文件备份功能，确保文件的安全性和可恢复性。
- 用户应能够在需要时恢复误删除或修改的文件，并能够查看文件的历史修改记录。
2.6 文件安全和权限控制- 系统应提供安全的登录和身份验证机制，确保只有授权用户能够访问和管理文件。
- 用户权限应分级，以控制其对文件的访问和操作权限。
3. 非功能需求以下是文件管理系统的一些非功能需求：3.1 性能- 系统应支持大容量的文件存储和处理，以满足不同用户的需求。
3.2 可扩展性- 系统应具备良好的扩展性，能够容纳未来业务扩展和用户增长的需求。
- 系统应能够方便地集成和与其他系统进行数据交互。
3.3 用户界面- 系统应提供直观、易用的用户界面，以提高用户的工作效率和满意度。
- 界面设计应简洁明了，遵循用户体验设计的最佳实践。
4. 附录在本节中，我们将提供一些与文件管理系统相关的附加信息，如系统架构、需求追踪矩阵等。
以上为文件管理系统功能需求的概要描述。
具体的细节需求将在需求分析阶段进一步细化和明确。
办公自动化系统需求规格说明书
办公自动化系统需求规格说明书1. 引言本需求规格说明书旨在描述办公自动化系统的具体需求，以满足企业日常办公的自动化需求。
通过该系统，企业能够提高工作效率，减少人力物力资源浪费，提供更好的办公环境和服务。
2. 目标与背景2.1 目标•提高企业办公效率，减少人工操作•提供便捷的办公环境和服务•整合和管理企业办公资源•提升企业整体竞争力和形象2.2 背景在传统的办公环境中，很多日常工作都需要人工操作，如接待来访客户、安排会议室、发放文件等，这些工作效率低下且容易出现错误。
同时，企业还需要管理员工信息、物品库存等办公资源，对于大型企业来说，这是一项繁琐且容易出错的工作。
因此，开发一个办公自动化系统来管理和优化这些工作是非常有必要的。
3. 功能需求3.1 权限管理•系统管理员可以创建、修改和删除用户账号•不同角色的用户具有不同的权限，例如管理员、普通员工、访客等•管理员可设置各角色用户的操作权限3.2 访客管理•访客可以提前预约访问时间和访问目的•前台接待可以通过系统查看预约信息，方便接待工作•访客到达时，前台接待可通过系统登记访客信息，并为其发放访客证件3.3 会议室管理•员工可以通过系统查看会议室的预订情况•员工可以预定可用的会议室和时间段•系统自动发送会议邀请给参会人员，并提醒会议开始时间3.4 文件管理•员工可以上传、下载和管理文件•文件可以进行分类和归档•系统保留历史版本，并能进行版本回退3.5 员工管理•管理人员可以录入、修改和删除员工信息•员工信息包括基本信息、合同信息、考勤信息等•员工可以在系统上查看自己的个人信息和工作安排3.6 资源管理•管理人员可以录入、修改和删除办公资源信息，如办公用品、设备等•系统可以记录办公资源的借用情况，以便统计和管理4. 非功能需求4.1 可用性•系统应稳定可靠，保证24小时全天候使用•系统应具备高性能和高并发能力，以支持多人同时使用4.2 安全性•系统应具备良好的权限管理机制，确保用户能够访问到合适的信息和功能•系统应提供安全的登录和访问机制，如密码加密、用户身份验证等4.3 可扩展性•系统应具备一定的可扩展性，能够适应企业规模的变化和需求的变更•新的功能模块可以方便地加入系统，同时不影响已有功能的正常运行5. 系统界面设计系统的界面设计应简洁直观，符合用户习惯，提供友好的用户体验。
文件管理系统需求规格说明书
文件管理系统需求分析说明书1引言 (3)1.1编写目的 (3)1.2背景 (3)1.3定义 (3)2任务概述 (3)2.1目标 (3)2.2用户的特点 (3)2.3假定和约束 (4)3需求规定 (4)3.1对功能的规定 (4)3.2对性能的规定 (4)3.2.1时间特性要求 (4)3.2.2灵活性 (4)3.3输人输出要求 (4)3.4数据管理能力要求 (5)3.5故障处理要求 (5)3.6其他专门要求 (5)4运行环境规定 (5)4.1设备 (5)4.2支持软件 (5)4.3接口 (5)4.4控制 (6)软件需求说明书的编写提示1引言1.1编写目的随着计算机的发展，计算机给我们带来了很多的方便，现在它已经融入了我们的生活。
当我们使用计算机时，发现很多人电脑上的文件都繁杂无序，管理起来十分混乱。
需要的文件，自己也长期找不到。
为了让大家对自己电脑的文件整理的更规范更有条理，特开发一套适应大众的计算机管理软件。
1.2背景软件系统名称：文件管理系统硬件环境：普通PC机软件环境：.net framework 2.0 + windows xp1.3定义文件信息：主要包括文件名称、大小、类型、属性、文件创建时间、访问时间、最后修改时间，文件存放的目录名称。
2任务概述2.1目标本文件管理系统是针对文件信息管理的系统。
对用户指定的文件所处目录下进行查找文件的数量、对查找出的文件逐一读出文件名称、大小、类型、属性、文件创建时间、访问时间、最后修改时间，文件存放的目录名称。
2.2用户的特点本系统适用于中、小企业用户和PC个人用户。
操作人员应该具备基本的电脑知识，了解基本的软件知识，熟练使用微软Windows操作系统；2.3假定和约束本软件为学习软件，无开发经费；3需求规定3.1对功能的规定文件管理系统3.2对性能的规定3.2.1时间特性要求1. 一般操作的响应时间应为1s-2s内；2. 文件查询时间一般情况为10s以内，若查询时间超过1分钟原因为数据量过大，则应视为无响应。
档案管理系统_需求规格书
档案管理系统_需求规格书一、引言随着社会信息化程度的提高，各种组织机构和企业都需要管理大量日益增长的档案信息。
传统的手动管理方式无法满足快速、准确地查询、备份和恢复信息的需求，使得开发一套档案管理系统变得非常必要。
本文旨在规范开发一套档案管理系统的需求，并以此为基础向开发团队提供可行性分析、技术要求和开发计划等方面的指导。
二、背景随着数字技术的进步和互联网的普及，各类档案信息愈加丰富和庞大，如何有效地存储和管理这些信息已成为各大组织机构和企业面临的难题。
传统的档案管理方式通过手动输入、打印、保存、归档、检索等方式进行人工处理，极易出现错误，并且存在大量的人力成本和数据安全隐患。
因此，研发一套高效、自动化的档案管理系统是势在必行。
三、范围本文将对一套档案管理系统的需求进行总体规划，主要包括系统概述、功能需求、技术要求、数据库设计、开发计划等方面。
四、系统概述1.1系统目标该系统目标是实现自动管理和归档所有文件，便于快速搜寻和检索，保证信息的准确性和及时性。
1.2系统架构本系统采用分布式架构，分为客户端和服务器两个部分。
服务器负责数据存储、管理和控制操作，客户端提供界面和数据输入功能，实现与服务器的交互。
服务器必须支持多客户端同时连接，为不同的客户端提供各种服务。
1.3用户特点该系统的用户包括工作人员、管理员和普通用户。
其中，工作人员负责档案文件的录入、编辑、打印和归档等操作；管理员负责系统管理、数据备份和权限控制等功能；普通用户仅能进行文件查询、下载和打印等操作。
五、功能需求2.1用户注册和登录该系统需要提供用户注册和登录功能，任何人只有在登录成功后才能进入系统。
管理员需要对所有人员进行管理，可以查看、添加、编辑、删除、禁用或重置用户账号。
2.2文件管理该系统需要提供文件数据导入、分类和归档功能，确保文件存储准确无误。
工作人员需要输入所有档案信息，并自动生成档案号、档案名称、存放位置和状态等分类信息。
文档管理系统需求分析
文档管理系统需求分析引言文档管理实际就是文件的制作、修改、传递、鉴定、保存、销毁、存档等一系列操作。
文档管理系统是部门经营管理中不可缺少的部分。
通过文档信息管理系统，可以实现文档自动化管理的目标，为部门提供了安全、可靠开放、高效的文档管理功能，不仅方便了文档管理系统的日常操作，而且避免了手工管理中的一系列错误的产生，提高了部门的办公效率和部门文件管理的综合测评。
目前，大多数文档管理系统在实现了各部门日常文件管理的功能之外，还增设了很多的新功能用以满足文档管理系统电子化、标准化的新要求，例如功能强大的档案查询模块，大大方便了管理者日常文档的查找工作，解决了传统管理中查找困难、耗时等问题。
使用现代化的文档管理系统满足了部门的“无纸化”办公的要求，实现了通过计算机对文档管理全程跟踪的目标。
文档管理系统的全面应用，克服了部门传统文档管理方法的缺点，提高管理部门的日常办公效率，增强了部门内部协同合作的能力；文档管理系统的应用，方便管理者有效管理文档的同时，大大提高了文档查找效率，进而提高了部门的综合效率。
需求分析根据市场需求，要求系统具有以下功能。
◆处理大量的复合文档型的数据信息。
◆通过系统查看文档内容和属性。
◆通过系统可以完成对文档一系列的日常操作。
◆保证系统的安全性、可靠性。
◆由于操作人员的计算机操作能力普遍较低，因此要求系统具有良好的人机交互界面。
◆完全人性化设计，无需专业人士指导，即可操作本系统。
◆系统具有数据备份及数据还原功能，能够保证系统数据的安全性。
主要功能文档管理系统由基本信息、文档管理、系统设置等几个功能模块组成，规划系统功能模块如下。
❑系统设置该模块包括用户管理、口令修改、退出系统3部分。
❑基本信息该模块包括单位档案、文档类别两部分。
❑文档管理该模块包括添加文档、修改文档、删除文档、文档浏览、查看文档属性5部分。
❑数据库管理该模块包括数据库备份、数据库恢复、日志管理3部分。
系功能架构图设计目标本系统是根据部门的实际需求开发的，完全能够实现部门对制度文档的自动化管理，通过本系统可以达到以下目标。
文档文件管理软件需求规格说明书
文件管理工具软件需求规格说明书目录0. 文档介绍 (4)0.1文档目的 (4)0.2文档范围 (4)0.3读者对象 (4)指导老师、设计人员、开发人员参考 (4)0.4参考文档 (5)0.5术语与缩写解释 (5)1. 需求概述 (5)1.1系统目标 (6)1.2用户特点 (6)1.3功能需求 (6)2.系统用例建模 (7)2.1系统角色 (7)2.2系统用例图 (7)2.N用例规约UC N (8)3. 软件的非功能性需求 (11)3.1用户界面需求 (11)3.2软硬件环境需求 (11)3.3软件质量需求 (11)3.N 其它需求 (12)附录A：需求确认 (12)第一章文档介绍1.1. 文档目的为软件的开发者能更好的理解开发的需求，避免由于对问题认识的不清或错误理解而增加更多的开发成本。
需求分析是软件系统生存期中定义阶段的最后一个步骤。
是作为整个软件开发范围的指南，是软件开发人员开发出正确的符合用户要求的软件的重点。
1.2. 文档范围1.简易文件搜管理系统介绍2.系统面向的用户群体3.系统应当遵循的标准或规范4.系统的应用范围5.系统中的角色6.系统的功能性需求7.系统的非功能性需求1.3. 读者对象客户、设计人员、开发人员参考1.4. 参考文档《征服AJAX.LUCENE构建搜索引擎》李刚人民邮电出版社[软件项目管理] 杨律清软件项目管理电子工业出版社1.5. 术语与缩写解释第二章需求概述2.1. 系统目标当电脑用户中的电脑文档很多的时候，需要寻找某一些满足某引起具体内容的文档时，如果一个文件一个文件的方式打开地进行查找是很不方便。
本软件提供了一种通过提供关键字快速查找文件路径的方式。
此软件经过了可行性研究：技术可行、经济可行、操作可行、社会可行。
2.2. 用户特点所有希望通过此软件查找自己文档的用户。
2.3. 功能需求系统的功能需求包括以下几个方面：索引生成模块：对用户需要查找的文件夹生成索引数据文件查找模块：用户输入关键字进行文件查找。
企业管理信息系统——需求规格说明书
需求规格说明书第五组：企业管理信息系统组员：刘兴璐，王亚超，李骏，王山宝，杨晓，吴伟霞，刁慧芳，黄蓉企业为管理信息系统需求规格说明书目录一．项目概述 (3)1.项目背景 (3)2.参考资料 (3)二．需求 (3)1.系统总体功能需求分析 (3)1）人事部门管理功能 (3)2）财务部门管理功能 (3)2.组织结构 (4)3.用例模型 (4)1)登录管理 (4)2)人事部门管理 (6)3）财务部管理 (10)4.系统主要流程 (13)5.性能需求 (13)1)时间特性要求 (13)2)系统开放性要求 (14)3)系统可扩充性要求 (14)4)界面友好性要求 (14)5)服务个性化要求 (14)6)系统可用性要求 (14)7)系统可管理性要求 (14)三．环境 (15)1.运行环境 (15)1) 硬件平台 (15)2)软件平台 (15)2.数据管理 (16)3.开发环境 (16)一．项目概述企业以先进的信息技术为手段，对信息进行采集、整理、加工、传播、存储和利用的过程，对企业的信息活动过程进行战略规划，对信息活动中的要素进行计划、组织、领导和控制的决策过程，力求资源有效配置、共享管理、协调运作，以最少的消耗创造最大的效益。
根据企业日常办公的需要来设计开发的案例，目标是提高企业管理的工作效率，并能够实现自动化管理。
1.项目背景目前本企业管理工作都是基于手工操作，管理过程繁琐、信息交流困难、错漏情况易于发生，总体来说工作效率极其低下。
而现在已经有大部分企业采用了企业管理信息系统，对信息活动的管理大大节约了时间，提高了工作效率。
因此，本项目开发一套企业管理信息系统，从而使企业实现自动化管理。
2.参考资料《企业信息管理系统》《信息系统分析与设计》二．需求1.系统总体功能需求分析1）人事部门管理功能◆对职工信息进行管理◆对培训进行管理◆对出勤进行管理2）财务部门管理功能◆对薪酬进行管理◆对奖惩进行管理2.组织结构本公司的管理功能结构如下图所示，详细功能定义见用例模型。
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卷号卷内编号密级需求规格说明书项目名称：部门级文档管理系统项目编号：编写人员：编写日期：审批人员：审批日期：历史修改记录版本号修改人/日期摘要审定人/日期V1.01.前言 (5)1.1.文档目的 (5)1.2.范围说明 (5)1.2.1.产品标识 (5)1.2.2.产品概述 (5)1.2.3.术语定义 (5)1.2.4.参考资料 (5)2.项目概述 (5)2.1.产品描述 (6)2.2.系统功能 (6)2.3.客户特点 (7)2.4.假定和约束 (7)3.业务流程 (7)4.详细需求 (7)4.1.功能需求 (7)4.1.1.文档管理(1) (7)4.1.2.文档入库(1.1) (7)4.1.3.电子文档入库(1.1.1) (8)4.1.4.纸质文档入库(1.1.2) (8)4.1.5.文档版本更新(1.2) (9)4.1.6.文档出库(1.3) (9)4.1.7.文档其它管理(1.4) (10)4.1.8.修改文档属性（1.4.1） (10)4.1.9.删除文档(1.4.2) (10)4.1.10.文档查询和定位(2) (11)4.1.11.组织和员工管理(3) (11)4.1.12.添加组织(3.1) (11)4.1.13.删除组织(3.2) (12)4.1.14.修改组织(3.3) (12)4.1.15.为组织引入员工(3.4) (13)4.1.16.添加员工(3.5) (13)4.1.17.删除员工(3.6) (14)4.1.18.修改员工信息(3.7) (14)4.1.19.移出员工(3.8) (14)4.1.20.权限管理(4) (15)4.1.21.管理员授权(4.1) (15)4.1.22.用户授权(4.2) (16)4.1.23.身份验证(4.3) (16)4.1.24.模板定义(5) (16)4.1.25.添加模板(5.1) (17)4.1.26.删除模板(5.2) (17)4.1.27.数据备份(6) (17)4.1.28.手动备份(6.1) (18)4.1.29.自动备份(6.2) (18)4.1.30.数据导出(6.3) (18)4.1.31.日志记录查看(7) (19)4.1.32.用户退出系统(8) (19)4.2.性能需求 (20)5.数据描述 (20)5.1.原始数据描述 (20)5.1.1.输入数据 (20)5.1.2.输出数据 (20)5.2.数据流程图 (20)6.界面要求 (24)6.1.报表格式 (24)6.2.图形要求 (24)6.3.输入输出要求 (24)7.接口要求 (25)8.运行环境需求 (25)8.1.网络和硬件设备 (25)8.1.1.网络 (25)8.1.2.硬件设备 (25)8.2.软件环境 (25)8.2.1.操作系统平台 (25)8.2.2.其它支撑软件 (26)9.其它专门需求 (26)9.1.安装和操作 (26)9.2.安全保密 (26)9.3.维护服务 (26)附录1 业务流程图图例 (26)附录2 数据流程图例 (26)1.前言企业中各部门都有大量的电子或纸质的文档材料需要保存和处理，目前大多采用手工的管理方式，这种方式是低效、混乱和浪费人力的，随着国家信息化的推广，文档处理必然走向电子化。
因此公司决定开发部门级文档处理系统，在本公司内部使用，并可能在适当的时机向外部发售。
1.1.文档目的编写本文档的目的是明确用户需求，在最终用户和开发者之间达成对软件产品要求的共用理解，作为项目开发的目标，为软件概要设计提供指导，并作为软件测试的依据。
本文档的读者是最终用户代表、高级项目经理、项目经理、项目组成员、测试组成员、质量保证组成员。
1.2.范围说明1.2.1.产品标识部门级文档管理系统。
1.2.2.产品概述该产品用于部门级的电子和纸质文档的管理。
1.2.3.术语定义序号术语或缩写定义1.组织按某种标准划分出的不同级别的团体，如技术科2.系统管理员对全部组织和用户进行管理的人员，至少一个。
3.超级用户对所有文档拥有所有管理权限的特殊用户。
4.普通用户除超级用户外的其它用户，其文档管理权限是受限的。
5.文档版本在不同时期产生的，内容不同但名称相同的文档，称为文档的不同版本。
6.组织树真实模拟企业管理架构，每一个组织都有上级组织，最高级组织的上级组织为空。
1.2.4.参考资料用户需求调查报告2.项目概述2.1.产品描述（可采用把本产品与其他产品相对比的方法、分部说明的方法及其他方法进行阐述，内容包括：功能、接口、所使用的硬件、外围设备和环境等。
）本产品对纸质文档提供查询和出入库管理；对电子文档提供添加、修改、删除功能和版本控制，并对电子文档加密存放；提供添加、修改、删除组织和用户，以及设定、更改用户权限的功能；提供模板管理、日志管理和数据备份等功能。
本产品可用于小型局域网中，客户端可运行于windows95及以上版本，服务器端可运行于windows NT4.0及以上版本。
2.2.系统功能编号功能名称功能描述1.文档管理文档出入库、版本更新和其它管理1.1.文档入库对文档的入库操作进行管理1.1.1.电子文档入库将客户端文档加密后备份到服务器端1.1.2.纸质文档入库对入库的文档做记录1.2.文档版本更新更新某一版本的文档，版本号不变。
1.3.文档出库将电子文档下载到客户端并解密1.4.文档其它管理修改文档属性、删除文档1.4.1.修改文档属性修改文档的名称、版本号等1.4.2.删除文档将服务器上的文档删除2.文档查询和定位查询文档的信息和存放位置3.组织和员工管理对组织和员工的增、删、改操作3.1.添加组织向系统添加一个组织3.2.删除组织从系统中删除一个组织3.3.修改组织修改组织的相关信息3.4.为组织引入员工将组织外员工划入当前组织3.5.添加员工向组织中添加员工3.6.删除员工从系统中删除员工3.7.修改员工信息修改员工的相关信息3.8.移出员工解除某一员工与所属组织的关系4.权限管理对管理员和用户的权限进行管理4.1.管理员授权授权某员工行使系统管理员权限4.2.用户授权对某一用户授予对文档操作的权限4.3.身份验证服务器对用户身份进行验证5.模板定义用户自定义文档管理需要的属性5.1.添加模板向系统中添加用户自定义的模板5.2.删除模板从系统中删除已存在的模板6.数据备份备份服务器端的数据文件和数据库6.1.手动备份手动方式进行数据备份6.2.自动备份按指定的时间间隔自动备份6.3.数据导出导出数据库数据为文本文件7.日志记录查看按用户定义的条件对日志进行检索8.用户退出系统在用户退出系统时做相应的操作2.3.客户特点本产品针对使用局域网办公，有较多文档需要处理的企业。
由于文档有不同密级，应重点关注电子文档的加密处理和用户权限管理验证。
2.4.假定和约束本产品的开发遵循CMM2标准，开发成本应限于2万元以内，应于6月21日之前开发完成。
本产品应在windows2000平台下，使用VC6.0进行开发，数据传输应使用TCP/IP协议。
在本产品的开发过程中，应严格注意安全保密工作，避免资料外泄。
3.业务流程无4.详细需求4.1.功能需求4.1.1.文档管理(1)功能描述：用户选择文档出入库、版本更新或其它管理功能后，调用相关模块进行处理，若用户选择返回，则返回主界面。
操作规程描述：从主界面点击“文档管理”，显示文档管理界面；用户可在“文档入库”、“文档出库”、“文档版本更新”、“文档其它管理”功能中选择，点击进入相应界面，点击“返回”回到主界面。
处理过程描述若用户点击“返回”，退出当前模块；若用户点击其它按钮则调用相关的功能模块。
性能需求4.1.2.文档入库(1.1)功能描述：按用户选择执行电子文档和纸质文档的入库操作，或返回文档管理界面。
操作规程描述：用户在“文档管理”界面中点击“文档入库”进入此界面；用户可在“电子文档入库”和“纸质文档入库”功能中选择，点击进入相应界面，点击“返回”回到文档管理界面。
处理过程描述若用户点击“返回”，返回调用模块；若用户点击其它按钮则调用相关的功能模块。
性能需求4.1.3.电子文档入库(1.1.1)功能描述：用户将某一文档或某一文件夹下的所有文档加密后备份至服务器磁盘，服务器更新数据库，并写日志。
操作规程描述：用户在“文档入库”界面中点击“电子文档入库”进入此界面。
第一步，选择备份文档。
点击“浏览”按钮，选择路径，提供“包含子目录”(checkbox)，“全部文件”、“选择部分文件”（Radio button）选择，用户选择“选择部分文件”时，显示“包含文件”、“不包含文件”列表框，初始状态该路径下的所有文件列入“不包含文件”列表框，通过拖动或点击“〉〉”（添加）和“〈〈”（删除）按钮选择或不选择文件。
要求“包含文件”列表框为空时，“〈〈”按钮变灰；“不包含文件”列表框为空时，“〉〉”按钮变灰。
第二步，选择入库模式。
1、选择入库方式，包括“手动入库”（选择完成后立即入库）、“上线自动入库”（用户登录后即开始执行入库操作）、“内容更新自动入库”（文档内容被修改时执行入库操作）、“定时自动入库”（选择在某一用户预先定义好的时间执行入库操作）。
2、在入库方式为“定时自动入库”时，“选择入库周期”组框显示，包括“每天”、“每周”、“每月”三种周期（Radio button），选择某一周期时，显示相关选择时间的编辑框。
第三步，填写文档入库信息，包括“入库标识”，“入库备注”。
第四步，提交入库作业，完成，返回“文档入库”界面处理过程描述按用户选择将文档加入列表或从列表中删除，保存列表。
若用户选择“手动入库”，立即执行入库操作――将列表中的文档加密后备份到磁盘服务器，服务器更新数据库，并写日志；若用户选择“上线自动入库”，记录状态，下次用户登陆后执行入库操作；若用户选择“内容更新入库”，客户端单独启动一个线程，每隔一段时间扫描入库文档，检查其修改时间，若比数据库中的时间新，即执行入库操作；若用户选择“定时自动入库”，则依据用户选中的时间和间隔执行入库操作。
返回“文档入库”界面。
性能需求4.1.4.纸质文档入库(1.1.2)功能描述：用户将纸质文档的属性信息输入系统，服务器将信息写入数据库中，并更新日志。
操作规程描述：用户输入文档的属性信息，提交，选择“继续”输入下一个文档的属性，选择“完成”返回文档入库界面。
处理过程描述按预定义的模板生成表单，接受用户输入，服务器将输入信息写入数据库，并写日志。
若用户点击“继续”，重复以上步骤；若用户点击“返回”，返回“文档入库”界面。
性能需求4.1.5.文档版本更新(1.2)功能描述：更新某一版本的文档的内容，版本号不变。