影视广告公司行政管理制度

行政管理制度一、考勤管理规范（一）考勤1、员工必须按照公司作息时间规定按时上下班，到公司上下班必须亲自打卡，延长工作加打离开时间，否则视为无延长工作。

2、当日未打卡员工必须提前告知部门负责人及行政部，在第二天之内处理(说明原因，并填写好未打卡说明，部门负责人签字后交总经理签字)，否则按旷工处理。

3、外出：员工因公外出，须直接向部门负责人报告。

员工上班后中途因私事外出，须向部门负责人请事假并经批准后方可外出，以上情况均需在行政部登记本上填写去向表，否则作旷工处理。

部门负责人以上职务因私事外出，须向总经理报告去向。

（二）迟到早退：1、根据深圳市交通状况，每月允许员工有1次10分钟的情况出现，不予经济处罚。

2、迟到或早退30分钟内第一次处罚10元，两次以上加倍处罚，超出1次1倍，2次2倍以此类推。

3、迟到或早退超过30分钟但不到60分钟范围内，按旷工半天处理。

4、迟到或早退超过60分钟，按旷工全天计算。

（三）旷工: 扣罚标准按当日工资的3倍以上处理。

（四）请假：根据请假性质按照第五章请假制度执行。

（五）延长工作时间：由部门负责人根据工作需要向行政部申请，并经总经理批准后执行，未经批准不得擅自延长。

二、电脑及网络管理规范（一）因公司业务性质决定，公司为员工配发工作电脑，但不得用于私人用途。

（二）因公司业务性质决定，公司所有电脑均接入互联网，以方便员工用于查阅工作资料，传输工作文件及与客户沟通交流，但不得用于其他用途。

（三）所有电脑除安装工作必须的软件外，不得下载网络游戏、单机游戏及其他软件，部门负责人负责每周检查一次，一经发现予以罚款100元。

行政部每月进行一次不定期抽查，抽查一经发现问题，除行为人外部门负责人受连带处罚，分别罚款100元。

（四）公司所有电脑均应加密，以防资料丢失或泄密，但密码应告知部门负责人及行政部，以方便查阅。

（五）为方便员工工作，并根据各部门工作性质，公司不限制员工使用网络浏览器及QQ等即时通讯软件，但员工不得浏览与工作无关的网页、论坛等，不得利用QQ软件聊天，不得通过浏览器进行网页游戏、空间游戏、阅读小说等，一经发现，予以100元罚款。

部门负责人负有监督责任，一经行政部发现，部门负责人受连带处罚100元。

（六）电脑的维护管理由设计部负责，电脑出现故障不得私自开启机箱，须经设计部专业人员检查后处理。

（七）每人对属自己负责的电脑每月均应杀毒一次。

三、电话使用规范（一）为方便工作，公司为相应岗位配发座机，座机不得用于私人聊天，一经发现，立即予以50元经济处罚。

（二）电话时注意长话短说，节约开支，严禁私话。

（三）部门同事不在而其电话铃响时，应立即代为接听，并留下对方的姓名电话号码及留言，将其详细记录到记录本上，待其本人回来时，如实转达。

（四）如因工作需要须拨打长途，应到行政部登记备案，备案内容包括拨打号码、拨打时间及时长，电话目的。

如未登记，由电话管理人承担话费金额10倍处罚。

（五）普通员工个人手机必须保证早上7：30—23：30期间畅通，不得出现停机、关机、电池缺电等情况，部门负责人或总经理指定的其他人员必须保证电话24小时畅通，一旦出现手机无法畅通影响工作，视情节每次罚款20—50元。

四、接待管理规范：（一）员工因业务需要在公司内部接待人员，需经部门负责人同意后向行政部申请，未经同意不得在公司内接待。

（二）原则上，普通人员接待使用公司接待室，由行政部配合来客的礼仪接待工作。

非特殊原因，不得将来客领入办公区域。

（三）在公司内接待任何非工作需要的亲朋好友时间不得超过5分钟。

（四）一经发现员工违反接待规定，则处以每次100元的经济处罚。

五、大宗物品领用管理规范：（一）公司的图书资料、手提电脑、数码相机、摄像机等设备在工作需要时可到行政部领用。

（二）领用时须经部门负责人同意并签字，领用人签字并注明归还时间。

领用程序：领用人→至行政部申请→领用人检查设施→登记→限期内归还→行政部设备管理人检查→入库保存。

（三）物品领用后，必须在规定时间内归还，不得延期，如出现延期，予以200元经济处罚。

（四）物品领用后如因个人使用不当造成的损坏，视情节由个人承担一定金额的赔偿。

六、电器管理使用管理规范：（一）空调、暖气、风扇、音响等电器由行政部人员负责开关，其余员工未经同意不得私自开启，一经发现处罚100元。

（二）员工使用电器后应立即断电，一经违反处以50元处罚。

（三）行政部在每天下班前必须检查电源的关闭情况七、会议管理规范：（一）会议类型及组织1、晨会：行政部在每天早上8:30—9:00组织晨会，由董事长、总经理负责主持，主要用于安排当日工作。

2、部门内部会议：每日晨会结束后，各部门应召开部门内部会议，处理部门内部工作。

3、其他会议：每周一次例会、每月一次的垦谈会，由公司董事长、总经理根据需要安排。

（二）会议地点及使用：1、各组织参会人视情况选择在各办公区域召开。

2、使用后应立即组织参会人员清理现场，桌椅归位。

八、员工行为管理规范：1、员工上班不得穿拖鞋、短裤；要求服装仪容大方得体；仪容整洁及注意个人卫生等。

2、工作时间内员工不得在办公室出现喧闹、聊天、吃东西等现象。

3、员工不得在公司处理私人事务，不得利用公司资源谋取个人便利。

4、员工不得利用工作之便贪污或收受回扣;不得在外兼职或炒单。

5、员工桌面要求保有持清洁，私人物品收入抽屉。

离开座位后椅子必须归位。

6、员工要保管好公司财物、私人的贵重物品自已保管，否则丢失公司不负任何责任，物品丢失后不得在公司内造成大范围影响，确认物品丢失后只向部门负责人及行政部汇报。

7、员工休假时必须保持电话畅通，以便公司临时工作及活动通知，如外出不方便联系必须告知其他备用电话号码。

九、环境卫生管理规范：（一）每天安排值日人员，负责清扫垃圾，清理地面污迹及水池杂物，清理无人使用办公桌桌面的杂物；（二）每人负责自己的办公桌桌面清洁；（三）每周组织一次大规模清理，对区域内的玻璃、绿色植物容器进行清洗；（四）随时保证地面清洁。

（五）值日人员如未按照要求完成，每次予以50元经济处罚。

十、合同管理规范（一）合同是公司正常经营的重要保证，因此全体员工均必须高度重视，严格按照本规范执行。

（二）合同签署流程：相关责任人草拟文本——部门负责人审核——向总经理汇报合同内容、合同金额等细节——与对方确认——负责人签字——总经理签字——盖章（三）合同的保存：合同原件交财务室保管，复印两份，一份交总经理保管，一份由部门负责人保管。

（四）合同的电子文本及复印件均属公司机密，持有人需按照保密规范执行。

十一、保密规范（一）严守公司商业秘密，不得以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏公司机密。

（二）不得向其他公司员工窥探、过问非本人工作职责内的公司机密。

（三）严格遵守文件（包括传真、计算机光盘）登记和保密制度。

秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的秘密文件必须设置口令，并将口令报告公司总经理。

不准带机密文件到与工作无关的场所。

不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件。

（四）严格遵守秘密文件、资料、档案的借用管理制度。

如需借用秘密文件、资料、档案，须经总经理批准。

并按规定办理借用手续。

（五）秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。

因工作需要翻印、复制时，应按有关规定经办公室批准后办理。

复制件应按照文件、资料的密级规定管理。

（六）会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人事、机构以及有争议的问题。

会议记录（或录音）要集中管理，未经行政部批准不得外借。

（七）调职、离职时，必须将自己经管的秘密文件或其他东西，交至公司总经理，切不可随意移交给其他人员。

（八）公司员工离开办公室时，必须将文件放入抽屉和文件柜中。

（九）发现失密、泄密现象，要及时报告，认真处理。

对失密、泄密者，视情节轻重，给予行政处罚及500元以上经济罚款。

造成公司严重损失的，送有关机关处理。

十二、公司印章管理规范（一）根据公司不同业务的工作需要，公司印章有不同的使用范围。

为保证公司的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定如下印章使用办法。

（二）印章刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由总经理统一办理。

印章刻好后由总经办办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》，备案并留好印章样图。

（三）公司公章原则上由总经理统一管理或总经理委托副总经理管理，财务章由财务统一管理。

（四）印章的使用：1、每枚印章使用前要由经办人填写《印章使用审批单》，由总经理进行审核并批准后使用。

2、公司印章原则不允许携带外出，如确系特殊需要须经部门经理提出书面借用申请，并经总经理批准签字后方可借走，借用时须填写《印章借用申请表》，原则上借出的印章当天归还，不得延误。

印章外借期间的使用由部门负责人全权负责。

（五）责任1、印章使用责任人（签字人）对印章负有经济、行政、法律责任。

监印人员对违反规定的签印有权拒绝用章，印章保管人员不得私自动用印章。

若非法使用印章，一经查出根据事件的严重程序给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任。

2、若印章在使用、保管过程中不慎遗失，则追究责任人相应的行政、经济责任，给予严厉的处分，并赔偿所发生的一切费用。

十三、公司证照管理规范（一）公司证照由总经理指定财务统一管理。

（二）证照包括：营业执照、法人代码证、法定代表人身份证、税务登记证等。

（三）证照的使用包括借用、复印等。

（四）证照使用必须填写《证照使用申请单》。

（五）证照借用程序：借用人申请→部门负责人复核→总经理核准→办理借用手续→归还借用完毕后，应在时限内归还证照保理人。

（六）证照复印程序：借用人申请→部门负责人复核→办理借用手续→归还（七）如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人。

（八）如需使用原件，则须总经理核准。

（九）证照复印件必须注明“再复印无效字样”。

（十）证照保管人必须做出登记，认真填写《证照使用登记表》。

（十一）公司工商执照、机构代码证、员工社保手续的年检、变更等事宜由行政部负责办理；税务登记证、统计证的年检、变更等事宜由财务部负责办理。

十四、公司物资管理规范：（一）本规定将办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。

1、消耗品：铅笔、胶水、透明胶、大头针、图钉、回形针、笔记本、复写纸、卷宗、标签、告示贴、便条纸、信纸、橡皮、夹子、圆珠笔、钉书钉等。

2、管理消耗品：打（复）印纸、大喷布、写真布、展架等。

3、管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、计算器、印泥、笔筒等。

（二）办公用品分为个人领用与部门领用两种。

“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、签字笔、直尺等。

“部门领用”系部门共同使用用品，如打孔机、大型钉书机等。

（三）消耗品及管理消耗品每月25日申请一次，管理品每季度末的十日内申请一次，原则上不再另行申请。