电子档案管理系统解决方案
电子档案管理系统方案书
电子档案管理系统方案书一、方案背景随着科技的迅速发展，纸质档案已无法满足各行各业的需要，对电子档案的需求越来越大。
而传统的电子文档存储方式如本地存储或单机存储会带来各种问题，如数据安全、备份、共享等。
因此，我们提出了一套基于云计算的电子档案管理系统方案，旨在为各行各业提供更安全、可靠、高效、智能的电子档案存储和管理服务。
二、方案概述我们的方案是基于云计算的SaaS电子档案管理系统，提供数据存储、共享、备份和安全性的解决方案。
1. 云计算技术我们使用云计算技术来存储和管理电子档案。
使用云计算可以实现档案数据的高可靠性、高可用性和高扩展性，并且我们将选择国内一线云服务商作为数据存储和计算的基础设施，保证业务的可靠性和数据隐私。
2. 多语言支持本系统将提供多语言支持，可以满足各行各业的需求。
3. 安全性考虑为保障用户档案数据安全，我们将采取多种技术手段，包括但不限于SSL加密、数据备份、防火墙、访问控制、安全审计等，确保其数据不被泄露、不被篡改、不被丢失。
4. 智能化管理我们的系统还将加入人工智能的技术，通过对档案的分析、识别、分类，提供更加客观、科学的档案管理服务。
三、方案优势1. 高安全性我们的系统将采取多层控制技术，使电子档案存储和访问更加安全可靠。
2. 高效性我们采用云计算技术，支持多端访问，并与业界常用档案管理软件兼容，可提高档案管理效率。
3. 智能化管理通过引入人工智能技术，使我们的档案管理系统具有更高的智能化管理能力，可在一定程度上提高管理人员的工作效率。
4. 费用优势我们的方案基于云计算，采取SaaS模式，企业只需按需支付服务费用，不必承担过高的硬件运维等额外费用，相比传统的档案管理方式，成本更加优化。
四、方案实现1. 技术实现我们的系统将采用开放式的技术架构，可快速集成和扩展各行各业的特定业务服务。
2. 实施过程我们将依照行业惯例，先进行细致的需求调研和分析，并在实施前与企业档案管理人员沟通，提供个性化设计和实施方案，以最大程度地满足企业需求。
电子档案管理系统技术解决方案
电子档案管理系统建设方案目录1.建设目标 (1)1.1.建设目标 (1)1.2.建设标准及规范 (1)2.建设方案 (3)2.1.总体架构设计 (3)2.2.建设内容 (4)2.3.硬件需求 (8)2.4.扫描/查档网点适配 (9)3.系统特点 (9)3.1.系统模块独立性与协同性的统一 (9)3.2.电子档案管理系统强大的检索功能 (9)3.3.档案自动归档，有效提升归档效率 (10)3.4.信息精准采集，信息录入更为准确 (10)3.5.痕迹日志管理，操作记录有迹可寻 (10)3.6.界面美观，简洁统一操作简便 (10)4.项目预算..................................................................................... 错误!未定义书签。
1.建设目标1.1.建设目标按照业务部门及档案管理部门归档的业务要求，以《电子文件归档与电子档案管理规范》（GS/T 18894-2016）、国家市场监管总局颁布的《企业档案电子化管理标准》（GS/T 3302-2002）以及《申请文书规范》等文件为基础，建设电子档案管理系统，按照档案管理要求，采用有效技术手段，保证电子档案内容自归档之时起不可更改，不随技术的更新变化而不可阅读。
在业务办理中涉及纸质档案的，可实现对纸质档案电子化图像化加工、存储和管理利用；对于业务办理中无纸质档案的，实现对企业登记电子文件、档案元数据进行在线采集、加工、存储和管理，确保电子档案的真实、可信、可靠、完整、可用。
中研电子档案管理系统可以改变以往繁琐的档案查询程序，应用智能化、信息化手段提高注册登记过程中纸质档案电子化效率，降低工作人员工作强度，整合全程电子化、半程电子化、现场办理三种方式电子档案管理模式，达到电子档案统一管理的目的。
1.2.建设标准及规范总体架构标准是从电子政务建设总体设计的高度来制订的，同时按照 2002 年国家工商行政管理总局制定的《企业档案电子化管理标准》 (GS/T3302-2002)作为架构标准，主要包括:2.建设方案2.1.总体架构设计根据业务需求和功能需求，按照标准化、结构化、层次化、平台化、模块化的设计思路，本系统的总体架构如下所示：档案影像系统运行在政务云平台之上，使用云服务器(ECS)、关系型数据库服务(RDS)和开放存储服务(OSS)等云计算技术来支撑各业务功能的运行。
2024年档案管理系统解决方案范本
2024年档案管理系统解决方案范本一、背景介绍：随着信息技术的不断发展，档案管理系统在各个领域得到了广泛的应用。
然而，传统的档案管理系统在功能、效率、安全性等方面都存在一定的不足。
针对这些问题，2024年档案管理系统的解决方案应该具备以下特点：功能全面、高效便捷、安全可靠、易于维护和扩展等。
二、解决方案的目标：1. 提升档案管理系统的功能，满足不同用户的需求；2. 提高档案管理系统的工作效率，减少人力资源的浪费；3. 提升档案管理系统的安全性，保护档案信息的完整性和保密性；4. 提供易于维护和扩展的档案管理系统。
三、解决方案的设计和实施：1. 功能全面：在2024年档案管理系统解决方案中，应该包括档案录入、检索、浏览、修改、删除、归档、借阅等基本功能。
同时，根据不同用户的需求，可以增加其他功能，如统计分析、权限管理、自动备份等功能。
2. 高效便捷：为了提高档案管理系统的工作效率，可以引入自动化技术，减少人工操作的过程。
例如，通过扫描仪将纸质档案转化为电子文件，并采用OCR技术进行文本识别，实现档案的智能化管理。
此外，还可以通过引入人工智能技术，实现档案的自动分类、标记和索引，提高检索效率。
3. 安全可靠：为了保护档案信息的安全性，可以在档案管理系统中引入数据加密技术，确保档案信息的完整性和保密性。
同时，可以设置严格的权限管理机制，限制用户的访问权限，并记录用户的操作行为，防止档案信息被非法篡改或泄露。
4. 易于维护和扩展：为了提高档案管理系统的维护和扩展性，可以采用模块化设计，将系统的各个功能模块进行分离，方便对各个模块进行独立的维护和升级。
同时，还可以采用开放式架构，提供API接口，方便与其他系统的集成。
四、解决方案的实施步骤：1. 需求分析：与各个部门、用户进行沟通，明确档案管理系统的需求和目标。
2. 系统设计：根据需求分析结果，进行系统的整体设计，包括功能设计、界面设计、数据库设计等。
3. 系统开发：根据系统设计的结果，进行系统的开发和编码工作。
电子档案管理系统技术方案
电子档案管理系统技术方案方案目标与范围在信息化时代，企业的文档管理显得尤为重要。
为了提高工作效率、减少纸质文件的使用和存储成本，设计一套电子档案管理系统显得尤为必要。
这个方案旨在帮助组织优化文件管理流程，确保档案的安全、便捷存取和长期保存。
系统将涵盖档案的创建、存储、管理、检索和销毁等全生命周期，适用于各类企业机构，特别是对档案管理要求较高的行业，如金融、医疗、教育等。
方案的实施将显著提升组织的工作效率、降低管理成本，同时保证资料的安全性和完整性。
组织现状与需求分析很多企业在档案管理上依然依赖传统的纸质文件，这种方式不仅占用大量空间，还容易造成资料丢失、损毁等问题。
通过对目标组织的现状进行分析，发现以下几个主要问题：- 存储成本高：纸质档案需要大量的物理空间，增加了租赁和管理成本。
- 检索效率低：纸质档案查找耗时，且容易出现错档、漏档的情况。
- 安全性差：纸质文件容易被损毁、丢失，且缺乏有效的权限控制。
- 环境影响：大量使用纸张对环境造成了负担，无法满足绿色办公的需求。
通过调研，发现组织渴望一个集成的电子档案管理系统，可以提高存取效率、降低成本、提升安全性，并满足合规要求。
实施步骤与操作指南为了确保方案的成功实施，制定了一系列详细的步骤和操作指南。
整个流程分为系统设计、系统开发、测试、部署和培训五个阶段。
系统设计在这一阶段，团队需要与各部门进行深入沟通，明确需求。
根据调查结果，电子档案管理系统将包括以下关键模块：- 档案录入模块：支持多种文件格式的上传，提供OCR（光学字符识别）功能，以便对扫描件进行文本识别。
- 档案存储模块：提供云存储与本地存储方案，确保数据的安全与备份。
- 档案检索模块：实现高效的检索功能，支持关键词搜索、分类检索等。
- 权限管理模块：灵活的权限设置，确保不同角色的用户可以访问相应的档案。
- 数据分析模块：提供数据统计与分析功能，帮助管理决策。
系统开发在明确需求后，进入系统开发阶段。
电子档案管理系统解决方案
电子档案管理系统解决方案随着信息技术的飞速发展，电子档案管理系统已经成为许多组织和企业日常运营中不可或缺的一部分。
在传统的纸质档案管理方式面临诸多挑战的同时，电子档案管理系统为信息的安全性、可访问性和效率提供了全新的解决方案。
本文将针对电子档案管理系统的解决方案进行介绍和分析。
一、电子档案管理系统的概述1.1 电子档案管理系统的定义电子档案管理系统是一种利用信息技术手段对档案进行数字化、存储、检索、管理和保护的系统。
通过电子档案管理系统，用户可以实现档案文件的电子化存储、智能化检索和便捷化分享。
1.2 电子档案管理系统的特点（1）电子化存储：将纸质档案转化为电子文件，进行数字化存储，节省物理空间和资源。
（2）智能化检索：通过全文检索、标签、关键词等方式，快速定位和检索档案信息。
（3）权限管理：对档案进行权限管理，确保档案信息的安全性和机密性。
（4）备份与恢复：通过数据备份和灾备机制，确保档案信息的安全性和可靠性。
（5）云端存储：实现档案的在线存储，随时随地获取档案信息。
二、电子档案管理系统的应用2.1 政府机关和事业单位政府机关和事业单位通常拥有大量的纸质档案，传统的档案管理方式效率低下且占用大量空间。
采用电子档案管理系统可以实现档案的电子化存储和智能化检索，提升工作效率和便捷性。
2.2 企业和组织对于企业和组织而言，档案是非常重要的资产。
采用电子档案管理系统可以更好地管理和保护档案信息，提升工作效率和信息安全性。
2.3 教育机构和科研单位教育机构和科研单位通常拥有大量的教学和科研资料，传统的纸质档案管理方式难以满足信息的快速检索和共享需求。
采用电子档案管理系统可以实现档案信息的数字化存储和便捷化分享，提升教学和科研工作效率。
三、电子档案管理系统的实施步骤3.1 需求分析和规划根据组织或企业的实际需求，进行电子档案管理系统的需求分析，明确系统的功能模块和技术指标，并制定合理的实施计划。
3.2 系统设计和开发根据需求分析的结果，进行系统的详细设计和开发，包括系统架构设计、数据库设计、界面设计等环节，确保系统的稳定性和安全性。
电子档案系统实施方案
电子档案系统实施方案电子档案系统实施方案一、项目背景由于传统的纸质档案管理存在着信息获取不便、管理不规范、存储空间占用大等问题，为解决这些问题，需要引入电子档案系统。
电子档案系统能够将纸质档案转化为数字化形式，通过网络进行管理和共享，提高档案管理的效率和质量。
二、项目目标1. 实现纸质档案的数字化转化，使档案信息易于获取和管理。
2. 提高档案管理的效率和准确性，减少人工操作的错误。
3. 实现电子档案的分类、检索和共享，提高工作效率和信息的流通性。
三、项目内容1. 硬件设备采购和安装a. 购买高性能服务器，用于存储和管理电子档案。
b. 购买高速网络设备，保证档案的快速传输和共享。
c. 购买档案扫描仪，用于将纸质档案转化为电子文件。
2. 软件系统开发和部署a. 开发电子档案管理系统，实现档案的分类、检索和共享功能。
b. 部署电子档案管理系统到服务器上，确保系统的稳定和安全。
3. 人员培训和使用指导a. 培训系统管理员，使其熟悉电子档案管理系统的配置和维护。
b. 培训档案管理人员，使其熟悉电子档案的上传、分类和检索流程。
c. 提供系统使用指南和操作手册，方便用户学习和参考。
四、项目进度安排1. 购买硬件设备和软件系统开发：预计耗时4个月。
2. 硬件设备安装和软件系统部署：预计耗时2个月。
3. 人员培训和使用指导：预计耗时1个月。
五、项目风险分析1. 技术风险：硬件设备和软件系统的开发可能存在技术难题和延期的风险。
2. 数据安全风险：电子档案系统的数据需要进行备份和防护，防止数据丢失和泄露的风险。
3. 人员培训风险：人员培训的效果可能不理想，影响系统的正常使用。
六、项目预算1. 硬件设备采购：预计花费100万元。
2. 软件系统开发：预计花费50万元。
3. 人员培训和使用指导：预计花费20万元。
七、项目评估1. 提高档案管理效率：预计能够减少30%的人力投入。
2. 提高档案管理质量：预计能够减少20%的档案错误和丢失。
电子档案系统方案
3.数据访问层：负责数据的存储、备份、恢复等操作。
五、核心功能模块
1.档案管理模块：
-支持电子档案的创建、编辑、删除、归档。
-提供档案分类和标签管理功能。
-支持批量导入导出档案数据。
2.档案检索模块：
-支持全文搜索和高级搜索。
-提供多条件组合查询。
2.确保档案数据安全，防止信息泄露。
3.优化档案检索、借阅、审批流程，提升用户体验。
4.遵循国家相关法律法规，确保系统合法合规。
三、系统架构
本电子档案系统采用B/S架构，分为前端展示层、业务逻辑层和数据访问层。
1.前端展示层：负责用户界面展示，提供档案检索、借阅、审批等功能。
2.业务逻辑层：实现档案管理、权限控制、数据加密等核心功能。
5.数据安全模块：采用数据加密、备份、恢复等措施，确保档案数据安全。
6.系统管理模块：负责用户管理、角色管理、系统设置等功能。
五、合法合规性保障
1.遵循国家相关法律法规，如《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等。
2.采用数据加密技术，保障档案数据传输和存储安全。
3.设立权限控制，防止未授权访问和操作。
4.系统部署阶段：
-部署系统到生产环境。
-进行用户培训和系统试运行。
5.运维维护阶段：
-提供持续的技术支持。
-定期进行系统升级和性能优化。
八、风险管理
1.技术风险：选择成熟的技术方案，进行充分测试。
2.操作风险：加强用户培训，制定详细的操作手册。
3.法律风险：保持与法律法规的同步更新，及时调整系统策略。
4.符合国家法律法规，实现合法合规管理。
档案管理系统解决方案 (DMS)
档案管理系统解决方案 (DMS)背景档案是组织和机构管理所需的重要资源，其管理对于组织的正常运转和决策具有重要意义，成为了各个组织和机构的共同追求。
然而，随着信息技术的发展，纸质档案已经不能满足管理需求，档案管理系统应运而生。
系统介绍档案管理系统(DMS)是一种电子化的档案管理系统，主要用于对组织和机构的档案进行集中管理。
其主要功能包括档案录入、档案存储、档案检索和档案共享等。
档案录入档案录入是指将机构内的纸质档案电子化，包括文字、图片等形式，并将其存入DMS系统中。
档案存储档案存储是指将电子化的档案保存在系统中，并为其设置相关属性，如编号、日期、接收人等，以便后续的查找和检索。
档案检索档案检索是指利用系统快速查找需要的档案，提高工作效率并减少人工查找的时间和错误率，为组织和机构的管理和决策提供数据支持。
档案共享档案共享是指将档案的部分或全部信息共享给需要的人员或部门，以便他们进行更好的工作。
解决方案针对当前组织和机构中档案管理存在的问题，提出DMS解决方案：* 提高工作效率：DMS利用电子化的方式管理档案，提高了检索效率，减少了人工查找的时间和错误率。
* 保证安全性：DMS为档案设置读写权限，建立档案访问历史，确保档案信息的安全性。
* 便于共享：DMS支持共享档案，可以减少不必要的数据传递和信息反复核对。
总结档案管理系统(DMS)是信息技术的产物，能够有效地提高档案的管理和利用效率，保障档案的安全性，减少人工干预，为组织和机构的管理和决策提供数据支持。
随着信息化时代的到来，DMS是各个组织和机构进行档案管理的必备工具。
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电子档案管理系统解决方案标准化管理处编码[BBX968T-XBB8968-NNJ668-MM9N]电子文档信息管理系统解决方案山东东昀电子科技有限公司目录1. 系统功能模块的划分和各模块的设计总体功能设计如图所示：电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。
其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。
信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。
日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。
信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。
系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。
系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比其他任何系统更加能够适应用户自身不断变化和不断增长的功能需求。
电子文档管理系统是一个平台化的文档管理软件，完全满足上述系统基本设计原则中的各项要求。
同时具有如下优势特点：1.电子文档管理平台技术文档类型可以自由定制文档管理的层次可以自由定制文档录入的信息（数据库结构）可以自由定制用户的录入及检索界面可以自由定制录入方式可以自由定制文档的分类表可以自由定制文档的统计报表可以自由定制用户对文档的操作和使用权限可以自由定制内置大量函数，提供用户功能强大的定制手段通过上述定制功能平台可以建立任何企业和行业的电子文档管理系统2.多文件浏览技术：支持多达200多种图形图像文件格式的管理和浏览3.标准化程度高符合国家《CAD文件归档规范》和《文档管理软件功能要求》4.功能丰富六大部分十一个子系统，包含了基本文档管理工作业务WEB方式的检索查询、文档管理网站5.网络功能强大B/S架构不受用户站点限制模块化结构，适合网上应用6.可与OA等系统接口形成文档的一体化管理OA系统接口其它业务系统接口7.安全性高多级安全管理机制，权限可针对某一个人或一个文件文件安全利用技术，可防止网上对文档的非法使用8.电子文档管理系统为用户提供了未归档库，专门用于文档的收集、整理工作。
未归档库提供文件调整功能，用户可对文件进行方便的整理和组织，同时又不会影响到已归档库中的正式文档。
可以随时将未归档库中整理好的文档编目进入已归档库，形成正式文档。
同时未归档也可以进行检索查询和利用。
可以完成文件的收集、整理、与OA系统的接口等工作。
9.我们在文档的数据录入和收集整理功能中增加了批量挂接的功能，可以将整理好的文档目录和原文（电子文件）自动对应，电子文件可以在网络的任何地方，但自动对应后可自动上传到服务器统一管理。
10.在检索查询和再利用手段上我们可以内嵌全文检索系统，大大提高文档的查询速度和检索能力。
同时可内嵌OCR系统，时图象文件随时可以识别，提供再利用。
11.统计报表功能可以对文档数据库中的所有内容进行自定义格式的打印和统计。
12.光盘制作可以随时将需要的文档信息制作成标准格式（国标）的光盘文档，用于数据交换等工作，而该文档无须依赖任何环境。
信息管理信息采集部分功能示意图数据录入数据录入功能示意图数据录入的功能和流程如上图所示，用户在进行项目、案卷和文件的录入工作时，系统提供了添加、编辑、删除、检索、排序和插入操作，录入时能够按照用户需要自动生成文档管理所需的流水号、文档号等各种序号，支持自动校验、修改和重新排序功能，并可任意指定某一记录进行复制。
数据录入提供双人同时录入相同条目，系统自动判断录入的正确性（二人录入的信息是否一致），给出错误提示，由第三人校对修正的校对功能。
修改后重归档功能可以使被修改后的电子文档替换掉旧文档，使用户能够在检索查询时直接浏览到修改后的新电子文件。
同时，记录了修改信息和旧文档，以备用户对文档修改情况的跟踪。
电子文件的批量挂接功能可以将用户已录入的文档记录和电子文档原件根据某种规则自动对应，以使查询用户能够在检索到文档条目的同时浏览电子原件，并减轻了文档人员的录入工作量。
分类表管理则可以让文档管理人员随时可以建立、编辑和修改文档的分类表，为数据录入创造条件。
系统支持分散整理的需要，可以满足不同部门分布式立卷要求。
兼容新老立卷方式。
文件传输设置可以控制电子文件的各种挂接方式，满足用户电子文件来源复杂的需求。
另外,系统还提供批量修改等简单方便的数据操作功能文件上传、下载对不同用户身分对文档的可操作权限不同。
对管理员而言，对上传文档(上传的文档可以分为共享文档和不共享文档)、下载共享文档、删除共享文档和管理员自己上传的文档、浏览共享文档、修改用户上传的共享文档的相关信息。
对普通用户而言，浏览共享文档、上传文档（上传的文档可以分为共享和非共享）、下载共享文档和删除自己上传的文档。
用户流程图日常管理检索查询查询浏览界面在用户权限允许的条件下，直接浏览到所需信息的原文，甚至于下载到本地机供用户利用。
系统可以浏览 200 多种文件格式（象常见的文本、表格、各类图形图象和数据库文件），并可外挂浏览器以适应不断出现的新文件格式，同时支持多媒体文档的在线播放。
文档检索功能图如上图所示，文档检索子系统由条件检索和文件浏览器设置等功能模块组成。
条件组合检索使用户能够根据项目、案卷和文件信息中的所有字段进行各种条件的组合，形成条件表达式进行检索。
上述网上的检索查询均受到权限设置子系统中用户和文档权限的限制。
统计报表统计报表功能示意图统计报表子系统可以对电子文档库所有文档类型下的工程项目库、案卷库和文件库中的所有字段进行自定义的统计和报表输出。
可以打印所有文档管理所需的信息，例如：卷内目录、案卷目录、背考表等。
该子系统由新建统计项、修改统计项、删除统计项、复制统计项、修改属性、报表设计和报表模板管理等功能模块组成。
提供给用户充分的自定义空间，能够根据用户的需要进行各种形式的自定义统计并生成相应的统计报表打印输出。
新建统计项可以建立电子文档库中所有字段的统计项目，即从库中选出那些字段需要统计和打印。
由以下步骤来实现： 建立统计项选择统计字段选统计表定义关联关系定义检索条件确定排列顺序统计项统计项建立示意图 选统计表：使得用户可以从库中选择要统计和打印的子库。
例如：党群关系案卷库、文件库。
定义关联关系：由于可以选多个库，所以要定义库与库之间的关联关系。
例如：案卷库中的档号字段应对应文件库中的所属卷号。
选统计字段：在所选库中确定要统计和打印的字段。
排列顺序：可确定统计报表中记录的排序。
修改统计项、删除统计项、复制统计项、修改属性：可以方便用户生成新的统计项，只要对已有统计项做较小的改动，无须从头开始。
报表设计使用户可以根据统计项建立和设计各种形式的报表，以满足用户的各种需求。
该功能模块结合了WORD的排版功能和EXECL的统计功能，可以输出图文并貌的统计报表。
统计报表实例总之，通过报表设计功能可以实现任何复杂报表的打印和统计，满足各种用户对报表的不同要求。
视频资料管理采用B/S的软件架构对视频资料管理进行管理。
视频资料管理是业务管理员对已有权限媒体文件资料库媒体文件编目属性着录的工作模块。
媒体文件资料管理模块，可以管理已知的所有格式的电子数据文件，包括多媒体：MPEG1、MPEG2、MPEG4、AVI、DAT、VOB、MOV、RM、RMVB、FLV、MXF、MP3、WMV、ASF、SWF、RT、SMI（字幕）、ASX（元文件）等，管理员权限执行添加文件、删除文件、替换文件的操作。
提供媒体文件资料的发布、下载和密级管理的工作流程。
媒体文件资料工作模块也采用树形目录方式，类似Windows的资源管理器，简单明了的显示上载到媒体库的媒体文件（我的文件夹）。
用户选择编目的媒体文件后，做简单的正题名、分类、选择资料库的着录操作，就可完成媒体资料文件的编目属性着录。
发布完成后，不用切换工作模块，就可以实现媒体资料的检索。
在这个功能模块中，业务管理员只能对自己上载的媒体文件和由他自己创建的组的用户上载的媒体文件，做编目属性着录和发布。
发布操作受系统后台参数控制，默认是编目完成后直接发布。
系统设置该部分为文档用户提供了一个功能丰富的自我设计平台，用户可以根据本单位文档管理的规范和需求，对文档系统进行自由的定义（其中包括各种文档类型，数据库的结构，用户录入的界面，分类方法等），使文档系统在用户手中变成一套为用户所在单位量身定制的数字文档管理系统。
如下图所示：建立符合用户要求的文档管理结构用户一般需建立以下文档管理的结构：文档类型项目分类表案卷文件电子原件上述工作可以通过系统设置子系统中：自定义文档类型、选择文档类型、自定义数据库结构、查看库结构和分类表管理五个功能模块实现。
自定义文档类型用户可根据本单位文档管理的要求，建立所需的文档类型，例如：党群关系、行政管理、基本建设等，并可以随着工作的发展任意添加新的文档类型，例如：图书资料、声像文档等。
提供用户自定义文档类型的主要功能如下：添加：添加文档类型并定义其属性。
包括：文档名称以及该当案类型是否包含项目、案卷和分类表等属性。
删除：删除已建立的文档类型复制：可以复制已有文档类型的属性、库结构及数据，形成新的文档类型。
恢复：恢复已删除的文档类型。
属性：可以更改任一文档类型的现有属性，即：是否包含项目、案卷和分类表。
选择文档类型选择文档类型就是指定以后要操作的文档类型。
如果您的系统中有两种或两种以上的文档类型，在进行各种功能操作之前，必须指定文档类型，以确定后续的操作是针对哪一个文档类型进行的。
自定义数据库结构根据用户选定的文档类型及其属性建立相应的项目库、案卷库和文件库。
提供用户的主要功能如下：插入、添加和删除：用户可对系统默认的项目库、案卷库和文件库字段进行任意的编辑，以满足用户文档管理的需求。
建库：对已定义好的上述数据库结构进行确认和正式建立。
定义录入界面：用户可分别对已建立好的项目库、案卷库和文件库结构定义其录入和查询界面。
系统提供给用户的自定义功能十分的丰富：用户不仅可以自定义字段的排列位置和显示大小，而且可以定义字段的输入方式、下拉选择框、初始值、字段组合、字体等等一系列功能，使得用户可以充分发挥自己的天赋，设计出任意美观和实用方便的用户界面来。
查看库结构用来察看建立好的项目库、案卷库和文件库的数据库结构分类表管理用户可根据本行业的文档分类规范建立相应的树型分类结构（分类表）。