任务信息管理系统需求分析说明书【案例参考】

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文件名称:任务管理系统需求说明书

项目名称:任务管理系统

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1 引言

1、1 编写目得

本文详细描述任务管理系统得需求,表述得需求信息要求明确、无二义性。开发方与软件使用者充分沟通需求,最终形成此文档。此文档就是后续软件开发得依据。

1、2 背景

任务管理系统就是一个XX与XX电气新技术有限公司产学研合作项目,项目由XX机电新技术有限公司提出,由XX承担开发任务。

1、3 定义与缩略语

本文使用了表 1、1所显示得面向用户得术语、定义,包括通用词语在本文档中得专用解释。

表 1、2所列为本文用到得缩略语。

1、4 参考资料

本文使用了表 1、3所列为本文用到得参考资料。

1、5 用户

任务信息管理系统得目前用户为XX公司电气事业部,电气事业部使用成功后可能会在XX公司推广。

2 任务概述

2、1目标

XX公司电气事业部目前得任务主要有2类:常规工作任务与临时性工作任务。

针对临时任务布置信息很多时候就是处于一种开放状态,缺少任务信息得修正、回馈、与统计分析。而日常职责规定得常规工作,虽然可以通过标准化得文件固化下来并形成《常规工作计划表》作为一种制度来执行,也需要主管在百忙之中花很多时间去检查完成情况。

TIMS系统要求工作管理信息能够规范录入,任务信息流向可以选择,任务信息依据轻重排序,可以设定信息提醒,任务完成情况可以评估、任务完成情况依据选择项进行统计输出、工作量进行评估。

2、2 系统得特点

TIMS项目得需求主要由XX公司电气事业部提出,因此本文档就是与XX公司电气事业部交互后形成得需求定义,系统得功能与使用特点优先满足XX公司电气事业部得需求,若系统后续由于在XX公司全面推广而引入得新需求,则不在本文档考虑范围之内。

2、3 假定与约束

本文档经双方确认后,开发方依据本文档进行下阶段工作。若中途需求发生变更则XX公司需及时告知开发方,若因XX公司原因引入得需求变更造成开发方工作量得大幅增加,具体解决方案双方另行协商。若需求变更引入得工作量不大,开发方应尽量配合。

4、需求规定

4、1 组织架构

XX公司电气事业部得组织架构如图4-1。

图4-1 电气事业部组织架构

TIMS系统面向整个电气事业部使用,图4-1给出了电气事业部得详细组织。

4、2 权限需求

系统得用户就是XX公司得员工,员工在现实逻辑中分属不同得部门并具有相应得工作权限。系统权限分配时与员工得组织架构并无对应关系。TIMS系统得权限需求有2层含义。

1、针对系统功能设置用户得操作权限。

2、针对用户可以设置查瞧哪些任务得权限。例如可以设置某用户查瞧生产部得所有任务信息;设置用户A可以查瞧用户B及用户C得任务信息。

4、3 任务处理流程需求

4、3、1 系统用例图

TIMS主要对任务信息进行管理,实现任务信息得标准化管理。TIMS系统关于任务处理得用例图如图4-2。

图4-2 系统用例图１

图4-3 系统用例图2详细得功能需求说明请参见本文档后续章节。

4、3、2 任务处理流程

针对TIMS系统中任务可能得流程进行分析。为方便理解,

对应图4-4进行表

述。

图4-4 人员组织架构示例图流程设计思想:

TIMS 系统采用信息闭环得思想,即任务由任务发布者发布出去,任务最终也在任务发布者处结束,图4-5简单得表示了这一思想,同时也概括了任务在TIMS 系统中得处理流程。任务发布者任务接收者

任务承担者

图4-5 TIMS 系统任务处理流程图

任务下达采用逐级得层次方式,任务得反馈采用逐级向上得方式。 例如下达任务给制造组得Z3时,任务发布者X 应该将任务发布给制造组得主管Z0,由主管Z0在自己得主管范围内分配该任务,而最终得任务接收者就是Z3。若Z3提交完成情况与延期申请,则先提交至Z0,Z0根据实际情况决定就是否提交以及如何提交给X 。X 最终决定就是否同意延期以及对任务完成情况进行评价。

具体任务处理规则说明如下: 1、关于任务发布者

1)默认得情况下,任务只能由组织得主管发布,且不能越级发布。例如生产部主管S0只能给G0、J0、Z0发布任务。假若最终任务T 由Z1承担,那么就是S0向Z0下达任务,Z0再将任务T 分配给Z1。2)系统可以设定用户可向哪些人员发布任务。 例如:

可以设定计划组得J1向Z0、G0发布任务; 可以设定S0向K0、L0发布任务。

3)可以设定用户直接向具体人员发布任务。 例如:

可以设定J1直接向D2发布任务。正常得发布顺序应该就是J1->Z0->D0->D2。系统自动记录任务相关人员Z0、D0,任务延期、提交完成情况由任务承担者D2直接提交给任务发布者J1,但自动设定Z0、D0同意延期与提交完成情况。

2、关于任务得分配与分解

1)若任务得接收者就是组织得主管,则可以将任务分配给其组织得直接下

属。例如制造组得主管Z0可以将任务分配给Z1、Z2、Z3,当然也可以分配给自己,但不能将任务分配给D1,需要将任务先分配给D0,由D0再在自己得组织进行同样方式得分配。(说明:图4-3中制造组主管Z0直接下属就是Z0、Z1、Z2、Z3、D0)。

2)任务接收者接收到任务T后,可以将任务分解为若干子任务T1…Tn,然

后发布给本组织得员工。

3、关于发布任务

1)任务接收者可以有多个,必须设定一个主任务接收者。任务主接收者体

现在任务得实际协调上。

2)任务接收者可以就是组织得主管,也可以不就是。如果就是组织得主管

则可以分配任务与分解任务。

3) 任务得第一接收人就是指最初接收到任务得员工。例如X发布任务给

Z0,Z0再分配任务给Z3。那么Z0为任务第一接收人,Z3为任务得承担者。

4)任务第一接收人在接收到任务后必须决定就是否接收任务。只有在接收

了任务后,才能进行后面得分配任务与分解任务操作。若不同意接收任务则拒绝任务。

5)任务得第一接收人有多个得情况,例如S0给Z0与J0发布任务T。

(1)主管Z0与主管J0必须作出就是否接收任务得判定。

若Z0拒绝了任务T,则S0处理Z0得拒绝信息,可以打回或者接受Z0得拒绝。若S0因为Z0得拒绝而修改了任务信息,则需要通知J0,

如果J0之前已经接收了任务,则可以针对修改后得任务信息再次进行

拒绝或者接收操作。

(2)只有Z0与J0都接收了任务,则任务T得状态为进行状态。

(3)只有任务状态为进行状态Z0与J0才能分配任务。

4、关于任务反馈

1)任务就是逐级下达,任务反馈则就是逐级汇报。

2)以X发布任务给Z0,Z0又将任务分配给Z1、Z2为例。

(1)Z1可以向所有任务相关人员(Z0、X、Z1、Z2)发送信息。

(2)Z1、Z2若要申请延期,则只能向任务分配者Z0申请。

(3)Z0收到Z1或者Z2得延期申请后,处理此延期申请。Z0根据整个任务得

进度情况,来人为判断Z1或者Z2得延期就是否对整个任务造成延期,若对整个任务不造成延期,不需要向X提出延期申请;若对整个任务造成延期,可以向任务发布者X提交延期申请。任务发布者X最终决定任务就是否延期。

(4) Z1、Z2向对应得任务分配者提交完成情况,Z1、Z2得工作由Z0评价,Z0

最终汇总Z1、Z2得任务完成情况,向X提交完成情况。X根据任务第一接收人提交得完成情况进行评价,同时对整个项目进行评价。

５、关于任务完成情况及评价

1)由任务发布者决定任务得完成状态。

(1)如果所有第一接收人在任务期限内都确认完成了任务,任务发布者给出

每个任务接收得评价后,设定任务为完成。

(2)如果第一接收人没有申请延期,但确认完成任务时间晚于任务期限,则系

统自动设定为非正常延期完成。

(3)若任务在期限内没有完成,或者说任务已经不可能完成,任务发布者可以

设定任务为未完成。

(4)若有第一接收人申请了延期,且延期理由合理,任务发布者同意延期,并

修改任务期限。应设定任务为正常延期完成。

(5)若有第一接收人申请了延期,但延期理由不合理,任务发布者不同意延

期。应设定任务为非正常延期完成。

4、3、2、1 任务发布流程

1、任务第一接收人只有一个

图4-6任务发布流程1

流程说明:

1) X发布任务给制造组得主管Z0,同时将任务抄送S0,由于任务就是初始发送给Z0,Z0必须决定就是否接收才能进行后续操作。

2) Z0接收任务后,可以将任务分配给自己,也可以分配给制造组内用户,如图4-3所示,Z0将任务分配给D0与Z2,而D0就是工段1得主管,她仍然可以将分配到自己得任务继续向下属分配,D0将任务分配给了D1。

3) D1得延期申请、完成情况均直接提交给其任务分配者D0,由D0对其完成情况进行评价。D0若认可了D1得延期申请,则由D0向Z0提交延期申请,若Z0同意了D0得延期申请,则向Ｘ提交延期申请,最终可否延期由X决定,X 若同意延期则更改任务完成期限。

4)由D1向D0提交完成情况,D0对D1得完成情况进行评价;由D0向Z0提交完成情况,Z0对D0得完成情况进行评价;由Z0向X提交完成情况,由X对Z0得完成情况进行评价。

5)每个任务第一接收者都要提交自己得完成情况,任务发布者评判每个任务接收者得完成情况,最后给出整个任务得完成情况评价。

2、任务第一接收人有多个

图4-7 任务发布流程2

流程说明:

1) X发布任务给Z0、J0,知晓者为S0。

2) Z0、J0为任务第一接收人,所以要判定就是否接收此任务。只要Z0或者

J0接收了任务,就可以进行后续得任务分配或者分解。

3)如果Z0接收了任务,而J0拒绝了任务,X可以修改任务接收人员。

4) Z0、J0都提交完成情况后,X才能认定任务结束。

5) X对Z0、J0得完成情况进行评价,同时对任务整体完成情况进行评价。

6) 其她流程同任务第一接收者只有一个得情况。

3、任务分解

图4-8 任务分解流程

流程说明:

1) X发布任务T给Z0、J0,知晓者为S0。

2) Z0接收任务T后,Z0即为任务T得最终承担人。任务T得流程同任务第一接收人只有一个得情况。

3) Z0将任务T作为父任务,创建了T1、T2两个子任务,T1、T2得发布者即为Z0。任务T1、T2得流程同任务第一接收人只有一个得情况。

4) T、T1、T2三个任务得处理流程就是独立得,但就是有父子关系,通过任务T可以跟踪到任务T1、T2。

5) Z0在T1、T2完成后,提交自己承担得任务T得完成情况给X。

4、3、2、2 任务申诉流程

若任务接收者认为评价不合理,可以提出申诉,申诉信息由专门得申诉处理人来处理,不需要逐级反映。申诉处理人调查实际情况,提出申诉处理意见,选择审核人向其提交处理意见,审核人对处理意见给出审核意见,若同意处理人得处理意见则处理人可以更改相关信息。

申诉流程如下图。

任务申诉人申诉处理人申诉处理审核人

图4-9 任务审核流程

4、4 详细功能需求

4、4、1 任务管理

任务管理就是TIMS系统得核心模块,也就是用户使用最频繁得模块。

4、4、1、1 任务发布

1、功能说明

用户在此功能模块中发布任务信息。具体功能需求如下。

1)可以直接在页面上录入任务信息。

2)录入任务信息后并保存,进行发布操作后,任务才会发布出去。

3)发布后得任务信息不能更改,若需更改已发布得任务信息到任务处理模块

进行操作。

4)在下发任务时,可以设定此任务就是由哪个任务引入得,即可以设定父任

务。比如某主管从生产部长那接收了一个任务,主管针对此任务分解若干个子任务再下发给工段长。这样便于跟踪任务得进展,如某一个大得任务,产生了多少子任务。

5)设定反馈期限,例如一个需要执行1个月得任务,可以设定4个时间点,任

务接收者需要分别在4个时间节点前向任务发布者反馈任务执行情况。

6)任务接收者可以有多个,但必须设定一个主承担人,只有主承担人才能进

行任务确认完成操作。

7)发布者可以向能够发布得人员发布任务,具体要求参见本文档4、3、2。

8)任务发布时向接收者与知晓者发送提醒消息。

9)若用户在接收到一个任务T后,需要分解成若干子任务,那么需要至此模块

发布子任务,并且设定子任务得父任务为T。

关于常规工作计划

1)常规工作计划分为周工作计划、月工作计划。

2)常规工作计划由可以由Excel导入。Excel表格得格式如下。

周计划样表说明。表4-1与4-2格式一样,只就是在示例数据上有区别。

表4-1 周常规计划表1

表4-2 周常规计划表2

(1)接收人可以有多个,反馈期限可以有多个,若有多个用中文顿号分割。

(2)生产部主管S0可以在任务发布模块导入表4-1,向耿亮等下发周常规工

作计划,对于接收到任务得主管,例如耿亮,同样在任务发布模块可以用表4-2导入自己得周常规工作计划,然后下发给本组织得人员。

(3)通过Excel导入周工作计划后,显示导入得任务列表,需用户在确认无误

后发布。

(4)月工作计划同周工作计划。

关于制程管理

制程管理得处理方式同常规工作计划。

2、数据输入

4、4、1、2 待我接收得任务

1、功能说明

用户在此功能模块中查瞧分配给自己得任务。具体功能需求如下。

1)此模块仅显示分配给自己但未接收得任务信息。

2)可以针对自己得情况自行设置任务优先级。

3)若对任务有疑义,可以填写接收者意见后拒绝接收任务。同时向任务发布

者发送拒绝接收任务提醒消息。

4)若对任务无疑义,可以填写接收者意见后接收任务。同时向任务发布者发

送同意接收提醒消息。

5)若用户就是组织得主管,在接收任务后可以分配给本组织得直接下属。在

分配任务时,可以指定每个任务接收者得反馈期限。

2、数据输入

4、4、1、3 我发布得任务

1、功能说明

用户在此功能对自己发布得任务进行处理。

具体功能需求如下。

1)可以查瞧自己发布且未结束得任务。若要查询已结束得任务到任务查询模

块。

2)查瞧自己已发布得任务信息、任务就是否被接收、任务就是否被拒绝。

3)修改任务信息,因为任务属于已发布任务,所以若修改任务信息则需通过

提醒消息通知任务接收者与知晓者。

4)针对被拒绝得任务可以进行如下操作:

(1)针对任务接收者得决绝接收理由发送回复。

(2)若需修改任务信息,则进行修改后重新发布。同时向任务接收者与知

晓者发送任务被修改提醒消息。

5)针对正在进行得任务(即任务接收者接收了任务)可以进行如下操作:

(1)向任务接收者发送信息,例如督促提醒信息。

(2)通过查瞧任务接收者得反馈信息了解任务得进展情况。

6)针对任务接收者已完成得任务,给予任务完成情况评价。

7)处理逾期情况,详细见本文档4、2、3。

8)通过图表得方式查瞧任务进展情况。

2、数据输入

任务相关信息。

4、4、1、4 我接收得任务

1、功能说明

用户在此功能对自己接收得任务进行处理。

具体功能需求如下。

1)可以查瞧任务信息,即自己接收得且未完成得任务。

2)可以针对自己得情况自行设置任务优先级。

3)填写反馈给任务发布者。

4)设定具体任务得提醒期限。

5)若任务已完成,进行任务已完成操作。

6)向任务分配者(发布者)申请任务延期,逐级申请。

7)显示任务得分配信息。

2、数据输入

任务相关信息。

4、4、1、5 任务提醒

1、功能说明

此功能用来显示用户相关得任务提醒信息,包括作为发布者或者接收者得相关任务提醒信息。例如针对发布得任务,可以查瞧到任务接收者同意接收得提醒消息、申请延期得提醒消息等。

用户通过此功能可以全面了解与自己相关得任务动态。

具体功能需求如下。

1)能够方便得查瞧任务相关得提醒信息,包括:任务发布信息、任务拒绝信

息、任务接收信息、任务修改信息、任务延期信息、任务完成信息、任务申诉提醒信息。

2)通过提醒信息可以链接到相关任务信息。

2、数据输入

任务相关信息。

4、4、1、6 我得任务申诉

1、功能说明

任务接收者若对已结束(设定为延期结束、正常完成)得任务信息有疑义,例如认为对任务完成情况评价较低、或者认为任务非正常延期非自己责任,则任务接收者可以提出申诉。

2、数据输入

4、4、1、7 任务申诉处理

1、功能说明

由专人来处理,处理所有得申诉。

对申诉所涉及得信息进行实际调查后,向特定得审核人提交调查意见。

2、数据输入

申诉信息、任务信息。

4、4、1、8 申诉处理审核

1、功能说明

具有此功能权限得用户,可以审核提交给自己得任务申诉处理意见,若同意,则对应得申诉处理人可以更改任务相关信息,否则不能更改。

2、数据输入

申诉信息、任务信息。

4、4、1、9 任务延期处理

1、功能说明

任务得结束状态有3种:正常完成、未完成、延期。延期分为非正常延期、正常延期。

以任务发布者为X,第一接收人J0、Z0,最终任务承担者为Z1、J1为例说明。

1)延期申请逐级向上申请。

2)Z1提交申请给Z0,Z0可以决定就是否同意Z1延期。若不同意则拒绝Z1得延期申请;若同意,则新建延期申请至X。

3)对任务发布者而言,处理得应该就是来自J0、Z0得延期申请。若不同意则拒绝;若同意则修改任务完成期限。

4)对任务正在进行中,任务第一接收者认为时间来不及了,申请延期,任务发布者可以同意延期申请,并修改任务完成期限。

5)由任务发布者决定延期如何处理,但可能在任务发布者与接收者之间存在争议,这时交由专人在任务申诉处理模块中操作。

2、数据输入

申诉信息、任务信息。

4、4、1、7 操作授权

1、功能说明

增加完成代理人,例如出差时可以授权给她人完成自己得操作,但代理人得操作记录在系统日志中。授权人可以查瞧代理人在自己授权期间进行得操作。

2、数据输入

申诉信息、任务信息。

4、4、1、10 任务查询

1、功能说明

通过此功能可以查询任务信息。

具体功能需求如下。

1)可以查询自己发布得所有任务信息。

2)可以查询自己接收得所有任务信息。

3)可以查询自己就是知晓者得所有任务信息。

下列查询与权限设置相关。

在权限设置中可以设置用户查瞧其她用户得任务信息(包括发布得任务、接收得任务、知晓得任务)。

1)可以查询到有权限查瞧得用户得所有发布得任务信息。

2)可以查询到有权限查瞧得用户得所有接收得任务信息。

3)可以查询到有权限查瞧得用户得所有知晓得任务信息。

2、数据输入

任务相关信息。

4、4、1、11 任务统计

1、功能说明

此功能模块一般只有少数管理者可以使用,此模块用来完成所有任务信息得查询与统计。

具体功能需求如下:

1)根据查询条件对所有任务信息进行查询,例如根据时间、任务发布者等条

件,也可以根据任务所属项目来查询该项目产生得所有任务信息。

2)可按时间段、人员、部门进行任务完成率、完成情况统计,并输出图形。

具体汇总表格待定。

3)对于未正常完成得任务信息,可以对原因(未完成得原因由任务接收者在

提交任务结束(延期结束)时选择)进行汇总,用户通过汇总表格对原因进行分析。

4)可将查询结果导出至Excel表格。导出得格式待定。

2、数据输入

任务相关信息。

4、4、1、12 任务统计发布

1、功能说明

此功能模块一般只有少数管理者可以使用。此功能用来完成常规统计,并定期发布统计结果。统计汇总Excel表格在4、4、1、9中生成。

具体功能需求如下:

1)发布统计结果。以Excel表格附件得形式发布。

2、数据输入

任务相关信息。

4、2、1、13 任务统计查瞧

1、功能说明

所有用户通过此功能查瞧任务统计发布。

2、数据输入

任务相关信息。

4、4、2 系统管理

4、4、2、1 部门管理

1、功能说明

维护部门信息。

因为系统有向整个XX公司推广得可能,因此部门信息表与XX现有OA系统得部门信息表结构一致,这样便于数据得移植与系统整合。

2、数据输入

部门相关信息。

4、4、2、2 员工管理

1、功能说明

维护员工信息。

因为系统有向整个XX公司推广得可能,因此员工信息表与XX现有OA系统得部门信息表结构一致,这样便于数据得移植与系统整合。

2、数据输入

员工相关信息。