秘书工作机构的性质地位和职能
秘书工作在领导决策中的地位和作用
秘书工作在领导决策中的地位和作用由于秘书帮助领导机关或领导者个人承担着政务、机要、信息、管理等工作, 因此, 秘书工作十分重要, 任何领导机关或者领导者个人, 如果离开了秘书的辅助与服务, 则将会信息阻塞, 事务缠身, 工作十分不便, 难以正确作出科学决策, 进行现代化的领导。
一、秘书工作应发挥的作用美国前总统艾森豪威尔的私人秘书谢尔曼·亚当斯说: “衡量一个好的总统秘书, 要以他的献身精神、艰苦奋斗和工作效率为标准, 而不是他的成就和业绩。
一切成就属于总统。
”由此可见, 秘书工作是一种具有较强特殊性的职业。
一方面, 这种工作直接为领导服务, 甚至直接参与领导的决策, 对领导机关和领导者的领导行为影响较大。
另一方面秘书工作毕竟不是领导工作, 只能为领导出谋献策, 而不是出谋划策。
那么, 秘书工作应发挥什么作用呢? 笔者认为, 各级各类秘书, 总的来说应当起到五种作用: 参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用、耳目作用。
参谋、助手作用秘书有各种层次、工种, 秘书如何发挥参谋助手作用有多种途径。
秘书的参谋作用不仅体现在提供辅助决策的方案与日常工作的预案等方面, 更多的秘书人员可以在大量的经常性工作中, 为领导决策与管理工作提供优质服务,当好参谋、助手。
诸如协助领导安排一个时期的工作布局; 为领导出主意想办法, 积极主动地办文办事, 完成领导交给的任务等。
提供信息作用秘书信息服务于领导的全部决策、管理和指挥工作, 领导者要在众多的变革的社会政治经济文化生活中进行决策, [论文网]都要以反映事物发展变化的大量信息为基础。
就通常秘书工作而言, 需要掌握多种信息, 概括起来所提供的信息应包括: 上级信息、内部信息、历史信息、本机关及下属单位的有关情况、资料, 平行地区、部门的有关信息、社会信息、国际信息、业务信息、科技信息, 本地区、本部门的发展历史资料等。
协调作用协调是管理的手段, 其实质就是统一认识, 调整关系, 解决矛盾, 协调行动。
简述秘书机构的性质
简述秘书机构的性质秘书机构是大型企业、政府机构和组织中很重要的一个部门，秘书机构负责处理管理层的日常事务和职责。
几乎每个组织都有一个秘书机构，但根据组织的类型和规模，秘书机构的功能和性质也会有所不同。
在这篇文章中，我们将简要描述秘书机构的性质。
一、协调和组织秘书机构负责组织和协调管理层的活动，确保落实组织内的决策与战略，并提供相应的支持，以确保组织日常工作的顺利进行。
这需要在高效的工作方式、优秀的沟通技能以及人际关系上具备广泛的经验。
二、管理与决策秘书机构还负责参与和协助管理层做出决策。
此过程中，秘书机构需要了解组织的不同层面，及时掌握组织的动态、制定组织规则和各类政策，为组织内部的经营活动提供正确而有效的管理方法，支持管理层的全方位管理。
三、信息管理秘书机构是个关键角色，需要管理组织中所有重要的机密信息，这包括财务数据、企业机密以及个人信息。
因此，秘书机构需要有优秀的信息处理技能和保密能力，以确保所有的信息都得到妥善的管理和保护，避免信息泄漏。
四、提供高质量服务秘书机构还需要在各个方面提供高质量的服务，以确保组织中所有员工的工作都能得到全面的支持和协助。
这也需要秘书机构提供专业的服务和协调机制，以保持组织的运作方式与所需的标准相符。
五、沟通与协调秘书机构要协助管理层与普通员工进行沟通和协调组织内部的各项活动。
这意味着秘书机构要确保组织内的所有员工在沟通和协调方面得到最大的支持，从而实现高效、有序的组织活动。
六、组织机构的完善秘书机构需要确保组织的机构能够完善、健康地发展。
此过程中，秘书机构要对组织内的整体情况进行分析，启动相应的机制，发现并解决问题，以完善组织的管理机制。
总的来说，秘书机构在企业、政府机构和组织中都扮演着至关重要的角色。
他们需要具备广泛的经验、专业知识和优秀的管理技能，以确保组织内的日常工作和目标得到高效的推进。
同时，秘书机构也扮演着保护信息和提供高质量服务的角色，以确保组织内部和外部的信息和服务都得到全面的保障和保护。
秘书工作机构的职能与要求
国务院副秘书长（正部级） 1．尤权（国务院机关党组副书记）：负责 国务院办公厅（国务院机关党组）常务工 作，保障副总理李克强日常工作 2．焦焕成（国务院机关党组副书记）：主 要负责国务院机关的后勤保障工作，兼任 国务院机关事务管理局局长 3．张勇：国务院副秘书长、机关党组成员 、 国务院食品安全委员会办公室主任 4．舒晓琴：兼任国家信访局局长
基层组织和小型企事业单位，往往不设独立的“ 办公室”，只配一、二名专职或兼职秘书，作为 主管的工作助手。他们往往与上司同在一个办公 室，或在办公室外占一席之地办公，被称之为“ 秘书岗位”。
2、秘书工作机构的性质
（1）机密性
秘书部门处于中枢地位，又掌管机密文件（政 治、经济、人事、商业、科技等），组织和参加 各种会议（部分涉及机密）承领导之命办理各种 重要事务，负责组织内部的安全保卫。
1、秘书工作机构的地位 中央、省市的党委和政府机关的秘书工作机构 是组织严密、人员设施齐全、工作既分工又合作 的相对独立的工作机构。中央的秘书机构通常称 之为“秘书工作机关”。它承首脑机关之命，有 召集会议、发布文件、实施计划、指挥、控制的 权力。中央的秘书工作机构还有权制定秘书工作 程序、规范秘书工作技术、指导下级组织的秘书 工作。
秘书一局 办理国务院全体会议、国务院常务会 议等会务及国务院领导同志内事活动、政 府信息公开、文电收发运转和国徽印鉴管 理、信息、档案、公文核稿、文印、机要 通信和机要文件交换、办公厅保密、《国 务院公报》和《国务院大事记》编辑等方 面的工作。
秘书二局 办理发展改革、工业和信息化、财政、 人力资源和社会保障、国土资源、环保、 住房和城乡建设、交通运输、铁道、水利、 农业、商务、银行、审计、国资监管、海 关、税务、工商管理、质量监督、检验检 疫、统计、林业、旅游、气象、证券、保 险、电力监管、扶贫、供销、贸促及港澳 经济等方面的文电、会务和督查调研工作。
秘书工作机构职能与要求
• 1953年，中央批转由毛主席亲自修改签发 的一份文件，文件批语是毛主席用铅笔写 的，文件由周恩来等中央领导传阅后，经 办部门为了保持主席手稿的整洁，便将主 席的批语重新打印了一份，后来以中央文 件形式下发。过了一段时间，毛主席发现 文件中的“付诸施行”印成了“讨论施行”， 便打电话来查问究竟，经查原来是打字员 将手写的“付诸”二字错打成了“讨论”，
•秘书工作机构职能与要求
• 大家原以为办公室主任和副主任都是能干的、高 学历的年轻人，办公室的工作一定会更上一层楼， 然而，情况恰恰相反，两位主任的意见常常对立 冲突，而且两人相互之间又不沟通，给予下属的 指令经常不一致。一件事若按副主任的要求去做， 权力更大的正主任要下属从头来过，这样搞得办 公室工作没有效率，时间也浪费了。更重要的是 让下级感到无所适从。而且这种"两驾马车"式的 管理方式越来越严重，使得整个办公室的管理相 当混乱，各项工作弄得一团糟。结果，领导将两 位主任全部替换，又派了一位主任，办公室工作 才理出头绪。
•秘书工作机构职能与要求
• （4）协调职能 • 负责上下左右之间沟通、协商，以消除隔
阂、调整关系、调解矛盾。
•秘书工作机构职能与要求
• （5）保密职能 • 妥善保管机密文件，会议精神、会晤中的内容中
所涉及的机密； • 保守企业资金、经营、生产工艺、账目、配方、
专利、知识产权、客户渠道等商业机密； • 保守领导人的住址、行踪、活动内容及个人隐私； • 保守员工的档案、升迁、调动等人事机密； • 保守涉及组织利益的其他秘密； • 监督机要部门、机要人员保守各种有形和无形的
会，通讯联络接待，传达领导指令，充当 参谋与助手，具有辅助性。 • （3）综合性 • 秘书部门的工作繁杂，涉及上下左右各方 面，既有政策性、原则性、总体性，又有 技术性、事务性，因此具有综合性。
秘书工作的性质
秘书工作的性质：1.辅助性：辅助性是相对于主导性而言的。
在任何机关单位中，领导总是处于主导地位，秘书部门或秘书总是处于从属地位。
领导的职能是决策和宏观管理，而秘书部门的职能则是在决策和管理中给领导当助手和参谋，提供辅助。
秘书工作的内容很庞杂，但其中任何一项工作，都是为领导活动提供直接或间接服务。
没有领导就没有秘书，没有领导的决策和管理活动，也就不需要秘书工作。
秘书部门没有独立于领导工作需要以外的工作任务。
秘书工作对于领导工作的服从性是任何其他工作不可比的，因此可以说辅助性是秘书工作特有的也是最主要的性质。
秘书工作的辅助性要求秘书人员摆正秘书和领导的关系，任何情况下都不能越权行事。
只有领导才有决策权和指挥权，秘书只能给领导当参谋和助手，提供辅助性服务，不能代替领导决断和指挥。
当秘书与领导在某些问题上有不同看法时，秘书在工作上不能按自己的意愿自行其事，只能按照领导的授权和旨意去办文、办会、办事。
秘书无论是办理常规业务，还是完成领导直接交办的事项，都必须准确领会领导的意图，遇事多请示，多汇报，这样才能当好领导的参谋和助手。
2.综合性：秘书工作的综合性首先是由领导工作的综合性决定的，任何机关单位的领导，总是对一个地区一个单位一个部门的全面工作负责，因而领导工作都是综合性的。
秘书工作是直接为领导工作服务的，秘书工作必须与领导工作高度配合，凡是领导工作所涉及的范围，秘书工作也必然要涉及，这就决定了秘书工作也是一项综合性的工作。
其次，秘书工作的综合性是由秘书部门在机关中的分工决定的。
领导机关中的秘书部门和各职能部门的作用是不同的，职能部门的业务比较单一，所谓各司其职，各负其责，而秘书部门则是一个综合性的办事机构，它虽然并不分管某一方面的具体业务，却要和各职能部门发生经常的联系，因为作为综合性的办事机构，它要综合处理来自各部门各方面的信息，要了解各部门、各个方面的工作情况，要综合协调各部门各方面的关系，还要处理机关的许多行政杂务，包括一些临时性、突发性而又不属于哪个职能部门管的事务。
秘书工作的性质和职能是什么
秘书工作的性质和职能是什么一、秘书工作的性质秘书工作是因领导工作的需要而存在的，属于机关工作的一部分。
要想准确理解秘书工作的性质，需要将其放在领导工作和机关工作的领域来观察和认识。
(一)秘书工作的辅助性秘书工作的辅助性是指秘书工作在领导工作中所具有的辅助性。
秘书工作的产生具有必然性，它是由于统治阶级和领导群体为了满足其自身工作运转需求而产生的。
这就决定了秘书人员在处理解决任何问题的时候，都需要根据领导者的意图和需求来做，而不是代替领导者作出决定。
即使秘书人员对某些问题提出了解决方案，这些方案也需要经过领导机关权衡确定后才能执行。
秘书工作机构或秘书人员只能站在辅助的位置上行使职能，既不能缺位，也不能错位，更不能越位。
秘书工作人员需要对自身进行准确定位，努力发挥好秘书工作在领导工作中的参谋辅助作用。
(二)秘书工作的枢纽性秘书工作的枢纽性是指秘书工作在机关工作中具有枢纽性作用。
由于秘书工作部门是整个机关工作正常运转的必要条件和组织保障，因此只有秘书工作井然有序，高质量、高效率地运转，才能够实现整个机关工作的.各项职能，做到上情下达、下情上达、左右协调、步调统一，并带动职能部门同步运转。
这种枢纽与核心地位决定了秘书工作的重要性。
(三)秘书工作的机要性秘书工作是一项机要性很强的工作，这点主要是针对秘书工作的具体内容而言的。
汉语中“秘书”一词，包含有“秘密”的意思，而英语中的“secretary”(秘书)一词中的词干“secret”，意思也是“秘密”。
因此，单从“秘书”一词的字面意思就可以反映出秘书工作的机要性。
由于秘书工作是辅助领导工作的，而各级领导中枢都是机密核心。
秘书部门是各级领导中枢的综合办事机关，秘书人员在领导身边工作，必然要接触到各种机密。
特别是重要部门领导人的秘书，由于掌握更多的重要情况，其机要性更强。
(四)秘书工作的政治性秘书工作的政治性是针对秘书工作人员本身而格外强调的。
这是因为秘书部门处于核心要害部门，秘书人员在领导身边工作，接触到工作中的机密核心文件也会很多。
简述秘书机构的地位与职能
简述秘书机构的地位与职能秘书机构在各种组织和机构中都扮演着重要的角色，包括政府部门、非营利组织、企业等。
它们的地位和职能不仅仅是提供行政支持，还在很大程度上决定了组织的顺利运行和高效管理。
秘书机构的地位主要体现在以下几个方面：1. 组织架构中的重要性：秘书机构通常在组织结构中处于核心位置，直接向高层管理者汇报。
它们负责协调并促进不同部门之间的沟通和合作，确保组织内部各项工作的协调一致。
2. 信息和决策支持：秘书机构负责处理和管理组织内外的各种信息和文件。
他们收集、整理和传递信息，为高层管理者提供决策所需的数据和资料。
秘书机构还协助高层管理者制定战略计划，并跟踪和监督计划的执行过程。
3. 行政支持和组织管理：秘书机构承担着组织内部日常行政工作的重要职责。
他们负责安排会议、起草文件、制定行程安排等，并为高层管理者提供必要的支持和服务。
秘书机构还负责管理档案和记录，确保组织中的重要信息和文件得到妥善保存和维护。
除了以上的地位，秘书机构的职能还包括以下几个方面：1. 组织协调：秘书机构负责协调组织内部各个部门之间的工作，促进信息流动和沟通。
他们协调会议安排、协商决策，并确保组织内部各项工作的顺利进行。
2. 会议和活动管理：秘书机构负责组织和管理组织内部的会议和活动。
他们安排会议的时间和地点，发送邀请函，并确保会议的顺利进行。
此外，秘书机构还负责协调和组织组织内部的庆祝活动和培训课程等。
3. 文件和信息管理：秘书机构负责处理和管理组织内外的文件和信息。
他们负责起草、编辑和归档文件，并确保文件的安全和有效的传递。
此外，秘书机构还负责管理和维护组织的数据库和信息系统，确保信息的准确性和完整性。
总之，秘书机构在组织中扮演着桥梁和纽带的角色，它们是信息和决策的重要支持者，同时也是组织内部协调和管理的关键力量。
通过秘书机构的职能发挥，组织可以更加高效地运行和管理，提高工作效率和绩效。
秘书处工作的性质作用和注意事项
秘书处工作的性质、作用和注意事项第一部分秘书工作的核心——领导意图一、领导意图的含义指领导者（领导人、领导班子、领导机关）领导社会组织实现其目标所提出的确定意见。
领导意图是秘书活动的核心1．它是适应管理社会组织的需要，为达到某一目标，完成某一任务，由领导者提出的确定意见，而不是正在思考、酝酿过程中的不成熟的想法；（是确定的，而非不成熟的）2．是在管理活动中需要实施的工作意见，而不是作参考的备忘录（是需要实施的而非仅作参考的）3．是领导者工作意见总体表达的实质、目的、核心，而不只是具体的、某一部分的要求，或是细枝末节问题的规定。
（是宏观的而非微观的）命令、指示、决定、交办意见、口头要求等等都是领导意图的表达形式。
其核心是这些做法或要求的出发点，是所要达到的目的，而不是这些公文或意见本身。
二、领导意图的形成（详见教材P18-20）1．领导意图是马克思主义普遍原理与各项具体管理实践相结合的产物。
2．领导意图是上级指示和本组织的具体情况相结合的产物。
3．领导意图是领导与群众的意见相结合的产物。
4．领导意图是管理活动规律与相关业务规律相结合的产物。
按：此说值得商榷。
这里说的应是“正确的领导意图的形成”。
第二部分秘书工作在领导活动中的地位、作用和特点一、秘书工作在领导活动中的地位1．从属地位秘书工作从属于领导活动。
没有领导活动也就没有秘书活动。
秘书部门或人员要辅助领导者的管理工作，如上情下达，下情上报，汇总情况、协助管理事务等；要辅助领导的决策，如通过开展调查研究、提供资料信息、设计实施方案等。
秘书必须在领导的授意和指导下开展工作，不能越权或擅自行动。
2．参谋地位秘书要积极主动贯彻领导意图，为领导决策和科学管理出谋献策、拾遗补缺，当好参谋。
二、秘书工作在领导活动中的作用主要有六方面作用：1．枢纽作用秘书部门处于组织的中心位置，是上情下达、下情上报、沟通左右、联系内外的咽喉。
（详见教材P21）2．助手作用秘书部门和秘书人员辅助领导工作的具体内容有以下五方面：（1）文书处理——公文制发、文书资料处理。
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三、秘书的职业特征 （一）工作的依存性 （二）服务的全面性 （三）角色的差异性 （四）才能的复合性
第二节 秘书工作的内容、性质与作用
一、秘书工作的内容 （一）政务性工作 1．参谋辅助 2．协调工作 3．调查研究 4．信息工作 5．督查工作 （二）业务性工作 1．文稿撰写 2．文书处理 3．档案管理 4．会务工作 5．信访工作 6．保密工作 7．公关工作 （三）事务性工作 1．接待工作 2．日常事务 3．通信联络 4．随从工作
（三）从业务内容上分 1．行政秘书 行政秘书是指协助领导处理公务、实施管理的秘书，具有较强的协 调能力和组织能力，是领导的重要助手。 2．文字秘书 文字秘书是指专职从事以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书，具有 较强的口头与文字表达能力，俗称“笔杆子”。 3．事务秘书 事务秘书是指以办理文书、筹办会议、接待来宾以及处理单位日常 事务为主要工作的秘书。 4．机要秘书 机要秘书是指处理机关机密文件的秘书，主要负责领导办公室的保 密工作和管理领导的文电材料，承办领导交办的机密事项，为领导 提供必要的帮助和服务。 5．会议秘书 会议秘书是指专门从事会议策划、组织、安排、协调等工作的秘书。
高等职业教育“十一五”规划教 材
第一章
秘书工作概述
学习目标： 知识目标： 通过本章的学习，能了解秘书的概念、类别和职业特征， 掌握秘书工作的内容、性质和作用，以及秘书工作机构 的性质、地位和职能等有关知识点。 技能目标： 通过训练，能初步掌握如何对秘书工作进行绩效管理等市公司董事局主席的秘书。当初她由猎头公 司的推荐，通过了公司的初试、复试和面试后，接到了大老板的预 约通知。见面后，大老板和她简单地聊了几句之后，忽然微笑着问 道：“陈小姐，您知道，香港有多少只老鼠吗？”面对着这突如其 来的问题，陈玲有些茫然和紧张，她表面在微笑，但脑子里面却迅 速地琢磨：他为什么会问这个问题？这个问题的点在哪里？正确的 解题思路应该怎样？是回答一个准确数字还是回答一个解题方式？ 陈玲稍加思索，气定神闲地说出了自己凭经验和直觉得到的想法： “我想应该是有N只吧！在香港，哪些地方会有老鼠，这些地方又 可以分为哪几大类，每个大类中，卫生状况不同的家庭或地区平均 会有多少只老鼠，我们不可能挨家挨户地去核实老鼠的具体数量， 唯一可行的是在每个大类的区域抽取家庭样本，从而得出不同区域 中家庭的平均老鼠密度，再乘以这个区域的家庭总数，最终获得一 个大致的数目。为了验证这个结果是否准确，还可以采用其它方式， 例如找卫生管理委员会查阅有关研究报告，或者找卖老鼠药的行业 协会了解其销售情况，或者找有关专业人士做一份抽样调查。”陈 玲发现，她这样有条有理地说话时，对方虽然不动声色，但他的眼 神却是越来越多欣赏和赞许的意思，以致到最后，他也终于忍不住 点头笑道：“你的回答相当专业，我很满意。”
另外，对秘书除了可以进行横向分类外，还可以进行纵向分级，即 把秘书分为初级秘书、中级秘书和高级秘书三个层次。 （一）初级秘书 初级秘书主要从事操作性的服务工作，帮助领导处理一些日常程序 性的琐事和杂务，如核对打印文稿、整理保管资料、操作电脑、接 听电话等。 （二）中级秘书 中级秘书主要从事辅助管理事务和部分操作性事务，消除领导在决 策与管理过程中的各种技术障碍，如筹办会议、安排日程、撰拟文 稿、协调关系等。 （三）高级秘书 高级秘书是指秘书部门的负责人、助理、首脑机关的专职秘书等， 他们主要是在高层领导身边从事高级参谋和助手的工作，主要是在 智能上辅助领导，如分析研究信息、提供决策方案、拟订重要文件、 参与对外谈判等。
（二）从工作性质上分 1．党政秘书 党政秘书是指辅助党政机关领导人和领导集体实施决策 与管理，保障机关各项工作正常运转的秘书。 2．企业秘书 企业秘书是指在公司企业中专门为企业领导统筹公司的 各项事务而服务的秘书。 3．商务秘书 商务秘书是指在公司企业的经营活动中，专门辅助领导 处理各类商业性事务的秘书。
二、秘书的类别与层次
（一）从服务对象上分 1．公务秘书 公务秘书是指为各级党政机关、军队、国有或集体企事 业单位、群众团体服务，由组织和人事部门选调任命， 从国家机关或企事业单位领取薪酬，在编制上属于该机 关、该单位的秘书人员。 2．私人秘书 私人秘书是指为私营企业、民办企业、个体经营者、外 资企业及个人服务，由个人聘用，并由雇主本人支付薪 酬，不在国家编制之内的秘书人员。
案例简析
从这个案例中，我们可以看出，大老板别出心裁的 提问，其实真正的目的就是想在陈玲毫无心理准备的情 况下，出其不意地考查她的应变能力、判断能力、结构 思维能力、逻辑思维能力、语言表达能力和创意能力等 等。由此可见，秘书工作要求其从业人员必须具备较高 的综合素质，以及多方面的知识与技能，这是一个充满 着机遇与挑战的职业。
第一节 秘书的概念、类别与职业特征
一、秘书与秘书工作的概念 我国劳动和社会保障部制定的《秘书国家职业标准》 中明确指出，秘书是从事办公室程序性工作、协助上司 处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。 秘书工作则是秘书及秘书机构以领导者和领导机关 为对象，开展的一系列近身综合辅助和公务服务活动， 其目的在于通过近身综合辅助和公务服务，减轻领导的 事务负担以便集中精力处理决策大计，协助领导提高工 作效率和优化工作效果。
6．通讯秘书 通讯秘书是指负责管理通讯事务以及各种通讯设备，如电话总机、 电传、传真等工作的秘书。 7．信访秘书 信访秘书是指负责通过办信、接访，沟通领导机关与人民群众的联 系，加速政策的贯彻落实工作的秘书。 8．公关秘书 公关秘书是指能够协助领导协调关系、处理矛盾、树立和维护组织 良好形象的秘书，具有较好的性格修养和较强的社交能力，善于广 结良缘。 9．外事秘书 外事秘书是指从事外事服务工作的秘书，主要从事口头和书面的翻 译，并负责外宾的接待工作，具有较高的政策水平和外语口译、笔 译能力。 10．其他秘书 由于各单位的职能和级别不同，有的单位还配有一些专门的秘书， 如教学秘书、科研秘书、法律秘书、新闻秘书等等。