“九段秘书”组织会议注意事项
九段秘书工作法 荣玲
四段秘书才基本算是称职！
五段秘书
5
细准备
了解会议的性质及议题
将相关资料发给不会者
这样的秘书比较讨上级
喜欢
六段秘书
6
做记录
做好详细 会议记录
有时还需做 录音备份
6
7
七段秘书
发记录
将会议记录
发给不会人员
7
八段秘书
8
定责任
将会议确定的任务， 一 一落实到责任人
定期跟踪各项任务的完成情况，并及时向 总经理汇报
段秘书
工作法
引子
总经理通知秘书安排次日上午九点开一个会议
什么是任务？
什么是结果？
1
2
3
4
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6
7
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9
一到九段秘书给出了丌同的答案
一段秘书
1
发通知
Phone
Board
发会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
满足部分期望 ——只接受任务，叫做什么就做什么
1
二段秘书
2
抓ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ实
确认下明 天的会议 好的
不负责任 不讲原则 不敬客户 不做结果 没本领 不负责任 不讲原则 不敬客户 不做结果 不负责任 不讲原则 不敬客户 不负责任 不讲原则 不负责任 负二段 难当重任 负五段 不赚钱 负四段 不得尊重 负三段 难带团队
不守纪
无信仰
无信仰
不自觉
负一段 难成核心
任何任务都会得到结果，但结果与结果又 大有不同。所以，执行力是决定企业成败的 关键。员工的工作方式会决定企业的整体执 行力，当员工做到“九段”时，企业的执行 力就可以得到最大化体现。秘书或员工从一 段做到九段，自己的职业生涯也会实现质的 飞跃。
九段秘书
一找准目标所有的目标，所有的的努力都需要完成目标来检测。
九段秘书与一段秘书最大的差别，一段秘书单纯的完成了领导交代的任务—开会，而九段秘书不仅仅完成了开会这个任务，还把握了会议的结果充分传达到位，将会以达成了结果并保证传达到每一位参会者，并将会议形成流程。
而我通常在接受领导交办的任务时，往往只看到任务的本身，而没有思考完成任务的细节和流程，最后自以为圆满的完成了任务，但领导看了往往是摇头叹息，总觉得我得不到任务的要领。
二工作的延伸一项工作或任务的圆满完成需要很多部门的自持与配合。
必须要考虑全面，系统性的分析问题。
而我往往缺的就是这一点，过高的估计自己的能力而忽略了与他人的合作。
三精细化工作细节决定成败任何事件的发生都有其诱因，而这些诱因往往是一些被忽略的细节一次次积累而成的，当几个细节积累在一起发生了重叠，事故的发生也就成了必然。
感谢公司给了我这次学习的机会，在以后的工作中，作为公司管理人员的我必须做到以下几点；一必须要有良好的执行力和强烈的责任心，做每件具体事情的时候，务必要精确到《九段秘书》的标准首先明确这件事情的目标，做好详细的准备方案，落实执行下去，检查再检查用一颗高度的责任心去对待，并且善于总结勤奋学习。
二要有良好的工作态度，积极主动的工作态度，是做好工作的前提，工作不仅是按班就部的完成，更要去积极去的获取相关的信息，展延思路，并去主动承担完善事前事中事后工作。
以后的工作中将自己的工作以周报的形式记录，认真的做好周计划和月计划，并定期把自己从事的每一项工作内容，工作流程，注意事项形成总结，在此过程中，也能提升自身对工作的理解，在与老总的沟通中了解自己工作中的不足之处。
从而能看出作书面总结的重要性。
以上是我的几点心得体会，在以后的工作中努力学习，力争跟得上公司的发展，争取做一个合格的管理人员。
在我们的日常工作中，有80%的工作因为执行不到位而没有达到预期效果。
多数人都在认真做事并且每天忙碌、多数管理者都非常乐意按照上司制定的策略来走，但事实却是，同一个策略交到10个人手上，就会有10种不同的结果。
九段秘书的工作
秘书的工作
一位培训师出了一道题，总经理想在次日上午九点开一个会议，要求秘书安排通知到所有参会的人员，秘书自己也要参加会议并做记录。
下面是一段到九段秘书的不同做法，大家不妨边看边对照，如果你是这位秘书，你会做到第几段了？
一段秘书的做法：在小黑板上写一个开会的通知，写完话，她开始准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法：发出通知后，再次确认，确保每个人都被及时通知到。
三段秘书的做法：发出通知，落实到人后，第二天会在会前30分钟再次提醒大家，又临时有急事不能参加会议的人，立即向总经理汇报，保证总经理在会前悉知缺席情况。
四段秘书的做法：发通知，落实到人，会前通知后，去试一试开会要用的设备是否正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室几点到几点有会议，以防别人占用。
五段秘书的做法：发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备。
做完这些后，她还去了解了会议的内容，之后她准备了相关资料，打印后发给与会成员。
六段秘书的做法：发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。
七段秘书的做法：前面工作都做好后，她在会后整理好会议记录交给总经理，并把整理好的资料发给与会人员，目的是督促大家把会议的内容落实下去。
八段秘书的做法：她额外做的工作是“定责任”，即将会议上确定的各项任务，一对一的落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理和当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书的做法：会把八段秘书的工作编写成流程，让其他及之后的秘书都能达到八段秘书的水平。
九段秘书——提升工作效率的方法
九段秘书——工作中你是几段?总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
在这件事情中，什么是任务?什么是结果?通知到所有参会人员，然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。
但我们想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不同做法。
你可以有无数伟大的构想，但提供底线结果，这是最基本的要求：一段秘书做法:发通知、用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书做法:抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会人员确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书做法:重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况（也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间）。
四段秘书做法:勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书做法:细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考(领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。
六段秘书做法:做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。
七段秘书做法:发记录——会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
八段秘书做法:定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书做法:做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何下一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！从以上九个不同段位的秘书工作方法我们可以看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容发生了很大变化。
九段秘书
六段秘书的做法
做记录--发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做个录音备份）。
八段秘书的做法
定责任--将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录。交给总经理与当事人一人一份。并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
定责任——依据活动记录及总结的书面材料对相关的部门或人作出相应的对策，对于表现好的给予通报表扬及一定的物质奖励，对于表现差的通报批评希望能改正。并将结果上报给公司领导供其管理参考。
勤准备——做好了以上工作后，检查发放给6s活动小组的检查表是否有错误，各项标准是否合理，发放的书写工具是否书写正常，检查小组成员是否能及时到位。
五段秘书的做法
细准备--发通知。落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事。或者记不清的事争吵）。
九段秘书ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ做法
做流程--把上述过程做成标准的“会议“流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖与任何人的会议服务体系！
作流程——通过本次活动的拟定、实践、总结的整个工程中将其分为久个步骤，并附有详细的细则说明，形成了比较完整的活动规范体系，为以后这样的活动提供范本。
九段秘书——提升工作效率的方法【优质】
九段秘书——提升工作效率的方法【优质】九段秘书——工作中你是几段?总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
在这件事情中～什么是任务?什么是结果?通知到所有参会人员～然后秘书自己也参加会议来做服务～这是“任务”。
但我们想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不同做法。
你可以有无数伟大的构想～但提供底线结果～这是最基本的要求:一段秘书做法:发通知、用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书做法:抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会人员确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书做法:重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况(也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间)。
四段秘书做法:勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书做法:细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考(领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵)。
六段秘书做法:做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。
七段秘书做法:发记录——会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
八段秘书做法:定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书做法:做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何下一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系～从以上九个不同段位的秘书工作方法我们可以看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容发生了很大变化。
2024年九段秘书高效会议管理课件pptx
度和稳定性，确保满足会议需求
助参会人员熟悉网络使用和设备
。
操作。
2024/2/29
14
2024/2/29
04
高效沟通与协作技巧
15
有效倾听和表达观点方法论述
有效倾听
积极倾听他人的观点和意 见，理解他人的立场和需 要，不打断对方讲话，给
予反馈和总结。
2024/2/29
清晰表达
明确表达自己的观点和意 见，避免模棱两可和含糊 不清的表达，使用简单明
2024/2/29
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编写详细会议纪要或报告
2024/2/29
在会议过程中，详细记录会议讨论的重点 、结论、决定等。 整理会议记录，编写成纪要或报告，确保 内容完整、准确。 根据需要，将纪要或报告分发给相关人员 ，并跟进执行情况。
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确保信息准确无误，便于查阅
对整理的资料和编写 的纪要或报告进行反 复核对，确保信息准 确无误。
达成共识
在充分讨论和交流的基础 上，促进团队成员达成共 识和一致意见，确保团队 目标和任务的顺利实现。
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资料整理与记录要点
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汇总并整理关键信息资料
收集会议相关文件、资料，包括会议议程 、讲稿、背景资料等。
对收集到的信息进行分类、筛选，整理出 关键信息点。
将整理后的资料制作成资料汇编，方便参 会人员查阅。
九段秘书高效会议管理课件 pptx
2024/2/29
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2024/2/29
CONTENTS
• 会议概述与目标 • 前期筹备与规划 • 现场布置与设备准备 • 高效沟通与协作技巧 • 资料整理与记录要点 • 跟进评估与持续改进
九段秘书
模拟测试：总经理要秘书安排会议一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法：抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
•三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
•五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。
六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。
•七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
•九段秘书的做法：做流程——把上述过程帮成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！•商业关系的本质就是一种结果，或者叫利益交换关系，或者叫买卖关系。
•功劳是价值，苦劳却不是价值。
•睡觉没有价值，睡着才有价值，睡觉但睡不着叫什么？叫失眠。
失眠不仅没价值，而且还是一种病。
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“九段秘书”组织会议
一段：发通知。
用邮件或在黑板上发会议通知，并准备好相关会议用品，并参加会议。
二段：抓落实。
通知发了后，再打一通电话确认。
三段：重检查。
发通知，落实到人后，在开会当天提前半小时再提醒参会人。
对临时有事无法参加的人，立即汇报上级，保证上级提前知道。
四段：勤准备。
前面的做好后，在开会前，提前测试可能用到的会议设备是否正常。
并提前在会议室前铁上小条，告知会议室在什么时间段已被占用。
五段：细准备。
前面的都做好的同时，了解会议主题，并提前将相关主题准备好，发给参会者做参考。
六段：做记录。
前面的做好的同时，在会议中做好详细的会议记录。
七段：定责任。
整理好记录并发给相关人员。
将会议纪要中的各项任务，一对一落实到相关负责人，再经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人，一人一份。
八段：追结果。
下发记录，一对一落实，每天或每周定期跟踪各项任务执行情况，并随时汇报给领导。
九段：做流程。
将上述过程做成标准流程，让每一个秘书都能根据这个流程吧会议组织好。