电脑档案管理的基本定义
《电子档案管理》PPT课件
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3、以“不同属性”为划分标准，数据库文件又有 FOXBASE(动态数据基地)数据库、FOXPRO(“京通” 软件应用的)数据库、ACCESS(通路)数据库、 ORCAL(“灵通”软件应用的)数据库等。而 无论数据 库文件还是非数据库文件，又有文本文件、超文本文 件和纯文本文件之分。文本文 件带有一定的格式。超 文本文件是集文、像、声于一体的多媒体文件。纯文 本文件是不带格 式的文本文件。 以“数据的表现形式”为划分标准，它有字符文件、 表格文件、图文混排文件、数据库文件 、图形文件、 动态影像文件与声音文件之分。
的文件。
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1.2电子文件分类
1、“载体的异同”划分标准，可以把电子文 件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带 文件。光盘文件要通过光盘驱动器识读，硬盘 文件要通过硬盘驱动器识读，软盘文件要通过 软 盘驱动器识读，磁带文件要通过磁带机识 读。为适应不同的主、客观需求，人们可以通 过一 定的设备和技术，将这一载体上的文件 移植到那一载体上去。
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2电子档案的管理
2.1 电子文件的管理原则包括 1、 完整性原则 2、 可读性原则 3、可靠性原则
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2.2电子档案的管理体系
1、 集中统一管理电子档案的问题 2、 纸质文件和电子文件双套归档问题 3、 文书档案管理一体化问题
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3电子档案归档
3.1机读文件的归档范围 机读文件的归档范围原则上与纸质文件的归档范围相同，凡
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2、以“文件的不同用途”分，又可以把光盘文件、 硬盘文件、软盘文件、磁带文件分为程序文件和数据 文件两大类。程序文件是管理设备、生成数据文件的 文件，数据文件是供人们利用 加工的数据信息的集合。 而程序文件又有系统软件和应用软件之分。以“文件 内数据的组合 形态”为划分标准，数据据文件又有数 据库文件与非数据库文件之分。数据库文件内的数据 关联性强，非数据库文件内的数据关联性弱。
电脑档案管理的基本知识
电脑档案管理的基本知识什么是电脑档案管理电脑档案管理是指对电脑上的各种文件和文件夹进行组织、分类、保存和维护的过程。
通过科学合理的电脑档案管理，可以提高工作效率，节省时间，避免文件丢失或混乱，保护数据安全。
为什么电脑档案管理很重要电脑是我们日常工作和生活中不可或缺的工具，我们在电脑上产生和积累了大量的文件和数据。
如果这些文件没有得到妥善管理，就会导致文件丢失、难以找到、占用过多硬盘空间等问题。
因此，电脑档案管理对于保障数据安全、提高工作效率至关重要。
如何进行电脑档案管理1. 文件夹的组织合理的组织文件夹结构是进行电脑档案管理的基础。
可以根据不同的项目、任务或类别创建不同的文件夹，并逐级分类存放相关文件。
一般来说，建议采用树状结构，以便快速查找和管理文件。
2. 文件名的命名规范为了方便识别和检索文件，建议对文件名进行命名规范。
可以包括文件的主题、日期、版本号等信息，避免使用过长或含有特殊字符的文件名，以免造成混乱。
3. 文件备份与数据恢复定期对重要文件进行备份是电脑档案管理中至关重要的环节。
可以使用外部存储设备、云存储服务或专业备份软件进行文件备份，并定期检查备份数据的完整性和可恢复性，以避免数据丢失造成的损失。
4. 文件清理与整理定期清理和整理电脑中不再需要的文件和垃圾文件，可以释放硬盘空间，提高系统运行速度。
可以根据文件的重要性和使用频率，及时删除、归档或整理文件，保持文件的整洁和有序。
电脑档案管理的注意事项•不要将所有文件都放在桌面上，应该合理分类存放在相应的文件夹中。
•尽量减少桌面图标的数量，避免影响系统运行速度。
•定期清理回收站和临时文件，释放硬盘空间。
•注意保护个人隐私和重要数据，加密或设置权限限制访问。
•注意定期更新系统和软件，确保数据安全和系统稳定。
结语通过良好的电脑档案管理，我们可以更好地保护数据安全，提高工作效率，避免文件丢失和混乱，为我们的日常工作和生活带来便利。
希望以上内容能够帮助您更好地理解和实践电脑档案管理的基本知识。
档案管理制度
档案管理制度一、总则为加强企业档案管理，保护企业档案信息安全，提高档案利用效率，提高企业工作效率，特制定本档案管理制度。
二、适用范围本制度适用于企业内所有涉及档案管理的工作人员和单位。
三、档案的定义档案是指企业活动中产生或收到的各种书面、电子、影像等载体的记录、报表、资料等文件，以及这些文件所反映的信息内容。
四、档案管理基本原则1. 法律合规：档案管理应遵守国家相关法律法规，确保档案管理工作合法合规。
2. 需要与安全并重：档案管理既要保持档案信息的完整性和真实性，又要保证档案信息的安全性和保密性。
3. 标准化与规范化：档案管理工作应按照标准化和规范化的要求进行，确保档案管理工作有序进行。
4. 利用与服务并重：档案管理要注重档案信息的利用和服务，为企业决策和发展提供有效的支持。
五、档案管理责任1. 董事会：负责审批和监督档案管理工作，并对其进行监督。
2. 部门负责人：负责本部门档案管理工作，保证档案管理工作的有效开展。
3. 档案管理人员：负责具体档案管理工作，保证档案信息的完整性和安全性。
六、档案管理组织机构1. 档案管理部门：负责企业档案管理的具体工作，包括档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等工作。
2. 档案管理委员会：由企业领导和相关部门负责人组成，负责审批档案管理相关事宜。
3. 档案管理监督机构：由内部审计部门负责监督档案管理工作，确保档案管理工作的合规性。
七、档案管理制度1. 档案管理规范：确立档案管理的基本规范，规定档案管理的流程和要求。
2. 档案管理流程：档案管理工作分为档案的收集、整理、归档、借阅和销毁等环节，要求每一环节都符合规范要求。
3. 档案管理工具：建立档案管理的工具和系统，包括档案管理软件、档案管理手册等，保证档案管理工作顺利进行。
八、档案管理安全措施1. 档案信息加密：对涉密档案信息进行加密处理，确保档案信息的安全传输和存储。
2. 档案信息备份：对重要档案信息进行备份，避免档案信息的丢失。
电脑档案管理及文件管理
电脑档案管理及文件管理概述电脑档案管理是指对电脑中存储的各种文件进行有效的管理和组织，以便更快速地查找、访问和利用这些文件。
文件管理是电脑系统的重要功能之一，通过有效的文件管理，可以提高工作效率和数据安全性。
本文将介绍电脑档案管理的重要性、常用的文件管理工具及技巧，并提供一些文件管理的实用建议。
电脑档案管理的重要性在现代社会，电子文件已经成为人们日常工作和生活中不可或缺的一部分。
无论是个人用户还是企业组织，都会面临大量的文件管理和整理工作。
有效的档案管理不仅可以帮助我们更好地组织和利用文件，还可以提高工作效率、节省时间和保障数据安全。
提高工作效率通过良好的档案管理，可以将文件按照一定的逻辑结构进行分类和整理，使查找、打开和编辑文件变得更加快速和便捷。
在需要查找文件时，不再需要花费大量时间在混乱的文件夹中寻找，从而提高工作效率。
节省时间和精力良好的文件管理可以帮助我们避免重复工作和错误操作，减少不必要的时间浪费。
简洁、清晰的文件结构和命名规范可以让我们在管理文件时更加高效地完成工作。
保障数据安全电脑文件中可能包含重要的个人信息、商业机密或其他敏感数据，在没有合适的档案管理措施的情况下容易遭受病毒侵袭、误删或泄露风险。
通过合理规划文件的备份和保护措施，可以有效保障数据的安全性。
常用的文件管理工具及技巧操作系统提供的文件管理工具大多数操作系统都提供了内置的文件管理工具，如Windows的文件资源管理器、macOS的Finder等。
通过这些工具，用户可以创建、查看、复制、剪切、粘贴和删除文件，进行文件夹的创建、重命名和移动等基本操作。
第三方文件管理工具除了操作系统自带的文件管理工具外，还有许多第三方文件管理工具可供选择，如Total Commander、XYplorer、Directory Opus等。
这些工具提供了更多的高级功能和定制选项，能够满足不同用户的需求。
文件夹的分类与整理为了更好地管理文件，可以将文件按照不同的分类和主题进行整理，建立起一套清晰的文件夹结构。
电脑档案管理的基本定义
电脑档案管理的基本定义电脑档案管理是指对于电子文件、数据和信息进行有效组织、存储、检索和共享的过程。
在今天的数字化时代，大量的信息需要被整理和管理，而电脑档案管理就成为一个关键的工作。
通过合理的电脑档案管理，可以提高工作效率，确保信息的安全性，以及便于信息的检索和共享。
电脑档案管理的重要性电脑档案管理在个人、企业和组织等各个层面都有着重要的意义。
对于个人而言，电脑档案管理可以帮助个人管理好自己的资料和文件，便于随时查找和回顾。
对于企业和组织而言，电脑档案管理更是至关重要。
它可以帮助企业解决数据混乱、信息不对称等问题，提高工作效率，降低信息管理成本，确保信息的完整性和安全性。
电脑档案管理的基本概念1.文件分类：电脑档案管理的第一步是对文件进行分类。
根据文件的性质、内容和用途等不同因素，将文件划分为不同的类别，便于后续管理和检索。
2.文件命名：合理的文件命名是电脑档案管理的基础。
文件的命名应该简洁明了、具有代表性，避免使用过长或含糊不清的文件名。
3.文件存储：文件的存储是电脑档案管理的重点。
合理的文件存储结构可以减少混乱、避免文件丢失，便于后续检索和管理。
4.版本管理：对于经常修改的文件，需要进行版本管理。
及时进行文件版本的备份和更新，以确保文件的完整性和时效性。
5.权限控制：对于机密性较高的文件，需要进行权限控制。
设置访问权限、编辑权限等，以确保文件的安全性和保密性。
电脑档案管理的实践方法1.建立电脑档案管理制度：企业和组织应该建立起完善的电脑档案管理制度，明确文件管理的责任部门和流程，确保每个文件都被妥善管理。
2.利用电脑档案管理软件：现代化的电脑档案管理软件可以有效帮助企业和组织管理文件。
选择适合自己的电脑档案管理软件，可以提高工作效率，降低管理成本。
3.持续学习提升：电脑档案管理是一个复杂的系统工程，需要不断学习和积累经验。
参加相关的培训和学习，保持学习的热情和动力，以提升电脑档案管理能力。
档案管理培训
号、年度、问题、保管期限、案
卷号，做到排列有序，指引醒目， 存取方便
档案
如何管
03
档案整理操作实务—保管
1、档案流动中的保护，在各个流动环节中的安全防护 掌握档案流动情况和安全检查。
2、档案保护的专门措施
档案保护的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的复制和修补等各种专 门的技术处理。同时对一切可能损毁档案的因素采取必要的措施。 3、执行借阅管理制度，履行借阅手续，并督促按时归还 设立《档案借阅登记薄》，凡借阅文书档案者需说明利用目的，并办理借
谢 谢！
设备档案包括说明书、合格证、保
修卡等
02
公司档案构成
人事档案： 1、员工应聘所登记的所有表格，照片，居民身份证、毕业证及相关职称(资格)证书 复印件等 2、劳动合同、绩效考核、各类培训记录、奖惩记录、关于人事的晋、降、调通知； 员工离职时的各种离职证明等 声像实物档案： 公司重要业务活动、重要接待、企业文化活动影像；已经制成成品的宣传影像资料； 记录公司重大事件过程的影像资料 公司集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书 等或其它有保存价值的实物
档案
放在哪
03
档案保存方式
整齐划一
便于取阅
易于查找
保密性一般
开放式横向档案
04
档案保存方式
标准统一 便于存取
长期保存
保护性好
档案盒
档案管理
干什么
03
档案整集
档案的整理
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档案整理操作实务—收集
档案的收集： 负责根据档案管理规定的要求对凡应归档的文件材料、图纸、照片、影像、证书、奖 状、科技开发等材料进行收集、鉴定，做好接收工作
档案基本管理制度
档案基本管理制度一、总则为规范和加强档案管理工作，保证档案工作的安全性、权威性和准确性，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于所有单位的档案管理工作。
三、档案的定义档案是指件事实记录的载体，包括文字、图像、声音、电子信息，用于证明机构的活动和业务及过程。
档案是机构的重要资产，对于机构的合法权益和发展有着重要的意义。
四、档案管理的基本原则1. 法律遵循原则：档案管理必须遵循国家法律法规，维护国家和机构的合法权益。
2. 保密原则：档案管理必须严格遵守保密规定，确保档案的安全和秘密。
3. 完整性原则：档案管理必须保证档案的完整性和准确性，不得篡改、损毁档案。
4. 有效性原则：档案管理必须保证档案的有效利用，促进机构的发展。
五、档案管理的主要内容1. 档案的建立（1）档案的建立必须符合法律法规，审批程序明确。
（2）对于重要的档案必须备份，确保档案的安全。
2. 档案的归档（1）归档的档案必须按照规定分类、整理、编号、标识。
（2）对于年度归档的档案，必须按时归档，并做好归档记录。
3. 档案的保管（1）档案的保管必须符合安全要求，做好防火、防水、防盗措施。
（2）对于电子档案，必须做好网络安全和备份。
4. 档案的利用（1）档案的利用必须符合档案管理的需要，不得私自利用档案。
（2）对于涉密档案的利用，必须严格审批手续。
5. 档案的销毁（1）对于过期、无用的档案必须按照规定程序销毁。
（2）对于机密档案的销毁，必须严格审批手续。
六、档案管理的责任1. 领导责任（1）机构领导必须高度重视档案管理工作，制定具体的管理措施和工作计划。
（2）机构领导必须加强对档案管理工作的监督和检查，确保档案管理工作规范有效。
2. 档案管理人员责任（1）档案管理人员必须具备良好的职业操守和专业素养，认真负责地完成档案管理工作。
（2）档案管理人员必须做好档案管理工作的记录和报告，对于工作中出现的问题及时报告。
3. 监督责任（1）机构的监督部门必须加强对档案管理工作的监督和检查，发现问题及时纠正。
计算机档案信息管理制度
计算机档案信息管理制度第一章总则第一条为加强对计算机档案信息管理的规范，维护安全稳定的信息系统运行，保障信息安全，促进信息资源的共享和利用，根据国家有关法律法规，结合本单位实际，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位计算机档案信息管理工作，是保障信息系统安全和数据完整性的重要依据。
第三条本制度所称计算机档案信息，包括通过计算机系统记录和储存的各种档案文件、数据库、系统配置文件等电子信息。
第二章计算机档案信息管理基本原则第四条对计算机档案信息的管理应遵循科学、规范、安全、稳定的原则。
第五条对计算机档案信息应实行全程管理。
第六条对计算机档案信息应建立完善的安全保障机制。
第七条对计算机档案信息不得随意泄露、篡改、毁坏。
第八条对计算机档案信息应实行分类管理。
第三章计算机档案信息的采集、整理和储存第九条计算机档案信息的采集应当真实、准确、完整。
第十条计算机档案信息的整理应合理、有序。
第十一条计算机档案信息的储存应符合信息系统的安全要求。
第四章计算机档案信息的安全保障第十二条应当建立完善的计算机档案信息安全管理制度。
第十三条应当建立相应的计算机档案信息安全管理组织结构。
第十四条应当建立健全的计算机档案信息安全管理制度。
第十五条应当建立健全的计算机档案信息安全保障技术措施。
第十六条应当建立健全的计算机档案信息安全保障管理体系。
第五章计算机档案信息的利用第十七条计算机档案信息应当有序共享。
第十八条计算机档案信息应当合理利用。
第十九条计算机档案信息的利用应符合相关法律法规的要求。
第六章计算机档案信息的整理、删减和销毁第二十条计算机档案信息的整理应遵循规范的原则。
第二十一条计算机档案信息的删减应当合法、规范。
第二十二条计算机档案信息的销毁应符合相关法律法规的要求。
第七章计算机档案信息的监督与检查第二十三条应当建立健全的计算机档案信息管理监督与检查制度。
第二十四条应当加强计算机档案信息管理监督与检查的力度。
第二十五条应当建立健全的计算机档案信息管理监督与检查的责任制度。
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文件夹的整理
为便于工作可将常规文件夹与财务文件夹合并
NO、OTHERS 其它 PQ、… … RS、 … … TU、确认的报价、合同，要求客户付款的通知书 VW、客户付款的底单、客户签收的发票复印件 XYZ、
已完成工作文件夹将发展为成品档案
文件夹的整理
文件夹应不定期清理，原则上每月一次，尤其是 建立月报制度的客户 将常规文件夹中已完成的工作单及过程中单据移 入已完成工作文件夹，如往来传真、会议记录、 进度表、媒介资料、市场资料等 将已过期的且没有保留价值的文件清理掉
时间： 今日工作安排/完成时间 备注
提交人：
要求
主要描述每天最重要的1-3件工作。 在备注栏写明需要其他部门协助或需 要某个主管协助的工作。
项目进度表
内部使用表
No Image
外部使用表
No Image
No Image
CF项目进度表
No Image
客户部内务管理
1. 做好文件夹、工作单、印刷品的管理可使客户部的日 常工作事半功倍
主要内容按顺序排列（一）
A、FAX IN 客户传真 B、FAX OUT 给客户传真 C、CONTACT REPORT 会议记录 DE、STATUS REPORT 工作进度表（内、外两种） FG、COMMUNICATION STRATEGY 全年沟通策略
常规文件夹
主要内容按顺序排列（二）
HI、MEDIA STRATEGY/INFORMATION 媒介策略/媒介资料 JK、CREATIVE BRIEF(未完成)创意工作单、制作工作单 L、RESEARCH DATA 市场调查资料 M、CLIENT’S INFORMATION 客户提供的资料 NO、OTHERS 其它
竞争范畴：对竞争产品的简要介绍 强制事项：Logo、Slogan等 既有策略：如已有客户已有的策略，或是
经过内提通过的策略
附件：产品资料或竞争对手的资料等
创意指引书
Creative Concept (创意概念)
Key Copy (卖点) Slogan (广告口号)
结论：
详细的创作部工作单可以让创作部的同事尽快 熟悉商品，及有关方面 详细的创意策略单可以让创作部有明确的创意 思路，工作效率更高 创意策略单可直接用于对客户的提案，让客户 明了创意思路
大路径
客户部
公司
其它部门
品牌组 品牌组
public
子目录及文本
服务品牌
财务类 工作进度类
传真 对内会议记录 对外会议记录
工作单 提案本 客户资料 To AM/AD
XXX0613 XXX策略案
文件夹的管理
文件夹的建立
每个客户都应建立至少一个文件夹
内容包括： 1、封面及封二的“品牌写真” 2、来往传真、对内、对外会议记录、
客户名称：
客户名称：
金额： 金额：
组员：
部门主管： （签名）
要求
按客户描述工作进展情况，定出下一步工作及 具体工作完成时间。 在完成时间一栏写入全部工作完成的时间。
每项工作标明负责方，即负责部门及负责人。
每日重点工作安排表
每日工作安排
呈：
主管
部门： 主管： 组员： 编号 客户/项目 进展状况描述
平面印刷成品的管理
目的
客户需加印，我们只需按编号查找即可。 加印时需改动少部分内容，只需按编号在平 面部查找出来原文件即可修改。 事后查看成品时，可直接看出完成日期、印 刷次数 等内容
编号内容 XX
客户代码
工作单编号
如“大显01060501” 编码印于印刷品背面的右下角。
印刷次数
表格的应用
表格包括：
完成时 间
负责方
Media媒介 客户各称
Finance财务 客户各称
进展情况及问题描述 进展情况及问题描述
Others其他 本周小结
本周签合同
本周已收金 额客户名称： 客户名称：新客户 金额： 金额：
下一步工作/完成时 间
完成时 间
下一步工作/完成时 间
完成时 间
负责方 负责方
下周收取金额
停跟客 户
2. 做好每日工作安排表，可以让上级主管了解我们手头 的工作，同时可以理清自己的工作思路，使工作更有 条理性
3. 每周工作进度表，将财务、媒介与其他部门分开，可 以让我们更清淅地对待每一项工作
谢谢！
•
1、有时候读书是一种巧妙地避开思考 的方法 。20.8. 2520.8. 25Tues day, August 25, 2020
工 作进度、工作单、提案本、客户资
料、
文件夹的分类
单项合作客户只需建立一个文件夹 整体代理客户应将文件夹分三类
常规文件夹 财务类文件夹（如发票号、支付排期等） 已完成工作文件夹
文件夹的分类
文件夹背贴要求
按文件夹不同的厚度贴不同的背贴 背贴高度要求底部离文件夹底部25cm
客户： 类型： 编号：
常规文件夹
每周工作进度表 每日工作安排表 项目进度表 CF进度表
每周工作进度表
用于各分公司向总公司 汇报各品牌上一周的工作进度
Status Report 每周工作进度表
CC抄送： 小姐、先生 From由： 部门 经理：
Creative创作
客户各称
进展情况及问题描述
组员： Date日期： 年 月 日
下一步工作/完成时 间
形成职业化的良好工作习惯
（客户部内务管理）
2001
主要内容
电脑档案的管理 文件夹的管理 工作单的内容 平面印刷成品的管理 表格的应用
电脑档案管理目的
让上司了解工作进程 让同事清楚工作状态 让自己一目了然,提升工作效率
电脑档案管理原则
不允许有文件夹外的文件，文件必须全 部归档 清晰的搜索路径：不同类文件按母、子 目录区分，同类文件按日期区分 定期清理，每月一次 90秒原则
财务文件夹
主要内容按顺序排列
A、客户确认的报价、合同，要求客户付款的 通知书
B、客户付款的底单、客户签收的发票复印件
已完成工作文件夹
主要内容按顺序排列
A、项工作的创意策略（工作单）
每项工作单后附每次的修改单及修改稿 B、客户确认的完稿、客户确认的打样稿、
完稿制作单等 C、最后的成品（平面类）（刻录光盘）
工作单的要求
主要内容
创作部工作单
工作项目、项目背景 目标、目标市场、承诺点、支持点 竞争范畴 强制事项、既有策略、附件
创意策略单
工作项目：一项工作的内容及详细要求
让创作部的同事更易了解并开始工作
项目背景：即项目来源，或项目形成原因
或比稿、或对前期广告的改进、或新产品
目标：广告所要达到的目标 目标市场：广告所针对的人群 承诺点：原有的承诺，或策略设定的承诺 支持点：对此承诺产品可提供的支持