档案管理基本知识
2024版档案管理基本知识PPT
03
其他相关法律法规
如《保密法》、《著作权法》等，也对档案管理工作提出了相关要求和
规定。
行业标准规范介绍
《档案著录规则》
规定了档案著录的原则、方法、项目和格式等， 是档案信息化建设的基础标准。
《档案数字化规范》
规定了纸质档案、录音录像档案等传统载体档案 数字化的技术要求和管理规范。
ABCD
《档案分类与编号规则》
对档案进行分类和编号，以便于档案的管理和检 索利用。
《档案室建设标准》
对档案室的选址、布局、设施配置等提出了具体 要求，以确保档案的安全保管和有效利用。
企业内部制度完善
建立健全档案管理制度
包括档案收集、整理、鉴定、保管、 统计、利用等各个环节的管理制度， 确保档案管理工作的规范化和高效
化。
强化档案监督检查与考核
专业技能培训
档案专业知识
掌握档案学基本理论、档案管理 法规、档案业务技能等知识，具 备独立开展档案管理工作的能力。
信息化技能
熟悉计算机操作、档案管理软件 使用、网络检索等技能，提高档
案管理效率和信息化水平。
沟通与协作能力
具备良好的沟通、协调能力，能 够与各部门顺畅合作，共同推进
档案管理工作。
职业道德素养
服务现实工作
档案为各项工作的开展提供重要参考 和凭证，是进行科学决策、制定计划、 总结经验、开展研究的重要依据。
档案管理原则
统一领导、分级管理
档案工作实行统一领导、分级管 理的原则，以维护档案的完整与 安全，便于社会各方面的利用。
完整性原则
保证档案的齐全、完整，不遗漏、 不丢失。
安全性原则
确保档案的安全，防止档案被盗 窃、破坏、涂改等。
档案管理基础知识
档案管理基础知识档案管理工作是一项服务型的业务性工作，做好档案管理工作是保证档案服务质量的决定因素。
以下是由店铺整理关于档案管理基础知识的内容，提供给大家参考和了解，希望大家喜欢!档案管理基础知识一：一、档案归档范围(一)材料种类1.上级单位下发的需要本单位贯彻执行的政策、法规，以及直接对本单位下发的批复、指示、重要通知等;2.本单位党、团、工、青、妇等群团工作材料;3.行政管理工作形成的文件材料，如领导班子变更、机构改革、会议记录、综合行政等;4.业务职能工作形成的文件材料，如工作请示、重要工作的报告、总结、统计数据、科研等;5.本单位对下级单位管理中形成的材料;6.内容重要的各类来信，来访材料，领导的指示,来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等;7.会计工作形成的文件材料;8.本单位经营管理、职工管理形成的文件材料;9.本单位与外单位、个人签订的合同、协议，及债权债务文件;10.领导参加相关会议的讲话稿;参加会议带回的有关材料等;11.其他有保存利用价值的文件材料。
(二)保管期限1.保管期限种类分为永久、30年、10年;2.会计档案保管期限的定期有3年、5年、10年、15年、25年;3.凡对公司有长远保存价值的档案列为永久;4.对在一定时间内有利用价值的档案列为10年;5.凡介于永久或10年期限之间的档案其保管期限一律30年。
二、立档单位形成全宗的单位，称为立档单位，又称“全宗构成者”。
构成立档单位的主要条件有：1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文;2、是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划;3、设有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
三、国家档案全宗的含义国家档案全宗是指归档国家所有的，由国家统一管理的一切档案财富的总和。
国家档案全宗(国家全部档案)这个概念，主要包括两个问题：一是它的实质，二是它的构成。
国家档案全宗的实质，是解决档案的所有权和国家档案管理原则的问题。
有关档案管理的知识
有关档案管理的知识
一、引言
1.1 什么是档案管理
档案管理是指对各类档案实行系统化的管理、保存、利用和服务工作，以保证档案的安全、完整、真实和可用。
1.2 档案管理的重要性
档案是一个组织实施管理和服务工作的基础，对档案进行管理可以提高组织的效率，减少冗余和浪费。
二、档案管理的内容
2.1 档案的分类
档案可以按照机构、性质、用途等不同的特点进行分类，例如机密档案、公开档案、历史档案等。
2.2 档案的管理流程
档案管理一般包括档案的归档、检索、借阅、销毁等流程。
在管理档案过程中，要确保档案的完整性和保密性。
2.3 档案管理的软件工具
现代档案管理往往需要借助一些专业的软件工具来实现，这些工具可以提高档案管理的效率和准确性。
三、档案管理的原则
3.1 真实性原则
档案应当真实、准确地反映其产生或登记时的情况，不得篡改、伪造。
3.2 安全性原则
对于重要的档案，要采取措施保证其安全，防止遭到破坏、盗窃等危害。
四、档案管理的挑战和未来发展
4.1 挑战
随着信息技术的发展，电子档案管理的难度也在增加，如何有效管理大量的电子档案是一个挑战。
4.2 未来发展
未来档案管理可能会更加重视电子化管理和智能化技术的应用，提高档案管理的效率和便利性。
五、结论
档案管理是一个组织管理中非常重要的一部分，只有通过科学的管理方法和技术手段，才能确保档案的安全、完整和可靠。
希望本文对您了解档案管理有所帮助。
档案管理知识
第一节档案管理基本知识一、什么是档案档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
企业文件要转化成档案，一般需要三个条件：1、必须是办理完毕的文件。
正在承办中的文件不是档案，这些文件具有它的现行效用，但要等它办理完毕后，才能作为档案保存起来。
一般情况下，文件的处理程序和办理的事情是同时完成的。
但有时候文件处理程序结束了，而文件办理的事情还没有结束，也就是说这些文件还有它的现行效用，这样的文件也可以转化为档案。
文件办理完毕是相对的，主要是针对文件处理程序而言。
2、必须是具有一定保存价值的文件。
由于工作需要的而形成的文件数量是相当庞大的，有些文件随着工作的结束将会失去它的现行效用，对今后的工作也无参考作用，没有保存的价值，这部分的文件便被淘汰了。
而那些对今后工作仍有查考、利用价值的文件则要作为档案保存下来的。
3、必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。
文件不能自动地转化为档案，人们要把平时形成的文件经过挑选和集中，按照一定的特点和规律组合起来，才能成为档案。
新的档案整理规则，通过计算机随时进行整理、归档。
也就是说，一般意义上的档案，都是由文件经过归档程序转为档案保存起来的。
档案与文件既有密切联系又有重要区别，表现在：（1）档案由文件转化而来，文件是档案的前身。
档案与文件是同一事物两个不同的发展阶段，有什么样的文件，就有什么样的档案。
档案的质量，最初取决于文件的质量。
（2）不是所有的文件都能转化成档案，而仅仅是其中有保存价值的那一部分文件能实现这种转化。
所以，文件是档案的基础，档案是文件的精华，归档时，既不能“有文必档”，也不能遗漏有价值的文件。
（3）文件是经过整理成为档案的。
文件转化成档案必须有一个过程，即归档过程。
这是文件和档案的分界线，是文件转化成档案的标志。
了解档案与文件的联系与区别，有助于我们在工作中注意文件材料的形成和积累，提高文件质量，做好文件的舍取、挑选工作。
档案管理基础知识
档案管理基础知识邵东县档案局吴金林编写一、档案与档案工作㈠档案1、档案的词源档案不是近代或现代才有的，它的历史大约已有五千年，我国发现最早的档案是殷商时期的甲骨档案。
中国古代对文书和档案的概念基本上是不分的，其称谓在殷商为“册”、“典”，西周为“中”，春秋、秦汉以后为“简”、“牍”、“简策”、“简牍”、“简书”、“帛书”、“薄书”、“案卷”、“文牍”、“案牍”、等等。
至于“档案”一词，最初可能使用于明末清初，而见于文字材料则始于清代。
“档案”作为一个词语而出现，始见于《清太宗皇帝实录》崇德三年（1638年）正月甲午日记载中。
清康熙十九年（1680年）《起居注册》记载：该年十月，在批阅秋审众犯册时，“上问：‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？’大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部仪不准。
’”这段记事不仅说明当时已经在书面上使用档案一词，而且还可以看出，当时王朝断案是重视以档案为根据的。
对于“档案”一词的最早解释，其文字记载是约成书于康熙四十六年（1707年）的杨宾的《柳边记略》。
该书说：“外边文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案、曰档子，以累计多贯皮条挂壁若档故也。
然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。
”这是迄今所见最早对“档案”一词的说明。
从语义学意义上来看，“档案”一词具有形象的和内在的意义。
“档”，《康熙字典》解释为“横木框档”，即木架框格的意思；“案”，《说文解字》解释为“几属”，即小桌一类的东西。
由此引申，又把处理一桩事件的有关文件叫做一案，并通称收存的官方文件为“案”、“卷案”、“案卷”。
“档”字和“案”字连用，就是存入档架收贮起来的案卷，而把放置档案的架子称作档架，把一格称为一档。
这些叫法有的一直沿用下来，但是其含义已经得到了深化和发展。
2、档案的定义。
根据1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过的《中华人民共和国档案法》第2条，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、宗教等社会活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
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整理课件
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文书档案管理
（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批 复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性 文件材料；
（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务 但要贯彻执行的文件材料；
整理课件
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档案工作
◆统一领导、分级集中地管理国家全部档案——我国 档案工作的组织原则和管理体制。
◆维护档案的完整与安全——我国档案工作的基本要 求。
◆便于社会各方面的利用——我国档案工作的根本目 的。
整理课件
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三、档案整理
1.档案整理：是指将处于零乱的和需要进一 步条理化的档案，进行基本的分类、组合、 排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成 有序体系的过程。
按一定规律保存（履行了归档手续）档案
的作用：凭证作用、参整理考课件作用
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文件：是人类以文字符号的形式记录和传 达某种意图或活动情况的具有特定体式的 信息材料。
资料：是机构因为参考的目的，临时搜集 保存起来的信息材料。
全宗：是一个立档单位所形成的全部档案 的集合。
归档：将符合归档范围的文件材料按照要 求整理移交，转化为档案的过程。归档工 作的主体是文件形成部门或形成者。
整理课件
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文书档案管理
（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材 料，不需办理的抄送文件材料；
（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反 映，抄报或越级抄报的文件材料。
整理课件
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文书档案管理
二、保管期限
永久 长期
档案管理基本知识题库
档案管理基本知识题库一、单选题1. 档案的本质属性是（）。
A. 原始记录性B. 知识性C. 信息性D. 价值性答案：A2. 档案工作的根本目的是（）。
A. 保管档案B. 利用档案C. 收集档案D. 整理档案答案：B3. 档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为（）年。
A. 10、30B. 20、40C. 30、50D. 10、50答案：A4. 档案的载体形式多种多样，以下不属于档案载体的是（）。
A. 纸张B. 光盘C. 硬盘D. 水杯答案：D5. 档案分类的基本原则是（）。
A. 客观性原则B. 实用性原则C. 逻辑性原则D. 历史性原则答案：B二、多选题1. 档案的作用主要有（）。
A. 凭证作用B. 参考作用C. 文化作用D. 教育作用答案：ABCD2. 档案管理工作的基本内容包括（）。
A. 收集B. 整理C. 鉴定D. 保管E. 利用答案：ABCDE3. 档案保管的基本要求有（）。
A. 防火B. 防潮C. 防虫D. 防霉答案：ABCD4. 档案利用的方式主要有（）。
A. 阅览B. 复制C. 外借D. 展览答案：ABCD5. 档案信息化建设的主要内容包括（）。
A. 档案数字化B. 档案管理系统建设C. 档案信息资源开发利用D. 档案安全保障体系建设答案：ABCD三、判断题1. 档案是由文件转化而来的。
（）答案：对2. 所有的文件都可以转化为档案。
（）答案：错3. 档案的价值是由档案本身的属性决定的。
（）答案：错4. 档案保管期限的划分是绝对的。
（）答案：错5. 档案信息化建设就是将档案全部数字化。
（）答案：错四、简答题1. 简述档案的定义。
答案：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
2. 档案管理工作的基本原则有哪些？答案：档案管理工作的基本原则包括：统一领导、分级管理；维护档案的完整与安全；便于社会各方面的利用。
档案管理基础知识
档案管理基础知识一、档案的概念（一）定义：档案是国家机构、社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
（二）档案与文件、文物、图书、情报、资料、信息的关系：文件是档案的前身，文件完成现行效用后，其中部分文件对日后工作具有查考、利用价值，经收集、整理、保存，就形成了档案。
（三）档案的属性1、本质属性：原始记录性（本源性）2、一般属性：信息性、知识性、智能性、社会性、文化性（四）档案的分类1、按形成者可分为：个人档案、单位档案2、按门类可分为：文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案3、按载体可分为：原始载体材料档案（甲骨、金石、竹木、缣帛档案等），传统载体材料档案（主要是纸质档案），新型载体材料档案（照片、录音、录像、磁盘、光盘等），实物档案。
4、按记录方式可分为：文字档案、体表档案、图像档案、声音档案等。
（五）档案的价值1、档案价值的决定因素：一是档案本身记载的信息情况，二是社会需要程度。
2、档案的基本价值：一是凭证价值，二是参考价值3、档案价值发挥的规律（1）档案用户层面扩散率；（2）档案秘密程度递减率；（3）档案科学文化价值渐增率（六）档案的作用档案的作用是指档案价值，通过社会需求，转化为使用价值。
主要有：1、延伸人类记忆作用；2、研究历史真实作用；3、传播知识和信息作用；4、为现实工作服务二、档案工作的内容（一）档案工作的定义1、狭义的档案工作：主要是指档案工作的具体环节。
收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、利用2、广义的档案工作：包括档案法制建设、档案行政管理、档案实体管理、档案教育、档案科技、档案宣传、档案外事、档案中介服务等。
（二）档案工作的性质1、管理性；2、服务性；3、政治性（三）档案工作的原则1、统一领导、分级管理；2、维护档案的完整和安全；3、便于利用（四）档案室的职责1、贯彻执行有关法律、法规和国家方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度；2、指导本单位文件材料的形成、积累和归档工作；3、统一管理本单位的档案，并按规定向有关档案馆定期移交档案；4、为本单位工作提供档案信息服务，必要时为社会有关单位和个人提供一定的档案信息服务；5、监督指导所属机构的档案工作。
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某单位档案的分类
某机关档案 分类大纲
文书档案 科技档案
专门档案
基建档案 设备档案 财务档案 业务档案
档案的价值
➢档案的凭证价值 ➢档案的借鉴参考价值
档案的作用
档案可以记录历史，维护历史的真实面貌。 档案可以作为机关工作的查考和凭证。 档案是经济建设的必备条件和依据。 档案是科学研究的依据和必备条件。 档案是文化建设和宣传教育的生动素材。
档案与文件的区别
档案与图书的区别
档案与资料的区别
档案与文物
档案的种类
文书档案
文书档案实际上是指行政 管理档案，即在社会的行政 管理活动中直接形成的一个 档案门类，其实质是行政性、 政治性档案。
科技档案
科技档案的全称为科学技术档案，是由生 产技术应用与管理、基本建设、科学研究 活动中产生和使用的图纸、图表、文字材 料、计算材料等科技文件材料转化而成的 档案材料。
归档范围
归档范围，是指在一个单位产生 的所有文件中需要归档的部分。
国家8号令《机关文件材料归档范 围和文书档案保管期限规定》
归档要求
收集归档文件材料要完整、准确、系统、 齐全。
制成材料要优良，字迹线条要清晰，归档 材料必须用蓝黑墨水或碳素墨书写。
归档材料必须是原件，复印件、打印件与 原件一并归档。
这些档案多集中在工厂、矿山、设计院、 研究院等单位和地质、测绘、水文、气象、 建筑等部门。有些部门习惯称其为技术资 料（如测绘成果、测绘资料、设计任务书、 科研报告等）。
专门档案
专门档案是指一些社会机构和 组织在某些专门业务工作中形 成的档案材料。如会计档案、 人事档案、工商档案、税务档 案、教学档案、诉讼档案、医 院的病例档案、婚姻登记档案、 审计档案、统计档案、专利档 案、外交档案和军事档案等。
档案管理
什么是档案？
档案
根据《档案法》： 档案是国家机构、社会组织或
个人在社会活动中形成的有价 值的各种形式的历史记录。
它的本质属性是原始记录性。
档案是由文件转化来的
1 、必须是办理完毕的 文件，即已经完成公文 处理程序的文件。
2、 必须是对日后有查 考利用价值的文件。
3、 必须是整理归档的 文件。
文书档案的收集工作
文书档案的收集工作，就是按照 法律、法规的规定，通过执行接 收制度和专门征集的办法，把分 散在各组织、个人手中和散失在 其他地方的档案，分别集中到各 级各类档案保管机构的业务活动。
档案室的收集范围
本单位各种门类和载体的档案 与本单位业务工作有关的资料 代管与本单位有关的撤销或合并
③科技档案同科技资料的本质区别是原始记 录性。科技档案是生产、科研、基建等活动 的原始记录，它是第一手资料，而不是事后 另行编写和搜集的。
科技档案收集工作的要求
《归档文件整理规则》
科技档案管理
科技文件的概念和基本类型 科技档案的概念 科技档案的收集工作 科技档案整理工作的原则
什么是科技文件
科技文件是记录和反映科学技术 活动，传递科技思想的文字、图 表、声像等文件材料的总称。
科技文件的产生与形成，是以 国家的专业技术政策、标准、 规范为指导，是以有关行业、 企业的标准化、规范化制度为 依据的，凡是定稿的科技文件， 一般都要履行严格的审签程序。
①科技档案产生于生产、科研、基建及其管 理活动之中，他包括自然科学研究活动，水 文、气象、天文、地震以及一切自然现象的 观测活动，地形、地质的测量和勘探活动， 工程和产品的设计活动，建筑施工活动，产 品的研发活动，以及农业科技和生产活动等 等。
②定义区分了科技档案同政务档案的范畴， 是档案种类之间的区别。
立档单位
立档单位，即全宗的形成者,也即产生全宗档案 的单位或著名人物。
1、看其职权是否独立
2、 看其财务是否独立
3、 看其人事是否独立
文书档案管理
文书档案概念及特点 文书档案的收集工作 文书档案的整理工作
定义
它是由机关、团体、部队、企 业事业单位等在领导和行政管 理活动中形成的文件转化而成 的档案材料，它具有涉及面广、 内容丰富、形式规范、记录方 式多样等特点。
档案工作
档案工作是管理档案和档案事业 的活动。
狭义档案工作系指具体管理档案 的业务活动,即档案管理工作。
档案管理工作及程序
档案工作是一项管理性的 工作，简单的说就是管理 档案和档案事业的活动。
档案工作基本流程
全宗全宗是一个国家机构、源自会组织或个人形成的 具有有机联系的档案整体，也即一个独立的机 关、单位和著名人物在其社会活动中形成档案 的有机整体。全宗的名称以该单位或个人的名 字命名。
科技文件的基本类型
图样科技文件 文字科技文件 其它形式的科技文件 非纸质载体的科技文件
什么是科技档案
2000年12月11日由国家质量技术 监督局发布的《科学技术档案案 卷构成的一般要求》，对科技档 案定义为：企、事业单位和国家 机构、社会组织及个人从事生产、 科研、基建及管理活动形成的对 国家和社会具有保存价值的应当 归档保存的科技文件材料。
卷内目录---装订---编页号---拟 标题---填写案卷封皮（封面和 背脊）---填写备考表
以件为单位的文书档案整理
2000年12月6日，国家档案局发布 了中华人民共和国行业标准 DA/T22---2000《归档文件整理规 则》（以下简称《规则》）。
2003年自治区档案局印发《新疆 维吾尔自治区,〈归档文件整理规 则〉实施细则》的通知。
机关的档案
文件归档制度
根据《档案法》第十条：对国家 规定的应当立卷归档的材料，必 须按照规定，定期向本单位档案 机构或者档案工作人员移交，集 中管理，任何个人不得据为己有。 国家规定不得归档的材料，禁止 擅自归档。
归档时间
按照《机关档案工作条例》规定， 机关文书部门或业务部门一般应 在第二年上半年向档案部门移交 档案。
归档文件的有关内容应依次逐件登记。 案卷或卷盒的封面、脊背项应填写清楚 认真填写盒内或卷内备考表。
文书档案的整理工作
文书档案的整理工作，就是将处 于零乱状态和需要进一步条理化 的档案，进行基本的分类、组合、 排列和编目，组成有序的体系。
整理工作的内容
全过程整理
文件材料的组卷步骤： 分类组卷---划分保管期限---抄