档案管理学------知识点总结
档案管理知识常识
档案管理知识常识1. 什么是档案管理档案管理是指对机构或个人所产生的各种档案进行科学有效的管理和利用。
档案管理的目的是保护档案的完整性和可靠性，使其能够为机构或个人的工作和决策提供准确、及时、全面的信息支持。
2. 档案的分类根据档案的性质、用途和保存时间，档案可以分为三种基本类型：公文档案、业务档案和历史档案。
•公文档案：指政府机关、事业单位和企事业组织行使职权、履行职责，生成的文件、资料和各种证照。
•业务档案：指机构或个人进行业务活动时所产生的实体和非实体的档案资料，如项目计划、合同协议、财务报表等。
•历史档案：指具有历史价值、研究价值和审计价值的档案，包括年度报告、会议记录、人事档案等。
3. 档案管理的重要性有效的档案管理对于机构和个人都具有重要意义，主要体现在以下几个方面：•保护权益：档案管理能够保护机构和个人的合法权益，确保档案的可靠性和完整性。
•提高效率：有效的档案管理可以提高工作效率，减少查找和整理档案的时间成本。
•促进发展：档案管理有助于机构和个人的决策和发展，为未来的工作和规划提供参考和支持。
•遵守法律法规：档案管理是一项合法的管理制度，符合相关法律法规的规定，有利于机构和个人规范自身行为。
4. 档案管理的原则档案管理遵循一些基本原则，包括保真、保密、保全、便利和有序等：•保真：档案管理要求档案的内容真实可靠，保证档案的完整性和准确性。
•保密：档案管理要求对一些敏感信息进行保密处理，防止泄露机构或个人的隐私。
•保全：档案管理要求对档案的保存、传递和利用进行合理的保护，确保档案的完好无损。
•便利：档案管理要求档案的查找和利用应该方便快捷，提高工作效率。
•有序：档案管理要求档案的整理、分类和归档应该有序、规范，便于查阅和管理。
5. 档案管理的基本步骤对于档案管理工作，一般需要经过以下几个基本步骤：•档案收集：收集机构或个人产生的各类档案，确保档案的完整性。
•档案整理：对收集到的档案进行分类、整理和归档，建立档案管理系统。
档案管理学期末复习资料
档案管理学期末复习资料档案管理学期末复习资料一、关键词解读1、档案管理：指对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，是档案工作的一项重要内容。
2、档案分类：指将杂乱无章的档案按照一定的分类标准，如年代、主题、地区等，进行分类整理，以便查找和利用。
3、档案整理：指将零散、杂乱的档案进行分类、排列、编号、装盒等操作，以便有序地存储和利用。
4、档案编目：指对档案进行著录、标引和组织等工作，以便快速地查找和获取所需的档案信息。
5、档案保管：指对档案进行妥善保管，防止其损坏、丢失等，以保证档案的完整性和安全性。
6、档案利用：指根据利用者的需求，提供档案的阅览、复制、摘录等服务，发挥档案的价值和作用。
7、档案信息化：指利用现代信息技术，如数字化、数据库、网络等技术，对档案进行信息化处理和管理，提高档案管理和利用的效率和质量。
二、文章结构1、档案管理概述：介绍档案管理的定义、目的、意义等基本概念，为后续内容的展开奠定基础。
2、档案分类和整理：详细介绍档案分类和整理的方法、标准、操作流程等，帮助读者了解如何将杂乱的档案进行分类整理，提高查找和利用效率。
3、档案编目：介绍档案编目的概念、方法、标准等，阐述编目在档案管理工作中的重要性，为快速查找和获取档案信息提供支持。
4、档案保管：介绍档案保管的方法、措施、注意事项等，阐述如何保证档案的完整性和安全性，防止档案损坏或丢失。
5、档案利用：介绍档案利用的方式、方法、途径等，阐述如何根据利用者的需求提供档案服务，发挥档案的价值和作用。
6、档案信息化：介绍档案信息化的概念、技术、应用等，阐述如何利用现代信息技术提高档案管理和利用的效率和质量。
7、总结：对全文进行总结，强调档案管理的重要性，呼吁读者重视档案管理工作的意义和作用。
三、具体内容1、档案管理概述档案管理是档案工作的重要内容之一，目的是将零散、杂乱的档案进行分类、整理、保管和利用等操作，以便快速地查找和获取所需的档案信息。
档案管理学复习重点
档案管理学复习重点第四章档案的收集：★指档案馆（室）接受与征集档案及有关文献的活动。
P62档案收集工作的基本要求：加强调查研究，丰富馆藏，积极推行入馆（室）档案的标准化，保证归档和进馆档案的齐全完整，维护全宗和全宗群的相对完整性。
P62归档制度：★对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。
P65归档制度主要包括四个方面：1，归档范围。
2，归档时间。
3，归档文件的质量要求。
4，归档手续。
P65会计档案归档时间：一般是在会计年度结束之后，暂由企业会计部门保管一年，期满后移交给档案部门。
P66人事档案归档时间：一般在办理完后的10天或者15天内向档案部门归档。
P66第五章档案整理的目的：将处于零乱或零星状态，需要进一步条理化的档案，进行分类、组合、排列和编目，使之系统化以便于档案的管理和查找利用。
1，管理上的需要。
2，对外服务的需要。
P75档案整理工作的步骤：★区分全宗全宗内档案的分类文件的归类、组卷案卷（件）的排列、装订编制案卷（件）目录编写全宗历史考证装盒P76档案整理工作原则：1，必须保持文件之间有机的历史联系。
2，档案的整理要便于管理和利用。
3，档案的整理应充分利用原有基础。
P79全宗分类规则：1，排它规则2，同一规则3，效用规则P88分类方案的编制要求：1，保证档案分类方案类目体系的严整性。
2，档案分类方案类目体系应具有可包容性。
3，档案分类方案类目体系应具有相对稳定性。
P90案卷内科技文件的排列：1，图样的排列2，文字材料的排列3，图文混合文件的排列P109科技档案号：1，分类式科技档案号2，累计式科技档案号P110档号：全宗号、案卷目录号、案卷号、件号的合称。
P111第六章档案鉴定工作内容：★1，制定鉴定档案的有关标准2，具体鉴别档案材料3，挑出无保存价值和保管期限满的档案，按规定进行销毁或做相应的处理。
P117档案鉴定工作意义：1，档案鉴定是决定档案存亡的基本手段2，档案鉴定是优化馆藏、提高档案管理效益的重要手段P118鉴定档案价值的原则：1，从国家和人民的整体利益出发鉴别档案的价值2，从全面的、历史的、发展的、效益的观点鉴别档案的价值鉴定档案价值的标准：★●1，来源标准：（1）档案形成者的地位，级别，作用等直接影响其所形成档案的价值（2）文件可以是本单位生产的，也可以是由上下级或平级的来文，其来源是不同的（3）立档单位产生的文件价值受其形成者在本单位的作用，职能等的影响P1202，内容标准：（1）档案内容的重要性（2）档案内容的典型性、代表性与独特性（3）档案内容的时效性P1213，形式特征标准（1）文种（2）形成时间（3）文本（4）文件的外形特点P1224，社会需要标准：P1225，其他标准（1）档案内容的重复程度（2）所存档案的完整程度（3）各全宗档案的重复性P123档案鉴定工作程序：1，文书或业务部门鉴定2，档案室鉴定3，档案馆鉴定价值鉴定的方法：1，直接鉴定法2，间接鉴定法3，抽样鉴定法档案的销毁：★●1，编制档案销毁清册2，撰写“销毁档案内容分析报告”3，审查批准手册4，销毁档案的方法P132第七章档案保管工作含义：对已整理好并存入库房及其柜架中的档案进行的日常维护、保护性管理工作以维护档案的完整与安全。
档案管理知识
第一节档案管理基本知识一、什么是档案档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
企业文件要转化成档案，一般需要三个条件：1、必须是办理完毕的文件。
正在承办中的文件不是档案，这些文件具有它的现行效用，但要等它办理完毕后，才能作为档案保存起来。
一般情况下，文件的处理程序和办理的事情是同时完成的。
但有时候文件处理程序结束了，而文件办理的事情还没有结束，也就是说这些文件还有它的现行效用，这样的文件也可以转化为档案。
文件办理完毕是相对的，主要是针对文件处理程序而言。
2、必须是具有一定保存价值的文件。
由于工作需要的而形成的文件数量是相当庞大的，有些文件随着工作的结束将会失去它的现行效用，对今后的工作也无参考作用，没有保存的价值，这部分的文件便被淘汰了。
而那些对今后工作仍有查考、利用价值的文件则要作为档案保存下来的。
3、必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。
文件不能自动地转化为档案，人们要把平时形成的文件经过挑选和集中，按照一定的特点和规律组合起来，才能成为档案。
新的档案整理规则，通过计算机随时进行整理、归档。
也就是说，一般意义上的档案，都是由文件经过归档程序转为档案保存起来的。
档案与文件既有密切联系又有重要区别，表现在：（1）档案由文件转化而来，文件是档案的前身。
档案与文件是同一事物两个不同的发展阶段，有什么样的文件，就有什么样的档案。
档案的质量，最初取决于文件的质量。
（2）不是所有的文件都能转化成档案，而仅仅是其中有保存价值的那一部分文件能实现这种转化。
所以，文件是档案的基础，档案是文件的精华，归档时，既不能“有文必档”，也不能遗漏有价值的文件。
（3）文件是经过整理成为档案的。
文件转化成档案必须有一个过程，即归档过程。
这是文件和档案的分界线，是文件转化成档案的标志。
了解档案与文件的联系与区别，有助于我们在工作中注意文件材料的形成和积累，提高文件质量，做好文件的舍取、挑选工作。
档案管理学复习资料重点
名词解释1、来源原则所谓来源原则就是：“把同一机构、组织或个人形式形成的档案作为一个整体加以管理的原则。
”对来源原则可以简单理解为，产生于一个特定机构或组织的全部档案应集中保存，不能把它与其他来源的档案相混合。
2、全宗原则全宗原则是来源原则的具体化，全宗原则是将一个全宗的档案看作一个有机整体，并以这一有机整体的不可分散性作为基本的管理原则提出。
3、档案价值的鉴定工作所谓档案价值的鉴定工作，就是档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限的一项工作。
简单地说，就是判定档案价值，决定档案存毁（生死存亡）的工作。
它是档案工作的业务内容之一,是档案馆（室）的一项专门业务。
4、档案保管期限表（必考）档案保管期限表，是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件。
它是档案室、档案馆鉴定档案价值和确定档案保管期限的依据和标准。
5、全宗全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的档案整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。
6、立档单位立档单位是构成档案全宗的国家机构、社会组织、个人或生产建设、科研项目的组织者，通常称为“全宗构成者”。
7、个人全宗个人全宗是社会知名人士（如社会活动家、科学家、艺术家、教育家、企业家、英雄模范等）在其一生活动中形成的档案整体。
8、档号档号是档案馆（室）在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的代码。
档案通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。
9、档案代理卡档案提供利用和档案馆（室）内部工作，有时需要将库房中已排架分类的档案,暂时移出库外。
为了便于库房管理，工作人员掌握档案流动情况和进行安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是通常所说的代理卡或代卷（件）卡。
10、全宗卷全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，以全宗为单位，由说明全宗历史情况的有关情况的有关材料组成的专门案卷。
包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、档案管理新技术应用等方面的材料。
档案管理的知识点整理
档案管理的知识点整理档案管理是指对组织或个人在业务活动中产生的各种纸质或电子档案进行规范、有序、安全地管理与利用的一种综合性工作。
下面是档案管理的一些知识点整理：一、档案管理的基本原则：1.法律性原则：遵守国家有关档案管理的法律法规，明确档案管理的法律地位和档案利用的法律条件，维护档案的合法权益。
2.整理性原则：对档案进行系统化、有序化的整理，使其资料能够快速检索、查询和利用。
3.统一性原则：确保档案管理工作的统一性，统一组织、统一编制、统一管理档案，避免重复归置、交叉档案等问题。
4.安全性原则：严格保护档案的完整性、真实性和安全性，采取一系列措施，包括档案储存、防火、防潮、防虫、防盗等。
5.经济性原则：节约档案管理的成本，合理规划档案空间，提高档案利用率，实现经济效益。
二、档案管理的基本流程：1.档案筹建：确定档案的种类、范围和内容，并编制档案年度计划。
2.档案采集：收集各类档案材料，包括纸质档案、电子档案、图像档案等。
3.档案整理：对采集到的档案材料进行分类、整理、鉴定和登记编制，构建档案目录和目录系统。
4.档案保存：选择合适的储存方式，采取必要的措施确保档案的安全保存，包括环境控制、防火防潮、防虫防尘等。
5.档案利用：提供给机关或个人需要的档案材料，办理档案借阅、复制、调阅等业务，并保障档案的安全性和隐私保护。
三、档案管理的主要内容：1.档案编制与整理：对收集到的档案材料进行分类、整理、鉴定和编制目录，建立档案系统，方便日后的检索和利用。
2.档案保存与保管：选择合适的储存方式，建立档案库房，提供必要的环境控制和安全保护措施，确保档案的完整性和安全性。
3.档案利用与服务：提供各类档案服务，包括档案查询、档案复制、档案借阅等，满足各方面的需求。
4.档案销毁与注销：按照规定的程序和标准，对无继续利用价值和法定保存期限已满的档案进行销毁和注销。
四、档案管理的技术支持：1.档案数字化：将纸质档案和电子档案进行数字化处理，方便存储、传输、查询和利用。
档案管理学知识点总结
档案管理学知识点总结第一章档案的收集工作第一节档案收集工作概述.一、收集工作的内容有1、档案室对本单位需要归档的档案的接收。
2、档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案的接收。
3、对历史档案的接收和征集工作二、收集工作的意义是１、收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象。
因此它是档案工作的起点及第一个环节。
２、收集工作是档案集中统一管理的重要内容和一项首要的具体措施。
３、收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。
４、收集工作是档案部门和社会各方面发生联系的重要环节之一，因此它要求的政策性强，工作方法灵活多样三、档案收集的要求——体现前端控制思想（一）收集前——调查和指导1.档案室调查对象——本单位文件的形成规律和特点指导内容——接收档案的数量要求和质量要求2.档案馆调查对象——同级国家机关、社会组织和个人的职能、地位、任务/形成档案的种类、内容、数量、保管和整理情况等。
指导内容——接收前，提出相应的标准、规定，以保证接收档案的质量。
协调关系——处理流程中的各种关系，防止过早接收，也避免档案被形成单位当作私有财产而不愿移交。
（二）推行入馆档案标准化（三）保证归档和入馆档案的齐全完整档案室——以归档制度为保障，按照《机关文件材料归档与不归档范围》的规定，收集齐全。
档案馆——以《档案法》为保障（四）维护全宗和全宗群的相对完整性一个机关形成的档案机关全宗档案室一个机关档案全宗中有价值的档案全宗档案馆同一时间、地点和社会历史条件下形成的若干全宗全宗群档案馆第二节机关档案的接收与归档一、归档制度1、归档制度的概念2.归档范围3.归档时间4.归档范围：《机关文件材料归档与不归档的范围》5.归档案卷的质量要求二. 档案室在形成文件与归档组织中的作用1.前端控制与文件形成——机关档案室在形成文件中的作用2.指导和督促文书部门或业务部门做好归档组织工作3.加强对归档案卷质量的检查4.临时性文件的收集工作5.归档制度的宣传和档案的科学管理第三节档案馆的接收与征集一、馆藏档案补充源现行机关档案源撤销机关档案源组织和个人保存的档案源(历史档案为主）档案之间交接的档案二、档案馆收集档案的范围和期限１、范围（１）本级各机关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案，省辖市、州、盟和县级档案馆同时接收长期保存的档案。
档案管理学------知识点总结
第一章档案概论第一节档案的历史沿革一、档案的起源：结绳记事、刻契记事、原始图画（理解）。
二、我国档案的演变：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、胶磁档案、电子档案（理解）。
三、档案的定义及其含义。
档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。
”四、档案含义的四个方面（1）档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；（2）档案是保存查备的文件；（3）档案内容的记录方式和载体是多种多样的；（4）档案是原始的历史记录。
五、档案种类划分按照档案的载体形式标准，可分为金石档案、甲骨档案、泥板档案、简牍档案、缣帛档案、羊皮档案、纸质档案、胶片档案、磁带档案等等；按照记录信息方式可分为文字档案、图片档案、音像档案、电子文件。
音像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。
六、国家全部档案的概念归国家所有、由国家统一管理的全部档案的总和。
七、档案的作用1、行政管理的查考凭据2、生产建设的参考依据3、政治斗争的必要工具4、科学研究的可靠资料5、宣传教育的生动素材6、维护国家、集体和个人权益的法律书证八、档案的基本价值1、档案的凭证作用2、档案的参考作用3、对档案真实性的辩证理解第二章档案工作概论一、我国档案工作的基本原则统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
第三章档案的收集一、档案收集工作的内容1、对本单位需要归档文件的接受工作。
2、对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。
3、对历史档案的接收和征集工作。
二、单位内文件的归档（见老师复印资料）第四章档案的整理一、档案整理工作的定义和内容定义：档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。
内容：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位（一般是立卷）、案卷的排列和案卷目录的编制。
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档案管理学------知识点总结第一章档案概论第一节档案的历史沿革一、档案的起源：结绳记事、刻契记事、原始图画（理解）。
二、我国档案的演变：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、胶磁档案、电子档案（理解）。
三、档案的定义及其含义。
档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。
”四、档案含义的四个方面（1）档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；（2）档案是保存查备的文件；（3）档案内容的记录方式和载体是多种多样的；（4）档案是原始的历史记录。
五、档案种类划分按照档案的载体形式标准，可分为金石档案、甲骨档案、泥板档案、简牍档案、缣帛档案、羊皮档案、纸质档案、胶片档案、磁带档案等等；按照记录信息方式可分为文字档案、图片档案、音像档案、电子文件。
音像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。
六、国家全部档案的概念归国家所有、由国家统一管理的全部档案的总和。
七、档案的作用1、行政管理的查考凭据2、生产建设的参考依据3、政治斗争的必要工具4、科学研究的可靠资料5、宣传教育的生动素材6、维护国家、集体和个人权益的法律书证八、档案的基本价值1、档案的凭证作用2、档案的参考作用3、对档案真实性的辩证理解第二章档案工作概论一、我国档案工作的基本原则统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
第三章档案的收集一、档案收集工作的内容1、对本单位需要归档文件的接受工作。
2、对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。
3、对历史档案的接收和征集工作。
二、单位内文件的归档（见老师复印资料）第四章档案的整理一、档案整理工作的定义和内容定义：档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。
内容：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位（一般是立卷）、案卷的排列和案卷目录的编制。
上述各项具体工作，并非任何情况下均须全部进行。
在档案馆（室）内档案的整理，按其工作内容的范围大致分为三种类型：1、系统排列和编目；2、局部调整；3、全过程整理。
二、档案整理工作的原则1、档案的整理应该充分利用原有的整理基础；2、档案的整理必须保持文件之间的历史联系，文件之间的历史联系主要表现在文件的来源、时间、内容和形式的这几方面的联系。
三、全宗的概念及意义全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。
全宗的基本含义包括三个方面：1、全宗是一个有机整体；2、全宗是在一定的历史活动中形成的；3、全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。
四、全宗内档案的分类全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，使全宗内档案构成一套有机的体系。
它包括选择分类方法、制定分类方案、类分档案材料（文件的归类）和案卷排列等具体内容。
全宗内档案的分类的要求;1、档案类目和档案材料的划分应该具有客观性。
2、档案分类体系应该具有逻辑性。
3、全宗内档案的分类应该注重实用性。
4、全宗内档案的分类应该具有思想性。
五、全宗内档案的分类的一般方法（1）时间分类，具体形式有两种：1、年度分类法；2、时期分类法。
（2）来源分类，具体形式有三种：1、组织结构分类法；2、作者分类法；3、通讯者分类法；（3）内容分类，具体形式有三种：1、问题（主题、职能）分类法；2、实物分类法；3、地理分类法。
（4）形式分类，具体形式有三种：1、按文件种类（名称）分类；2、按文件的载体形态分类；3、按文件的形状规格分类。
六、普通档案常用的分类方法1、年度分类法；2、组织机构分类法；3、问题分类法。
七、复式分类法的选择和分类方案的编制1、年度—组织机构分类法；2、组织机构—年度分类法；3、年度—问题分类法；4、问题—年度分类法。
八、多种门类档案的综合分类1、门类分类法；2、组织机构分类法；3、职能分类法；九、人物全宗内档案的分类1、生平传记材料；2、创作材料；3、公务活动材料；4、个人书信；5、经济材料；6、亲属材料；7、评价材料；8、音像材料；9、其他材料。
十、立卷的含义和内容含义：一个全宗的文件经过分类之后，各类都有相当数量的文件，必须进一步系统化，将类内的文件组成许多保管单位，如卷、卷儿、袋、盒等各种形式，除某些较为特殊的专门档案以外，一般称为立卷或组卷。
立卷工作的内容包括：组成案卷单位，拟写案卷标题，卷内文件的排列与编号，填写卷内文件目录与备考表，案卷封面的编目与案卷的装封。
十一、案卷组合方法1、按问题立卷；2、按作者立卷；3、按文种（名称）立卷；4、按时间立卷；5、按地区立卷；6、按收发机关立卷十二、案卷排列全宗内档案，经分类、立卷以后（或档案馆、档案室接收的案卷），还必须进行系统的排列。
全宗内各类的序列，已在分类方案中排定，所以通常所说的案卷排列，就是根据一定的方法，确定每类内案卷的前后次序和定放的位置，保持案卷与案卷之间的联系。
案卷排列的方法：1、按照案卷所反映的工作上的联系排列；2、按照案卷内容所反映的一定问题排列；3、按照案卷所属的起止日期（时间）排列；4、按文件的作者、收发机关以及文件内容所涉及的地区排列；5、人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，还可以按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。
十三、案卷目录的概念一个全宗内的全部档案，经过分类、立卷并进行了系统的排列以后，应当将案卷逐个登记到案卷目录上。
因此，案卷目录也就是案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。
十四、案卷目录的组成部分1、封面和扉页（里封）；2、目次；3、序言或说明；4、简称表；5、案卷目录表；6、备考表。
十五、档号的定义和编制原则档号是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页（张）号等。
编制原则：1、唯一性；2、合理性；3、稳定性4、简明性。
第五章档案的鉴定一、档案鉴定工作的内容档案的鉴定工作，就是鉴别和判定档案的价值，挑选有价值的档案妥善保存，剔除无须保存的档案予以处理。
包括三个方面：1、制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等。
2、具体判定档案材料的价值，确保其保管期限。
3、拣出本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的处理。
第六章档案的保管与库房管理一、档案保管工作的含义和内容含义：档案的保管，是指根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全防护措施。
内容：1、档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作；2、档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中一般的安全防护；3、保护档案的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。
第七章档案的检索一、档案检索的定义和工作的内容定义：档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作。
内容：(一)存储阶段的主要内容1、著录标引；2、组织检索工具（二）查找阶段的主要内容1、确定查找内容；2、查找操作。
二|、档案检索工具的种类*（见P261）三、常用档案检索工具的编制方法*（见P265）第十四章音像档案的管理一、唱片档案的保护1、唱片模板的保护；2、唱片的保护（1）保持唱片的清洁；（2）防潮；（3）放热；（4）竖放；（5）选择合适的针压；（6）选用合适的唱针。
第十五章电子文件的管理一、电子文件的含义电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
二、电子文件的特点1、信息的非人工识读性；2、系统依赖性；3、信息与特定载体之间的可分离性；4、信息的易变性；5、信息存储的高密度性；6、多种信息媒体的集成性；7、信息组织的多维性；8、物理结构与逻辑结构的分离性；9、信息的可操作性。
三、电子档案的保存电子文件归档后形成电子档案，电子档案不同于纸质档案，特别是电子档案的特性，决定其保存与维护的复杂性1、保证电子档案的可用性。
电子档案的可用性是指存储在磁、光载体上的信息，能够完整地通过电子计算机的软硬件平台，以人们可以理解的形式加以展示。
2、保证电子档案的可存取性。
指电子档案保存的时间、地点、设备变更后电子文件仍能正常进行存取操作。
电子文件归档后形成的电子档案，大都来自各个方面，往往是在不同的电子计算机系统上形成的，典其内容格式的编排也不尽一致。
这种在技术和形式上的差异，必然会带来在电子文件归档后形成的电子档案需要进行恢复与还原时，所彩的技术与方法上的不同。
因此，为了对电子文件归档后形成的电子档案都能够在以后的利用中得以准确、完整并能以人们直观理解的方式进行显示，就必须将所有与之相关的技术及数据结构定义和所用的软硬件平台等加以保存，以保证电子档案的可存取性。
当电子档案所依靠的技术已经更新，我们必须使保存的电子档案适应新的技术，才能达到永久保存和进行显示恢复的目的。
为此采用以下的方法：（1）采用一种特定的技术，消除电子档案对相关技术的依赖性（2）对于较为特殊的电子档案的内容和格式，需要采用或开发对应的转换软件。
（3）保存电子档案相关的支持软件3、保证电子档案的可理解性。
电子档案的可理解性是指电子文件利用过程中不仅须熟悉电子文件内容，而且还必须把内容的结构同其相关信息联系起来，从而体现出全部含义。
为使一份电子档案的内容可被完全理解，就需要保存与其内容相关的信息。
这些信息内容包括：相关的其他文件系列名称。
存储位置及相互关系；对文件内容中所引用其他未被存储的参与资料出处；在自然语言中不常用的词语解释；必要的与电子内容相关的背景信息注释等。
这些信息，应在电子文件的形成或维护阶段通过著录收集，并将这些信息组成相关文件系列加以保存，以便在利用电子档案中查考。