办公室文印管理制度
办公室文印管理制度
办公室文印管理制度一、背景介绍办公室文印管理制度是为了规范办公室内文印工作流程，提高文印效率，保护办公设备的正常使用和维护，确保文印工作的顺利进行而制定的。
本制度适用于公司办公室内所有文印工作。
二、文印设备的管理1. 办公室应配备足够数量和合适类型的文印设备，包括打印机、复印机、扫描仪等，并保证设备的正常运行。
2. 文印设备应定期进行维护保养，确保设备的正常使用，并及时处理设备故障。
3. 办公室应制定设备使用规范，明确设备的使用权限和操作流程，确保设备的安全和有效使用。
三、文印材料的管理1. 办公室应建立文印材料的库存管理制度，明确库存数量和管理责任人，并定期进行库存盘点。
2. 文印材料的采购应按照实际需求进行，避免过多或过少的库存，确保材料的及时供应。
3. 办公室应对文印材料进行分类、归档和标识，方便查找和使用，并定期清理过期和损坏的材料。
四、文印任务的管理1. 办公室应建立文印任务登记制度，记录每个文印任务的内容、要求和完成时间，并指派专人负责任务的执行。
2. 文印任务的优先级应根据紧急程度和重要性确定，确保重要任务的优先处理。
3. 文印任务的执行过程中，应注意保密工作，确保涉密文件的安全和保密。
五、文印质量的管理1. 办公室应建立文印质量检查制度，对每个文印任务进行质量检查，确保输出的文件符合要求。
2. 检查内容包括文件的清晰度、排版格式、页码、印刷质量等，确保文印质量达到标准要求。
3. 如发现质量问题，应及时进行整改，并追溯问题原因，避免类似问题再次发生。
六、文印费用的管理1. 办公室应建立文印费用核算制度，记录每个文印任务的费用，并进行统计和分析。
2. 文印费用应按照公司的财务规定进行核算和报销，确保费用的合理性和准确性。
3. 如有需要，可以对文印费用进行控制和审批，避免费用的浪费和滥用。
七、员工培训和意识提升1. 办公室应定期组织文印操作培训，提高员工的文印技能和操作水平。
2. 员工应遵守文印管理制度，提高对文印工作的重视和责任心，确保按照规定执行文印任务。
办公室文印管理制度
办公室文印管理制度一、引言办公室文印管理是指对办公室内的复印、打印、扫描等文印设备的使用进行规范和管理，以提高办公效率、节约资源、减少浪费。
本文旨在建立一套科学合理的办公室文印管理制度，以规范文印设备的使用与维护，提高工作效率，降低成本。
二、基本原则1.合理配置：根据办公需求和人员数量，合理配置文印设备，确保设备数量和种类能够满足办公需求。
2.节约用纸：进行双面打印、多次复印，合理规划纸张利用，减少浪费。
3.合理使用：使用文印设备时，应选择合适的功能和设置来满足实际需求，减少不必要的浪费。
4.定期维护：定期检查、维护文印设备，确保设备正常运转，及时清理卡纸、更换耗材等。
5.减少能耗：文印设备空闲时应及时关闭，使用LED节能灯等节能设施，减少能耗。
三、文印设备使用规范1.优先使用设备：根据需求，优先使用符合要求的文印设备，充分发挥其功能。
2.合理选用功能：使用文印设备时，应选择合适的功能和设置来满足实际需求，避免不必要的浪费。
3.双面打印：对于不需要正反面分别保存的文件，应优先选择双面打印功能。
4.多份复印：对于需要多份的文件，应使用多次复印功能，减少打印次数。
5.文件预览：在打印之前，使用预览功能检查文件格式、内容和页面数量，避免不必要的打印错误。
6.避免打印冗余内容：在打印前删除不必要的信息、空白页，避免打印冗余内容的浪费。
7.合理调整打印质量：根据实际需要，选择合适的打印质量，避免不必要的资源浪费。
四、纸张使用规范1.合理选择纸张类型：根据需要选择合适的纸张类型，避免不必要的浪费。
2.双面打印：对于不需要正反面分别保存的文件，应优先选择双面打印，减少用纸量。
3.多页面打印：对于单面文件较多的情况，可选择多页面打印，减少用纸量和打印次数。
4.纸张利用率：在打印前调整页面边距、行距、字号等，以提高纸张利用率。
5.合理保存：对于用过的纸张，如有条件，应进行翻面使用，提高纸张的使用寿命。
五、文印设备维护规范1.定期检查：定期检查文印设备的工作状态，包括纸张质量、耗材使用情况等。
办公室文印管理制度
办公室文印管理制度随着现代办公环境的不断发展，办公室文印管理制度也变得越来越重要。
一个科学合理的文印管理制度可以提高办公效率，降低成本，保护环境。
下面将从文印设备的管理、文印文件的管理、文印流程的管理、文印安全的管理以及文印成本的管理等方面详细介绍办公室文印管理制度。
一、文印设备的管理1.1 确保设备正常运转：定期检查维护文印设备，及时更换耗材，保证设备的正常运转。
1.2 合理配置设备：根据办公需求和文印量，合理配置文印设备，避免设备过剩或者不足。
1.3 设备使用规范：制定文印设备使用规范，明确使用流程和操作规范，避免设备被滥用或者损坏。
二、文印文件的管理2.1 文件分类存档：建立文件分类存档系统，便于查找和管理文印文件，避免文件混乱和遗失。
2.2 文件保密管理：对涉密文件进行加密、限制访问权限等措施，确保文件的安全性。
2.3 文件清理处理：定期清理过期和无用文件，减少存档空间，提高工作效率。
三、文印流程的管理3.1 流程规范化：建立文印申请、审批、执行等流程规范，明确每一个环节的责任和操作步骤。
3.2 流程监控：对文印流程进行监控和评估，及时调整优化流程，提高工作效率。
3.3 流程信息化：借助信息化技术，实现文印流程的自动化和智能化，提高文印管理效率。
四、文印安全的管理4.1 安全意识培训：定期组织文印安全意识培训，提高员工对文印安全的重视和保护意识。
4.2 安全设备保护：加装文印设备安全锁、密码等保护措施，防止设备被盗或者损坏。
4.3 安全监控措施：安装监控摄像头、门禁系统等设备，加强文印安全监控，防范安全隐患。
五、文印成本的管理5.1 成本核算管理：对文印成本进行核算和分析，找出成本高低的原因，制定降低成本的措施。
5.2 节约成本措施：推广双面打印、黑白打印等节约成本的文印方式，减少不必要的开支。
5.3 合理采购管理：与文印设备供应商签订长期合作协议，争取更优惠的价格和服务，降低采购成本。
办公室文印管理制度
办公室文印管理制度一、引言办公室文印管理制度是为了规范办公室文印工作流程，提高工作效率和保护公司信息安全而制定的。
本制度适用于公司所有办公室的文印工作。
二、文印设备管理1. 办公室应配备相应的文印设备，包括打印机、复印机等，并保证其正常运行。
2. 文印设备应定期维护和保养，确保其工作状态良好。
3. 管理人员应负责对文印设备进行定期检查，发现问题及时解决或上报维修。
三、文印材料管理1. 办公室应统一采购文印材料，包括纸张、墨盒、碳粉等，并保证其质量和供应的稳定性。
2. 管理人员应制定文印材料的库存管理制度，及时补充并避免过多的库存。
3. 文印材料应存放在干燥、阴凉的地方，避免受潮和阳光直射。
四、文印作业管理1. 所有文印作业应按照公司的工作流程进行，确保作业的准确性和高效性。
2. 文印作业应按照优先级进行安排，重要文件和紧急任务应优先处理。
3. 所有文印作业应由专人负责，确保作业的质量和保密性。
4. 文印作业完成后，应及时清理打印机和复印机，保持设备的整洁。
五、文印文件管理1. 所有文印文件应按照公司的文件管理制度进行归档和保存。
2. 归档的文件应标明文件名称、日期和归档人员，并存放在指定的文件柜中。
3. 文印文件的保存时间应根据公司规定进行，过期文件应及时销毁或转移至档案室。
六、信息安全保障1. 所有文印文件应严格遵守公司的信息安全政策，不得泄露公司机密和客户信息。
2. 管理人员应定期检查文印设备和文印文件，发现异常情况及时处理。
3. 丢失或损坏的文印文件应及时报告上级领导，并进行相应的补救措施。
七、员工培训和考核1. 新员工入职时应进行文印管理制度的培训，确保其了解并遵守相关规定。
2. 定期开展文印管理制度的培训和考核，提高员工的文印技能和意识。
八、制度监督和改进1. 管理人员应定期对办公室文印管理制度进行检查和评估，发现问题及时改进。
2. 员工和领导可以提出关于文印管理制度的改进建议，并由管理人员进行评估和决策。
办公室文印管理制度
办公室文印管理制度一、背景介绍办公室文印管理制度是为了规范办公室文印工作流程，提高文印效率，保护办公室信息安全而制定的。
本制度适合于公司所有办公室文印工作。
二、文印设备管理1. 办公室应配备适量的文印设备，包括打印机、复印机等，设备数量应根据办公室人员数量和工作需求合理配置。
2. 办公室应定期对文印设备进行维护和保养，确保设备正常运转，并及时处理设备故障。
3. 办公室应对文印设备进行定期检查，确保设备的安全性和稳定性。
三、文印材料管理1. 办公室应妥善保存文印材料，确保文件的完整性和机密性。
2. 办公室应对文印材料进行分类存放，并建立相应的档案管理制度，方便查找和归档。
3. 办公室应定期清理不需要保留的文印材料，避免占用办公空间。
四、文印申请流程1. 员工在需要文印的时候，应填写文印申请表，包括文印内容、份数、格式要求等信息，并经主管审批后提交给文印管理人员。
2. 文印管理人员收到申请后，根据申请内容进行文印操作，并在文印材料上标注相关信息，如日期、份数等。
3. 完成文印后，文印管理人员应将文印材料交给申请人，并记录文印日志，包括文印内容、申请人、文印时间等信息。
五、文印质量控制1. 文印管理人员在进行文印操作时，应确保文印质量符合要求，如打印清晰、颜色准确等。
2. 文印管理人员应定期检查文印设备的质量，如打印机墨粉、纸张等，确保文印质量稳定。
3. 如发现文印质量问题，文印管理人员应及时调整设备或者更换材料，确保文印质量符合要求。
六、信息安全保护1. 办公室应建立文印文件的保密制度，确保敏感信息不被泄露。
2. 办公室应定期对文印设备进行安全检查，如防火墙、病毒防护等，确保信息安全。
3. 员工在文印操作时应注意保护文印材料的安全，避免泄露或者丢失。
七、违规处理1. 如发现员工违反文印管理制度的规定，将视情节轻重进行相应的纪律处分，包括口头警告、书面警告、记过等。
2. 严重违反文印管理制度的员工，将按公司规定进行严肃处理，包括停职、开除等。
办公室文印管理制度
办公室文印管理制度一、引言办公室文印管理制度是为了规范办公室内文印工作的流程和要求，提高办公室文印工作的效率和质量，保护办公室的信息安全和机密性。
本制度适合于公司内各个办公室的文印工作。
二、文印设备管理1. 办公室应配备适当数量和类型的文印设备，包括打印机、复印机等，并保持其正常工作状态。
2. 定期进行文印设备的维护保养，确保其正常运行。
3. 禁止私自更换、挪移或者暂时添加文印设备，如有需要，应经过相关部门的审批。
三、文印文件管理1. 所有文印文件必须按照公司规定的格式进行排版和打印，确保文档的统一规范和美观。
2. 文印文件应注明文件名称、打印日期、打印人员和页码等信息，方便管理和查找。
3. 禁止私自打印、复印、传播涉及公司机密信息的文件，如有需要，应经过相关部门的审批。
4. 打印机、复印机等文印设备上的打印文件必须及时清理，避免文件堆积和泄露风险。
5. 文印文件的保存期限和归档要求应按照公司相关规定执行。
四、文印流程管理1. 办公室应制定文印工作流程，明确文印任务的接收、处理、分发和归档等环节。
2. 接收文印任务时，应核对任务的重要性和紧急程度，并及时安排处理。
3. 文印任务的处理过程中，应注意保密工作，避免信息泄露。
4. 完成文印任务后，应及时进行归档，并将相关信息记录在文印工作日志中。
5. 对于大批量的文印任务，办公室可以考虑外包给专业的文印公司，确保任务的高效完成。
五、文印质量管理1. 办公室应建立文印质量检查制度，对打印、复印的文件进行抽查和检验，确保质量合格。
2. 打印文件应注意色采、字体、排版等方面的准确性和美观度。
3. 复印文件应注意清晰度、完整性和纸张的整齐度。
4. 如发现文印质量问题，应及时纠正，并对责任人进行相应的处罚或者培训。
六、文印费用管理1. 办公室应制定文印费用管理制度，明确文印费用的使用和报销标准。
2. 文印费用应通过正规渠道进行报销，必须提供相关的发票和报销单据。
办公室文印管理制度
办公室文印管理制度一、总则为了提高办公室工作的效率，规范文印管理工作，加强保密工作，制定本办公室文印管理制度。
二、职责分工1.主管：负责制定文印管理制度，对文印工作进行全面管理和督导，协调处理文印工作中的问题和纠纷。
2.文印管理员：负责日常文印工作的接收、处理、分发和归档，保证文印工作的顺利进行。
三、文印任务1.外发文件：将需要外发的文件按要求打印、装订、签章等前期处理工作，并及时送交邮政递送部门。
2.内部复印：根据工作需要，将需要复印的文件进行复印，并按要求装订和分发。
3.电子文件打印：根据需要将电子文件打印成纸质文件，并及时装订和分发。
4.文件归档：将完成打印或复印的文件按照规定进行归档，保证文件的有序存储和高效检索。
四、文印流程1.接收文件：接收各部门、单位提交的需要文印的文件，并按照要求进行登记和编号。
2.处理文件：根据接收的文件，确定文印方式和数量，并进行相应的处理，如打印、复印等。
3.装订文件：对打印或复印的文件进行装订处理，并标注文印日期和编号，确保文件的整洁和可追溯性。
4.分发文件：按照规定的分发范围和方式，将装订好的文件分发给相关人员，确保信息传递的及时和准确。
5.归档文件：将已经完成分发的文件按照文件归档要求进行归档，确保文件的安全存储和方便检索。
6.处理异常：对于文印过程中出现的异常情况，如打印故障、文件丢失等，及时通知相关人员并协助解决。
五、文印质量控制1.设备维护：定期对文印设备进行维护保养，确保设备的正常工作。
2.质检抽查：随机抽查文印任务质量，并对质量问题进行整改和追溯。
六、保密措施1.部门文件：对于部门内部的文件，根据保密级别进行权限控制，保证文件的安全性。
2.外发文件：对于外发的文件，规定文印管理员必须持证上岗，并签署保密协议。
3.外带文件：严禁文印管理员将任何文件外带办公室，特殊情况须经主管批准。
七、制度执行和监督1.制度宣传：对所有员工进行制度宣传，提高员工的意识和遵守制度的能力。
办公室文印管理制度
办公室文印管理制度一、引言办公室文印管理制度的目的是为了规范办公室文印工作流程，提高工作效率，保护办公室文件的安全性和机密性。
本制度适用于办公室内所有文印工作，并要求所有相关人员严格遵守。
二、文印设备的管理1. 办公室应配备适当数量的文印设备，包括复印机、打印机和扫描仪等。
设备的数量和功能应根据办公室的实际需求进行合理配置。
2. 办公室应定期对文印设备进行维护和保养，确保其正常运行。
设备故障应及时报修，并保留维修记录。
3. 办公室应设置文印设备使用登记簿，记录每位员工使用文印设备的时间、数量和用途等信息，以便进行管理和统计。
三、文印文件的管理1. 所有文印文件必须按照办公室统一的格式和标准进行制作，确保文件的统一性和规范性。
2. 办公室应建立文印文件的备案制度，对每份文印文件进行编号、归档和管理。
备案号应清晰标注在文件上，并记录在备案登记簿中。
3. 办公室应制定文印文件的保密措施，对涉及机密信息的文件进行严格保密，避免泄露。
4. 对于已经复印或打印的文件，应及时清理和销毁，确保文件的安全性和机密性。
销毁过程应有专人负责，并保留销毁记录。
四、文印工作流程1. 员工在进行文印工作前，应先填写文印申请表，包括文印文件的名称、数量、用途等信息，并由上级主管审批后方可进行文印操作。
2. 文印操作应由专人负责，确保文印设备的正常运行和文件的质量。
3. 文印文件完成后，应进行质量检查，确保文件的清晰度和准确性。
4. 完成文印工作后，员工应及时清理文印设备和工作区域，保持整洁。
五、员工的责任和义务1. 所有员工应严格遵守办公室文印管理制度，按照规定的流程进行文印工作。
2. 员工应保护文印设备的安全，禁止私自调整设备设置或进行未经授权的操作。
3. 员工应妥善保管文印文件，防止遗失或泄露。
4. 员工应保持工作区域的整洁，不得随意堆放或乱丢废纸等。
六、监督和评估1. 办公室应定期进行文印管理制度的检查和评估，发现问题及时进行整改。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
办公室文印管理制度
公司文印管理规定
第一章总则
第一条为了确保公司文印工作的正常进行，便于控制办公成本，规范操作和延长办公设备的使用寿命，促进提高组织管理工作的效率。
第二条本制度所称机要文印是：文件的收发、传递、处理、制作、打印及传真等管理。
第三条文印管理归口行政人事部，行政助理负责收、发文。
第二章发文
第四条发文程序为：草拟、审核、批准、校印、签发、存档。
第五条公司文件分为公司级文件和部门级文件，公司级文件覆盖部门均应严格执行，部门级文件是对本部门进行管理的各类文件，只能由本部门执行。
1、下列事项列为公司级文件范畴：a、公司年度生产经营计划，工作布置等。
b、公司重要人事安排。
c、规章制度的设立及变更。
d、重要合作意向、合同的签署、解除与变更。
e、诉讼行为。
f、对政府机构、上级管理部门的工作报告、请示等。
g、公司管理与经营决策、计划。
h、重大财产投资、重大费用开支事项。
i、重要公关活动事项等。
j、重大奖惩事项及其他上述未涉及的重要事项。
2、上述事项以外且只能覆盖本部门的文件属部门级文件。
第六条文件的草拟
根据工作需要，文件的草拟由相关部门负责人或公司领导指定的专人负责。
第七条文件的审核
1、公司级对内文件涉及跨部门业务的，所跨部门负责人均需认真审核并签署。
2、公司级文件需由分管高层领导审核。
3、部门级管理文件需到行政人事部备案，并由行政人事部审核是否与公司级制度相冲突。
第八条文件的批准
1、公司级文件由总经理或总经理授权批准。
2、部门级文件由部门负责人批准，在本部门签发。
第九条文件的校印
1、经批准的公司级文件可由行政人事部协助打印，但须文件草拟人校正。
2、打印文件应采用公司标准文件格式，公司级对内人事文件编号为武龙人字第号，除此以外公司级对内文件的编号为武龙药字第号。
公司级对外文件只需冠以“武汉双龙药业有限公司”笺头。
第十条文件的签发
1、经校正无误后打印的标准文件由总经理或总经理授权人在签发栏上签名，作为存档的文件。
2、重新打印一份相同的标准文件进行复印，无需总经理签名，但需盖上公司章，作为发文的文件。
3、发文时做好发文登记。
公司级对内发文须由行政人事部登记并统一发文，公司级对外发文由相关部门负责人在履行的上述程序后自行发文。
第十一条文件的存档
做好存档文件目录，并按时间从近到远的顺序及文号的顺序存放，以便查询。
第三章收文
第十二条收文程序为登记、分送、拟办、承办、催办、办复等。
第十三条外来所有文件、信函、传真，由公司行政人事助理签收登记后启封。
按接收部门和个人分发，私人文件不必启封，可直接送至收件人处，分送部门及个人文件如有差错，应及时退回。
第十四条公务文件、重要文件一律填贴文件处理笺，交行政人事部经理提拟处理意见或直接呈公司领导批示。
第十五条传阅文件根据文件要求及密级，指定阅览。
相关人员阅览后在阅览栏签名，交回行政人事部行政人事
助理收存。
第十六条公司各类文件、相关承办部门应按拟办意见或领导批示进行承办落实，同时行政人事部要进行催办和回复。
第四章打印、传真管理
第十七条由行政人事部指定专人负责文件、资料的打印及传真，其他各部门人员不得在行政人事部自行打印、复印和传真，否则每次扣款10元。
第十八条原则上行政人事部负责以公司名义上报下发的文件和有关报表、资料的打印，各部门自制文件、资料、表格由各部门自行打印。
私人资料不得在公司任何部门打印。
第十九条各部门确需行政人事部协助打印的，复印超过10页，打印超过2页须所在部门领导批准，部门领导不在的，由行政人事部长审核，统一协调安排。
第二十条行政文员需接受复印、传真正确的操作培训，方能上岗操作。
第二十一条行政文员在复印时，一般情况下，每复印500页后休息5分钟，以便复印机冷却。
第二十二条行政文员负责监督复印机售后单位每月到公司上门维护一次，并及时做好耗材或维修的申报工作，保证设备正常运转。
第二十三条行政文员及时更换传真机热敏纸，对有可能损坏传真机的薄纸，皱纸等先复印，再传真，保证传真机的正常运转。
第二十四条行政文员对打印的文件、资料应作好登记、月末统计核算，并作出分析报表。
暂定：第一文印行政文员：王丽第二文印行政助理：杜微
武汉双龙药业有限公司二00九年九月四日
武汉双龙药业有限公司
文件处理笺
武汉双龙药业有限公司文件
武龙药字【】第号
文件标题
收文部门：
正文
文件生效时间
公司名称发文时间
主题词：呈送：
主送：签发：校对：打印份数：
公司复印登记表
××公司文印工作管理制度
第一条文印工作由办公室管理，凡需要打印、复印的
文件、材料，一律交由办公室按轻、重、缓、急有序地安排。
第二条打印、复印的文件、材料要进行登记，记载所打印文件的时间、名称、标题、字数、页数、份数，以备查考并作为考核打字员的工作实绩依据。
第三条打印复印应励行节约，要从工作需要出发，一般可以不打印复印的要少打印或复印，对个人撰写的论文等，不予打印、复印。
第四条打字员当日没有打印完的文件、材料要妥善保管，下班时，应整理清楚，核对份数、页数，放进柜里锁好。
打印完的文件、材料，将原稿和打印的文件、材料放在一起，点清份数，送交办公室，及时发出，不要存放在打字室里，以免误事。
第五条打印文件、材料的过程中，留下废蜡纸和废页，不能随便乱扔或送到外边的垃圾箱里，平时把这些废物堆放在一起，然后集中销毁，以免泄密。
第六条打字员要经常保养好打印、复印等设备，认真做好设备维护工作，如发现机件磨损，要及时报告，安排修理、更换，以保证日常工作的正常运行。
第七条打印室设备要摆放合理整齐，打印用的纸张和各种文件刊头要分类摆放，坚持每日清扫，以保持清洁、干净、文明的工作环境。
第八条打字员除了遵守公司工作纪律、坚守岗位外，
还要严守保密纪律。
不得随意把打印的文件、材料给无关的人阅看，也不得将打印的文件、材料的内容向外传，更不得把无关人员带入打印室，随便翻阅打印的文件、材料，更不能随意动用文印设备，不得在打印室会客闲谈，以防止发生失泄密事件。
文印室管理制度
1、文印室由办公室统一管理，主要负责文印室日常卫生、耗材补充及打印登记。
2、对一般性文字材料，原则上各科室内部自行打印。
3、各科室的日常发文必须由本科室领导和分管领导签字同意，并经办公室登记、审核后打印、复印。
4、各科室遇特殊情况，在非工作时间或节假日使用文印室的，需经分管领导批准同意后，并提前通知办公室统一安排。
5、各科室使用文印室时，要注意爱护办公设备，严禁在文印室吸烟，外来人员一律不得进入文印室。
6、各科室在文印室打印、复印的每份材料，打印完毕后都要如实登记。
6、离开文印室时，注意关好门窗，确保所有电器电源关闭以确保安全。