采购部2016权责手册(修订版)
采购部的职能与权责
北京麦田房产经纪有限公司文件编号采购部的职能与权责文件版本生效日期2011-01-12一．采购部职能采购部由企业采购系统最高负责人领导，在相关部门职能的配合协助下，严格制度并执行采购制度与采购工作流程，确保企业各项业务顺利经营。
采购部在企业使下列职能：1. 建立采购部组织结合企业实际情况和发展需求，建立健全采购部的组织结构设计，明确职责分工，优化人员配置，提高采购工作绩效。
2. 建立健全的采购管理制度体系根据企业管理要求及部门任务，制定并严格执行采购规章制度，规范采购作业流程。
3. 采购计划管理在调查和分析采购需求的基础上进行采购决策，编制采购计划和采购预算，指导采购活动。
4. 供应商管理根据采购计划进行市场调研，选择、评审、考核供应商，建立并完善供应商档案。
5. 采购价格管理建立重要物料和常规物料采购的价格档案，指导采购作业和价格谈判，提高采购绩效。
6. 采购合管理组织采购合同评审，合同签订，建立采购合同台帐并分类管理，监督合同执行。
7. 采购进度控制监督采购合同签订和执行，开展采购跟单与催货工作并进行交期管理，严格控制采购进度，确保供应及时。
8. 采购质量控制建立采购认证体系，对供应商及采购物料的质量进行检验、认证，确保采购物料符合企业需求9. 采购成本控制严格执行采购预算，监督采购询价、议价、订购过程费用的使用情况，开展成本分析，有效的控制采购成本。
10. 采购绩效管理定制对采购作业与各采购专员进行绩效考核，并根据采购结果进行奖惩，分析采购过程的薄弱 环节，及时进行改进，提高采购绩效。
二．采购部组织结构三．采购部的责权：1. 采购部的职责A ．根据总部各部门和各店业务不同时期的物料采购计划，经批准后实施；B ．编写采购预算（固定资料预算和常规物料预算），经批准后实施；C ．审查各部门和各店采购申请，核查请购的必要性、数量和规格是否恰当；D ．收集、整理供应商资料，建立完善的供应商档案，定期评估供应商；E ．实施采购活动，包括：询价、比价、议价、签订采购合同、下订单、跟单、催货、结算等；F ．做好市场供求信息调查，及时优化采购品质，确保各部门与各店业务的正常活动需求；文件版本 采购部的职能与权责生效日期采购经理采购主管采购专员A 采购专员B 仓库专员2011-01-12文件编号 北京麦田房产经纪有限公司G．做好各部门和各店的物料消耗分析，在保证正常业务需求外降低资金占用，减少库存；H．收集市场价格信息，通过各种途径降低采购成本，完成采购成本控制指标；J．其他相关职责。
政府集中采购项目采购文件编制权责清单
采购项目的包组划分。
《辽财采〔2008〕886号》
原则上不得将不同性质、类别且关联度不高的标的或者品目纳入一个合同包中进行采购
二、由交易中心承担的权责事项
序号
具体事项
法律依据
现象与说明
1
设定的供应商资格条件缺少法律、法规、规章的依据，或与项目特点不相适应，或者与合同履约无关。
《政府采购法》第22、71条，《政府采购法实施条例》第20条、《辽财采〔2008〕886号》
2
没有标识主要标的及其核心技术指标，或者设置技术要求为“★”号不可偏离项超过5个以上，或者指定产品的接口、开关等需要在产品的某个特定位置上。
《政府采购法》第71条，《政府采购法实施条例》第20条
主要标的设置的“★”号不可偏离项原则上不得超过5个
3
技术指标设定不准确，可能影响投标人数量。
《政府采购法》第71条，《政府采购法实施条例》第20条
政府集中采购项目采购文件编制权责清单
一、由采购人承担的权责事项
序号
具体事项
法律依据
现象与说明
1
仅提出了名称、数量和几个简单的指标要求，缺少具体的技术要求。
《政府采购法实施条例》第15条，《财库〔2016〕205号》
完整的技术参数应包括功能及对应的性能要求与规格；材质及相应物理性功能要求；包装及附带工具；维修服务要求；特定情况还包括技术保障或服务人员组成。
须提供审核材料，尤其是专家组出具的《政府采购进口产品专家论证意见》
11
在同一采购项目向供应商提供有差别的项目信息，尤其是对项目原中标供应商才能掌握的项目信息实行差别公开。
《政府采购法》第71条，《政府采购法实施条例》第20条
例如维保项目不告知具体维保设备；软件开发项目要求与原有系统对接，但不告知原系统接口信息或接口费用信息等
采购部职责权限表
9)负责本部门工作过程管理，数据统计分析.
内部:
1)考核权；
2)调动权;
3)监督权；
4)报告权。
编制：审核：批准：
5)协助品质部对供应商进行培训与指导,参与第二方审核.
1)供方初步筛选权；
2)供方淘汰、新增或更换的建议权；
3)参与供方评估、考核权；
4)在合格供方范围内,有权选择新品的制作单位。
4、销售合同、样品/新产品评审
1)参与营销中心销售合同、样品/新产品评审。
1)根据采购现状，有权建议营销中心修改销售合同/样品/新产品交期或数量等条款.
4)质量建议权。
3、供方开发与日常管理
1)组织采购员对供方市场调查比选，掌握市场行情，积极开发合格供应商;
2)组织供方初步筛选，参与供应商的评估，提出录用与考核建议；
3)负责建立供方档案管理体系，对供方价格、品质、交期、交量等做出评估；
4)负责与供方的联络与反馈,包括采购物料质量信息的反馈,并监督供方及时改进和回复；
2)负责内部团队建设、培训、工作调配、培养、指导、检查、考核等工作；
3)建立内部管理制度与工作流程，并监督检查下属执行；
4)建立部门例会制度、报告制度、保持内外部沟通渠道畅通；
5)指导采购人员开展工作，促使其汇报并与之确定工作计划;
6)负责内部人员的业务能力和资信考核；
7)负责本部门职责范围内文件、记录控制；
2)编制采购计划并实施，负责采购计划的跟催;
3)负责采购效率控制和考核；
4)负责对采购不合格品处理；
5)负责呆料预防与处理;
6)及时协调\沟通采购与其它部门间矛盾；
7)编制采购部预算，并进行预算控制；
采购部责权
采购部责权职责：1．协助工程部制定材料设备，编制采购计划2．制订公司工程项目材料设备的用款计划，控制材料设备管理成本3．负责组织材料设备采购的招标工作4．负责采购合同的谈判、签署和执行工作5．负责材料设备的入库验收、仓库保管、出库和运输工作6．开展供应商的审核和供应商档案的管理工作7．负责施工材料设备的回收、借用和检查工作8．负责各类材料、设备文件资料的建立、整理和保存工作权力：1．制定、实施和控制材料设备管理制度、计划的权力2．对材料设备供应商进行审查、审核的权力3．对材料设备使用的浪费行为进行批评的权力4．处理不合格材料和设备的决策权5．对各类材料设备文件进行审核和保管的权力6．材料设备经费预算和控制的权力7．对本部门员工聘任、解聘、考核、处罚的部分决策权和建议权岗位描述采购部采购部经理1、职务名称：采购经理2、直接上级：总经理3、直接下属：采购主管，仓管员，采购文员4、本职工作：全面负责材料设备采购的各项事宜，包括采购需求、供应商管理、采购合同谈判、签署及合同执行等工作5、工作责任：●组织编制材料、设备供应管理的各项制度，报总经理审批后组织执行●按照公司账目规定，设立仓库材料、设备账，填报年、季、月度库存报表●审核重要材料、设备的价格，并报总经理审批●定期或不定期对施工单位开展材料设备使用、管理、保管等方面的检查●组织建立材料设备台账，包括交料台账和供料台账等●组织开展供应商调查，建立、管理供应商档案●负责重大采购项目的招投标工作，包括文件管理和事项管理等●负责采购合同的执行和交货工作以及采购合同价格谈判和合同签署工作●会同工程部开展采购材料、设备的质量检验工作●负责大型、特种设备的选型，参与大型、特种设备的定型审核●组织开展材料、设备的采购、验收、入库、调拨工作采购文员1、职务名称：采购文员2、直接上级：采购部经理3、本职工作：负责办公室中各种资料录入及文件整理工作4、工作责任：●积极主动的配合部门主管和采购人员做好自己的本职工作●采购订单，合同的统计，存档，保管工作。
采购部职责权限与岗位说明书
采购部职责权限及岗位说明书第一部分部门工作内容及考核要素说明第一条部门主要工作内容如“表1”所列，表中未提及的工作内容将作为部门考核的参考指标，参考指标指的是部门内部的辅助性工作指标；第二条“考核要素说明”栏中，指导程序是指质量体系中相关的作业指导程序；作业指导程序是部门规范、科学工作的重要指导依据；第三条“考核要素说明”栏中，相关规章是指公司为规范工作对相应的业务部门加强管理而出台的制度、规定、办法、通知等文件，这类文件是加强部门管理、规范业务活动而有针对性编制的政策，是部门业务活动的规范性文件；第四条“考核要素说明”栏中，表格、记录及评审过程是各部门日常管理中留下的工作记录，是部门经营活动的证据；第五条“指导程序”和“相关规章”是部门业务能力考核工作的基本指导依据，表格、记录及评审过程记录是考核工作中具体的评价依据；第六条表格中“○”表示该符号所在项是部门考核的评价项目，空白栏表示非考核评价项目，各部门经理应围绕列表的主要工作内容展开工作；第七条对于新增加的部门职责及工作内容和考核要素，在未及时收录至“表1”时，部门经理必须遵循新增的职责规定与工作内容及考核要素执行工作；第八条当“表1”与新颁布的政策、规章相抵触时，应以新颁布的文件为准。
同时“表1”涉及的相关职责、工作内容和考核要素自动失效，按新颁布的文件要求执行，部门经理有责任对行政部提出修改的建议权。
第九条部门日常工作应严格依照作业指导程序和相关规章制度进行操作，对于有文件记录要求的工作环节，部门经理应作为工作重点进行管理；第十条表中的考核要素是行政部检验各部门日常工作的常规考核内容，是对部门工作考核的刚领性文件，考核要素是对各部门不同特性进行了针对性设计，具体考核内容按《考核管理办法》执行，部门依据考要素要求作好日常工作。
表1备注：以上供应商管理不包含日常生产之外的设备、设施的采购过程管理；第二部分部门职权行使规范第一条“表2”中列出部门日常工作中权限的基本划定，该表作为部门日常工作中的责权行使依据，部门经理应依据责权划定严格执行；第二条部门经理在行使权力时应秉持公平、公正的工作态度，以维护公司利益为出发点，正确行使公司赋予的权力；第三条列表2中未提取的情况，部门经理在执行工作任务时可请示上级部门或领导，当任务涉及到资金使用或对公司产生影响时，应申请书面授权后，再执行公务；第四条对于事件重大、紧急的情况，应以电话或其它快捷通讯方式向主管领导请示，在得到领导批示后，行使授予的权力。
采购管理权责管理手册
城市公司项目部 工程采购部 工程采购部
文件审批 文件审批 文件审批
《供应商过程管理评估表》 《供应商履约后评审表》 《供应商履约评估汇总表》
① ○ ○ ○
② ○ ○
③
▲ ① ①
○
②
③
城市公司项目部 城市公司项目部
文件审批 文件审批
《供应商绩效改进计划》 《供应商绩效改进评估报告》
① ①
○ ○
② ②
▲ ③
○ ○ ⑦ ⑧ ⑦ ⑨ ⑩
○ ○
⑦ ⑦
⑧ ⑧
⑨ ⑨
3） 战略及集中采购 工程采购部 文件审批 《采购方案》 说明：1）按审批的顺序分为①-⑩，其中发起部门为①，加粗并有下划示本项工作的资料需备案到该部门或人员 3）审批形式可包括网上审批、文件审批、汇报会、评审会、备案等 4）城市公司发起或审批的事项需由相应部门提出并经城市公司负责人确认
由供应商针对履 约评估结果提出
2.1 议标、直接委托采购 1） 采购方式审批 a) b) c) d) e) 2） 确定合作单位 a) b) c) d) e) 2.2 招标采购 1） 采购方式审批 a) b) c) d) e) 招标文件编制 金额≤10万元 计划内，＞10万元 计划外紧急，且＞1万 战略及集中采购 城市公司项目部 城市公司项目部 城市公司项目部 工程采购部 工程采购部 工程采购部 文件审批 文件审批 文件审批 文件审批 文件审批 《采购方案》 《采购方案》 《采购方案》 《采购方案》 招标文件 ① ① ② ② ③ ③ ④ ④ ① ① ① ② ② ② ③ ③ ③ ④ ④ ④ ⑥ ⑤ ① ⑤ ⑤ ○ ⑤ ○ ② ⑥ ⑥ ⑦ ⑥ ③ ⑧ ⑦ ⑧ ④ ≤1万元 计划内，1万元＜金额≤10万元 计划内，＞10万元 计划外紧急，且＞1万 战略及集中采购 城市公司项目部 城市公司项目部 城市公司项目部 城市公司项目部 工程采购部 文件审批 文件审批 文件审批 文件审批 文件审批 《合同条件约谈记录表》 《合同条件约谈记录表》 《合同条件约谈记录表》 《合同条件约谈记录表》 《合同条件约谈记录表》 ① ① ① ① ② ② ② ② ③ ③ ③ ③ ④ ④ ④ ⑥ ⑤ ① ○ ○ ⑤ ○ ② ⑥ ③ ④ ≤1万元 计划内，1万元＜金额≤10万元 计划内，＞10万元 计划外紧急，且＞1万 战略及集中采购 城市公司项目部 城市公司项目部 城市公司项目部 城市公司项目部 工程采购部 文件审批 文件审批 文件审批 文件审批 文件审批 《工程议标采购报告》 《工程议标采购报告》 《工程议标采购报告》 《工程议标采购报告》 《工程议标采购报告》 ① ① ① ① ② ② ② ② ③ ③ ③ ③ ④ ④ ④ ⑥ ⑤ ① ○ ○ ⑤ ○ ② ⑥ ③ ④
采购部 工作手册
采购部工作手册第一章前言第一条为使本公司采购部各项工作规范化、制度化，能在有序可循的情况下，使本部门各项工作协调统一，能有效降低公司成本，并加强采购部与各部门间的了解，借以更密切配合，提高工作效率，特制订本工作手册。
所有采购人员及相关人员均应以此为依据开展工作。
第二章人员结构及工作岗位职责第二条采购部共设部门经理、采购专员两个岗位。
部门工作在部门经理的统一组织下开展，各岗位之间相互配合，分工协作。
工作岗位职责见工作分析表。
第三章流程图固定资产采购流程图其它类货品采购流程图办公用品、低值易耗品采购流程图货品采购流程图第四章管理办法第三条供应商管理办法一、对供应商的各种资质进行检查，并对财务状况进行调查。
二、观察供应商生产设施设备、生产效率等情况。
三、保证供应商供货质量的安全性、可靠性。
四、根据公司发展需要，寻找发掘新供应商。
五、对供应商资料的收集、存档。
六、搜集市场信息，采用货比三家的方针进行优选。
七、签订供应合同。
八、对供应合同的分解及跟踪。
九、与供应商账目的明确及真实性。
十、通过各种调查和数据分析，对供应商供货过程的质量、数量、价格、交付情况与服务质量，对照公司及总经理的指导进行供应商评价，筛选出有效的、长期共赢的供应商。
第四条资料管理办法一、合同签订前，根据样品检查资料的完整性、合法性。
二、合同签订后，根据领导指示收集资料并检查资料的完整性、合法性。
三、对各供应商的资料进行分类并存档。
四、货品入库后，根据货品复核资料的完整性、合法性。
五、将其按每个品项登记并设定时间提醒。
六、每月定期对其进行检查并与各供应商沟通解决。
依据中华人民共和国《食品安全法》审核资料的完整性、合法性。
第五条采购管理办法一、总则：采购过程中要遵循哪些原则，才能使采购效益最大化呢？以下引用“5R”原则，其目的指导公司在适当的时候以适当的价格从适当的供应商处采回适量的所需商品。
二、适价：(一)多渠道获得报价：这不仅要求有渠道供应商报价，还应要求一些新供应商报价。
采购部职责和权限
采购部职责和权限第一篇：采购部职责和权限采购部职责和权限1、根据商品部的货品计划的制定半年度面料采购计划。
2、各类外订单成衣的采购。
3、面料成份检验。
4、供应商的搜寻、筛选及合格供应商的评诂。
5、新型面料的资料信息的搜集及处理6、面料的跟催及异常情况的处理。
7、加大对市场信息的调研以降低采购成本的控制。
8、建立面料采购动态表。
9、生产辅料的采购。
10、生产配件类的采购。
11、协助设计部辅料找板。
12、物料库存的控制。
第二篇：采购部经理工作职责和权限（本站推荐）采购部经理工作职责和权限RUHP/SSL-003一、在总经理领导下，主管采购部、销售部工作，并对相关职能部门的工作负领导责任；二、负责协助总经理依据ISO9001和ISO20002标准要求建立、实施与保持质量管理体系；三、负责组织对供方进行评价，并做好供方档案资料的管理；四、负责在公司退、换货时与供方的协商解决，负责对供方的质量情况进行跟踪监督，每年对供方进行品质评分；五、负责对仓库进行监督管理，协助仓库管理对库存物品做到帐物卡一致。
六、根据产品的销售与生产计划的安排，合理地编制采购计划，确保采购物资满足生产需求。
七、负责制定完善物资供应和管理制度，并严格按制度执行；八、负责物资采购进度、交货期的控制，确保生产和销售的需要；九、严格按合同程序开展供应业务，维护公司利益，定期收集供应产品的质检报告，在品质管理部质量管理的原则下，处理供货商的质量问题，并建立供货商信誉评价制度，建立稳定地良性供货商；十、负责采购货款的核对与付款申请；十一、负责材料市场信息、样品、供应商资料库的建立与供应商管理，建立畅通的供应渠道；十二、负责物资入库出库手续的办理、十三、负责贯彻先利库后采购，实行先货后款的原则，合理利用资金，减少库存积压；十四、负责对呆滞品与报废品的管理与处理；十五、深入车间了解生产，配合生产部制定物资消耗定额，并对各部门上报的采购计划进行审核，合理进行采购，严格按定额发放物资，从降低成本的源头把关；十六、负责公司产品的发运，确保产品及时、准确、安全运达；十七、负责公司车辆的管理和考核；十八、负责建立健全公司采购管制程序，规范采购管理流程，并贯彻实施；十九、负责公司生产原料、辅助材料及其他所需物资的采购；二十、负责供应商的管理，建立供应商档案，考察和评价供应商的供货能力，挑选合格的供应商作为公司的合作伙伴；二十一、对供应商的服务和供货能力进行考核，并积极开发其它的供货渠道；二十二、负责采购物资的比价、议价和谈判，争取最优惠的价格和最理想的交货条件，以降低采购成本；二十三、负责材料市场信息的收集和整理，注意市场行情的变化，在市场或价格不稳定的情况下，应向公司建议采购计划，以确保生产需要；二十四、负责物资采购进度、采购交期和采购成本的控制；二十五、负责采购货款的核对与付款申请；二十六、认真完成上级临时交办的其它工作事务。
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发起部门
开展形式
输出
专业审核岗位管理审核岗位
部门总监
财务经理总经理品质部集团总裁
1.1园区运营类采购运营部
审核过程
《拟办事项申请单》《需求单》①申购人员
④财务人员②部门经理③运营总监⑤√
1.2园区维修类采购设备部审核过程
《拟办事项申请单》《需求单》①申购人员③财务人员②部门经理④√
1.3市场演艺/网站/广告类采购市场部审核过程《拟办事项申请单》《需求单》①申购人员④财务人员②部门经理③市场总监⑤√
1.4商品运营类采购(商品、食品等）商业部审核过程《拟办事项申请单》《需求单》①申购人员④财务人员②部门经理③商业总监⑤√
1.5行政类采购（衣食住行类）行政部审核过程《拟办事项申请单》《需求单》①申购人员④财务人员
②部门经理③行政总监⑤√
1.6采购询报价
采购部审核过程《议价表》
①采购员
①申购人员③财务人员
②采购经理
2.1
招标公告
采购部
审核过程
《招标公告》①申购人员②采购经理
√
▲
2.2招标工作组织及结果采购部招标会
评标汇总、中标通知
书
①采购人员③财务人员
②采购经理
④
⑤
▲
√
3.出入库管理
1.一般物资采购
2.招标采购作业采购部权责划分
注：●表示参与过程并会签；①②③④⑤⑥⑦⑧⑨⑩表示对输出文件的审批顺序；▲表示报备或抄送；√表示审批。
中国银基国际旅游度假区
备注
1.各部门采购申请总金额在100元以内的物品在报备后可由申购方直接采购；
2. 所采购物资价值低于500元(含）可只询一家，财务、品质对询价结果予以抽查；
3.采购金额1000元（含）以内签批至部门总监；1000元以上5万（含）以内由总经理签批，采购金额5万元以上由总裁签批；
4.部分指定/限定供应商的采购物资需报备、抄送品质部；
5.采购资料库已登记的物料可免除询报价,定期做价格调整；
询报价及招采作业选择标准
参考采购SOP文件
责任主体。